Su plantilla de datos para solicitudes de Compra a Pago.

La Hora del Evento, o la marca de tiempo, captura el momento exacto en que se registró una actividad para una requisición de compra. Estos datos son críticos para el orden cronológico de los eventos y para construir el flujo del proceso. Es la base para todo análisis basado en el tiempo, incluyendo el cálculo de tiempos de ciclo, la identificación de cuellos de botella midiendo la duración entre actividades y la comprensión del rendimiento del proceso en diferentes períodos de tiempo. Las marcas de tiempo precisas y detalladas son esenciales para un análisis de procesos significativo.

Esta marca de tiempo es crucial para ordenar correctamente los eventos y calcular todas las métricas basadas en duración, como los tiempos de ciclo y los cuellos de botella.

Esta información se captura en el rastro de auditoría o los registros históricos de cada requisición en Coupa, a menudo como un campo 'created_at' o 'updated_at' para cada acción.

El ID de Requisición de Compra es la clave central que vincula todas las actividades relacionadas con una única solicitud de bienes o servicios. A cada requisición se le asigna un ID único al ser creada, que permanece constante a lo largo de su ciclo de vida. Esto permite un seguimiento de extremo a extremo de la requisición, desde su creación y envío inicial, pasando por todos los pasos de aprobación o rechazo, hasta su abastecimiento y cierre final. En el Process Mining, cada entrada del registro de eventos está vinculada a este ID, lo que permite la reconstrucción del recorrido completo para cada caso.

Este es el ID de Caso esencial que conecta todos los pasos del proceso, permitiendo un análisis completo del ciclo de vida de la requisición de principio a fin.

Este es un campo de clave primaria que se encuentra en el módulo de Requisiciones de Coupa y en las exportaciones de datos relacionadas.

Este atributo registra los distintos pasos en el ciclo de vida de la requisición de compra. Ejemplos incluyen 'Requisición Creada', 'Paso de Aprobación Aprobado' y 'Requisición Surtida'. Cada actividad representa un hito o acción específica tomada sobre la requisición. Analizar la secuencia y frecuencia de estas actividades es fundamental para el Process Mining, ya que permite la visualización de mapas de procesos, la identificación de rutas comunes y la detección de desviaciones del procedimiento estándar.

Define los pasos en el mapa de procesos, permitiendo visualizar y analizar el flujo de las requisiciones.

Esto se deriva típicamente de los registros de eventos, registros de cambios de estado o rastros de auditoría dentro del sistema Coupa. Puede requerir mapeo desde campos de estado o códigos de acción.

Este atributo especifica el sistema de origen donde se originaron los datos del proceso. Para este análisis, el valor será consistentemente 'Coupa'. Incluir este campo es una buena práctica, especialmente en entornos donde los datos pueden fusionarse de múltiples sistemas. Proporciona un contexto esencial sobre el linaje de los datos y ayuda en la gestión de la gobernanza de datos y las reglas de calidad.

Proporciona un linaje de datos claro, crucial para la gobernanza de datos y al combinar información de múltiples sistemas empresariales.

Este suele ser un valor estático añadido durante el proceso de extracción y transformación de datos para etiquetar el origen del conjunto de datos.

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción de datos más reciente de Coupa. Proporciona transparencia sobre la actualidad de los datos que se analizan. Conocer la fecha de los datos es fundamental para que los usuarios comprendan si los insights reflejan el estado operativo actual o un momento anterior. Esto es especialmente importante para los dashboards que monitorean operaciones en curso.

Informa a los usuarios sobre la frescura de los datos, asegurando que comprendan el marco temporal del análisis y tomen decisiones basadas en información actualizada.

Esta marca de tiempo es generada y añadida por la pipeline de datos o la herramienta ETL al finalizar una ejecución exitosa de extracción de datos.

Este atributo identifica al individuo específico o grupo de aprobación asignado a un paso de aprobación. Se completa para actividades como 'Paso de Aprobación Iniciado', 'Paso de Aprobación Aprobado' y 'Paso de Aprobación Rechazado'. Analizar los datos por aprobador es clave para construir el dashboard de 'Rendimiento y Carga de Aprobadores'. Ayuda a medir los tiempos de aprobación individuales, identificar cuellos de botella causados por aprobadores específicos y evaluar la distribución de la carga de trabajo.

Crucial para analizar el rendimiento de los aprobadores, equilibrar la carga de trabajo e identificar cuellos de botella relacionados con individuos o grupos de aprobación específicos.

Esta información se encuentra en los detalles de la cadena de aprobación asociados a cada requisición en Coupa. Puede requerir unirse con datos de Usuario.

El atributo 'Departamento' vincula cada requisición a una unidad organizacional o centro de costos específico. Esta es una dimensión crítica para el análisis comparativo. Permite filtrar y segmentar dashboards y KPIs por departamento, lo que permite a los gerentes comparar los tiempos de ciclo de aprobación, las tasas de rechazo y el cumplimiento en diferentes partes de la organización. Esto ayuda a identificar problemas o mejores prácticas específicas de cada departamento.

Permite comparar KPIs de procesos como el tiempo de ciclo y las tasas de rechazo entre diferentes unidades de negocio, destacando áreas de mejora.

Este es un campo estándar en el objeto Requisición en Coupa, a menudo asociado al perfil de usuario del solicitante o especificado en las partidas de la requisición.

Este atributo indica el estado general de la requisición en el momento de la extracción de datos o su resultado final. Los estados comunes incluyen 'Pendiente de Aprobación', 'Aprobada', 'Rechazada', 'Retirada' y 'Cerrada'. Esta es una dimensión clave para el filtrado y el análisis. Se utiliza para calcular las tasas de aprobación y rechazo, monitorear la carga de trabajo actual de las requisiciones abiertas y comprender la disposición final de las solicitudes.

Esencial para comprender los resultados de las requisiciones, calcular las tasas de aprobación y rechazo, y monitorear el estado actual de las requisiciones en curso.

Este es un campo estándar en el objeto Requisición de Compra en Coupa, a menudo denominado 'status' o 'state'.

Este atributo representa el costo total de todos los bienes y servicios solicitados en la requisición. El monto es un factor crucial en el análisis de procesos, ya que a menudo influye en la complejidad del flujo de trabajo de aprobación; las requisiciones de mayor valor suelen requerir más pasos de aprobación. Analizar las métricas del proceso por rangos de valor (por ejemplo, <$1000, $1000-$10000) puede revelar cómo el proceso maneja las requisiciones de diferente importancia financiera.

Ayuda a analizar cómo varía el proceso para requisiciones de diferentes valores, ya que los montos más altos a menudo desencadenan flujos de trabajo de aprobación más complejos.

Este es un campo estándar en el encabezado del objeto Requisición en Coupa, típicamente denominado 'total' o 'total_amount'.

Este atributo identifica al individuo que inició la solicitud. Analizar los datos por solicitante ayuda a identificar patrones relacionados con usuarios específicos, como altas tasas de modificación o rechazos frecuentes, lo que puede indicar una necesidad de capacitación adicional. También se utiliza para analizar volúmenes de requisiciones y el comportamiento del proceso para diferentes usuarios o grupos de usuarios.

Permite el análisis del comportamiento del proceso por usuario, ayudando a identificar necesidades de capacitación y a comprender cómo interactúan las diferentes personas con el proceso.

Disponible como campo estándar en el objeto Requisición en Coupa, a menudo vinculado al objeto Usuario y denominado 'solicitante' o 'creado_por'.

Esta métrica calculada mide la duración entre una actividad de 'Paso de Aprobación Iniciado' y su correspondiente actividad de 'Paso de Aprobación Aprobado' o 'Paso de Aprobación Rechazado'. Aísla el tiempo de espera en cada etapa distinta de la cadena de aprobación. Esto es crucial para el dashboard de 'Cuellos de Botella Críticos en los Pasos de Aprobación', ya que señala exactamente qué aprobadores o etapas de aprobación están causando los retrasos más significativos en el proceso general.

Identifica cuellos de botella específicos dentro del flujo de trabajo de aprobación midiendo el tiempo de espera en cada paso individual, en lugar de solo el tiempo de ciclo total.

Calculado en la herramienta de minería de procesos al encontrar la diferencia de tiempo entre 'Paso de Aprobación Iniciado' y el evento de aprobación terminal subsiguiente (Aprobado/Rechazado).

Este atributo calculado es una simple bandera (Verdadero/Falso) que indica si ocurrió una actividad de 'Requisición Modificada' para un caso dado. Simplifica el análisis y el filtrado al permitir a los usuarios aislar fácilmente las requisiciones que requirieron cambios. Se utiliza para calcular el KPI de Tasa de Modificación de Requisiciones y para alimentar el dashboard de 'Volumen de Modificaciones de Requisiciones', ayudando a identificar las causas raíz del retrabajo y mejorar la calidad inicial.

Simplifica el cálculo del KPI de la tasa de modificación y permite una fácil segmentación de los casos que requirieron retrabajo frente a los que no.

Esto se calcula en la herramienta de Process Mining verificando la existencia de una actividad 'Requisición Modificada' dentro del registro de eventos para cada caso.

Una vez que una requisición está completamente aprobada y surtida, generalmente se crea una orden de compra. Este atributo almacena el ID de esa orden de compra resultante. Sirve como un vínculo crucial entre el proceso de Requisición inicial y el proceso de Orden de Compra posterior. Permite el cálculo del KPI 'Tiempo desde la Aprobación de la Requisición hasta la Creación de la OC' y posibilita un análisis más amplio y de extremo a extremo de todo el ciclo de Compras a Pagos.

Vincula la requisición con la orden de compra posterior, permitiendo analizar el tiempo de traspaso y facilitando una visión P2P más amplia y de extremo a extremo.

Este es un campo estándar en el objeto Requisición en Coupa que se llena después de que se crea la OC.

El atributo de 'Commodity' (Mercancía) proporciona una clasificación estandarizada para los artículos de una requisición, como 'Suministros de Oficina', 'Hardware de Computadora' o 'Servicios de Marketing'. Esto permite el análisis de patrones de compra y variaciones del proceso según lo que se adquiere. Ciertas mercancías pueden tener requisitos de aprobación especializados o estrategias de abastecimiento, y analizar el proceso por mercancía puede ayudar a optimizar las adquisiciones para diferentes categorías de gasto.

Ayuda a analizar las categorías de gasto y a comprender si el comportamiento del proceso, como los tiempos de aprobación, varía según el tipo de bienes o servicios comprados.

Este es un campo estándar en Coupa, típicamente disponible a nivel de partida de requisición. Puede ser necesario agregarlo al nivel de encabezado.

Este atributo especifica la moneda (por ejemplo, USD, EUR, GBP) en la que se denomina el Monto Total de la requisición. Es un contexto esencial para cualquier análisis financiero, especialmente para organizaciones multinacionales que operan con múltiples monedas. Asegura que los valores monetarios se interpreten correctamente y permite la conversión y agregación adecuadas en informes financieros y dashboards.

Proporciona el contexto necesario para el atributo 'Monto Total', asegurando un análisis financiero preciso en entornos de múltiples monedas.

Este es un campo estándar en el objeto Requisición en Coupa, generalmente llamado 'currency_code' o similar.

Cuando un aprobador rechaza una requisición, a menudo proporciona un motivo para la decisión. Este atributo captura esa explicación textual. Analizar los motivos de rechazo brinda retroalimentación directa y cualitativa sobre por qué fallan las requisiciones. Este insight es invaluable para el análisis de la causa raíz, ayudando a identificar problemas comunes como codificación incorrecta, falta de presupuesto o justificación insuficiente, que luego pueden abordarse mediante capacitación o mejoras en el proceso.

Ofrece una visión directa de las causas raíz de los fallos del proceso, ayudando a identificar áreas para la capacitación de usuarios o la clarificación del proceso.

Esta información se captura típicamente en el campo de comentarios o notas asociado a un cambio de estado 'Rechazado' en el historial de aprobación de la requisición.

El Nivel de Urgencia, a menudo mapeado a un campo de prioridad, permite a los solicitantes señalar las solicitudes que requieren un procesamiento acelerado. Este atributo es esencial para el dashboard de 'Tiempo de Procesamiento de Requisiciones Urgentes'. Al comparar los tiempos de ciclo de las requisiciones de alta urgencia con los estándar, las organizaciones pueden evaluar si sus mecanismos de priorización son efectivos y si las necesidades comerciales urgentes se satisfacen de manera oportuna.

Permite analizar si las solicitudes urgentes se procesan más rápido que las estándar, validando la eficacia de las políticas de priorización.

Este puede ser un campo estándar o personalizado en el objeto Requisición en Coupa. Consulte la documentación de Coupa o la configuración del sistema.

Este atributo identifica al proveedor previsto para los bienes o servicios solicitados. El proveedor puede ser especificado por el solicitante o añadido posteriormente durante el proceso de abastecimiento. Analizar las métricas del proceso por proveedor puede ayudar a evaluar el rendimiento del proveedor e identificar si las interacciones con ciertos proveedores conducen a tiempos de ciclo más largos u otras ineficiencias del proceso. Proporciona un contexto importante para la estrategia de adquisición y la gestión de las relaciones con los proveedores.

Permite el análisis del rendimiento del proceso basado en el proveedor seleccionado, lo que puede informar las estrategias de abastecimiento y la gestión de proveedores.

Esta información está disponible en el objeto Línea de Requisición en Coupa, a menudo como un campo de 'proveedor' o 'vendor'.

Este atributo calculado cuenta el número de actividades distintas de 'Paso de Aprobación Aprobado' para cada requisición. Ayuda a cuantificar la complejidad del flujo de trabajo de aprobación para cada caso. Esta es la base para el KPI de 'Número Promedio de Pasos de Aprobación' y es útil para identificar requisiciones que siguen rutas de aprobación inusualmente largas o complejas, lo que puede indicar la necesidad de simplificar el flujo de trabajo.

Cuantifica la complejidad del flujo de trabajo de aprobación para cada requisición, ayudando a identificar rutas excesivamente complejas que necesitan simplificación.

Esta métrica se calcula en la herramienta de Process Mining contando las ocurrencias de 'Paso de Aprobación Aprobado' para cada ID de Caso.

Este atributo identifica la secuencia predefinida de aprobadores que una requisición debe seguir. Se determina por reglas de negocio, a menudo basadas en factores como el monto, el departamento y el tipo de requisición. Analizar este atributo es fundamental para el dashboard de 'Cumplimiento de Políticas de Requisición'. Al comparar la secuencia real de aprobadores con la ruta del flujo de trabajo asignada, es posible detectar desviaciones, medir las tasas de conformidad e identificar excepciones no gestionadas.

Permite el análisis de cumplimiento al permitir una comparación entre los pasos de aprobación esperados y reales, destacando las desviaciones del proceso.

Consulte la documentación de Coupa. Esto puede derivarse del nombre de la cadena de aprobación o de la regla de flujo de trabajo que se activó para la requisición.

Esta es una métrica calculada que mide la duración del proceso de aprobación principal. Se computa encontrando la diferencia de tiempo entre la actividad 'Requisición Enviada' y la actividad 'Requisición Aprobada' para cada caso. Este es uno de los KPIs más importantes para este proceso, ya que cuantifica directamente la eficiencia del flujo de trabajo de aprobación. Se utiliza en múltiples dashboards para rastrear el rendimiento, identificar cuellos de botella y medir el impacto de las iniciativas de mejora de procesos.

Este es un KPI primario para medir la eficiencia del proceso. Cuantifica el tiempo requerido para las aprobaciones y es esencial para identificar cuellos de botella.

Esta métrica se calcula en la herramienta de Process Mining restando la marca de tiempo de 'Requisición Enviada' de la marca de tiempo de 'Requisición Aprobada'.

El Tipo de Requisición es una clasificación que ayuda a categorizar las requisiciones según su propósito comercial o la naturaleza de la compra. Este atributo es valioso para el análisis de cumplimiento y para entender cómo diferentes tipos de solicitudes fluyen a través del proceso. Por ejemplo, las solicitudes de gasto de capital podrían seguir una ruta de aprobación más rigurosa y prolongada que las solicitudes operativas estándar. Analizar el proceso por Tipo de Requisición puede revelar insights valiosos para la optimización del proceso.

Permite segmentar el análisis por el propósito comercial de la solicitud, ya que diferentes tipos pueden tener flujos de proceso y políticas distintas.

Este es probablemente un campo de clasificación personalizado o estándar en el objeto Requisición en Coupa.