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Ihre Hire to Retire – Positionsmanagement-Datentemplate

Workday HCM

Hire to Retire - Positionsmanagement-Attribute (22) Hire to Retire - Positionsmanagement-Aktivitäten (13) Extraktionsleitfäden (3)

Ihre Hire to Retire – Positionsmanagement-Datentemplate

Dieses `Template` bietet eine klare Roadmap für die Erfassung der wesentlichen `Daten`, die zur Analyse Ihres Hire to Retire - Positionsmanagement-Prozesses erforderlich sind. Es skizziert die entscheidenden Attribute, die gesammelt werden müssen, die wichtigsten `Activities`, die verfolgt werden sollen, und praktische Anleitungen zur Extraktion dieser Informationen aus Workday HCM. Nutzen Sie diese Ressource, um sicherzustellen, dass Ihr `Event Log` vollständig und bereit für leistungsstarke Process Mining-Erkenntnisse ist.

Empfohlene Attribute zur Erfassung
Wichtige Aktivitäten zur Verfolgung
Extraktionsanleitung

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Hire to Retire - Positionsmanagement-Attribute

Dies sind die empfohlenen `Datenfelder`, die Sie in Ihr `Event Log` aufnehmen sollten, um eine umfassende Hire to Retire - Positionsmanagement-Analyse zu ermöglichen.

3 Erforderlich 7 Empfohlen 12 Optional

	Name	Beschreibung
	Positions-ID PositionId	Der eindeutige Bezeichner für eine spezifische Position innerhalb der Organisation, der als primärer `Case Identifier` für den Positionsmanagement-Prozess dient.
Beschreibung Die `Position ID` ist der Eckpfeiler der Positionsmanagement-Prozessanalyse. Jede ID repräsentiert den Lebenszyklus einer einzelnen Position, von ihrer initialen Anfrage und Erstellung über alle Modifikationen, Umklassifizierungen bis hin zur eventuellen Deaktivierung oder Schließung. Im Process Mining wird dieses Attribut verwendet, um alle zugehörigen `Activities`, wie Genehmigungen, `Daten`änderungen und Statusaktualisierungen, mit einem spezifischen `Case` zu korrelieren. Dies ermöglicht eine vollständige End-to-End-Sicht auf den Weg der Position, wodurch Zykluszeiten analysiert, Prozessvarianten identifiziert und die Compliance für jede einzigartige Position verfolgt werden können. Bedeutung Es ist essenziell für die Verfolgung des gesamten Lebenszyklus einer Position, die Ermöglichung einer End-to-End-Prozessanalyse und die Unterstützung bei der Identifizierung von Engpässen oder Abweichungen für spezifische Fälle. Datenquelle Dies ist ein zentraler Bezeichner in Workday HCM, der typischerweise in Berichten und Business Process-Daten im Zusammenhang mit Personalbesetzung und Positionsmanagement verfügbar ist. Beispiele POS-0012345POS-0067890POS-0112233
	Aktivitätsname ActivityName	Der Name des spezifischen Business Process-Schritts oder `Events`, das aufgetreten ist, wie „Position erstellt“ oder „Budget genehmigt“.
Beschreibung Der `Activity Name` beschreibt einen einzelnen Schritt innerhalb des Positionsmanagement-Lebenszyklus. Diese `Events` sind die Bausteine der Prozesslandkarte und zeigen die Abfolge der für jede Position durchgeführten Aktionen. Die Analyse dieser `Activities` ermöglicht die Visualisierung von Prozessabläufen, die Identifizierung gängiger und seltener Pfade sowie die Messung der zwischen wichtigen Meilensteinen verbrachten Zeit. Beispiele hierfür sind „Positionsanfrage initiiert“, „Positionsattribute geändert“ und „Position geschlossen“, die zusammen ein Bild des operativen Ablaufs zeichnen. Bedeutung Dieses Attribut ist fundamental für die Konstruktion der Prozesslandkarte, die Visualisierung des Prozessflusses und die Identifizierung spezifischer `Events`, die Verzögerungen oder Nachbearbeitung verursachen. Datenquelle Extrahiert aus Workdays Geschäftsprozess-Framework-Transaktionsprotokollen. Jeder Schritt in einer Geschäftsprozessdefinition generiert einen Ereignisdatensatz. Beispiele Positionsanfrage initiiertManager-Genehmigung eingereichtPosition erstelltPosition deaktiviert
	Ereigniszeit EventTime	Der Zeitstempel, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.
Beschreibung Die `Event Time` ist ein präziser `Timestamp`, der Datum und Uhrzeit jeder Aktivität im Prozess aufzeichnet. Diese `Daten` sind entscheidend für jede zeitbasierte Analyse, einschließlich der Berechnung von Zykluszeiten, Wartezeiten und Dauern. Im Process Mining wird dieser `Timestamp` verwendet, um `Events` chronologisch zu ordnen und so die Abfolge der `Activities` zu bilden, die den Prozessablauf darstellen. Er ist die Grundlage für Leistungsdiagnosen und ermöglicht die Identifizierung von `Bottlenecks`, die Analyse des Durchsatzes und die Überwachung von SLAs. Bedeutung Es ist essenziell für die Ereignisreihenfolge, die Berechnung aller zeitbasierten Metriken wie Durchlaufzeit und Dauer sowie die Diagnose von Prozessengpässen. Datenquelle Dieser `Timestamp` wird automatisch für jede Business Process-Transaktion in Workday HCM protokolliert. Beispiele 2023-04-15T09:00:00Z2023-04-15T14:35:10Z2023-04-18T11:21:05Z
	Abteilung Department	Die Abteilung oder übergeordnete Organisation, zu der die Position gehört.
Beschreibung Das Attribut Abteilung, in der Workday-Terminologie oft als „Vorgesetzte Organisation“ bezeichnet, liefert den primären organisatorischen Kontext für eine Position. Es definiert das Team oder den Geschäftsbereich, in dem die Position angesiedelt ist. Dies ist eine entscheidende Dimension für die Analyse, die Leistungsvergleiche zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen ermöglicht. Sie können beispielsweise die Genehmigungszykluszeiten für neue Positionen zwischen den Abteilungen Engineering und Marketing vergleichen, um Best Practices oder lokalisierte `Bottlenecks` zu identifizieren. Bedeutung Ermöglicht das Filtern und Vergleichen der Prozessleistung über verschiedene Organisationseinheiten hinweg, wodurch abteilungsspezifische Engpässe oder Effizienzen aufgedeckt werden. Datenquelle Verknüpft mit der Position durch deren Zuordnung zu einer Übergeordneten Organisation in Workday HCM. Beispiele Vertrieb - NordamerikaEngineering - Platform DevFinance - Corporate FP&A
	Änderungsgrund ReasonForChange	Der angegebene Grund für ein `Change Event`, wie eine Umklassifizierung, Modifikation oder Schließung einer Position.
Beschreibung Dieses Attribut erfasst die geschäftliche Begründung, warum eine bestimmte Änderung an einer Position vorgenommen wurde. Gründe werden oft aus einer vordefinierten Liste in Workday ausgewählt, um Konsistenz zu gewährleisten, wie z.B. „Reorganisation“, „Neues Projekt“ oder „Budgetanpassung“. Die Analyse dieses Attributs bietet einen unschätzbaren Kontext hinter den Prozessabläufen. Sie hilft, das „Warum“ hinter dem „Was“ zu beantworten, indem beispielsweise Umklassifizierungs-`Events` mit spezifischen Gründen korreliert werden, um Trends bei organisatorischen Umstrukturierungen oder der Rollenentwicklung zu identifizieren. Bedeutung Erläutert den Geschäftskontext hinter Prozessaktivitäten wie Änderungen und Umgruppierungen und hilft bei der Analyse der Grundursachen von Prozessvariationen. Datenquelle Dies ist ein Pflichtfeld für viele Business Process-Transaktionen in Workday, wie „Positionsbeschränkungen bearbeiten“ oder „Position schließen“. Beispiele Neue AbteilungsgründungReorganisationDatenkorrekturProjektabschluss
	Benutzer User	Die User-ID oder der Name der Person, die die Aktivität ausgeführt hat.
Beschreibung Dieses Attribut identifiziert den Mitarbeiter oder Systembenutzer, der für die Erledigung einer spezifischen Aufgabe im Prozess verantwortlich ist, wie das Einreichen einer Genehmigung oder das Ändern von Positionsattributen. Dies könnte ein Manager, ein HR-Partner oder ein Finanzanalyst sein. Die Analyse von `Daten` nach Benutzer hilft, Schulungsmöglichkeiten, Ungleichgewichte in der Arbeitslastverteilung und individuelle Leistungsvariationen zu identifizieren. Zum Beispiel kann sie aufzeigen, welche Benutzer am häufigsten an Nachbearbeitungs-`Activities` beteiligt sind, was auf einen Bedarf an klareren Anweisungen oder Systemverbesserungen hindeutet. Bedeutung Ermöglicht die Analyse der Arbeitslastverteilung, des benutzerspezifischen Verhaltens und die Identifizierung von Schulungsbedarfen oder leistungsstarken Mitarbeitern. Datenquelle Verfügbar in den Geschäftsprozess-Transaktionsprotokollen in Workday, die den Initiator oder Akteur für jeden Schritt aufzeichnen. Beispiele jsmithdavis_janehr_admin_svc
	Endzeit EndTime	Der `Timestamp`, der anzeigt, wann eine Aktivität abgeschlossen wurde. Wird zur Berechnung der Dauer einzelner `Activities` verwendet.
Beschreibung Die Endzeit markiert den Abschluss einer spezifischen Aktivität. Während die Startzeit anzeigt, wann ein `Event` aufgetreten ist, ermöglicht die Kombination aus Startzeit und Endzeit die Berechnung der Bearbeitungszeit für dieses `Event`. Dies ist besonders nützlich für Aktivitäten, die nicht sofort erfolgen, wie beispielsweise ein Compliance-Prüfschritt. Durch den Vergleich der Endzeit einer Aktivität mit der Startzeit der nächsten können sowohl Bearbeitungs- als auch Wartezeiten genau gemessen werden, was tiefere Einblicke in die Prozesseffizienz ermöglicht. Bedeutung Es ist notwendig für die Berechnung der genauen Dauer von Aktivitäten, um zwischen aktiver Bearbeitungszeit und Leerlaufzeit unterscheiden zu können. Datenquelle Einige Workday Business Process-Schritte können explizite Start- und Endzeiten haben. Falls nicht, kann dies als Startzeit des nachfolgenden `Event` im selben `Case` abgeleitet werden. Beispiele 2023-04-15T09:05:12Z2023-04-15T17:00:00Z2023-04-18T11:21:55Z
	Jobfamilie JobFamily	Eine Gruppierung von Jobs mit ähnlichen Merkmalen, Fähigkeiten und Aufgaben, wie z.B. 'Engineering' oder 'Human Resources'.
Beschreibung Eine Jobfamilie ist eine Klassifizierung, die verwandte Stellenprofile gruppiert. Zum Beispiel könnten die Stellenprofile 'Software Engineer' und 'Senior Software Engineer' beide zur Jobfamilie 'Engineering' gehören. Dies bietet eine Möglichkeit, Rollen auf einer höheren Ebene zu kategorisieren und zu analysieren. Dieses Attribut unterstützt Analysen wie die Überwachung von Umgruppierungen oder die Standardisierung von Positionsattributen. Durch die Analyse von Änderungen innerhalb oder über Jobfamilien hinweg kann eine Organisation Einblicke in Karrierewege, die Konsistenz der Rollendefinition und Personalentwicklungs-Trends gewinnen. Bedeutung Ermöglicht eine höherwertige Analyse von Rollen, unterstützt Standardisierungsbemühungen und die Analyse von Umgruppierungen zwischen verwandten Jobkategorien. Datenquelle Dies ist Teil der Jobkatalogstruktur in Workday HCM, verbunden mit dem Jobprofil einer Position. Beispiele InformationstechnologieFinanz- und RechnungswesenVertriebsprofis
	Kostenstelle CostCenter	Die finanzielle Kostenstelle, die mit der Position verknüpft ist und für Budgetierung und Finanzberichterstattung verwendet wird.
Beschreibung Die Kostenstelle ist eine finanzielle Dimension, die eine Position mit einem spezifischen Budget verknüpft. Sie ist essenziell für die Kostenverfolgung und die Sicherstellung, dass die Personalbesetzung mit den Finanzplänen übereinstimmt. Im Process Mining ist dieses Attribut entscheidend für Analysen im Zusammenhang mit Budgetgenehmigungen und finanziellen Auswirkungen. Es hilft zu verstehen, wie die Budgetgenehmigungszeiten je nach Kostenstelle variieren können, und Positionsmanagement-Aktivitäten mit finanziellen Ergebnissen zu korrelieren. Es ist auch wichtig für die Standardisierung von Rollenattributen über ähnliche Finanzeinheiten hinweg. Bedeutung Bietet eine finanzielle Dimension für die Analyse, die Prozessansichten nach Budgeteinheit ermöglicht und budgetbezogene `Bottleneck`-Analysen unterstützt. Datenquelle Dies ist Teil der finanziellen Informationen oder „Worktags“, die einer Position in Workday HCM zugewiesen sind. Beispiele CC4010_MARKETINGCC2050_RD_SOFTWARECC7000_ADMIN
	Positionsstatus PositionStatus	Der aktuelle oder historische Status der Position, wie zum Beispiel „Offen“, „Besetzt“, „Eingefroren“ oder „Geschlossen“.
Beschreibung Der `Position Status` gibt den Zustand der Position zu einem bestimmten Zeitpunkt an. Dieses Attribut ist entscheidend für das Verständnis der aktuellen Verfügbarkeit und der Lebenszyklusphase der Position. In der Analyse kann das Filtern nach Status helfen, sich auf spezifische Teile des Prozesses zu konzentrieren. Zum Beispiel hilft die Analyse von Positionen mit dem Status „Eingefroren“ bei der Erstellung von Aging Reports, um zu sehen, wie lange Ressourcen gebunden sind. Die Verfolgung des Übergangs zwischen den Status ist entscheidend für das Verständnis des Prozessablaufs. Bedeutung Bietet kritischen Kontext zum Status einer Position, ermöglicht die Analyse der Alterung eingefrorener Positionen und verfolgt den Fortschritt durch den Lebenszyklus. Datenquelle Verfügbar als Standardfeld auf dem Positionsobjekt in Workday HCM. Beispiele Offen - GenehmigtBesetztEingefrorenGeschlossen
	Bearbeitungszeit ProcessingTime	Die Dauer einer einzelnen Aktivität, berechnet als Differenz zwischen ihrer End- und Startzeit.
Beschreibung Die Bearbeitungszeit misst die tatsächlich für eine Aufgabe aufgewendete Arbeitszeit im Gegensatz zur Wartezeit zwischen Aufgaben. Sie wird berechnet, indem die Startzeit einer Aktivität von ihrer Endzeit subtrahiert wird. Diese Metrik ist grundlegend für die Performance-Analyse. Sie hilft zu identifizieren, welche spezifischen Schritte im Prozess am zeitaufwendigsten sind. Eine lange Bearbeitungszeit für „Budget genehmigt“ könnte beispielsweise auf einen komplexen Prüfprozess hindeuten, während eine lange Wartezeit davor darauf schließen lässt, dass die Anfrage in einer Warteschlange liegt. Bedeutung Quantifiziert die tatsächliche Arbeitsdauer einer Aktivität und hilft so, aktive Arbeit von untätiger Wartezeit zu unterscheiden und ineffiziente Schritte zu identifizieren. Datenquelle Berechnetes Feld, abgeleitet von den Attributen EventTime (StartTime) und EndTime (EndTime - StartTime). Beispiele PT8H30MP2DT4HPT15M
	Compliance geprüft IsComplianceReviewed	Ein boolesches Flag, das 'wahr' ist, wenn die Aktivität 'Compliance der Position geprüft' für einen Fall aufgetreten ist.
Beschreibung Dieses Flag gibt an, ob eine Position zu irgendeinem Zeitpunkt ihres Lebenszyklus eine formale Compliance-Überprüfung durchlaufen hat. Es wird durch Überprüfung des Vorhandenseins der `Position Compliance Reviewed` `Activity` für eine gegebene `Position ID` bestimmt. Dieses Attribut vereinfacht die `Compliance`-Überwachung und KPI-Berechnung. Es ermöglicht ein einfaches Filtern aller `Cases`, die überprüft wurden oder nicht, und es unterstützt direkt die Berechnung des KPIs „`Position Action Compliance Rate`“, indem es die Zählung der konformen Population vereinfacht. Bedeutung Vereinfacht die Messung der Compliance-Raten und ermöglicht eine einfache Filterung, um Positionen zu isolieren und zu analysieren, die erforderliche Überprüfungen umgangen haben. Datenquelle Dies ist ein abgeleitetes Flag, das auf `Case`-Ebene berechnet wird. Es wird auf `true` gesetzt, wenn die `Activity` „Position Compliance geprüft“ im `Case Log` vorhanden ist. Beispiele truefalsch
	Compliance-Status ComplianceStatus	Gibt das Ergebnis eines Compliance-Prüfschritts an, z.B. 'Konform' oder 'Nicht konform'.
Beschreibung Dieses Attribut erfasst das Ergebnis einer formalen `Position Compliance Reviewed` `Activity`. Es bestätigt, ob die Attribute, der Genehmigungsverlauf oder die Begründung der Position internen Richtlinien oder externen Vorschriften entsprechen. Dies ist ein kritisches Attribut für das `Position Action Compliance Overview` `Dashboard`. Es ermöglicht die direkte Überwachung der Compliance-Raten und hilft Auditoren oder HR-Teams, schnell Positionen zu identifizieren und zu untersuchen, die als nicht konform markiert wurden, wodurch Korrekturmaßnahmen und Risikominderung ermöglicht werden. Bedeutung Misst direkt das Ergebnis von Compliance-Prüfungen, wodurch die Überwachung der Richtlinientreue und die Kennzeichnung von Hochrisikofällen zur Überprüfung ermöglicht wird. Datenquelle Dies wäre wahrscheinlich eine Ausgabe eines spezifischen, konfigurierten Schritts in einem Workday Business Process. Es könnte als Kommentar oder benutzerdefiniertes Feld gespeichert werden. Beispiele KonformNicht konformNachverfolgung erforderlich
	Genehmigungszeit für neue Positionen NewPositionApprovalCycleTime	Die Gesamtzeit, die vom Initiieren einer Positionsanfrage bis zur Erstellung im System vergeht.
Beschreibung Dieses Attribut misst die End-to-End-Zykluszeit für den Genehmigungsprozess neuer Positionen. Es wird als Dauer zwischen dem `Event` „Positionsanfrage initiiert“ und dem `Event` „Position erstellt“ für eine gegebene `Position ID` berechnet. Dies unterstützt direkt den KPI „Durchschnittliche Genehmigungszykluszeit für neue Positionen“ und die zugehörigen `Dashboards`. Durch die Berechnung auf `Case`-Ebene können Sie die Verteilung der Zykluszeiten analysieren, Ausreißer identifizieren und die Faktoren untersuchen, die mit längeren oder kürzeren Genehmigungsdauern korrelieren, wie z.B. Abteilung oder Positionstyp. Bedeutung Misst direkt eine wichtige Leistungskennzahl und ermöglicht so die Analyse der Genehmigungseffizienz und die Identifizierung von Verzögerungsfaktoren. Datenquelle Berechnet auf der Fallebene innerhalb des Process Mining Tools, indem die Zeitdifferenz zwischen spezifischen Start- und Endaktivitäten ermittelt wird. Beispiele P5DT6HP12DP2DT12H30M
	Geschäftseinheit BusinessUnit	Die übergeordnete Geschäftseinheit oder Abteilung, zu der die Position gehört, wie zum Beispiel „Konsumgüter“ oder „Unternehmenslösungen“.
Beschreibung Die Business Unit repräsentiert ein Hauptsegment des Unternehmens, das in der Organisationshierarchie höher angesiedelt ist als eine Abteilung. Sie wird für hochrangige strategische und finanzielle Berichte verwendet. Die Analyse des Positionsmanagement-Prozesses nach Business Unit bietet eine strategische Sicht auf die Dynamik der Belegschaft. Sie kann Unterschiede in der Einstellungsgeschwindigkeit, den Umklassifizierungsraten oder der Prozesseffizienz zwischen großen Unternehmensbereichen aufzeigen und die Führung über operationale Disparitäten auf Makroebene informieren. Bedeutung Ermöglicht eine hochrangige, strategische Analyse der Prozessleistung über große Unternehmensbereiche hinweg und unterstützt Entscheidungen auf Führungsebene. Datenquelle Dies wird typischerweise in Workday als „Worktag“ implementiert, das Positionen oder deren zugehörigen Kostenstellen zugewiesen werden kann. Beispiele KonsumgüterEnterprise SolutionsCorporate Services
	Ist Nacharbeit IsRework	Ein boolesches Flag, das 'wahr' ist, wenn eine Aktivität als Nacharbeit betrachtet wird, z.B. das mehrfache Ändern von Positionsattributen.
Beschreibung Das `Is Rework`-Flag identifiziert `Activities`, die Korrekturen oder wiederholte Arbeiten darstellen, welche oft auf Prozesseffizienzprobleme oder Qualitätsprobleme hinweisen. Es wird typischerweise auf `true` gesetzt für `Events` wie „Positionsattribute geändert“, die kurz nach der Erstellung auftreten oder mehrfach in einer Sequenz vorkommen. Dieses berechnete Attribut ist essenziell für das `Position Data Rework Analysis` `Dashboard`. Es ermöglicht eine einfache Quantifizierung von Nacharbeitsraten, hilft, die Ursachen durch Analyse des Kontexts markierter `Events` zu identifizieren, und unterstützt KPIs wie die „`Position Data Rework Rate`“. Bedeutung Kennzeichnet direkt ineffiziente Nacharbeitsaktivitäten und erleichtert so das Quantifizieren, Analysieren und gezielte Ansetzen von Prozessverbesserungsbemühungen zur Abfallreduzierung. Datenquelle Dies ist ein abgeleitetes Flag, das basierend auf der Reihenfolge und Häufigkeit von `Activities` berechnet wird. Zum Beispiel wird es auf `true` gesetzt, wenn „Positionsattribute geändert“ mehr als einmal für denselben `Case` auftritt. Beispiele truefalsch
	Letzte Datenaktualisierung LastDataUpdate	Der `Timestamp`, der anzeigt, wann die `Daten` zuletzt aus dem Quellsystem extrahiert und im Process Mining Tool aktualisiert wurden.
Beschreibung Dieses Attribut liefert den `Timestamp` der letzten Datenaktualisierung. Es ist nicht Teil der Prozessdaten selbst, sondern Metadaten über die Aktualität des Datensatzes. Dies ist wichtig für alle Benutzer der Analyse, da es ihnen sagt, wie aktuell die `Daten` sind. Es hilft zu verstehen, ob die Erkenntnisse den neuesten operativen Zustand widerspiegeln oder auf einer etwas älteren Momentaufnahme basieren, und Erwartungen an die Aktualität der Ergebnisse zu managen. Bedeutung Informiert Benutzer über die Aktualität der Daten und stellt sicher, dass sie verstehen, wie aktuell die Prozessanalyse und die Erkenntnisse sind. Datenquelle Dieser `Timestamp` wird von der `Data Pipeline` oder dem ETL Tool am Abschluss des `Daten`ladeprozesses generiert. Beispiele 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Ort Location	Der physische oder logische Arbeitsort, der mit der Position verbunden ist.
Beschreibung Das Attribut Standort gibt den geografischen Ort oder das Büro an, an dem die Position angesiedelt ist. Dies kann von einer spezifischen Gebäudeadresse bis zu einem breiteren Land oder einer Region reichen und auch „Remote“ als Wert einschließen. Die Analyse nach Standort kann regionale Unterschiede in der Prozessleistung aufdecken, wie z.B. Variationen bei Genehmigungszeiten oder Compliance-Raten. Es hilft zu verstehen, ob Prozesse global standardisiert sind oder ob lokale Praktiken Abweichungen verursachen. Bedeutung Ermöglicht geografische Analysen zur Identifizierung regionaler Prozessunterschiede, Compliance-Abweichungen oder standortspezifischer Engpässe. Datenquelle Ein Standardattribut, das einer Position in Workday HCM zugewiesen werden kann. Beispiele New York, USALondon, UKRemote (Deutschland)
	Positionsbezeichnung PositionTitle	Der spezifische Titel der Position, wie zum Beispiel „Senior Financial Analyst“ oder „Lead Software Engineer“.
Beschreibung Der `Position Title` ist der offizielle, für den Benutzer sichtbare Name der Rolle. Er ist eine granularere Beschreibung als die Jobfamilie oder das Jobprofil und erscheint typischerweise in einer Stellenanzeige oder einem Organigramm. Die Analyse dieses Attributs ist wichtig, um die Besonderheiten von Positionsänderungen zu verstehen. In einer Umklassifizierungsanalyse können Sie beispielsweise sehen, ob sich der Titel erheblich geändert hat. Er wird auch in Standardisierungs-`Dashboards` verwendet, um die Konsistenz der Titel für ähnliche Rollen in verschiedenen Abteilungen zu überprüfen. Bedeutung Bietet detaillierte Informationen zur Rolle, was für die Analyse von Umklassifizierungen und die Rollenstandardisierung unerlässlich ist. Datenquelle Ein Standardfeld auf dem Positionsobjekt in Workday HCM. Beispiele Senior ProduktmanagerHR Business Partner IIAssociate Accountant
	Positionstyp PositionType	Kategorisiert die Position basierend auf ihren Beschäftigungsbedingungen, wie z.B. Vollzeit, Teilzeit oder Freiberufler.
Beschreibung Der Positionstyp, in Workday oft als „Mitarbeitertyp“ oder „Arbeitszeittyp“ bezeichnet, klassifiziert die Art der Beschäftigung, die mit der Position verbunden ist. Dies ist ein fundamentales Attribut für die Personalplanung und -verwaltung. Im Process Mining ermöglicht diese Dimension den Vergleich des Positionsmanagement-Prozesses für verschiedene Arten von Mitarbeitern. Man könnte beispielsweise untersuchen, ob der Genehmigungsprozess für Auftragnehmer schneller oder weniger komplex ist als für Vollzeitmitarbeiter, was Potenziale für Prozessoptimierungen aufzeigen kann. Bedeutung Ermöglicht den Vergleich des Positionsmanagement-Prozesses für verschiedene Mitarbeiterkategorien, wie z.B. Vollzeit vs. Freiberufler, um Optimierungsmöglichkeiten zu finden. Datenquelle Verfügbar als Teil der Positionsdefinition, oft als 'Mitarbeitertyp' oder 'Arbeitszeitmodell'. Beispiele Regulär VollzeitRegulär TeilzeitBefristeter Auftragnehmer
	Quellsystem SourceSystem	Das System, aus dem die `Daten` stammen, in diesem `Case` Workday HCM.
Beschreibung Dieses Attribut identifiziert die Quellanwendung, in der die Positionsmanagement-Prozessdaten generiert wurden. Während für diese spezifische Analyse die Quelle konsistent Workday HCM ist, ist es ein entscheidendes Feld in Unternehmensumgebungen, in denen `Daten` aus mehreren Systemen zusammengeführt werden können. Die Aufnahme dieses Attributs stellt sicher, dass die Datenherkunft klar ist und hilft, Prozesse zu differenzieren, die sich über verschiedene Plattformen erstrecken könnten. Es liefert Kontext und ist eine Best Practice für `Data Governance`. Bedeutung Liefert wesentlichen Kontext zur Datenherkunft, sorgt für Klarheit in Multi-System-Umgebungen und unterstützt `Data Governance`-Standards. Datenquelle Dies ist typischerweise ein statischer Wert („Workday HCM“), der während des `Daten`extraktions- und Transformationsprozesses hinzugefügt wird. Beispiele Workday HCMWorkdayHCM_Prod
	Stellenprofil JobProfile	Das standardisierte `Template` für eine Tätigkeit, das deren Kernmerkmale wie Verantwortlichkeiten und Qualifikationen definiert.
Beschreibung Das Jobprofil ist ein grundlegendes Element der Jobarchitektur von Workday. Es dient als `Template`, das eine Tätigkeit definiert, einschließlich ihres Standardtitels, ihrer Qualifikationen und ihres Vergütungsgrades. Eine Position ist eine Instanz eines Jobprofils innerhalb einer spezifischen Abteilung. Dieses Attribut ist entscheidend für das Verständnis der Prozessstandardisierung. Die Analyse von Prozessen nach Jobprofil kann aufzeigen, ob bestimmte Rollentypen längere Genehmigungszyklen haben oder anfälliger für Nachbearbeitungen sind. Es ist auch kritisch für die Verfolgung von Umklassifizierungen, bei denen eine Position von einem Jobprofil zu einem anderen wechselt. Bedeutung Verknüpft eine Position mit einem Standard-Stellen-Template und ermöglicht die Analyse von Prozessvariationen basierend auf standardisierten Rollenmerkmalen. Datenquelle Ein Pflichtfeld für jede Position in Workday HCM. Es ist ein Kernbestandteil des Personalbesetzungs-Datenmodells. Beispiele JP-FIN-Analyst3JP-ENG-Dev5JP-HR-Generalist2

Erforderlich Empfohlen Optional

Hire to Retire - Positionsmanagement-Aktivitäten

Dies sind die wichtigsten Prozessschritte und Meilensteine, die Sie in Ihrem `Event Log` erfassen sollten, um eine präzise `Process Discovery` im Hire to Retire - Positionsmanagement zu gewährleisten.

6 Empfohlen 7 Optional

	Aktivität	Beschreibung
	Budget genehmigt	Ein wichtiger Meilenstein, bei dem die Finanzabteilung oder ein Budgetverantwortlicher bestätigt, dass die Finanzierung für die neue Position verfügbar ist. Dies wird erfasst, wenn der zuständige Genehmiger den Budgetgenehmigungsschritt im Geschäftsprozessfluss abschließt.
Bedeutung Die Budgetgenehmigung ist oft ein wesentlicher Engpass. Die Messung der Durchlaufzeit für diese spezifische Aktivität hilft Organisationen, Finanzprüfungen zu optimieren und Einstellungen zu beschleunigen. Datenquelle Dies wird in der Audit History des `Create Position` Business Process in Workday protokolliert. Es entspricht dem Abschluss-`Event` des Budgetgenehmigungsschritts. Erfassen Abschluss-Timestamp des Finanz- oder Budgetgenehmigungsschritts im Geschäftsprozess-Protokoll. Ereignistyp explicit
	Position deaktiviert	Zeigt an, dass eine Position nicht mehr aktiv ist und nicht besetzt werden kann, oft als vorläufiger Schritt vor dem formalen Abschluss. Dies ist ein explizites Ereignis, das beim Abschluss des Geschäftsprozesses 'Position inaktivieren' erfasst wird.
Bedeutung Die Deaktivierung ist ein wichtiger Meilenstein im Lebenszyklus der Position, der sich vom endgültigen Abschluss unterscheidet. Die Zeit zwischen Deaktivierung und Abschluss ist ein Maß für die administrative Effizienz bei der Bereinigung von Organisationsstrukturen. Datenquelle Dieses `Event` wird in den Audit Logs von Workday bei erfolgreichem Abschluss des `Inactivate Position` Business Process aufgezeichnet. Erfassen Ereignis protokolliert bei erfolgreichem Abschluss des Geschäftsprozesses 'Position inaktivieren'. Ereignistyp explicit
	Position erstellt	Diese `Activity` kennzeichnet die erfolgreiche Erstellung und offizielle Existenz der Position im Workday-System. Sie wird bei erfolgreichem Abschluss des `Create Position` Business Process aufgezeichnet.
Bedeutung Dies ist ein kritischer Meilenstein, der das Ende der Genehmigungsphase und die Bereitschaft der Position zur Besetzung signalisiert. Er ist essenziell für die Messung des gesamten Genehmigungszykluszeit-KPI. Datenquelle Das `Event` wird aus dem Abschluss-Timestamp des `Create Position` Business Process in den Workday `Event Logs` oder dem Audit Trail erfasst. Erfassen Ereignis protokolliert bei erfolgreichem Abschluss des Geschäftsprozesses 'Position erstellen'. Ereignistyp explicit
	Position geschlossen	Dies ist die letzte `Activity` im Lebenszyklus und stellt die dauerhafte Eliminierung der Position aus der Organisation dar. Workday zeichnet dieses `Event` bei erfolgreichem Abschluss des `Close Position` Business Process auf.
Bedeutung Als Endereignis für die meisten Fälle definiert diese Aktivität das Ende des Lebenszyklus der Position. Sie ist entscheidend für das Verständnis der vollständigen Prozessdauer und für die Pflege genauer Personalbestandsdaten. Datenquelle Erfasst aus dem Abschluss-Timestamp des Geschäftsprozesses 'Position schließen' im Workday Audit-Trail oder den Geschäftsprozess-Protokollen. Erfassen Ereignis protokolliert beim Abschluss des Geschäftsprozesses 'Position schließen'. Ereignistyp explicit
	Positionsanfrage initiiert	Dies markiert den Beginn des Positionsmanagement-Lebenszyklus, bei dem eine Anfrage zur Erstellung einer neuen Position formal eingereicht wird. Dies wird als explizites `Event` erfasst, wenn ein Benutzer den `Create Position` Business Process in Workday initiiert.
Bedeutung Diese `Activity` ist das primäre Start-`Event` für den Prozess. Die Analyse der Zeit von diesem `Event` bis zu den nachfolgenden Genehmigungen ist entscheidend für die Messung der Effizienz des gesamten Positionserstellungszyklus. Datenquelle Dieses `Event` wird in den Workday Business Process `Event Logs` aufgezeichnet. Suchen Sie nach dem Initiierungs-`Timestamp` der `Create Position` Business Process Transaktion für die spezifische `Position ID`. Erfassen Ereignis protokolliert bei Initiierung des Geschäftsprozesses 'Position erstellen'. Ereignistyp explicit
	Positionsattribute geändert	Zeigt an, dass ein oder mehrere Attribute einer bestehenden Position, wie z.B. Titel oder Abteilung, geändert wurden. Dies wird explizit protokolliert, wenn ein Benutzer den Geschäftsprozess 'Positionsbeschränkungen bearbeiten' erfolgreich abschließt.
Bedeutung Häufige Änderungen können auf Dateneingabefehler, sich entwickelnde Jobrollen oder Prozessineffizienzen hinweisen. Die Analyse dieser Aktivität ist entscheidend für das Dashboard 'Positionsdaten-Nacharbeitsanalyse' und die Verbesserung der Datenqualität. Datenquelle Dies wird aus dem Abschluss-Log des `Edit Position Restrictions` oder eines ähnlichen Business Process in Workday erfasst. Der Audit Trail zeigt, welche Felder geändert wurden. Erfassen Ereignis protokolliert bei erfolgreichem Abschluss des Geschäftsprozesses 'Positionsbeschränkungen bearbeiten'. Ereignistyp explicit
	HR-Genehmigung eingereicht	Zeigt an, dass ein HR-Partner oder -Vertreter die Positionsanfrage überprüft und genehmigt hat. Dies wird explizit protokolliert, wenn der HR-Genehmiger seinen zugewiesenen Schritt im Workday-Geschäftsprozess abschließt.
Bedeutung Diese Genehmigung ist ein kritischer Kontrollpunkt, um sicherzustellen, dass die Position den Unternehmensrichtlinien und der Jobarchitektur entspricht. Verzögerungen hier können die gesamte Zykluszeit erheblich beeinflussen. Datenquelle Stammt aus dem Workday Audit Trail für den relevanten Business Process. Das `Event` ist der Abschluss des `HR Approval`-Schritts. Erfassen Abschluss-Timestamp des HR-Genehmigungsschritts im Geschäftsprozess-Protokoll. Ereignistyp explicit
	Manager-Genehmigung eingereicht	Stellt den Abschluss des Prüf- und Genehmigungsschritts durch den einstellenden Manager oder den Manager der übergeordneten Organisation dar. Workday erfasst dies als separates Abschluss-`Event` für einen Genehmigungsschritt innerhalb des `Create Position` Business Process.
Bedeutung Dies ist ein häufiger früher Meilenstein und ein potenzieller `Bottleneck`. Die Verfolgung der für diese Genehmigung benötigten Zeit hilft, Verzögerungen in den Anfangsphasen des `Workflow` zur Positionserstellung zu identifizieren. Datenquelle Erfasst aus dem Audit-Trail des Geschäftsprozesses 'Position erstellen'. Es entspricht dem Abschluss des spezifischen Schritts 'Manager-Genehmigung'. Erfassen Abschluss-Timestamp des Manager-Genehmigungsschritts im Geschäftsprozess-Protokoll. Ereignistyp explicit
	Position eingefroren	Beschreibt die vorübergehende Suspendierung einer Position, um deren Besetzung zu verhindern. Dies wird erfasst, wenn ein Benutzer den `Freeze Position` Business Process in Workday erfolgreich abschließt.
Bedeutung Diese `Activity` ist entscheidend für die Verwaltung von Headcount und Budgets. Die Analyse der Dauer, für die eine Position eingefroren bleibt, hilft, ins Stocken geratene Entscheidungen zu identifizieren und die Ressourcenplanung zu optimieren. Datenquelle Erfasst aus dem Abschluss des Geschäftsprozesses 'Position einfrieren'. Das Positionsstatusfeld wird typischerweise als Ergebnis dieses Ereignisses aktualisiert. Erfassen Ereignis protokolliert beim Abschluss des Geschäftsprozesses 'Position einfrieren'. Ereignistyp explicit
	Position freigegeben	Dies ist die Umkehrung des Einfrierens, bei der eine suspendierte Position wieder aktiv und für die Besetzung verfügbar gemacht wird. Dies wird typischerweise durch Ableitung einer Änderung im Statusfeld der Position von „Eingefroren“ zu „Aktiv“ erfasst.
Bedeutung Dieses `Event` markiert die Auflösung einer eingefrorenen Position. Die Messung der Zeit von „Position eingefroren“ bis zu diesem `Event` ist entscheidend für den KPI „Auflösungszeit eingefrorener Positionen“. Datenquelle Dies kann aus wirksamkeitsdatierten Änderungen im Statusfeld der Position innerhalb der Positionsgeschichte oder des Audit Logs abgeleitet werden. Es kann auch ein explizites `Unfreeze` Business Process `Event` in einigen Konfigurationen sein. Erfassen Statusänderung der Position von 'Eingefroren' zu 'Aktiv' basierend auf der historisierten Gültigkeit erkennen. Ereignistyp inferred
	Position umklassifiziert	Stellt eine formale Änderung des Jobprofils oder der Klassifikation dar, die mit der Position verbunden ist. Dieses `Event` wird erfasst, wenn der `Change Job` Business Process für eine spezifische Position erfolgreich abgeschlossen wird.
Bedeutung Diese `Activity` hilft beim Verständnis organisatorischer Umstrukturierungen oder signifikanter Verschiebungen in den Stellenverantwortlichkeiten. Die Verfolgung von Umklassifizierungen unterstützt die Analyse der Personalentwicklung und der Stabilität der Jobarchitektur. Datenquelle Stammt aus den Abschluss-Logs des `Change Job` Business Process, wenn dieser auf eine Position angewendet wird, und unterscheidet sich von der Anwendung auf einen Mitarbeiter. Erfassen Ereignis protokolliert bei erfolgreichem Abschluss des Geschäftsprozesses 'Job ändern' für eine Position. Ereignistyp explicit
	Positions-Compliance geprüft	Zeigt an, dass eine Position einer formalen Compliance-Prüfung unterzogen wurde, z.B. gegen interne Richtlinien oder externe Vorschriften. Dies wird wahrscheinlich als spezifischer 'To Do'- oder 'Checklisten'-Schritt innerhalb eines übergeordneten Geschäftsprozesses erfasst.
Bedeutung Die Nachverfolgung von Compliance-Überprüfungen ist entscheidend, um Risiken zu minimieren und die Einhaltung organisationaler Standards sicherzustellen. Diese Aktivität unterstützt direkt den KPI 'Compliance-Rate Positionsmaßnahmen'. Datenquelle Dies wird wahrscheinlich als abgeschlossener „To Do“-Schritt oder ein spezifischer Genehmigungsschritt innerhalb eines Business Process wie „Position erstellen“ oder „Position bearbeiten“ erfasst. Eine Systemanalyse ist erforderlich, um den genauen Mechanismus zu bestätigen. Erfassen Abschluss-Timestamp eines Compliance-bezogenen Genehmigungs- oder 'To Do'-Schritts im Geschäftsprozess-Protokoll. Ereignistyp explicit
	Positionsanfrage abgelehnt	Diese `Activity` repräsentiert ein erfolgloses Ende der Positionsanfrage, bei der ein Genehmiger sie abgelehnt hat. Workday zeichnet dies als den terminalen Status „Abgelehnt“ des `Create Position` Business Process auf.
Bedeutung Die Analyse abgelehnter Anfragen hilft, häufige Ablehnungsgründe wie Budgetbeschränkungen oder Richtlinienabweichungen zu identifizieren, was Prozessverbesserungen und eine bessere Anleitung für Antragsteller ermöglicht. Datenquelle Dies wird aus dem finalen Status der `Create Position` Business Process Instanz erfasst. Der `Event Timestamp` ist der Zeitpunkt, zu dem die Ablehnungsaktion erfolgte. Erfassen Ereignis protokolliert, wenn ein Genehmiger die Aktion 'Ablehnen' innerhalb eines Geschäftsprozessschritts auswählt. Ereignistyp explicit

Extraktionsleitfäden

So erhalten Sie Ihre Daten aus Workday HCM

Schritte

In Workday anmelden: Melden Sie sich bei Ihrem Workday-Mandanten mit einem Benutzerkonto an, das über Berechtigungen zum Erstellen benutzerdefinierter Berichte und zum Zugriff auf die erforderlichen Human Capital Management (HCM)-Datendomains verfügt.
Benutzerdefinierten Bericht erstellen: Verwenden Sie die Suchleiste, um die Aufgabe 'Create Custom Report' zu finden und zu öffnen.
Berichtstyp und Datenquelle auswählen: Benennen Sie Ihren Bericht, zum Beispiel 'ProcessMind Position Management Events'. Wählen Sie 'Advanced' als Berichtstyp. Für die Datenquelle wählen Sie 'Business Process Transactions'. Diese Quelle bietet detaillierte ereignisbasierte Informationen über Geschäftsprozessschritte.
Berichtsspalten definieren: Fügen Sie im Tab 'Columns' die Felder hinzu, die zu den Spalten in Ihrem Event Log werden. Sie müssen Workday-Objekte und -Felder den erforderlichen Attributen zuordnen. Zum Beispiel:
- PositionId: Ordnen Sie 'Position ID' aus dem Kontext des Geschäftsprozesses zu.
- EventTime: Ordnen Sie 'Completed Date' oder 'Corrected Completed Moment' für jeden Schritt zu.
- User: Ordnen Sie 'Completed By' für die Transaktion zu.
- PositionStatus, Department, CostCenter, JobFamily: Ordnen Sie den entsprechenden Feldern des 'Position'-Geschäftsobjekts zu.
Berechnete Felder für den Aktivitätsnamen erstellen: Der Kern dieser Extraktion ist die Übersetzung von Geschäftsprozessschritten in standardisierte Aktivitätsnamen. Gehen Sie zum Menü 'Related Business Objects' und erstellen Sie ein 'Calculated Field'. Verwenden Sie den Typ 'Evaluate Expression', um einen Logikbaum zu erstellen. Zum Beispiel:
- Wenn 'Business Process Type' 'Create Position' ist und 'Transaction Status' 'Successfully Completed' ist, geben Sie den Text 'Position Created' zurück.
- Wenn 'Business Process Type' 'Create Position' ist, 'Step' '[Ihr Manager-Genehmigungsschritt-Name]' ist und 'Status' 'Completed' ist, geben Sie den Text 'Manager Approval Submitted' zurück.
- Erstellen Sie eine Bedingung für jede der 13 erforderlichen Aktivitäten.
Berichtsfilter konfigurieren: Fügen Sie im Tab 'Filter' Prompts und Filter hinzu, um die Daten zu begrenzen. Erstellen Sie einen Prompt für das 'Completed Date', um die Auswahl eines Datumsbereichs zu ermöglichen. Fügen Sie einen Filter hinzu, um nur die relevanten 'Business Process Types' einzuschließen, wie z.B. 'Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position' und 'Close Position'.
Sortierung und Ausgabe verfeinern: Sortieren Sie im Tab 'Sort' die Ergebnisse nach PositionId und dann nach EventTime, um die chronologische Reihenfolge für jeden Fall sicherzustellen.
Als Webdienst (RaaS) aktivieren: Sobald der Bericht in der Benutzeroberfläche korrekt ausgeführt wird, gehen Sie zu Actions > Web Service > Enable as Web Service. Stellen Sie in den Optionen den 'Content Type' auf 'JSON' für eine einfachere Integration ein.
Endpunkt sichern und testen: Konfigurieren Sie die Webdienstsicherheit, um zu definieren, welche Benutzer oder Systeme darauf zugreifen können. Notieren Sie sich die generierte JSON- oder WSDL-URL. Verwenden Sie ein Tool wie Postman oder ein einfaches Skript, um den Endpunkt zu testen und zu überprüfen, ob Sie Daten erhalten.
Extraktion automatisieren: Verwenden Sie Ihre Integrationsplattform oder ein Skript, um die RaaS-URL nach einem Zeitplan aufzurufen. Das Skript sollte den gewünschten Datumsbereich als Parameter in der Anfrage übergeben.
Format für ProcessMind: Das Skript sollte die JSON-Antwort von Workday parsen und in eine flache CSV-Datei umwandeln. Stellen Sie sicher, dass die Spaltenüberschriften in der CSV-Datei mit den erforderlichen Attributnamen übereinstimmen: PositionId, ActivityName, EventTime, User, etc.
Upload zu ProcessMind: Die endgültige, formatierte CSV-Datei ist bereit für den Upload zu ProcessMind zur Analyse.

Konfiguration

Berichtstyp: Erweitert. Dieser Typ ist notwendig, um berechnete Felder zu erstellen und Daten aus verschiedenen Geschäftsobjekten zu verknüpfen.
Primäre Datenquelle: 'Business Process Transactions'. Diese Datenquelle ist ereignisorientiert und enthält die notwendigen Details wie Status, Timestamps und Beteiligte für jeden Schritt eines Geschäftsprozesses.
Schlüsselfilter:
- Geschäftsprozess-Typ: Filtern Sie den Bericht, um nur relevante Prozesse wie 'Position erstellen', 'Position schließen', 'Position einfrieren', 'Job ändern', 'Positionsbeschränkungen bearbeiten' und 'Position inaktivieren' einzuschließen. Dies ist entscheidend für die Performance.
- Abschlussdatum: Verwenden Sie einen Prompt-Filter für dieses Feld, um Benutzern die Angabe des Extraktionszeitraums zu ermöglichen. Wir empfehlen eine initiale Ladung von 3-6 Monaten Daten.
Berechnete Felder: Eine intensive Nutzung von 'Evaluate Expression'- und 'Lookup Related Value'-Berechnungsfeldern ist erforderlich, um den standardisierten ActivityName abzuleiten und Attribute aus dem zentralen 'Position'-Objekt in den Ereignisstrom zu ziehen.
Webdienst-Output: Konfigurieren Sie das RaaS-Ausgabeformat als JSON. XML ist ebenfalls verfügbar, aber JSON ist für moderne Anwendungen in der Regel einfacher zu parsen.
Berechtigungen: Der Benutzer, der den Bericht erstellt, benötigt Sicherheitsberechtigungen für Datendomains wie 'Business Process Transactions', 'Position Management' und 'Worker Data'. Die durch den RaaS-Aufruf zurückgegebenen Daten werden durch diese Berechtigungen eingeschränkt.

a Beispielabfrage config

/*
 This is a logical representation of the Workday Advanced Report configuration.
 It is built using the Workday Report Writer UI, not by writing code.
 Each 'SELECT' block represents a set of conditions within a single 'Evaluate Expression' calculated field for the 'ActivityName' column.
 The report's primary data source is 'Business Process Transactions'.
*/

// Calculated Field for ActivityName: 'cf_ActivityName'
// Type: Evaluate Expression

// Condition 1: Position Request Initiated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Transaction'.Is First Step = true)
THEN 'Position Request Initiated'
// Column Mapping for this condition:
// PositionId: 'Position' From Business Process -> Position ID
// ActivityName: 'cf_ActivityName' (this calculated field)
// EventTime: 'Business Process' -> Initiation Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 2: Manager Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Manager Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Manager Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 3: HR Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'HR Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'HR Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 4: Budget Approved
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Budget Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Budget Approved'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 5: Position Request Denied
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Denied')
THEN 'Position Request Denied'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By (on the denial step)

// Condition 6: Position Created
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Created'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business process' -> Initiator

// Condition 7: Position Attributes Modified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Attributes Modified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 8: Position Reclassified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Change Job' AND 'Business Process'.Context.Is Position = true AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Reclassified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 9: Position Compliance Reviewed
WHEN ('Business Process Step'.Name CONTAINS 'Compliance Review' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Position Compliance Reviewed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 10: Position Frozen
WHEN ('Business Process'.Type = 'Freeze Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Frozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 11: Position Unfrozen
// Note: This often relies on a different data source, 'Position History', to track status changes.
// If using 'Business Process Transactions', this assumes an 'Unfreeze' BP exists or is part of another BP.
// The example below assumes an 'Edit Position' BP is used to change the status.
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Position'.Is Frozen (Prior) = true AND 'Position'.Is Frozen = false AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Unfrozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 12: Position Deactivated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Inactivate Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Deactivated'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 13: Position Closed
WHEN ('Business Process'.Type = 'Close Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Closed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Default case for the calculated field
ELSE 'Other Activity'

/*
Final Report Structure:
- Data Source: Business Process Transactions
- Columns:
  - Position ID (from Position)
  - cf_ActivityName
  - Event Time (Calculated field to pick correct timestamp based on activity)
  - User (Calculated field to pick correct user)
  - End Time (same as Event Time for discrete events)
  - Position Status (from Position)
  - Reason For Change (from Business Process -> Reason)
  - Department (Supervisory Organization from Position)
  - Cost Center (from Position)
  - Job Family (from Job Profile)
- Filter:
  - Business Process Type IN ('Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position', 'Close Position', ...)
  - Completed Date IS IN [Prompted Date Range]
  - cf_ActivityName IS NOT 'Other Activity'
*/

Schritte

Voraussetzung: Workday Custom Report erstellen. Bevor Sie das Skript ausführen, erstellen Sie in Workday einen benutzerdefinierten Bericht, der die notwendigen Daten liefert. Verwenden Sie die Datenquelle 'Business Process Transactions'. Legen Sie die für das Event Log erforderlichen Felder offen, einschließlich Positions-ID, Geschäftsprozess-Typ, Schrittname, Status, Gültigkeitsdatum, Abschlussdatum und Initiator. Aktivieren Sie den Bericht als Webdienst, indem Sie im Tab 'Advanced' 'Enable as Web Service' auswählen und die erforderlichen Berechtigungen für Ihren Integration System User (ISU) konfigurieren.
Voraussetzung: Workday Integrationsbenutzer konfigurieren. Stellen Sie sicher, dass Sie über einen Integration System User (ISU) mit Berechtigungen zum Zugriff auf den im vorherigen Schritt erstellten benutzerdefinierten Bericht verfügen. Notieren Sie sich den Benutzernamen, das Passwort und die generierte RaaS (Reports-as-a-Service) JSON-Endpunkt-URL für den Bericht.
Python-Umgebung einrichten. Installieren Sie Python auf dem Rechner, der die Extraktion ausführen wird. Installieren Sie die notwendigen Bibliotheken mit pip: pip install requests pandas.
Das Python-Skript konfigurieren. Laden Sie das bereitgestellte Python-Skript herunter. Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor und aktualisieren Sie die Platzhaltervariablen am Anfang des Skripts. Sie müssen Ihre Workday RaaS-URL, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort angeben. Legen Sie außerdem die gewünschten START_DATE und END_DATE für den Extraktionszeitraum fest.
Skriptlogik verstehen. Das Skript authentifiziert sich bei Workday, ruft den Webdienst des benutzerdefinierten Berichts auf und übergibt den Datumsbereich als Parameter. Workday gibt die Daten im JSON-Format zurück. Das Skript handhabt die Paginierung automatisch, wenn der Bericht mehr als eine Seite von Ergebnissen zurückgibt.
Das Skript ausführen. Öffnen Sie ein Terminal oder eine Eingabeaufforderung, navigieren Sie zu dem Verzeichnis, in dem Sie das Skript gespeichert haben, und führen Sie es mit dem Befehl aus: python workday_extraction.py.
Aktivitäts-Mapping. Das Skript enthält ein Mapping-Wörterbuch (activity_map), das Kombinationen von Workday-Geschäftsprozessen und Schritt-Status in die von ProcessMind benötigten standardisierten Aktivitätsnamen übersetzt. Möglicherweise müssen Sie die Schlüssel in diesem Wörterbuch an die genauen Geschäftsprozessnamen anpassen, die in Ihrem Workday-Mandanten konfiguriert sind.
Datentransformation. Das Skript iteriert durch jeden vom Workday-Bericht zurückgegebenen Datensatz. Es wendet das Aktivitäts-Mapping an, extrahiert die erforderlichen Attribute und formatiert die Timestamps korrekt. Jedes gültige Ereignis wird einer Liste hinzugefügt.
Ausgabeerzeugung. Sobald alle Daten verarbeitet wurden, konvertiert das Skript die Liste der Ereignisse in ein Pandas DataFrame. Dies strukturiert die Daten in einem tabellarischen Format mit den erforderlichen Spaltennamen: PositionId, ActivityName, EventTime, User und andere.
CSV für ProcessMind exportieren. Das Skript speichert das finale DataFrame in einer CSV-Datei namens position_management_event_log.csv. Diese Datei ist in UTF-8 kodiert und kann ohne weitere Änderungen in ProcessMind hochgeladen werden.

Konfiguration

Workday Custom Report (RaaS): Die primäre Datenquelle ist ein benutzerdefinierter Workday-Bericht, der als Webdienst aktiviert ist. Dieser Bericht muss auf der Datenquelle 'Business Process Transactions' basieren.
Berichtsfelder: Der Bericht muss Felder wie Positions-ID, Geschäftsprozessdefinition, Geschäftsprozessschritt, Transaktionsstatus, effektiver Timestamp, Abschluss-Timestamp, Initiator und alle anderen erforderlichen Attribute wie Kostenstelle oder Vorgesetztenorganisation enthalten.
Integration System User (ISU): Ein ISU mit Benutzername und Passwort ist für die Authentifizierung erforderlich. Dieser Benutzer muss sich in einer Sicherheitsgruppe befinden, die über die Berechtigung zum Zugriff auf den Webdienst-Endpunkt des benutzerdefinierten Berichts verfügt.
Datumsbereich: Das Skript verwendet die Parameter START_DATE und END_DATE. Für die initiale Extraktion wird ein Zeitraum von 3-6 Monaten empfohlen, um ein überschaubares Datenvolumen und eine schnellere Ausführung zu gewährleisten. Nachfolgende Extraktionen können einen kürzeren Delta-Zeitraum verwenden.
API-Endpunkt: Das Skript benötigt die JSON-Endpunkt-URL für den benutzerdefinierten Bericht. Diese URL finden Sie im Tab 'Web Service' der benutzerdefinierten Berichtsdefinition in Workday.
Aktivitäts-Mapping: Die Logik des Skripts basiert auf einer konfigurierbaren Zuordnung von Workday-Prozessnamen und -Status zu den finalen Aktivitätsnamen. Dies kann eine Anpassung basierend auf Ihrer spezifischen Workday-Geschäftsprozesskonfiguration erfordern.

a Beispielabfrage python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday RaaS endpoint, username, and password
WORKDAY_RAAS_URL = class="hl-string">'[Your_Workday_RaaS_JSON_Endpoint_URL]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_ISU_Username]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_ISU_Password]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for the extraction (YYYY-MM-DD format)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity Mapping --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># This dictionary maps Workday processes and statuses to standardized activity names.
class=class="hl-string">"hl-comment"># The keys are tuples: (class="hl-string">'Business Process Name', class="hl-string">'Step Name / Status').
class=class="hl-string">"hl-comment"># You MAY need to adjust the class="hl-string">'Business Process Name' to match your Workday configuration.
activity_map = {
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Initiation Step'): class="hl-string">'Position Request Initiated',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Manager Approval'): class="hl-string">'Manager Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'HR Approval'): class="hl-string">'HR Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Budget Approval'): class="hl-string">'Budget Approved',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Denied'): class="hl-string">'Position Request Denied',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Created',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Attributes Modified',
    (class="hl-string">'Change Job', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Reclassified',
    (class="hl-string">'Freeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Frozen',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming a business process exists for this. If not, this requires a different approach.
    (class="hl-string">'Unfreeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Unfrozen',
    (class="hl-string">'Inactivate Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Deactivated',
    (class="hl-string">'Close Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Closed',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping a class="hl-string">'To Do' step within a parent process for compliance review
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed'
}

def get_activity_name(process, step, status):
    class="hl-string">"""Determines the activity name based on the mapping."""
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Denied and successful completion are based on the overall process status
    if status == class="hl-string">'Denied':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Denied'))
    if status == class="hl-string">'Successfully Completed':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Successfully Completed'))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Other activities are based on specific steps
    return activity_map.get((process, step))

def fetch_workday_data():
    class="hl-string">"""Fetches data from the Workday RaaS endpoint with pagination."""
    all_entries = []
    page = 1
    while True:
        params = {
            class="hl-string">'format': class="hl-string">'json',
            class="hl-string">'page': page,
            class="hl-string">'StartDate': fclass="hl-string">'{START_DATE}T00:00:00Z',
            class="hl-string">'EndDate': fclass="hl-string">'{END_DATE}T23:59:59Z'
        }
        print(fclass="hl-string">"Fetching page {page}...")
        try:
            response = requests.get(
                WORKDAY_RAAS_URL,
                auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD),
                params=params
            )
            response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            data = response.json()
            entries = data.get(class="hl-string">'Report_Entry', [])
            if not entries:
                print(class="hl-string">"No more entries found. Concluding fetch.")
                break
            all_entries.extend(entries)
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if this is the last page
            if len(entries) < data.get(class="hl-string">'Report_Data', {}).get(class="hl-string">'Page_Size', 1000):
                 break
            page += 1
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from Workday: {e}")
            break
        except ValueError:
            print(class="hl-string">"Error parsing JSON response. Check the URL and credentials.")
            print(class="hl-string">"Response text:", response.text)
            break

    print(fclass="hl-string">"Total entries fetched: {len(all_entries)}")
    return all_entries

def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save data."""
    report_entries = fetch_workday_data()
    if not report_entries:
        print(class="hl-string">"No data extracted. Exiting.")
        return

    event_log = []
    for entry in report_entries:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming your RaaS report column names are aliased for clarity
        process_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessType')
        step_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessStep')
        status = entry.get(class="hl-string">'TransactionStatus')
        position_id = entry.get(class="hl-string">'PositionID')
        
        activity = get_activity_name(process_name, step_name, status)
        
        if not activity or not position_id:
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Skip records that don't map to a required activity or have no Position ID

        event_log.append({
            class="hl-string">'PositionId': position_id,
            class="hl-string">'ActivityName': activity,
            class="hl-string">'EventTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime', entry.get(class="hl-string">'EffectiveDateTime')),
            class="hl-string">'EndTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime'),
            class="hl-string">'User': entry.get(class="hl-string">'InitiatorName'),
            class="hl-string">'PositionStatus': entry.get(class="hl-string">'PositionStatus'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this field is in the report
            class="hl-string">'ReasonForChange': entry.get(class="hl-string">'Reason'),
            class="hl-string">'Department': entry.get(class="hl-string">'SupervisoryOrganization'),
            class="hl-string">'CostCenter': entry.get(class="hl-string">'CostCenter'),
            class="hl-string">'JobFamily': entry.get(class="hl-string">'JobFamily')
        })

    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No processable events found after mapping. Exiting.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Data Cleaning and Formatting
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'], errors=class="hl-string">'coerce')
    df.dropna(subset=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
    df.sort_values(by=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    final_columns = [
        class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'User', class="hl-string">'EndTime', 
        class="hl-string">'PositionStatus', class="hl-string">'ReasonForChange', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'CostCenter', class="hl-string">'JobFamily'
    ]
    df = df.reindex(columns=final_columns)

    output_filename = class="hl-string">'position_management_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Successfully created event log: {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Schritte

In Workday anmelden: Melden Sie sich bei Ihrem Workday-Mandanten mit einem Benutzerkonto an, das über Berechtigungen zum Erstellen benutzerdefinierter Berichte und zum Zugriff auf die erforderlichen Human Capital Management (HCM)-Datendomains verfügt.
Benutzerdefinierten Bericht erstellen: Verwenden Sie die Suchleiste, um die Aufgabe 'Create Custom Report' zu finden und zu öffnen.
Berichtstyp und Datenquelle auswählen: Benennen Sie Ihren Bericht, zum Beispiel 'ProcessMind Position Management Events'. Wählen Sie 'Advanced' als Berichtstyp. Für die Datenquelle wählen Sie 'Business Process Transactions'. Diese Quelle bietet detaillierte ereignisbasierte Informationen über Geschäftsprozessschritte.
Berichtsspalten definieren: Fügen Sie im Tab 'Columns' die Felder hinzu, die zu den Spalten in Ihrem Event Log werden. Sie müssen Workday-Objekte und -Felder den erforderlichen Attributen zuordnen. Zum Beispiel:
- PositionId: Ordnen Sie 'Position ID' aus dem Kontext des Geschäftsprozesses zu.
- EventTime: Ordnen Sie 'Completed Date' oder 'Corrected Completed Moment' für jeden Schritt zu.
- User: Ordnen Sie 'Completed By' für die Transaktion zu.
- PositionStatus, Department, CostCenter, JobFamily: Ordnen Sie den entsprechenden Feldern des 'Position'-Geschäftsobjekts zu.
Berechnete Felder für den Aktivitätsnamen erstellen: Der Kern dieser Extraktion ist die Übersetzung von Geschäftsprozessschritten in standardisierte Aktivitätsnamen. Gehen Sie zum Menü 'Related Business Objects' und erstellen Sie ein 'Calculated Field'. Verwenden Sie den Typ 'Evaluate Expression', um einen Logikbaum zu erstellen. Zum Beispiel:
- Wenn 'Business Process Type' 'Create Position' ist und 'Transaction Status' 'Successfully Completed' ist, geben Sie den Text 'Position Created' zurück.
- Wenn 'Business Process Type' 'Create Position' ist, 'Step' '[Ihr Manager-Genehmigungsschritt-Name]' ist und 'Status' 'Completed' ist, geben Sie den Text 'Manager Approval Submitted' zurück.
- Erstellen Sie eine Bedingung für jede der 13 erforderlichen Aktivitäten.
Berichtsfilter konfigurieren: Fügen Sie im Tab 'Filter' Prompts und Filter hinzu, um die Daten zu begrenzen. Erstellen Sie einen Prompt für das 'Completed Date', um die Auswahl eines Datumsbereichs zu ermöglichen. Fügen Sie einen Filter hinzu, um nur die relevanten 'Business Process Types' einzuschließen, wie z.B. 'Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position' und 'Close Position'.
Sortierung und Ausgabe verfeinern: Sortieren Sie im Tab 'Sort' die Ergebnisse nach PositionId und dann nach EventTime, um die chronologische Reihenfolge für jeden Fall sicherzustellen.
Als Webdienst (RaaS) aktivieren: Sobald der Bericht in der Benutzeroberfläche korrekt ausgeführt wird, gehen Sie zu Actions > Web Service > Enable as Web Service. Stellen Sie in den Optionen den 'Content Type' auf 'JSON' für eine einfachere Integration ein.
Endpunkt sichern und testen: Konfigurieren Sie die Webdienstsicherheit, um zu definieren, welche Benutzer oder Systeme darauf zugreifen können. Notieren Sie sich die generierte JSON- oder WSDL-URL. Verwenden Sie ein Tool wie Postman oder ein einfaches Skript, um den Endpunkt zu testen und zu überprüfen, ob Sie Daten erhalten.
Extraktion automatisieren: Verwenden Sie Ihre Integrationsplattform oder ein Skript, um die RaaS-URL nach einem Zeitplan aufzurufen. Das Skript sollte den gewünschten Datumsbereich als Parameter in der Anfrage übergeben.
Format für ProcessMind: Das Skript sollte die JSON-Antwort von Workday parsen und in eine flache CSV-Datei umwandeln. Stellen Sie sicher, dass die Spaltenüberschriften in der CSV-Datei mit den erforderlichen Attributnamen übereinstimmen: PositionId, ActivityName, EventTime, User, etc.
Upload zu ProcessMind: Die endgültige, formatierte CSV-Datei ist bereit für den Upload zu ProcessMind zur Analyse.

Konfiguration

Berichtstyp: Erweitert. Dieser Typ ist notwendig, um berechnete Felder zu erstellen und Daten aus verschiedenen Geschäftsobjekten zu verknüpfen.
Primäre Datenquelle: 'Business Process Transactions'. Diese Datenquelle ist ereignisorientiert und enthält die notwendigen Details wie Status, Timestamps und Beteiligte für jeden Schritt eines Geschäftsprozesses.
Schlüsselfilter:
- Geschäftsprozess-Typ: Filtern Sie den Bericht, um nur relevante Prozesse wie 'Position erstellen', 'Position schließen', 'Position einfrieren', 'Job ändern', 'Positionsbeschränkungen bearbeiten' und 'Position inaktivieren' einzuschließen. Dies ist entscheidend für die Performance.
- Abschlussdatum: Verwenden Sie einen Prompt-Filter für dieses Feld, um Benutzern die Angabe des Extraktionszeitraums zu ermöglichen. Wir empfehlen eine initiale Ladung von 3-6 Monaten Daten.
Berechnete Felder: Eine intensive Nutzung von 'Evaluate Expression'- und 'Lookup Related Value'-Berechnungsfeldern ist erforderlich, um den standardisierten ActivityName abzuleiten und Attribute aus dem zentralen 'Position'-Objekt in den Ereignisstrom zu ziehen.
Webdienst-Output: Konfigurieren Sie das RaaS-Ausgabeformat als JSON. XML ist ebenfalls verfügbar, aber JSON ist für moderne Anwendungen in der Regel einfacher zu parsen.
Berechtigungen: Der Benutzer, der den Bericht erstellt, benötigt Sicherheitsberechtigungen für Datendomains wie 'Business Process Transactions', 'Position Management' und 'Worker Data'. Die durch den RaaS-Aufruf zurückgegebenen Daten werden durch diese Berechtigungen eingeschränkt.

a Beispielabfrage config

/*
 This is a logical representation of the Workday Advanced Report configuration.
 It is built using the Workday Report Writer UI, not by writing code.
 Each 'SELECT' block represents a set of conditions within a single 'Evaluate Expression' calculated field for the 'ActivityName' column.
 The report's primary data source is 'Business Process Transactions'.
*/

// Calculated Field for ActivityName: 'cf_ActivityName'
// Type: Evaluate Expression

// Condition 1: Position Request Initiated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Transaction'.Is First Step = true)
THEN 'Position Request Initiated'
// Column Mapping for this condition:
// PositionId: 'Position' From Business Process -> Position ID
// ActivityName: 'cf_ActivityName' (this calculated field)
// EventTime: 'Business Process' -> Initiation Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 2: Manager Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Manager Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Manager Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 3: HR Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'HR Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'HR Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 4: Budget Approved
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Budget Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Budget Approved'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 5: Position Request Denied
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Denied')
THEN 'Position Request Denied'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By (on the denial step)

// Condition 6: Position Created
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Created'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business process' -> Initiator

// Condition 7: Position Attributes Modified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Attributes Modified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 8: Position Reclassified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Change Job' AND 'Business Process'.Context.Is Position = true AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Reclassified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 9: Position Compliance Reviewed
WHEN ('Business Process Step'.Name CONTAINS 'Compliance Review' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Position Compliance Reviewed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 10: Position Frozen
WHEN ('Business Process'.Type = 'Freeze Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Frozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 11: Position Unfrozen
// Note: This often relies on a different data source, 'Position History', to track status changes.
// If using 'Business Process Transactions', this assumes an 'Unfreeze' BP exists or is part of another BP.
// The example below assumes an 'Edit Position' BP is used to change the status.
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Position'.Is Frozen (Prior) = true AND 'Position'.Is Frozen = false AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Unfrozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 12: Position Deactivated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Inactivate Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Deactivated'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 13: Position Closed
WHEN ('Business Process'.Type = 'Close Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Closed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Default case for the calculated field
ELSE 'Other Activity'

/*
Final Report Structure:
- Data Source: Business Process Transactions
- Columns:
  - Position ID (from Position)
  - cf_ActivityName
  - Event Time (Calculated field to pick correct timestamp based on activity)
  - User (Calculated field to pick correct user)
  - End Time (same as Event Time for discrete events)
  - Position Status (from Position)
  - Reason For Change (from Business Process -> Reason)
  - Department (Supervisory Organization from Position)
  - Cost Center (from Position)
  - Job Family (from Job Profile)
- Filter:
  - Business Process Type IN ('Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position', 'Close Position', ...)
  - Completed Date IS IN [Prompted Date Range]
  - cf_ActivityName IS NOT 'Other Activity'
*/

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