ยกระดับกระบวนการด้วย Process Mining

แนวทางความเป็นเลิศด้านกระบวนการช่วยให้คุณจัดการผู้รับผิดชอบ สุขภาพ และการกำกับดูแลกระบวนการทั่วทั้งองค์กรได้อย่างชัดเจน ด้วย ProcessMind คุณบันทึกบทบาทในกระบวนการ เปรียบเทียบการปฏิบัติงานจริงกับกระบวนการที่บันทึกไว้ และใช้ข้อมูลความครอบคลุมของบทบาทกับคะแนนสุขภาพเพื่อดูว่าทีมควรให้ความสำคัญกับจุดใด.

ทีมความเป็นเลิศด้านกระบวนการต้องจัดการเรื่องใดบ้าง?

ทีมความเป็นเลิศด้านกระบวนการต้องมีข้อมูลมากกว่าคลังแผนภาพ คุณต้องรู้ว่าใครรับผิดชอบแต่ละกระบวนการ มีบทบาทที่จำเป็นครบหรือไม่ กระบวนการมีประสิทธิภาพอย่างไร และการเปลี่ยนแปลงผ่านขั้นตอนอนุมัติหรือไม่.

ข้อมูลเหล่านี้มักกระจายอยู่ในเอกสาร ระบบปฏิบัติงาน และความรู้ของบุคลากร เมื่อวิธีทำงานเปลี่ยน เอกสารก็อาจตามไม่ทัน Process Mining ช่วยเปรียบเทียบข้อมูลเหตุการณ์กับกระบวนการที่บันทึกไว้ ส่วนโมเดลกระบวนการช่วยให้ทีมใช้ข้อมูลอ้างอิงร่วมกันเกี่ยวกับบทบาท การอนุมัติ และข้อกำหนดด้านคุณภาพ.

ข้อมูลความครอบคลุมของบทบาทและคะแนนสุขภาพบอกอะไรได้บ้าง?

ข้อมูลความครอบคลุมของบทบาทแสดงว่ากระบวนการมีบทบาทที่จำเป็นครบหรือไม่ เช่น เจ้าของกระบวนการ ผู้มีส่วนร่วม และผู้รับผิดชอบการอนุมัติ ช่วยให้คุณพบความรับผิดชอบที่ขาดหายหรือไม่ชัดเจน ข้อมูลนี้ครอบคลุมบทบาทในกระบวนการ ไม่ใช่ประสิทธิภาพของบุคคล.

คะแนนสุขภาพสรุปคุณภาพของกระบวนการใน 5 มิติ (กรอบ CURES) ช่วยระบุกระบวนการที่อาจต้องทบทวน แต่ประโยชน์ของคะแนนขึ้นอยู่กับตัวชี้วัดและข้อมูลที่ใช้ประกอบ ใช้คะแนนเพื่อกำหนดแนวทางตรวจสอบ ไม่ใช่ใช้แทนการทำความเข้าใจว่าอะไรทำให้เกิดผลลัพธ์นั้น.

จะรู้ได้อย่างไรว่ากระบวนการขาดผู้รับผิดชอบหรือมีปัญหาด้านสุขภาพ?

เริ่มจากกระบวนการที่ทีมของคุณดูแลอยู่แล้ว ตรวจสอบบทบาทและจุดอนุมัติที่บันทึกไว้ แล้วเปรียบเทียบกับหลักฐานการปฏิบัติงานที่มี.

คุณอาจพบว่ากระบวนการไม่มีผู้รับผิดชอบที่ระบุไว้อย่างชัดเจน บทบาทผู้อนุมัติขาดหายจากโมเดล หรือการทำงานจริงต่างจากขั้นตอนที่บันทึกไว้ คะแนนสุขภาพยังช่วยระบุกระบวนการที่ควรทบทวนได้ เมื่อ KPI หรือตัวชี้วัดคุณภาพไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง.

Process Mining ช่วยให้คุณตรวจสอบความเบี่ยงเบน งานที่ต้องทำซ้ำ คอขวด และความผันแปรของระยะเวลารอบการทำงาน ผลที่ได้ชี้ให้เห็นว่าควรให้ความสำคัญกับจุดใด ส่วนการตัดสินใจว่าจะปรับอะไรเป็นหน้าที่ของทีมคุณ.

จะปิดช่องว่างและรักษาการกำกับดูแลไว้ได้อย่างไร?

ใช้หลักฐานเพื่อหาข้อสรุปเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจน ปรับปรุงโมเดลกระบวนการ ระบุบทบาทและเส้นทางการอนุมัติให้ชัดเจน พร้อมบันทึกข้อกำหนดด้านคุณภาพและ KPI ที่เกี่ยวข้อง จากนั้นทบทวนการเปลี่ยนแปลงตามกระบวนการกำกับดูแลของคุณ.

คุณใช้ Process Simulation เพื่อเปรียบเทียบสถานการณ์ที่เสนอก่อนนำไปใช้ได้ การจำลองช่วยประกอบการตัดสินใจ แต่ไม่ได้ดำเนินการเปลี่ยนแปลงหรือรับประกันผลลัพธ์.

หากต้องการกรอบการทำงานที่นำไปใช้ได้จริงสำหรับการกำหนดผู้รับผิดชอบและสิทธิ์ในการตัดสินใจ ดูคู่มือ RACI หากต้องการแนวทางเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอนุมัติและการควบคุมการเปลี่ยนแปลง อ่านคู่มือการกำกับดูแลกระบวนการ.

process mining ช่วยสนับสนุนความเป็นเลิศด้านกระบวนการอย่างไร?

Process Mining ใช้ข้อมูลเหตุการณ์เพื่อแสดงให้เห็นว่าการทำงานจริงเป็นอย่างไร คุณตรวจสอบขั้นตอนของกระบวนการ ระบุความเบี่ยงเบนและคอขวด แล้วเปรียบเทียบหลักฐานการปฏิบัติงานกับกระบวนการที่บันทึกไว้ได้.

ข้อมูลนี้ช่วยให้นักวิเคราะห์หรือที่ปรึกษาด้านความเป็นเลิศของกระบวนการมีหลักฐานที่ชัดเจนสำหรับทำงานร่วมกับเจ้าของกระบวนการและทีมต่างๆ แทนที่จะอาศัยเพียงการสัมภาษณ์หรือแผนภาพที่ล้าสมัย คุณใช้ข้อมูลที่มีเพื่อตรวจสอบว่าการทำงานจริงต่างจากที่กำหนดไว้ตรงไหน และ KPI ใดที่ควรให้ความสำคัญ.

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับProcess Mining หากต้องการดูวิธีทบทวนสุขภาพของกระบวนการ โปรดอ่านเอกสารสุขภาพของกระบวนการ.

จะกำกับดูแลกระบวนการข้ามแผนกได้อย่างไร?

สถาปัตยกรรมกระบวนการที่ใช้ร่วมกันช่วยให้ข้อมูลผู้รับผิดชอบ โมเดล และการกำกับดูแลสอดคล้องกันระหว่างแผนก ProcessMind เชื่อมเอกสารกระบวนการเข้ากับหลักฐานการปฏิบัติงาน ทำให้ทีมของคุณเห็นข้อมูลบทบาท การอนุมัติ โมเดล และการเปลี่ยนแปลงในมุมมองเดียวกัน.

เริ่มจากกระบวนการหนึ่งรายการ แล้วนำแนวทางเดียวกันไปใช้กับส่วนงานอื่นเมื่อรูปแบบการกำกับดูแลของคุณพัฒนาขึ้น แต่ละแผนกมีส่วนร่วมสร้างความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับวิธีทำงานได้ โดยไม่ต้องมองว่าทุกกระบวนการเหมือนกัน.

ควรเริ่มต้นอย่างไร?

เลือกกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบที่ยังไม่ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ ผลการดำเนินงานไม่สม่ำเสมอ หรือควบคุมการเปลี่ยนแปลงได้ยาก ระบุเจ้าของกระบวนการ บทบาทสำคัญ จุดอนุมัติ และ KPI หลัก จากนั้นตรวจสอบข้อมูลเหตุการณ์ที่มี แล้วเปรียบเทียบการทำงานจริงกับกระบวนการที่บันทึกไว้.

ใช้สิ่งที่พบเพื่อแก้ช่องว่างหนึ่งจุด เช่น ระบุบทบาทให้ชัดเจน ปรับเส้นทางการอนุมัติ หรือตรวจสอบตัวชี้วัดสุขภาพ กำหนดค่าฐาน บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ตกลงกัน และใช้การจำลองหากต้องการเปรียบเทียบสถานการณ์ก่อนนำไปใช้ ProcessMind เป็นระบบกลางสำหรับดูแลผู้รับผิดชอบ คุณภาพ การอนุมัติ การติดตามผลการดำเนินงาน และการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง.

อ่านคู่มือการกำกับดูแลกระบวนการ เพื่อดูว่าการกำหนดผู้รับผิดชอบและการอนุมัติเชื่อมโยงกับแนวทางการกำกับดูแลในภาพรวมอย่างไร.

ติดตามอะไรได้บ้างเมื่อเวลาผ่านไป?

เมื่อนำแนวทางนี้ไปใช้กับกระบวนการต่างๆ มากขึ้น ให้ใช้ตัวชี้วัดที่สอดคล้องกันเพื่อตรวจสอบเรื่องต่อไปนี้:

• แต่ละกระบวนการมีผู้รับผิดชอบและบทบาทที่จำเป็นครบถ้วนหรือไม่
• เส้นทางการอนุมัติและเอกสารกระบวนการสอดคล้องกับแนวทางกำกับดูแลที่ตกลงกันไว้หรือไม่
• KPI และตัวชี้วัดคุณภาพของกระบวนการเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป
• การทำงานจริงต่างจากกระบวนการที่บันทึกไว้ตรงไหน
• กระบวนการใดควรตรวจสอบหรือปรับปรุงเพิ่มเติม

ผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับขอบเขตของกระบวนการ คุณภาพข้อมูล และความสม่ำเสมอที่ทีมของคุณใช้ในการดูแลข้อมูลกระบวนการ เริ่มจากการทบทวนเฉพาะจุด แล้วขยายไปยังส่วนที่ช่วยให้องค์กรกำหนดผู้รับผิดชอบและประเมินสุขภาพของกระบวนการได้.

กำหนดผู้รับผิดชอบและสุขภาพของกระบวนการหนึ่งรายการ