เทมเพลตข้อมูล Record to Report: รายการสมุดรายวัน

ชื่อกิจกรรมอธิบายขั้นตอนในวงจรชีวิตของรายการบัญชี เช่น 'สร้างรายการบัญชีแล้ว' 'ส่งรายการบัญชีเพื่อขออนุมัติแล้ว' หรือ 'ลงบัญชีแล้ว' แต่ละกิจกรรมแสดงถึงการเปลี่ยนสถานะหรือการดำเนินการที่เกิดขึ้นกับรายการบัญชี.

ข้อมูลนี้เป็นพื้นฐานของ process mining เพราะใช้กำหนดโหนดในแผนผังกระบวนการ การวิเคราะห์ลำดับและความถี่ของกิจกรรมช่วยให้เห็นขั้นตอนการทำงานจริง ระบุคอขวดระหว่างขั้นตอน ตรวจหาความเบี่ยงเบนจากวิธีปฏิบัติมาตรฐาน และวัดเวลาที่ใช้ในแต่ละช่วงของกระบวนการ.

ข้อมูลนี้กำหนดขั้นตอนในแผนผังกระบวนการ ซึ่งจำเป็นต่อการแสดงลำดับงาน ระบุคอขวด และวิเคราะห์ความเบี่ยงเบน.

มักได้มาจากบันทึกการเปลี่ยนสถานะ ตารางเหตุการณ์ รหัสธุรกรรม หรือประวัติเวิร์กโฟลว์ของเอกสารรายการบัญชี.

รหัสรายการบัญชีเป็นข้อมูลสำคัญที่ใช้ระบุธุรกรรมทางการเงินแต่ละรายการได้อย่างไม่ซ้ำกัน รหัสนี้เชื่อมโยงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น การสร้าง การอนุมัติ และการลงบัญชี ให้เป็นเคสเดียวกัน.

ในการวิเคราะห์ process mining รหัสนี้ช่วยให้สร้างลำดับการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบของรายการบัญชีแต่ละรายการได้ และเป็นพื้นฐานสำหรับคำนวณตัวชี้วัดระดับเคส เช่น ระยะเวลาดำเนินการ รวมถึงค้นหารูปแบบกระบวนการและตรวจสอบว่าการทำงานเป็นไปตามโมเดลกระบวนการที่กำหนดหรือไม่ หากไม่มีรหัสเคสที่ไม่ซ้ำกัน จะติดตามลำดับเหตุการณ์ของธุรกรรมแต่ละรายการไม่ได้.

รหัสนี้จำเป็นต่อการติดตามวงจรชีวิตของรายการบัญชีแต่ละรายการ และช่วยวิเคราะห์ขั้นตอน ระยะเวลา และความแตกต่างของกระบวนการ.

โดยทั่วไปจะอยู่ในตารางส่วนหัวของเอกสารทางการเงินหรือเอกสารบัญชี อาจเป็นคีย์ผสมจากเลขที่เอกสาร รหัสบริษัท และปีบัญชี.

เวลาเกิดเหตุการณ์หรือการประทับเวลาระบุวันและเวลาที่ดำเนินกิจกรรมอย่างแม่นยำ ช่วยเรียงลำดับเหตุการณ์ของแต่ละเคสตามเวลา ซึ่งจำเป็นต่อการสร้างลำดับกระบวนการให้ถูกต้อง.

ในการวิเคราะห์ จะใช้การประทับเวลาเพื่อคำนวณระยะเวลาระหว่างกิจกรรม วัดเวลารวมของกระบวนการ และระบุความล่าช้าหรือคอขวด ตัวอย่างเช่น เวลาระหว่าง 'ส่งรายการบัญชีเพื่อขออนุมัติแล้ว' กับ 'อนุมัติรายการบัญชีแล้ว' คือระยะเวลาที่ใช้อนุมัติ การประทับเวลาที่ถูกต้องเป็นพื้นฐานของการวิเคราะห์กระบวนการตามเวลาและการวัดประสิทธิภาพ.

การประทับเวลานี้จำเป็นต่อการเรียงลำดับเหตุการณ์ คำนวณเวลาตั้งแต่เริ่มจนจบและระยะเวลา รวมถึงระบุความล่าช้าในกระบวนการ.

พบได้ในบันทึกเหตุการณ์ ตารางประวัติธุรกรรม หรือบันทึกการเปลี่ยนแปลงเอกสาร ชื่อฟิลด์ที่พบบ่อย ได้แก่ 'วันที่สร้าง' 'วันที่แก้ไข' หรือ 'การประทับเวลา'.

แอตทริบิวต์ระบบต้นทางระบุแอปพลิเคชันหรือโมดูลที่สร้างข้อมูลรายการบัญชี ในองค์กรสมัยใหม่ ข้อมูลทางการเงินอาจมาจาก ERP หลายระบบ บัญชีแยกประเภทย่อย หรือแอปพลิเคชันของผู้ให้บริการภายนอก.

ข้อมูลนี้ใช้วิเคราะห์ได้หลายด้าน เช่น เปรียบเทียบประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของกระบวนการระหว่างระบบต้นทางแต่ละระบบ คุณอาจตรวจสอบได้ว่ารายการบัญชีจากบัญชีแยกประเภทย่อยอัตโนมัติดำเนินการเร็วกว่ารายการที่สร้างด้วยตนเองหรือไม่ นอกจากนี้ยังช่วยกำกับดูแลข้อมูลและแก้ไขปัญหา โดยติดตามข้อมูลกลับไปยังแหล่งที่มาได้.

ระบุแหล่งที่มาของข้อมูล ซึ่งจำเป็นต่อการเปรียบเทียบกระบวนการระหว่างระบบและการกำกับดูแลข้อมูล.

โดยทั่วไปจะระบุไว้ตอนตั้งค่าการดึงข้อมูล หรือมีเป็นฟิลด์มาตรฐานในคลังข้อมูลที่รวบรวมข้อมูลจากหลายระบบ.

แอตทริบิวต์นี้บันทึกวันและเวลาที่ดึงหรือรีเฟรชข้อมูลครั้งล่าสุด เพื่อให้ทราบว่าข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์เป็นข้อมูลใหม่เพียงใด.

การทราบว่าข้อมูลเป็นปัจจุบันแค่ไหนช่วยให้แปลผลการวิเคราะห์ได้ถูกต้อง การประทับเวลานี้ช่วยให้ผู้ใช้รู้ว่ากำลังดูข้อมูลล่าสุดหรือภาพข้อมูล ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง ซึ่งมีผลต่อความเกี่ยวข้องของแดชบอร์ดและ KPI ที่แสดงงานค้างหรือประสิทธิภาพกระบวนการในปัจจุบัน.

แสดงว่าข้อมูลเป็นปัจจุบันเพียงใด เพื่อให้ผู้ใช้ทราบว่าผลวิเคราะห์กระบวนการอ้างอิงข้อมูลล่าสุดแค่ไหน.

โดยทั่วไปเครื่องมือดึงข้อมูลหรือแพลตฟอร์มเชื่อมต่อระบบจะสร้างและจัดเก็บข้อมูลนี้ระหว่างโหลดข้อมูล.

แอตทริบิวต์ชื่อผู้ใช้ระบุผู้รับผิดชอบดำเนินการในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ อาจเป็นผู้สร้างรายการบัญชี ผู้ส่งรายการ ผู้จัดการที่อนุมัติ หรือนักบัญชีที่ลงบัญชี.

การวิเคราะห์ประสิทธิภาพกระบวนการแยกตามผู้ใช้ช่วยให้เห็นการกระจายงาน ประสิทธิภาพของทีม และความต้องการฝึกอบรมของแต่ละคน นอกจากนี้ยังช่วยระบุผู้ที่ทำงานได้ดี ผู้ใช้ที่อาจต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม หรือกิจกรรมที่มักมีผู้ใช้บางรายเป็นผู้ดำเนินการ ข้อมูลนี้มีประโยชน์ต่อการจัดการทรัพยากรและการปรับปรุงประสิทธิภาพ.

ข้อมูลนี้สำคัญต่อการวิเคราะห์การกระจายงานและประสิทธิภาพของทีม รวมถึงการระบุโอกาสในการฝึกอบรม.

โดยทั่วไปพบในบันทึกการเปลี่ยนแปลงเอกสารหรือประวัติเวิร์กโฟลว์ มักเชื่อมโยงกับฟิลด์ เช่น 'สร้างโดย' 'แก้ไขโดย' หรือ 'รหัสผู้ใช้'.

ประเภทรายการบัญชีใช้จัดกลุ่มธุรกรรมตามวัตถุประสงค์หรือลักษณะทางธุรกิจ ประเภทที่พบบ่อย ได้แก่ รายการมาตรฐานที่บันทึกด้วยตนเอง รายการจากบัญชีแยกประเภทย่อยอัตโนมัติ รายการค้างจ่าย รายการจัดประเภทรายการใหม่ และรายการกลับรายการ.

ข้อมูลนี้ใช้กรองและแบ่งกลุ่มการวิเคราะห์กระบวนการได้ เมื่อนำขั้นตอนและตัวชี้วัดประสิทธิภาพของรายการบัญชีแต่ละประเภทมาเปรียบเทียบ องค์กรจะเห็นข้อมูลที่นำไปใช้ได้จริง เช่น รายการค้างจ่ายอาจใช้เวลาอนุมัตินานกว่า หรือรายการประจำอาจมีอัตราการทำงานอัตโนมัติสูงกว่า ข้อมูลนี้ช่วยกำหนดแนวทางปรับปรุงกระบวนการให้เหมาะกับธุรกรรมแต่ละประเภท.

ช่วยแบ่งกลุ่มการวิเคราะห์เพื่อเปรียบเทียบกระบวนการของธุรกรรมแต่ละประเภท เช่น รายการค้างจ่ายกับรายการมาตรฐาน และค้นหาจุดที่ควรปรับปรุงได้ตรงเป้าหมาย.

โดยทั่วไปอยู่ในข้อมูลส่วนหัวของรายการบัญชี ชื่อฟิลด์ที่พบบ่อย ได้แก่ 'ประเภทเอกสาร' 'หมวดหมู่รายการบัญชี' หรือ 'ประเภทรายการบัญชี'.

แอตทริบิวต์นี้บันทึกมูลค่าทางการเงินของรายการบัญชี โดยอาจหมายถึงยอดเดบิตรวม ยอดเครดิตรวม หรือยอดรวมแบบค่าสัมบูรณ์ ขึ้นอยู่กับระบบและโมเดลข้อมูล.

การวิเคราะห์กระบวนการโดยพิจารณามูลค่าทางการเงินช่วยให้เห็นประเด็นสำคัญและจัดลำดับการปรับปรุงได้ โดยเน้นธุรกรรมมูลค่าสูง เช่น ตรวจสอบว่ารายการบัญชีมูลค่าสูงใช้เวลาอนุมัตินานกว่าหรือถูกปฏิเสธบ่อยกว่าหรือไม่ ข้อมูลนี้ยังจำเป็นต่อการวิเคราะห์สาระสำคัญและระบุธุรกรรมที่มีความเสี่ยงทางการเงินสูง.

ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการวิเคราะห์สาระสำคัญ ช่วยจัดลำดับความสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการสำหรับธุรกรรมมูลค่าสูง และประเมินผลกระทบทางการเงิน.

โดยทั่วไปมีอยู่ในตารางส่วนหัวของรายการบัญชี อาจต้องคำนวณโดยรวมยอดเงินของแต่ละรายการ.

รหัสบริษัทใช้ระบุนิติบุคคลหรือหน่วยธุรกิจแยกต่างหากภายในองค์กร โดยบันทึกธุรกรรมทางการเงินในระดับรหัสบริษัทเพื่อจัดทำรายงานทางการเงินแยกกัน.

ใน process mining รหัสบริษัทเป็นแอตทริบิวต์สำคัญสำหรับวิเคราะห์องค์กร ช่วยเปรียบเทียบประสิทธิภาพกระบวนการระหว่างนิติบุคคล ภูมิภาค หรือบริษัทในเครือ เช่น นักวิเคราะห์อาจเปรียบเทียบอัตราการปฏิเสธหรือระยะเวลาอนุมัติของบริษัทในสหรัฐฯ กับเยอรมนี เพื่อหาแนวปฏิบัติที่ดีหรือจุดที่ควรปรับปรุง ข้อมูลนี้ช่วยกำหนดมาตรฐานกระบวนการและให้การปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นไปอย่างสม่ำเสมอทั่วทั้งองค์กร.

ช่วยเปรียบเทียบประสิทธิภาพและกระบวนการระหว่างนิติบุคคล บริษัทในเครือ หรือภูมิภาคต่างๆ.

เป็นฟิลด์มาตรฐานในส่วนหัวของเอกสารทางการเงินเกือบทุกฉบับในระบบ ERP.

แอตทริบิวต์สกุลเงินระบุหน่วยเงินของยอดเงินรายการบัญชี ซึ่งจำเป็นต่อการตีความและเปรียบเทียบมูลค่าทางการเงินอย่างถูกต้อง โดยเฉพาะในองค์กรข้ามชาติ.

ในการวิเคราะห์ ข้อมูลนี้ช่วยให้เข้าใจยอดเงินรายการบัญชี สามารถกรองธุรกรรมตามสกุลเงิน และจำเป็นสำหรับการรวมยอดหรือเปรียบเทียบจำนวนเงินระหว่างภูมิภาค หากต้องการวิเคราะห์ข้อมูลทั่วโลกอย่างมีความหมาย อาจต้องแปลงยอดเงินเป็นสกุลเงินเดียวสำหรับการรายงาน.

ให้ข้อมูลประกอบที่จำเป็นเกี่ยวกับยอดเงินรายการบัญชี ช่วยให้วิเคราะห์และเปรียบเทียบข้อมูลทางการเงินระหว่างสกุลเงินต่างๆ ได้อย่างถูกต้อง.

เป็นฟิลด์มาตรฐานในส่วนหัวของเอกสารทางการเงิน มักใช้ชื่อ 'รหัสสกุลเงิน' หรือ 'คีย์สกุลเงิน'.

สถานะรายการบัญชีแสดงสถานะของธุรกรรม ณ เวลาหนึ่งหรือผลลัพธ์สุดท้าย โดยทั่วไปสถานะจะสะท้อนหมุดหมายสำคัญในกระบวนการ เช่น 'กำลังดำเนินการ' 'ส่งขออนุมัติแล้ว' 'ลงบัญชีแล้ว' หรือ 'กลับรายการแล้ว'.

ข้อมูลนี้ช่วยให้เข้าใจปริมาณงานและงานค้างในปัจจุบัน ผู้จัดการสามารถกรองรายการที่มีสถานะ 'กำลังดำเนินการ' หรือ 'รออนุมัติ' เพื่อติดตามงานที่ยังไม่เสร็จได้ ส่วนการวิเคราะห์สถานะสุดท้ายช่วยให้เข้าใจผลลัพธ์ของกระบวนการ เช่น คำนวณสัดส่วนรายการที่ลงบัญชีแล้วเทียบกับรายการที่ถูกลบหรือกลับรายการ.

ช่วยให้เข้าใจปริมาณงานและงานค้างในปัจจุบัน โดยติดตามสถานะของรายการบัญชีแต่ละรายการ เช่น 'รออนุมัติ' หรือ 'ลงบัญชีแล้ว'.

มีอยู่ในข้อมูลส่วนหัวของรายการบัญชี ชื่อฟิลด์ที่พบบ่อย ได้แก่ 'สถานะเอกสาร' หรือ 'สถานะการลงบัญชี'.

แอตทริบิวต์ทำงานอัตโนมัติหรือไม่เป็นค่าสถานะจริงหรือเท็จ ใช้แยกกิจกรรมที่ระบบอัตโนมัติดำเนินการ เช่น บอตหรือบัญชีแยกประเภทย่อยที่เชื่อมต่อระบบ กับกิจกรรมที่ผู้ใช้ดำเนินการด้วยตนเอง.

ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการวัดระดับการทำงานอัตโนมัติในกระบวนการจัดทำรายการบัญชี ใช้คำนวณ KPI อัตราการทำงานอัตโนมัติ และช่วยระบุโอกาสในการเพิ่มระบบอัตโนมัติ เมื่อเปรียบเทียบระยะเวลาดำเนินการและอัตราข้อผิดพลาดระหว่างกิจกรรมอัตโนมัติกับกิจกรรมที่ทำด้วยตนเอง บริษัทจะประเมินความคุ้มค่าในการลงทุนเทคโนโลยีอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาดจากคนได้.

ช่วยวัดอัตราการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการและระบุโอกาสในการทำงานที่ต้องทำด้วยตนเองให้เป็นอัตโนมัติ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาด.

มักระบุได้จากการตรวจสอบว่าชื่อผู้ใช้เป็นบัญชีระบบหรือบัญชีบริการหรือไม่ หรือธุรกรรมมาจากระบบต้นทางอัตโนมัติหรือไม่.

แอตทริบิวต์แผนกเชื่อมโยงรายการบัญชีกับหน่วยธุรกิจ ฝ่ายงาน หรือศูนย์ต้นทุนที่ระบุ ข้อมูลด้านองค์กรนี้ช่วยระบุว่าพื้นที่ใดในบริษัทเป็นผู้รับผิดชอบกิจกรรมทางการเงิน.

เช่นเดียวกับรหัสบริษัท แผนกช่วยแบ่งข้อมูลกระบวนการเพื่อวิเคราะห์ได้ละเอียดขึ้น โดยนำไปเปรียบเทียบประสิทธิภาพกระบวนการ อัตราการแก้ไขงานซ้ำ หรือระยะเวลาอนุมัติระหว่างแผนกต่างๆ เพื่อหาแนวปฏิบัติที่ดีหรือระบุทีมที่ต้องการความช่วยเหลือหรือคำแนะนำเพิ่มเติม.

ช่วยวิเคราะห์กระบวนการและเปรียบเทียบประสิทธิภาพระหว่างหน่วยธุรกิจ เพื่อระบุปัญหาเฉพาะแผนกหรือแนวปฏิบัติที่ดี.

พบได้ในข้อมูลส่วนหัวหรือรายการย่อยของรายการบัญชี อาจระบุจากผู้สร้างรายการหรือศูนย์ต้นทุนที่กำหนดให้กับธุรกรรม.

วันที่ลงบัญชีคือวันที่ทางบัญชีอย่างเป็นทางการของธุรกรรม โดยกำหนดรอบระยะเวลาบัญชีที่รายการบัญชีจะปรากฏในงบการเงิน ซึ่งอาจไม่ตรงกับวันที่สร้างรายการหรือวันที่เกิดธุรกรรม.

การวิเคราะห์วันที่ลงบัญชีมีความสำคัญต่อการควบคุมทางการเงินและการตรวจสอบความตรงเวลา ระยะห่างระหว่างวันที่สร้างหรืออนุมัติกับวันที่ลงบัญชีเป็น KPI ที่ช่วยชี้ให้เห็นความล่าช้าในขั้นตอนสุดท้าย นอกจากนี้ยังใช้วิเคราะห์อัตราการลงบัญชีตรงเวลา และระบุรายการที่ลงวันที่ย้อนหลังหรือลงบัญชีผิดรอบ ซึ่งอาจเป็นประเด็นด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด.

วันที่นี้สำคัญต่อการคำนวณความล่าช้าในการลงบัญชี และช่วยให้มั่นใจว่าบันทึกรายการในรอบระยะเวลาทางการเงินที่ถูกต้องเพื่อจัดทำรายงานได้อย่างแม่นยำ.

เป็นฟิลด์มาตรฐานที่จำเป็นในส่วนหัวของเอกสารทางการเงินทุกฉบับในระบบ ERP.

เหตุผลที่ปฏิเสธคือรหัสหรือคำอธิบายที่ระบุสาเหตุที่ไม่อนุมัติรายการบัญชี เหตุผลที่พบบ่อย ได้แก่ กำหนดบัญชีไม่ถูกต้อง เอกสารประกอบไม่เพียงพอ หรือไม่เป็นไปตามนโยบาย.

ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลหลักสำหรับวิเคราะห์สาเหตุของการแก้ไขงานซ้ำและความไม่มีประสิทธิภาพของกระบวนการ เมื่อวิเคราะห์ความถี่ของเหตุผลที่ปฏิเสธแต่ละข้อ องค์กรจะระบุสาเหตุของข้อผิดพลาดที่พบบ่อยได้ และนำข้อมูลไปกำหนดแนวทางแก้ไขให้ตรงจุด เช่น ปรับปรุงเอกสารฝึกอบรม ชี้แจงนโยบาย หรือเพิ่มการควบคุมในระบบเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดตั้งแต่ต้น นอกจากนี้ยังช่วยติดตาม KPI เช่น อัตราการปฏิเสธและอัตราการแก้ไขงานซ้ำ.

ข้อมูลนี้สำคัญต่อการวิเคราะห์หาสาเหตุของการทำงานซ้ำ ช่วยระบุข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและกำหนดการฝึกอบรมหรือปรับปรุงระบบให้ตรงจุด.

โดยทั่วไปพบในบันทึกเวิร์กโฟลว์หรือประวัติการอนุมัติของรายการบัญชี อาจเป็นช่องข้อความอิสระหรือเลือกจากรายการที่กำหนดไว้.