Doskonałość procesów dzięki process mining

Doskonałość procesów wymaga jasnych zasad zarządzania odpowiedzialnością, kondycją i nadzorem nad procesami w całej organizacji. W ProcessMind można dokumentować role procesowe, porównywać rzeczywisty przebieg pracy z udokumentowanymi procesami oraz korzystać z informacji o zakresie ról i kondycji procesów, aby ustalić, na czym zespół powinien się skupić.

Czym powinien zajmować się zespół ds. doskonałości procesów?

Zespół ds. doskonałości procesów potrzebuje czegoś więcej niż biblioteki diagramów. Trzeba wiedzieć, kto odpowiada za każdy proces, czy przypisano do niego wymagane role, jak przebiega jego realizacja i czy zmiany przechodzą właściwą ścieżkę zatwierdzania.

Te informacje często są rozproszone między dokumentami, systemami operacyjnymi i wiedzą pracowników. W miarę zmian w pracy dokumentacja może przestać odzwierciedlać rzeczywistość. Process mining pomaga porównać dane zdarzeń z udokumentowanymi procesami, a modele procesów zapewniają zespołowi wspólny punkt odniesienia dla ról, zatwierdzeń i wymagań jakościowych.

Co pokazują zakres ról i wskaźnik kondycji procesu?

Zakres ról pokazuje, czy proces ma przypisane potrzebne role, takie jak właściciel procesu, uczestnicy i osoby odpowiedzialne za zatwierdzenia. Pomaga wykryć brakujące lub niejasno określone obowiązki związane z procesem. Dotyczy ról w procesie, a nie oceny poszczególnych osób.

Wskaźnik kondycji procesu podsumowuje jego jakość w pięciu wymiarach (ramy CURES). Pomaga wskazać procesy, które mogą wymagać przeglądu, ale jego przydatność zależy od miar i danych, na których się opiera. Warto wykorzystać go do ukierunkowania analizy, a nie zamiast ustalenia, co wpływa na wynik.

Jak wykryć luki w odpowiedzialności lub kondycji procesu?

Warto zacząć od procesu, za który Państwa zespół już odpowiada. Sprawdźcie Państwo opis ról i punktów akceptacji, a następnie porównajcie je z dostępnymi danymi operacyjnymi.

Może się okazać, że proces nie ma jasno wyznaczonego właściciela, w modelu brakuje roli zatwierdzającej albo rzeczywisty przebieg różni się od opisanego. Wskaźnik kondycji może też wskazać proces do przeglądu, gdy jego KPI lub miary jakości odbiegają od przyjętych oczekiwań.

Process mining pomaga analizować odchylenia, poprawki, wąskie gardła i różnice w czasie realizacji. Wyniki wskazują, na czym warto się skupić. O tym, co zmienić, decyduje Państwa zespół.

Jak usunąć lukę i utrzymać nadzór nad procesem?

Na podstawie zebranych danych uzgodnijcie Państwo konkretną zmianę. Zaktualizujcie model procesu, doprecyzujcie role i ścieżki akceptacji oraz zapiszcie wymagania jakościowe i KPI. Następnie przeprowadźcie zmianę zgodnie z przyjętym modelem nadzoru.

Przed wdrożeniem można porównać proponowane scenariusze za pomocą symulacji procesów. Symulacja wspiera podejmowanie decyzji, ale nie wdraża zmian ani nie gwarantuje określonego wyniku.

Praktyczne wskazówki dotyczące odpowiedzialności i uprawnień decyzyjnych znajdą Państwo w przewodniku RACI. Więcej o akceptacji i kontroli zmian można przeczytać w przewodniku po nadzorze nad procesami.

Jak process mining wspiera doskonałość procesową?

Process mining wykorzystuje dane o zdarzeniach, aby pokazać, jak praca przebiega w praktyce. Można analizować przepływy procesów, wykrywać odchylenia i wąskie gardła oraz porównywać dane operacyjne z udokumentowanymi procesami.

Dzięki temu analityk lub konsultant ds. doskonałości procesowej może oprzeć współpracę z właścicielami procesów i zespołami na konkretnych danych. Zamiast polegać wyłącznie na rozmowach lub nieaktualnych diagramach, można sprawdzić, gdzie rzeczywisty przebieg odbiega od opisu i które KPI wymagają uwagi.

Więcej informacji o process mining. Zasady oceny kondycji procesu opisano w dokumentacji dotyczącej kondycji procesów.

Jak nadzorować procesy w różnych działach?

Wspólny krajobraz procesów pomaga zachować spójność informacji o odpowiedzialności, modelach i nadzorze w różnych działach. ProcessMind łączy dokumentację procesów z danymi operacyjnymi, zapewniając zespołom wspólny obraz ról, akceptacji, modeli i zmian.

Warto zacząć od jednego procesu, a następnie stosować to samo podejście w kolejnych obszarach w miarę rozwoju modelu nadzoru. Każdy dział może współtworzyć wspólne rozumienie tego, jak przebiega praca, bez zakładania, że wszystkie procesy są takie same.

Od czego zacząć?

Wybierzcie Państwo proces od początku do końca, w którym odpowiedzialność jest niejasna, wyniki się różnią lub trudno kontrolować zmiany. Określcie właściciela procesu, główne role, punkty akceptacji i najważniejsze KPI. Następnie przeanalizujcie dostępne dane o zdarzeniach i porównajcie rzeczywisty przebieg z udokumentowanym procesem.

Wykorzystajcie Państwo wyniki, aby usunąć jedną lukę: doprecyzować rolę, zaktualizować ścieżkę akceptacji lub zbadać miarę kondycji procesu. Ustalcie punkt odniesienia, udokumentujcie uzgodnioną zmianę i, jeśli trzeba, porównajcie scenariusze w symulacji przed wdrożeniem. ProcessMind zapewnia wspólne środowisko do zarządzania odpowiedzialnością za procesy, jakością, akceptacjami, monitorowaniem wyników i ciągłym doskonaleniem.

Przeczytaj przewodnik po nadzorze nad procesami, aby zobaczyć, jak odpowiedzialność i akceptacje wpisują się w szerszy model nadzoru.

Co można monitorować w dłuższym okresie?

W miarę stosowania tego podejścia w kolejnych procesach warto regularnie sprawdzać:

• Czy każdy proces ma jasno wyznaczonego właściciela i wymagane role
• Czy ścieżki akceptacji i dokumentacja procesów są zgodne z uzgodnionymi zasadami nadzoru
• Jak zmieniają się KPI procesów i miary jakości
• Gdzie rzeczywisty przebieg różni się od udokumentowanego procesu
• Które procesy wymagają dalszej analizy lub usprawnienia

Wyniki zależą od zakresu procesu, jakości danych i regularności, z jaką zespoły aktualizują informacje o procesach. Warto zacząć od ukierunkowanego przeglądu, a następnie rozszerzać analizę tam, gdzie pomoże lepiej określić odpowiedzialność i kondycję procesów.

Określ odpowiedzialność i kondycję jednego procesu