Ciągłe doskonalenie jakości w ochronie zdrowia

Ciągłe doskonalenie jakości w ochronie zdrowia dzięki process mining

Ciągłe doskonalenie jakości w ochronie zdrowia wymaga wiedzy o tym, jak przebiegają rzeczywiste ścieżki, a nie tylko o tym, jak proces opisano w procedurach. Process mining w ochronie zdrowia wykorzystuje znaczniki czasu z danych administracyjnych i dotyczących ścieżek, aby odtworzyć przebieg procesów, pokazać warianty oraz wskazać etapy, które trwają dłużej lub się powtarzają. Nie ocenia decyzji ani wyników klinicznych.

Można na przykład przeanalizować administracyjną ścieżkę od skierowania do pierwszej wizyty: kiedy odbył się każdy etap, gdzie sprawy czekały i jak często zmieniała się kolejność. Dzięki temu zespoły ds. jakości i przepływu pacjentów otrzymują dane do analizy, bez uwzględniania treści klinicznych ani informacji pozwalających zidentyfikować pacjenta.

Co pokazuje process mining w ochronie zdrowia?

Process mining w ochronie zdrowia przekształca dane o zdarzeniach z systemów operacyjnych w obraz przebiegu procesu dla poszczególnych spraw. Można porównać rzeczywisty przebieg z udokumentowanym standardem, a następnie przeanalizować warianty istotne dla działań na rzecz poprawy jakości.

W zależności od procesu i dostępnych danych można sprawdzić:

• Jak długo sprawy czekają między administracyjnymi etapami procesu.
• Gdzie dochodzi do przekazań, poprawek lub powtarzania etapów.
• Jakie warianty ścieżek występują i jak często.
• Czy zarejestrowane etapy procesu przebiegają w określonej kolejności.
• Jak różnią się czas realizacji i wyjątki w poszczególnych częściach procesu.

Wyniki pomagają skupić weryfikację na konkretnych etapach i wzorcach. Nie wyjaśniają decyzji klinicznych ani nie rozstrzygają, czy opieka była właściwa.

Jak process mining wspiera akredytację i przeglądy jakości?

Akredytacja i przeglądy jakości często wymagają dowodów, że procesy operacyjne przebiegają zgodnie z udokumentowanymi standardami. Process mining może odtworzyć przebieg na podstawie danych o zdarzeniach, wskazać odchylenia do analizy i wyeksportować dowody do weryfikacji.

Analiza uzupełnia istniejący program jakości. Nie zastępuje przeglądu klinicznego, wymagań akredytacyjnych ani oceny zespołów ds. jakości i opieki. Państwa zespół wybiera standardy do porównania, odchylenia do analizy i sposób interpretacji wyników.

Praktyczne omówienie wymagań dotyczących danych o procesie znajdą Państwo na stronie jakie dane są potrzebne do process mining.

Które wąskie gardła na ścieżkach pacjentów warto zbadać?

Ścieżka pacjenta może obejmować wiele etapów administracyjnych i przekazań. Wąskie gardła na ścieżce pacjenta trudno zauważyć, gdy raporty pokazują tylko łączny czas realizacji. Analiza znaczników czasu między czynnościami może ujawnić, gdzie gromadzą się opóźnienia i które warianty wymagają dokładniejszego sprawdzenia.

Na przykład na ścieżce od skierowania do pierwszej wizyty sprawy mogą czekać na różnych etapach: od przyjęcia skierowania, przez jego weryfikację i planowanie, po wizytę. Dziennik zdarzeń pokazuje, kiedy wystąpiły zarejestrowane etapy, ale nie wyjaśnia, dlaczego podjęto decyzję kliniczną.

Warto również sprawdzić:

• Etapy planowania, po których następuje długie oczekiwanie.
• Sprawy wracające do wcześniejszego etapu administracyjnego.
• Powtarzające się czynności związane z dokumentacją, kodowaniem lub autoryzacją.
• Przekazania, po których z opóźnieniem rejestrowana jest kolejna czynność.
• Odwołania i zmiany terminów, jeśli dostępne znaczniki czasu pozwalają je analizować.

Jakich danych potrzebujesz?

Zacznij od administracyjnego dziennika zdarzeń zawierającego identyfikator sprawy, czynność i znacznik czasu. W zależności od procesu mogą być potrzebne również kolejność czynności i odpowiednie atrybuty operacyjne, które pozwolą rozróżnić warianty procesu.

Korzystaj z danych poddanych pseudonimizacji i przestrzegaj wymagań organizacji dotyczących prywatności oraz warunków przetwarzania danych. Nie umieszczaj treści klinicznych w dzienniku zdarzeń. Analizuj znaczniki czasu procesu i zdarzenia administracyjne, a nie dane pozwalające zidentyfikować pacjentów ani oceny kliniczne.

ProcessMind analizuje dane o zdarzeniach przygotowane na podstawie systemów źródłowych. Państwa zespół odpowiada za wybór i przygotowanie danych oraz zarządzanie kontrolą dostępu. Wprowadzenie do struktury dziennika zdarzeń zawiera artykuł jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Jak wykorzystać process mining w cyklu doskonalenia jakości?

Process mining można włączyć do istniejącego programu ciągłego doskonalenia jakości:

1. Wybierz ścieżkę. Zacznij od procesu powiązanego z konkretnym pytaniem operacyjnym, na przykład od skierowania do pierwszej wizyty.
2. Przygotuj dane o zdarzeniach. Uwzględnij czynności administracyjne i znaczniki czasu potrzebne do odtworzenia ścieżki. Wyklucz treści kliniczne i użyj danych poddanych pseudonimizacji.
3. Przeanalizuj przebieg procesu. Wskaż najczęstsze ścieżki, rzadsze warianty, okresy oczekiwania i powtarzające się etapy.
4. Porównaj przebieg z udokumentowanym standardem. Użyj modelu procesu, aby określić oczekiwaną kolejność, a następnie zbadaj różnice.
5. Ustal dalsze działania. Zespoły ds. jakości i operacji decydują, co sprawdzić lub zmienić. Process mining dostarcza dowodów, ale nie wdraża zmian.
6. Ponownie monitoruj proces. Przeanalizuj zaktualizowane dane, aby sprawdzić, czy zaobserwowany przebieg uległ zmianie.

Dzięki temu dowody dotyczące procesu stają się częścią ciągłego doskonalenia jakości, zamiast opierać się na jednorazowym diagramie lub analizie próby.

Jak porównać rzeczywisty przebieg procesu ze standardem?

Opisz oczekiwaną ścieżkę w BPMN 2.0, a następnie porównaj ją z procesem odtworzonym na podstawie danych o zdarzeniach. ProcessMind obsługuje modelowanie BPMN i process mining, dzięki czemu można opisać standard i analizować rzeczywisty przebieg na tej samej platformie.

Różnica między modelem a danymi o zdarzeniach jest sygnałem do analizy, a nie dowodem naruszenia zgodności. Sprawdź, czy dane są kompletne, czy standard dotyczy analizowanych spraw i czy wariant wynika z zatwierdzonego wyjątku.

Od czego zacząć?

Wybierz jedną ścieżkę z konkretnym pytaniem operacyjnym, jasno określonym zakresem procesu i dostępnymi administracyjnymi znacznikami czasu. Przykładem jest ścieżka od skierowania do pierwszej wizyty. Przed analizą danych uzgodnij oczekiwaną kolejność i miary, które zespół chce sprawdzić.

Następnie użyj ProcessMind, aby:

• Odtworzyć ścieżkę na podstawie zdarzeń administracyjnych.
• Przeanalizować warianty, oczekiwanie i powtarzające się etapy.
• Porównać rzeczywisty przebieg z udokumentowanym procesem.
• Utworzyć dashboardy i KPI do przeglądu procesu.
• Wyeksportować dowody na potrzeby akredytacji i rozmów o jakości.

Jeśli rozważają Państwo wykorzystanie process mining w ochronie zdrowia, zacznijcie od przygotowanego zestawu danych administracyjnych i konkretnego pytania. Odwzoruj jedną ścieżkę pacjenta na podstawie dziennika zdarzeń, aby sprawdzić, jakie warianty występują w danych.

Jeśli Państwa praca dotyczy operacji płatnika, a nie ścieżek świadczeniodawcy, zobacz przykład zastosowania dla płatników w ochronie zdrowia.

Powiązane podejście do bieżącego przeglądu procesów opisano w artykule jak stale monitorować proces.