Szablon danych dotyczących należności

SAP S/4HANA
Szablon danych dotyczących należności

Szablon danych dotyczących należności

Ten szablon pomaga uporządkować mapowanie procesów windykacji i płatności w SAP S/4HANA. Zawiera zalecaną listę atrybutów do zebrania, działania procesowe do śledzenia oraz wskazówki techniczne dotyczące pobierania danych z tabel finansowych. Korzystając z tego układu, można uzyskać przejrzysty obraz cyklu przepływu środków pieniężnych i wskazać miejsca, w których pojawiają się ręczne interwencje lub opóźnienia płatności.
  • Zalecane atrybuty do zebrania
  • Najważniejsze działania do śledzenia
  • Wskazówki dotyczące ekstrakcji
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty należności

Poniżej przedstawiono zalecane pola danych i atrybuty wymiarów, które warto uwzględnić w dzienniku zdarzeń, aby dokładnie analizować proces obsługi należności.
5 Wymagane 10 Zalecane 5 Opcjonalne
Nazwa Opis
Czas zdarzenia
EventTime
Znacznik czasu wystąpienia czynności.
Opis

Ten atrybut zapisuje dokładną datę i godzinę wykonania czynności. W przypadku danych transakcyjnych często łączy się datę wprowadzenia (CPUDT) i godzinę wprowadzenia (CPUTM) z tabel nagłówkowych. Pozwala obliczać czas cyklu i czas realizacji.

Dlaczego to ważne

Dokładne znaczniki czasu są niezbędne do obliczania DSO i wykrywania wąskich gardeł.

Skąd pobrać

Tabela SAP BKPF-CPUDT i BKPF-CPUTM

Przykłady
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-11-01T09:15:00Z
Czynność
Activity
Zdarzenie lub działanie wykonane w procesie.
Opis

Ten atrybut opisuje krok wykonany w procesie należności, na przykład utworzenie faktury, zaksięgowanie częściowej płatności lub rozliczenie faktury. Zwykle ustala się go na podstawie kodu transakcji (TCODE) lub zmian statusu dokumentu zapisanych w tabelach dziennika zmian.

Dlaczego to ważne

Jest niezbędny do mapowania przebiegu procesu i ustalenia kolejności zdarzeń.

Skąd pobrać

Na podstawie SAP TSTCT (kody transakcji) lub CDHDR/CDPOS (dokumenty zmian)

Przykłady
Utworzenie faktury należnościZaksięgowanie płatności częściowejRozliczenie fakturyUtworzenie sprawy reklamacyjnej
Numer faktury
InvoiceNumber
Unikalny identyfikator faktury lub dokumentu księgowego.
Opis

Ten atrybut pełni funkcję unikalnego identyfikatora sprawy (Case ID) w procesie należności. Zwykle odpowiada numerowi dokumentu księgowego (BELNR) w module SAP FI lub dokumentu rozliczeniowego (VBELN) w module SD, zależnie od sposobu ekstrakcji danych. Łączy wszystkie późniejsze działania, takie jak płatności, spory i rozliczenia, z pierwotnym zobowiązaniem finansowym.

Dlaczego to ważne

To podstawowy klucz potrzebny do odtworzenia pełnego przebiegu procesu dla każdej transakcji.

Skąd pobrać

Tabela SAP BKPF-BELNR lub VBRK-VBELN

Przykłady
1400000234900004321014000002351800000099
Data ostatniej aktualizacji danych
LastDataUpdate
Znacznik czasu ostatniej ekstrakcji lub odświeżenia danych.
Opis

Ten atrybut wskazuje, kiedy dane zostały załadowane do narzędzia process mining. Pomaga ocenić ich aktualność w dashboardach, takich jak Status uzgodnień na koniec okresu.

Dlaczego to ważne

Analitycy wiedzą, czy przeglądają dane bieżące, czy historyczne.

Skąd pobrać

Metadane ETL

Przykłady
2023-11-05T00:00:00Z2023-11-05T06:00:00Z
System źródłowy
SourceSystem
System, z którego pochodzą dane.
Opis

Ten atrybut wskazuje konkretną instancję SAP S/4HANA lub system zewnętrzny, w którym utworzono rekord. Przydaje się w środowiskach z wieloma instancjami ERP, ponieważ pozwala prześledzić pochodzenie danych.

Dlaczego to ważne

Pozwala rozdzielić analizę w środowisku obejmującym wiele systemów.

Skąd pobrać

Identyfikator systemu (SY-SYSID) lub wartość wpisana na stałe podczas ekstrakcji

Przykłady
SAP_S4H_PRODSAP_S4H_01LEGACY_ERP
Czy zautomatyzowano
IsAutomated
Flaga wskazująca, czy czynność wykonał użytkownik systemowy.
Opis

Ten atrybut logiczny jest obliczany na podstawie atrybutu Użytkownik. Jeśli identyfikator użytkownika odpowiada znanemu kontu systemowemu lub wsadowemu, na przykład „BNK_BSM”, flaga przyjmuje wartość true. Wskaźnik ten bezpośrednio zasila dashboard Automatyzacja dopasowywania płatności.

Dlaczego to ważne

Pozwala mierzyć postępy transformacji cyfrowej i skuteczność automatyzacji.

Skąd pobrać

Ustalany na podstawie atrybutu Użytkownik

Przykłady
truefalse
Data rozliczenia
ClearingDate
Data rozliczenia lub uregulowania faktury.
Opis

Ten atrybut (AUGDT) zapisuje datę rozliczenia pozycji otwartej, zwykle w wyniku płatności. Jest końcowym znacznikiem czasu głównego cyklu procesu należności i podstawową zmienną przy obliczaniu Days Sales Outstanding.

Dlaczego to ważne

Określa zakończenie cyklu windykacji.

Skąd pobrać

Tabela SAP BSEG-AUGDT lub BSAD-AUGDT

Przykłady
2023-11-012023-11-10
Days Sales Outstanding
DaysSalesOutstanding
Czas od zaksięgowania faktury do jej rozliczenia.
Opis

Wskaźnik oblicza się, odejmując datę księgowania od daty rozliczenia dla rozliczonych pozycji. Jest główną wartością w dashboardzie Przegląd Days Sales Outstanding i ważną miarą efektywności przepływów pieniężnych.

Dlaczego to ważne

Główny KPI procesu należności dla kadry zarządzającej.

Skąd pobrać

Obliczenie: ClearingDate - PostingDate

Przykłady
30 dni45 dni15 dni
Kod spółki
CompanyCode
Jednostka prawna lub biznesowa, do której należy faktura.
Opis

Kod spółki (BUKRS) to podstawowa jednostka organizacyjna rachunkowości zewnętrznej w systemie SAP. Pozwala podzielić analizę w dashboardach, takich jak Profilowanie zachowań płatniczych klientów, według jednostek biznesowych.

Dlaczego to ważne

Niezbędny do filtrowania i porównywania wyników różnych jednostek prawnych.

Skąd pobrać

Tabela SAP BKPF-BUKRS lub T001-BUKRS

Przykłady
1000US01DE012000
Kwota w walucie lokalnej
AmountInLocalCurrency
Wartość faktury lub płatności w walucie kodu spółki.
Opis

Ten atrybut (DMBTR) zawiera kwotę transakcji. Służy do obliczania łącznej wartości nierozliczonych faktur, not uznaniowych i płatności. Pozwala określić wartość transakcji w dashboardzie Analiza not uznaniowych i korekt.

Dlaczego to ważne

Niezbędny do analizy wpływu finansowego i ustalania priorytetów przy windykacji wysokich kwot.

Skąd pobrać

Tabela SAP BSEG-DMBTR lub ACDOCA-DMBTR

Przykłady
1500.00250.5010000.00
Nazwa użytkownika
User
Identyfikator użytkownika, który wykonał czynność.
Opis

Ten atrybut (USNAM) wskazuje użytkownika lub agenta systemowego odpowiedzialnego za zdarzenie. Służy do obliczania wskaźnika automatycznego dopasowania płatności przez rozróżnienie użytkowników i kont systemowych przetwarzania wsadowego.

Dlaczego to ważne

Niezbędny do określenia poziomu automatyzacji i produktywności użytkowników.

Skąd pobrać

Tabela SAP BKPF-USNAM lub CDHDR-USERNAME

Przykłady
JSMITHBATCH_USERSAP_WFALEX_D
Numer klienta
CustomerNumber
Unikalny identyfikator konta klienta.
Opis

Ten atrybut zawiera numer klienta (KUNNR) przypisany do faktury. Umożliwia szczegółową analizę zachowań płatniczych i jest niezbędny w dashboardzie Profilowanie zachowań płatniczych klientów.

Dlaczego to ważne

Pozwala przejść do szczegółowej analizy wyników dla konkretnego konta klienta.

Skąd pobrać

Tabela SAP BSEG-KUNNR lub KNA1-KUNNR

Przykłady
CUST100230001004500WALMART_US
Rodzaj dokumentu
DocumentType
Określa kategorię dokumentu księgowego, na przykład fakturę, płatność lub notę uznaniową.
Opis

Rodzaj dokumentu (BLART) określa kategorię transakcji. Przykładowo „DR” oznacza fakturę klienta, „DZ” płatność klienta, a „DG” notę uznaniową. Dzięki temu można filtrować określone typy spraw na potrzeby analizy not uznaniowych i korekt.

Dlaczego to ważne

Dzieli dane na faktury, płatności i korekty.

Skąd pobrać

Tabela SAP BKPF-BLART

Przykłady
DRDZDGRV
Termin płatności
DueDate
Obliczona data, do której należy opłacić fakturę.
Opis

Ten atrybut określa termin płatności netto. W SAP często oblicza się go, dodając liczbę dni określoną w warunkach płatności (ZTERM) do daty bazowej (ZFBDT). Stanowi punkt odniesienia dla dashboardu Zgodność z zasadami i realizacja monitów płatniczych.

Dlaczego to ważne

Punkt odniesienia przy ustalaniu, czy płatność jest opóźniona.

Skąd pobrać

Obliczany na podstawie BSEG-ZFBDT i BSEG-ZTERM

Przykłady
2023-11-302023-12-15
Warunki płatności
PaymentTerms
Kod określający uzgodnione warunki płatności.
Opis

Ten atrybut (ZTERM) określa warunki płatności klienta, w tym terminy płatności i rabaty za wcześniejszą zapłatę. Jest podstawowym źródłem danych dla dashboardu Optymalizacja rabatów za wcześniejszą płatność.

Dlaczego to ważne

Podstawa do obliczania terminów płatności i analizy uprawnień do rabatu.

Skąd pobrać

Tabela SAP BSEG-ZTERM lub KNB1-ZTERM

Przykłady
NT300001Z015
Czy to nota uznaniowa
IsCreditMemo
Flaga wskazująca, czy dokument jest notą uznaniową.
Opis

Ten atrybut logiczny ustala się na podstawie rodzaju dokumentu, na przykład gdy jego wartość to „DG”. Umożliwia szybkie filtrowanie transakcji korygujących na potrzeby KPI Udział korygujących not uznaniowych.

Dlaczego to ważne

Pozwala wykrywać poprawki i błędy w rozliczeniach.

Skąd pobrać

Ustalany na podstawie DocumentType

Przykłady
truefalse
Identyfikator sprawy sporu
DisputeCaseId
Identyfikator sprawy sporu powiązanej z fakturą.
Opis

Ten atrybut zawiera identyfikator sprawy sporu (UDM_CASE), jeśli taka sprawa istnieje. Łączy dokument finansowy z modułem zarządzania sporami. Jest niezbędny w dashboardzie Efektywność cyklu rozwiązywania sporów.

Dlaczego to ważne

Łączy dokumenty należności z workflow rozwiązywania sporów.

Skąd pobrać

Tabela SAP FDM_DCPROC lub UDM_CASE_ATTR

Przykłady
0000056789DISP-2023-001
Kraj
Country
Kraj klienta.
Opis

Ten atrybut (LAND1) pochodzi z danych podstawowych klienta. Umożliwia podział KPI według lokalizacji geograficznej, na przykład analizę udziału not uznaniowych w poszczególnych regionach lub krajach.

Dlaczego to ważne

Analiza zgodności i wyników w podziale na regiony.

Skąd pobrać

Tabela SAP KNA1-LAND1

Przykłady
USDEFRJP
Poziom monitu
DunningLevel
Bieżący poziom monitu dotyczącego faktury.
Opis

Ten atrybut (MAHNS) wskazuje, ile razy przypomniano klientowi o płatności. Pokazuje kolejne etapy działań windykacyjnych i jest prezentowany w dashboardzie Zgodność z zasadami i realizacja monitów płatniczych.

Dlaczego to ważne

Pozwala monitorować skalę opóźnień w płatnościach i przestrzeganie zasad wysyłania monitów.

Skąd pobrać

Tabela SAP MHNK-MAHNS lub KNB5 (dane podstawowe klienta dotyczące monitów)

Przykłady
1230
Region
Region
Stan, prowincja lub region klienta.
Opis

Ten atrybut (REGIO) zapewnia bardziej szczegółowy podział geograficzny niż kraj. W analizie not uznaniowych i korekt pomaga wykrywać problemy z przetwarzaniem w poszczególnych regionach.

Dlaczego to ważne

Szczegółowa analiza geograficzna.

Skąd pobrać

Tabela SAP KNA1-REGIO

Przykłady
CANYTXBY
Wymagane Zalecane Opcjonalne

Działania w procesie obsługi należności

Poniżej przedstawiono najważniejsze etapy procesu i zdarzenia transakcyjne, które warto rejestrować w dzienniku zdarzeń, aby prawidłowo odkrywać proces i identyfikować wąskie gardła.
6 Zalecane 7 Opcjonalne
Działanie Opis
Otrzymanie pełnej płatności
Wpływ środków pokrywających całą niezapłaconą kwotę faktury. Często oznacza to koniec zobowiązania klienta.
Dlaczego to ważne

Pozwala ustalić faktyczną datę płatności i porównać ją z terminem płatności. Niezbędne do analizy odstępstw od warunków płatności i zachowań klientów.

Skąd pobrać

Tabela BSEG. Dane pochodzą z dokumentu rozliczeniowego (AUGBL), w którym ustawiono datę rozliczenia (AUGDT), a saldo wynosi zero.

Rejestrowanie

Rejestrowane po zaksięgowaniu dokumentu rozliczeniowego

Typ zdarzenia explicit
Rozliczenie faktury
Techniczna operacja księgowa, w której otwarta pozycja jest uzgadniana z płatnością lub kredytem, a jej status zmienia się na Cleared.
Dlaczego to ważne

Oznacza ostateczny koniec instancji procesu w systemie. Jest niezbędne do obliczenia końcowego wskaźnika DSO.

Skąd pobrać

Tabela BSEG lub ACDOCA. Wypełnione pole AUGDT (data rozliczenia). Pole USNAM pozwala ustalić, czy rozliczenie było automatyczne, czy ręczne.

Rejestrowanie

Rejestrowane po wypełnieniu pola AUGDT

Typ zdarzenia explicit
Utworzenie faktury należności
Utworzenie dokumentu faktury dla klienta w systemie finansowym. Zdarzenie jest rejestrowane na podstawie znacznika czasu utworzenia nagłówka dokumentu.
Dlaczego to ważne

To początek procesu obsługi należności i naliczania okresu przeterminowania. Zdarzenie jest niezbędne do obliczenia okresu spływu należności (DSO).

Skąd pobrać

Tabela BKPF (nagłówek dokumentu księgowego), pola CPUDT (data wprowadzenia) i CPUTM (godzina wprowadzenia). Należy filtrować według rodzaju dokumentu (BLART) właściwego dla faktur dla klientów, np. DR, RV.

Rejestrowanie

Rejestrowane po zatwierdzeniu transakcji w BKPF

Typ zdarzenia explicit
Wygenerowanie faktury do wysyłki
Jawne działanie polegające na wygenerowaniu komunikatu wyjściowego (e-mail, wydruk, EDI) i wysłaniu faktury do klienta. Potwierdza, że klient oficjalnie otrzymał żądanie zapłaty.
Dlaczego to ważne

Opóźnienie między utworzeniem a wysłaniem faktury skraca klientowi faktyczny czas na płatność. Monitorowanie tego etapu pozwala wykryć faktury zatrzymane w wewnętrznej obsłudze.

Skąd pobrać

Tabela NAST (status komunikatu), klucz obiektu (OBJKY) zgodny z numerem dokumentu faktury. Znacznik czasu na podstawie pól DATVR i UHRVR.

Rejestrowanie

Rejestrowane w tabeli NAST podczas generowania komunikatu wyjściowego

Typ zdarzenia explicit
Wysłanie przypomnienia o płatności
Dla przeterminowanej faktury generowane jest wezwanie do zapłaty lub pismo przypominające. Zdarzenie pokazuje działania windykacyjne podjęte przez organizację.
Dlaczego to ważne

Niezbędne do obliczenia KPI zgodności procesu windykacji. Pozwala sprawdzić, czy działania windykacyjne są prowadzone zgodnie z zasadami.

Skąd pobrać

Tabela MHND (dane dotyczące windykacji), pole LAUFD (data przebiegu windykacji). Dane należy powiązać według kodu firmy i klienta.

Rejestrowanie

Rejestrowane podczas uruchomienia przebiegu windykacji (F150)

Typ zdarzenia explicit
Zaksięgowanie płatności częściowej
Otrzymana płatność nie pokrywa całej kwoty faktury, więc na koncie pozostaje pozycja resztowa.
Dlaczego to ważne

Wpływa na czas rozpatrywania niedopłat. Częste płatności częściowe zwiększają złożoność procesu i nakład pracy związany z ręcznym uzgadnianiem.

Skąd pobrać

Tabela BSEG. Zdarzenie jest wnioskowane, gdy dokument rozliczeniowy (AUGBL) tworzy nową pozycję resztową z saldem do zapłaty, a dokument referencyjny odpowiada pierwotnej fakturze.

Rejestrowanie

Wnioskowane na podstawie utworzenia dokumentu rozliczeniowego z pozycją resztową

Typ zdarzenia inferred
Odwrócenie faktury
Pierwotna faktura zostaje anulowana lub odwrócona w systemie z powodu poważnego błędu.
Dlaczego to ważne

Oznacza nieudaną instancję procesu. Dla zachowania jakości danych należy ją odfiltrować lub analizować osobno.

Skąd pobrać

Tabela BKPF, pole STBLG (numer dokumentu odwracającego) jest wypełnione w rekordzie pierwotnej faktury.

Rejestrowanie

Rejestrowane po wypełnieniu pola STBLG

Typ zdarzenia explicit
Rozstrzygnięcie reklamacji
Sprawa reklamacyjna zostaje zamknięta. Jej rozstrzygnięciem może być przyznanie kredytu, odpisanie należności lub ponowne potwierdzenie długu. To koniec obsługi wyjątku.
Dlaczego to ważne

Znacznik czasu kończący pomiar KPI średniego czasu rozpatrywania reklamacji. Sprawna obsługa pozwala szybciej odzyskać zablokowany kapitał obrotowy.

Skąd pobrać

Tabela UDM_CASE_ATTR, pole ESCALATION_DATE lub CLOSED_DATE, zależnie od konfiguracji.

Rejestrowanie

Rejestrowane po ustawieniu statusu sprawy na Closed/Void

Typ zdarzenia explicit
Utworzenie sprawy reklamacyjnej
Sprawa reklamacyjna dotycząca faktury jest otwierana, zwykle w SAP FSCM Dispute Management. Oznacza to, że klient zakwestionował należność.
Dlaczego to ważne

Wstrzymuje standardowe działania windykacyjne, ale rozpoczyna naliczanie czasu rozpatrywania reklamacji. Duża liczba takich spraw utrudnia przewidywanie przepływów pieniężnych.

Skąd pobrać

Tabela UDM_CASE_ATTR (atrybuty sprawy) lub UDM_DISPUTE (sprawa reklamacyjna). Powiązanie z kluczem dokumentu finansowego za pomocą CASE_GUID.

Rejestrowanie

Rejestrowane w tabelach FSCM Dispute Management

Typ zdarzenia explicit
Uzgodnienie wyciągu bankowego
Pozycja z wyciągu bankowego zostaje prawidłowo powiązana z dokumentem płatności w księdze, co pozwala ustalić końcowy stan środków pieniężnych.
Dlaczego to ważne

Mierzy czas uzgadniania wyciągu bankowego. Opóźnienia na tym etapie wydłużają zamknięcie finansowe.

Skąd pobrać

Tabela FEBEP (pozycje elektronicznego wyciągu bankowego). Powiązanie dokumentu płatności z transakcją na wyciągu bankowym.

Rejestrowanie

Rejestrowane w tabelach EBS (FEBEP/FEBKO)

Typ zdarzenia explicit
Zaksięgowanie noty kredytowej
Wystawiana jest nota kredytowa powiązana z fakturą, która zmniejsza należną kwotę. Zwykle koryguje błąd lub rozlicza zwrot.
Dlaczego to ważne

Podstawa do obliczenia KPI dotyczącego odsetka korygujących not kredytowych. Częste występowanie wskazuje na problemy z jakością danych na wcześniejszych etapach sprzedaży lub fakturowania.

Skąd pobrać

Tabela BSEG, rodzaj dokumentu „DG” lub „KG”. Identyfikacja na podstawie pola „Odniesienie do faktury” (REBZG), które wskazuje pierwotną fakturę.

Rejestrowanie

Rejestrowane, gdy dokument noty kredytowej wskazuje fakturę

Typ zdarzenia explicit
Zapisanie obietnicy zapłaty
Pracownik windykacji zapisuje formalną deklarację klienta, że zapłaci określoną kwotę w wyznaczonym terminie.
Dlaczego to ważne

Wskazuje skuteczność działań pracownika windykacji. Służy do prognozowania krótkoterminowych przepływów pieniężnych i pomiaru wydajności pracowników windykacji.

Skąd pobrać

Tabela UDM_P2P (obietnica zapłaty), pole CREATED_AT. Powiązanie z fakturą za pomocą identyfikatora GUID sprawy lub klucza dokumentu.

Rejestrowanie

Rejestrowane w FSCM Collections Management

Typ zdarzenia explicit
Zmiana statusu reklamacji
Zmienia się status istniejącej sprawy reklamacyjnej, na przykład z „Nowa” na „W toku” lub „W trakcie weryfikacji”.
Dlaczego to ważne

Pokazuje szczegółowy przebieg workflow rozpatrywania reklamacji i pomaga wykryć wąskie gardła na etapie zatwierdzania lub postępowania wyjaśniającego.

Skąd pobrać

Dokumenty zmian dotyczące sprawy reklamacyjnej (rejestry SAP S/4HANA Case Management). Analiza zmian w UDM_CASE_ATTR.

Rejestrowanie

Porównanie zmian pola statusu w historii sprawy

Typ zdarzenia inferred
Zalecane Opcjonalne

Instrukcje ekstrakcji danych

Jak pobrać dane z SAP S/4HANA

Gotowi do rozpoczęcia?

Zamień dane finansowe w praktyczne informacje i już dziś zacznij skracać okres spływu należności. Nasz zespół pomoże Państwu na każdym etapie pracy z process mining.

Usprawnij obsługę należności w SAP S/4HANA i popraw przepływy pieniężne

Dołącz do firm, które dzięki naszemu narzędziu skróciły DSO o 15–20 dni

Rozpocznij okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty płatniczej. Konfiguracja zajmuje 5 minut.