Szablon danych do naliczania płac
Szablon danych do naliczania płac
- Zalecane atrybuty do szczegółowej analizy
- Najważniejsze etapy i kamienie milowe procesu
- Dobre praktyki ekstrakcji danych z ADP Workforce Now
Atrybuty procesu naliczania płac
| Nazwa | Opis | ||
|---|---|---|---|
|
Czynność
ActivityName
|
Nazwa wykonanego etapu procesu lub zdarzenia. | ||
|
Opis
Ten atrybut opisuje konkretne działanie w workflow płacowym, takie jak „Przesłano kartę czasu pracy”, „Obliczono wynagrodzenie brutto” lub „Wygenerowano plik przelewu bankowego”. Jest podstawą mapy procesu: określa węzły grafu i pozwala przedstawić kolejność działań. Różnice w sekwencjach czynności ujawniają pętle poprawek i odstępstwa od standardowej procedury.
Dlaczego to ważne
Określa, co dzieje się w procesie, i umożliwia wizualizację jego przebiegu oraz wariantów.
Skąd pobrać
Ścieżki audytowe lub dzienniki historii transakcji w ADP Workforce Now.
Przykłady
Karta czasu pracy przesłanaZatwierdzono rekord płacowyWprowadzono korektę danych
|
|||
|
Rekord płacowy
PayrollRecordId
|
Unikalny identyfikator pary: pracownik i okres płacowy. | ||
|
Opis
Rekord płacowy pełni funkcję centralnego identyfikatora sprawy w procesie. Oznacza pojedynczą wypłatę dla pracownika w konkretnym cyklu, np. okres płacowy 12 dla pracownika X. W analizie ten atrybut łączy rozproszone zdarzenia, od przesłania karty czasu pracy po złożenie deklaracji podatkowej, w jedną ścieżkę procesu. Dzięki temu analitycy mogą śledzić terminowość i poprawność wypłaty dla każdego rekordu.
Dlaczego to ważne
To wymagany identyfikator sprawy, który łączy wszystkie dane o zdarzeniach i umożliwia odtworzenie procesu.
Skąd pobrać
Sprawdź dokumentację ADP Workforce Now
Przykłady
PR-2023-10-A-00123PR-2023-10-A-00456PR-2023-10-B-00789
|
|||
|
Znacznik czasu zdarzenia
EventDateTime
|
Dokładna data i godzina wykonania czynności. | ||
|
Opis
Ten atrybut zapisuje dokładny moment zarejestrowania czynności w systemie. Służy do uporządkowania zdarzeń chronologicznie i obliczania czasu między etapami. Dokładne znaczniki czasu pomagają wykrywać wąskie gardła, mierzyć czas realizacji, np. czas oczekiwania na zatwierdzenie, oraz sprawdzać, czy przetwarzanie listy płac spełnia uzgodnione poziomy usług.
Dlaczego to ważne
Zapewnia wymiar czasowy potrzebny do analizy czasu cyklu i wyników procesu.
Skąd pobrać
Znaczniki czasu systemowego powiązane z dziennikami transakcji.
Przykłady
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-01T14:45:12Z2023-10-02T09:15:00Z
|
|||
|
Data ostatniej aktualizacji danych
LastDataUpdate
|
Znacznik czasu wskazujący, kiedy rekord został ostatnio zmieniony w systemie źródłowym. | ||
|
Opis
Informuje, kiedy rekord danych został ostatnio zmieniony w ADP Workforce Now. Służy do oceny aktualności danych i zarządzania przyrostowym wczytywaniem. Dzięki temu analiza procesu odzwierciedla bieżący stan rekordów płacowych.
Dlaczego to ważne
Niezbędne do przyrostowego pobierania danych i zapewnienia, że analiza opiera się na aktualnych informacjach.
Skąd pobrać
Sprawdź dokumentację ADP Workforce Now
Przykłady
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T08:00:00Z
|
|||
|
System źródłowy
SourceSystem
|
System, w którym zarejestrowano zdarzenie. | ||
|
Opis
Wskazuje środowisko oprogramowania, z którego pobrano dane, w tym przypadku „ADP Workforce Now”. W złożonym środowisku, w którym dane mogą być łączone z innymi systemami HRIS lub bankowymi, to pole pozwala prześledzić ich pochodzenie i ułatwia wykrywanie problemów z integracją konkretnego systemu.
Dlaczego to ważne
Zapewnia możliwość śledzenia pochodzenia danych i kontekst, szczególnie w środowiskach process mining obejmujących wiele systemów.
Skąd pobrać
Wartość ustawiana na stałe podczas procesu ETL.
Przykłady
ADP Workforce NowADP WFNADP_PROD
|
|||
|
Czy dotyczy poprzedniego okresu
IsRetrospective
|
Flaga wskazująca, czy rekord płacowy jest korektą za poprzedni okres. | ||
|
Opis
Wskazuje, czy przetwarzanie dotyczy bieżącego okresu, czy korekty za okres już zamknięty (wynagrodzenia wstecznego). Zasila dashboard dotyczący liczby korekt wstecznych. Pokazuje stabilność procesu płacowego i częstotliwość błędów wykrytych po publikacji.
Dlaczego to ważne
Pozwala odróżnić standardowe przetwarzanie od ponownego przetwarzania i korekt.
Skąd pobrać
Wyznaczane na podstawie rodzaju przebiegu płacowego lub porównania okresu płacowego z bieżącą datą.
Przykłady
truefalse
|
|||
|
Czy wymagana była ręczna interwencja
IsManualIntervention
|
Flaga wskazująca, czy czynność obejmowała ręczne wprowadzanie lub korygowanie danych. | ||
|
Opis
Atrybut logiczny wyznaczany na podstawie nazwy czynności lub źródła transakcji, np. przyjmuje wartość true, gdy czynność to „Wprowadzono korektę danych”. Zasila KPI ręcznych korekt i pomaga kierownictwu ustalić, gdzie automatyzacja nie działa, a gdzie koncentruje się praca ręczna.
Dlaczego to ważne
Bezpośrednio wspiera analizę poziomu automatyzacji i efektywności procesu.
Skąd pobrać
Wyznaczane na podstawie nazwy czynności lub określonych kodów transakcji.
Przykłady
truefalse
|
|||
|
Dział
DepartmentCode
|
Dział lub centrum kosztów przypisane do pracownika. | ||
|
Opis
Jednostka organizacyjna pracownika, któremu wypłacane jest wynagrodzenie. W ADP często jest to „Home Department”. Ten atrybut jest potrzebny do analizy różnic w przebiegu procesu między działami. Pozwala porównywać czas zatwierdzania i odsetek błędów w różnych jednostkach biznesowych.
Dlaczego to ważne
Umożliwia porównywanie wyników różnych jednostek organizacyjnych.
Skąd pobrać
Dane podstawowe pracownika lub pola centrum kosztów.
Przykłady
Sprzedaż-101IT-Rozwój-200HR-Administracja-001
|
|||
|
Grupa płacowa
PayGroupCode
|
Określa konkretny cykl lub grupę płacową, np. dwutygodniowy cykl w USA. | ||
|
Opis
Dzieli pracowników na grupy przetwarzania według częstotliwości wypłat i rodzaju zatrudnienia, np. wypłaty tygodniowe, dwutygodniowe lub dla kadry kierowniczej. Pozwala filtrować analizę według cyklu. Jest też potrzebny w dashboardzie częstotliwości ręcznych korekt danych, który pokazuje, czy w niektórych grupach błędy występują częściej.
Dlaczego to ważne
Umożliwia podział procesu według częstotliwości wypłat i rodzaju pracownika.
Skąd pobrać
Konfiguracja grup płacowych lub tabele nagłówków listy płac.
Przykłady
USA_dwutygodniowoKanada_miesięcznieUSA_kadra_kierownicza
|
|||
|
Jurysdykcja podatkowa
TaxJurisdictionCode
|
Kod regionu lub stanu używany do rozliczeń podatkowych. | ||
|
Opis
Wskazuje główny organ podatkowy lub region, np. Kalifornię, Nowy Jork albo administrację federalną, właściwy dla danego rekordu płacowego. Atrybut jest potrzebny w dashboardzie porównującym terminy składania deklaracji podatkowych. Pozwala wykrywać opóźnienia w rozliczeniach wymaganych prawem w poszczególnych regionach i sprawdzać zgodność z lokalnymi przepisami.
Dlaczego to ważne
Niezbędne do monitorowania zgodności i analizy wyników w poszczególnych regionach.
Skąd pobrać
Profil podatkowy lub tabele podatkowe listy płac.
Przykłady
USA-KaliforniaUSA-Nowy JorkUSA-Teksas
|
|||
|
Kwota wynagrodzenia brutto
GrossPayAmount
|
Obliczone wynagrodzenie brutto za dany rekord, przed potrąceniami. | ||
|
Opis
Łączna kwota wynagrodzenia obliczona dla pracownika za dany okres płacowy. Nie zawsze jest wykorzystywana do analizy przebiegu procesu, ale stanowi kontekst dla pola „ActivityAmount” i pomaga ustalać priorytety przy analizie wyjątków audytowych lub korekt wstecznych dotyczących wysokich kwot.
Dlaczego to ważne
Pokazuje wartość finansową i skalę rekordu płacowego.
Skąd pobrać
Tabele wyników listy płac.
Przykłady
2500.005430.501200.00
|
|||
|
Specjalista ds. płac
PayrollSpecialistName
|
Użytkownik lub agent systemowy odpowiedzialny za wykonanie czynności. | ||
|
Opis
Wskazuje osobę, np. specjalistę ds. płac lub kierownika, albo konto systemowe, które wykonało czynność. Ten atrybut umożliwia utworzenie dashboardu wydajności specjalistów ds. płac. Pomaga równoważyć obciążenie pracą oraz wykrywać potrzeby szkoleniowe i wąskie gardła wynikające z ograniczonej dostępności zasobów.
Dlaczego to ważne
Umożliwia analizę zasobów, równoważenie obciążenia pracą i audyt rozdziału obowiązków.
Skąd pobrać
Pola identyfikatora użytkownika lub wykonawcy w dziennikach audytowych.
Przykłady
Jane DoeAdministrator systemuJohn Smith
|
|||
|
Centrum kosztów
CostCenterId
|
Kod centrum kosztów obciążanego kosztami listy płac. | ||
|
Opis
Wskazuje jednostkę księgi głównej lub centrum kosztów przypisane do wydatków na wynagrodzenia. Ten atrybut przedstawia finansowy wymiar procesu i pozwala powiązać nieefektywności, takie jak koszty ponownego przetwarzania, z konkretnymi jednostkami biznesowymi.
Dlaczego to ważne
Pozwala dopasować analizę procesu do struktury raportowania finansowego.
Skąd pobrać
Pola dotyczące rozliczania kosztów pracy.
Przykłady
CK-500CK-900CC-120
|
|||
|
Data końca okresu płacowego
PayPeriodEndDate
|
Data zakończenia cyklu płacowego. | ||
|
Opis
Oznacza koniec okresu, za który pracownik otrzymuje wynagrodzenie. W połączeniu ze znacznikami czasu zdarzeń pozwala sprawdzić, czy przetwarzanie przebiega zgodnie z harmonogramem względem końca okresu płacowego.
Dlaczego to ważne
Punkt odniesienia przy ocenie zgodności z harmonogramem i opóźnień.
Skąd pobrać
Konfiguracja cyklu płacowego.
Przykłady
2023-10-152023-10-31
|
|||
|
Identyfikator pliku bankowego
BankTransferFileId
|
Identyfikator wygenerowanego pliku płatności wysłanego do banku. | ||
|
Opis
Unikalny numer referencyjny pliku ACH lub przelewu wygenerowanego podczas działania „Wygenerowano plik przelewu bankowego”. Umożliwia powiązanie poszczególnych rekordów płacowych z realizacją płatności zbiorczej, co pozwala analizować tempo realizacji wypłat i publikacji.
Dlaczego to ważne
Łączy poszczególne sprawy ze zdarzeniami przetwarzania wsadowego.
Skąd pobrać
Sprawdź dokumentację ADP Workforce Now
Przykłady
ACH-20231005-01ACH-20231005-02
|
|||
|
Identyfikator pracownika
EmployeeId
|
Unikalny identyfikator pracownika, któremu wypłacane jest wynagrodzenie. | ||
|
Opis
Identyfikator pracownika powiązanego z rekordem płacowym. CaseId identyfikuje rekord, a identyfikator pracownika umożliwia analizę w dłuższym okresie. Można dzięki niemu wykryć pracowników, którzy regularnie przesyłają karty czasu pracy z opóźnieniem lub często wymagają ręcznych korekt.
Dlaczego to ważne
Umożliwia analizę wzorców zachowań na poziomie pracownika.
Skąd pobrać
AssociateOID lub numer pliku w ADP.
Przykłady
A102030000123456
|
|||
|
Rodzaj wyjątku audytowego
AuditExceptionType
|
Kategoria wykrytego ostrzeżenia dotyczącego zgodności lub danych. | ||
|
Opis
Określa rodzaj problemu wykrytego podczas walidacji, np. „Ujemne wynagrodzenie netto” lub „Brak identyfikatora podatkowego”. Wykorzystywane w monitorze rozwiązywania wyjątków audytowych do analizy, które błędy powodują najdłuższe opóźnienia, oraz do ustalania ich przyczyn i poprawy jakości danych na wcześniejszych etapach.
Dlaczego to ważne
Wyjaśnia, dlaczego proces został wstrzymany lub oznaczony do sprawdzenia.
Skąd pobrać
Sprawdź dokumentację ADP Workforce Now
Przykłady
Brak numeru SSNUjemne wynagrodzenie nettoNiezgodność dotycząca świadczeń
|
|||
Działania w procesie naliczania płac
| Działanie | Opis | ||
|---|---|---|---|
|
Karta czasu pracy przesłana
|
Oznacza moment, w którym pracownik lub menedżer przesyła dane o czasie pracy i obecności za dany okres płacowy. Zdarzenie jest rejestrowane w dziennikach audytowych modułu Time & Attendance w ADP Workforce Now. | ||
|
Dlaczego to ważne
Rozpoczyna pomiar czasu cyklu płacowego. Opóźnienia na tym etapie skracają czas, który specjaliści ds. płac mają na weryfikację danych.
Skąd pobrać
Ścieżka audytowa ADP Time & Attendance; filtr Status Change ustawiony na Submitted dla obiektów Timecard.
Rejestrowanie
Rejestrowane po wykonaniu transakcji Submit Timecard
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Karta czasu pracy zatwierdzona
|
Oznacza zatwierdzenie karty czasu pracy przez menedżera, który akceptuje godziny do naliczenia płac. To ważny etap kontroli, podczas którego dane są przekazywane z modułu T&A do modułu Payroll. | ||
|
Dlaczego to ważne
Niezbędne do dashboardu Timesheet Approval Cycle Times. Wskazuje wąskie gardła po stronie menedżerów, które zagrażają terminowej obsłudze płac.
Skąd pobrać
Ścieżka audytowa ADP Time & Attendance; filtr Status Change ustawiony na Approved.
Rejestrowanie
Rejestrowane po wykonaniu transakcji Approve Timecard
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Opublikowano pasek płacowy
|
Udostępnienie pracownikowi elektronicznego zestawienia wynagrodzenia w portalu samoobsługowym iPay. Zwykle termin jest ustalany względem daty wypłaty. | ||
|
Dlaczego to ważne
Umożliwia analizę czasu publikacji pasków płacowych i satysfakcji pracowników.
Skąd pobrać
Wnioskowane na podstawie ustawień systemowych (reguły dostępności zestawienia wynagrodzenia) zastosowanych do daty czeku.
Rejestrowanie
Wyznaczane przez porównanie pola „Check Date” z regułą publikacji
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Rekord płacowy zainicjowany
|
Zdarzenie występuje, gdy dla danego cyklu tworzona lub otwierana jest partia płacowa, co rozpoczyna obsługę rekordu pracownika. Jest ustalane na podstawie znacznika czasu utworzenia rekordu Paydata w aktywnej partii. | ||
|
Dlaczego to ważne
Wyznacza początek okresu obliczania płac. Porównanie z czasem importu danych pozwala zmierzyć opóźnienie integracji danych o premiach.
Skąd pobrać
Moduł Payroll; znacznik czasu utworzenia nagłówka partii Paydata lub pierwszego wpisu w siatce Paydata.
Rejestrowanie
Porównanie pola statusu przed utworzeniem partii i po nim
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Wygenerowano plik przelewu bankowego
|
Utworzenie pliku NACHA/ACH do przelewów bezpośrednich. Zwykle następuje zaraz po zakończeniu etapu „Finalize”. | ||
|
Dlaczego to ważne
Monitoruje czas generowania pliku przelewu bankowego, aby opóźnienia w przekazywaniu danych między systemami nie wpływały na termin wypłat.
Skąd pobrać
Dziennik plików wynikowych i raportów; znacznik czasu wygenerowania pliku „ACH File” lub „Direct Deposit File”.
Rejestrowanie
Rejestrowane po utworzeniu pliku wynikowego
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Wykryto wyjątek audytowy
|
Oznacza, że podczas obliczeń system wykrył naruszenie reguł walidacji, np. ujemne wynagrodzenie netto lub brak jurysdykcji podatkowej. Zdarzenie jest rejestrowane na podstawie komunikatów o błędach w wynikach obliczeń. | ||
|
Dlaczego to ważne
Dane wejściowe dla monitora rozwiązywania wyjątków audytowych. Duża liczba takich przypadków wskazuje na problemy z jakością danych na wcześniejszych etapach.
Skąd pobrać
Dziennik błędów przetwarzania listy płac lub raport wynikowy „Verify Payroll”.
Rejestrowanie
Rejestrowane po wygenerowaniu przez system błędu walidacji
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Wynagrodzenie brutto obliczone
|
System oblicza wynagrodzenie, mnożąc liczbę godzin przez stawki i dodając dodatkowe składniki. Zdarzenie jest ustalane na podstawie znacznika czasu zakończenia zadania Calculate Payroll. | ||
|
Dlaczego to ważne
Główny etap obsługi. Wiele wystąpień może wskazywać na powtórzenia procesu, widoczne zwykle w analizie Payroll Preview Loop Analysis.
Skąd pobrać
Ścieżka audytowa Payroll; czas zakończenia czynności Calculate dla danej partii Pay Group.
Rejestrowanie
Ustalane na podstawie znacznika czasu zakończenia zadania obliczeniowego
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Zatwierdzono rekord płacowy
|
Formalne zatwierdzenie partii płacowej, które blokuje dalsze zmiany i zezwala na przekazanie środków. W ADP WFN jest to etap „Finalize”. | ||
|
Dlaczego to ważne
Końcowy etap przetwarzania, który zamyka tę fazę i rozpoczyna wypłatę środków.
Skąd pobrać
Workflow przetwarzania listy płac; zmiana statusu partii na „Finalized” lub „Committed”.
Rejestrowanie
Rejestrowane po wykonaniu transakcji „Finalize Payroll”
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Zrealizowano płatność
|
Data, w której środki są udostępniane pracownikom. Często jest wyliczana na podstawie daty czeku określonej w partii płacowej. | ||
|
Dlaczego to ważne
Główny wynik procesu. Niezbędny do obliczenia czasu realizacji obowiązków związanych ze składaniem deklaracji podatkowych.
Skąd pobrać
Historia listy płac; pole „Check Date”.
Rejestrowanie
Wyznaczane przez porównanie pola „Check Date” z datą systemową
Typ zdarzenia
calculated
|
|||
|
Dane o premiach zaimportowane
|
Rejestruje import zewnętrznych danych o wynagrodzeniu, takich jak prowizje lub premie, za pomocą narzędzia ADP Import. Zdarzenie wskazuje, kiedy dodatkowe źródła dochodu zostały przypisane do rekordu płacowego. | ||
|
Dlaczego to ważne
Pomaga wykrywać opóźnienia integracji. Późny import często wymusza ponowne obliczenia i prowadzi do powtórzeń procesu.
Skąd pobrać
Dzienniki integracji i importu ADP; znacznik czasu pomyślnego zakończenia zadania Paydata Import.
Rejestrowanie
Rejestrowane po wykonaniu transakcji Import Paydata
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Potrącenia na świadczenia naliczone
|
Zastosowanie zasad dotyczących świadczeń (opieka medyczna, 401k) do wynagrodzenia brutto. Zwykle odbywa się równolegle z obliczeniami, ale na potrzeby audytu jest traktowane jako odrębny etap. | ||
|
Dlaczego to ważne
Zestawiane z pozycją „Wykryto wyjątek audytowy”, aby sprawdzić, czy logika naliczania świadczeń powoduje błędy związane ze zgodnością.
Skąd pobrać
Wnioskowane na podstawie utworzenia lub aktualizacji pozycji potrąceń w Paydata Grid po obliczeniu wynagrodzenia.
Rejestrowanie
Porównanie pól potrąceń przed obliczeniem i po nim
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Wprowadzono korektę danych
|
Ręczna zmiana w Paydata Grid wprowadzona przez specjalistę ds. płac w celu usunięcia błędów lub skorygowania kwot. Rejestrowana w historii zmian na poziomie pól. | ||
|
Dlaczego to ważne
Podstawowa miara częstotliwości ręcznych korekt danych. Wysoki odsetek korekt może wskazywać na problemy z automatyzacją.
Skąd pobrać
Historia zmian Paydata Grid; działania użytkownika typu „Update” dotyczące pozycji płacowych.
Rejestrowanie
Rejestrowane po wykonaniu transakcji „Update Paydata”
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Wyświetlono podgląd wyniku naliczenia płac
|
Wygenerowanie zestawienia lub raportów „Preview Payroll” do weryfikacji przez pracownika. Na tym etapie wyniki obliczeń są sprawdzane przed ich zatwierdzeniem. | ||
|
Dlaczego to ważne
Wykorzystywane w analizie pętli podglądu listy płac. Zbyt częste podglądy mogą świadczyć o braku zaufania do danych.
Skąd pobrać
Dzienniki systemowe; znacznik czasu wygenerowania raportu „Preview Payroll”.
Rejestrowanie
Rejestrowane po wykonaniu transakcji „Generate Preview”
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Zakończono składanie deklaracji podatkowych
|
Oznacza zakończenie wymaganych prawem rozliczeń podatkowych za dany okres płacowy. W przypadku klientów korzystających z ADP Tax Service jest to moment, w którym ADP potwierdza zamknięcie pakietu rozliczeniowego. | ||
|
Dlaczego to ważne
Pozwala monitorować ryzyko związane ze zgodnością. Opóźnienia na tym etapie mogą skutkować karami.
Skąd pobrać
Moduł podatkowy; aktualizacja statusu rozliczenia na koniec kwartału lub okresu.
Rejestrowanie
Wymaga analizy systemowej
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Zaksięgowano korektę wsteczną
|
Występuje, gdy korekta historyczna zostaje zastosowana do zamkniętego rekordu płacowego, zwykle w kolejnym cyklu. Pozwala wykryć błędy znalezione po formalnym zakończeniu procesu. | ||
|
Dlaczego to ważne
Niezbędne do analizy liczby korekt wstecznych. Wskazuje na nieskuteczne kontrole jakości danych na wcześniejszych etapach.
Skąd pobrać
Historia listy płac; nowe transakcje zaksięgowane z datą obowiązywania przypadającą w przeszłości.
Rejestrowanie
Rejestrowane po wykonaniu transakcji „Post Adjustment”
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
Instrukcje ekstrakcji danych
Gotowi do rozpoczęcia?
Pobierz szablon i zacznij przekształcać dane płacowe w wizualną mapę rzeczywistego przebiegu operacji.
Ogranicz opóźnienia w naliczaniu płac w ADP Workforce Now
Skróć czas cyklu o 30% i ogranicz ręczne korekty danych
Nie trzeba podawać danych karty płatniczej. Konfiguracja zajmuje kilka minut.