> Continue verbetering > Debiteurenbeheer & Incasso > `NetSuite` > datatemplate

Uw Kredietbeheer & Incasso `Data Template`

NetSuite

Attributen Debiteurenbeheer & Incasso (21) Activiteiten Debiteurenbeheer & Incasso (13) Extractie Guides (2)

Uw Kredietbeheer & Incasso `Data Template`

Deze template biedt een uitgebreide gids voor het verzamelen van de juiste data voor het analyseren van uw Kredietbeheer- en Incassoproces. Het schetst de essentiële attributes en activiteiten, samen met praktische extractiebegeleiding, om u snel op weg te helpen. Door deze aanbevelingen te volgen, kunt u ervoor zorgen dat uw data geoptimaliseerd is voor inzichtelijke procesanalyse en -verbetering.

Aanbevolen attributen om vast te leggen
Belangrijkste activiteiten om te volgen
Richtlijnen voor data-extractie uit NetSuite

Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Template downloaden

Attributen Debiteurenbeheer & Incasso

Dit zijn de aanbevolen data-velden om op te nemen in uw event log voor een grondige analyse van uw kredietbeheer- en incassoproces.

3 Verplicht 5 Aanbevolen 13 Optioneel

	Naam	Omschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de bedrijfsactiviteit die op een specifiek tijdstip heeft plaatsgevonden.
Omschrijving Dit attribute beschrijft een specifieke stap of event in het kredietbeheer- en incassoproces, zoals 'Factuur gegenereerd', 'Betaling ontvangen' of 'Geschil geregistreerd'. Het analyseren van de sequentie en frequentie van deze activiteiten is de kern van process mining, en onthult de daadwerkelijke procesflow, afwijkingen en knelpunten. Het belang Dit attribute vormt de ruggengraat van de proceskaart, waardoor de visualisatie en analyse van de procesflow mogelijk is. Vindplaats Dit veld is doorgaans afgeleid van de statuswijzigingen van transactierecords (bijv. Factuur, Klantbetaling) of van gerelateerde records zoals systeemnotities, custom records voor incassoactiviteiten, of CRM-taken. Voorbeelden Factuur OpgesteldHerinnering voor achterstallige betaling verzondenBetaling OntvangenFactuur afgeschreven
	Factuurnummer InvoiceNumber	De unieke identificatie voor elke klantfactuur.
Omschrijving Het factuurnummer dient als de primaire case-identifier, die alle activiteiten met betrekking tot een specifieke vordering uniek koppelt. Dit maakt een uitgebreide analyse mogelijk van de gehele levenscyclus, van de aanmaak van de factuur en de daaropvolgende kredietbeheeracties tot de uiteindelijke betaling of oplossing door incassoinspanningen. In NetSuite komt dit doorgaans overeen met de Transactie ID wanneer het transactietype 'Factuur' is. Het belang Het is de essentiële sleutel om de reis van een factuur van creatie tot afwikkeling te traceren, waardoor `end-to-end` procesanalyse mogelijk wordt. Vindplaats Dit is doorgaans het 'Transactie ID' (interne ID: tranid) veld op het factuurrecord in NetSuite. Voorbeelden INV0012345INV0054321INV0098765
	Tijdstip Gebeurtenis EventTime	De timestamp waarop de activiteit heeft plaatsgevonden.
Omschrijving Dit attribute legt de exacte datum en tijd van elke activiteit in het proces vast. Het is fundamenteel voor alle tijdgebaseerde analyses, inclusief het berekenen van cyclustijden, doorlooptijden en wachttijden tussen stappen. In NetSuite is deze timestamp doorgaans de aanmaak- of laatste wijzigingsdatum van het relevante record of de systeemnotitie. Het belang Het maakt de berekening mogelijk van alle prestatie `metrics` gerelateerd aan tijd, zoals `cycle times` en `bottlenecks`, die cruciaal zijn voor efficiëntieanalyse. Vindplaats Dit is afkomstig van datumvelden op verschillende records. Bijvoorbeeld de 'Aanmaakdatum' van een Factuurrecord voor 'Factuur gegenereerd', of de timestamp van een Systeemnotitie voor statuswijzigingen. Voorbeelden 2023-01-15T10:00:00Z2023-02-01T14:30:00Z2023-02-15T09:05:00Z
	Factuurbedrag InvoiceAmount	Het totale factuurbedrag.
Omschrijving Vertegenwoordigt het totaalbedrag dat verschuldigd is op de factuur. Dit is een cruciaal financieel attribute dat in bijna alle analyses wordt gebruikt, zoals het identificeren van de financiële impact van late betalingen of het analyseren van afschrijvingen voor facturen met een hoge waarde. Het biedt essentiële context voor het prioriteren van incassoinspanningen. Het belang Biedt financiële context aan het proces, waardoor analyse mogelijk is op basis van monetaire waarde, zoals het prioriteren van incasso voor achterstallige facturen met een hoge waarde. Vindplaats Dit is het 'Bedrag (Totaal)' (interne ID: total) veld op het factuurtransactierecord. Voorbeelden 1500.00250.5012500.75
	Factuurstatus InvoiceStatus	De huidige status van de factuur in zijn levenscyclus.
Omschrijving Geeft de huidige status van de factuur aan, zoals 'Open', 'Paid In Full', of 'Overdue'. Dit is nuttig voor het filteren en analyseren van alleen de facturen die momenteel actief of problematisch zijn. Het `dashboard` 'Verouderde facturen: veroudering en status' is afhankelijk van dit `attribute` om een momentopname van openstaande vorderingen te geven. Het belang Maakt het filteren en richten van analyses op specifieke stadia van de factuurlevenscyclus mogelijk, zoals openstaande, vervallen of betwiste facturen. Vindplaats Dit komt overeen met het 'Status' (interne ID: status) veld op het factuurtransactierecord. Voorbeelden OpenVolledig betaaldAchterstallig
	Klant-ID CustomerId	De unieke identificatie voor de klant die aan de factuur is gekoppeld.
Omschrijving Dit attribute koppelt een factuur aan een specifieke klantentiteit in NetSuite. Het is essentieel voor het segmenteren van de data om procesprestaties te analyseren over verschillende klanten of klantgroepen. Het maakt bijvoorbeeld de analyse mogelijk van betalingsgedrag of geschilpercentages voor strategische accounts versus kleine bedrijven. Het belang Maakt klantgerichte analyse mogelijk, wat helpt te identificeren welke klanten vaak te laat zijn, geschillen aanvechten of niet-standaard processen volgen. Vindplaats Dit is het 'Klant' (interne ID: entity) veld op het factuurtransactierecord. Voorbeelden CUST001CUST002CUST003
	Klantsegment CustomerSegment	De classificatie van de klant, bijvoorbeeld op basis van grootte, branche of regio.
Omschrijving Klantsegment categoriseert klanten in zinvolle groepen (bijv. 'Enterprise', 'SMB', 'Public Sector'). Dit `attribute` is van vitaal belang voor het `dashboard` 'Collection Strategy Performance by Segment', omdat het de effectiviteit van verschillende incassobenaderingen over deze segmenten heen vergelijkt. Het helpt strategieën af te stemmen op het unieke gedrag van elke groep. Het belang Maakt gerichte analyse mogelijk om te bepalen of bepaalde procesproblemen of betalingsgedragingen geconcentreerd zijn in specifieke klantgroepen. Vindplaats Dit is vaak een custom veld op het Klantrecord in NetSuite. De data moet worden samengevoegd vanuit het Klantrecord met de Factuurtransactie. Voorbeelden EnterpriseMiddenmarktMKB
	Vervaldatum DueDate	De datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn.
Omschrijving De vervaldatum is de contractueel overeengekomen datum voor betaling. Het is de basis voor het bepalen of een betaling op tijd of te laat is. Dit attribute is essentieel voor het berekenen van KPI's zoals de 'On-Time Payment Rate' en voor het triggeren van aanmaningsactiviteiten wanneer de datum is verstreken. Het belang Dient als de primaire maatstaf voor het meten van de tijdigheid van betalingen en is cruciaal voor het berekenen van het aantal dagen dat een betaling over tijd is en het monitoren van de `payment term compliance`. Vindplaats Dit is het 'Vervaldatum' (interne ID: duedate) veld op het factuurtransactierecord. Voorbeelden 2023-02-142023-03-312023-04-15
	Bedrijfseenheid BusinessUnit	De bedrijfseenheid of dochteronderneming die aan de transactie is gekoppeld.
Omschrijving Vertegenwoordigt de specifieke bedrijfseenheid, afdeling of dochteronderneming die de factuur heeft uitgegeven. In NetSuite OneWorld accounts komt dit doorgaans overeen met het 'Subsidiary' veld. Het maakt procesanalyse mogelijk om te segmenteren op verschillende delen van de organisatie, waardoor prestatievergelijkingen en de identificatie van divisiespecifieke problemen mogelijk zijn. Het belang Maakt het mogelijk om procesprestaties te vergelijken tussen verschillende organisatie-eenheden, waardoor variaties aan het licht komen die verschillende managementbenaderingen kunnen vereisen. Vindplaats In NetSuite OneWorld is dit het veld 'Subsidiary'. In andere accounts kan het 'Department' of 'Class' zijn, afhankelijk van de configuratie. Voorbeelden VS WestEMEA ServicesAPAC Producten
	Betalingstermijnen PaymentTerms	De betalingsvoorwaarden die met de klant zijn overeengekomen voor de factuur.
Omschrijving Dit attribute specificeert de voorwaarden waaronder een klant wordt verwacht een factuur te betalen, zoals 'Netto 30' of 'Netto 60'. Het is de basis voor het berekenen van de vervaldatum van de factuur en is fundamenteel voor het 'Betalingsvoorwaarden Compliance en Afwijkingen' dashboard, dat analyseert of klanten zich houden aan hun overeengekomen voorwaarden. Het belang Biedt de contractuele basis voor betalingsschema's en is essentieel voor het analyseren van compliance en het identificeren van afwijkingen die de cashflow beïnvloeden. Vindplaats Dit is het 'Voorwaarden' (interne ID: terms) veld op het factuurtransactierecord. Voorbeelden Netto 30Netto 60Verschuldigd bij ontvangst
	Bronsysteem SourceSystem	Het systeem waaruit de data is geëxtraheerd.
Omschrijving Identificeert het bronsysteem voor de `event data`. Voor deze procesweergave zal de waarde consistent 'NetSuite' zijn, maar het is een verplicht `attribute` voor `data governance` en om `data` bronnen in een multi-systeemomgeving te onderscheiden. Het belang Zorgt voor `data` lineage en traceerbaarheid, wat belangrijk is voor `data` validatie en `governance`, vooral in omgevingen met meerdere geïntegreerde systemen. Vindplaats Dit is een statische waarde ('NetSuite') die wordt toegevoegd tijdens het data-transformatieproces. Voorbeelden `NetSuite`
	Dagen Achterstallig DaysOverdue	Het aantal dagen dat een factuur de vervaldatum heeft overschreden.
Omschrijving Deze berekende metric meet het aantal dagen tussen de vervaldatum van de factuur en de huidige datum (voor openstaande facturen) of de betalingsdatum. Het is een fundamentele KPI voor incasso's, gebruikt in het 'Verouderde Facturen Verouderings- en Status' dashboard om incassoinspanningen te categoriseren en te prioriteren. Een waarde van nul of minder geeft aan dat de factuur niet achterstallig is. Het belang Meet direct de ernst van betalingsvertragingen en is een belangrijke `metric` voor `aging reports` en het prioriteren van incassoactiviteiten. Vindplaats Dit wordt berekend tijdens data-transformatie: (Huidige datum of Betalingsdatum) - Vervaldatum. Voorbeelden 1532090
	Factuur-tot-Cash `Cycle Time` InvoiceToCashCycleTime	De totale tijd van factuurcreatie tot definitieve afwikkeling.
Omschrijving Deze berekende metric meet de totale duur van de activiteit 'Factuur gegenereerd' tot de activiteit 'Factuur afgewikkeld'. Het vertegenwoordigt de end-to-end prestaties van het gehele kredietbeheer- en incassoproces. Het analyseren van deze KPI helpt bij het identificeren van systemische vertragingen en biedt een high-level maatstaf voor de cashflow-snelheid. Het belang Dit is een kritieke, high-level KPI die de algehele efficiëntie van het gehele factuur-naar-cash proces meet. Vindplaats Dit is een berekening op caseniveau, uitgevoerd in de process mining tool: Timestamp('Factuur afgewikkeld') - Timestamp('Factuur gegenereerd'). Voorbeelden 32 dagen45 dagen91 dagen
	Gebruikers-ID UserId	De identificatie van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Omschrijving Identificeert de medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor een bepaalde activiteit, zoals het boeken van een betaling of het plegen van een incassogesprek. Dit maakt analyse van de werkverdeling, teamprestaties en identificatie van trainingsbehoeften mogelijk. Voor geautomatiseerde `activities` kan dit een systeemgebruikers-ID zijn. Het belang Maakt analyse van prestaties per gebruiker of team mogelijk en helpt bij het begrijpen van de werkverdeling en het identificeren van waar handmatige interventies plaatsvinden. Vindplaats Afkomstig van velden zoals 'Aangemaakt door', 'Gewijzigd door', of een specifiek 'Eigenaar'-veld op transacties of gerelateerde records (bijv. Telefoongesprek record voor incassogesprekken). Voorbeelden j.doea.smithSYSTEEM
	Is Geautomatiseerd IsAutomated	Een vlag die aangeeft of een activiteit automatisch door een systeem is uitgevoerd.
Omschrijving Dit boolean attribute specificeert of een activiteit is uitgevoerd door een geautomatiseerde workflow of een menselijke gebruiker. Een activiteit zoals 'Herinnering voor achterstallige betaling verstuurd' kan bijvoorbeeld geautomatiseerd zijn, terwijl een 'Incassogesprek gevoerd' handmatig is. Dit is essentieel voor het 'Frequentie en Impact van Handmatige Activiteiten' dashboard om automatiseringsniveaus te kwantificeren en mogelijkheden voor verdere automatisering te identificeren. Het belang Helpt de mate van automatisering in het proces te kwantificeren, ter ondersteuning van initiatieven om handmatige inspanningen te verminderen en de efficiëntie te verbeteren. Vindplaats Dit is een afgeleid attribute op basis van het activiteitstype of de gebruiker die het heeft uitgevoerd. Als de gebruiker bijvoorbeeld een aangewezen 'SYSTEEM'-gebruiker is, wordt de activiteit gemarkeerd als geautomatiseerd. Voorbeelden truefalse
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp van de laatste dataverversing uit het bronsysteem.
Omschrijving Dit attribute geeft aan wanneer de data voor dit proces voor het laatst is geëxtraheerd en bijgewerkt in de process mining tool. Het helpt gebruikers de actualiteit van de data die ze analyseren te begrijpen en zorgt ervoor dat ze beslissingen nemen op basis van actuele informatie. Het belang Biedt transparantie over de actualiteit van de data, waardoor gebruikers weten hoe actueel de procesanalyse is. Vindplaats Deze waarde wordt gegenereerd en gestempeld op de dataset op het moment van data-extractie. Voorbeelden 2023-10-27T02:00:00Z
	Land Country	Het land van het factuuradres van de klant.
Omschrijving Dit attribute geeft het land aan dat gekoppeld is aan het factuuradres van de klant op de factuur. Het wordt gebruikt om geografische variaties in betalingsgedrag, incasso-effectiviteit en geschilpercentages te analyseren. Dit kan helpen bij het afstemmen van incassostrategieën op specifieke regio's en het begrijpen van de impact van lokale economische omstandigheden. Het belang Maakt geografische segmentatie van het proces mogelijk, wat regionale verschillen in betalingsgedrag of procesefficiëntie kan benadrukken. Vindplaats Dit is afkomstig van de 'Factuuradres'-details op de factuurtransactie, die doorgaans worden overgenomen van het Klantrecord. Voorbeelden USADuitslandJapan
	Naam Incassomedewerker CollectorName	De naam van de incassomedewerker die aan de factuur is toegewezen.
Omschrijving Identificeert de specifieke incassomedewerker of `resource` die verantwoordelijk is voor het beheer van een vervallen factuur. Dit maakt prestatieanalyse binnen het incassoteam mogelijk en helpt bij het begrijpen van de werkverdeling en de effectiviteit van individuele incasseerders. Het ondersteunt KPI's zoals 'Collections Contact Success Rate'. Het belang Maakt prestatiemeting en werkdrukverdeling voor het incassoteam mogelijk, door incassoactiviteiten te koppelen aan specifieke personen. Vindplaats Dit is vaak een custom veld op het Klant- of Factuurrecord. Sommige NetSuite bundles voor incasso voegen deze functionaliteit toe. Voorbeelden Alice JohnsonRobert WilliamsNiet toegewezen
	Op tijd betaald IsOnTimePayment	Een vlag die aangeeft of de betaling op of voor de vervaldatum is ontvangen.
Omschrijving Dit berekende boolean attribute controleert of de activiteit 'Betaling ontvangen' plaatsvond op of vóór de 'Vervaldatum' van de factuur. Het vereenvoudigt de berekening van de KPI 'On-Time Payment Rate' en maakt eenvoudig filteren en analyseren van tijdige versus late betalingen mogelijk. Het biedt een duidelijk, binair resultaat voor de betalingsprestaties. Het belang Biedt een eenvoudige, binaire metric voor het beoordelen van de compliance met betalingsvoorwaarden, waardoor de On-Time Payment Rate gemakkelijk te berekenen en te benchmarken is. Vindplaats Dit wordt berekend tijdens data-transformatie: WAAR als (Betalingsdatum <= Vervaldatum), anders ONWAAR. Voorbeelden truefalse
	Reden geschil DisputeReason	De opgegeven reden voor een klantgeschil over een factuur.
Omschrijving Wanneer een klant een factuur betwist, legt dit attribute de reden vast, zoals 'Incorrecte prijsstelling', 'Beschadigde goederen' of 'Dubbele facturatie'. Het is cruciaal voor de 'Factuurgeschil Oplossingstijd' en 'Factuurafschrijvings Analyse van Grondoorzaken' dashboards om te begrijpen waarom geschillen ontstaan en patronen te identificeren die kunnen worden aangepakt om toekomstige problemen te voorkomen. Het belang Helpt de hoofdoorzaken van klantgeschillen te identificeren, en biedt de inzichten die nodig zijn om `upstream` processen zoals orderverwerking of facturatienauwkeurigheid te verbeteren. Vindplaats Dit is waarschijnlijk een custom veld op het factuurrecord of een gerelateerd custom record dat wordt gebruikt om geschillen te volgen. Het is geen standaard NetSuite veld. Voorbeelden Incorrecte hoeveelheidPrijsafwijkingBeschadigde Goederen
	Vertraging bij het boeken van betalingen PaymentPostingLag	De tijd tussen het ontvangen van een betaling en het boeken ervan in het systeem.
Omschrijving Deze berekende duur meet de vertraging tussen de activiteit 'Betaling ontvangen' (wanneer de gelden worden ontvangen) en de activiteit 'Betaling geboekt' (wanneer de betaling wordt toegepast op de factuur in NetSuite). Dit is een belangrijke metric voor het 'Betalingsboekingsvertraging Analyse' dashboard, dat interne inefficiënties in de kasverwerking benadrukt die het kaszicht kunnen verstoren. Het belang Onthult interne verwerkingsvertragingen bij de kasverwerking, wat de nauwkeurigheid van financiële rapportage en klantaccountstatussen kan beïnvloeden. Vindplaats Dit wordt berekend in de process mining tool: Timestamp('Betaling geboekt') - Timestamp('Betaling ontvangen'). Voorbeelden 1 dag4 uur3 dagen

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten Debiteurenbeheer & Incasso

Dit zijn de cruciale processtappen en mijlpalen die u in uw event log moet vastleggen voor een nauwkeurige ontdekking en optimalisatie van uw incasso-workflow.

5 Aanbevolen 8 Optioneel

	Activiteit	Omschrijving
	Betaling Ontvangen	Dit event markeert wanneer een klantbetaling wordt aangemaakt en op een factuur wordt toegepast. Het is een kritische mijlpaal die rechtstreeks wordt vastgelegd vanuit het klantbetalingstransactierecord in NetSuite.
Het belang Deze activiteit is cruciaal voor het berekenen van DSO en de On-Time Payment Rate. Het duidt op de ontvangst van contant geld en is een belangrijke maatstaf voor incassosucces. Vindplaats Vastgelegd vanuit de aanmaakdatum van de 'Customer Payment' transactie record. De 'Apply' sublijst op dit record koppelt de betaling aan één of meerdere facturen. Vastleggen Gebruik de transactiedatum van het Klantbetaling-record. Gebeurtenistype explicit
	Factuur afgeschreven	Een onsuccesvol einde van de factuurlevenscyclus, waarbij de schuld als oninbaar wordt beschouwd en uit de debiteuren wordt verwijderd. Dit wordt vastgelegd wanneer een journaalboeking voor dubieuze debiteuren op de factuur wordt toegepast.
Het belang Dit is een kritiek faalpunt. Het analyseren van de paden die leiden tot afschrijvingen helpt zwakke punten in het kredietbeleid en de incassostrategie te identificeren, wat uiteindelijk leidt tot een vermindering van dubieuze debiteuren. Vindplaats Afgeleid uit de toepassing van een 'Journal Entry' op de factuur, waarbij de `journal entry` specifiek is voor een `bad debt write-off`. Een `custom status` kan ook worden gebruikt. Vastleggen Gebruik de datum van de Journaalpost voor afschrijving die op de factuur is toegepast. Gebeurtenistype inferred
	Factuur betaald	De succesvolle voltooiing van de factuurlevenscyclus, waarbij het openstaande saldo tot nul wordt gereduceerd door betalingen en eventuele toegepaste credits. Dit wordt afgeleid wanneer de factuurstatus verandert naar 'Volledig Betaald'.
Het belang Dit is het primaire succesvolle eind-event voor het proces. Het is het laatste data-punt voor het berekenen van de end-to-end Factuur-tot-Cash Cyclustijd. Vindplaats Afgeleid uit het 'Status' veld op de Invoice `transaction` dat verandert in 'Paid In Full'. De `timestamp` kan worden ontleend aan de datum van de uiteindelijke betaling of `credit memo` die de `invoice` heeft afgesloten. Vastleggen Timestamp van de laatste betalingstoepassing die de status op 'Volledig Betaald' zet. Gebeurtenistype inferred
	Factuur Opgesteld	Markeert de officiële aanmaak van het `invoice record` in het systeem. Dit `event` wordt vastgelegd vanuit de aanmaakdatum van de Invoice `transaction` in NetSuite, en dient als het startpunt voor de `invoice's lifecycle`.
Het belang Dit is het primaire startevent voor het Factuur-tot-Cash proces. Het is essentieel voor het berekenen van belangrijke metrics zoals Days Sales Outstanding (DSO) en de totale Factuur-tot-Cash Cyclustijd. Vindplaats Dit is een expliciet event, vastgelegd vanuit de aanmaakdatum van het factuurtransactierecord in NetSuite (Transactietabel waar Type 'Factuur' is). Vastleggen Gebruik de aanmaak-timestamp van het factuurtransactierecord. Gebeurtenistype explicit
	Vervaldatum betaling overschreden	Een berekend `event` dat optreedt wanneer de huidige datum de vervaldatum van de factuur overschrijdt zonder dat de factuur volledig is betaald. Het duidt op de overgang van een factuur van de status 'lopend' naar 'vervallen'.
Het belang Dit event is een cruciale trigger voor alle incassoactiviteiten. Het analyseren van de tijd na dit event is essentieel voor het begrijpen van de incasso-efficiëntie en de effectiviteit van aanmaningen. Vindplaats Dit is een berekend event. Het wordt afgeleid door de huidige datum te vergelijken met het 'Vervaldatum'-veld op het factuurtransactierecord. De event timestamp is de Vervaldatum zelf. Vastleggen Timestamp is de waarde van het 'Vervaldatum'-veld op de factuur. Gebeurtenistype calculated
	Aanmaningsprocedure geïnitieerd	Vertegenwoordigt de start van een formele aanmanings- of incassoproces voor een achterstallige factuur, wat meerdere stappen kan omvatten. Dit wordt vastgelegd wanneer een specifiek aanmaningsniveau aan de factuur wordt toegewezen.
Het belang Het volgen van de initiatie van formele aanmaningen helpt bij het meten van de naleving en effectiviteit van aanmaningen. Het is een belangrijke mijlpaal voor het analyseren hoe verschillende aanmaningsstrategieën het betalingsgedrag beïnvloeden. Vindplaats Afgeleid uit de datum waarop het 'Dunning Level' op de `invoice` of `customer record` voor het eerst wordt ingesteld op een niet-nul- of initiële `dunning state`. Vastleggen Identificeer de `timestamp` wanneer het veld Aanmaningsniveau verandert. Gebeurtenistype inferred
	Betaling Geboekt	Vertegenwoordigt de datum waarop de financiële impact van de betaling officieel wordt vastgelegd in het Grootboek. Dit wordt vastgelegd vanuit de boekingsdatum van de klantbetalingstransactie.
Het belang De tijd tussen 'Betaling ontvangen' en 'Betaling geboekt' onthult administratieve vertragingen. Het analyseren van deze vertraging is belangrijk voor het waarborgen van nauwkeurige en tijdige financiële rapportage. Vindplaats Vastgelegd vanuit de 'Posting Period' of transactiedatum op de grootboek impact van de 'Customer Payment' transactie. Vastleggen Gebruik de Grootboek boekingsdatum van de Klantbetalingstransactie. Gebeurtenistype explicit
	Creditnota uitgegeven	Vertegenwoordigt de aanmaak van een creditnota die wordt toegepast op de factuur, vaak om een fout te corrigeren of als onderdeel van een geschiloplossing. Dit is een expliciete transactie in NetSuite.
Het belang Frequente creditnota's kunnen duiden op systemische problemen zoals prijsfouten of verzendproblemen. Het analyseren van hun voorkomen helpt identificeren wat de hoofdoorzaken zijn van omzetverlies. Vindplaats Dit is een expliciet event, vastgelegd vanuit de aanmaakdatum van het Creditnota transactierecord dat gekoppeld is aan de originele factuur. Vastleggen Gebruik de aanmaak-timestamp van de Creditnota-transactie. Gebeurtenistype explicit
	Factuur naar Klant Verzonden	Vertegenwoordigt het moment waarop de factuur aan de klant is gecommuniceerd, doorgaans via e-mail. Dit wordt vaak afgeleid uit systeemlogs die uitgaande communicatie met betrekking tot de factuurtransactie bijhouden.
Het belang Het volgen van deze activiteit helpt bij het identificeren van vertragingen tussen factuurcreatie en klantmelding, wat de betalingstijden kan beïnvloeden. Het biedt inzicht in de efficiëntie van het facturatiecommunicatieproces. Vindplaats Afgeleid uit de datum van een e-mail die is verzonden vanuit het `invoice record`, te vinden op de Communication > Messages `subtab` van de Invoice `transaction`. Vastleggen Gebruik de timestamp van het 'Bericht'-record dat gekoppeld is aan de factuur. Gebeurtenistype inferred
	Geschil geregistreerd	Geeft aan dat een klant de factuur formeel heeft betwist, waardoor het standaard incassoproces wordt gepauzeerd. Dit wordt doorgaans afgeleid uit een wijziging in het statusveld van de factuur naar een 'Disputed' status.
Het belang Dit event is het startpunt voor het meten van de geschiloplossingstijd. Het identificeren van frequente geschillen kan onderliggende problemen in het facturatie- of verkoopproces onthullen. Vindplaats Afgeleid uit een systeemlog of een `timestamped` wijziging van een `custom 'Invoice Status'` veld naar een waarde zoals 'Disputed' of 'In Dispute'. Vastleggen Timestamp wanneer een statusveld wordt bijgewerkt om een geschil te reflecteren. Gebeurtenistype inferred
	Geschil opgelost	Markeert de oplossing van een klantgeschil, waardoor het incassoproces kan worden hervat of de factuur kan worden afgehandeld. Dit wordt afgeleid wanneer de `invoice status` verandert van 'Disputed' terug naar een actieve `state`.
Het belang Dit is het eindpunt voor het meten van de cyclustijd voor geschiloplossing. Efficiënte geschiloplossing is cruciaal voor het handhaven van klanttevredenheid en het versnellen van de cashflow. Vindplaats Afgeleid uit een systeemlog of een `timestamped` wijziging van een `custom 'Invoice Status'` veld van 'Disputed' naar een waarde zoals 'Open' of 'Resolved'. Vastleggen Timestamp wanneer een statusveld wordt bijgewerkt om de oplossing te tonen. Gebeurtenistype inferred
	Herinnering voor achterstallige betaling verzonden	Een eerste, vaak geautomatiseerde, herinnering wordt naar de klant gestuurd betreffende een vervallen factuur. Dit `event` wordt doorgaans vastgelegd vanuit de aanmaak van een aanmaningsbrief of een geregistreerd communicatie-`event` in de aanmaningsmodule van NetSuite.
Het belang Deze activiteit is de eerste stap in het aanmaningsproces. Het analyseren van de frequentie en impact op betaling helpt bij het evalueren van de effectiviteit van initiële incassoinspanningen. Vindplaats Vastgelegd vanuit de aanmaakdatum van een 'Dunning Letter' record dat gekoppeld is aan de factuur, gegenereerd door de NetSuite Dunning SuiteApp. Vastleggen Gebruik de aanmaak-timestamp van het Aanmaningsbrief-record. Gebeurtenistype explicit
	Incassogesprek gevoerd	Een handmatige incassoactiviteit waarbij een incassomedewerker telefonisch contact opneemt met de klant. Dit `event` wordt vastgelegd vanuit door gebruikers aangemaakte Phone Call activiteitsrecords in de CRM-module van NetSuite.
Het belang Deze activiteit helpt de handmatige inspanning in het incassoproces te kwantificeren. Het analyseren van de frequentie en het succespercentage is belangrijk voor het optimaliseren van de toewijzing van middelen en automatisering. Vindplaats Vastgelegd vanuit de aanmaakdatum van een 'Phone Call' activiteitsrecord waarbij het gerelateerde record de klant is, en het factuurnummer wordt vermeld in het bericht. Vastleggen Gebruik de timestamp van het Telefoongesprek CRM-activiteitsrecord. Gebeurtenistype explicit

Aanbevolen Optioneel

Extractie Guides

Data uit NetSuite ophalen

Stappen

Inloggen bij NetSuite: Log in op uw NetSuite-account met een rol die machtigingen heeft om Saved Searches te maken en uit te voeren, en om de vereiste transactie- en activiteitsrecords (bijv. Invoice, Customer Payment, Phone Call) te bekijken.
Navigeren naar Saved Searches: Ga naar Rapporten > Saved Searches > Alle Saved Searches > Nieuw. U herhaalt dit proces om verschillende afzonderlijke searches aan te maken, één voor elk type event.
Creëer de Basis Factuur Search: Begin met het aanmaken van een search voor het event 'Factuur aangemaakt'. Selecteer 'Transaction' als het search type. Deze search legt de aanmaak van de factuur vast.
Search Criteria definiëren: Stel op het subtabblad 'Criteria' de volgende filters in:
- Type is Invoice.
- Main Line is true. Dit zorgt ervoor dat u één record per factuur krijgt, niet één per regelitem.
- Date Created valt binnen uw gewenste analyseperiode, bijvoorbeeld de laatste 6 maanden.
Search Results definiëren: Voeg op het subtabblad 'Resultaten' de kolommen toe die nodig zijn voor het event log. Gebruik aangepaste labels om te voldoen aan de vereiste attribute namen (bijv. InvoiceNumber). Gebruik formules om het veld ActivityName in te stellen. De gedetailleerde veldkoppelingen worden in de query sectie gegeven.
Searches voor andere events aanmaken: Volg de configuraties in de query sectie en maak afzonderlijke saved searches aan voor andere activiteiten zoals betalingen, creditnota's, incassogesprekken en statuswijzigingen. Deze kunnen verschillende recordtypes gebruiken, zoals 'Phone Call' of vereisen dat 'System Notes' worden doorzocht.
Searches uitvoeren en exporteren: Voer elke saved search afzonderlijk uit. Klik op de resultatenpagina op het 'Export - CSV' pictogram om de data te downloaden. Geef elk bestand een beschrijvende naam (bijv. factuur_aangemaakt.csv, betaling_ontvangen.csv).
'Payment Due Date Passed' Events genereren: Dit specifieke event wordt niet direct geëxporteerd. Het moet worden berekend na het exporteren van de data. In uw voorkeurs data manipulatietool (zoals Python, Power Query of een ETL-tool), maakt u voor elke factuur die nog niet volledig is betaald, een rij aan met ActivityName als 'Payment Due Date Passed' en EventTime als de DueDate plus één dag.
Geëxporteerde bestanden combineren: Gebruik een externe tool om alle geëxporteerde CSV-bestanden samen te voegen tot één hoofdbestand. Zorg ervoor dat de kolomkoppen identiek zijn in alle bestanden voordat u ze combineert.
Definitieve data opmaak: Controleer het gecombineerde CSV-bestand. Controleer of EventTime een consistente timestamp indeling heeft (bijv. JJJJ-MM-DD UU:MM:SS) en of alle vereiste kolommen (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime) aanwezig zijn voor elke rij.
Uploaden naar ProcessMind: Het uiteindelijke, gecombineerde CSV-bestand is nu klaar om te worden geüpload als uw event log.

Configuratie

Vereisten: Een gebruikersrol met machtigingen voor het aanmaken, bewerken en exporteren van Saved Searches is vereist. Toegang tot de volgende recordtypes is noodzakelijk: Transaction (voor facturen, betalingen, creditnota's), Phone Call (of andere CRM Activity records) en System Notes.
Recordtypes: De primaire recordtypes die in deze searches worden gebruikt, zijn Transaction en Phone Call. De System Note record wordt ook gebruikt om statuswijzigingen en communicatie-events vast te leggen wanneer directe transactierecords niet beschikbaar zijn.
Datumbereik Filteren: Om de prestaties te garanderen en het datavolume te beheren, past u consequent een datumfilter toe (bijv. Date Created of Last Modified Date) over alle saved searches. Een periode van 3 tot 6 maanden aan data wordt aanbevolen voor een eerste analyse.
Main Line Filter: Bij het zoeken naar transactierecords, gebruikt u het criterium Main Line is true om informatie op header-level te isoleren. Dit voorkomt het dupliceren van events voor elk regelitem op een factuur of betaling.
Formules gebruiken: NetSuite-formules zijn essentieel voor het creëren van de gestandaardiseerde ActivityName kolom. Formula (Text) velden stellen u in staat de activiteitsnaam voor elke search vast te leggen, en Formula (Date/Time) kan worden gebruikt om timestamp velden te standaardiseren indien nodig.
Exportlimieten: Houd er rekening mee dat de UI-gebaseerde CSV-export van NetSuite doorgaans beperkt is tot 100.000 rijen per search. Voor grotere datasets moet u mogelijk searches in kleinere datumbereiken uitvoeren of geplande searches gebruiken die resultaten leveren aan de File Cabinet.

a Voorbeeldquery config

/*
This configuration outlines the setup for multiple NetSuite Saved Searches. 
Each search is designed to extract a specific activity for the event log.
Create one Saved Search in the NetSuite UI for each block defined below.
*/

// Saved Search 1: Invoice Generated
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Invoice Generated",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "Date Created", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Invoice Generated'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Date Created"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Status"}
  ]
}

// Saved Search 2: Invoice Sent to Customer
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Invoice Sent",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "System Notes : Field", "Operator": "is", "Value": "E-mailed"},
    {"Field": "System Notes : Date", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Invoice Sent to Customer'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "System Notes : Date"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Status"}
  ]
}

// Note: 'Payment Due Date Passed' is a calculated event, generated post-export.

// Saved Search 3: Overdue Reminder Sent & Dunning Procedure Initiated
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Dunning Events",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "System Notes : Field", "Operator": "is", "Value": "[Your Dunning Status Field]"},
    {"Field": "System Notes : Date", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "CASE WHEN {systemnotes.newvalue} = '[Your First Dunning Level]' THEN 'Dunning Procedure Initiated' ELSE 'Overdue Reminder Sent' END"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "System Notes : Date"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Status"}
  ]
}

// Saved Search 4: Collection Call Made
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Collection Calls",
  "RecordType": "Phone Call",
  "Criteria": [
    {"Field": "Transaction : Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Date", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Collection Call Made'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Completed Date"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Transaction : Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Company : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Company : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Transaction : Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Transaction : Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Transaction : Status"}
  ]
}

// Saved Search 5: Dispute Registered & Resolved
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Dispute Status",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "System Notes : Field", "Operator": "is", "Value": "Status"},
    {"Field": "System Notes : Date", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "CASE WHEN {systemnotes.newvalue} LIKE '%Disputed%' THEN 'Dispute Registered' WHEN {systemnotes.oldvalue} LIKE '%Disputed%' THEN 'Dispute Resolved' ELSE NULL END"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "System Notes : Date"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Status"}
  ]
}

// Saved Search 6: Credit Memo Issued
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Credit Memos",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Credit Memo"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "Applied To Transaction : Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Date Created", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Credit Memo Issued'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Date Created"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Applied To Transaction : Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Applied To Transaction : Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Applied To Transaction : Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Applied To Transaction : Status"}
  ]
}

// Saved Search 7: Payment Received & Posted
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Payments",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Customer Payment"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "Date Created", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    // For 'Payment Received'
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Payment Received'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Date Created"},
    // For 'Payment Posted'
    // {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Payment Posted'"},
    // {"Column": "EventTime", "Field": "[Your GL Posting Date Field]"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Applied To Transaction : Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Applied To Transaction : Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Applied To Transaction : Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Applied To Transaction : Status"}
  ]
}

// Saved Search 8: Invoice Settled
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Invoice Settled",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "Status", "Operator": "anyof", "Value": "Paid In Full"},
    {"Field": "Date Closed", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Invoice Settled'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Date Closed"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Status"}
  ]
}

// Saved Search 9: Invoice Written Off
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Invoice Written Off",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Journal Entry"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "false"},
    {"Field": "Account", "Operator": "is", "Value": "[Your Bad Debt Expense Account]"},
    {"Field": "Date Created", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Invoice Written Off'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Date Created"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Created From : Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Created From : Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Created From : Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Created From : Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Created From : Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Created From : Status"}
  ]
}

Stappen

Vereisten: Zorg ervoor dat Python 3.6+ op uw systeem is geïnstalleerd. U hebt ook inloggegevens nodig voor NetSuite SuiteTalk, specifiek voor Token Based Authentication (TBA), inclusief een Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID en Token Secret. De bijbehorende NetSuite-rol moet machtigingen hebben om toegang te krijgen tot alle vereiste records, waaronder transacties (facturen, betalingen, creditnota's), CRM activities (telefoongesprekken) en klantrecords.
Python Libraries installeren: Open uw commandoregel of terminal en installeer de benodigde Python libraries. De primaire libraries zijn pandas voor data manipulatie, requests en requests_oauthlib voor het doen van API-calls, of een dedicated NetSuite library. pip install pandas requests requests_oauthlib
Authenticatie instellen: Zoek in het meegeleverde Python-script de sectie voor inloggegevens. Voer uw NetSuite Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID en Token Secret veilig in de daarvoor bestemde placeholder variabelen in. Het wordt sterk aanbevolen om omgevingsvariabelen of een beveiligde vault te gebruiken om deze inloggegevens te beheren in plaats van ze direct vast te leggen.
Extractieparameters configureren: Definieer binnen het script de start_date en end_date variabelen om het tijdbereik voor de data extractie te specificeren. U kunt ook het subsidiary_id filter aanpassen als u de extractie wilt beperken tot een specifieke NetSuite-dochteronderneming.
De Scriptlogica begrijpen: Het script is gestructureerd om elk van de 13 vereiste activiteiten afzonderlijk op te vragen. Elke query is een afzonderlijke SuiteQL-verklaring die naar het NetSuite REST API endpoint wordt gestuurd. Het script verwerkt API-paginering automatisch om alle records voor elke query op te halen.
Het Python-script uitvoeren: Voer het script uit vanuit uw terminal met de opdracht: python your_netsuite_extraction_script.py. Het script maakt verbinding met NetSuite, voert de reeks queries uit en drukt statusupdates af naar de console terwijl het data ophaalt voor elke activiteit.
Data combineren en transformeren: Na het ophalen van de ruwe data voor elke activiteit, gebruikt het script de pandas library om alle individuele resultaten samen te voegen tot een enkel, uniform DataFrame. Dit DataFrame vertegenwoordigt het event log.
Het Event Log bekijken en opslaan: Het script slaat de uiteindelijke DataFrame op in een CSV-bestand met de naam netsuite_collections_event_log.csv. Open dit bestand om de data te controleren op volledigheid en nauwkeurigheid.
Voorbereiden voor upload: Zorg ervoor dat het uiteindelijke CSV-bestand de vereiste kolomkoppen heeft: InvoiceNumber, ActivityName en EventTime, samen met alle aanbevolen attributes. Het bestand is nu klaar om te worden geüpload naar ProcessMind.

Configuratie

Authenticatie: Het script maakt gebruik van NetSuite's Token Based Authentication (TBA). U dient de Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID en Token Secret op te geven. De rol die aan het token is gekoppeld, vereist leesrechten voor transactie-, klant-, telefoongesprek- en berichtrecords.
Datumbereik: De variabelen start_date en end_date in het script bepalen het extractievenster. Voor een eerste analyse wordt een periode van 3-6 maanden aanbevolen om het datavolume en de prestaties in balans te houden.
Subsidiary Filter: Een subsidiary_id variabele is opgenomen om data te filteren voor een specifieke bedrijfseenheid. Indien u in een omgeving met één dochteronderneming werkt, kan dit worden weggelaten.
API Endpoint: Het script is gericht op het NetSuite SuiteQL REST API endpoint. Zorg ervoor dat dit voor uw account is ingeschakeld (/services/rest/query/v1/suiteql).
Paginatie Afhandeling: Het script bevat een functie om automatisch gepagineerde API-responses af te handelen. De page_size is ingesteld op 1000, wat het maximum is dat door de API is toegestaan, om het aantal vereiste API-calls te minimaliseren.
Custom Fields: De extractie voor 'Dispute Registered' en 'Dispute Resolved' gaat uit van het gebruik van custom fields (custbody_dispute_date, custbody_dispute_resolved_date). U dient het script bij te werken met de daadwerkelijke veld-ID's die in uw NetSuite-instantie worden gebruikt.

a Voorbeeldquery python

import pandas as pd
import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import json
import os
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Best practice: Use environment variables instead of hardcoding credentials.
NS_ACCOUNT = os.getenv(class="hl-string">'NS_ACCOUNT', class="hl-string">'[Your NetSuite Account ID]')
NS_CONSUMER_KEY = os.getenv(class="hl-string">'NS_CONSUMER_KEY', class="hl-string">'[Your Consumer Key]')
NS_CONSUMER_SECRET = os.getenv(class="hl-string">'NS_CONSUMER_SECRET', class="hl-string">'[Your Consumer Secret]')
NS_TOKEN_ID = os.getenv(class="hl-string">'NS_TOKEN_ID', class="hl-string">'[Your Token ID]')
NS_TOKEN_SECRET = os.getenv(class="hl-string">'NS_TOKEN_SECRET', class="hl-string">'[Your Token Secret]')

class=class="hl-string">"hl-comment"># The base URL for the SuiteQL API endpoint
BASE_URL = fclass="hl-string">"https://{NS_ACCOUNT.replace('_', '-')}.suitetalk.api.netsuite.com/services/rest/query/v1/suiteql"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Extraction Parameters ---
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'
SUBSIDIARY_ID = class="hl-string">'[Your Subsidiary ID]' class=class="hl-string">"hl-comment"># Optional: filter by subsidiary

def execute_suiteql(query):
    class="hl-string">"""Executes a SuiteQL query and handles pagination."""
    all_results = []
    offset = 0
    limit = 1000

    oauth = OAuth1(
        client_key=NS_CONSUMER_KEY,
        client_secret=NS_CONSUMER_SECRET,
        resource_owner_key=NS_TOKEN_ID,
        resource_owner_secret=NS_TOKEN_SECRET,
        realm=NS_ACCOUNT,
        signature_method=class="hl-string">'HMAC-SHA256'
    )

    headers = {
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json',
        class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient'
    }

    while True:
        paginated_query = fclass="hl-string">"{query} LIMIT {limit} OFFSET {offset}"
        payload = json.dumps({class="hl-string">'q': paginated_query})
        
        try:
            response = requests.post(BASE_URL, headers=headers, data=payload, auth=oauth)
            response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            data = response.json()
            
            if not data.get(class="hl-string">'items'):
                break

            all_results.extend(data[class="hl-string">'items'])
            
            if not data.get(class="hl-string">'hasMore', False):
                break
            
            offset += limit

        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"API Request Error: {e}")
            print(fclass="hl-string">"Response body: {response.text if 'response' in locals() else 'No response'}")
            return None

    return all_results

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the data extraction."""
    all_events = []
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Common WHERE clause for filtering by date and subsidiary
    common_filter = fclass="hl-string">"WHERE T.trandate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}"

    class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Define SuiteQL Queries for Each Activity ---
    queries = {
        class="hl-string">'Invoice Generated': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Invoice Generated' AS ActivityName,
                TO_CHAR(T.createdDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND T.createdDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Invoice Sent to Customer': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Invoice Sent to Customer' AS ActivityName,
                TO_CHAR(M.messageDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Message AS M ON T.id = M.transaction
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND M.emailed = 'T' AND M.messageDate IS NOT NULL
                AND M.messageDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Payment Due Date Passed': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Payment Due Date Passed' AS ActivityName,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD"T"23:59:59"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND T.status NOT IN ('CustInvc:B', 'CustInvc:A') -- Not Paid In Full or Pending Approval
                AND T.dueDate < CURRENT_DATE
                AND T.dueDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Overdue Reminder Sent': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Overdue Reminder Sent' AS ActivityName,
                TO_CHAR(M.messageDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Message AS M ON T.id = M.transaction
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND (M.subject LIKE '%Overdue%' OR M.subject LIKE '%Reminder%')
                AND M.messageDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Dunning Procedure Initiated': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Dunning Procedure Initiated' AS ActivityName,
                TO_CHAR(SL.systemNoteDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
                INNER JOIN SystemNote AS SL ON T.id = SL.recordId
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND SL.field = 'custbody_dunning_level' AND SL.oldValue IS NULL -- Assumes a custom dunning level field
                AND SL.systemNoteDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Collection Call Made': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Collection Call Made' AS ActivityName,
                TO_CHAR(PC.completedDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                PhoneCall AS PC
                INNER JOIN Transaction AS T ON PC.transaction = T.id
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND PC.title LIKE '%Collection%'
                AND PC.completedDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Dispute Registered': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Dispute Registered' AS ActivityName,
                TO_CHAR(T.custbody_dispute_date, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND T.custbody_dispute_date IS NOT NULL -- Assumes a custom dispute date field
                AND T.custbody_dispute_date BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Dispute Resolved': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Dispute Resolved' AS ActivityName,
                TO_CHAR(T.custbody_dispute_resolved_date, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND T.custbody_dispute_resolved_date IS NOT NULL -- Assumes a custom dispute resolved date field
                AND T.custbody_dispute_resolved_date BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Credit Memo Issued': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                AppliedTo.tranid AS InvoiceNumber,
                'Credit Memo Issued' AS ActivityName,
                TO_CHAR(CM.trandate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                CM.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                AppliedTo.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(AppliedTo.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(AppliedTo.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS CM
                INNER JOIN TransactionLine AS CML ON CM.id = CML.transaction
                INNER JOIN Transaction AS AppliedTo ON CML.appliedToTransaction = AppliedTo.id
                INNER JOIN Customer AS C ON CM.entity = C.id
            WHERE
                CM.type = 'CustCred' AND CM.voided = 'F' AND CM.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND AppliedTo.type = 'CustInvc'
                AND CM.trandate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Payment Received': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                AppliedTo.tranid AS InvoiceNumber,
                'Payment Received' AS ActivityName,
                TO_CHAR(P.trandate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                P.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                AppliedTo.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(AppliedTo.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(AppliedTo.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS P
                INNER JOIN TransactionLine AS PL ON P.id = PL.transaction
                INNER JOIN Transaction AS AppliedTo ON PL.appliedToTransaction = AppliedTo.id
                INNER JOIN Customer AS C ON P.entity = C.id
            WHERE
                P.type = 'CustPymt' AND P.voided = 'F' AND P.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND AppliedTo.type = 'CustInvc'
                AND P.trandate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Payment Posted': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                AppliedTo.tranid AS InvoiceNumber,
                'Payment Posted' AS ActivityName,
                TO_CHAR(P.postingdate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                P.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                AppliedTo.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(AppliedTo.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(AppliedTo.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS P
                INNER JOIN TransactionLine AS PL ON P.id = PL.transaction
                INNER JOIN Transaction AS AppliedTo ON PL.appliedToTransaction = AppliedTo.id
                INNER JOIN Customer AS C ON P.entity = C.id
            WHERE
                P.type = 'CustPymt' AND P.voided = 'F' AND P.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND AppliedTo.type = 'CustInvc' AND P.posting = 'T'
                AND P.postingdate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Invoice Settled': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Invoice Settled' AS ActivityName,
                TO_CHAR(T.lastModifiedDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND T.status = 'CustInvc:B' -- Paid In Full
                AND T.lastModifiedDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Invoice Written Off': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                AppliedTo.tranid AS InvoiceNumber,
                'Invoice Written Off' AS ActivityName,
                TO_CHAR(JE.trandate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                JE.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                AppliedTo.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(AppliedTo.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(AppliedTo.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS JE
                INNER JOIN TransactionLine AS JEL ON JE.id = JEL.transaction
                INNER JOIN Transaction AS AppliedTo ON JEL.entity = AppliedTo.entity -- A best-effort link via customer
                INNER JOIN Customer AS C ON JE.entity = C.id
            WHERE
                JE.type = 'Journal' AND JE.voided = 'F' AND JE.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND JEL.account = [Your Bad Debt Expense Account ID] -- Must configure your specific bad debt account
                AND AppliedTo.type = 'CustInvc'
                AND JE.trandate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
                AND (JEL.memo LIKE '%' || AppliedTo.tranid || '%' OR JE.memo LIKE '%' || AppliedTo.tranid || '%') -- Best-effort link by checking memo field for invoice number
        """
    }

    for activity, query in queries.items():
        print(fclass="hl-string">"Fetching data for: {activity}...")
        results = execute_suiteql(query)
        if results:
            all_events.extend(results)
            print(fclass="hl-string">"  ...found {len(results)} events.")
        else:
            print(fclass="hl-string">"  ...no events found or an error occurred.")

    if not all_events:
        print(class="hl-string">"No data extracted. Exiting.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Convert to pandas DataFrame
    df = pd.DataFrame(all_events)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Data Cleaning and Formatting
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'])
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'])
    df.rename(columns=lambda c: class="hl-string">''.join(c.split()).capitalize(), inplace=True)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    output_file = class="hl-string">'netsuite_collections_event_log.csv'
    df.to_csv(output_file, index=False)
    print(fclass="hl-string">"\nEvent log successfully saved to {output_file}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Uw Kredietbeheer & Incasso `Data Template`

Uw Kredietbeheer & Incasso `Data Template`

Attributen Debiteurenbeheer & Incasso

Activiteiten Debiteurenbeheer & Incasso

Extractie Guides

NetSuite Saved Searches en Rapporten `Data` Export

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Python Extractie via NetSuite SuiteTalk Web Services

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Klaar om te starten?

Begin vandaag nog met het optimaliseren van Kredietbeheer en Incasso!

Uw Kredietbeheer & Incasso Data Template

Uw Kredietbeheer & Incasso Data Template

Attributen Debiteurenbeheer & Incasso

Activiteiten Debiteurenbeheer & Incasso

Extractie Guides

NetSuite Saved Searches en Rapporten `Data` Export

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Python Extractie via NetSuite SuiteTalk Web Services

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Wij hechten veel waarde aan je privacy

Klaar om te starten?

Begin vandaag nog met het optimaliseren van Kredietbeheer en Incasso!

Uw Kredietbeheer & Incasso `Data Template`

Uw Kredietbeheer & Incasso `Data Template`