Seu template de dados para Crédito e Cobrança
Seu template de dados para Crédito e Cobrança
- Atributos recomendados para coletar
- Atividades-chave a monitorizar
- Orientação de extração para NetSuite
Atributos de Crédito e Cobrança
| Nome | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Nome da Atividade
ActivityName
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O nome da atividade de negócio ocorrida em um momento específico. | ||
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Descrição
Descreve uma etapa, como 'Fatura Gerada'. Analisar a sequência dessas atividades é a base do Process Mining, revelando o fluxo real e gargalos.
Por que é importante
Este atributo forma a base do mapa de processo, permitindo a visualização e análise do fluxo.
Onde obter
Campo derivado de mudanças de status em faturas, pagamentos ou registros como notas do sistema e tarefas de CRM.
Exemplos
Fatura geradaOverdue Reminder SentPagamento RecebidoFatura Baixada (Write-off)
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Número da fatura
InvoiceNumber
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O identificador exclusivo de cada fatura de cliente. | ||
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Descrição
O Número da Fatura serve como o identificador principal (Case ID), vinculando todas as atividades de um título. Isso permite analisar todo o ciclo, da criação ao pagamento final. No NetSuite, corresponde ao ID da Transação.
Por que é importante
É a chave essencial para rastrear a jornada de uma fatura, desde a sua geração até a liquidação, permitindo a análise do processo de ponta a ponta.
Onde obter
Geralmente o campo 'ID da Transação' (ID interno: tranid) no registro de Fatura do NetSuite.
Exemplos
INV0012345INV0054321INV0098765
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Tempo do Evento
EventTime
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O timestamp indicando quando a atividade ocorreu. | ||
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Descrição
Este atributo captura data e hora exatas de cada atividade. É fundamental para calcular tempos de ciclo e espera. No NetSuite, costuma ser a data de criação ou modificação do registro.
Por que é importante
Permite o cálculo de todas as métricas de desempenho relacionadas ao tempo, como tempos de ciclo e gargalos, que são fundamentais para a análise de eficiência.
Onde obter
Extraído de campos de data de vários registros, como a data de criação da fatura ou o timestamp de notas do sistema.
Exemplos
2023-01-15T10:00:00Z2023-02-01T14:30:00Z2023-02-15T09:05:00Z
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Data de Vencimento
DueDate
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A data de vencimento do pagamento da fatura. | ||
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Descrição
A Data de Vencimento é o prazo acordado para pagamento. É a base para definir se um pagamento está em dia e para acionar ações de cobrança.
Por que é importante
Atua como o principal referencial para medir a pontualidade do pagamento e é crucial para calcular os dias de atraso e monitorar a conformidade com as condições de pagamento.
Onde obter
Campo 'Data de Vencimento' (ID interno: duedate) no registro de transação da Fatura.
Exemplos
2023-02-142023-03-312023-04-15
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ID do Cliente
CustomerId
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O identificador exclusivo do cliente associado à fatura. | ||
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Descrição
Vincula a fatura ao cliente no NetSuite. Essencial para segmentar a performance e analisar comportamentos de pagamento entre diferentes perfis de clientes.
Por que é importante
Permite uma análise centrada no cliente, ajudando a identificar quais clientes atrasam com frequência, abrem disputas ou seguem processos fora do padrão.
Onde obter
Campo 'Cliente' (ID interno: entity) no registro de transação da Fatura.
Exemplos
CUST001CUST002CUST003
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Segmento de Cliente
CustomerSegment
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A classificação do cliente por tamanho, setor ou região. | ||
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Descrição
O Segmento de Cliente categoriza os clientes em grupos significativos (ex: 'Enterprise', 'SMB', 'Setor Público'). Este atributo é vital para o dashboard 'Desempenho da Estratégia de Cobrança por Segmento', pois permite comparar a eficácia de diferentes abordagens de cobrança entre esses segmentos. Ajuda a personalizar estratégias para os comportamentos únicos de cada grupo.
Por que é importante
Permite análises direcionadas para determinar se certos problemas de processo ou comportamentos de pagamento estão concentrados em grupos de clientes específicos.
Onde obter
Comum em campos personalizados no registro do Cliente. Os dados devem ser vinculados à transação da Fatura.
Exemplos
EmpresarialMid-MarketSMB
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Status da Fatura
InvoiceStatus
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O status atual da fatura no seu ciclo de vida. | ||
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Descrição
Indica o estado atual da fatura, como 'Aberto', 'Pago Integralmente' ou 'Vencido'. Isso é útil para filtrar e analisar apenas as faturas que estão ativas ou problemáticas no momento. O dashboard 'Overdue Invoices Aging and Status' depende deste atributo para fornecer um resumo dos recebíveis pendentes.
Por que é importante
Permite filtrar e focar a análise em etapas específicas do ciclo de vida da fatura, como faturas abertas, vencidas ou em disputa.
Onde obter
Corresponde ao campo 'Status' (ID interno: status) no registro de transação da Fatura.
Exemplos
AbertoPago IntegralmenteVencido
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Valor da Fatura
InvoiceAmount
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O valor monetário total da fatura. | ||
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Descrição
Representa o valor total devido na fatura. É um atributo crítico para analisar o impacto de atrasos e priorizar esforços de cobrança em faturas de alto valor.
Por que é importante
Fornece contexto financeiro ao processo, permitindo análises baseadas em valores monetários e a priorização de cobranças de alto valor.
Onde obter
Campo 'Valor (Total)' (ID interno: total) no registro de transação da Fatura.
Exemplos
1500.00250.5012500.75
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Atraso no lançamento do pagamento
PaymentPostingLag
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O tempo entre receber o pagamento e lançá-lo no sistema. | ||
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Descrição
Mede o atraso entre o recebimento dos fundos e o lançamento no NetSuite. Destaca ineficiências internas que distorcem a visibilidade do fluxo de caixa.
Por que é importante
Revela atrasos no processamento interno da aplicação de pagamentos, o que pode afetar a precisão financeira.
Onde obter
Calculado na ferramenta: Timestamp('Pagamento Lançado') - Timestamp('Pagamento Recebido').
Exemplos
1 dia4 horas3 dias
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Condições de Pagamento
PaymentTerms
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Os termos de pagamento acordados para a fatura. | ||
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Descrição
Especifica as condições de pagamento (ex: 'Net 30'). É a base para calcular o vencimento e analisar se os clientes estão cumprindo os termos acordados.
Por que é importante
Fornece a base contratual para os prazos de pagamento e é essencial para analisar a conformidade e identificar desvios que afetam o fluxo de caixa.
Onde obter
Campo 'Termos' (ID interno: terms) no registro de transação da Fatura.
Exemplos
Líquido 30Líquido 60Vencimento no recebimento
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Dias Vencidos
DaysOverdue
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O número de dias de atraso em relação ao vencimento. | ||
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Descrição
Mede os dias de atraso em relação ao vencimento. É um KPI fundamental para categorizar e priorizar os esforços de cobrança no dashboard.
Por que é importante
Mede diretamente a gravidade dos atrasos nos pagamentos e é uma métrica fundamental para relatórios de aging e para priorizar as atividades de cobrança.
Onde obter
Calculado na transformação: (Data Atual ou Pagamento) - Vencimento.
Exemplos
1532090
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É Automatizado
IsAutomated
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Um sinalizador (flag) indicando se uma atividade foi realizada automaticamente por um sistema. | ||
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Descrição
Atributo booleano que indica se a atividade foi automatizada ou manual. Essencial para medir níveis de automação e identificar novas oportunidades de melhoria.
Por que é importante
Ajuda a quantificar o nível de automação no processo, apoiando iniciativas para reduzir o esforço manual e melhorar a eficiência.
Onde obter
Atributo derivado. Se o usuário for 'SYSTEM', a atividade é marcada como automatizada.
Exemplos
verdadeirofalse
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É Pagamento no Prazo
IsOnTimePayment
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Um sinalizador (flag) indicando se o pagamento foi recebido na data de vencimento ou antes. | ||
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Descrição
Atributo calculado que verifica se o pagamento foi em dia. Facilita o cálculo do KPI de pagamentos pontuais e a análise de performance.
Por que é importante
Oferece uma métrica binária simples para avaliar a conformidade dos termos de pagamento, facilitando o cálculo da Taxa de Pagamento em Dia.
Onde obter
Calculado na transformação: VERDADEIRO se (Pagamento <= Vencimento), caso contrário FALSO.
Exemplos
verdadeirofalse
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ID do usuário
UserId
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O identificador do usuário que realizou a atividade. | ||
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Descrição
Identifica o funcionário ou usuário do sistema responsável por uma atividade específica, como lançar um pagamento ou fazer uma chamada de cobrança. Isso permite analisar a distribuição da carga de trabalho, o desempenho da equipe e identificar necessidades de treinamento. Para atividades automatizadas, pode ser o ID de um usuário do sistema.
Por que é importante
Permite a análise de desempenho por usuário ou equipe e ajuda a entender a distribuição da carga de trabalho e a identificar onde ocorrem intervenções manuais.
Onde obter
Extraído de campos como 'Criado por', 'Modificado por' ou 'Proprietário' nas transações ou registros relacionados.
Exemplos
j.doea.smithSISTEMA
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Motivo da Disputa
DisputeReason
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O motivo fornecido para a disputa de uma fatura. | ||
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Descrição
Quando um cliente disputa uma fatura, este atributo captura o motivo (ex: 'Preço Incorreto'). É vital para analisar o tempo de resolução e identificar padrões que evitem problemas futuros.
Por que é importante
Ajuda a identificar as causas raiz das disputas dos clientes, fornecendo os insights necessários para melhorar processos anteriores, como o atendimento de pedidos ou a precisão do faturamento.
Onde obter
Provavelmente um campo personalizado no registro de Fatura usado para rastrear disputas. Não é um campo padrão do NetSuite.
Exemplos
Quantidade IncorretaDivergência de PreçoProdutos Danificados
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Nome do Cobrador
CollectorName
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O nome do agente de cobrança atribuído à fatura. | ||
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Descrição
Identifica o agente de cobrança ou recurso específico responsável por gerenciar uma fatura vencida. Isso permite a análise de desempenho em toda a equipe de cobrança e ajuda a entender a distribuição da carga de trabalho e a eficácia de cada cobrador. Dá suporte a KPIs como 'Taxa de Sucesso de Contato de Cobrança'.
Por que é importante
Permite medir o desempenho e equilibrar a carga de trabalho da equipe de cobrança, vinculando as atividades de cobrança a indivíduos específicos.
Onde obter
Frequentemente um campo personalizado no Cliente ou Fatura. Alguns módulos de cobrança do NetSuite adicionam essa função.
Exemplos
Alice JohnsonRobert WilliamsNão atribuído
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País
Country
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O país do endereço de faturamento do cliente. | ||
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Descrição
Indica o país do endereço de faturamento. Usado para analisar variações regionais no comportamento de pagamento e adaptar estratégias de cobrança localmente.
Por que é importante
Permite a segmentação geográfica do processo, o que pode destacar diferenças regionais no comportamento de pagamento ou na eficiência do processo.
Onde obter
Extraído dos detalhes do 'Endereço de Faturamento' na transação da Fatura.
Exemplos
EUAAlemanhaJapão
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Sistema de Origem
SourceSystem
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O sistema do qual os dados foram extraídos. | ||
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Descrição
Identifica o sistema de origem dos dados do evento. Para esta visão de processo, o valor será consistentemente 'NetSuite', mas é um atributo obrigatório para a governança de dados e para distinguir as fontes de dados em um ambiente multi-sistemas.
Por que é importante
Garante a linhagem e rastreabilidade dos dados, o que é importante para validação e governança de dados, especialmente em ambientes com múltiplos sistemas integrados.
Onde obter
Valor estático ('NetSuite') adicionado durante a transformação dos dados.
Exemplos
NetSuite
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Tempo de Ciclo de Fatura ao Recebimento
InvoiceToCashCycleTime
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O tempo total desde a geração da fatura até a liquidação final. | ||
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Descrição
Mede o tempo total da geração da fatura até a liquidação. Representa a performance de ponta a ponta e a velocidade do fluxo de caixa.
Por que é importante
KPI de alto nível que mede a eficiência global de todo o processo do faturamento ao recebimento.
Onde obter
Cálculo realizado na ferramenta: Timestamp('Fatura Liquidada') - Timestamp('Fatura Gerada').
Exemplos
32 dias45 dias91 dias
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Última Atualização de Dados
LastDataUpdate
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O timestamp da última atualização de dados do sistema de origem. | ||
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Descrição
Indica quando os dados foram extraídos pela última vez, garantindo decisões baseadas em informações atualizadas.
Por que é importante
Oferece transparência sobre a atualização dos dados, permitindo que os usuários saibam quão recente é a análise.
Onde obter
Valor gerado e aplicado ao conjunto de dados no momento da extração.
Exemplos
2023-10-27T02:00:00Z
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Unidade de Negócio
BusinessUnit
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A unidade de negócio ou subsidiária associada à transação. | ||
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Descrição
Representa a unidade de negócio ou subsidiária que emitiu a fatura. No NetSuite OneWorld, corresponde ao campo 'Subsidiária', permitindo comparar a performance entre diferentes áreas da empresa.
Por que é importante
Permite que o desempenho do processo seja comparado entre diferentes unidades organizacionais, revelando variações que podem exigir abordagens de gestão distintas.
Onde obter
No NetSuite OneWorld, este é o campo 'Subsidiary'. Em outras contas, pode ser 'Department' ou 'Class', dependendo da configuração.
Exemplos
US WestServiços EMEAAPAC Products
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Atividades de Crédito e Cobrança
| Atividade | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Fatura Baixada (Write-off)
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Um encerramento malsucedido do ciclo de vida da fatura, onde a dívida é considerada incobrável e removida do contas a receber. Isso é capturado quando um lançamento contábil (journal entry) de dívida incobrável é aplicado à fatura. | ||
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Por que é importante
Ponto de falha crítico. Analisar os caminhos que levam a baixas (write-offs) ajuda a identificar falhas na política de crédito e reduzir a inadimplência.
Onde obter
Inferido a partir da aplicação de um 'Journal Entry' (Lançamento Contábil) à fatura, onde o lançamento é especificamente para uma baixa de dívida incobrável. Um status personalizado também pode ser utilizado.
Captura
Use a data do lançamento contábil de baixa aplicado à fatura.
Tipo de evento
inferred
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Fatura gerada
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Marca a criação oficial do registro da fatura no sistema. Este evento é capturado a partir da data de criação da transação de Fatura no NetSuite, servindo como ponto de partida para o ciclo de vida da fatura. | ||
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Por que é importante
Principal evento de início do processo. Essencial para calcular o DSO e o tempo total do ciclo de faturamento ao recebimento.
Onde obter
Evento capturado da data de criação da fatura no NetSuite (tabela de Transações, tipo 'Invoice').
Captura
Use o timestamp de criação da fatura.
Tipo de evento
explicit
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Fatura Liquidada
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A conclusão bem-sucedida do ciclo da fatura, quando o saldo é zerado. Inferido quando o status muda para 'Totalmente Paga'. | ||
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Por que é importante
Principal evento de conclusão. Ponto final para o cálculo do tempo total do ciclo de faturamento ao recebimento.
Onde obter
Inferido a partir da mudança do campo 'Status' na transação da Fatura para 'Paid In Full'. O timestamp pode ser extraído da data do pagamento final ou da nota de crédito que liquidou a fatura.
Captura
Timestamp da última aplicação de pagamento que altera o status para 'Totalmente Paga'.
Tipo de evento
inferred
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Pagamento Recebido
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Marca quando um pagamento é criado e aplicado à fatura. Capturado diretamente do registro de Pagamento de Cliente no NetSuite. | ||
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Por que é importante
Esta atividade é vital para calcular o DSO e a taxa de pagamentos em dia. Representa a entrada de caixa e o sucesso da cobrança.
Onde obter
Capturado a partir da data de criação do registro de transação 'Customer Payment'. A sublista 'Apply' neste registro vincula o pagamento a uma ou mais faturas.
Captura
Use a data da transação do Pagamento do Cliente.
Tipo de evento
explicit
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Prazo de vencimento da fatura ultrapassado
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Um evento calculado que ocorre quando a data atual ultrapassa a data de vencimento da fatura sem que ela tenha sido totalmente paga. Sinaliza a transição de uma fatura do status 'em dia' para 'atrasada'. | ||
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Por que é importante
Este evento é um gatilho crítico para a cobrança. Analisar o tempo após este marco é a chave para entender a eficiência do processo.
Onde obter
Evento calculado comparando a data atual ao vencimento. O timestamp do evento é a própria data de vencimento.
Captura
O Timestamp é o valor do campo 'Data de Vencimento' na fatura.
Tipo de evento
calculated
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Collection Call Made
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Uma atividade de cobrança manual onde um agente entra em contato com o cliente por telefone. Este evento é capturado a partir de registros de atividade de Phone Call criados por usuários no módulo de CRM do NetSuite. | ||
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Por que é importante
Esta atividade quantifica o esforço manual na cobrança. Analisar sua frequência ajuda a otimizar recursos e automação.
Onde obter
Capturado a partir da data de criação de um registro de atividade 'Phone Call', onde o registro relacionado é o cliente e o número da fatura é referenciado na mensagem.
Captura
Use o timestamp do registro de chamada no CRM.
Tipo de evento
explicit
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Disputa Resolvida
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Marca a resolução de uma disputa de cliente, permitindo que o processo de cobrança seja retomado ou que a fatura seja liquidada. Isso é inferido quando o status da fatura muda de 'Disputed' de volta para um estado ativo. | ||
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Por que é importante
Ponto final para medir o tempo de resolução de disputas. A eficiência aqui é vital para o caixa e para a satisfação do cliente.
Onde obter
Inferido a partir de um log do sistema ou de uma alteração com timestamp de um campo personalizado de 'Status da Fatura' de 'Disputed' para um valor como 'Open' ou 'Resolved'.
Captura
Timestamp de quando o status é atualizado para mostrar a resolução.
Tipo de evento
inferred
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Dispute Registered
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Indica que um cliente contestou formalmente a fatura, interrompendo o processo de cobrança padrão. Isso é tipicamente inferido a partir de uma alteração no campo de status da fatura para um estado 'Disputed'. | ||
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Por que é importante
Ponto de partida para medir o tempo de resolução de disputas. Disputas frequentes podem revelar problemas no faturamento ou nas vendas.
Onde obter
Inferido a partir de um log do sistema ou de uma alteração com timestamp de um campo personalizado de 'Status da Fatura' para um valor como 'Disputed' ou 'In Dispute'.
Captura
Timestamp de quando o status é atualizado para refletir uma disputa.
Tipo de evento
inferred
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Dunning Procedure Initiated
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Início de um processo formal de cobrança para uma fatura vencida. Capturado quando um nível de cobrança específico é atribuído à fatura. | ||
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Por que é importante
Acompanhar o início da cobrança ajuda a medir a eficácia do processo e como diferentes estratégias influenciam o pagamento.
Onde obter
Inferido a partir da data em que o 'Dunning Level' na fatura ou no registro do cliente é definido pela primeira vez como um estado inicial de dunning (não zero).
Captura
Identifique o timestamp quando o campo de Nível de Dunning mudar.
Tipo de evento
inferred
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Fatura Enviada ao Cliente
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Momento em que a fatura é comunicada ao cliente, geralmente por e-mail. Inferido dos logs de comunicações enviadas no sistema. | ||
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Por que é importante
Monitorar esta atividade ajuda a identificar atrasos entre a criação da fatura e a notificação do cliente, o que afeta os prazos de recebimento.
Onde obter
Inferido a partir da data de um e-mail enviado do registro da fatura, encontrado na subguia Communication > Messages da transação da Fatura.
Captura
Use o timestamp do registro de 'Mensagem' vinculado à fatura.
Tipo de evento
inferred
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Nota de Crédito Emitida
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Representa a criação de uma nota de crédito aplicada à fatura para corrigir erros ou resolver disputas. É uma transação explícita no NetSuite. | ||
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Por que é importante
Notas de crédito frequentes podem indicar problemas sistêmicos, como erros de preços ou problemas de envio. Analisar sua ocorrência ajuda a identificar as causas raiz da perda de receita.
Onde obter
Evento capturado da data de criação da Nota de Crédito vinculada à fatura original.
Captura
Use o timestamp de criação da Nota de Crédito.
Tipo de evento
explicit
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Overdue Reminder Sent
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Um lembrete inicial, frequentemente automatizado, é enviado ao cliente sobre uma fatura vencida. Esta atividade é geralmente capturada pela criação de uma carta de dunning ou um evento de comunicação registrado no módulo de dunning do NetSuite. | ||
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Por que é importante
Esta atividade é o primeiro passo da cobrança. Analisar sua frequência ajuda a avaliar a eficácia dos esforços iniciais.
Onde obter
Capturado a partir da data de criação de um registro de 'Dunning Letter' associado à fatura, gerado pelo NetSuite Dunning SuiteApp.
Captura
Use o timestamp de criação da Carta de Cobrança.
Tipo de evento
explicit
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Pagamento Lançado
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Data em que o impacto financeiro do pagamento é registrado oficialmente no Razão (GL). Capturado pela data de lançamento do Pagamento do Cliente. | ||
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Por que é importante
O tempo entre o recebimento e o lançamento revela atrasos administrativos. Analisar esse gap é vital para a precisão dos relatórios financeiros.
Onde obter
Capturado a partir do 'Posting Period' ou data da transação no impacto do Razão Geral (General Ledger) da transação de 'Customer Payment'.
Captura
Use a data de lançamento no Razão (GL) do Pagamento do Cliente.
Tipo de evento
explicit
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