Il Suo Data Template per la Gestione Crediti e il Recupero Crediti
Il Suo Data Template per la Gestione Crediti e il Recupero Crediti
- Attributi consigliati da raccogliere
- Attività chiave da tracciare
- Guida all'estrazione per NetSuite
Attributi di Gestione del Credito e Riscossioni
| Nome | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
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Nome attività
ActivityName
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Il nome dell'attività commerciale che si è verificata in un determinato momento. | ||
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Descrizione
Questo attributo descrive un passaggio o un evento specifico nel processo di gestione del credito e degli incassi, come 'Fattura generata', 'Pagamento ricevuto' o 'Contestazione registrata'. L'analisi della sequenza e della frequenza di queste attività è il cuore del Process Mining, poiché rivela il flusso reale del processo, le deviazioni e i bottleneck.
Perché è importante
Questo Attributo costituisce la spina dorsale della mappa di processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi del flusso di processo.
Dove trovare
Questo campo è tipicamente derivato dalle modifiche di stato dei record di transazione (es. Fattura, Pagamento Cliente) o da record correlati come note di sistema, record personalizzati per le attività di recupero crediti o attività CRM.
Esempi
Fattura generataSollecito di Pagamento InviatoPagamento ricevutoFattura Stornata
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Numero fattura
InvoiceNumber
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L'identificatore univoco per ogni fattura cliente. | ||
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Descrizione
Il Numero Fattura funge da identificatore primario del
Perché è importante
È la chiave essenziale per tracciare il percorso di una fattura dalla generazione al saldo, consentendo un'analisi end-to-end del processo.
Dove trovare
Questo è tipicamente il campo 'ID Transazione' (ID interno:
Esempi
INV0012345INV0054321INV0098765
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Timestamp Evento
EventTime
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Il timestamp che indica quando l'attività si è verificata. | ||
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Descrizione
Questo attributo acquisisce la data e l'ora precise di ogni attività del processo. È fondamentale per tutte le analisi temporali, compreso il calcolo dei tempi di ciclo, della durata e dei tempi di attesa tra i vari passaggi. In NetSuite, questo timestamp corrisponde solitamente alla data di creazione o di ultima modifica del record o della nota di sistema pertinente.
Perché è importante
Permette il calcolo di tutte le metriche di performance legate al tempo, come i tempi di ciclo e i
Dove trovare
Questo dato proviene dai campi data di vari record. Ad esempio, la 'Data di creazione' di un record di fattura per 'Fattura generata', o il timestamp di una nota di sistema per i cambi di stato.
Esempi
2023-01-15T10:00:00Z2023-02-01T14:30:00Z2023-02-15T09:05:00Z
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Data di Scadenza
DueDate
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La data di scadenza per il pagamento della fattura. | ||
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Descrizione
La Data di scadenza è il termine concordato contrattualmente per il pagamento. Rappresenta il parametro di riferimento per stabilire se un pagamento è puntuale o in ritardo. Questo attributo è essenziale per calcolare KPI come il 'Tasso di puntualità dei pagamenti' e per attivare le attività di sollecito una volta superata la data prestabilita.
Perché è importante
Funge da
Dove trovare
Questo è il campo 'Data di Scadenza' (ID interno:
Esempi
2023-02-142023-03-312023-04-15
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ID Cliente
CustomerId
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L'identificatore univoco per il cliente associato alla fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo collega una fattura a una specifica entità cliente in NetSuite. È essenziale per segmentare i dati e analizzare le performance del processo tra diversi clienti o gruppi di clienti. Ad esempio, consente di analizzare i comportamenti di pagamento o i tassi di contestazione per i grandi account strategici rispetto alle piccole imprese.
Perché è importante
Consente un'analisi incentrata sul cliente, aiutando a identificare quali clienti sono frequentemente in ritardo, sollevano contestazioni o seguono processi non standard.
Dove trovare
Questo è il campo 'Cliente' (ID interno:
Esempi
CUST001CUST002CUST003
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Importo Fattura
InvoiceAmount
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Il valore monetario totale della fattura. | ||
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Descrizione
Rappresenta l'importo totale dovuto sulla fattura. Questo è un Attributo finanziario critico utilizzato in quasi tutte le analisi, come l'identificazione dell'impatto finanziario dei pagamenti in ritardo o l'analisi delle svalutazioni per fatture di alto valore. Fornisce un contesto essenziale per prioritizzare gli sforzi di recupero crediti.
Perché è importante
Fornisce un contesto finanziario al processo, consentendo un'analisi basata sul valore monetario, come la prioritizzazione del recupero crediti per fatture scadute di alto valore.
Dove trovare
Questo è il campo 'Importo (Totale)' (ID interno: total) sul record della transazione Fattura.
Esempi
1500.00250.5012500.75
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Segmento cliente
CustomerSegment
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La classificazione del cliente, ad esempio per dimensione, settore o regione. | ||
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Descrizione
Il Segmento Clienti categorizza i clienti in gruppi significativi (es. 'Enterprise', '
Perché è importante
Consente un'analisi mirata per determinare se determinati problemi di processo o comportamenti di pagamento sono concentrati in specifici gruppi di clienti.
Dove trovare
Questo è spesso un campo personalizzato sul record Cliente in NetSuite. I dati devono essere uniti dal record Cliente alla transazione Fattura.
Esempi
AziendaMid-MarketPMI
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Stato Fattura
InvoiceStatus
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Lo stato attuale della fattura nel suo ciclo di vita. | ||
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Descrizione
Indica lo stato attuale della fattura, come 'Aperta', 'Pagata Per Intero' o 'Scaduta'. Questo è utile per filtrare e analizzare solo le fatture attualmente attive o problematiche. La
Perché è importante
Consente di filtrare e concentrare l'analisi su fasi specifiche del ciclo di vita della fattura, come fatture aperte, scadute o contestate.
Dove trovare
Questo corrisponde al campo 'Status' (ID interno: status) sul record della transazione Fattura.
Esempi
ApertoCompletamente PagatoScaduto
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È Automatizzato
IsAutomated
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Un indicatore che segnala se un'attività è stata eseguita automaticamente da un sistema. | ||
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Descrizione
Questo attributo booleano specifica se un'attività è stata eseguita da un workflow automatizzato o da un utente umano. Ad esempio, l'invio di un 'Sollecito di scadenza' può essere automatizzato, mentre una 'Chiamata di recupero crediti' è manuale. Questo è essenziale per la dashboard 'Frequenza e impatto delle attività manuali' per quantificare i livelli di automazione e identificare opportunità di ulteriore ottimizzazione.
Perché è importante
Aiuta a quantificare il livello di automazione nel processo, supportando iniziative per ridurre lo sforzo manuale e migliorare l'efficienza.
Dove trovare
Questo è un Attributo derivato basato sul tipo di attività o sull'utente che l'ha eseguita. Ad esempio, se l'utente è un utente 'SYSTEM' designato, l'attività viene contrassegnata come automatizzata.
Esempi
truefalse
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Giorni Scaduti
DaysOverdue
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Il numero di giorni in cui una fattura è scaduta rispetto alla sua `data` di scadenza. | ||
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Descrizione
Questa metrica calcolata misura il numero di giorni trascorsi tra la data di scadenza della fattura e la data corrente (per le fatture aperte) o la data di pagamento. È un KPI fondamentale per gli incassi, utilizzato nella dashboard 'Scadenzario e stato delle fatture insolute' per categorizzare e dare priorità alle attività di recupero. Un valore pari o inferiore a zero indica che la fattura non è scaduta.
Perché è importante
Misura direttamente la gravità dei ritardi di pagamento ed è una metrica chiave per i
Dove trovare
Questo è calcolato durante la trasformazione dei dati: (Data Corrente o Data Pagamento) - Data di Scadenza.
Esempi
1532090
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ID Utente
UserId
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L'identificatore dell'utente che ha eseguito l'attività. | ||
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Descrizione
Identifica il dipendente o l'utente di sistema responsabile di una particolare attività, come la registrazione di un pagamento o l'effettuazione di una chiamata di riscossione. Ciò consente l'analisi della distribuzione del carico di lavoro, delle prestazioni del
Perché è importante
Consente l'analisi delle prestazioni per utente o
Dove trovare
Derivato da campi come 'Creato da', 'Modificato da', o un campo 'Proprietario' specifico su transazioni o record correlati (es. record Chiamata Telefonica per le chiamate di recupero).
Esempi
j.doea.smithSYSTEM
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Invoice To Cash Cycle Time
InvoiceToCashCycleTime
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Il tempo totale dalla generazione della fattura alla liquidazione finale. | ||
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Descrizione
Questa metrica calcolata misura la durata totale dall'attività 'Fattura Generata' all'attività 'Fattura Liquidata'. Rappresenta la performance end-to-end dell'intero processo di gestione del credito e recupero crediti. L'analisi di questo KPI aiuta a identificare ritardi sistemici e fornisce una misura di alto livello della velocità del flusso di cassa.
Perché è importante
Questo è un KPI critico e di alto livello che misura l'efficienza complessiva dell'intero processo dall'emissione fattura all'incasso.
Dove trovare
Si tratta di un calcolo a livello di caso eseguito nello strumento di Process Mining: Timestamp('Fattura saldata') - Timestamp('Fattura generata').
Esempi
32 giorni45 giorni91 giorni
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Motivo della Contestazione
DisputeReason
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Il motivo fornito per una controversia del cliente su una fattura. | ||
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Descrizione
Quando un cliente contesta una fattura, questo attributo ne acquisisce il motivo, ad esempio 'Prezzo errato', 'Merce danneggiata' o 'Fatturazione duplicata'. È fondamentale per le dashboard 'Tempi di risoluzione delle contestazioni' e 'Analisi della causa principale dello storno fatture' per capire perché si verificano le controversie e identificare pattern da risolvere per prevenire problemi futuri.
Perché è importante
Aiuta a identificare le cause radice delle contestazioni dei clienti, fornendo le intuizioni necessarie per migliorare i processi a monte come l'evasione degli ordini o l'accuratezza della fatturazione.
Dove trovare
Questo è probabilmente un campo personalizzato sul record Fattura o un record personalizzato correlato utilizzato per tracciare i
Esempi
Quantità ErrataDiscrepanza di PrezzoMerci Danneggiate
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Nome Esattore
CollectorName
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Il nome dell'`agent`e di recupero crediti assegnato alla fattura. | ||
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Descrizione
Identifica lo specifico agente o risorsa di riscossione responsabile della gestione di una fattura scaduta. Ciò consente l'analisi delle prestazioni del
Perché è importante
Consente la misurazione delle prestazioni e l'equilibrio del carico di lavoro per il
Dove trovare
Questo è spesso un campo personalizzato sul record Fattura o un record personalizzato correlato. Alcuni
Esempi
Alice JohnsonRobert WilliamsNon assegnato
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Paese
Country
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Il paese dell'indirizzo di fatturazione del cliente. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica il paese associato all'indirizzo di fatturazione del cliente. Viene utilizzato per analizzare le variazioni geografiche nel comportamento di pagamento, l'efficacia degli incassi e i tassi di contestazione. Aiuta a personalizzare le strategie di recupero crediti per regioni specifiche e a comprendere l'impatto delle condizioni economiche locali.
Perché è importante
Consente la segmentazione geografica del processo, che può evidenziare differenze regionali nel comportamento di pagamento o nell'efficienza del processo.
Dove trovare
Questo è derivato dai dettagli dell'
Esempi
Stati UnitiGermaniaGiappone
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Pagamento Puntuale
IsOnTimePayment
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Un indicatore che segnala se il pagamento è stato ricevuto alla `data` di scadenza o prima. | ||
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Descrizione
Questo Attributo booleano calcolato verifica se l'attività 'Pagamento Ricevuto' si è verificata entro o prima della 'Data di Scadenza' della fattura. Semplifica il calcolo del KPI 'Tasso di Pagamento Puntuale' e consente una facile filtrazione e analisi dei pagamenti puntuali rispetto a quelli in ritardo. Fornisce un risultato chiaro e binario per la performance di pagamento.
Perché è importante
Fornisce una metrica semplice e binaria per valutare la Conformità ai termini di pagamento, rendendo facile calcolare e confrontare il Tasso di Pagamento Puntuale.
Dove trovare
Questo è calcolato durante la trasformazione dei dati: TRUE se (Data Pagamento <= Data di Scadenza), altrimenti FALSE.
Esempi
truefalse
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Ritardo di Registrazione Pagamento
PaymentPostingLag
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Il tempo tra la ricezione di un pagamento e la sua registrazione nel sistema. | ||
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Descrizione
Questa durata calcolata misura il ritardo tra l'attività 'Pagamento Ricevuto' (quando i fondi vengono ricevuti) e l'attività 'Pagamento Registrato' (quando il pagamento viene applicato alla fattura in NetSuite). Questa è una metrica chiave per la
Perché è importante
Rivela ritardi interni di elaborazione nell'applicazione dei contanti, che possono influenzare l'accuratezza della rendicontazione finanziaria e lo stato degli account cliente.
Dove trovare
Calcolo eseguito nello strumento di Process Mining: Timestamp('Pagamento contabilizzato') - Timestamp('Pagamento ricevuto').
Esempi
1 giorno4 ore3 giorni
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Sistema di Origine
SourceSystem
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Il sistema da cui i dati sono stati estratti. | ||
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Descrizione
Identifica il sistema di origine per i
Perché è importante
Garantisce la
Dove trovare
Questo è un valore statico ('NetSuite') aggiunto durante il processo di trasformazione dei dati.
Esempi
NetSuite
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Termini di Pagamento
PaymentTerms
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I termini di pagamento concordati con il cliente per la fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo specifica le condizioni secondo le quali un cliente è tenuto a pagare una fattura, come 'Net 30' o 'Net 60'. Costituisce la base per il calcolo della Data di scadenza della fattura ed è fondamentale per la dashboard 'Conformità e deviazioni dai termini di pagamento', che analizza se i clienti rispettano i termini concordati.
Perché è importante
Fornisce la base contrattuale per i piani di pagamento ed è essenziale per analizzare la Conformità e identificare le deviazioni che influenzano il flusso di cassa.
Dove trovare
Questo è il campo 'Termini' (ID interno:
Esempi
Netto 30Netto 60Pagamento alla ricezione
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Ultimo `Data Update`
LastDataUpdate
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Il timestamp dell'ultimo aggiornamento dei dati dal sistema sorgente. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica quando i dati di questo processo sono stati estratti e aggiornati l'ultima volta nello strumento di Process Mining. Aiuta gli utenti a capire quanto siano recenti le informazioni analizzate e garantisce che le decisioni vengano prese sulla base di dati attuali.
Perché è importante
Offre trasparenza sull'attualità dei dati, consentendo agli utenti di sapere quanto sia aggiornata l'analisi del processo.
Dove trovare
Questo valore viene generato e associato al dataset al momento dell'estrazione dei dati.
Esempi
2023-10-27T02:00:00Z
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Unità aziendale
BusinessUnit
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L'unità aziendale o la sussidiaria associata alla transazione. | ||
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Descrizione
Rappresenta la specifica unità aziendale, dipartimento o sussidiaria che ha emesso la fattura. Negli account NetSuite OneWorld, questo corrisponde tipicamente al campo 'Subsidiary'. Consente di segmentare l'analisi del processo per diverse parti dell'organizzazione, permettendo confronti di performance e l'identificazione di problemi specifici di divisione.
Perché è importante
Consente di confrontare le prestazioni dei processi tra diverse unità organizzative, rivelando variazioni che potrebbero richiedere approcci di gestione differenti.
Dove trovare
In NetSuite
Esempi
Stati Uniti OvestServizi EMEAAPAC Products
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Attività di Gestione del Credito e Riscossioni
| Activity | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
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Fattura generata
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Segna la creazione ufficiale del record della fattura nel sistema. Questo `event` viene acquisito dalla `data` di creazione della transazione Fattura in NetSuite, servendo come punto di partenza per il ciclo di vita della fattura. | ||
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Perché è importante
Questo è l'evento di inizio principale per il processo Invoice-to-Cash. È essenziale per calcolare metriche chiave come il Days Sales Outstanding (DSO) e il tempo di ciclo complessivo dell'intero processo.
Dove trovare
Questo è un
Acquisisci
Usi il
Tipo di evento
explicit
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Fattura Saldata
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Il completamento riuscito del ciclo di vita della fattura, dove il saldo dovuto è ridotto a zero tramite pagamenti e crediti applicati. Questo si deduce quando lo stato della fattura cambia in 'Pagata per Intero'. | ||
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Perché è importante
Questo è l'evento finale che sancisce il completamento con successo del processo. Rappresenta l'ultimo punto dati per calcolare il tempo di ciclo end-to-end del ciclo Invoice-to-Cash.
Dove trovare
Inferito dal cambiamento del campo 'Stato' sulla transazione Fattura a 'Pagata Per Intero'. Il
Acquisisci
Tipo di evento
inferred
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Fattura Stornata
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Una conclusione infruttuosa del ciclo di vita della fattura, dove il debito è considerato inesigibile e rimosso dai crediti. Questo viene registrato quando una voce di diario per credito inesigibile viene applicata alla fattura. | ||
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Perché è importante
Questo è un punto di fallimento critico. L'analisi dei percorsi che portano alle svalutazioni aiuta a identificare le debolezze nella politica creditizia e nella strategia di recupero crediti, riducendo in ultima analisi i crediti inesigibili.
Dove trovare
Inferito dall'applicazione di una 'Voce di Giornale' alla fattura, dove la voce di giornale è specificamente per uno storno di credito inesigibile. Può essere utilizzato anche uno stato personalizzato.
Acquisisci
Utilizzi la data della Prima Nota di storno applicata alla fattura.
Tipo di evento
inferred
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Pagamento ricevuto
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Questo evento segna il momento in cui il pagamento di un cliente viene creato e applicato a una fattura. Si tratta di una tappa fondamentale acquisita direttamente dal record della transazione 'Pagamento cliente' in NetSuite. | ||
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Perché è importante
Questa attività è cruciale per il calcolo del DSO e del Tasso di Pagamento Puntuale. Segnala la ricezione di denaro ed è una misura chiave del successo del recupero crediti.
Dove trovare
Acquisito dalla
Acquisisci
Usi la
Tipo di evento
explicit
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Scadenza Pagamento Superata
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Un `event` calcolato che si verifica quando la `data` corrente supera la `data` di scadenza della fattura senza che questa sia stata interamente pagata. Segnala la transizione di una fattura dallo stato 'corrente' a 'scaduto'. | ||
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Perché è importante
Questo evento è un trigger critico per tutte le attività di incasso. L'analisi del tempo trascorso dopo questo evento è fondamentale per comprendere l'efficienza dei processi di recupero e l'efficacia dei solleciti.
Dove trovare
Si tratta di un evento calcolato, derivato dal confronto tra la data corrente e il campo 'Data di scadenza' nel record della transazione della fattura. Il timestamp dell'evento coincide con la Data di scadenza stessa.
Acquisisci
Il
Tipo di evento
calculated
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Chiamata di Riscossione Effettuata
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Un'attività manuale di riscossione in cui un agente di riscossione contatta il cliente telefonicamente. Questo `event` viene acquisito dai record di attività 'Chiamata Telefonica' creati dall'utente nel modulo `CRM` di NetSuite. | ||
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Perché è importante
Questa attività aiuta a quantificare lo sforzo manuale nel processo di recupero crediti. L'analisi della sua frequenza e del tasso di successo è importante per ottimizzare l'allocazione delle risorse e l'automazione.
Dove trovare
Acquisito dalla
Acquisisci
Usi il
Tipo di evento
explicit
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Contestazione Registrata
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Indica che un cliente ha formalmente contestato la fattura, mettendo in pausa il processo di riscossione standard. Ciò è tipicamente inferito da un cambiamento nel campo di stato della fattura a uno stato di 'Contestato'. | ||
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Perché è importante
Questo evento segna il punto di partenza per misurare i tempi di risoluzione delle controversie. Identificare le contestazioni frequenti può rivelare problemi sottostanti nel processo di fatturazione o di vendita.
Dove trovare
Inferito da un
Acquisisci
Tipo di evento
inferred
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Controversia Risolta
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Segna la risoluzione della contestazione di un cliente, consentendo al processo di riscossione di riprendere o alla fattura di essere saldata. Questo è inferito quando lo stato della fattura viene modificato da 'Contestata' a uno stato attivo. | ||
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Perché è importante
Questo è il punto finale per misurare il
Dove trovare
Inferito da un
Acquisisci
Tipo di evento
inferred
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Fattura inviata al cliente
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Rappresenta il punto in cui la fattura è stata comunicata al cliente, tipicamente via email. Questo è spesso dedotto dai log di sistema che tracciano le comunicazioni in uscita relative alla transazione della fattura. | ||
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Perché è importante
Il tracciamento di questa attività aiuta a identificare i ritardi tra la creazione della fattura e la notifica al cliente, che possono influenzare i
Dove trovare
Inferito dalla
Acquisisci
Usi il
Tipo di evento
inferred
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Nota di Credito Emessa
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Rappresenta la creazione di una nota di credito che viene applicata alla fattura, spesso per correggere un `error`e o come parte di una risoluzione di controversia. Questa è una transazione esplicita in NetSuite. | ||
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Perché è importante
Frequenti note di credito possono indicare problemi sistemici come errori di prezzo o problemi di spedizione. Analizzare la loro occorrenza aiuta a identificare le cause radice della perdita di ricavi.
Dove trovare
Questo è un
Acquisisci
Usi il
Tipo di evento
explicit
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Pagamento Registrato
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Rappresenta la data in cui l'impatto finanziario del pagamento è ufficialmente registrato nel Libro Mastro. Questo viene acquisito dalla data di registrazione della transazione di Pagamento Cliente. | ||
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Perché è importante
Il tempo tra 'Pagamento Ricevuto' e 'Pagamento Registrato' rivela ritardi amministrativi. Analizzare questo
Dove trovare
Acquisito dal 'Periodo di Registrazione' o
Acquisisci
Usi la
Tipo di evento
explicit
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Procedura di Sollecito Avviata
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Rappresenta l'inizio di un processo formale di sollecito o recupero crediti per una fattura scaduta, che può comportare più passaggi. Questo viene acquisito quando un livello di sollecito specifico viene assegnato alla fattura. | ||
|
Perché è importante
Il tracciamento dell'inizio del sollecito formale aiuta a misurare l'adesione e l'efficacia del sollecito. È una
Dove trovare
Inferito dalla
Acquisisci
Identificare il
Tipo di evento
inferred
|
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Sollecito di Pagamento Inviato
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Un promemoria iniziale, spesso automatizzato, viene inviato al cliente riguardo una fattura scaduta. Questo `event` è tipicamente acquisito dalla creazione di una lettera di sollecito o da un `event` di comunicazione registrato nel modulo di sollecito di NetSuite. | ||
|
Perché è importante
Questa attività è il primo passo nel processo di sollecito. L'analisi della sua frequenza e del suo impatto sul pagamento aiuta a valutare l'efficacia degli sforzi iniziali di recupero.
Dove trovare
Acquisito dalla
Acquisisci
Usi il
Tipo di evento
explicit
|
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