Trasformazione/Ruolo: Process Mining per Auditor

Miglioramento dei Processi per Auditor

Titolo: Migliora l’efficienza dell’audit con Process Mining, Design e Simulation
Anno: 2024
Ruolo: Auditor
Località: Globale
Dimensione Azienda: Grande (più aziende, oltre 100.000 dipendenti)

Introduzione

Gli auditor sono fondamentali per garantire integrità finanziaria, compliance ed efficienza operativa nelle organizzazioni. Valutano l’accuratezza dei bilanci, verificano i controlli interni e identificano i rischi. Tuttavia, molti auditor affrontano ancora raccolta dati manuale, cicli di audit lunghi e normative in costante evoluzione. Per migliorare i risultati, aziende leader adottano progetti per ottimizzare i processi con tecniche avanzate di process mining, process design e process simulation, aumentando l’efficacia e l’efficienza nella funzione di audit.

Problematiche

La funzione audit si è trovata ad affrontare sfide comuni:

• Raccolta dati manuale: processi manuali e analisi richiedevano molto tempo, allungando i cicli di audit.
• Costi operativi elevati: inefficienze nei flussi e gestione risorse aumentavano i costi.
• Compliance normativa complessa: continui cambiamenti normativi rendevano più impegnativi gli audit di compliance.
• Scarsa visibilità dei processi: poca trasparenza sui workflow limitava l’assessment dei rischi e la pianificazione degli audit.

Metodologia

Le iniziative di miglioramento processi seguono una metodologia strutturata guidata dai team audit delle aziende:

1. Process Mining:

• Utilizzo di tool di process mining per analizzare attività come raccolta dati, risk assessment e compliance.
• Raccolta dati da sistemi finanziari, ERP e operational log per mappare i workflow di audit.
• Identificazione di colli di bottiglia, deviazioni e inefficienze nei processi chiave.

2. Process Design:

• Workshop con stakeholder e auditor per raccogliere insight e individuare aree di miglioramento.
• Redesign dei processi di audit per semplificare i workflow, riducendo interventi manuali e ottimizzando l’efficienza.
• Realizzazione di modelli standardizzati secondo best practice e requisiti di compliance.

3. Process Simulation:

• Simulazione dei nuovi processi con software avanzati per prevedere risultati e individuare criticità.
• Test di diversi scenari per valutare l’impatto delle modifiche su metriche come ciclo audit, costi operativi e accuratezza della compliance.
• Ottimizzazione dei modelli sulla base dei risultati di simulazione per massimizzare efficienza ed efficacia.

Risultati

L’adozione di iniziative di miglioramento processi ha portato benefici concreti alle aziende:

• Cicli di audit più veloci: riduzione del tempo medio dei cicli di audit del 40%. Miglioramento di tempestività ed efficienza.
• Costi operativi ridotti: workflow ottimizzati e automazione hanno portato a -30% costi operativi.
• Accuratezza della compliance migliorata: metodologie evolute e check automatizzati hanno incrementato la precisione della compliance del 50%.
• Maggior visibilità dei processi: i tool di process mining danno una visione real-time, migliorando risk assessment e audit plan.
• Più efficienza: workflow automatizzati riducono le attività manuali del 50%, lasciando più spazio ad attività a valore aggiunto e gestione strategica del rischio.

Grazie all’utilizzo di process mining, process design e process simulation, i team audit hanno innovato i processi, ottenendo efficienza, risparmio e qualità degli audit superiori. Questo caso mostra il potenziale trasformativo del business process management per l’audit e la compliance aziendale.