Trasformazione/Ruolo: Process Mining per Auditor

Caso d’uso: Miglioramento dei Processi nel Ruolo di Auditor

Titolo: Miglioramento dell’Efficienza Audit con Process Mining, Design e Simulazione
Anno: 2024
Ruolo: Auditor
Località: Globale
Dimensione Aziendale: Grande (Molteplici aziende, oltre 100.000 dipendenti)

Introduzione

Gli auditor svolgono un ruolo cruciale nel garantire l’integrità finanziaria, la conformità e l’efficienza operativa all’interno delle organizzazioni. Valutano l’accuratezza dei bilanci, esaminano i controlli interni e identificano le aree di rischio. Nonostante la loro funzione essenziale, molti auditor affrontano sfide come la raccolta manuale dei dati, cicli di audit lunghi e requisiti normativi in evoluzione. Per affrontare questi problemi, aziende leader a livello globale hanno implementato progetti di miglioramento dei processi utilizzando tecniche di process mining, design e simulazione per potenziare l’efficacia e l’efficienza delle loro funzioni di audit.

Dichiarazione del Problema

La funzione di audit ha incontrato diverse sfide comuni nelle organizzazioni:

• Raccolta Dati Manuale: La raccolta manuale di dati e l’analisi, che richiedono tempo, hanno portato a cicli di audit prolungati.
• Elevati Costi Operativi: Le inefficienze nei processi di audit e l’allocazione delle risorse hanno determinato elevate spese operative.
• Conformità Normativa Complessa: Requisiti normativi in costante evoluzione hanno reso gli audit di conformità dispendiosi in termini di risorse e difficili.
• Visibilità Limitata dei Processi: Un’insufficiente visibilità nei flussi di lavoro organizzativi ha ostacolato una valutazione del rischio efficace e la pianificazione degli audit.

Metodologia

Le iniziative di miglioramento dei processi hanno seguito una metodologia strutturata in diverse aziende, guidate dai loro team di audit e consistenti nei seguenti passaggi:

1. Process Mining:

• Utilizzato strumenti di process mining per analizzare vari processi legati all’audit come la raccolta dati, valutazione del rischio e controlli di conformità.
• Raccolti dati da sistemi finanziari, sistemi ERP e log operativi per mappare i flussi di lavoro di audit attuali.
• Identificati colli di bottiglia, deviazioni e inefficienze nei processi di audit critici.

2. Process Design:

• Condotti workshop con stakeholders chiave e professionisti dell’audit per raccogliere informazioni e individuare aree di miglioramento.
• Ridisegnati i processi di audit per ottimizzare i flussi di lavoro, ridurre l’intervento manuale e massimizzare l’efficienza.
• Sviluppati modelli di processo di audit standardizzati che incorporano le best practice del settore e i requisiti di conformità.

3. Process Simulation:

• Simulati i processi di audit ridisegnati utilizzando software avanzati per prevedere i risultati delle prestazioni e identificare potenziali problemi.
• Testati vari scenari per valutare l’impatto delle modifiche proposte su metriche di prestazione chiave come i tempi del ciclo di audit, i costi operativi e l’accuratezza della conformità.
• Raffinati i modelli di processo basati sui risultati della simulazione per garantire efficienza ed efficacia ottimali.

Risultato

L’implementazione di iniziative di miglioramento dei processi guidate dai team di audit ha portato benefici significativi:

• Cicli di Audit Accelerati: Il tempo medio del ciclo di audit è diminuito del 40%, migliorando significativamente la tempestività e l’efficienza degli audit.
• Riduzione dei Costi Operativi: I processi di audit semplificati e l’automazione hanno portato a una riduzione del 30% dei costi operativi.
• Maggiore Accuratezza della Conformità: Le metodologie di audit migliorate e i controlli di conformità automatizzati hanno portato a un aumento del 50% dell’accuratezza della conformità e dell’aderenza normativa.
• Migliorata Visibilità dei Processi: Gli strumenti di process mining hanno fornito intuizioni in tempo reale nei processi organizzativi, facilitando una migliore valutazione del rischio e pianificazione degli audit.
• Maggiore Efficienza: L’automazione e i flussi di lavoro ottimizzati hanno ridotto gli sforzi manuali del 50%, consentendo agli auditor di concentrarsi su attività di maggiore valore e gestione strategica dei rischi.

Sfruttando process mining, process design e process simulation, i team di audit hanno trasformato con successo le loro operazioni, raggiungendo significative efficienze operative, risparmi sui costi e una qualità di audit migliorata. Questo caso d’uso evidenzia il potenziale trasformativo delle tecniche di gestione dei processi aziendali nell’ottimizzazione delle funzioni di audit e nel supportare l’integrità e la conformità organizzativa complessiva.