Folyamatdokumentáció egy helyen

A folyamatdokumentáció bemutatja, hogyan működik egy folyamat, és ki felel az egyes részeiért. Tartalmazhat BPMN-ábrát, lépésenkénti utasításokat, szerepköröket, szabályzatokat, kontrollokat és kapcsolódó fájlokat.

A hasznos dokumentáció gyakorlati kérdésekre ad választ:

Milyen lépésekből és döntésekből áll a folyamat? Ki felel a folyamatért és az egyes tevékenységekért? Melyik a jelenlegi verzió? Ki vizsgálta felül és hagyta jóvá a legutóbbi módosítást? Milyen bizonyítékokkal támasztható alá a folyamat leírása?

Ha az eljárásleírást külön tárolja az ábrától, idővel eltérhetnek egymástól. Az ábra egy lépéssort mutathat, miközben az írásos utasítások egy másikat írnak le. A ProcessMind egy helyen tartja a modellt és a kapcsolódó dokumentációt, így közös, felülvizsgálható és karbantartható információforrást biztosít.

A dokumentált folyamatot a process mining adataival is összevetheti. Így feltárhatja, hol tér el a tényleges végrehajtás a leírt folyamattól, és eldöntheti, hogy a folyamat vagy a dokumentáció igényel-e figyelmet. A process mining bizonyítékot ad a felülvizsgálathoz, de nem módosítja és nem hagyja jóvá automatikusan az eljárást.

Az auditálásra kész dokumentációból nyomon követhető a folyamat és annak irányítása. Az igényektől függően a folyamatleírás tartalmazhatja az alábbiakat:

BPMN-ábra és kapcsolódó utasítások Megnevezett folyamatgazda és tevékenységszintű RACI Kapcsolódó szabályzatok, kontrollok és munkautasítások Verzióelőzmények és a módosítások indokai Felülvizsgálati állapot és jóváhagyási nyomvonal Exportálható folyamatcsomag audithoz vagy értékeléshez

A szükséges bizonyítékok a szervezet eljárásaitól és az értékelés jellegétől függenek. A ProcessMind segít rendszerezni és exportálni a dokumentációt, de nem tanúsítja a megfelelést.

Nézze meg, mit tartalmazzon egy auditálásra kész oldal

A verzióelőzmény megmutatja, mi és mikor változott a folyamatban. A felülvizsgálati és jóváhagyási szakaszok egyértelművé teszik a módosítás állapotát, a jóváhagyási nyomvonal pedig a folyamatleírással együtt rögzíti a jóváhagyást.

Így a folyamatgazdák és a minőségügyi jóváhagyók biztosabb alapokra támaszkodhatnak a felülvizsgálat során. A módosítás közzététele előtt együtt ellenőrizheti a folyamatleírást, a kapcsolódó anyagokat és a jóváhagyás állapotát, ahelyett hogy mappákból és e-mailekből kellene összeraknia az információkat.

Ilyen például a szállítói számlák ellenőrzését és jóváhagyását bemutató eljárás, az átadásokat és döntéseket szemléltető rendeléskezelési folyamat, vagy a folyamatlépéseket kontrollokhoz és munkautasításokhoz kapcsoló minőségügyi eljárás.

Válasszon a folyamathoz és a dokumentációt használókhoz illő formátumot. A BPMN-modell megmutatja a folyamat menetét, a megjegyzések és a csatolt fájlok pedig az egyes lépések végrehajtásához vagy felülvizsgálatához szükséges részleteket tartalmazzák. A RACI-felelősségi körök a folyamatleírásban is láthatóvá teszik a feladatokat.

A RACI megmutatja, hogy az egyes tevékenységekért vagy döntésekért ki a végrehajtó (Responsible), a felelős (Accountable), a bevonandó (Consulted) és a tájékoztatandó (Informed). Ha a folyamatdokumentáció RACI-adatokat is tartalmaz, láthatóvá válik, ki végzi az egyes lépéseket, ki felel az eredményért, és kiket kell bevonni.

A ProcessMind támogatja a RACI-szerepköröket és a tevékenységszintű RACI-adatokat az exportcsomagokban. A felülvizsgálat során használja ezeket a felelősségi körök tisztázására, és tüntesse fel őket a folyamatdokumentációban.

Ismerje meg a folyamatokhoz használható RACI-mátrixot

Jelöljön ki egyértelmű felelőst minden folyamathoz, használjon egységes struktúrát, és küldje felülvizsgálatra, majd jóváhagyásra a módosításokat. A kereshető folyamatkatalógus segít a csapatoknak megtalálni a szükséges leírásokat, a szerepköralapú hozzáférés pedig elkülöníti a szerzők, a felülvizsgálók és a megtekintők jogosultságait.

Ahogy bővül a folyamattáj, kapcsolja össze az egyes folyamatleírásokat a folyamattájban. A process mining segítségével a dokumentált folyamatokat a végrehajtási adatokkal is összevetheti, és azonosíthatja a felülvizsgálatra szoruló folyamatokat.

Olvassa el a folyamatirányítási útmutatót

Válasszon egy olyan folyamatot, amelynek ismert a felelőse és a jóváhagyási útja. Modellezze a lépéseket, adja hozzá a szükséges utasításokat és RACI-szerepköröket, majd küldje felülvizsgálatra a dokumentációt. Jóváhagyás után a verzióelőzmények és az export segítségével megnézheti, hogyan támogatja a dokumentáció a folyamatos irányítást és az auditfelkészülést.

Dokumentáljon egy folyamatot, és küldje jóváhagyásra: indítsa el az ingyenes próbaverziót.