您的订单到报告:日记账分录数据模板

SAP S/4HANA
您的订单到报告:日记账分录数据模板

您的订单到报告:日记账分录数据模板

此模板介绍如何收集分析订单到报告:日记账分录流程所需的数据,包括需要收集的属性、需要跟踪的关键活动,以及从源系统提取这些信息的实用指南。借助此资源,确保您获得开展全面流程挖掘分析所需的全部数据。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • 实用的数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

订单到报告:日记账分录属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,可用于全面分析订单到报告:日记账分录流程。
3 必填 5 建议填写 11 选填
名称 说明
事件时间
EventTime
表示日记账分录中某项活动发生时间的时间戳。
说明

事件时间是业务活动执行并记录到系统中的准确日期和时间。每个案例中的每项活动都有自己的时间戳,由此形成按时间排列的事件序列。

此属性对于所有基于时间的流程分析都至关重要,可用于计算周期时间、活动间隔时长和等待时间,并了解工作的时间分布。准确的时间戳是构建可靠流程模型和计算审批周期时间等关键绩效指标的基础。

重要性

事件时间确定了事件的先后顺序,是计算各类时长指标和了解流程时间线的基础。

获取途径

数据来源包括更改凭证日志(CDHDR-UDATE、CDHDR-UTIME)、工作流日志,以及BKPF等表中的创建或录入时间戳(CPUDT、CPUTM)。

示例
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:30:15Z2024-01-20T09:00:45Z
日记账分录ID
JournalEntryId
财务日记账分录的唯一标识符,也是流程的主要案例标识符。
说明

日记账分录ID是SAP S/4HANA为每份会计凭证创建时分配的唯一编号。此标识符对于跟踪日记账分录的完整生命周期至关重要,涵盖初始创建或暂存、审批工作流、最终过账,以及可能发生的冲销或清账。

在流程挖掘分析中,此ID用于将所有相关活动关联到同一个案例。按日记账分录ID对事件进行分组后,分析人员可以还原端到端流程路径、衡量周期时间,并识别每笔财务交易的变体或瓶颈。它是构建完整流程视图的基础属性。

重要性

此标识符将所有相关流程步骤关联起来,便于分析每笔日记账分录的端到端处理过程。

获取途径

这是一个复合键,通常由公司代码(BKPF-BUKRS)、凭证编号(BKPF-BELNR)和会计年度(BKPF-GJAHR)拼接而成。

示例
1000-1000000001-20231710-1900000055-20242000-2100003412-2023
活动
ActivityName
日记账分录流程中特定时点发生的业务活动名称。
说明

活动表示日记账分录生命周期中的具体步骤或事件,例如“日记账分录已创建”“日记账分录已提交审核”或“日记账分录已过账”。这些活动通常根据系统记录的更改日志、状态更新或事务代码确定。

分析活动有助于将流程路径可视化、识别常见路径,并发现偏离标准过程的情况。活动分析也是计算活动频率、步骤间等待时间和一致性检查率等指标的基础。

重要性

活动定义了流程中的各个步骤,便于将流程图可视化并分析工作流模式。

获取途径

数据来源包括抬头表和项目表中的状态字段(例如BKPF-BSTAT)、更改凭证日志(CDHDR/CDPOS)以及工作流日志。

示例
日记账分录已创建日记账分录已暂存日记账分录已提交审核日记账分录已批准日记账分录已过账
公司代码
CompanyCode
记账日记账分录的公司或法人实体唯一标识。
说明

公司代码是SAP财务管理中的基本组织单位,代表可独立编制财务报表的法人实体。每笔日记账分录都归属于一个特定公司代码。

此属性对于按组织不同部分细分和比较流程表现至关重要。分析人员可按法人实体筛选流程视图、比较不同公司代码的驳回率,或识别特定地区的流程差异。

重要性

支持按组织内不同法人实体或业务单元筛选和比较日记账分录流程。

获取途径

SAP S/4HANA表BKPF中的字段BUKRS(公司代码)。

示例
10001710US01
创建者用户
CreatedByUser
创建日记账分录的用户ID。
说明

此属性记录发起日记账分录流程、创建初始凭证的用户唯一标识。该用户可能是会计人员、业务用户,也可能是用于自动记账的系统ID。

按创建者分析流程,有助于发现特定用户或团队相关的规律。例如,某些用户的驳回率较高,可能意味着需要培训;也可以据此识别表现出色的员工。这是“用户活动与处理量”仪表板的重要数据。

重要性

将流程活动关联到具体用户,支持绩效分析、工作量平衡和培训需求识别。

获取途径

SAP S/4HANA表BKPF中的字段USNAM(用户名)。

示例
ABROWNCJONESBATCH_USER
日记账分录类型
JournalEntryType
根据业务用途对日记账分录分类,例如资产记账、供应商发票或总账分录。
说明

日记账分录类型在SAP中称为凭证类型,是用于对会计凭证分类的关键字段。它会控制凭证的编号范围,以及允许记账的科目类型等内容。

按日记账分录类型分析流程,有助于了解不同业务场景下的流程差异。例如,简单应计项目(类型SA)的审批流程可能远比复杂的资产购置(类型AA)简单。此维度是“按分录类型查看合规情况”仪表板的关键。

重要性

按业务场景对分录分类,支持分析不同财务交易类型的流程差异和表现。

获取途径

SAP S/4HANA表BKPF中的字段BLART(凭证类型)。

示例
SAKRAA
本币金额
AmountInLocalCurrency
以公司代码本币表示的日记账分录总金额。
说明

此属性表示日记账分录的财务金额,通常是凭证中所有借方或贷方行项目绝对值之和,并换算为公司代码的本币。

按金额分析,可根据财务影响对流程进行细分。例如,高金额分录可能需要比低金额分录更严格的审批。这样有助于优先改进财务风险最高的交易流程。

重要性

提供分录的财务金额,支持分析流程行为如何随涉及金额而变化。

获取途径

对行项目表BSEG中指定日记账分录(BELNR)的金额(字段DMBTR)求和,并转换为正值。

示例
1500.75125000.0050.20
过账日期
PostingDate
日记账分录记入总账的日期,会影响所属财务期间。
说明

过账日期决定交易计入财务报表的财务期间,是会计处理中的关键日期,可能与凭证创建日期或录入系统的日期不同。

在流程挖掘中,过账日期可用于按时间划分群组,例如比较月末结账流程,或分析不同财务期间的表现趋势。它也可用于衡量分录创建到实际财务过账之间的延迟。

重要性

对于财务分析至关重要,可按月末或年末等特定会计期间分析流程表现。

获取途径

SAP S/4HANA表BKPF中的字段BUDAT(凭证过账日期)。

示例
2023-10-312023-11-012024-02-29
事务代码
TransactionCode
用于创建或更改日记账分录的SAP事务代码。
说明

事务代码(T-Code)是用于调用SAP特定功能或程序的快捷代码。对于日记账分录,不同的T-Code可表明分录的创建方式,例如手动总账过账使用FB01,暂存使用FV50,系统自动生成的分录则使用相应的自动化代码。

此属性可有效判断活动是由用户手动执行,还是由系统自动完成。它是计算手动过账率KPI和识别自动化机会的关键。

重要性

显示分录的处理方式(例如手动或自动),是自动化分析和了解流程差异的关键。

获取途径

SAP S/4HANA表BKPF中的字段TCODE(事务代码)。

示例
FB01FV50F-02
最近数据更新时间
LastDataUpdate
表示此记录的数据最近一次从源系统刷新的时间戳。
说明

此属性记录最近一次从源系统提取或更新数据的日期和时间,便于了解所分析数据的新鲜度。

了解最近更新时间有助于判断流程分析数据的时效性,并帮助用户正确解读仪表板和KPI,确认查看的是近实时数据还是之前某个时段的快照。

重要性

显示数据的新鲜度,帮助用户了解流程分析数据的时效性。

获取途径

这是一个元数据属性,通常在数据接入过程中生成并写入每条记录。

示例
2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z2024-03-12T02:00:00Z
冲销原因
ReversalReason
说明已过账日记账分录被冲销原因的代码。
说明

已过账的日记账分录如有错误,不能直接删除,必须通过新凭证进行冲销。冲销原因代码用于说明采取此操作的原因,例如过账日期或金额错误。

分析冲销原因有助于找出记录到报告流程中错误的根本原因。某种原因频繁出现,可能反映出培训不足或控制失效等系统性问题,需要及时处理,以提升首次处理质量。

重要性

帮助诊断导致冲销的错误根因,为减少返工、提升流程质量提供依据。

获取途径

SAP S/4HANA表BKPF中的字段STGRD(冲销原因)。

示例
010205
凭证状态
DocumentStatus
日记账分录当前的处理状态,例如暂存、已过账或已清账。
说明

凭证状态表示日记账分录在生命周期中的阶段。例如,“暂存”凭证已保存,但尚未过账到总账;“已过账”凭证则已完成处理。

分析状态有助于了解工作流转情况并识别瓶颈。大量凭证长期处于“暂存”或“待审批”状态,可能表明流程效率低下。凭证状态也是推导流程活动的重要数据来源。

重要性

显示日记账分录所处的生命周期阶段,帮助识别队列和瓶颈。

获取途径

SAP S/4HANA表BKPF中的字段BSTAT(凭证状态)。

示例
VAB
审批周期时间
ApprovalCycleTime
从日记账分录提交审批,到获批或被驳回所经过的时间。
说明

此计算指标专门衡量审批阶段的持续时间,即“日记账已提交审核”活动与后续“日记账分录已批准”或“日记账分录已驳回”活动之间的时间。

此KPI对于识别审批工作流中的瓶颈至关重要。审批周期过长会显著拖慢整体流程。按审批者、公司代码或日记账分录类型分析此指标,可发现需要改进的具体环节。

重要性

单独衡量审批步骤的时长,帮助定位并解决审核和审批工作流中的瓶颈。

获取途径

计算“日记账已提交审核”事件与“日记账分录已批准”或“日记账分录已驳回”事件之间的时间差。

示例
1天2小时4小时25分钟5天0小时
审批者用户
ApproverUser
批准或驳回日记账分录的用户ID。
说明

此属性用于识别负责审核已提交日记账分录并作出决定的用户。在多级审批工作流中,一笔日记账分录可能需要多位审批者处理。

这些信息对于详细分析审批流程至关重要,可用于衡量不同审批者的工作量、计算个人审批时间,以及识别审批链中的瓶颈。它直接支持“用户活动与处理量”仪表板。

重要性

识别负责审批的人员,支持分析审批工作量、绩效和瓶颈。

获取途径

可从工作流日志(例如SWW_WI2OBJ、SWWLOG)或更改凭证表(CDHDR/CDPOS)获取,方法是追踪执行审批步骤的用户。

示例
DMILLERFWHITEKCHEN
是否手动过账
IsManualPosting
布尔标记,表示日记账分录是否由用户手动过账。
说明

此属性用于识别通过用户手动操作过账的日记账分录,并将其与系统作业或接口自动过账的分录区分开来。通常可根据过账凭证所用的事务代码推导此属性。

此标记用于计算手动过账率KPI,帮助企业跟踪记录到报告流程的自动化进展。筛选手动过账的分录后,分析人员可识别仍需人工处理的具体场景,并评估其自动化潜力。

重要性

区分人工过账和系统自动过账,对于衡量自动化水平和识别自动化机会至关重要。

获取途径

这是根据TransactionCode计算得出的属性。系统会使用预定义的手动事务代码列表(例如“FB01”“F-02”)将此标记设为“true”。

示例
truefalse
是否返工
IsRework
布尔标记,表示日记账分录是否经过返工,例如被驳回后进行更正。
说明

此计算属性用于标记偏离理想路径的日记账分录。如果案例中出现“日记账分录已驳回”或“日记账分录已更正”等活动,通常会将此属性设为true。

此标记可简化流程效率分析,便于快速计算返工率KPI,并直接比较返工与未返工案例的周期时间和成本。识别返工原因是许多流程改进工作的重点。

重要性

标记需要更正或经历额外循环的案例,便于量化流程低效情况并分析根因。

获取途径

这是根据案例活动顺序计算得出的属性。如果存在“日记账分录已驳回”等活动,则标记为“true”。

示例
truefalse
源系统
SourceSystem
标识提取日记账分录数据的源系统。
说明

此属性用于标明日记账分录数据的来源记录系统。对于使用多个ERP实例,或同时运行旧系统和现代系统的企业,这有助于区分数据来源。

分析时,可按不同系统比较流程表现,也可筛选特定来源的数据。这对于数据治理和理解数据背景至关重要。

重要性

说明数据来源。在多系统环境中,这对于准确分析和比较流程至关重要。

获取途径

这通常是在数据提取时添加的静态值,用于标识具体的SAP S/4HANA实例(例如SID或逻辑系统名称)。

示例
S4H_PROD_100ECC_FIN_200S4C_US_EAST
结束时间
EndTime
表示活动完成时间的时间戳。
说明

结束时间表示活动完成的时刻。在许多事件日志中,活动的开始时间和结束时间相同,表示该事件即时发生。对于有明确持续时间的活动,例如用户主动审核文档,此属性则可记录活动时长。

单独记录结束时间,可以更准确地计算活动处理时间和等待时间,并区分任务实际处理的时长与其在队列中闲置的时长。

重要性

支持精确计算活动处理时间,并将实际工作时间与闲置等待时间区分开来。

获取途径

对于原子事件,通常与StartTime相同。对于有持续时间的活动,可从工作流日志中获取,也可根据后续事件计算。

示例
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:45:20Z2024-01-20T09:10:30Z
财年
FiscalYear
日记账分录所属的财年。
说明

财年与公司代码和凭证编号共同构成日记账分录的唯一键,表示凭证所属的财务年度。

在分析中,财年可用于长期趋势分析,并确保案例标识符唯一。比较不同财年的流程指标,有助于发现流程表现随时间的改善或退化。

重要性

这是唯一识别凭证的关键组成部分,也支持按年分析流程表现。

获取途径

SAP S/4HANA表BKPF中的字段GJAHR(财年)。

示例
202320242022
必填 建议填写 选填

订单到报告:日记账分录活动

以下是建议记录在事件日志中的关键流程步骤和里程碑,可用于准确发现和优化流程。
6 建议填写 6 选填
活动 说明
日记账分录冲销已处理
通过创建一张反向过账的新凭证,冲销此前已过账的日记账分录。此操作用于更正已过账凭证中的错误,是一项明确且可审计的事务。
重要性

冲销表明已过账凭证中存在错误。冲销率偏高,通常意味着审批流程或数据录入质量存在问题。跟踪冲销情况有助于提高首次处理的准确性。

获取途径

冲销是一项明确事件。新冲销凭证的抬头(BKPF)中,“被冲销凭证编号”(STBLG)字段会引用原凭证。新凭证的过账日期即为事件时间。

采集

识别BKPF-STBLG字段有值的凭证。事件时间戳为冲销凭证的过账日期。

事件类型 explicit
日记账分录已创建
此活动表示在系统中首次创建日记账分录凭证。记录已写入抬头表BKPF,但尚未过账至总账。这是日记账分录生命周期的起点。
重要性

这是流程的主要开始事件。分析从此事件到过账所需的时间,对于衡量整体周期时间和识别初始数据录入延误至关重要。

获取途径

可通过SAP表BKPF中的创建日期(CPUDT)和创建时间(CPUTM)字段,按凭证编号(BELNR)明确记录此事件。

采集

使用BKPF-CPUDT和BKPF-CPUTM作为事件时间戳。

事件类型 explicit
日记账分录已批准
日记账分录经授权经理最终批准,确认其有效性和准确性。这是凭证过账至总账前的最后一道关口。
重要性

这是审批周期结束时的关键里程碑。到达此步骤所需的时间,是整体流程时长的重要组成部分,也是衡量审批效率的关键指标。

获取途径

可根据显示最终审批步骤的工作流日志或凭证状态变化推断此事件。审批人的用户ID和时间戳可从工作流数据或更改日志中获取。

采集

在工作流日志中识别最终审批步骤的时间戳,或在更改凭证中识别状态变为“已批准”的时间戳。

事件类型 inferred
日记账分录已提交审核
日记账分录创建者正式提交凭证,启动审核和审批工作流。此活动表示工作从数据录入阶段移交至正式控制流程,并开启审批周期。
重要性

这是审批周期时间的起点。衡量从此时到最终批准或驳回所需的时间,有助于单独识别审核和审批阶段的瓶颈。

获取途径

通常可从与业务对象关联的工作流日志(表SWW_WIHEAD、SWWLOG)中获取此信息,也可根据凭证抬头(BKPF)自定义字段的状态变化进行推断。

采集

工作流项目创建的时间戳,或状态字段变为“已提交”或“审核中”的时间戳。

事件类型 inferred
日记账分录已清账
日记账分录中的未清项行项目由另一笔过账进行抵销,例如通过付款清偿发票。此活动表示特定行项目已完成对账并结清。
重要性

对于许多日记账分录,尤其是涉及暂记账户或按未清项管理的账户时,此活动代表最终对账步骤。分析从过账到清账所需的时间,有助于衡量对账效率。

获取途径

可通过行项目表(BSEG或ACDOCA视图)推断此事件。项目清账后,该行的清账日期(AUGDT)和清账凭证(AUGBL)字段会填入相应值。

采集

使用行项目的清账日期(BSEG-AUGDT)作为事件时间戳。

事件类型 inferred
日记账分录已过账
日记账分录正式记入总账,并影响公司的财务报表。此时,凭证成为永久性财务记录。
重要性

这是流程成功的主要里程碑,标志着核心处理周期结束。分析已过账分录的处理量和到达此阶段所需的时间,是流程挖掘的基础指标。

获取途径

这是由BKPF表中的过账日期(BUDAT)明确标记的事件。已过账凭证的凭证状态(BSTAT)为空,可据此与暂存(“V”)或暂留(“D”)凭证区分。

采集

使用过账日期(BKPF-BUDAT)和录入日期(BKPF-CPUDT)为事件添加时间戳。BKPF-BSTAT为空表示凭证已过账。

事件类型 explicit
已识别人工过账
日记账分录通过人工事务代码过账,而非通过自动接口或批处理作业过账。这不是一个时间事件,而是对过账活动的分类。
重要性

识别人工过账对于自动化工作至关重要。人工过账比例偏高,说明可以通过集成子系统或使用自动过账程序来简化流程。

获取途径

通过分析凭证抬头表(BKPF)中的事务代码(TCODE)字段进行计算。使用已知人工事务代码列表(例如FB01、F-02、FB50)对分录进行分类。

采集

过账时,根据BKPF-TCODE与预定义的人工事务代码列表对事件进行分类。

事件类型 calculated
已附加支持性文档
用户将一份或多份支持性文档(例如发票或电子表格)附加到日记账分录,以便在审核和审计过程中为财务交易提供证据和背景信息。
重要性

确保在审核前附上文档,对于合规和提高审批效率至关重要。此活动有助于衡量文档政策的执行情况及其对审批周期的影响。

获取途径

通常可通过检查经通用对象服务(GOS)关联的附件创建时间戳来推断此活动。SRGBTBREL表用于关联业务对象(例如BKPF凭证)与附件。

采集

查询GOS附件表(例如SRGBTBREL),查找与BKPF对象的关联,并使用附件创建时间戳。

事件类型 inferred
日记账分录已暂存
用户保存尚未完成的日记账分录,但不进行过账,以便稍后补充或审核。这是一项明确操作,会创建状态为“暂存”的凭证抬头记录,使凭证保持未过账状态。
重要性

正式提交前,暂存是常见步骤。跟踪暂存状态的持续时间,有助于发现数据补充和准备阶段的延误,了解正式审核与审批流程开始前的情况。

获取途径

在BKPF表中,凭证状态字段(BSTAT)为“V”表示凭证已暂存。事件时间戳为创建日期(CPUDT)。

采集

筛选创建时BKPF-BSTAT = 'V'的凭证。

事件类型 explicit
日记账分录已更正
日记账分录被驳回或退回修改后,用户对其进行更改。此活动体现了为解决审核中发现的问题、重新提交凭证所需的返工。
重要性

此活动用于量化返工循环。分析更正的频率和持续时间,有助于找出低效环节,并发现培训和流程说明方面的改进机会。

获取途径

可通过跟踪BKPF表中的“最后更改日期”(AEDAT)来推断此活动,前提是该凭证此前处于“已驳回”状态。更改凭证可提供更具体的更改详情。

采集

对于驳回后进行的更改,使用更改凭证抬头中的时间戳(CDHDR-UDATE)。

事件类型 inferred
日记账分录已驳回
审核人或审批人驳回日记账分录,阻止其过账。凭证通常会退回创建者修改,从而进入返工循环。
重要性

跟踪驳回情况是了解流程质量和发现常见错误的关键。驳回率偏高,通常说明数据准确性、政策理解或支持性文档方面存在问题。

获取途径

可根据工作流日志或日记账分录凭证自定义状态字段的变化推断此事件。相关状态字段的更改凭证日志(CDHDR/CDPOS)可提供时间戳。

采集

通过更改凭证(CDHDR/CDPOS)或工作流日志,识别状态字段变为“已驳回”的记录。

事件类型 inferred
日记账分录过账后已更改
日记账分录过账至总账后,用户更改其中有限的字段。虽然大部分财务数据在过账后不可更改,但文本或分配等某些字段仍可修改。
重要性

此活动是重要的合规警示。过账后的更改可能意味着有人试图篡改记录,应密切监控,以防止欺诈并确保数据完整性。

获取途径

可通过更改凭证表(CDHDR和CDPOS)可靠地推断此活动。如果CDHDR中存在该凭证编号的记录,且更改日期晚于过账日期,即表示过账后发生了更改。

采集

在CDHDR中查找更改时间戳(UDATE/UTIME)晚于凭证过账日期(BKPF-BUDAT)的记录。

事件类型 inferred
建议填写 选填

数据提取指南

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