您的应付账款发票处理数据模板

Oracle Fusion Financials
您的应付账款发票处理数据模板

您的应付账款发票处理数据模板

此模板全面介绍如何为应付账款发票处理分析收集正确数据,列出构建准确事件日志所需的关键属性和活动,并提供实用的数据提取指导。使用此资源,确保捕获有效开展流程挖掘所需的全部关键信息。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • Oracle Fusion Financials数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

应付账款发票处理属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,用于全面分析您的应付账款发票处理流程。
3 必需 8 建议 11 可选
名称 说明
事件时间
EventTime
表示活动发生时间的时间戳。
说明

此属性提供流程中每项活动的准确日期和时间,是按时间顺序排列事件并计算步骤间时长的基础。借助这些数据,可以开展绩效分析,例如通过测量等待时间识别瓶颈、计算审批等特定阶段的周期时间,以及监控SLA合规情况。

为什么重要

它对于计算所有基于时间的指标至关重要,包括周期时间和等待时间,这些指标是识别瓶颈和衡量流程效率的基础。

获取位置

对应于Oracle Fusion各表中的创建日期、最后更新时间或特定事件时间戳,例如LAST_UPDATE_DATE、CREATION_DATE和APPROVAL_DATE。

示例
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
发票
InvoiceId
每张已处理发票的唯一标识符。
说明

“发票”是主要案例标识符,将从收到发票到最终付款的所有活动关联起来。每个唯一的InvoiceId代表一个端到端流程实例,可完整分析每张发票在应付账款流程中的处理历程。它是流程分析的基础,连接所有相关事件和属性。

为什么重要

它对于跟踪每张发票从开始到结束的生命周期至关重要,可用于分析流程变体、瓶颈和整体处理量。

获取位置

通常是Oracle Fusion Financials中AP_INVOICES_ALL表的INVOICE_ID或INVOICE_NUM。

示例
INV-987657334001APO-INV-2023-005
活动名称
ActivityName
已发生的具体流程步骤或事件的名称。
说明

此属性描述发票处理生命周期中的单个步骤,例如“发票已创建”“已发起审批”或“已执行付款”。流程挖掘工具按时间排列这些活动后,可以重构每张发票的端到端流程。分析活动有助于识别流程中最常见的路径、偏差和返工循环。

为什么重要

它构成流程图的核心,可用于可视化和分析流程、识别偏差以及衡量特定步骤的绩效。

获取位置

通常根据Oracle Fusion Financials中的状态变化、事件表或审计日志得出,可能需要映射多个源表和字段。

示例
发票已验证已设置挂起发票已批准已执行付款
付款日期
PaymentDate
执行发票付款的日期。
说明

此属性记录实际付款日期,用于确认发票AP流程已完成。将付款日期与到期日比较,是计算按时付款率和分析提前付款折扣获取情况的基础,也是资金管理和现金流管理的重要数据点。

为什么重要

支持计算按时付款KPI和分析提前付款折扣兑现情况,直接影响现金流管理。

获取位置

来自AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL等付款表,具体字段可能是ACCOUNTING_DATE或CHECK_DATE。

示例
2023-11-132023-12-052024-01-19
供应商名称
VendorName
提交发票的供应商名称。
说明

标识与发票关联的供应商。这是重要的分析维度,可按供应商细分流程绩效。例如,您可以分析哪些供应商的发票挂起率最高、处理时间最长,或最常出现匹配差异。这有助于管理供应商关系,并识别特定供应商相关的系统性问题。

为什么重要

支持按供应商分析绩效,帮助识别特定供应商的频繁延迟、差异或挂起等问题。

获取位置

通常来自POZ_SUPPLIERS或相关供应商表中的VENDOR_NAME字段,并通过AP_INVOICES_ALL中的VENDOR_ID进行关联。

示例
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
到期日
DueDate
发票付款到期的日期。
说明

根据发票日期和付款条款计算出的付款截止日期。企业须在此日期前付款,以避免滞纳金并维护良好的供应商关系。这是监控按时付款绩效和管理现金流的关键属性。“按时付款率”KPI通过比较“付款日期”和“到期日”直接计算。

为什么重要

对于衡量按时付款率、管理现金流和避免逾期付款罚金至关重要,也是付款政策合规的关键字段。

获取位置

可能是付款计划表(例如AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL)中的直接字段,也可能根据INVOICE_DATE和付款条款计算得出。

示例
2023-11-142023-12-012024-01-19
发票状态
InvoiceStatus
发票当前或最终状态。
说明

表示发票在流程中的当前状态,例如“已验证”“待审批”“已付款”或“已取消”。此属性展示发票所处生命周期阶段,可用于运营仪表板。分析最终状态有助于了解流程结果,例如发票取消率或拒绝率。

为什么重要

快速概览发票的结果和当前状态,帮助分析例外率(例如取消率)及流程效率。

获取位置

可根据AP_INVOICES_ALL表中的状态字段,或AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL中的付款状态得出。

示例
已验证已付款已取消需要重新验证
发票金额
InvoiceAmount
发票的货币总金额。
说明

此属性表示发票应付总额,是财务分析和发票优先级排序的基础指标。分析发票金额可以发现高价值发票是否采用不同的处理方式,或是否比低价值发票经历更多延迟。它也是现金流预测和重复付款分析仪表板的关键数据。

为什么重要

支持财务影响分析,例如优先处理高价值发票、按金额分析处理时间,以及计算延迟造成的财务影响。

获取位置

来自AP_INVOICES_ALL表中的INVOICE_AMOUNT字段。

示例
5400.50125000.00750.25
用户
User
执行活动的人员的用户ID或姓名。
说明

标识负责执行特定流程步骤的员工或系统用户,可能是录入发票的AP专员、批准发票的经理,或执行付款的付款专员。按用户分析有助于识别培训需求、工作量分配和团队成员之间的绩效差异,也对合规和审计追踪至关重要。

为什么重要

支持分析工作量和团队绩效,识别个人瓶颈或培训机会,同时对可审计性十分重要。

获取位置

来自各表中的CREATED_BY或LAST_UPDATED_BY等用户相关字段,或特定的工作流及审批历史表。

示例
john.doejane.smithap.clerk1
结束时间
EndTime
发票最后一项活动的时间戳。
说明

表示发票生命周期中终止事件的时间戳,例如“付款已结清”或“发票已取消”。通常通过查找每个InvoiceId对应的最新EventTime得出。该属性对于计算发票端到端总处理时间至关重要。

为什么重要

支持计算每张发票的端到端总周期时间,这是衡量整体流程效率的基础KPI。

获取位置

这是一个计算属性,通过在数据集中查找每个案例(InvoiceId)的最大EventTime得出。

示例
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
采购订单编号
PurchaseOrderNumber
与发票关联的采购订单标识符。
说明

授权采购商品或服务的采购订单(PO)唯一编号。此属性是分析三方匹配流程(PO、收货记录与发票)的基础。与PO关联的发票若差异率较高,可能表明采购或收货部门存在问题。对比有PO和无PO发票,还可以发现不同的流程行为。

为什么重要

对于分析三方匹配流程、识别匹配差异,以及了解有PO发票与无PO发票之间的差异至关重要。

获取位置

通常通过将发票行表(例如AP_INVOICE_LINES_ALL)与PO表(例如PO_HEADERS_ALL)关联获取。

示例
PO-10056982347null
业务单元
BusinessUnit
负责该发票的业务单元或运营单元。
说明

标识产生该项费用的具体业务单元、部门或成本中心。这是组织分析的重要维度,可比较公司不同部门的流程绩效,判断审批时间过长或例外率过高等问题是否集中在特定业务单元,从而指导有针对性的改进。

为什么重要

支持不同组织单元之间的绩效基准比较,帮助识别部门特有的瓶颈或合规问题。

获取位置

通常位于AP_INVOICES_ALL表的ORG_ID字段中,并可与HR组织表关联以获取业务单元名称。

示例
北美销售欧洲运营总部财务
付款条款
PaymentTerms
与供应商约定的发票付款条件。
说明

定义供应商必须获得付款的条件,例如“Net 30”或“2% 10,Net 30”。该属性用于计算发票到期日,并识别提前付款折扣机会。分析付款条款有助于现金流规划,也是“提前付款折扣实现率”仪表板衡量企业折扣获取效果的关键。

为什么重要

通过确定付款计划和提前付款折扣资格,直接影响现金流和盈利能力。

获取位置

可在AP_TERMS_TL或AP_TERMS_B表中找到,这些数据通过AP_INVOICES_ALL表关联。

示例
Net 30Net 602% 10, Net 30
最后数据更新时间
LastUpdateDate
最近一次数据刷新的时间戳。
说明

此属性表示最近一次从源系统提取该流程数据的时间。它是每次刷新时应用于整个数据集的元数据字段,有助于用户了解数据的新鲜度和分析覆盖的时间范围,确保透明解读分析结果。

为什么重要

帮助用户了解数据的时效性,明确分析覆盖的期间以及最近一次更新的时间。

获取位置

该值在提取数据时生成并写入数据集。

示例
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
匹配状态
MatchingStatus
表示发票匹配流程的结果。
说明

显示发票与采购订单及收货记录进行匹配验证的结果,即三方匹配结果。可能的状态包括“已匹配”“部分匹配”或“失败”。该属性是“三方匹配失败率”KPI及相关差异分析仪表板的基础,有助于诊断采购到付款周期中的问题。

为什么重要

直接衡量自动匹配流程的成功率,突出导致人工返工和付款延迟的差异。

获取位置

该状态通常位于AP_INVOICES_ALL或AP_INVOICE_LINES_ALL等表的发票头或发票行级别。

示例
成功失败:价格不匹配失败:数量不匹配不需要
发票币种
InvoiceCurrency
发票金额使用的币种。
说明

指定发票计价币种,例如USD、EUR或GBP。对于涉及多个国家或币种的分析,这一属性不可或缺。它为发票金额提供必要上下文,确保正确解读财务指标。对于全球化企业,它也是筛选和细分财务数据的重要属性。

为什么重要

为“发票金额”提供必要上下文,支持准确的财务分析和报告,尤其适用于跨国运营。

获取位置

来自AP_INVOICES_ALL表中的INVOICE_CURRENCY_CODE字段。

示例
USDEURGBPJPY
发票日期
InvoiceDate
供应商发票上注明的日期。
说明

这是供应商开具发票的日期,也是根据约定付款条款确定付款到期日的起点。将发票日期与发票录入系统的日期(“发票已创建”活动)进行比较,可以发现发票提交或接收处理中的延迟。这有助于识别可能影响按时付款和折扣获取的前端瓶颈。

为什么重要

作为计算付款到期日以及识别发票开具到进入AP流程之间延迟的基准。

获取位置

来自AP_INVOICES_ALL表中的INVOICE_DATE字段。

示例
2023-10-152023-11-012023-12-20
审批人
Approver
批准发票付款的人员。
说明

标识对发票作出最终审批或关键审批的用户或经理。该属性对于“发票审批周期时间”仪表板至关重要,该仪表板可按审批人细分审批耗时。分析这些数据有助于发现审批层级中的瓶颈、识别工作负荷较高的人员,并确保符合授权政策的合规要求。

为什么重要

对于分析审批工作流、识别特定审批人造成的瓶颈,以及审计审批政策合规性至关重要。

获取位置

此信息通常存储在Oracle的工作流表中,例如与审批管理引擎AME相关的表,或审计历史表中。

示例
s.jonesm.riverad.chen
是否按时付款
IsOnTimePayment
表示发票是否在到期日前完成付款的标记。
说明

通过比较“付款日期”和“到期日”得出的布尔标记(True/False)。如果付款日期早于或等于到期日,则值为True。该属性直接支持计算“按时付款率”KPI,对于监控付款政策合规性和管理供应商关系至关重要。

为什么重要

直接衡量付款条款的执行情况,这对于供应商关系、财务规划和避免滞纳金至关重要。

获取位置

这是一个根据其他字段计算得出的属性。逻辑为:IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false。

示例
truefalse
是否返工
IsRework
表示发票是否经历过返工的标记。
说明

用于标识经历返工循环的发票的布尔标记(True/False),例如重复执行验证步骤,或从较晚的流程阶段返回较早阶段,例如从“待审批”返回“需要重新验证”。通常通过分析活动序列得出,对于量化“发票返工率”和了解流程低效问题至关重要。

为什么重要

量化低效返工循环的发生频率,帮助识别流程异常和资源浪费的根因。

获取位置

这是一个计算属性。通过分析每个案例的活动序列,检测重复步骤或流程中的回退来得出。

示例
truefalse
暂挂原因
HoldReason
发票被暂挂的原因。
说明

当发票无法继续进入付款环节时,系统会将其暂挂。该属性记录暂挂的具体原因,例如“价格不匹配”“数量差异”或“等待收货”。分析暂挂原因是识别流程中断和延迟根因的关键,也可直接支持监控异常和返工的仪表板。

为什么重要

明确付款延迟和发票异常的根因,为流程改进和供应商沟通提供可执行的洞察。

获取位置

来源于AP_HOLDS_ALL等表。该表与发票关联,并包含暂挂原因或代码。

示例
价格不匹配开票数量超过收货数量重复发票
源系统
SourceSystem
提取数据的系统。
说明

此属性标识数据来源,对于该流程通常为“Oracle Fusion Financials”。在包含多个系统的环境中,例如另有OCR扫描系统时,该字段可帮助区分不同事件的来源。它确保数据血缘清晰,并为来自多个平台的数据集成提供上下文。

为什么重要

提供有关数据来源的关键上下文,确保可追溯性,并帮助管理来自多个系统的数据集成。

获取位置

通常是在数据提取设置期间定义的静态值。

示例
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
必需 建议 可选

应付账款发票处理活动

以下是建议采集的关键流程步骤和里程碑,用于准确发现流程并识别瓶颈。
6 建议 7 可选
活动 说明
付款已结清
流程中的最后一个活动,确认付款已通过银行清算。通常在银行对账后,通过Oracle Cash Management的状态更新捕获此事件。
为什么重要

这是端到端流程的真正终点,可为“发票平均周期时间”提供最准确的数据,并完成整个财务交易闭环。

获取位置

根据AP_CHECKS_ALL表中的付款状态更新为“CLEARED”推断。CLEARED_DATE列提供此事件的时间戳。

采集

AP_CHECKS_ALL表中的CLEARED_DATE已填充。

事件类型 inferred
发票已创建
表示系统中首次创建发票记录,可通过人工录入、扫描(OCR)或电子数据交换(EDI)完成。当主发票表中插入新记录时,即记录此事件。
为什么重要

这是发票处理生命周期的明确起点。分析该事件与其他事件之间的时间间隔,可以发现上游延迟并了解整体流程时长。

获取位置

这是从AP_INVOICES_ALL表中发票记录的创建时间戳明确捕获的事件,通常使用CREATION_DATE列。

采集

AP_INVOICES_ALL表中的记录创建时间戳。

事件类型 explicit
发票已批准
表示发票已获得最终批准,可以付款。该关键里程碑根据工作流状态字段更新为最终批准状态推断。
为什么重要

这是结束审批周期的关键里程碑,对于计算“发票审批周期时间”和识别审批人相关瓶颈至关重要。

获取位置

根据AP_INVOICES_ALL表中的WFAPPROVAL_STATUS列变为“Manually Approved”、“Workflow Approved”或类似最终批准状态推断。

采集

AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS变为批准状态。

事件类型 inferred
发票已验证
该活动表示系统已成功完成对发票数据的自动验证,例如检查格式是否正确以及是否与供应商匹配。通过跟踪发票验证状态字段的变化来捕获此事件。
为什么重要

表示发票已准备好进入匹配或审批等后续处理环节。此步骤前的延迟可能表明数据录入问题,可为“发票数据录入错误分析”仪表板提供依据。

获取位置

根据AP_INVOICES_ALL表中VALIDATION_STATUS列变为“Validated”推断。该字段的审计轨迹或历史表可提供时间戳。

采集

AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS变为“Validated”。

事件类型 inferred
已安排付款
表示已批准的发票已纳入付款流程请求(PPR)或付款批次,但尚未完成付款。当付款计划记录最终确定时,即记录此事件。
为什么重要

该活动连接审批与实际付款两个环节。分析此阶段耗时,对于现金流预测和管理十分重要。

获取位置

根据发票在AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL表中的checkrun_id已填充推断。PPR的创建日期可作为时间戳。

采集

发票与付款流程请求(PPR)的关联。

事件类型 inferred
已执行付款
表示创建付款并将其发放给供应商的时刻。创建与发票关联的付款记录时,即明确捕获此事件。
为什么重要

这是衡量“按时付款率”和“端到端发票处理量”的关键里程碑,表示企业已履行付款义务。

获取位置

这是通过在AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL表中创建发票与付款之间的关联记录来明确记录的事件。可使用ACCOUNTING_DATE或CREATION_DATE作为时间戳。

采集

在AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL表中创建发票与付款关联记录。

事件类型 explicit
发票已取消
表示发票在付款前终止处理。当用户取消发票并填充取消日期时,即明确捕获此操作。
为什么重要

这是发票的终止性非成功状态。分析取消频率和原因,有助于发现采购或供应商管理中的上游问题。

获取位置

根据AP_INVOICES_ALL表中的CANCELLED_DATE列已填充推断,该日期本身作为事件时间戳。

采集

AP_INVOICES_ALL表中的CANCELLED_DATE已填充。

事件类型 inferred
发票已拒绝
表示审批人拒绝了发票,流程暂停,通常需要更正后重新提交。该事件以审批工作流中的状态变化记录。
为什么重要

突出显示流程中的重要返工循环。分析拒绝频率和原因,有助于发现政策理解偏差或系统性数据问题。

获取位置

根据AP_INVOICES_ALL表中的WFAPPROVAL_STATUS列变为“Rejected”推断。工作流历史表可能提供更多详情。

采集

AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS变为“Rejected”。

事件类型 inferred
已享受提前付款
表示为获取折扣而提前付款的计算事件。通过将实际付款日期与付款计划中存储的折扣条款进行比较得出。
为什么重要

直接支持“提前付款折扣兑现”仪表板,有助于量化高效AP流程带来的财务收益并识别错失的机会。

获取位置

将付款日期(来自AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL)与AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL表中的折扣日期字段(DISCOUNT_DATE)进行比较计算。

采集

比较付款执行日期与折扣资格日期。

事件类型 calculated
已发起审批
表示发票已进入审批工作流,并已路由至第一位审批人。该事件根据发票工作流状态的变化推断。
为什么重要

该活动启动“发票审批周期时间”KPI的计时,有助于区分等待数据的时间和等待审批人的时间。

获取位置

根据AP_INVOICES_ALL表中的WFAPPROVAL_STATUS从工作流前状态变为“Initiated”或类似待处理状态推断。

采集

AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS变为“Initiated”。

事件类型 inferred
已执行匹配
表示系统或用户将发票与采购订单(PO)和/或收货单(GRN)进行匹配的操作。当发票上的匹配状态更新时,即记录此事件。
为什么重要

这是基于PO的发票的关键步骤,直接影响“三方匹配差异趋势”分析。此处的失败或延迟是流程瓶颈的重要来源。

获取位置

根据AP_INVOICES_ALL表中WFAPPROVAL_STATUS或类似匹配状态字段的更新推断,表明系统已尝试进行匹配。

采集

与PO匹配相关的状态变更时间戳。

事件类型 inferred
已解除挂起
表示问题已解决且挂起已移除,发票可以继续进入付款流程。当挂起记录更新了解除信息时,即捕获此事件。
为什么重要

用于衡量解决差异所需的时间。与“已设置挂起”结合分析,有助于量化返工和例外处理的持续时间及影响。

获取位置

根据AP_HOLDS_ALL表中现有挂起记录的RELEASE_LOOKUP_CODE和LAST_UPDATE_DATE列已填充推断。

采集

AP_HOLDS_ALL记录中包含解除详情的更新时间戳。

事件类型 inferred
已设置挂起
表示发票已被挂起,无法付款。当创建与发票关联的挂起记录时,即明确捕获此事件,通常原因是存在差异或违反政策。
为什么重要

可直接识别流程例外和瓶颈。分析挂起原因及持续时间,是了解并解决常见处理问题的关键。

获取位置

这是通过在AP_HOLDS_ALL表中创建与特定INVOICE_ID关联的新记录来明确记录的事件。

采集

AP_HOLDS_ALL表中的记录创建时间戳。

事件类型 explicit
建议 可选

提取指南

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