员工入职数据模板

Workday入职流程

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员工入职属性(21) 员工入职活动(15) 数据提取指南(2)

员工入职数据模板

此模板为收集分析和优化员工入职流程所需的关键数据提供清晰指引。模板列出了需要收集的重要属性、需要跟踪的关键活动，以及从Workday入职流程中提取这些信息的实用指南。借助此资源，您可以为流程挖掘项目建立全面、准确的数据基础。

建议收集的属性
需要跟踪的关键活动
Workday入职数据提取指南

刚接触事件日志？了解如何创建流程挖掘事件日志.

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员工入职属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段，可用于全面分析员工入职流程并深入了解流程情况。

5 必填 7 建议填写 9 选填

	名称	说明
	事件时间 EventTime	员工入职活动完成或状态发生变化的准确日期和时间。
说明此属性是与每项活动关联的时间戳，用于确定事件的先后顺序，也是了解流程步骤时间和持续时长的基础。在分析中，事件时间用于正确排列活动顺序、计算步骤间的时长（周期时间和等待时间），以及衡量案例总时长。它对于绩效分析至关重要，例如识别瓶颈和监控SLA合规情况。重要性此属性为所有活动提供时间背景，是计算周期时间等绩效指标和识别延迟的必要依据。获取途径这是Workday员工入职业务流程历史记录中每个事件的完成时间戳。示例 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:00:00Z
	员工入职案例 OnboardingCase	用于唯一标识每位新员工的入职流程，涵盖从接受录用到初步融入团队的全过程。
说明员工入职案例是核心标识，用于汇总与单名新员工入职历程相关的所有事件和活动。此属性对于跟踪每位新员工的端到端流程至关重要。在流程挖掘分析中，此标识可用于还原每位新员工的入职历程，计算周期时间等案例级指标、分析流程变体，并了解每位新员工经历的完整活动顺序，从而为流程图奠定基础。重要性这是将所有相关活动关联为单个端到端流程实例的基础属性，可用于流程发现与分析。获取途径通常由Workday为每个入职业务流程实例生成唯一标识。具体业务对象和字段请参阅Workday文档。示例 ONB-0012345ONB-0012346ONB-0012347
	活动名称 ActivityName	员工入职流程中发生的具体任务或里程碑的名称。
说明此属性描述员工入职历程中的单个步骤或事件，例如“接受录用”“启动背景调查”或“交付设备”，体现了流程日志中的“发生了什么”。分析活动的顺序和频率是流程挖掘的核心。此属性用于构建流程图、识别瓶颈并了解工作流转情况，帮助您判断哪些步骤最常见、延迟发生在哪里，以及哪些活动需要返工。重要性此属性定义流程步骤，可用于呈现流程的流转情况，并分析流程结构和变体。获取途径此属性对应Workday员工入职业务流程历史记录中的事件或任务名称。示例接受录用完成背景调查启动IT账号配置员工正式入职
	数据最近更新时间 LastDataUpdate	表示此事件数据最近一次刷新或提取时间的时间戳。
说明此属性记录流程挖掘工具中数据的最近更新时间，有助于了解分析数据的新鲜度，以及当前查看的信息是否为最新数据。对于监控持续运行流程的运营仪表板，这一点尤为重要。它能帮助用户判断数据是否及时，也是管理数据刷新周期、确保分析结果可靠的重要元数据字段。重要性此属性让用户了解数据的新鲜度，这对于依据分析结果及时做出明智决策至关重要。获取途径此时间戳通常在数据提取和加载（ETL）过程中生成并添加到数据集中。示例 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	源系统 SourceSystem	提取员工入职数据的系统。
说明此属性用于标识数据来源。对于此流程，该值通常为“Workday员工入职”；如果日后集成多个系统，此字段对于数据治理和区分数据来源至关重要。在更广泛的分析中，此属性有助于追踪数据沿袭并确保数据质量。分析跨多个系统的流程时，它是了解不同平台间交接和集成情况的关键。重要性此属性提供重要的数据来源信息，有助于数据治理、故障排查和多系统流程分析。获取途径这是一个静态值，应在数据提取时添加，用于标记记录来源。示例 Workday入职流程
	入职状态 OnboardingStatus	员工入职案例的当前整体状态，例如“进行中”“已完成”或“已取消”。
说明此属性概述员工入职案例在特定时间点的进展，表明流程正在进行、已顺利完成，还是提前终止。在流程分析中，您可以据此筛选案例，重点查看已完成的入职历程，或专门分析案例取消的原因。此属性也是“新员工入职状态概览”仪表板的重要依据，可快速查看所有进行中入职流程的当前状态。重要性此属性可按结果对案例进行分类，便于重点分析已完成、进行中或已取消的流程。获取途径此属性通常根据Workday中主要入职业务流程实例的状态得出。示例进行中已完成已取消等待入职日期
	发起系统 SystemInitiatingActivity	发起某项活动的系统或用户类型，用于区分自动执行的步骤和手动执行的步骤。
说明此属性用于标明活动是由Workday系统自动触发，还是由HR合作伙伴或招聘经理等用户手动执行。例如，“系统”表示自动执行的工作流步骤，“HR专员”则表示手动执行。这些信息对于发现自动化机会非常有用。借助“手动活动分析”仪表板分析手动活动的频率和持续时间，组织可以优先考虑耗时较长的手动步骤，规划后续自动化工作，从而提高效率并减少错误。重要性有助于区分自动执行和手动执行的活动，这是发现自动化机会、衡量流程效率的关键。获取途径通常可根据Workday业务流程历史记录中与事件关联的用户或执行者推断。系统生成的事件会关联特定用户。示例系统HR专员招聘经理
	合规截止日期 ComplianceDueDate	必须在规定期限内完成的特定任务，包括强制性任务或与合规相关的任务。
说明此属性用于指定背景调查、入职前文件或强制培训等关键任务的截止日期。这些日期通常由法律要求或内部政策规定。此属性对于监控合规情况和风险至关重要。将任务实际完成时间与截止日期进行比较，即可计算“强制任务按时完成率”和“文件合规率”等KPI。它有助于组织主动管理期限，避免出现合规问题。重要性可用于监控有时限要求的合规任务，并计算按时完成率。获取途径任务截止日期通常可在Workday业务流程的任务详情中查看。示例 2024-05-302024-06-142024-06-20
	员工ID EmployeeId	分配给新员工的唯一标识。
说明员工ID是组织HR系统中用于唯一标识员工的永久编号，通常在创建HR档案后、员工入职期间分配。此属性可用于关联不同系统中的员工入职数据和其他员工数据，例如绩效管理或薪资数据。它有助于分析入职流程的长期成效，例如将入职体验与员工留任率或初期绩效进行关联。重要性此属性可作为主键，将员工入职流程数据与更广泛的员工生命周期数据关联起来，从而开展更全面的HR分析。获取途径这是Workday员工档案中的标准字段。具体字段名称请参阅Workday文档。示例 100523100524100525
	招聘经理 HiringManager	负责新员工招聘的经理姓名。
说明此属性用于标识与员工入职案例关联的招聘经理。招聘经理通常是流程中的关键参与者，负责审批和团队专属的入职任务。按招聘经理分析流程，有助于发现不同经理处理入职事务的差异，找出效率较高的经理或可能形成瓶颈的环节，从而开展有针对性的培训和流程改进。这也是“招聘经理任务效率”仪表板的重要依据。重要性此属性支持按关键参与者分析绩效，揭示依赖经理处理的任务中存在的瓶颈和差异。获取途径此信息属于Workday中新员工关联的职位或职位申请数据。示例 John SmithJane DoePeter Jones
	正式入职日期 OfficialStartDate	新员工正式开始工作的第一天。
说明此属性是员工入职流程中的关键日期，也是IT资源配置和设备交付等多项入职前活动的截止日期，标志着员工身份从准员工转为正式员工。此日期对于计算准备就绪类KPI至关重要。将关键资源配置活动的完成时间与正式入职日期进行比较，组织即可衡量“入职首日准备就绪率”。这有助于确保新员工从第一天起就具备高效开展工作所需的一切条件，对其初期体验有重要影响。重要性此日期是入职前任务的重要截止日期，也是衡量“入职首日准备就绪率”KPI的依据。获取途径这是Workday招聘或准员工数据中的标准字段，通常称为“录用日期”。示例 2024-06-012024-06-152024-07-01
	部门 Department	新员工加入的部门或业务单元。
说明此属性用于指定新员工所属的组织单元，例如“销售”“工程”或“财务”。不同部门的做法往往会导致员工入职流程存在明显差异。这是比较分析的重要维度。您可以按部门筛选流程图、比较各部门的周期时间，并找出绩效较好部门的最佳实践。此属性直接支持“部门入职流程变体”仪表板。重要性这是开展基准对比、识别组织内流程差异和最佳实践的主要维度。获取途径此信息属于Workday中新员工的职位和主管组织数据。示例技术部销售与市场部人力资源部财务部
	工作地点 Location	新员工的实际工作地点或所在地区。
说明此属性表示新员工的城市、国家或办公地点。由于法律要求、办公安排或地区政策不同，各地的入职流程可能存在显著差异。工作地点为分析提供了地理维度。您可以据此比较不同办公地点的入职效率，发现地区特有的瓶颈，并确保符合当地法规。这对跨国组织尤为重要。重要性可按地理位置分析不同办公室或国家的入职流程，并发现地区差异。获取途径此信息在Workday的职位或职位申请数据中指定。示例美国纽约英国伦敦新加坡
	总体周期时间 OverallCycleTime	从首次活动到最后一次活动的入职案例总时长。
说明这是案例级指标，通过计算入职案例中第一个事件与最后一个事件之间的时间差得出，表示新员工完成入职流程所需的总时间。此属性直接衡量“总体入职周期时间”KPI，是流程效率的主要指标。它用于高层级仪表板，以跟踪一段时间内的绩效，并比较不同部门、地区或招聘经理负责的流程效率。重要性这是衡量整个入职流程端到端效率的关键绩效指标。获取途径在数据转换期间按案例计算：对每个OnboardingCase，用最大时间戳减去最小时间戳。示例 35天48天29天
	招聘专员 Recruiter	负责管理新员工招聘流程的招聘专员姓名。
说明此属性用于标识入职流程开始前负责候选人的招聘专员。招聘专员可能在入职开始时承担交接任务。虽然招聘专员对入职后的流程影响较小，但按招聘专员分析有时能发现招聘与入职衔接处的问题。这有助于判断某些招聘专员推荐的候选人是否能更顺利地融入公司。重要性将入职流程与前期招聘阶段关联起来，有助于分析交接情况和整体人才招聘周期。获取途径此信息通常存储在Workday Recruiting的职位申请或候选人档案中。示例戴维·米勒莎拉·威尔逊克里斯·格林
	新员工姓名 NewHireName	正在办理入职的新员工全名。
说明此属性包含新员工的姓名。为避免隐私问题，通常不会用于统计分析，但对运营支持和案例管理很有帮助。在“新员工入职状态概览”等仪表板中显示姓名，经理和HR员工可以快速识别案例对应的具体人员。对于需要查询和管理个人入职流程的用户，这也让数据更易于查看和使用。重要性为单个案例提供易读的标识，便于运营监控和直接干预。获取途径这是Workday中Pre-Hire或Worker对象的标准字段。示例艾丽丝·约翰逊罗伯特·陈玛丽亚·加西亚
	是否按时完成 IsOnTime	布尔标记，用于表示与合规相关的活动是否在截止日期前完成。
说明此计算属性将任务完成时间戳（EventTime）与“合规截止日期”进行比较。若任务在截止日期当天或之前完成，则设为true，否则设为false。此标记简化了合规监控和KPI计算。通过筛选和汇总数据，可以轻松计算“强制任务按时完成率”和“文件合规率”，并直观查看是否达到合规期限要求。重要性以明确的二元指标呈现合规表现，简化对有截止期限任务的分析和监控。获取途径在数据转换期间，通过比较相关活动的EventTime和ComplianceDueDate计算得出。示例 truefalse
	是否返工 IsRework	布尔标记，用于表示某项活动或一系列活动是否属于返工或纠正。
说明此计算属性用于标记任务重复执行或出现纠正循环的情况，例如重新启动“创建HR档案”步骤。通常通过识别同一案例中重复出现的活动模式来计算。 “是否返工”标记对于质量分析至关重要。它可以量化返工循环，帮助计算“HR档案返工率”KPI。识别并衡量返工有助于发现流程薄弱环节、数据质量问题和培训需求。重要性通过明确标记重复工作来量化流程效率低下和质量问题，帮助确定改进工作的重点。获取途径在数据转换期间，通过定义并检测事件日志中的特定返工模式来计算，例如：活动A→活动B→活动A。示例 truefalse
	结束时间 EndTime	表示活动完全完成时间的时间戳，与开始时间不同。
说明 StartTime（EventTime）记录活动开始或被记录的时间，EndTime则记录活动完成的时间。对于有持续时间的活动，同时记录这两个时间戳对于准确衡量绩效至关重要。此属性可直接计算单项活动的处理时间，并将其与活动之间的等待时间区分开来。这有助于判断延误是因为任务耗时过长，还是因为任务开始前等待时间过长。重要性可准确计算活动处理时间，并将其与等待时间区分开来，从而更精确地分析瓶颈。获取途径 Workday业务流程中的部分步骤可能分别记录开始和结束时间戳。如果没有，则可能需要推断结束时间，或将其视为与开始时间相同。示例 2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T15:00:10Z2023-11-01T10:15:00Z
	职位名称 JobTitle	新员工所任职位的正式名称。
说明此属性用于指定新员工的职位，例如“软件工程师”“销售总监”或“会计师”。职位名称可能影响入职流程中的具体步骤或要求。按职位名称或职级分析，可以发现不同岗位的入职模式差异。例如，高管入职可能比初级岗位多一些步骤。这为筛选和比较流程变体提供了另一个有价值的维度。重要性可按职位或资历分析流程差异，因为不同岗位可能有不同的入职要求。获取途径此信息属于Workday中新员工关联的职位数据。示例高级软件工程师财务分析师市场协调员
	雇佣类型 EmploymentType	新员工的雇佣类型，例如全职、兼职或合同工。
说明此属性根据新员工的雇佣安排对其进行分类。不同类型的员工可能遵循不同的入职路径，并有不同的要求。按雇佣类型分析流程，有助于确保每类员工都获得适合的入职体验。例如，合同工的入职流程可能比全职员工更精简，只涵盖必要的系统访问权限和合规要求。重要性可分析全职、兼职和临时员工各自的入职路径，因为他们的需求通常不同。获取途径这是Workday中Pre-Hire或Worker对象的标准字段，用于标明员工与公司的雇佣关系。示例全职兼职合同工实习生

必填建议填写选填

员工入职活动

以下是流程挖掘和绩效监控所需的关键流程步骤与里程碑，请将其记录在事件日志中。

6 建议填写 9 选填

	活动	说明
	创建HR档案	此活动表示已在HCM系统中正式创建员工记录，员工身份由候选人转为准员工或正式员工。在Workday中，这是“录用”业务流程的最后一步。
重要性这是正式在系统中建立员工记录的重要里程碑，使薪资、福利及其他核心HR职能得以开展，也是大多数资源配置活动的前提。获取途径 Workday事件日志会明确记录员工“录用”业务流程的完成时间戳。采集记录“录用”业务流程成功完成的事件。事件类型 explicit
	员工正式入职	此活动表示新员工正式入职的第一天。这不是一个明确记录的事件，而是与员工档案关联的重要日期属性。
重要性这是合规和流程分析中的关键日期。将资源配置完成日期与此入职日期进行比较，即可衡量“入职首日准备就绪”情况。获取途径此日期取自Workday员工档案中的“录用日期”或“开始日期”字段，是雇佣记录的核心属性。采集使用员工记录中的“录用日期”属性作为此事件的时间戳。事件类型 calculated
	完成30天回访	表示新员工与其经理按计划完成了一次回访，通常在入职约30天时进行。经理在Workday中完成相应的“待办事项”任务时，通常会记录此事件。
重要性这是初始入职流程中的关键收尾活动，重点关注员工参与度和留任情况，也可作为衡量整体入职周期时间的可靠终点。获取途径招聘经理完成入职业务流程中分配给自己的“30天回访”或类似任务时，系统会记录此事件。采集在业务流程历史记录中记录“经理回访”或“30天评估”任务的完成时间戳。事件类型 explicit
	完成IT账号配置	此里程碑确认新员工所需的IT账号和访问权限均已成功创建。IT团队完成在Workday中分配的配置任务时，系统会记录此事件。
重要性确保IT账号在入职日期前准备就绪，对于提供良好的入职体验和帮助员工立即投入工作至关重要。此里程碑有助于衡量“入职首日准备就绪”情况。获取途径此事件记录为入职业务流程中由IT部门完成的特定“待办事项”步骤，例如“确认账号已创建”。采集记录此前启动的IT配置任务的完成事件。事件类型 explicit
	完成背景调查	表示候选人的背景审查流程已完成。这是一个关键里程碑，通常在收到服务商的调查结果并将其更新至Workday候选人档案时记录。
重要性这是合规方面的重要里程碑。背景调查延迟可能导致正式入职日期推迟，并影响资源规划。获取途径通常在招聘人员或HR业务伙伴等用户完成Workday入职业务流程中的“审核背景调查”步骤时记录此事件。采集记录业务流程中“审核背景调查”或类似步骤的完成时间戳。事件类型 explicit
	接受录用	候选人接受录用后，员工入职案例正式启动。在Workday中，这通常记录为招聘业务流程中的“发出录用通知”或“录用”步骤完成，随后启动入职工作流。
重要性这是端到端员工入职流程的主要开始事件。从这一时点开始分析，可以全面了解新员工的入职历程和整体周期时间。获取途径当Workday“职位申请”业务流程中的录用阶段完成时，系统会记录此事件。该步骤的完成时间戳即为活动时间戳。采集记录招聘业务流程中“录用”步骤的完成事件。事件类型 explicit
	交付设备	此活动确认新员工的实体设备已送达指定工作地点。通常由IT、招聘经理或行政人员手动确认。
重要性此事件是衡量入职首日准备情况的重要指标。跟踪此事件有助于确保新员工及时拿到开展工作所需的实体设备。获取途径根据Workday入职工作流中“待办事项”或清单项目（如“确认设备已送达”）的完成情况记录。采集在业务流程历史记录中查找“确认设备交付”任务的完成事件。事件类型 explicit
	分配必修培训	表示已为新员工分配必需的合规培训或岗位培训。这通常是Workday Learning中的自动事件，由录用流程完成触发。
重要性这标志着新员工学习和合规培训的开始。跟踪从分配到完成所需的时间，是计算“必修培训平均时间”KPI的关键。获取途径此事件可从Workday Learning模块日志中获取，该日志会记录何时为员工启动学习计划或课程注册。采集从Workday Learning数据源获取必修课程的注册或分配时间戳。事件类型 explicit
	发送入职前文件	向新员工发送入职文件时会发生此活动，例如I-9表格、税务表格和政策确认文件。在Workday中，“入职”业务流程步骤触发文件生成和发送时会记录此活动。
重要性这标志着新员工行政事务的开始。分析从此时到文件完成的时间，有助于衡量新员工的参与度和行政处理效率。获取途径在新员工入职工作流中执行“生成文档”或类似任务时，业务流程历史记录会记下此事件。采集记录为准员工启动包含文件发送的“入职”步骤的时间戳。事件类型 explicit
	取消入职流程	此活动表示员工入职日期前终止入职流程，例如候选人撤回接受录用的决定。在Workday中，这通常通过录用业务流程中的“撤销”或“取消”操作记录。
重要性这代表一条重要的异常路径。分析取消发生的频率和时间，有助于发现录用通知、薪酬或入职体验方面的问题。获取途径授权用户对录用或入职流程执行“撤销”或“取消”操作时，业务流程历史记录会明确记录此事件。采集记录执行“撤销录用”或“取消业务流程”操作的事件。事件类型 explicit
	启动IT账号配置	标志着IT部门开始创建必要的系统账号，例如邮箱、网络访问和应用登录账号。HR档案创建后，通常会通过系统集成或通知任务自动触发此流程。
重要性此活动对于确保新员工入职首日能够投入工作至关重要。跟踪其启动时间有助于分析和优化IT服务交付效率。获取途径此事件可能记录为Workday入职业务流程中分配给IT部门的特定“待办事项”步骤，也可能根据发送至IT服务管理系统的集成事件创建记录推断得出。采集记录“创建用户账号”或“配置IT服务”等任务的启动或完成时间戳。事件类型 explicit
	启动背景调查	表示已为候选人发起背景调查请求。这通常是Workday入职业务流程中的自动或手动步骤，并与第三方服务商集成。
重要性跟踪背景调查的发起时间至关重要，因为这一环节常常形成瓶颈。通过跟踪，您可以发现关键合规任务启动延迟的情况。获取途径此事件记录为Workday入职业务流程中的独立步骤完成记录。业务流程的事件日志会显示该任务的启动或完成时间。采集记录业务流程中“发起背景调查”步骤的完成事件。事件类型 explicit
	完成入职前文件	表示新员工已成功填写并提交所有必需的入职前表格和文件。在Workday中，这通常通过新员工完成分配给自己的“待办事项”或“收件箱”任务来跟踪。
重要性完成文件提交是创建最终员工档案和确保合规的关键前提。此处的延迟会直接影响后续的薪资设置和IT资源配置等活动。获取途径此事件根据新员工Workday收件箱中“入职”任务的完成时间戳记录。最后一项必需文件任务完成时，即表示此事件发生。采集确定分配给准员工Workday账号的入职文件任务全部完成的事件。事件类型 explicit
	完成必修培训	此活动表示新员工已完成所有分配的必修培训课程。在Workday Learning中，最后一门必修课程标记为完成时会记录此事件。
重要性这是合规方面的重要里程碑。分析培训完成率和所需时间，有助于确保组织满足监管要求，并确保员工接受了适当培训。获取途径此事件来自Workday Learning数据。新员工最后一门必修培训课程的完成时间戳即为事件时间。采集确定新员工必修培训计划中所有课程的完成时间戳。事件类型 explicit
	订购设备	表示已为新员工提交实体设备申请，例如笔记本电脑或手机。这通常是入职工作流中的一项任务，由招聘经理或IT部门负责。
重要性设备订购延迟是导致新员工入职首日未能做好准备的主要原因之一。跟踪此活动有助于定位硬件采购和交付流程中的瓶颈。获取途径根据Workday入职业务流程中“待办事项”或清单项目（如“订购设备”）的完成时间戳记录。采集在业务流程历史记录中查找“订购笔记本电脑”或“申请设备”任务的完成事件。事件类型 explicit

建议填写选填

数据提取指南

如何获取Workday入职数据

步骤

登录Workday：使用拥有创建自定义报告权限的用户账户访问您的Workday实例。通常需要Report Writer或System Administrator等角色。
创建自定义报告：使用搜索栏查找并打开创建自定义报告任务。
配置报告详情：将报告类型设为高级。为报告指定清晰的名称，例如ProcessMind_Onboarding_Event_Log。在数据源中选择业务流程事务。该数据源提供各类业务流程中每个步骤的详细记录。
指定主要业务对象：系统提示时，将业务流程事务设为主要业务对象，以便报告访问事件级数据。
添加核心数据列：在报告编辑器中打开列选项卡，从业务流程事务对象添加以下字段：事务状态、已更正、业务流程、步骤和完成日期/时间。
添加案例和属性列：添加与业务流程主体相关的字段。主体可能是待入职人员或求职申请等，因此需从业务流程对象获取。添加以下字段：业务流程 -> 工作人员 -> 员工ID、业务流程 -> 工作人员 -> 主管组织（用于获取部门）以及业务流程 -> 工作人员 -> 招聘经理。
创建计算字段以统一数据格式：这是最关键的一步。创建多个计算字段，将Workday原始数据映射为所需的事件日志格式。
- OnboardingCase：创建“查找相关值”类型的计算字段，从相关业务对象工作人员中获取员工ID。对于尚无员工ID的待入职流程，可使用待入职人员ID或候选人ID作为备用值。
- ActivityName：创建“计算表达式”类型的计算字段，将特定Workday业务流程步骤映射为标准活动名称。例如：IF 'Business Process Type' = 'Hire' AND 'Step' = 'Make Offer - Completed' THEN 'Offer Accepted'。必须为所需的15项活动分别创建条件。
- EventTime：使用业务流程事务对象中的完成日期/时间字段，记录步骤完成时间。
- SourceSystem：创建“文本常量”类型的计算字段，并将值设为Workday Onboarding。
- LastDataUpdate：使用“当前时刻”函数创建计算字段，为每次数据提取记录时间戳。
筛选报告数据：打开筛选选项卡，添加筛选条件，仅纳入相关业务流程，例如Hire、Onboarding、Change Job和Rescind。为完成日期/时间添加提示，以便按指定时间范围运行报告。还必须为事务状态添加子筛选，仅纳入Successfully Completed和已取消事件，避免提取进行中的数据。
启用Web服务：打开报告定义中的高级选项卡，勾选启用为Web服务。之后即可通过URL访问报告。
配置API选项：在Web服务设置中选择所需的API版本并定义命名空间，例如wd:ProcessMind_Onboarding_Event_Log，然后保存报告。
获取RaaS URL：查看报告，选择Web服务 > 查看URL，然后复制JSON或CSV URL。外部系统将通过此URL提取数据。
共享并保护报告：确保报告已共享给集成系统用户，并且该用户拥有运行报告及访问底层数据域所需的安全权限。

配置

**报告类型：**高级。启用Web服务访问（RaaS）必须使用此类型。
**数据源：**业务流程事务。这是核心数据源，包含步骤名称、完成时间戳和状态等事件级详情，是流程挖掘所必需的数据。
**主要业务对象：**业务流程事务。这样报告便以事件本身为基础构建。
**数据筛选：**务必按Business Process Type筛选，仅纳入Hire和Onboarding等相关流程。还需筛选Transaction Status，仅保留Successfully Completed或Canceled，以获取已确定的事件。建议按Completed Date/Time字段筛选日期，以便增量加载数据并控制性能；初次分析通常可选择3至6个月的数据。
**计算字段：**需要大量使用“计算表达式”和“查找相关值”计算字段，将Workday细分的业务流程步骤转换为标准化事件日志，并确保活动名称一致且案例ID唯一。
启用Web服务：必须勾选高级选项卡中的“启用为Web服务”选项。报告输出格式应设为JSON或CSV，以便与外部系统兼容。
**权限：**运行报告的用户或访问RaaS URL的集成系统用户，需要通过安全组获得以下数据域的权限：“业务流程事务”、“工作人员数据”以及包含所需属性的其他数据域。

查询示例 sql

/*
This is a conceptual representation of the Workday Custom Report configuration.
It is built using the Workday Report Writer UI, not a scriptable language.

**Report Name:** ProcessMind_Onboarding_Event_Log
**Report Type:** Advanced
**Data Source:** Business Process Transactions
*/

// 1. **Data Source Filter Configuration**
// Apply these filters in the 'Filter' tab of the report definition.
FILTER ON BusinessProcess.ProcessType IN ('Hire', 'Onboarding', 'Rescind Business Process')
AND BusinessProcess.TransactionStatus IN ('Successfully Completed', 'Canceled')
AND BusinessProcess.CompletedDateTime BETWEEN [Start Date Prompt] AND [End Date Prompt]

// 2. **Column and Calculated Field Configuration**
// These are configured in the 'Columns' tab. Many require creating 'Calculated Fields'.

{
  // **Required Attributes**
  "OnboardingCase": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker. Fallback to Candidate ID.",
  "ActivityName": "Calculated Field (Evaluate Expression): See logic below.",
  "EventTime": "Field: Business Process Transaction -> Completed Date/Time",
  "SourceSystem": "Calculated Field (Text Constant): 'Workday Onboarding'",
  "LastDataUpdate": "Calculated Field (Current Moment)",

  // **Recommended Attributes**
  "EmployeeId": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker",
  "HiringManager": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hiring Manager from Business Process -> Worker",
  "Department": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Supervisory Organization from Business Process -> Worker",
  "OnboardingStatus": "Calculated Field (Evaluate Expression): Based on the overall status of the 'Onboarding' business process for the worker.",
  "OfficialStartDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hire Date from Business Process -> Worker",
  "ComplianceDueDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Due Date from specific 'To Do' steps like compliance documents.",
  "SystemInitiatingActivity": "Field: Business Process Transaction -> Initiating Person"
}

// 3. **Logic for 'ActivityName' Calculated Field (Evaluate Expression)**
// This logic maps specific business process events to standardized activity names.
CASE
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Offer' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Offer Accepted'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check Results Received' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Onboarding Paperwork' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Sent'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Review Documents' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'HR Profile Created'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Equipment' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Ordered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Equipment Delivery' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Delivered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'First Day' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Employee Started'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Assign Learning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Assigned'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Mandatory Training' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS '30 Day Check-in' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN '30-Day Check-in Performed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Rescind Business Process' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Onboarding Canceled'
  ELSE NULL // Exclude rows that don't match a required activity
END

步骤

准备工作：配置Workday访问权限
- 确保您拥有带用户名和密码的Workday集成系统用户（ISU）。
- 将ISU分配到具有所需数据域权限的安全组。通常包括“工作人员数据：公开工作人员报告”、“业务流程事务”、“入职”和“工作人员数据：人员配置”。
- 确认Workday环境名称及相应的REST API端点URL，例如https://{wd-host-name}.workday.com/ccx/api/v1/{tenant-name}。
设置Python环境
- 在您的系统上安装Python 3.x。
- 使用pip安装所需库：pip install requests pandas。
- 创建Python脚本文件，例如extract_onboarding.py。
配置脚本
- 打开脚本，在顶部填写Workday API端点、环境名称、ISU凭据以及所需的数据提取日期范围。
获取入职案例
- 脚本首先调用Get_Workers REST API端点，筛选指定日期范围内入职的工作人员。此初始工作人员列表即为待分析的入职案例。
获取业务流程历史记录
- 对于识别出的每位工作人员，脚本会继续调用API，获取其“Hire”业务流程的详情。历史记录包含所有单独步骤、审批及其完成时间戳，是事件日志的核心数据。
将Workday步骤映射为活动
- 脚本会解析每位工作人员的业务流程历史记录，并使用预定义映射，将Workday特有的步骤名称（例如“完成录用通知”“背景调查”“完成入职任务”）转换为事件日志所需的标准活动名称（例如“已接受录用通知”“已启动背景调查”“已完成入职前文件”）。
处理非步骤事件
- 部分活动并非直接对应业务流程步骤，脚本会单独处理：
  - 根据工作人员的Hire_Date字段生成“员工已入职”事件。
  - 检查Hire业务流程的整体状态是否为“Rescinded”或“Canceled”，以识别“入职已取消”事件。
  - 将整个Hire业务流程的最终完成事件映射为“HR档案已创建”。
整理并汇总数据
- 脚本会以结构化格式存储解析出的事件。处理完所有工作人员后，使用pandas库将各项事件合并为统一的DataFrame。
填充属性
- 脚本会为每个事件填充所有必需和建议的属性。OnboardingCase映射自业务流程实例ID。EmployeeId、HiringManager和Department等工作人员属性则从初始API调用获取的工作人员数据中提取。
完成并导出
- 脚本会添加SourceSystem（“Workday Onboarding”）和LastDataUpdate（当前时间戳）等静态列。
- 最后，将完整的DataFrame导出为workday_onboarding_event_log.csv。此文件已按格式整理，可上传至ProcessMind。

配置

**Workday API凭据：**身份验证需要有效的集成系统用户（ISU）用户名和密码。
**API端点和环境：**您必须提供Workday环境对应的正确REST API端点，其中包括特定的环境名称。
**安全权限：**ISU所属安全组必须拥有“业务流程事务”、“工作人员数据：人员配置”、“工作人员数据：个人数据”和“入职”等数据域的查看权限。权限不足会导致数据不完整。
**日期范围（START_DATE、END_DATE）：**务必设置日期范围以限制数据提取量。初次分析建议选择3至6个月，便于控制数据量并避免API超时。
**业务流程步骤名称：**脚本包含常见Workday步骤标签到标准活动名称的映射。您可能需要根据组织的Workday业务流程配置进行调整。
**API版本：**脚本未明确设置API版本，但Workday API采用版本管理。请确保端点URL对应当前受支持的版本，以获得稳定结果。

查询示例 python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime, timezone
import xml.etree.ElementTree as ET
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday tenant, credentials, and API endpoint
WORKDAY_TENANT = class="hl-string">'[Your_Workday_Tenant]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_Integration_System_User]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_Integration_System_Password]'
WORKDAY_API_ENDPOINT = fclass="hl-string">'https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/api/v1/{WORKDAY_TENANT}'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for hires to extract
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31T23:59:59Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping of Workday business process steps to standardized activity names
class=class="hl-string">"hl-comment"># CRITICAL: These keys may need to be adjusted to match your specific Workday configuration
STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING = {
    class="hl-string">'Offer': class="hl-string">'Offer Accepted',
    class="hl-string">'Background Check': class="hl-string">'Background Check Initiated',
    class="hl-string">'Review Background Check': class="hl-string">'Background Check Completed',
    class="hl-string">'Onboarding Setup': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Sent',
    class="hl-string">'Complete Form I-9': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Complete Federal and State Withholding': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Propose Compensation Hire': class="hl-string">'HR Profile Created', class=class="hl-string">"hl-comment"># Often the final step
    class="hl-string">'Create User Account': class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated',
    class="hl-string">'Order Equipment': class="hl-string">'Equipment Ordered',
    class="hl-string">'Review New Hire Equipment': class="hl-string">'Equipment Delivered',
    class="hl-string">'Assign Learning': class="hl-string">'Mandatory Training Assigned',
    class="hl-string">'Complete All Onboarding Questionnaires': class="hl-string">'Mandatory Training Completed',
    class="hl-string">'Manager Check-in: 30 Day': class="hl-string">'30-Day Check-in Performed'
}

def fetch_workday_data(url, params={}):
    class="hl-string">"""Generic function to fetch data from Workday REST API."""
    try:
        response = requests.get(url, auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD), params=params, headers={class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'})
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.HTTPError as e:
        print(fclass="hl-string">"HTTP Error fetching {url}: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Request Error fetching {url}: {e}")
    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting Workday onboarding data extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch workers hired within the date range
    workers_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers'
    workers_params = {class="hl-string">'hireDate': fclass="hl-string">'gt:{START_DATE},lt:{END_DATE}', class="hl-string">'limit': 100} class=class="hl-string">"hl-comment"># Use paging for >100
    workers_response = fetch_workday_data(workers_url, workers_params)
    
    if not workers_response or class="hl-string">'data' not in workers_response:
        print(class="hl-string">"Failed to fetch workers or no workers found in date range.")
        return

    all_events = []
    last_data_update = datetime.now(timezone.utc).isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. For each worker, fetch their hire business process history
    for worker in workers_response[class="hl-string">'data']:
        employee_id = worker.get(class="hl-string">'id', class="hl-string">'')
        print(fclass="hl-string">"Processing worker: {employee_id}")
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Find the Hire business process instance
        processes_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers/{employee_id}/businessProcesses'
        processes_response = fetch_workday_data(processes_url)
        
        if not processes_response or class="hl-string">'data' not in processes_response:
            continue

        hire_process_id = None
        for process in processes_response[class="hl-string">'data']:
            if process.get(class="hl-string">'businessProcess', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'').startswith(class="hl-string">'Hire'):
                hire_process_id = process.get(class="hl-string">'id')
                break

        if not hire_process_id:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch details and events for the Hire process
        process_details_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/values/businessProcessInstances/{hire_process_id}'
        process_details = fetch_workday_data(process_details_url)

        if not process_details:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Extract common attributes
        onboarding_case_id = hire_process_id
        hire_date = worker.get(class="hl-string">'hireDate', class="hl-string">'')
        hiring_manager = worker.get(class="hl-string">'manager', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        department = worker.get(class="hl-string">'supervisoryOrganization', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        process_status = process_details.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'')

        base_event = {
            class="hl-string">'OnboardingCase': onboarding_case_id,
            class="hl-string">'EmployeeId': employee_id,
            class="hl-string">'HiringManager': hiring_manager,
            class="hl-string">'Department': department,
            class="hl-string">'OfficialStartDate': hire_date,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Workday Onboarding',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'SystemInitiatingActivity': class="hl-string">'Workday',
            class="hl-string">'ComplianceDueDate': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder, needs specific logic if available
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle canceled onboarding
        if process_status in [class="hl-string">'Canceled', class="hl-string">'Rescinded']:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Onboarding Canceled'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = process_details.get(class="hl-string">'lastUpdated', class="hl-string">'')
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'Canceled'
            all_events.append(event)
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Stop processing other events for this canceled case
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Add class="hl-string">'Employee Started' event based on hire date
        if hire_date:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Employee Started'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = fclass="hl-string">"{hire_date}T09:00:00Z" class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume start of day
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
            all_events.append(event)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Process all steps in the business process
        steps = process_details.get(class="hl-string">'steps', [])
        for step in steps:
            step_name = step.get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'')
            completion_time = step.get(class="hl-string">'completed', class="hl-string">'')
            
            if step_name in STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING and completion_time:
                activity_name = STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING[step_name]
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle activities that can occur multiple times, like paperwork
                if activity_name == class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if a similar event already exists to avoid duplicates from multiple forms
                    if any(e[class="hl-string">'ActivityName'] == activity_name and e[class="hl-string">'OnboardingCase'] == onboarding_case_id for e in all_events):
                        continue

                event = base_event.copy()
                event[class="hl-string">'ActivityName'] = activity_name
                event[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time
                event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
                all_events.append(event)
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Special case for IT Provisioning Completed
                if activity_name == class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume completion happens after a delay, or find a specific step if it exists
                    event_completed = event.copy()
                    event_completed[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'IT Account Provisioning Completed'
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This is a placeholder; real completion time should be from a specific step
                    event_completed[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time 
                    all_events.append(event_completed)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create DataFrame and export to CSV
    if not all_events:
        print(class="hl-string">"No events were generated.")
        return

    df = pd.DataFrame(all_events)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    column_order = [
        class="hl-string">'OnboardingCase', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'HiringManager', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'OnboardingStatus', 
        class="hl-string">'OfficialStartDate', class="hl-string">'ComplianceDueDate', class="hl-string">'SystemInitiatingActivity'
    ]
    df = df[column_order]

    df.to_csv(class="hl-string">'workday_onboarding_event_log.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to workday_onboarding_event_log.csv")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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