> Sürekli Süreç İyileştirme > Satıcı Hesapları Fatura İşleme > SAP ECC

Tedarikçi Fatura İşleme Sürecinizi İyileştirin

SAP ECC’de AP’yi optimize etmek için 6 adımlık rehberiniz
Tedarikçi Fatura İşleme Sürecinizi İyileştirin
Zorluklar (12) Hedefler (12) 6 Adım Önizleme Sonuçlar Veri SSS (4)
Süreç: Satıcı Hesapları Fatura İşleme
Sistem: SAP ECC
Veri Şablonunu İndir

SAP ECC'de AP Fatura İşleme sürecini optimize edin

AP Fatura İşleme süreci sıkça onay gecikmeleri, hatalar ve uyum sorunlarıyla karşılaşır. Platformumuz, mevcut workflow’unuzdaki darboğaz ve verimsizlikleri tam olarak saptamanıza yardımcı olur. Her faturanın yaşam döngüsünü uçtan uca anlayarak operasyonları sadeleştirin, maliyetleri düşürün ve uyumu güçlendirin.

Önceden yapılandırılmış veri şablonumuzu indirin ve verimlilik hedeflerinize ulaşmak için yaygın zorlukların üstesinden gelin. Altı adımlı iyileştirme planımızı takip edin ve operasyonlarınızı dönüştürmek için Veri Şablonu Rehberi'ne başvurun.

Detaylı açıklamayı göster

SAP ECC'de Tedarikçi Fatura Süreçlerini Neden Optimize Etmelisiniz?

Tedarikçi Fatura (AP) Süreçleri, kuruluşunuzun finansal sağlığının ve tedarikçi ilişkilerinin temelini oluşturan kritik bir fonksiyondur. Özellikle SAP ECC gibi karmaşık bir sistemdeki verimsiz AP süreçleri, önemli finansal kayıplara, operasyonel darboğazlara ve uyumluluk risklerine yol açabilir. Gecikme cezalarıyla kâr marjlarınızın eridiğini, kaçırılan erken ödeme indirimleriyle binlerce lira kaybettiğinizi veya gecikmiş ödemeler nedeniyle tedarikçilerinizin mağdur olduğunu hayal edin. Bu sorunlar genellikle Tedarikçi Fatura Süreçleri iş akışınızdaki daha derin, gizli verimsizliklerin belirtileridir.

Manuel veri girişi, parçalı onay süreçleri ve fatura durumlarına ilişkin gerçek zamanlı görünürlük eksikliği, döngü sürelerinin uzamasına ve işlem maliyetlerinin artmasına neden olur. Dahası, şirket içi politikalardan veya yasal düzenlemelerden sapmalar, işletmenizi denetimlere ve cezalara maruz bırakabilir. Bu süreci optimize etmek sadece maliyet tasarrufu sağlamakla kalmaz; finansal doğruluğu sağlamak, güçlü tedarikçi ortaklıklarını sürdürmek ve değerli kaynakları stratejik girişimlere odaklanmak için serbest bırakmakla ilgilidir. Her faturanın 'Fatura Alındı' aşamasından 'Ödeme Tamamlandı' aşamasına kadar tüm yaşam döngüsünü anlamak, bu hedeflere ulaşmak için hayati önem taşır.

Süreç Madenciliği AP Fatura Analizini Nasıl Dönüştürür?

Process Mining (Süreç Madenciliği), SAP ECC'deki Tedarikçi Fatura Süreçlerinizi derinlemesine incelemek için eşsiz, veri odaklı bir yaklaşım sunar. Sözlü kanıtlara veya manuel denetimlere güvenmek yerine, süreç madenciliği doğrudan SAP ECC FI-GL modülünüzdeki olay verilerinden (örn. BKPF, BSEG gibi tablolardan) yararlanarak her bir faturanın uçtan uca gerçek yolculuğunu yeniden yapılandırır. Bu sayede, süreçlerinizin gerçekte nasıl işlediğine dair nesnel, ampirik bir görünüm elde edilir; faaliyetlerin gerçek dünya sırasını ve sürelerini ortaya koyar.

Her fatura için süreç madenciliği, 'Fatura Verisi Yakalandı'dan 'Fatura Doğrulandı'ya, 'Satınalma Siparişi Eşleşti'den 'Mal Kabul Eşleşti'ye, 'Farklılık Giderildi'den 'Onay İçin Yönlendirildi'ye, 'Fatura Onaylandı'dan 'Fatura Kaydedildi'ye, 'Ödeme Planlandı'dan 'Ödeme Gerçekleştirildi'ye ve son olarak 'Ödeme Tamamlandı'ya kadar her adımı izler. Bu eksiksiz süreç akışlarını görselleştirerek, tam darboğazları belirleyebilir, gereksiz adımları tespit edebilir ve aksi takdirde gizli kalabilecek yetkisiz süreç sapmalarını ortaya çıkarabilirsiniz. Bu güçlü analitik yetenek, yüzeydeki gözlemlerin ötesine geçerek Tedarikçi Fatura Süreçlerinizdeki gecikmelerin ve verimsizliklerin temel nedenlerine inmenizi sağlar.

Süreç Madenciliğiyle Belirlenen Temel İyileştirme Alanları

Süreç madenciliği sayesinde, SAP ECC Tedarikçi Fatura Süreçlerinizde iyileştirme için uygun belirli alanlara dair net içgörüler elde edersiniz:

  • Onay İş Akışı Optimizasyonu: Faturaların onay kuyruklarında nerede takıldığını, darboğaz oluşturan onaylayıcıların kimler olduğunu ve onay iş akışlarının standart yollardan nasıl saptığını kolayca belirleyin. Bu içgörü, onay yönlendirmesini kolaylaştırmanıza ve genel döngü süresini azaltmanıza olanak tanır.
  • Eşleşme Tutarsızlıkları ve Çözümü: Özellikle 'Satınalma Siparişi Eşleşti' ve 'Mal Kabul Eşleşti' ile ilgili olan 'Farklılık Giderildi' faaliyetlerinin sıklığını ve süresini analiz edin. Tutarsızlıkların neden oluştuğunu, hangi tedarikçilerin veya sipariş türlerinin en çok etkilendiğini ve bunları çözmenin ne kadar sürdüğünü anlayarak manuel yeniden işleme ihtiyacını azaltın.
  • Ödeme Vadesi Uyumu ve Nakit Akışı: Ödeme vadelerine ve 'Fatura Vadesi'ne uyumu izleyin. Süreç madenciliği, geç ödemeleri, kaçırılan erken ödeme indirimi fırsatlarını veya erken yapılan ödemeleri vurgulayarak, zamanında 'Ödeme Gerçekleştirildi' sağlanmasıyla nakit akışını optimize etmenize ve tedarikçi ilişkilerini geliştirmenize yardımcı olur.
  • Otomasyon Potansiyeli: SAP ECC içinde robotik süreç otomasyonu (RPA) veya geliştirilmiş sistem konfigürasyonları için ideal aday olan, yüksek düzeyde tekrarlayan, standartlaştırılmış görevleri keşfedin ve ekibinizi sıradan faaliyetlerden kurtarın.

Beklenen Sonuçlar: İşletmeniz İçin Ölçülebilir Faydalar

Tedarikçi Fatura Süreçlerinizde süreç madenciliği odaklı süreç optimizasyonu uygulamak, somut ve ölçülebilir faydalar sağlayacaktır:

  • Azalan Döngü Süresi: Darboğazları ortadan kaldırarak ve faaliyetleri kolaylaştırarak, bir faturanın alımından ödemesine kadar geçen ortalama süreyi önemli ölçüde, genellikle %30 veya daha fazla azaltın.
  • Daha Düşük İşlem Maliyetleri: Azalan manuel çaba, daha az hata düzeltme ihtiyacı ve gecikme cezalarının ortadan kaldırılmasıyla önemli maliyet tasarrufları sağlayın.
  • Artan Uyumluluk: Şirket içi politikalara, ödeme vadelerine ve yasal gerekliliklere sürekli uyumu sağlayarak riskleri en aza indirin ve denetim hazırlığını iyileştirin.
  • Optimize Edilmiş Nakit Akışı Yönetimi: Ödeme zamanlamalarını stratejik olarak yöneterek, erken ödeme indirimlerini maksimize ederek ve gereksiz hızlandırılmış ödemelerden kaçınarak işletme sermayenizi geliştirin.
  • Daha Güçlü Tedarikçi İlişkileri: Tutarlı, zamanında ve şeffaf ödeme süreçleri aracılığıyla tedarikçilerinizle güven ve iyi niyet ortamı oluşturun.

Tedarikçi Fatura Süreçleri Optimizasyonuna Başlamak

SAP ECC'deki Tedarikçi Fatura Süreçlerinizi süreç madenciliği ile optimize etme yolculuğuna çıkmak, düşündüğünüzden daha erişilebilir. Mevcut SAP ECC verilerinizden yararlanarak, mevcut durumunuza dair hızla derinleşimli içgörüler elde edebilirsiniz. Bu sayede, gerçek operasyonel iyileştirmeleri sağlayan, bilinçli ve veri destekli kararlar alabilirsiniz. Bugün AP işlevinizi yalın, verimli ve uyumlu bir güç merkezine dönüştürmeye başlayın.

Satıcı Hesapları Fatura İşleme Fatura doğrulama Tedarikçi Borçları ekibi 3 yönlü eşleştirme Satınalma siparişleri Ödeme işlemleri Finans operasyonları Fatura onay workflow'u Tedarikçi ödemesi Uyum yönetimi

Yaygın Sorunlar ve Zorluklar

Sizi etkileyen zorlukları belirleyin

Faturalar sık sık onay kuyruklarında takılır; bu da ödemeleri geciktirir, tedarikçi ilişkilerini zedeler ve gecikme cezası riskini artırır. Onayların neden yavaşladığı net görülmeyince, kurumlar kök nedenlere inmekte ve Satıcı Muhasebesi Fatura İşleme sürecinde nakit akışını iyileştirmekte zorlanır.
ProcessMind, SAP ECC içindeki onay yollarını birebir haritalar ve gecikmeye yol açan belirli onaycıları veya departmanları tespit eder. Her onay aşamasında harcanan süreyi analiz ederek darboğazları işaretler, ret gerekçelerini ortaya çıkarır ve fatura onay workflow'unu hızlandıracak optimizasyonları önerir.

Veri girişi, eşleştirme ve istisna yönetimi gibi manuel işlere çok fazla zaman harcanması, operasyon maliyetlerini artırır ve kaynakları stratejik finansal faaliyetlerden uzaklaştırır. Bu verimsizlik, fatura başına işlem maliyetini yükseltir ve AP Fatura İşleme sürecinde insan hatası riskini artırır.
ProcessMind, "Invoice Data Captured" ve "Discrepancy Resolved" gibi aktiviteleri takip ederek en sık nerede manuel müdahale gerektiğini ortaya koyar. SAP ECC’deki AP Fatura İşleme sürecinde otomasyon ya da süreç yeniden tasarımı için fırsatları vurgular; manuel çabayı azaltır ve kaynak tahsisini iyileştirir.

Yanlış veriler, uyuşmayan PO/GR'ler veya faturadaki hatalar; faturaların reddedilmesine ya da düzeltme için geri gönderilmesine neden olur. Bu da ciddi yeniden işleme ve uzayan çevrim süreleri demektir. Bu tür tutarsızlıklar, Satıcı Muhasebesi Fatura İşleme sürecinde gecikmelere ve operasyon maliyetlerinin artmasına yol açar.
ProcessMind, tekrarlanan 'Invoice Data Captured' veya 'Discrepancy Resolved' gibi adımlarla tetiklenen yeniden işleme döngülerini ve bunların kalıplarını ortaya çıkarır. SAP ECC içinde bu tutarsızlıkların kök nedenlerini bulmanıza yardımcı olur ve yeniden işlemeyi en aza indirmek için süreç değişiklikleri önerir.

Süreçteki verimsizlikler ve gecikmeler nedeniyle kurumlar, tedarikçilerin sunduğu erken ödeme iskontolarından çoğu zaman yararlanamaz; bu da kaçırılan maliyet tasarruflarına ve optimal olmayan nakit akışı yönetimine yol açar. Bu durum, Satıcı Hesapları (AP) Fatura İşleme sürecinin kârlılığını doğrudan etkiler.
ProcessMind, faturaların "Fatura Alındı" aşamasından "Ödeme Gerçekleştirildi" aşamasına kadar olan yolculuğunu, "Ödeme Koşulları" ve "Fatura Vade Tarihi"ne göre analiz eder. SAP ECC içinde erken ödeme iskontosuna hak kazanabilecek fakat fırsat penceresini kaçırmış faturaları vurgular; böylece bu tasarrufları yakalamaya yönelik hedefli süreç iyileştirmelerini mümkün kılar.

Faturalar, mutabık kalınan ödeme şartlarının dışında ödenebilir ya da yetkili onay alınmadan onaylanabilir; bu da uyum riskleri, denetim bulguları ve olası finansal yaptırımlar doğurur. İç politika ve dış düzenlemelere uyum, Satıcı Muhasebesi Fatura İşleme sürecinde kritiktir.
ProcessMind, tanımlı kurallarla gerçek süreç yollarını karşılaştırarak standart ödeme şartlarından ve onay hiyerarşilerinden sapmaları ortaya çıkarır. SAP ECC içinde uyumsuzluk durumlarını işaretler; politika ihlallerine şeffaflık sağlar ve kontrolü güçlendirecek düzeltici aksiyonları mümkün kılar.

Faturanın işleme workflow'u içinde anlık durumunu ya da hangi aşamada olduğunu görmek çoğu zaman zordur; bu da tedarikçi sorularının yanıtsız kalmasına ve içeride gereksiz sıkıntıya yol açar. Bu şeffaflık eksikliği, AP Fatura İşleme sürecinde etkin yönetimi ve öngörü yapmayı zorlaştırır.
ProcessMind, her faturanın "Invoice Received" ile "Payment Cleared" arasındaki yolculuğunu uçtan uca görselleştirir. SAP ECC'de faturaların tam olarak nerede takıldığını gösteren gerçek zamanlı durum güncellemeleri sunar; AP ekibine tam görünürlük sağlar ve iletişimi güçlendirir.

Faturalar sistem içinde çoğu zaman birden fazla, standart dışı yoldan ilerler; bu da tutarsız işlemeye, artan hata oranlarına ve operasyonların ölçeklenmesini zorlaştırmaya yol açar. Görünmeyen bu varyasyonlar maliyetleri artırır ve Satıcı Muhasebesi Fatura İşleme sürecinin optimizasyonunu zorlaştırır.
ProcessMind, SAP ECC'deki tüm gerçek süreç varyantlarını otomatik olarak keşfeder; faturaların gerçekte nasıl işlendiğini, olması gerekene kıyasla ortaya koyar. Standart yolun dışındaki ad-hoc adımları ve sapmaları vurgular; böylece süreçleri standartlaştırıp yalınlaştırmanızı sağlar.

Kritik üç yönlü eşleştirme süreci (fatura, satınalma siparişi, mal kabulü) genellikle eksik bilgiler, tutarsızlıklar veya sistem karmaşıklıkları nedeniyle gecikmeler yaşar. Bu aksaklıklar, tüm Borç Hesapları Fatura İşleme iş akışını darboğaza sokar.
ProcessMind, "Satınalma Siparişi Eşleştirildi" ve "Mal Kabul Eşleştirildi" aktivitelerini takip ederek burada takılı kalan belirli faturaları veya fatura türlerini tanımlar. SAP ECC'deki "Satınalma Sipariş Numarası" ve "Mal Kabul Numarası" gibi nitelikleri analiz ederek eşleştirme gecikmelerinin kesin nedenlerini belirler ve verimliliği artırır.

Faturaların önemli bir kısmının vadesinden sonra ödenmesi, gecikme cezalarına, tedarikçi ilişkilerinin zedelenmesine ve kredi notunda olumsuz etkiye yol açar. Bu durum, AP Fatura İşleme sürecinde ödeme planlama ve icra adımlarındaki verimsizliklere işaret eder.
ProcessMind, "Invoice Due Date" ile "Payment Executed" ve "Payment Cleared" aktivitelerini ilişkilendirerek tüm geciken faturaları ve izledikleri yolu net bir şekilde gösterir. SAP ECC içinde ödemeleri vade sonrasına iten gecikmelerin hangi aşamalarda yaşandığını ortaya çıkarır ve proaktif müdahaleleri mümkün kılar.

Faturalar standart akıştan saptığında veya hatayla karşılaştığında, bu istisnaların altında yatan nedenleri bulmak zaman alır ve çoğu kez manuel yapılır; bu da hızlı çözümü engeller. İstisnaları tetikleyen etkenleri anlamak, Satıcı Faturası İşleme sürecini iyileştirmenin anahtarıdır.
ProcessMind, tüm istisnai vakaları ve en yaygın akıştan sapmaları otomatik olarak vurgular. SAP ECC’deki önceki aktiviteleri ve özellikleri analiz ederek istisnaların gerçek kök nedenlerini açığa çıkarmaya yardımcı olur; böylece bunların görülme sıklığını azaltacak hedefli süreç iyileştirmeleri yapılabilir.

AP ekibinde faturaları işleme iş yükü çoğu zaman dengesiz dağılır; bazıları aşırı yüklenirken diğerleri boş kalır. Bu dengesizlik, ekibin genel verimliliğini düşürür ve AP fatura işleme sürecinde gecikmelere yol açar.
ProcessMind, aktivite günlüklerini ve "Processor User" özniteliklerini kullanarak SAP ECC'de ekip üyeleri ya da departmanlar arasındaki iş yükü dağılımını görselleştirir. Orantısız şekilde yüksek hacim ya da karmaşık vakaları yöneten kişi/ekipleri tespit eder; daha iyi kaynak planlaması ve yük dengelemesi yapmayı mümkün kılar.

Bir faturanın ilk alındığı andan nihai ödemesine kadar geçen toplam süre gereğinden uzun; bu da nakit akışını, finansal raporlamanın doğruluğunu ve tedarikçi memnuniyetini olumsuz etkiliyor. Uçtan uca çevrim süresini kısaltmak, AP fatura işlemede kritik bir hedeftir.
ProcessMind, "Fatura Alındı" anından "Ödeme Tamamlandı" olayına kadar tüm aktiviteleri izleyerek her bir fatura için uçtan uca çevrim süresini kesin olarak hesaplar. SAP ECC içinde süreyi en çok uzatan aşamaları ve varyantları belirler; hızlandırma için eyleme dönüştürülebilir içgörüler sunar.

Tipik Hedefler

Başarının neye benzediğini tanımlayın

Bu hedef, faturanın onay beklerken geçirdiği süreyi azaltmayı amaçlar; böylece ödeme gecikmelerini doğrudan ele alır ve tedarikçi ilişkilerini güçlendirir. Daha hızlı onaylar, zamanında ödemeler demektir; bu da erken ödeme iskontolarından yararlanmayı ve gecikme cezalarını önlemeyi sağlayarak SAP ECC içindeki AP fatura işleme sürecinde nakit akışını önemli ölçüde iyileştirir. Bunu başarmak kayda değer maliyet tasarrufu ve daha yüksek tedarikçi memnuniyeti sağlar. ProcessMind, gerçek onay yollarını görselleştirir ve SAP ECC içinde darboğazları ile sapma noktalarını belirler. Aktivite sürelerini ve kaynak tahsisini analiz ederek gecikmeye neden olan belirli aşamaları ya da onaylayıcıları net biçimde saptar; böylece hedefe yönelik süreç yeniden tasarımı ve performans takibi ile onay çevrim süresinde ölçülebilir düşüşler elde edilir. Başarı, ortalama onay süresi ile ölçülür.

Veri girişi veya eşleştirme gibi tekrarlayan işler otomatikleştirildiğinde ekip rutin işlerden kurtulur; istisnalar ve stratejik faaliyetlere odaklanabilir. Bu sayede insan hatası azalır, işlem hızı artar ve SAP ECC’de manuel iş gücüne bağlı operasyon maliyetleri düşer. Nihai hedef, standart faturalar için insan müdahalesini en aza indirmektir. ProcessMind, fatura işleme workflow’undaki mevcut manuel temas noktalarını ve varyasyonları haritalar. Otomasyona en uygun aktiviteleri öne çıkarır; potansiyel zaman ve maliyet kazanımlarını niceler. Mevcut (as-is) süreci netleştirerek otomasyon çözümlerinin tasarım ve uygulamasını destekler; verimlilik etkisini doğrular ve manuel aktivitelerdeki azalmayı izler.

Satıcı Hesapları (AP) faturalarındaki sık veri tutarsızlıkları; yeniden işleme, gecikmeler ve memnuniyetsiz tedarikçilerle sonuçlanır; üstelik kayda değer gizli maliyetler yaratır. Bu hedefe ulaşmak, SAP ECC’de ilk kayda alındığı andan muhasebeleştirmeye kadar fatura verisinin doğruluğunu güvence altına almayı; istisnaları ve manuel düzeltme ihtiyacını en aza indirmeyi gerektirir. Böylece genel veri kalitesi ve operasyonel verimlilik artar. ProcessMind, AP Fatura İşleme workflow'u içinde event log'larını inceleyerek yeniden işleme döngülerinin ve hata düzeltmelerinin nerede ve neden gerçekleştiğini belirler. Bu tutarsızlıkların sıklığını ve etkisini görselleştirir; kök nedenleri tam olarak saptamanıza, önleyici tedbirler almanıza ve müdahale sonrası hata azalmasını izlemenize olanak tanır.

Erken ödeme iskontolarının kaçırılması, potansiyel tasarrufun doğrudan kaybıdır. Bu hedef, bu değerli iskontoları en yüksek düzeyde yakalayabilmek için AP Fatura İşleme sürecini optimize etmeye ve faturaların vadeleri içinde onaylanıp ödenmesini sağlamaya odaklanır. Buna ulaşmak, kârlılığı doğrudan etkiler ve SAP ECC'de nakit akışı yönetimini iyileştirir. ProcessMind, faturaların uçtan uca çevrim süresini analiz eder; özellikle erken ödeme pencerelerini kaçırmaya yol açan gecikmeleri belirler. Zamanında ödemeyi engelleyen süreç yolları ve darboğazları ortaya koyar; düzeltici aksiyonların uygulanmasını ve erken ödeme iskontosuna uygun olan ile fiilen iskonto alınan faturaların oranının izlenmesini sağlar.

Tüm Satıcı Hesapları (AP) faturalarının iç politika, mevzuat gereklilikleri ve belirlenmiş ödeme koşullarına uymasını sağlamak; finansal bütünlük ve risk yönetimi açısından kritiktir. Bu hedef, uyumsuz ödeme veya onayı sıfıra indirmeyi amaçlar; SAP ECC içinde kurumu cezalardan, sahtekârlıktan ve denetim bulgularından korur. Böylece güven ve operasyonel yönetişim güçlenir. ProcessMind, Satıcı Hesapları Fatura İşleme akışı içinde yetkisiz onaylar veya hatalı ödeme koşulları gibi önceden tanımlanmış uyum kurallarından sapmaları otomatik olarak tespit eder. Tüm uyumsuz vakaları görselleştirir, sıklıklarını ölçer ve ihlallerden sorumlu belirli aktiviteleri veya rolleri belirlemeye yardımcı olur; böylece hedefli eğitim ve kontrol düzenlemeleri yapılabilir.

Tedarikçi faturalarının (Accounts Payable) durumunun net görünmemesi belirsizlik yaratır, tekrarlayan durum sorgularına yol açar ve proaktif yönetimi zorlaştırır. Bu hedef, SAP ECC’de her faturanın alımdan ödemeye kadar tüm yolculuğuna eksiksiz ve güncel görünürlük sağlayarak paydaşların ihtiyaç duyduğu bilgiyi sunmayı amaçlar. Böylece idari yük azalır ve karar alma iyileşir. ProcessMind, her faturanın doğru ve gerçek zamanlı süreç haritasını oluşturarak mevcut aktivitesini, bekleyen onaylarını ve geçmiş adımlarını gösterir. Kullanıcılar faturaları tek tek izleyebilir, nerede takıldıklarını görebilir ve ortalama işlem sürelerini anlayabilir; bu şeffaflık darboğazları gidermeyi ve durum sorgularına hızlı yanıt vermeyi kolaylaştırır.

Satıcı Faturası İşleme sürecindeki gereksiz varyasyonlar ve sapmalar verimsizliğe, daha yüksek hata oranlarına ve artan eğitim maliyetlerine yol açar. Bu hedef, SAP ECC içinde bu standart dışı yolları tespit edip ortadan kaldırarak yalın, tutarlı ve verimli bir workflow kurmaya odaklanır. Standardizasyon karmaşıklığı azaltır ve sürecin öngörülebilirliğini artırır. ProcessMind, Satıcı Faturası İşleme için gerçekleşen tüm süreç varyantlarını otomatik olarak keşfeder. Her varyantın sıklığını ve performansını görselleştirerek ideal akıştan sapmaları öne çıkarır. Bu varyasyonların etkisini sayısallaştırarak gereksiz karmaşıklığı en aza indirmek için standart en iyi uygulamaları konsolide edip hayata geçirmeye yönelik veri odaklı içgörüler sunar.

Satın alma siparişlerinin (PO) ve mal girişi (GR) kayıtlarının faturalarla eşleştirilmesindeki gecikmeler, ödemelerin beklemede kalmasının ve işlem yığılmalarının en yaygın nedenlerinden biridir. Hedefimiz, SAP ECC içindeki Satıcı Hesapları (AP) Fatura İşleme sürecinde 3 yönlü (PO‑GR‑Fatura) eşleştirmeyi belirgin biçimde hızlandırmak; böylece ödeme için doğrulama ve onay adımlarını çok daha hızlı tamamlamaktır. Bu sayede verimlilik artar, manuel müdahale ihtiyacı azalır. ProcessMind, PO‑GR‑Fatura eşleştirme akışında gecikmelerin hangi aşamalarda ve neden ortaya çıktığını açıkça gösterir. Faturaların eşleştirme aktiviteleri için ne kadar beklediğini ortaya koyar; yeniden işleme yol açan tipik tutarsızlıkları ya da eksik bilgileri tam olarak belirler. Bu darboğazları görünür kılarak, kritik doğrulama adımını hızlandıracak hedefli iyileştirmeleri mümkün kılar.

Vadesi geçen Satıcı Muhasebesi faturalarının fazla olması tedarikçi ilişkilerini zedeler, gecikme ücretlerine yol açar ve finansal öngörülebilirliği zorlaştırır. Bu hedef, SAP ECC'de vadesinden sonra ödenen faturaların oranını ciddi biçimde azaltarak nakit akışı yönetimini ve tedarikçi güvenini güçlendirmeyi amaçlar. Yüzde 25'lik bir azalma, kayda değer bir operasyonel iyileşme anlamına gelir. ProcessMind, hangi faturaların vadesini aştığını ve Satıcı Muhasebesi Fatura İşleme akışının hangi aşamasında gecikmelerin tipik olarak yaşandığını tam olarak tespit eder. Onayların yavaş olması, eşleştirme sorunları veya veri hataları gibi kök nedenleri analiz eder; gelecekteki gecikmeleri önlemeye ve vadesi geçen fatura oranındaki düşüşü izlemeye yönelik uygulanabilir içgörüler sunar.

Tedarikçi faturalarındaki istisnaların işlenmesi manuel müdahale gerektirir; bu da maliyetleri artırır ve genel süreci yavaşlatır. Bu hedef, SAP ECC içinde sıkça karşılaşılan istisnaların temel nedenlerini sistematik olarak belirleyerek, yüzeysel belirtilerin ötesine geçip kalıcı önleyici çözümler geliştirmeyi amaçlar. Kök nedenleri anlamak, sürekli iyileşme için kritik öneme sahiptir. ProcessMind, Borç Hesapları (Accounts Payable) Fatura İşleme sürecindeki tekrarlayan istisnaları ve standart akıştaki sapmaları otomatik olarak tespit eder. Belirli durum (case) niteliklerine ve önceki aktivitelere derinlemesine inerek bu istisnaların gerçek kök nedenlerini ortaya çıkarmanızı sağlar, böylece onları sadece yönetmek yerine ortadan kaldırmak için veri odaklı kararlar alabilirsiniz.

AP faturalarını işleyen ekipte iş yükünün dengesiz dağılması tükenmişliğe, birikmelere ve tutarsız performansa yol açabilir. Bu hedef, SAP ECC üzerinde ekip genelinde iş yükünü analiz edip dengeleyerek verimliliği, adaleti ve sürdürülebilir üretkenliği sağlamaya odaklanır. İş yükü dağılımını optimize etmek ekip moralini ve işlem hızını artırır. ProcessMind, her kullanıcının gerçekleştirdiği aktiviteleri ve işlediği fatura hacmini analiz ederek darboğazları ve dengesizlikleri tespit eder. Hangi kullanıcıların aşırı yüklendiğini ya da az kullanıldığını ortaya koyar; görevleri daha etkili biçimde yeniden dağıtmak ve ekip genelinde AP Fatura İşleme workflow’unu daha akıcı ve verimli hale getirmek için içgörüler sunar.

Fatura alımından nihai ödemeye kadar geçen sürenin gereğinden uzun olması, operasyon maliyetlerini artırır, gecikme cezalarına yol açar ve nakit akışı verimliliğini düşürür. Bu üst hedef, SAP ECC’de bir tedarikçi faturasını baştan sona işleme süresini belirgin biçimde kısaltmayı amaçlar. Böylece işletme çevikliği ve finansal performans iyileşir. ProcessMind, tedarikçi faturası işleme yolculuğunu uçtan uca görsel ve bütüncül biçimde sunar. Tüm faturalar için toplam çevrim süresini ölçer; süreçteki her darboğazı, gecikmeyi ve yeniden işleme döngüsünü tek tek belirler. Bu bütünsel görünüm, uçtan uca daha hızlı ve akıcı bir akış için hedefli iyileştirmeleri mümkün kılar.

Borç Hesapları Fatura İşlemesi İçin 6 Adımlı İyileştirme Yolu

1

AP Şablonunu İndir

2

SAP ECC Verisini Dışa Aktarın

3

AP veri setinizi yükleyin

4

AP Darboğazlarını Analiz Edin

5

AP iyileştirmelerini uygulayın

6

AP Performansını İzleme

1

AP Şablonunu İndir

Ne yapmalı

SAP ECC Satıcı Muhasebesi (AP) Fatura İşleme için hazırlanmış, önceden yapılandırılmış Excel şablonunu edinin. Bu şablon, doğru analiz için gereken veri yapısını gösterir.

Veri Şablonu Rehberini Görüntüle Şablonu İndir
Neden önemli

Standartlaştırılmış veri formatı, tutarlı veri çıkarımı için kritik önemdedir ve kapsamlı süreç analizi için gerekli tüm bilgilerin yakalanmasını sağlar.

Beklenen sonuç

SAP ECC’deki AP verilerinizi almaya hazır, boş ve yapılandırılmış bir Excel şablonu.

KEŞFİNİZ

SAP ECC’de AP fatura işlemenin gerçeklerini keşfedin

ProcessMind, fiili Borç Hesapları (Accounts Payable) sürecinizin güçlü görselleştirmelerini sunarak her adımı ve sapmayı gözler önüne serer. Darboğazlar, uyumluluk açıkları ve optimizasyon potansiyeli yüksek alanlar hakkında net içgörüler edinin.
  • Gerçek AP süreç akışınızı görselleştirin
  • Darboğazları ve onay gecikmelerini tam olarak saptayın
  • Uygunsuzlukları ve hataların kök nedenlerini ortaya çıkarın
  • İşlem süresini optimize edin, maliyetleri düşürün
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TİPİK SONUÇLAR

AP Fatura İşleme Sürecinde Elde Edilebilecek Sonuçlar

Bu çıktılar, SAP ECC içinde darboğazları ve verimsizlikleri tespit ederek satıcı faturalarının işlenmesini optimize etmek için süreç madenciliğinden yararlanan kurumların genellikle elde ettiği somut faydaları gösterir. Fatura verisinden derin içgörüler alan şirketler, operasyonları yalınlaştırır ve finansal kontrolü güçlendirir.

0 %
Daha Hızlı Fatura Onayları

Onay döngü süresinde azalma

Fatura onay iş akışlarınızı kolaylaştırarak darboğazları ortadan kaldırın ve zamanında işlem ve ödeme sağlamak için kritik onay adımını hızlandırın.

0 %
Artan İskonto Yakalama

Erken ödeme indirimi oranında artış

Erken ödeme iskontosuna uygun faturaları belirleyip önceliklendirerek ödeme planlarını optimize edin; kârlılığınızı doğrudan artırın.

0 %
Azaltılmış Fatura Yeniden İşleme Oranı

Yeniden işleme gerektiren faturalarda azalma

Faturaların işlem aşamalarına yeniden girmesine yol açan veri tutarsızlıkları ve hataların kök nedenlerini tam olarak tespit edip giderin; veri kalitesini ve verimliliği artırın.

0 %
Daha yüksek otomasyon oranı

Daha az manuel müdahale gerekir

Tekrarlayan işleri otomatikleştirme ve manuel temas noktalarını azaltma fırsatlarını belirleyin; Satıcı Muhasebesi (AP) ekibinin zamanını daha stratejik işlere ayırın ve işlem maliyetlerini düşürün.

~ 0 days
Hızlı PO Eşleştirme

Satınalma Siparişi-Mal Kabul-Fatura eşleştirme süresinde azalma

Satın alma siparişleri, mal girişleri ve faturalar için eşleştirme sürecini optimize edin; gecikmeleri azaltın ve satın almadan ödemeye (procure-to-pay) döngünüzün verimliliğini artırın.

Sonuçlar süreç karmaşıklığına ve veri kalitesine göre değişiklik gösterir. Bu rakamlar, uygulamalar genelinde gözlemlenen tipik iyileşmeleri temsil etmektedir.

Önerilen Veriler

En önemli nitelikler ve faaliyetlerle başlayın, ardından ihtiyaç duyulduğunda kapsamı genişletin.
Event log'lara yeni mi başlıyorsunuz? Öğrenin Process Mining event log'u nasıl oluşturulur.

Öznitelikler

Analiz için yakalanacak temel veri noktaları

Her fatura belgesi için benzersiz tanımlayıcı; faturanın alınmasından ödemesine kadar olan yolculuğunu izlemek için ana vaka kimliği olarak kullanılır.

Neden önemli

Her faturaya ait tüm aktiviteleri birbirine bağlayan temel Case ID'dir; böylece her fatura için Satıcı Muhasebesi sürecinin uçtan uca analizi yapılabilir.

Fatura işleme yaşam döngüsünde gerçekleşen belirli bir iş adımının veya olayın adı.

Neden önemli

Aktiviteler süreç haritasının omurgasını oluşturur; akışın görselleştirilmesini, darboğazların tespitini ve sapmaların analizini mümkün kılar.

Belirli bir aktivite veya olayın gerçekleştiği kesin tarih ve saat.

Neden önemli

Bu zaman damgası, çevrim süreleri ve darboğazlar dahil tüm süre bazlı metriklerin hesaplanması için kritiktir ve performans analizinin temelini oluşturur.

Faturayı kaydetme veya değiştirme gibi aktiviteyi gerçekleştiren çalışanın SAP kullanıcı adı.

Neden önemli

İş yükü analizini, kullanıcılar arası performans karşılaştırmasını ve eğitim fırsatları ile kaynak dengesizliklerinin tespitini mümkün kılar.

Faturayı gönderen satıcının veya tedarikçinin adı.

Neden önemli

Tedarikçi bazlı performans analizi yapılmasını sağlar; tedarikçi ilişkilerini yönetmeyi ve belirli tedarikçilere bağlı sorunları tespit etmeyi kolaylaştırır.

SAP organizasyonu içinde bir tüzel kişiyi/şirketi temsil eden benzersiz anahtar.

Neden önemli

Süreç analizinin tüzel kişilik bazında segmentlenmesini sağlar; böylece farklı iş birimleri arasında performans karşılaştırması yapılabilir.

Faturanın, vergiler ve diğer kalemler dahil brüt toplam tutarı; orijinal belge para biriminde.

Neden önemli

Sürece finansal bağlam sağlayarak, değer tabanlı analizleri, yüksek değerli faturaların önceliklendirilmesini ve finansal KPI'ların hesaplanmasını mümkün kılar.

Fatura ödemesinin, ödeme koşullarına göre yapılması gereken hesaplanmış tarih.

Neden önemli

Bu tarih, ödeme uyumunu izlemek, gecikmeye ilişkin KPI’ları hesaplamak ve erken ödeme iskontolarını yakalamak için kritiktir.

Vade tarihleri ve potansiyel indirimler gibi ödeme koşullarını tanımlayan kod.

Neden önemli

Ödeme vadeleri ve indirimlere ilişkin kuralları tanımlar; bu, finansal optimizasyon ve uyum takibi için kritik önemdedir.

Faturanın kesildiği satınalma siparişinin tanımlayıcısı.

Neden önemli

Faturayı tedarik sürecine bağlar; PO'lu ve PO'suz faturaları karşılaştırmaya ve üçlü eşleştirme (PO–GR–fatura) sürecinin verimliliğini analiz etmeye olanak tanır.

Bir faturanın neden ödeme için bloke edildiğini gösteren kod.

Neden önemli

Ödeme gecikmelerinin temel nedenini ortaya koyarak, istisnaları, yeniden işleme sürelerini ve fatura işleme zamanını azaltmak için hedefe yönelik analizler yapmayı mümkün kılar.

Faturanın ödeme için onaylanmasından sorumlu kullanıcı veya rol.

Neden önemli

Onaydan sorumlu kişiyi belirler; kişi veya ekip bazında onay çevrim süreleri ve darboğazların analizini mümkün kılar.

Aktiviteler

İzlenecek ve optimize edilecek süreç adımları

SAP'te fatura belgesinin ilk oluşturulduğu anı ifade eder; belge park edilmiş ya da tamamen muhasebeleştirilmiş olabilir. Bu genellikle faturaya ait ilk zaman damgalı olaydır ve süreç analizinin başlangıç noktasıdır. BKPF tablosundaki belge giriş tarihi ve saatinden alınır.

Neden önemli

Bu aktivite, fatura işleme yolculuğunun ana başlangıç olayıdır. Bu noktadan itibaren geçen süreyi analiz etmek, toplam uçtan uca çevrim süresini ölçmeye ve ilk veri girişindeki gecikmeleri tespit etmeye yardımcı olur.

Yetkili onaycı, faturanın geçerli olduğunu ve ödemeye hazır olduğunu teyit etmiştir. Bu, bir workflow sisteminden gelen açık bir event olabileceği gibi, bir ödeme bloğunun kaldırılmasından da çıkarılabilir. Ödemeden önceki kritik bir kilometre taşıdır.

Neden önemli

Bu adım, faturanın ödeme için önünü açan önemli bir kilometre taşıdır. Bu aşamadan önce veya sonra yaşanan gecikmeler; onaylayıcı uygunluğu ya da payment run planlaması gibi farklı sorun türlerine işaret eder.

Fatura, Genel Defter'e resmi olarak kaydedilerek finansal bir yükümlülük oluşturur. Park edilmiş bir belge muhasebeleştirilmiş bir belgeye dönüştürülür veya başlangıçtan itibaren muhasebeleştirilmiş olarak oluşturulur. Bu, finansal muhasebede temel bir adımdır.

Neden önemli

Muhasebeleştirme, faturayı resmî bir yükümlülük haline getiren kritik bir kilometre taşıdır. Bu adım, veri girişini aktif ödeme yönetimi aşamasından ayırır.

Fatura, bir ödeme çalıştırmasının (T-Code F110) bir parçası olarak ödeme teklifi listesine dahil edilmiştir. Nihai bir ödeme olmasa da, ödeme niyetini gösterir. Fatura, vade tarihine ve ödeme koşullarına göre seçilir.

Neden önemli

Bu, otomatik ödeme sürecinin ilk adımıdır. Öneri ile nihai ödeme icrası arasındaki gecikmeler, payment run onayı veya planlamasıyla ilgili sorunlara işaret edebilir.

Fatura tamamen ödenmiş ve açık kalem bir ödeme belgesine karşı mahsup edilerek kapatılmıştır. Bu, fatura için Borç Hesapları (Accounts Payable) sürecinin başarılı bir şekilde tamamlandığını gösterir. Bu durum, mahsup belgesi bilgileri ile yakalanır.

Neden önemli

Bu, birincil başarı yolunun end event’idir. Bu aktiviteye ulaşma süresi, genel süreç verimliliğinin önemli bir ölçüsüdür. Ayrıca ödeme zamanlaması ve iskonto yakalama hesaplamaları için de gereklidir.

Muhasebeleştirilmiş fatura belgesi, bir ters kayıt (reversal) belgesi oluşturularak iptal edilmiştir. Bu işlem, orijinal faturanın finansal etkisini sıfırlar. Bu, sürecin çoğu zaman olumsuz olan alternatif bir şekilde sonlandığını gösterir.

Neden önemli

İptaller, hatalı veri girişi veya mükerrer faturalar gibi hataları gösterir. İptallerin sıklığını ve nedenlerini takip etmek, veri kalitesini ve ilk seferde doğru işleme oranını iyileştirme fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.

SSS

Sıkça sorulan sorular

Process Mining, SAP ECC içindeki AP faturalarınızın gerçek uçtan uca akışını yeniden kurgular; gizli varyasyonları, darboğazları ve rework döngülerini ortaya çıkarır. Standart süreçlerden sapmaları ve bunların verimlilik, uyum ve maliyet üzerindeki etkisini tam olarak belirler. Böylece iyileştirme çalışmalarını veri odaklı şekilde önceliklendirebilirsiniz.

Öncelikle fatura oluşturma, onay adımları, ödeme kayıtları ve ilgili değişiklikleri ayrıntılandıran event log’lara ihtiyacınız var. Temel SAP ECC tabloları genellikle BKPF, BSEG, VBRK, RBKP ve RSEG’in yanı sıra bu işlemlere ilişkin kullanıcı aktivite log’larını içerir. Fatura numarası gibi net bir case tanımlayıcısı ve her event için doğru zaman damgaları kritik önemdedir.

Process Mining tüm onay yollarını ve sürelerini görselleştirir; faturaların nerede ve neden takıldığını ve gecikmeye hangi onaylayıcıların ya da birimlerin neden olduğunu tam olarak gösterir. Bu kritik darboğazları ve kök nedenlerini saptayarak, workflow'ları yalınlaştırmaya yönelik hedefli müdahaleleri mümkün kılar. Böylece onay süreleri ve vadesi geçmiş fatura sayısı doğrudan azalır.

İlk veri çıkarımı ve model oluşturma, veri erişimi ve sistem karmaşıklığına bağlı olarak genelde 4–6 haftada tamamlanır. Eyleme dönük içgörüler kısa süre sonra ortaya çıkar; böylece hemen küçük ölçekli iyileştirmelere başlanabilir. Tam kapsamlı optimizasyon ve ölçülebilir etki ise yapılan değişikliklerin uygulanması, izlenmesi ve iyileştirilmesiyle birkaç ayı bulur.

Hayır. Process Mining, olay verisinden gerçek uçtan uca süreci yeniden inşa ettiği için klasik raporlamadan temelden ayrılır. Raporlar 'ne oldu'yu gösterirken, Process Mining 'nasıl' ve 'neden' olduğunu ortaya çıkarır; gizli varyasyonları ve uyum sorunlarını bulur. Böylece sadece betimleyici özetler değil, eyleme dönük öneriler için derin ve veri odaklı bir anlayış sağlar.

Evet; faturanın tüm yaşam döngüsünü—alım, onay ve ödeme zamanlamasını tedarikçi koşullarıyla karşılaştırarak—analiz ederek Process Mining kaçırılan erken ödeme iskonto fırsatlarını ortaya çıkarır. Zamanında ödemeyi engelleyen belirli süreç adımlarını veya gecikmeleri saptar; böylece workflow’ları maliyet tasarrufunu en üst düzeye çıkaracak şekilde optimize edebilirsiniz. Bu da mevcut iskontolardan yararlanma oranını artırır.

Temel teknik gereksinim, ilgili SAP ECC tablolarından olay günlüğü verisini çıkarabilme yeteneğidir. Bu işlem çoğu zaman standart SAP araçları, özel ABAP programları veya doğrudan veritabanı bağlayıcılarıyla yapılabilir. Süreç madenciliği yazılımı daha sonra bu çıkarılan veriyi içe aktarır ve analiz eder; ilk analiz aşaması için SAP ECC ile gerçek zamanlı entegrasyon genellikle gerekmez.

Gecikme Ücretlerini Durdurun: Borç Hesaplarınızı Hemen Optimize Edin ve %60 Tasarruf Edin

Mükerrer ödemeleri ortadan kaldırın, işlemleri otomatikleştirin ve platformumuzla maliyetleri %60 azaltın.

Ücretsiz Denemenizi Başlatın

Kredi kartı gerekmez, kurulum dakikalar içinde tamamlanır