> Sürekli Süreç İyileştirme > Satın Almadan Ödemeye Satın Alma Siparişi > SAP Ariba

Satın Almadan Ödemeye (Purchase to Pay) – Satın Alma Siparişi Sürecinizi İyileştirin

SAP Ariba Satın Alma Siparişlerini optimize etmek için 6 adımlı rehberiniz.
Satın Almadan Ödemeye (Purchase to Pay) – Satın Alma Siparişi Sürecinizi İyileştirin
Zorluklar (11) Hedefler (11) 6 Adım Önizleme Sonuçlar Veri SSS (5)
Süreç: Satın Almadan Ödemeye - Satın Alma Siparişi
Sistem: SAP Ariba
Veri Şablonunu İndir

En Üst Düzey Verimlilik İçin SAP Ariba'daki Satın Alma Siparişi Sürecinizi Optimize Edin

Verimsiz işleme, gecikmeli teslimatlara ve daha yüksek operasyonel maliyetlere yol açabilir. Platformumuz, Workflow'unuzdaki kesin verimsizlikleri belirlemenize yardımcı olur. Operasyonlarınız genelinde yanıt verme yeteneğini nasıl artıracağınızı, kaynak tahsisini nasıl optimize edeceğinizi ve zamanında yerine getirmeyi nasıl sağlayacağınızı keşfedin.

Önceden yapılandırılmış veri şablonumuzu indirin ve verimlilik hedeflerinize ulaşmak için yaygın zorlukların üstesinden gelin. Altı adımlı iyileştirme planımızı takip edin ve operasyonlarınızı dönüştürmek için Veri Şablonu Rehberi'ne başvurun.

Detaylı açıklamayı göster

SAP Ariba'da Satın Alma-Ödeme - Satınalma Siparişi Sürecinizi Neden Optimize Etmelisiniz?

Günümüzün hızlı iş ortamında, verimli bir Satın Alma-Ödeme (P2P) süreci, operasyonel başarı ve finansal sağlık için hayati öneme sahiptir. Özellikle, SAP Ariba gibi güçlü bir sistemde Satınalma Siparişlerini (SS) yönetmek karmaşık hale gelebilir. SAP Ariba güçlü araçlar sunsa da, kuruluşlar genellikle gizli verimsizliklerle karşılaşır; bu durum, tedarik süreçlerinde gecikmelere, artan operasyonel maliyetlere, gergin tedarikçi ilişkilerine ve hatta üretim aksaklıklarına yol açar. İlk talep aşamasından mal kabulüne kadar Satınalma Siparişlerinizin gerçek yaşam döngüsünü anlamak büyük önem taşır. Bu netlik olmadan, gecikmelerin ve Uyumlulukların temel nedenlerini belirlemek, envanter seviyelerinden nakit akışına kadar her şeyi etkileyen bir tahmin oyununa dönüşür.

Satınalma Siparişi sürecindeki verimsizlikler sadece küçük rahatsızlıklar değildir; doğrudan kar marjınızı etkiler. Yavaş onay döngüleri, kaçırılan teslimat tarihlerine neden olabilir, bu da hızlandırılmış nakliye maliyetlerine veya stok tükenmelerine yol açar. Yanlış siparişler veya onaylar nedeniyle yapılan yeniden işleme, değerli personel zamanını tüketir. Sipariş durumlarına ilişkin düşük görünürlük, dahili paydaşlar ve harici tedarikçilerle beklentileri yönetmeyi zorlaştırır. SAP Ariba'da bu temel süreci optimize etmek, bu zorlukları stratejik avantaja dönüştürmek, zamanında yerine getirmeyi sağlamak ve tedarik harcamalarınızın değerini en üst düzeye çıkarmakla ilgilidir.

Satınalma Siparişleri İçin Process Mining ile Daha Derin İçgörüler Edinmek

Process Mining, Satınalma Siparişi sürecinizi anlamak ve iyileştirmek için devrim niteliğinde bir yaklaşım sunar. Varsayımlara veya anekdotsal kanıtlara dayanmak yerine, SAP Ariba sisteminizdeki olay günlüklerini kullanarak her bir Satınalma Siparişinin gerçek akışını yeniden yapılandırır. Bu sayede, her bir SS'in uçtan uca tüm yolculuğunu görselleştirebilir, işin sadece nasıl olması gerektiği değil, gerçekten nasıl yapıldığını ortaya koyabilirsiniz.

Veriye dayalı bu bakış açısı bottleneck'leri, gizli yeniden işlemeleri tespit etmek ve standart operasyonel prosedürlerden sapmaları belirlemek için paha biçilmezdir. Satınalma Siparişlerinin en çok nerede zaman geçirdiğini, hangi onay adımlarının gecikmelere yol açtığını ve belirli tedarikçilerin veya departmanların sürekli olarak belirli sorunlar yaşayıp yaşamadığını net bir şekilde görebilirsiniz. Process Mining, üst düzey raporların ötesine geçerek döngü zamanı farklılıkları, manuel müdahalelerin yaygınlığı ve Satınalma Siparişlerinin tüm sapmaları ve yeniden işleme döngüleri dahil olmak üzere izlediği belirli yollar hakkında ayrıntılı içgörüler sunar. Bu, iyileştirilmesi gereken adımları tam olarak belirleyerek, "Satın Alma-Ödeme - Satınalma Siparişi döngü zamanını nasıl azaltacağınız" gibi kritik soruları yanıtlamanıza olanak tanır.

SAP Ariba Satınalma Siparişi Workflow'unuzdaki Temel İyileştirme Alanları

SAP Ariba Satınalma Siparişi sürecinize Process Mining uygulamak, stratejik iyileştirme için çeşitli önemli alanları aydınlatır:

  • Döngü Zamanı Azaltma: Satınalma Siparişlerinin en uzun gecikmeleri yaşadığı aşamaları tam olarak belirleyin. Bu, Satınalma Talebi onay süreci mi, Satınalma Siparişi taslak oluşturma aşaması mı, tedarikçi onayı mı, yoksa mal kabul kaydı mı? Bu özel aksaklıkları anlamak, müdahaleleri etkili bir şekilde hedeflemenizi sağlayarak genel döngü zamanını önemli ölçüde azaltır.
  • Bottleneck Çözümü: Süreçte sürekli olarak bottleneck haline gelen bireysel onaylayıcılar veya departmanlar gibi belirli kaynakları belirleyin. Bu içgörü, baskı noktalarını hafifletmek için hedeflenmiş eğitim, kaynak tahsisi veya workflow ayarlamaları yapmanızı sağlar.
  • Uyumluluk ve Anomali Tespiti: Satınalma Siparişlerinin belirlenmiş politikalardan veya yasal gerekliliklerden saptığı durumları ortaya çıkarın. Bu, onay sonrası siparişlerdeki yetkisiz değişiklikleri, gerekli onay adımlarını atlayan siparişleri veya mal kabul kayıtlarındaki alışılmadık kalıpları içerir. Yüksek uyumluluğu sürdürmek, yönetişim ve risk yönetimi için kritik öneme sahiptir.
  • Otomasyon Fırsatları: Önemli kaynakları tüketen tekrarlayan, manuel görevleri keşfedin. Process Mining, otomatik bildirimler, veri doğrulama veya önceden tanımlanmış kurallara dayalı yönlendirme gibi otomasyon için uygun alanları vurgulayarak SAP Ariba içindeki verimliliği artırabilir.
  • Tedarikçi Performans Değerlendirmesi: Satınalma Siparişlerinin ne zaman onaylandığına ve mal kabulünün gerçekleştiğine bağlı olarak farklı tedarikçilerin gerçek teslim sürelerini ve yanıt verme hızlarını analiz edin. Bu veri, daha iyi stratejik kaynak bulma kararlarını güçlendirir ve tedarikçi ilişkilerini sağlamlaştırır.

Süreç Optimizasyonu ile Somut Sonuçlar Elde Etmek

Satın Alma-Ödeme - Satınalma Siparişi sürecinizi Process Mining ile optimize etmek, önemli ve ölçülebilir faydalar sağlar:

  • Düşük Operasyonel Maliyetler: Yeniden işlemeyi ortadan kaldırarak, manuel çabayı azaltarak ve verimliliği artırarak, Satınalma Siparişlerinin işlenmesiyle ilgili idari yükü düşürürsünüz. Daha iyi envanter yönetimi ayrıca elde tutma maliyetlerini düşürür ve maliyetli hızlandırılmış siparişlerden kaçınmayı sağlar.
  • Gelişmiş Verimlilik ve Hız: İlk Satınalma Talebinden nihai mal veya hizmet kabulüne kadar daha hızlı geri dönüş süreleri elde edin. Bu, doğrudan dahili ihtiyaçların daha hızlı karşılanmasına ve kuruluşunuz genelinde gelişmiş yanıt verme hızına dönüşür.
  • Gelişmiş Uyumluluk ve Risk Yönetimi: Proaktif olarak uyumsuz süreçleri belirleyip düzelterek, tedarik politikalarına, iç kontrollere ve dış düzenlemelere daha fazla bağlılık sağlayın, böylece finansal ve itibar risklerini azaltın.
  • Daha Güçlü Tedarikçi İlişkileri: Şeffaf ve verimli Satınalma Siparişi işleme, tedarikçilerinizle daha sorunsuz etkileşimlere yol açar, güveni artırır ve potansiyel olarak daha iyi şartlar veya hizmetlerin kilidini açar.
  • Artan Paydaş Memnuniyeti: Dahili talep sahipleri, mal ve hizmetlerin daha hızlı teslimatından faydalanırken, finans ekipleri harcamalar üzerinde daha iyi görünürlük ve kontrol elde eder.

Satınalma Siparişlerinizi Optimize Etme Yolculuğunuza Başlayın

SAP Ariba'daki Satın Alma-Ödeme - Satınalma Siparişi sürecinizi optimize etme yolculuğuna çıkmak göz korkutucu görünebilir, ancak doğru araçlar ve yaklaşımla erişilebilir ve oldukça ödüllendirici bir çabadır. Process Mining'den faydalanarak, tedarik operasyonlarınıza dair benzeri görülmemiş, veriye dayalı bir anlayış kazanırsınız. Başlamak için bir Process Mining uzmanı olmanıza gerek yok; yapılandırılmış analiz, iyileştirme için temel alanları belirlemede size rehberlik edebilir. Process Mining'in SAP Ariba Satınalma Siparişi akışınızdaki gizli verimsizlikleri nasıl aydınlatabileceğini ve tedarik ortamınızı en yüksek verimlilik için nasıl dönüştürebileceğini keşfederek başlayın.

Satın Almadan Ödemeye - Satın Alma Siparişi P2P optimizasyonu tedarik verimliliği tedarik zinciri yönetimi satın alma talebi mal kabul tedarikçi yönetimi tedarik ekibi

Yaygın Sorunlar ve Zorluklar

Sizi etkileyen zorlukları belirleyin

Satın Alma Siparişleri genellikle onay iş akışlarında takılarak mal ve hizmet tedarikinde önemli gecikmelere yol açar. Bu durum, kaçırılan teslimat tarihlerine, hızlandırma nedeniyle artan operasyonel maliyetlere ve gerekli öğeleri veya hizmetleri bekleyen dahili paydaşlar arasında memnuniyetsizliğe neden olabilir. ProcessMind, SAP Ariba Satın Alma Siparişi sürecinizdeki onay yollarını görselleştirerek gecikmelerin nerede ve neden meydana geldiğini vurgular. Darboğaz olan belirli onaylayıcıları veya adımları tespit ederek, iş akışlarını daha hızlı, daha verimli işleme için yeniden yapılandırmanıza ve zamanında sipariş karşılamayı sağlamanıza olanak tanır.

Talep oluşturmadan mal kabulüne kadar geçen süre aşırı uzun olabilir, bu da envanter seviyelerini, proje zaman çizelgelerini ve genel operasyonel yanıt verme yeteneğini etkiler. Uzun döngü süreleri, stok dışı kalmalara, üretim gecikmelerine ve envanter için daha yüksek elde bulundurma maliyetlerine yol açabilir.ProcessMind, SAP Ariba'daki her Satın Alma Siparişinin ilk talepten nihai mal kabulüne kadar olan uçtan uca yolculuğunu haritalandırır. Her adımın süresini ve devirleri analiz ederek, uzamış döngü sürelerine en çok katkıda bulunan kesin faaliyetleri ve departmanlar arası geçişleri belirler, böylece süreç kolaylaştırma fırsatlarını ortaya çıkarır.

Yerleşik satın alma politikalarının göz ardı edilmesi veya kontrol dışı satın almalar, Satın Almadan Ödemeye sürecinde sıkça görülür ve yetkisiz harcamalara, müzakere edilmiş indirim fırsatlarının kaçırılmasına ve artan uyumluluk risklerine yol açar. Bu durum finansal kayıplara ve denetim bulgularına neden olabilir. ProcessMind, standart SAP Ariba Satın Alma Siparişi süreç akışlarınızdaki sapmaları otomatik olarak tespit ederek, uygun talep formları veya onaylar olmadan verilen siparişler gibi uyumsuzluk durumlarını belirler. Uyumsuz davranışların nerede ve nasıl meydana geldiğine dair net görünürlük sağlayarak hedefli politika uygulaması ve kontrol iyileştirmeleri yapılmasına olanak tanır.

İlk oluşturulduktan sonra Satınalma Siparişlerinde yapılan yüksek hacimli değişiklikler önemli yeniden işleme yol açar, değerli kaynakları tüketir ve tedarikçilerle hatalara veya yanlış anlaşılmalara neden olabilir. Her değişiklik idari yükü artırır ve genel tedarik döngüsünü uzatır. ProcessMind, SAP Ariba içindeki Satınalma Siparişi değişikliklerinin sıklığını ve niteliğini ölçer, değişikliklerin hangi aşamada en yaygın olduğunu ve kimler tarafından başlatıldığını belirler. Bu analiz, belirsiz gereksinimler veya yetersiz inceleme gibi temel nedenleri anlamanıza yardımcı olarak yeniden işi azaltmanıza ve süreci stabilize etmenize olanak tanır.

Mal kabul girişlerindeki gecikmeler, fatura uyuşmazlıkları, gecikmiş tedarikçi ödemeleri ve hatalı envanter kayıtları dahil olmak üzere bir dizi soruna yol açabilir. Bu durum genellikle artan manuel mutabakat çabalarına ve gergin tedarikçi ilişkilerine neden olur. ProcessMind, SAP Ariba'daki her Satın Alma Siparişi için beklenen ve gerçekleşen mal kabul girişleri arasındaki geçen süreyi takip eder. Gecikmelere, konumlara veya geç girişlere eğilimli belirli ürün türlerini belirleyerek, kabul süreçlerinizi optimize etmenize ve veri doğruluğunu artırmanıza olanak tanır.

Bir satın alma talebinden onaylanmış Satın Alma Siparişine geçiş, manuel devirler, veri giriş hataları veya belirsiz sorumluluklar nedeniyle engellenebilir. Bu verimsizlikler, tedarik sürecini yavaşlatır ve operasyonel maliyetleri artırır.ProcessMind, SAP Ariba içinde talep oluşturmadan Satın Alma Siparişi onayı ve gönderimine kadar olan akışı görselleştirir. Bu kritik dönüşüm aşamasındaki beklenmedik manuel adımları, yeniden işleme döngülerini veya uzatılmış bekleme sürelerini vurgulayarak otomasyon ve akıcı görev ataması fırsatlarını ortaya çıkarır.

SAP Ariba gibi otomatik sistemlerin kullanılmasına rağmen birçok Satın Alma Siparişi hala önemli ölçüde manuel müdahale gerektiriyor. Bu durum, daha yüksek işlem maliyetlerine, artan insan hatası riskine ve tedarik operasyonlarınızın ölçeklenebilirliği ile hızının kısıtlanmasına yol açar. ProcessMind, Satın Alma Siparişi sürecinde manuel olarak gerçekleştirilen ancak otomatikleştirilebilecek veya kolaylaştırılabilecek aktiviteleri belirler. Gerçek süreç akışlarını ideal, otomatik yollarla karşılaştırarak, manuel çabanın nerede yoğunlaştığını vurgular ve dijitalleşme ile verimlilik kazançları için net hedefler ortaya koyar.

Tedarikçi lead time'larındaki ve teslimat güvenilirliğindeki değişkenlik, tedarik zincirinde öngörülemezlik yaratarak envanter yönetiminde zorluklara ve operasyonlarda potansiyel aksaklıklara yol açar. Bu durum planlamayı zorlaştırır ve maliyetli stok bulundurmayı gerektirebilir.
ProcessMind, SAP Ariba'daki her tedarikçi için bir Satın Alma Siparişinin bir tedarikçiye gönderilmesinden mal kabulüne kadar geçen süreyi analiz eder. Tedarikçiler arasındaki tutarsız performans kalıplarını ortaya çıkararak, güvenilmez tedarikçileri belirlemenize ve gerçek teslimat data'sına dayalı stratejik kaynak bulma kararlarınızı geliştirmenize olanak tanır.

Satın Alma Siparişlerinin, yeniden onay veya düzeltme için geri gönderilmesi gibi sık sık yeniden işleme döngülerine girmesi, işlem sürelerini önemli ölçüde uzatır ve kaynakları israf eder. Bu durum genellikle veri kalitesi, onay kriterleri veya ilk talep netliği ile ilgili temel sorunları işaret eder. ProcessMind, SAP Ariba Satın Alma Siparişi sürecinizdeki tüm yeniden işleme döngülerini ve bunların sıklığını grafiksel olarak görüntüler. Bu döngülerin döngü süreleri ve maliyetler üzerindeki etkisini nicelendirerek, yeniden işleme nedenlerini belirlemenize ve önleyici tedbirler uygulamanıza yardımcı olur.

Malların veya hizmetlerin teslim alınıp SAP Ariba'da resmi olarak belgelenmediği durumlar, önemli mutabakat zorlukları ve uyumluluk riskleri yaratır. Bu, teslim edilmeyen ürünler için ödemelere, denetim eksikliklerine ve harcamalarda gerçek görünürlük eksikliğine yol açabilir. ProcessMind, karşılık gelen bir mal kabul veya hizmet onay event'ı olmadan süreçten geçen Satın Alma Siparişlerini belirler. Bu, takip süreçlerinizdeki eksiklikleri vurgular ve tüm tamamlanan siparişlerin doğru şekilde kaydedilmesini sağlayarak makbuz belgeleri üzerinde daha sıkı kontrol uygulamanıza olanak tanır.

Departmanlar arası Satınalma Siparişi işleme sürelerindeki önemli farklılıklar, eğitimde, kaynak tahsisinde veya en iyi uygulamalara bağlılıkta tutarsızlıkları gösterebilir. Bu durum, eşitsiz hizmet seviyelerine ve genel verimsizliğe yol açar. ProcessMind, Satınalma Siparişi sürecini 'Departman' veya 'Maliyet Merkezi' gibi özniteliklere göre segmentlere ayırarak, farklı organizasyonel birimler arasındaki işleme hızındaki varyasyonları ve darboğazları ortaya çıkarır. Bu karşılaştırmalı analiz, yüksek performans gösteren ekipleri ve SAP Ariba'da süreç standardizasyonu veya ek destek gerektiren alanları belirlemeye yardımcı olur.

Tipik Hedefler

Başarının neye benzediğini tanımlayın

Bu hedef, Satın Alma Siparişlerinin (PO) gerekli tüm onay adımlarını tamamlama süresini kısaltmayı amaçlar. Daha hızlı onaylar tedarikte beklemeleri önler, mal ve hizmetlerin zamanında teminini sağlar ve bekleme kaynaklı operasyonel maliyetleri düşürür. Proje takvimlerini ve stok seviyelerini doğrudan etkileyerek işletmenin çevikliğini artırır. Bu sürecin iyileştirilmesi, SAP Ariba Satın Almadan Ödemeye (P2P) sürecinde tedarikçi ilişkilerini güçlendirir ve operasyon planlamasını daha öngörülebilir hale getirir.
ProcessMind, SAP Ariba'dan alınan Event Log'ları kullanarak tüm onay yollarını haritalar ve aşırı yüklenen onaylayanlar veya verimsiz yönlendirme gibi belirli darboğazları tespit eder. Her onay adımının geçiş sürelerini analiz ederek iyileştirmenin nereye odaklanması gerektiğini netleştirir; PO'larda başlangıçtan nihai onaya kadar ortalama çevrim süresinde ölçülebilir biçimde %20–30 azalma hedefler.

Buradaki amaç, bir Satın Alma Siparişinin oluşturulması veya talep edilmesinden nihai tamamlanmasına ve mal kabulüne kadar geçen toplam süreyi önemli ölçüde kısaltmaktır. Bu uçtan uca döngü süresini azaltmak operasyonel verimliliği artırır, tedarik sürelerini en aza indirir ve kaynakların daha hızlı elde edilmesini sağlar. Bu durum, daha iyi envanter yönetimine ve daha çevik bir tedarik zincirine dönüşür; bu da SAP Ariba tedarikinde rekabet avantajı için kritik öneme sahiptir.
ProcessMind, tüm Satın Alma Siparişi yaşam döngüsünü analiz eder, talepten mal kabulüne kadar her faaliyetindeki gecikmeleri belirler. Gerçek süreç akışını ve varyasyonları görselleştirerek, aksaklıklara neden olan belirli faaliyetleri veya sıralamaları tespit eder. ProcessMind'ın içgörileri, ortalama Satın Alma Siparişi işleme süresinin %15-25 oranında hızlandırılmasını amaçlayan hedefli optimizasyonlara olanak tanır; bu, Satın Alma Siparişi oluşturmadan mal kabulü kaydına kadar geçen toplam süre ile ölçülebilir.

Bu hedef, SAP Ariba içinde tüm Satın Alma Siparişlerinin (PO) şirket içi politikalar, mevzuat gereklilikleri ve sözleşme koşullarına tutarlı biçimde uymasını sağlamaya odaklanır. Yüksek uyumluluk, denetimlere, hukuki sorunlara ve mali cezalara ilişkin riskleri azaltır; şeffaf ve etik satın alma uygulamalarını destekler. Finansal bütünlüğü güvence altına alır ve özellikle P2P sürecinde kurum itibarını korur.
ProcessMind, yetkisiz doğrudan alımlar veya eksik zorunlu onaylar gibi önceden tanımlı ideal akış ve uyumluluk kurallarından sapmaları otomatik olarak keşfeder. Gerçek süreci hedef modelle karşılaştırarak uyumsuz PO’ları ve kök nedenlerini vurgular. ProcessMind, tanımlanmış onay matrislerine ve satın alma politikalarına uyan PO oranıyla ölçülen %95 ve üzeri uyumluluk düzeyine ulaşmaya yardımcı olur.

Amaç, Satınalma Siparişlerinin ilk onay ve gönderiminden sonraki değişiklik, düzeltme veya iptal sıklığını azaltmaktır. Yüksek düzeltme oranları, doğru olmayan talepler, kötü planlama veya iletişim aksaklıkları gibi süreç öncesi sorunları gösterir; bu da yeniden işleme, gecikmeler ve artan idari maliyetlere yol açar. Satınalma Siparişlerini stabilize etmek, SAP Ariba'da öngörülebilirliği ve tedarikçi ilişkilerini geliştirir.
ProcessMind, hangi Satınalma Siparişlerinin hangi aşamalarda ve kimler tarafından sıklıkla değiştirildiğini belirleyerek kalıpları ve temel nedenleri ortaya çıkarır. Bu, talep aşamasındaki belirsiz özellikler veya tutarsız tedarikçi onayları gibi sorunlara kadar izlenebilir. ProcessMind'in içgörülerini kullanarak kuruluşlar, onay sonrası Satınalma Siparişi değişikliklerinin sayısını takip ederek Satınalma Siparişi düzeltme oranlarında %10-20'lik bir azalmayı hedefleyebilirler.

Bu hedef, teslim alınan mal ve hizmetlerin SAP Ariba’da hızlı ve doğru biçimde kaydedilmesini sağlamaktır. Geciken veya hatalı mal kabul kayıtları, fiziksel stok ile sistem kayıtları arasında tutarsızlığa yol açarak finansal mutabakatı, tedarikçi ödeme planlarını ve stok planlamasını olumsuz etkiler. Zamanında ve doğru kayıt, P2P sürecinin verimliliği için kritiktir.
ProcessMind, fiziksel mal varışı ile sistemde kaydedilmesi arasındaki gecikmeyi analiz ederek mal kabul ve veri girişi süreçlerindeki darboğazları tespit eder. Süreç varyasyonları veya kaynak kısıtları gibi gecikme nedenlerini ortaya çıkarır ve hedefe yönelik iyileştirmeleri mümkün kılar. ProcessMind, fiziksel teslimden sistem girişine kadar geçen ortalama süre ve kayıt hatası oranlarıyla ölçülen zamanında ve doğru mal kabul kaydında %90 ve üzeri başarıyı destekler.

Bu hedef, SAP Ariba içinde ilk satın alma talebinden nihai Satın Alma Siparişine dönüşüm sürecini optimize etmeyi amaçlamaktadır. Verimli bir dönüşüm, gecikmeleri en aza indirir, idari çabayı azaltır ve tedarik ihtiyaçlarının hızlı ve doğru bir şekilde resmi siparişlere dönüştürülmesini sağlar. Bu, kritik tedarikler için lead time'ları ve genel operasyonel yanıt verme hızını olumlu etkiler.
ProcessMind, talep oluşturmadan Satın Alma Siparişi düzenlemeye kadar olan tüm süreci görselleştirerek verimliliği engelleyen paralel activity'leri, tekrar döngülerini ve gereksiz adımları vurgular. Taleplerin sıkça reddedildiği veya birden fazla revizyon gerektirdiği yerleri belirleyebilir. ProcessMind, dönüşüm sürecini basitleştirmeye yardımcı olur. Amaç, talep gönderiminden Satın Alma Siparişi onayına kadar geçen cycle time ile ölçülen talep-Satın Alma Siparişi dönüşümünün ortalama süresinde %15-25 azalma sağlamaktır.

Satın Alma Siparişi sürecindeki zaman alıcı ve insan hatasına yatkın, manuel ve tekrarlayan faaliyetleri tespit etmek ve otomatikleştirmek hedeflenmektedir. Özellikle SAP Ariba içinde bu adımların otomatikleştirilmesi, tedarik personelinin daha stratejik görevlere odaklanmasını, operasyonel maliyetleri düşürmesini ve işlem hızı ile doğruluğunu artırmasını sağlar. Bu durum, Tedarikten Ödemeye workflowunda verimlilik ve tutarlılık sağlar.
ProcessMind, sıkça manuel olarak yürütülen ve tutarlı kalıplara sahip yüksek hacimli, düşük değerli faaliyetleri belirleyerek otomasyon için ideal adaylar haline getirir. Bu görevlere harcanan zamanı ve kaynakları nicelendirir. ProcessMind, otomasyon girişimlerini önceliklendirmeye yardımcı olarak, yaygın Satın Alma Siparişi türleri için manuel temas noktalarında %20-40 oranında bir azalma sağlar; bu, otomatikleştirilmiş faaliyetlerin manuel olanlara oranıyla ölçülebilir.

Bu hedef, tedarikçilerin Satın Alma Siparişleri (PO) için teslim sürelerindeki değişkenliği azaltmaya ve öngörülebilirliği artırmaya odaklanır. Tutarsız teslim süreleri üretim planlarını bozar, stokta yokluk ya da fazla stok yaratır ve hızlandırma maliyetlerini yükseltir. Daha yüksek tutarlılık, SAP Ariba tedarik yönetiminde tedarik zinciri güvenilirliğini ve planlama doğruluğunu güçlendirir.
ProcessMind, PO Event Log’larını analiz ederek talep edilen teslim tarihlerini farklı tedarikçi, departman veya ürün kategorilerinde gerçekleşen mal kabul tarihleriyle karşılaştırır. Hedef tarihleri düzenli olarak tutturamayan ya da yüksek değişkenlik gösteren tedarikçileri ortaya çıkarır. PO ve tedarikçi bazında planlanan ve gerçekleşen teslim tarihlerini karşılaştırarak ölçülen teslim süresi sapmasında %10–15 azalma hedefiyle, tutarsızlıkların kök nedenlerini belirlemeye yardımcı olur.

Amaç, hatalar, eksiklikler veya yanlış bilgiler nedeniyle Satın Alma Siparişlerinin veya ilgili belgelerin yeniden gözden geçirilmesi, düzeltilmesi veya yeniden işlenmesi gereken durumları tespit etmek ve ortadan kaldırmaktır. Yeniden işleme, değerli kaynakları tüketir, döngü süresini uzatır ve SAP Ariba Tedarikten Ödemeye sürecinde operasyonel verimsizliklere ve hayal kırıklığına katkıda bulunur. Yeniden işlemeyi minimize etmek, ilk seferde doğru işlemeyi geliştirir.
ProcessMind, süreç sapmalarını ve döngülerini görselleştirerek, Satın Alma Siparişi akışında yeniden işlemenin nerede ve neden meydana geldiğini açıkça gösterir. Bu döngüleri belirli faaliyetlere, rollere veya veri giriş noktalarına kadar izleyerek temel nedenleri ortaya çıkarabilir. ProcessMind, yeniden işleme döngülerinde %50 veya daha fazla azalma sağlamaya yardımcı olur; bu, yeniden işleme faaliyetlerine giren Satın Alma Siparişlerinin sıklığı ve süresi izlenerek ölçülebilir.

Bu hedef, mal ve hizmetler fiziksel olarak teslim alındıktan sonra sistemde resmi olarak kaydedilmeden önceki aşamadaki şeffaflık ve izlenebilirliği artırmayı amaçlar. Bu kritik dönemde görünürlüğün düşük olması; izlenmeyen kalemlere, ödeme gecikmelerine, stok hatalarına ve sipariş mutabakatında zorluklara yol açabilir. Görünürlüğün artması, SAP Ariba lojistiğinde daha sıkı kontrol ve hesap verebilirlik sağlar.
ProcessMind, farklı event türlerini veya harici verileri ilişkilendirerek resmi sistem girişi yapılmadan önce bile teslim alınan malların yolculuğunu haritalar. Fiziksel olarak mevcut olup sistemde izlenmeyen dönemleri öne çıkararak süreçteki kör noktaları görünür kılar. ProcessMind, fiziksel teslim bildirimleri ile sistem kayıtlarını karşılaştırarak ölçülen izlenebilirlik oranını %99’a çıkarmayı hedefleyen daha etkin bir izleme sağlar.

Bu hedef, farklı departmanlar veya maliyet merkezleri arasında Satın Alma Siparişi (PO) işleme performansındaki farkları azaltmayı amaçlar. Değişken verimlilik, tutarsız hizmet düzeyine, iç sürtüşmelere ve en iyi uygulamaların ölçeklenememesine yol açar. Süreçlerin standartlaştırılması, SAP Ariba P2P ortamında iş yüklerini dengeler ve kaynak kullanımını optimize eder.
ProcessMind, organizasyon birimleri arasında karşılaştırmalı analitik sunarak çevrim süresi, yeniden işleme oranı veya uyumluluk açısından hangi departmanların önde olduğunu ve hangilerinin geride kaldığını gösterir. Departmanlar arasındaki süreç farklılıklarını görünür kılar; en iyi uygulamaların belirlenmesini ve benimsenmesini sağlar. ProcessMind, departmanlar arası ortalama çevrim süresi sapmasının %10’u aşmaması hedefiyle, PO metrikleri üzerinden ölçülen tutarlı bir işlem verimliliğine ulaşmanıza yardımcı olur.

Satınalmadan Ödemeye (P2P) - Satınalma Siparişi için 6 Adımlı İyileştirme Yolu

1

Template'inizi İndirin

2

P2P Verilerinizi Dışa Aktarın

3

Verilerinizi Yükleyin

4

Satın Almadan Ödemeye (P2P) Akışınızı Analiz Edin

5

Eylemleri Uygula

6

Süreci Kesintisiz İzleyin

1

Template'inizi İndirin

Ne yapmalı

Satın Almadan Ödemeye (Purchase to Pay) - Satın Alma Siparişi verileri için tasarlanmış önceden hazırlanmış Excel template'ine erişin. Bu, verilerinizin analiz için doğru yapıya sahip olmasını sağlar.

Veri Şablonu Rehberini Görüntüle Şablonu İndir
Neden önemli

Standartlaştırılmış bir veri formatı, doğru process mapping ve analiz için çok önemlidir; veri içe aktarma hatalarını önler ve içgörüleri hızlandırır.

Beklenen sonuç

Satınalma Siparişi verilerini doldurmaya hazır bir Excel template'i.

NE KAZANACAKSINIZ?

SAP Ariba Satın Alma Siparişi Süreci Verimsizliklerini Ortaya Çıkarın

ProcessMind, Satın Alma Siparişlerinizin gerçek yolculuğunu ortaya çıkararak net görselleştirmeler ve uygulanabilir içgörüler sunar. Talep aşamasından mal kabulüne kadar tüm tedarik iş akışınızdaki gecikmeleri ve uyumluluk sorunlarını tespit edin.
  • SAP Ariba'da uçtan uca Satın Alma Siparişi akışını görselleştirin
  • Onay döngülerindeki kesin gecikmeleri belirleyin
  • Uyumsuz satınalma siparişlerini tespit edin
  • Mal kabul ve fatura işleme süreçlerini optimize edin
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

KANITLANMIŞ ETKİ

Satınalmadan Ödemeye Sürecinizde Ölçülebilir İyileştirmeler

SAP Ariba içindeki Satın Alma Siparişi süreçlerine uygulanan süreç madenciliği çözümümüz, verimsizlikleri ve darboğazları ortaya çıkarır. Veri odaklı içgörüler sağlayarak, kuruluşlar operasyonlarını düzene sokabilir, döngü sürelerini azaltabilir ve harcamalarını optimize edebilir.

0 %
Daha Hızlı Satın Alma Siparişi Onayları

Onay süresindeki ortalama azalma

Çok adımlı workflow'lardaki bottleneck'leri belirleyip ortadan kaldırarak Satın Alma Siparişi onay sürecinizi hızlandırın. Bu, kritik satın almalar için teslim sürelerini önemli ölçüde kısaltır.

0 %
Daha Kısa Uçtan Uca SS Süreci

Genel işlem süresi düşüşü

Gizli gecikmeleri ve verimsiz devirleri ortaya çıkararak talepten ödemeye kadar tüm Satınalma Siparişi yaşam döngüsünü kolaylaştırın. Bu, genel operasyonel hızı artırır.

0 %
Daha Yüksek İlk Geçiş Onayları

Uyumlu Satın Alma Siparişlerinde Artış

Daha fazla Satın Alma Siparişinin ilk denemede değişiklik veya yeniden işleme gerek kalmadan onaylanmasını sağlayarak Satın Alma Siparişi uyumluluğunuzu iyileştirin. Bu, satın alma politikalarına uyumu güçlendirir.

0 %
Daha Az Satın Alma Siparişi Değişikliği

Değişiklik oranında azalma

İlk oluşturma veya onaydan sonra düzeltme gerektiren Satınalma Siparişlerinin sayısını azaltın. Bu, baştan daha iyi gereksinim toplama ve sürece bağlılık anlamına gelir, yeniden işleme maliyetlerinden tasarruf sağlar.

0 %
Daha Zamanında Mal Kabulü

Daha hızlı mal kabul kayıtları

Sisteminizdeki mal ve hizmet kabul girişlerinin hızını ve doğruluğunu artırın. Bu, envanter yönetimini ve ödeme işlemlerini iyileştirerek gecikmeleri azaltır.

0 %
Azaltılmış SS Yeniden İşleme

Yeniden işleme durumlarında azalma

Satın Alma Siparişlerinin önceki bir duruma geri döndüğü veya yeniden onay gerektirdiği durumları belirleyin ve ortadan kaldırın. Bu, manuel çabayı ve operasyonel maliyetleri önemli ölçüde azaltır.

Sonuçlar, süreç karmaşıklığına, mevcut sistem konfigürasyonlarına ve veri kalitesine göre değişir. Sunulan rakamlar, SAP Ariba Satınalma Siparişi uygulamalarında gözlemlenen yaygın iyileşmeleri yansıtmaktadır.

Önerilen Veriler

En önemli nitelikler ve aktivitelerle başlayın, ihtiyaç duydukça kapsamı genişletin.
Event log'lara yeni mi başlıyorsunuz? Öğrenin Process Mining event log'u nasıl oluşturulur.

Öznitelikler

Analiz için yakalanacak temel veri noktaları

Süreç için merkezi case tanımlayıcısı olarak hizmet veren her Satın Alma Siparişi belgesi için benzersiz tanımlayıcı.

Neden önemli

Bu, tüm süreç adımlarını birbirine bağlayan temel Case ID’dir ve her bir Satın Alma Siparişi’nin uçtan uca yaşam döngüsünü analiz etmeyi mümkün kılar.

Satın alma siparişi süreci içinde belirli bir zamanda meydana gelen eventin veya görevin adıdır.

Neden önemli

Bu öznitelik, süreçteki adımları tanımlayarak process flow'un görselleştirilmesine, darboğazların, yeniden işlemenin ve sapmaların belirlenmesine olanak tanır.

Belirli bir aktivite veya olayın gerçekleştiği kesin tarih ve saat.

Neden önemli

Bu timestamp, event'leri doğru sıralamak ve cycle time'lar ile bekleme süreleri gibi tüm süre tabanlı metrikleri hesaplamak için temeldir.

Aktiviteyi gerçekleştiren kullanıcının adı veya kimliği.

Neden önemli

Hesap verebilirlik sağlar ve kullanıcıya özel performans, iş yükü ve uyumluluğun analizini mümkün kılar; bu da eğitim ihtiyaçlarını veya süreç sapmalarını belirlemek için anahtardır.

Satınalma siparişiyle ilişkili iş departmanı veya maliyet merkezi.

Neden önemli

Farklı iş birimleri arasında performans karşılaştırmasına olanak tanıyarak, departman bottleneck'lerini belirlemeye ve en iyi uygulamaları paylaşmaya yardımcı olur.

Mal veya hizmetlerin tedarik edildiği tedarikçinin veya satıcının adıdır.

Neden önemli

Tedarikçi performansının analiz edilmesini sağlayarak, güvenilir iş ortaklarını belirlemeye ve gecikmelere veya diğer sorunlara neden olan tedarikçileri tespit etmeye yardımcı olur.

Satınalma siparişinin toplam parasal değeri.

Neden önemli

Her vaka için finansal bağlam sağlar, iyileştirmeleri önceliklendirmek ve sipariş değerinin süreç davranışını nasıl etkilediğini anlamak için değer tabanlı analiz yapmayı mümkün kılar.

Talep eden tarafın malların veya hizmetlerin teslim edilmesini beklediği tarih.

Neden önemli

Tedarikçi güvenilirliğini ve tedarik zinciri verimliliğini değerlendirmek için kritik olan zamanında teslimat performansını ölçmek için bir başlangıç noktası görevi görür.

Malların teslim alındığı veya hizmetlerin tamamlandığı, sistemde resmi olarak kaydedilen tarih.

Neden önemli

Tedarik zincirindeki gecikmeleri belirlemek ve teslimat performansını hesaplamak için temel olan fiili teslimat tarihini temsil eder.

Aktiviteler

İzlenecek ve optimize edilecek süreç adımları

Bu faaliyet, bir satın alma siparişinden önce gelen mal veya hizmetler için resmi talep olan satın alma talebinin oluşturulmasını işaret eder. SAP Ariba'da bu, genellikle bir kullanıcı yeni bir talep belgesini kaydettiğinde ve gönderdiğinde, bir oluşturma timestampı ile açık bir kayıt oluşturarak yakalanır.

Neden önemli

Bu, satın alma sürecinin ana başlangıç noktasıdır. Bu event’ten PO oluşturulmasına kadar geçen sürenin analizi, talep–sipariş çevrim süresini anlamak ve erken aşama darboğazlarını belirlemek için kritiktir.

Bu aktivite, SAP Ariba'da onaylanmış bir talepten ya da doğrudan resmi satın alma siparişi belgesinin oluşturulduğunu gösterir. Bu durum, S.O. belgesinin oluşturulma timestamp'inden yakalanır ve S.O. yaşam döngüsünün resmi başlangıcını temsil eder.

Neden önemli

Doğrudan Satın Alma Siparişleri için bu, sürecin başlangıcıdır. Talep-Satın Alma Siparişi dönüşüm süresini ve genel Satın Alma Siparişi işleme döngüsünü ölçmek için önemli bir kilometre taşıdır.

Satın alma siparişinin gerekli tüm dahili onayları aldığını ve tedarikçiye gönderilmeye hazır olduğunu gösterir. Bu event, belirlenen Workflow tamamlandıktan sonra Satın Alma Siparişi belgesinin durumunun 'Approved' olarak değişmesinden çıkarılır.

Neden önemli

Bu, onay çevrim sürelerini ölçmek ve yönetim incelemesindeki darboğazları belirlemek için kritik bir kilometre taşıdır. Buradaki gecikmeler, tedarikçi teslim sürelerini ve satınalma verimliliğini doğrudan etkiler.

Onaylanmış satınalma siparişinin, tipik olarak Ariba Network aracılığıyla, resmi olarak tedarikçiye iletildiği anı temsil eder. Bu olay, SS durumunun 'Gönderildi' veya 'Sipariş Edildi' olarak değiştiğinde kaydedilir.

Neden önemli

Bu, dahili işleme sürecinden harici tedarike geçişi işaret eder. Tedarikçi lead time'ını ve teslimat performansını ölçmek için başlangıç noktasıdır.

SAP Ariba'da kaydedilen fiili mal kabulünü temsil eder. Bu, bir kullanıcı bir satınalma siparişi kalemine karşı bir Mal Kabul belgesi oluşturduğunda ve gönderdiğinde yakalanan açık bir event'dir.

Neden önemli

Bu, teslimatı teyit etmek için kritik bir kilometre taşıdır ve tedarikçi teslimat performansının ölçümünde bitiş noktasıdır. Ayrıca, üçlü eşleştirme (three-way match) senaryosunda faturanın ödenmesini yetkilendirir.

Bu aktivite, mal veya hizmetlerin eksiksiz teslim alındığını ve faturalandırıldığını göstererek, satın alma siparişi yaşam döngüsünün başarıyla tamamlandığını işaret eder. Bu durum, S.O. statüsünün "Teslim Alındı", "Faturalandı" veya benzer bir nihai duruma geçmesinden anlaşılır.

Neden önemli

Bu, sürecin başarılı sonuç durumundaki ana bitiş noktasıdır. Bu duruma ulaşma süresinin ölçülmesi, genel süreç verimliliğinin kilit göstergesi olan uçtan uca çevrim süresini verir.

SSS

Sıkça sorulan sorular

Süreç madenciliği, gerçek Satın Alma Siparişi akışınızın veri odaklı bir röntgenini sunarak darboğazları, uyumsuz aktiviteleri ve aşırı onay döngü süreleri gibi verimsizlikleri belirler. Sürecin ideal yoldan nerede saptığını ortaya koyar ve optimizasyon ile otomasyon alanlarını vurgular. Gerçek süreci anlayarak kuruluşlar, verimlilik ve uyumlulukta önemli kazanımlar sağlayan hedefli iyileştirmeler uygulayabilir.

Satın Alma Siparişi sürecinizi analiz etmek için process mining öncelikli olarak event log data'sı gerektirir. Bu genellikle Satın Alma Siparişi numarası gibi bir case tanımlayıcısı, 'Satın Alma Siparişi Oluşturuldu' veya 'Satın Alma Siparişi Onaylandı' gibi bir activity adı ve her bir activity için kesin bir timestamp içerir. Tedarikçi, tutar, onaylayan veya departman gibi ek öznitelikler, analiz için daha zengin içgörüler ve bağlam sağlamak üzere dahil edilebilir.

Satın Alma Siparişi onay ve genel döngü sürelerinde önemli ölçüde azalma, uyumluluk düzenlemelerine daha iyi uyum ve Satın Alma Siparişi değişiklik oranlarında gözle görülür bir düşüş beklenen faydalar arasındadır. Ayrıca, talep-sipariş dönüşümlerinin daha düzenli olmasını, mal kabul kayıtlarında görünürlüğün artmasını ve görev otomasyonu için daha fazla fırsat elde etmeyi bekleyebilirsiniz. Sonuç olarak, Process Mining daha verimli, uyumlu ve şeffaf bir Satın Almadan Ödemeye süreci sağlar.

Evet, process mining, Satın Alma Siparişi bottleneck'lerinin (darboğazlarının) yalnızca semptomlarını değil, altta yatan temel nedenlerini belirlemede üstündür. Süreç sapmalarını belirli onaycı grupları, sipariş türleri veya departmansal farklılıklar gibi özel öznitelikler ile ilişkilendirerek, belirli adımların neden daha uzun sürdüğünü tam olarak belirleyebilir. Bu ayrıntılı içgörü, temel sorunları çözen hedefe yönelik müdahalelere olanak tanır ve kalıcı process improvement'lara yol açar.

Birçok modern Process Mining platformu, SAP Ariba gibi yaygın olarak kullanılan tedarik sistemleri için önceden oluşturulmuş konektörler veya basit entegrasyon yetenekleri sunar. Karmaşıklık genellikle teknik bağlantıda değil, daha çok başlangıçtaki veri eşleme, dönüşüm ve çıkarılan event log'un kalitesini ve eksiksizliğini sağlamada yatar. Yapılandırıldıktan sonra veri çıkarma ve analizi oldukça otomatik hale getirilebilir.

SAP Ariba'dan Process Mining için veri çıkarma, genellikle çeşitli yöntemlerle yapılabilir. Bunlar arasında standart SAP Ariba raporlama araçlarını kullanmak, doğrudan veri erişimi için API'lardan yararlanmak veya verileri CSV veya Excel gibi formatlara aktararak bir event log'a dönüştürmek yer alır. IT ekibiniz ve Process Mining sağlayıcınızla çalışmak, sizin özel kurulumunuz için en verimli ve güvenli çıkarma stratejisini belirleyecektir.

Satın Alma Siparişi Process Mining için ilk kurulum ve ilk içgörüler, veri altyapınızın karmaşıklığına ve verinizin hazır olma durumuna bağlı olarak genellikle birkaç hafta ile birkaç ay içinde elde edilebilir. Bu zaman çerçevesi, veri çekimi, modelleme ve ilk analiz aşamasını kapsar. Ancak asıl değer, sürekli izleme ve devam eden içgörülere dayalı tekrarlı iyileştirmelerden kaynaklanır.

Satın Almadan Ödemeye - Satın Alma Siparişinizi Bugün Optimize Edin!

SAP Ariba'da döngü süresini %30 azaltın ve darboğazları ortadan kaldırın.

Ücretsiz Denemenizi Başlatın

Kredi kartı gerekmez. Ücretsiz denemenizi dakikalar içinde başlatın.