Bölüm: Satın Alma Süreci Optimizasyonu

Satın Alma Süreci İyileştirme

Giriş

Detroit merkezli lider üretim şirketi Manufacturing Solutions Ltd., yüksek kaliteli endüstriyel ekipman üretiminde uzmanlaşmıştır. Verimli satın alma, üretim planlarının aksamadan devamı ve maliyet kontrolü için önemlidir. Ancak şirket, gecikmeli teslimatlar, yüksek maliyetler ve tedarikçi yönetiminde yaşanan sıkıntılar gibi önemli problemlerle karşılaşmıştır. Bu sorunları çözmek için Manufacturing Solutions Ltd., Process Mining, process design ve process simulation teknikleriyle süreç iyileştirme projesi başlatmıştır.

Sorun Tanımı

Manufacturing Solutions Ltd. satın alma sürecinde şu zorlukları yaşamıştır:

• Gecikmeli Teslimatlar: Malzeme teslimlerindeki gecikmeler üretim takvimini bozmuş ve duruşlara sebep olmuştur.
• Yüksek Satın Alma Maliyetleri: Verimsizlik ve düşük pazarlık gücü maliyetleri artırmıştır.
• Tedarikçi Yönetimi Sorunları: Zayıf tedarikçi performansı ve ilişki yönetimi, zincirde verimliliği azaltmıştır.
• Manuel İşlem: Yoğun manuel işlemler verimsizlik ve hatalara yol açmıştır.

Metodoloji

Süreç iyileştirme çalışması aşağıdaki adımları içeren yapılandırılmış bir metodoloji ile yürütülmüştür:

1. Process Mining:

• Mevcut satın alma süreci için process mining araçları kullanıldı.
• Satın alma sistemleri, tedarikçi kayıtları ve işlem loglarından data toplanıp süreç çıkartıldı.
• Tıkanıklıklar, sapmalar ve verimsizlikler tespit edildi.

2. Process Design:

• Ana paydaşlarla workshop’lar düzenlenip iyileştirme fırsatları belirlendi.
• Süreç, gereksiz adımlar çıkarılıp akış sadeleştirilerek ve mümkün olan yerlerde otomasyonla yeniden tasarlandı.
• En iyi uygulamalara ve uyumluluk gerekliliklerine uygun standart bir süreç modeli oluşturuldu.

3. Process Simulation:

• Yenilenen satın alma süreci, performans tahmini ve potansiyel sorunları görmek için simülasyon yazılımı ile test edildi.
• Farklı senaryolarda değişikliklerin teslimat süresi, maliyetler ve tedarikçi performansı gibi ana KPI’lara etkisi ölçüldü.
• Simülasyon sonuçlarına göre süreç modeli optimize edildi.

Sonuçlar

Süreç iyileştirme uygulamasıyla Manufacturing Solutions Ltd. önemli kazanımlar elde etti:

• Teslimat Gecikmelerinde Azalma: Ortalama teslimat süresi %35 azaldı, üretim akışı iyileşti ve duruşlar azaldı.
• Daha Düşük Satın Alma Maliyetleri: İyi pazarlık stratejileri ve sadeleşen süreçler maliyetleri %25 düşürdü.
• Gelişmiş Tedarikçi Yönetimi: Performans izlemesi ve iyi ilişki yönetimi sayesinde tedarikçi güvenilirliği ve zincir verimliliği arttı.
• Artan Verimlilik: Temel görevlerin otomasyonu ile manuel iş %50 azaldı, işçilik maliyeti ve hata oranı düştü.
• Artan Görünürlük: Process mining araçlarıyla satın alma süreci gerçek zamanlı izlendi, proaktif yönetim ve sürekli iyileştirme sağlandı.

Process Mining, process design ve process simulation ile satın alma süreci kolayca dönüştürüldü, operasyonel mükemmellik ve maliyet avantajı elde edildi. Bu örnek, süreç yönetimi tekniklerinin satın almayı optimize etmek ve iş performansını artırmak için güçlü bir yol olduğunu gösteriyor.