Bölüm: Satın Alma

Kullanım Senaryosu: Satın Alma Departmanında Süreç İyileştirme

Giriş

Detroit merkezli öncü üretim şirketi Manufacturing Solutions Ltd., kaliteli endüstriyel ekipman üretiminde uzmanlaşmıştır. Verimli satın alma, üretim programlarının sürdürülmesi ve maliyetlerin kontrolü için hayati önemdedir. Ancak, şirketin satın alma süreci, gecikmeli teslimatlar, yüksek maliyetler ve tedarikçi yönetimi sorunları gibi ciddi zorluklarla karşılaştı. Bu sorunları çözmek için Manufacturing Solutions Ltd., process mining, süreç tasarımı ve süreç simülasyonu tekniklerini kullanarak bir süreç iyileştirme projesi başlattı.

Problem Bildirimi

Manufacturing Solutions Ltd.‘nin satın alma süreci birkaç zorlukla karşılaştı:

• Gecikmeli Teslimatlar: Malzemelerin sık sık geç alınması üretim programlarını aksatıyor ve duruş süresini artırıyordu.
• Yüksek Satın Alma Maliyetleri: Verimsizlikler ve sınırlı pazarlık gücü, daha yüksek satın alma maliyetlerine yol açtı.
• Tedarikçi Yönetimi Sorunları: Zayıf tedarikçi performansı ve ilişki yönetimi, tedarik zinciri verimliliğini olumsuz etkiledi.
• Manuel İşleme: Satın alma süreci ağırlıklı olarak manuel görevlere dayanıyordu ve bu da verimsizlikler ve hatalara yol açıyordu.

Metodoloji

Süreç iyileştirme girişimi, aşağıdaki adımlardan oluşan yapılandırılmış bir metodolojiyi takip etti:

1. Process Mining:

• Mevcut satın alma sürecini analiz etmek için process mining araçları kullanıldı.
• Mevcut süreci haritalandırmak için satın alma sistemlerinden, tedarikçi kayıtlarından ve işlem günlüklerinden veri toplandı.
• Satın alma iş akışlarındaki darboğazlar, sapmalar ve verimsizlikler belirlendi.

2. Process Design:

• Ana paydaşlarla atölyeler düzenleyerek içgörüler toplandı ve iyileştirme fırsatları belirlendi.
• İş akışlarını düzene koymak, gereksiz görevleri ortadan kaldırmak ve otomasyon tanıtmak için satın alma süreci yeniden tasarlandı.
• En iyi uygulamalar ve uyumluluk gereksinimlerini içeren standartlaştırılmış bir süreç modeli geliştirildi.

3. Process Simulation:

• Yeniden tasarlanan satın alma süreci, performans sonuçlarını tahmin etmek ve potansiyel sorunları belirlemek için özel yazılımlar kullanılarak simüle edildi.
• Teslimat süreleri, satın alma maliyetleri ve tedarikçi performansı gibi ana performans metrikleri üzerindeki değişikliklerin etkilerini değerlendirmek için farklı senaryolar test edildi.
• Simülasyon sonuçlarına dayanarak süreç modeli en iyi performansı sağlamak üzere iyileştirildi.

Sonuç

Süreç iyileştirme girişiminin uygulanması, Manufacturing Solutions Ltd. için önemli faydalar sağladı:

• Teslimat Gecikmelerinde Azalma: Malzemelerin ortalama teslim süresi %35 azaldı ve bu, daha düzgün üretim programları ve daha az duruş süresi sağladı.
• Düşük Satın Alma Maliyetleri: İyileştirilmiş pazarlık stratejileri ve düzenlenmiş süreçler satın alma maliyetlerinde %25 azalma sağladı.
• Geliştirilmiş Tedarikçi Yönetimi: Daha iyi performans takibi ve ilişki yönetimi, tedarikçi güvenilirliğini ve tedarik zinciri verimliliğini artırdı.
• Artan Verimlilik: Anahtar görevlerin otomasyonu manuel çabayı %50 azalttı, işçilik maliyetlerini düşürdü ve hataları en aza indirdi.
• Geliştirilmiş Görünürlük: Process mining araçları, satın alma sürecine gerçek zamanlı içgörüler sundu, bu da proaktif yönetim ve sürekli iyileştirme sağladı.

Process mining, süreç tasarımı ve süreç simülasyonundan yararlanarak, Manufacturing Solutions Ltd. satın alma süreçlerini başarılı bir şekilde dönüştürdü, önemli operasyonel verimlilikler ve maliyet tasarrufları elde etti. Bu kullanım senaryosu, satın alma fonksiyonlarını optimize etme ve genel iş performansını desteklemede iş süreçleri yönetimi tekniklerinin potansiyelini vurgular.