Dipartimento: Approvvigionamento

Caso d’uso: Ottimizzazione del Processo nel Dipartimento Acquisti

Introduzione

Manufacturing Solutions Ltd., un’azienda leader nel settore manifatturiero con sede a Detroit, è specializzata nella produzione di apparecchiature industriali di alta qualità. Un approvvigionamento efficiente è essenziale per mantenere i programmi di produzione e controllare i costi. Tuttavia, il processo di approvvigionamento dell’azienda ha affrontato sfide significative, portando a consegne ritardate, costi elevati e problemi di gestione dei fornitori. Per affrontare questi problemi, Manufacturing Solutions Ltd. ha avviato un progetto di miglioramento del processo utilizzando tecniche di Process Mining, design del processo e simulazione del processo.

Dichiarazione del Problema

Il processo di approvvigionamento di Manufacturing Solutions Ltd. ha affrontato diverse sfide:

• Consegne Ritardate: Ritardi frequenti nel ricevimento dei materiali hanno disturbato i programmi di produzione e aumentato i tempi di inattività.
• Costi di Approvvigionamento Elevati: Inefficienze e potere negoziale limitato hanno portato a costi di approvvigionamento più alti.
• Problemi di Gestione dei Fornitori: Prestazioni scadenti dei fornitori e gestione delle relazioni hanno influenzato l’efficienza complessiva della supply chain.
• Elaborazione Manuale: Il processo di approvvigionamento si basava fortemente su compiti manuali, risultando in inefficienze ed errori.

Metodologia

L’iniziativa di miglioramento del processo ha seguito una metodologia strutturata composta dai seguenti passaggi:

1. Process Mining:

• Utilizzo di strumenti di process mining per analizzare il processo di approvvigionamento esistente.
• Raccolta di data dai sistemi di approvvigionamento, dai registri dei fornitori e dai log delle transazioni per mappare il processo attuale.
• Identificazione dei colli di bottiglia, delle deviazioni e delle inefficienze nei flussi di lavoro di approvvigionamento.

2. Design del Processo:

• Organizzazione di workshop con gli stakeholder chiave per raccogliere informazioni e identificare opportunità di miglioramento.
• Ridisegnato il processo di approvvigionamento per semplificare i flussi di lavoro, eliminare compiti ridondanti e introdurre automazione dove possibile.
• Sviluppato un modello di processo standardizzato che incorpora le best practice e i requisiti di conformità.

3. Simulazione del Processo:

• Simulato il processo di approvvigionamento ridisegnato utilizzando software specializzati per prevedere i risultati delle prestazioni e identificare potenziali problemi.
• Testate diverse situazioni per valutare l’impatto delle modifiche proposte su metriche di prestazione chiave come tempi di consegna, costi di approvvigionamento e prestazioni del fornitore.
• Raffinato il modello di processo in base ai risultati della simulazione per garantire prestazioni ottimali.

Risultati

L’implementazione dell’iniziativa di miglioramento del processo ha portato a benefici significativi per Manufacturing Solutions Ltd.:

• Riduzione dei Ritardi di Consegna: Il tempo medio di consegna dei materiali è diminuito del 35%, garantendo programmi di produzione più fluidi e riducendo i tempi di inattività.
• Riduzione dei Costi di Approvvigionamento: Strategie di negoziazione migliori e processi semplificati hanno portato a una riduzione del 25% dei costi di approvvigionamento.
• Migliore Gestione dei Fornitori: Una migliore tracciabilità delle performance e gestione delle relazioni ha migliorato l’affidabilità dei fornitori e l’efficienza complessiva della supply chain.
• Aumento dell’Efficienza: L’automazione dei compiti chiave ha ridotto lo sforzo manuale del 50%, abbassando i costi del lavoro e minimizzando gli errori.
• Maggiore Visibilità: Gli strumenti di process mining hanno fornito approfondimenti in tempo reale sul processo di approvvigionamento, facilitando una gestione proattiva e un miglioramento continuo.

Sfruttando il process mining, il design del processo e la simulazione del processo, Manufacturing Solutions Ltd. ha trasformato con successo il suo processo di approvvigionamento, raggiungendo un’efficienza operativa significativa e risparmi nei costi. Questo caso d’uso evidenzia il potenziale delle tecniche di business process management nell’ottimizzazione delle funzioni di approvvigionamento e nel supportare le performance aziendali complessive.