Abteilung: Procurement & Einkauf optimieren

Procurement Prozess Optimierung

Einführung

Manufacturing Solutions Ltd., ein führendes Fertigungsunternehmen aus Detroit, spezialisiert auf die Produktion hochwertiger Industrieanlagen. Effizientes Procurement ist entscheidend, um Produktionspläne einzuhalten und Kosten zu steuern. Dennoch gab es im Procurement-Prozess große Herausforderungen, etwa Lieferverzögerungen, hohe Kosten und Probleme im Supplier Management. Um diese Probleme zu lösen, startete Manufacturing Solutions Ltd. ein Optimierungsprojekt mit Process Mining, Process Design und Process Simulation.

Problemstellung

Im Procurement-Prozess von Manufacturing Solutions Ltd. gab es verschiedene Herausforderungen:

• Lieferverzögerungen: Häufige Verspätungen bei Materiallieferungen störten den Produktionsplan und führten zu Stillstand.
• Hohe Procurement-Kosten: Ineffizienzen und geringe Verhandlungsmacht führten zu höheren Kosten.
• Supplier Management Probleme: Schlechte Performance und Beziehungen zu Lieferanten schwächten die Supply Chain.
• Manuelle Bearbeitung: Stark manuelle Prozesse verursachten Fehler und Ineffizienzen.

Methodik

Die Prozessoptimierung folgte einer klaren Methodik mit diesen Schritten:

1. Process Mining:

• Einsatz von Process Mining Tools zur Analyse des bestehenden Procurement-Prozesses.
• Daten aus Einkaufssystemen, Lieferantendaten und Transaktionslogs gesammelt, um den Ist-Prozess zu mappen.
• Engpässe, Abweichungen und Ineffizienzen im Workflow erkannt.

2. Process Design:

• Workshops mit Stakeholdern durchgeführt, um Insights und Optimierungsthemen zu sammeln.
• Prozess neu gestaltet, um Abläufe zu vereinfachen, doppelte Aufgaben zu entfernen und Automatisierung einzuführen.
• Ein standardisiertes Prozessmodell entwickelt, das Best Practices und Compliance einbezieht.

3. Process Simulation:

• Den neu gestalteten Procurement-Prozess per Software simuliert, um Performance und mögliche Risiken vorherzusagen.
• Verschiedene Szenarien getestet, um Auswirkungen auf KPIs wie Lieferzeit, Procurement-Kosten und Supplier Performance zu bewerten.
• Modell anhand der Simulation weiter angepasst für optimale Ergebnisse.

Ergebnisse

Die Umsetzung der Optimierungsmaßnahme brachte für Manufacturing Solutions Ltd. deutliche Vorteile:

• Reduzierte Lieferverzögerungen: Die durchschnittliche Lieferzeit sank um 35 %, wodurch Produktionspläne stabilisiert wurden.
• Niedrigere Procurement-Kosten: Bessere Verhandlungsstrategien und schlankere Prozesse senkten die Kosten um 25 %.
• Verbessertes Supplier Management: Leistungs-Tracking und Relationship Management steigerten die Zuverlässigkeit der Lieferanten und Supply Chain.
• Mehr Effizienz: Automatisierung zentraler Aufgaben verringerte manuelle Arbeit um 50 %, Fehler und Aufwand wurden minimiert.
• Höhere Transparenz: Process Mining ermöglichte Echtzeit-Einblicke in den Procurement-Prozess, unterstützte Monitoring und Verbesserungen.

Durch den Einsatz von Process Mining, Process Design und Process Simulation wurde der Procurement-Prozess nachhaltig modernisiert. Das Beispiel zeigt, wie Business Management Methoden Procurement effizienter machen und den Unternehmenserfolg erhöhen.