Abteilung: Beschaffung

Anwendungsfall: Prozessoptimierung im Einkauf

Einführung

Manufacturing Solutions Ltd., ein führendes Unternehmen mit Sitz in Detroit, spezialisiert auf die Herstellung hochwertiger Industrieausrüstung. Effiziente Beschaffung ist entscheidend für die Einhaltung von Produktionsplänen und die Kostenkontrolle. Allerdings stand das Unternehmen vor erheblichen Herausforderungen im Beschaffungsprozess, die zu verspäteten Lieferungen, hohen Kosten und Problemen beim Lieferantenmanagement führten. Um diese Probleme zu lösen, startete Manufacturing Solutions Ltd. ein Projekt zur Prozessoptimierung, das Process Mining, Prozessdesign und Prozesstimulationstechniken einsetzt.

Problemstellung

Der Beschaffungsprozess bei Manufacturing Solutions Ltd. stand vor mehreren Herausforderungen:

• Verspätete Lieferungen: Häufige Verzögerungen bei der Materialbeschaffung störten die Produktionspläne und erhöhten Stillstandzeiten.
• Hohe Beschaffungskosten: Ineffizienzen und begrenzter Verhandlungsspielraum führten zu höheren Beschaffungskosten.
• Probleme im Lieferantenmanagement: Schwache Lieferantenleistung und Beziehungsmanagement beeinträchtigten die Gesamteffizienz der Lieferkette.
• Manuelle Verarbeitung: Der Beschaffungsprozess war stark auf manuelle Aufgaben angewiesen, was zu Ineffizienzen und Fehlern führte.

Methodik

Die Prozessoptimierungsinitiative folgte einer strukturierten Methodik, die aus den folgenden Schritten besteht:

1. Process Mining:

• Einsatz von Process Mining Tools zur Analyse des bestehenden Beschaffungsprozesses.
• Erfassung von Daten aus Beschaffungssystemen, Lieferantenakten und Transaktionsprotokollen zur Abbildung des aktuellen Prozesses.
• Identifikation von Engpässen, Abweichungen und Ineffizienzen in den Beschaffungsabläufen.

2. Prozessdesign:

• Durchführung von Workshops mit wichtigen Stakeholdern, um Einblicke zu gewinnen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
• Neugestaltung des Beschaffungsprozesses zur Optimierung der Abläufe, Eliminierung redundanter Aufgaben und Einführung von Automatisierungen, wo möglich.
• Entwicklung eines standardisierten Prozessmodells, das Best Practices und Compliance-Anforderungen einbezieht.

3. Prozesssimulation:

• Simulation des neu gestalteten Beschaffungsprozesses mit spezieller Software, um Leistungsergebnisse vorherzusagen und potenzielle Probleme zu identifizieren.
• Testen verschiedener Szenarien, um die Auswirkungen vorgeschlagener Änderungen auf Schlüsselkennzahlen wie Lieferzeiten, Beschaffungskosten und Lieferantenleistung zu bewerten.
• Verfeinerung des Prozessmodells basierend auf den Simulationsergebnissen, um optimale Leistung zu gewährleisten.

Ergebnis

Die Umsetzung der Prozessverbesserungsinitiative brachte erhebliche Vorteile für Manufacturing Solutions Ltd.:

• Reduzierte Lieferverzögerungen: Die durchschnittliche Lieferzeit für Materialien wurde um 35 % verringert, was zu reibungsloseren Produktionsplänen und weniger Stillstandszeiten führte.
• Geringere Beschaffungskosten: Verbesserte Verhandlungsstrategien und optimierte Prozesse führten zu einer Reduzierung der Beschaffungskosten um 25 %.
• Verbessertes Lieferantenmanagement: Bessere Leistungsüberwachung und Beziehungsmanagement verbesserten die Zuverlässigkeit der Lieferanten und die Gesamteffizienz der Lieferkette.
• Erhöhte Effizienz: Die Automatisierung wesentlicher Aufgaben reduzierte den manuellen Aufwand um 50 %, senkte Arbeitskosten und minimierte Fehler.
• Verbesserte Sichtbarkeit: Process Mining Tools boten Echtzeiteinblicke in den Beschaffungsprozess, was ein proaktives Management und kontinuierliche Verbesserung ermöglichte.

Durch den Einsatz von Process Mining, Prozessdesign und Prozesssimulation verwandelte Manufacturing Solutions Ltd. erfolgreich ihren Beschaffungsprozess und erreichte signifikante betriebliche Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen. Dieser Anwendungsfall zeigt das Potenzial von Business Process Management-Techniken zur Optimierung der Beschaffungsfunktionen und zur Unterstützung der gesamten Unternehmensleistung.