Departamento: Compras

Caso de uso: Mejora de Procesos en el Departamento de Compras

Introducción

Manufacturing Solutions Ltd., una compañía líder en manufactura con sede en Detroit, se especializa en la producción de equipos industriales de alta calidad. La eficiencia en las compras es crucial para mantener los calendarios de producción y controlar costos. Sin embargo, el proceso de compras de la compañía enfrentó desafíos significativos, resultando en retrasos en las entregas, costos altos y problemas de gestión de proveedores. Para abordar estos problemas, Manufacturing Solutions Ltd. inició un proyecto de mejora de procesos utilizando técnicas de Process Mining, diseño de procesos y simulación de procesos.

Declaración del Problema

El proceso de compras en Manufacturing Solutions Ltd. enfrentaba varios desafíos:

• Retrasos en las Entregas: Los frecuentes retrasos en la recepción de materiales perturbaban los calendarios de producción e incrementaban los tiempos de inactividad.
• Altos Costos de Compras: Las ineficiencias y el limitado poder de negociación llevaban a mayores costos de compras.
• Problemas de Gestión de Proveedores: Un rendimiento pobre de los proveedores y una gestión de relaciones ineficaz afectaban la eficiencia global de la cadena de suministro.
• Procesamiento Manual: El proceso de compras dependía en gran medida de tareas manuales, resultando en ineficiencias y errores.

Metodología

La iniciativa de mejora de procesos siguió una metodología estructurada que consistió en los siguientes pasos:

1. Process Mining:

• Se utilizaron herramientas de Process Mining para analizar el proceso de compras existente.
• Se recopilaron datos de los sistemas de compras, registros de proveedores y registros de transacciones para mapear el proceso actual.
• Se identificaron cuellos de botella, desviaciones e ineficiencias en los flujos de trabajo de compras.

2. Diseño de Procesos:

• Se realizaron talleres con los principales interesados para recopilar información e identificar oportunidades de mejora.
• Se rediseñó el proceso de compras para optimizar los flujos de trabajo, eliminar tareas redundantes e introducir automatización donde fuera posible.
• Se desarrolló un modelo estandarizado de proceso que incorporaba mejores prácticas y requisitos de cumplimiento.

3. Simulación de Procesos:

• Se simuló el proceso de compras rediseñado utilizando software especializado para predecir resultados de rendimiento e identificar posibles problemas.
• Se probaron diferentes escenarios para evaluar el impacto de los cambios propuestos en métricas clave de rendimiento como tiempos de entrega, costos de compras y desempeño de proveedores.
• Se refinó el modelo de proceso basado en los resultados de la simulación para asegurar un rendimiento óptimo.

Resultado

La implementación de la iniciativa de mejora de procesos generó beneficios significativos para Manufacturing Solutions Ltd.:

• Reducción de Retrasos en Entregas: El tiempo promedio de entrega de materiales disminuyó un 35%, asegurando calendarios de producción más fluidos y reduciendo tiempos de inactividad.
• Reducción de Costos de Compras: Las estrategias de negociación mejoradas y los procesos optimizados resultaron en una reducción del 25% en los costos de compras.
• Mejora en la Gestión de Proveedores: Un mejor seguimiento del rendimiento y la gestión de relaciones mejoró la fiabilidad de los proveedores y la eficiencia general de la cadena de suministro.
• Mayor Eficiencia: La automatización de tareas clave redujo el esfuerzo manual en un 50%, disminuyendo los costos laborales y minimizando errores.
• Mejor Visibilidad: Las herramientas de Process Mining proporcionaron información en tiempo real sobre el proceso de compras, facilitando una gestión proactiva y mejora continua.

Al aprovechar Process Mining, diseño de procesos y simulación de procesos, Manufacturing Solutions Ltd. transformó exitosamente su proceso de compras, logrando eficiencias operacionales significativas y ahorros de costos. Este caso de uso destaca el potencial de las técnicas de gestión de procesos empresariales para optimizar funciones de compras y apoyar el rendimiento general del negocio.