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Mejora del proceso de procurement

Introducción

Manufacturing Solutions Ltd., una empresa líder en fabricación con sede en Detroit, especializada en equipos industriales de alta calidad. Un procurement eficiente es clave para cumplir entregas y controlar costes. Sin embargo, el proceso de procurement enfrentó retos importantes: retrasos, altos costes y problemas en gestión de proveedores. Para solucionarlo, la empresa inició un proyecto de mejora de procesos con técnicas de Process Mining, diseño y simulación de procesos.

Situación del problema

El proceso de procurement afrontaba varios retos:

• Entregas atrasadas: Frecuentes retrasos en materiales afectaban la producción y causaban tiempos muertos.
• Costos de procurement elevados: Ineficiencias y poca negociación aumentaban los costes.
• Gestión de proveedores: Performance baja y gestión pobre afectaban la eficiencia de la supply chain.
• Procesos manuales: Alta dependencia en tareas manuales generaba más ineficiencias y errores.

Metodología

La iniciativa de mejora siguió una metodología estructurada con estos pasos:

1. Process Mining:

• Uso de herramientas de Process Mining para analizar el proceso de procurement actual.
• Recopilación de data de sistemas de compras, registros de proveedores y logs para mapear el proceso real.
• Identificación de cuellos de botella, desvíos e ineficiencias en los workflows de procurement.

2. Diseño de procesos:

• Workshops con stakeholders clave para identificar oportunidades de mejora.
• Rediseño del proceso para optimizar workflows, eliminar tareas repetidas e implementar automatización donde sea posible.
• Creación de un modelo estándar alineado con mejores prácticas y compliance.

3. Simulación de procesos:

• Simulación del proceso rediseñado con software especializado para prever resultados y detectar incidencias.
• Pruebas de escenarios para analizar el impacto de los cambios en métricas clave: tiempos de entrega, coste y performance de proveedores.
• Ajuste del modelo según los resultados para lograr el mejor rendimiento.

Resultados

La mejora del proceso trajo beneficios clave para Manufacturing Solutions Ltd.:

• Menos retrasos en entregas: El tiempo promedio de entrega bajó un 35%, asegurando la producción y menos paros.
• Costos reducidos: Mejoras en negociación y procesos optimizados bajaron gastos un 25%.
• Mejor gestión de proveedores: Más control y mejor relación aumentaron la fiabilidad y la supply chain.
• Mayor eficiencia: Automatización de tareas clave redujo el trabajo manual en un 50% y minimizó errores y costes.
• Mejor visibilidad: Herramientas de Process Mining ofrecen insights en tiempo real, facilitando la mejora continua.

Con Process Mining, diseño y simulación de procesos, la compañía transformó su procurement logrando eficiencia y grandes ahorros. Este caso muestra el potencial de la gestión de procesos para optimizar compras y mejorar toda la operación.