Departamento: Compras Eficientes

Caso de Uso: Melhoria de Processos no Departamento de Compras

Introdução

Manufacturing Solutions Ltd., uma empresa líder em fabricação sediada em Detroit, é especializada na produção de equipamentos industriais de alta qualidade. Compras eficientes são cruciais para manter cronogramas de produção e controlar custos. No entanto, o processo de compras da empresa enfrentou desafios significativos, resultando em entregas atrasadas, altos custos e problemas de gestão de fornecedores. Para resolver esses problemas, a Manufacturing Solutions Ltd. iniciou um projeto de melhoria de processos utilizando técnicas de Process Mining, design de processo e simulação de processos.

Declaração do Problema

O processo de compras na Manufacturing Solutions Ltd. enfrentou vários desafios:

• Entregas Atrasadas: Atrasos frequentes na recepção de materiais comprometiam cronogramas de produção e aumentavam o tempo ocioso.
• Altos Custos de Compras: Ineficiências e poder de negociação limitado resultaram em custos de compra mais elevados.
• Problemas de Gestão de Fornecedores: Desempenho insatisfatório de fornecedores e má gestão de relacionamentos afetaram a eficiência geral da cadeia de suprimentos.
• Processamento Manual: O processo de compras dependia muito de tarefas manuais, resultando em ineficiências e erros.

Metodologia

A iniciativa de melhoria de processos seguiu uma metodologia estruturada composta pelos seguintes passos:

1. Process Mining:

• Utilizou ferramentas de Process Mining para analisar o processo de compras existente.
• Coletou dados de sistemas de compras, registros de fornecedores e logs de transações para mapear o processo atual.
• Identificou gargalos, desvios e ineficiências nos fluxos de trabalho de compras.

2. Design de Processo:

• Realizou workshops com partes interessadas para obter insights e identificar oportunidades de melhoria.
• Redesenhou o processo de compras para otimizar fluxos de trabalho, eliminar tarefas redundantes e introduzir automação quando possível.
• Desenvolveu um modelo de processo padronizado que incorporou melhores práticas e requisitos de conformidade.

3. Simulação de Processo:

• Simulou o processo redesenhado de compras usando software especializado para prever resultados de desempenho e identificar problemas potenciais.
• Testou diferentes cenários para avaliar o impacto das mudanças propostas em métricas de desempenho como tempos de entrega, custos de compras e desempenho de fornecedores.
• Refinou o modelo de processo com base nos resultados das simulações para garantir desempenho ideal.

Resultado

A implementação da iniciativa de melhoria de processos trouxe benefícios significativos para a Manufacturing Solutions Ltd.:

• Redução dos Atrasos de Entrega: O tempo médio de entrega dos materiais diminuiu em 35%, garantindo cronogramas de produção mais fluídos e reduzindo o tempo ocioso.
• Redução dos Custos de Compras: Estratégias de negociação aprimoradas e processos otimizados resultaram em uma redução de 25% nos custos de compras.
• Melhoria na Gestão de Fornecedores: Melhor rastreamento de performance e gestão de relacionamento aumentaram a confiabilidade dos fornecedores e a eficiência geral da cadeia de suprimentos.
• Aumento da Eficiência: A automação de tarefas-chave reduziu o esforço manual em 50%, diminuindo custos de mão de obra e minimizando erros.
• Melhoria na Visibilidade: Ferramentas de Process Mining forneceram insights em tempo real sobre o processo de compras, facilitando a gestão proativa e a melhoria contínua.

Ao utilizar Process Mining, design de processo e simulação de processos, a Manufacturing Solutions Ltd. transformou com sucesso seu processo de compras, alcançando eficiências operacionais significativas e economias de custos. Este caso de uso destaca o potencial das técnicas de gestão de processos de negócios na otimização de funções de compras e no suporte ao desempenho geral dos negócios.