Do pedido ao pagamento: documente e revise seu processo

Procure to Pay: encontre e revise exceções no processo

O processo de Procure to Pay vai da solicitação de compra à aprovação, passando pela seleção de fornecedores, pelo pedido de compra e pelo processamento da fatura. Documente o fluxo acordado, revise-o com as partes interessadas e compare-o com os dados de eventos para identificar diferenças entre o processo previsto e o que acontece na prática. Assim, você pode investigar gastos fora de contrato, pedidos divididos e compras sem as aprovações necessárias. O ProcessMind revela esses padrões, mas não aplica as políticas de compras.

Por que documentar seu processo de compras?

O conhecimento sobre compras costuma ficar espalhado entre documentos, planilhas, conversas por e-mail e a experiência de algumas pessoas. À medida que o trabalho muda, essas fontes podem ficar desatualizadas. Suas equipes podem discordar sobre qual processo está atualizado ou quem é responsável por uma decisão.

Um modelo compartilhado oferece às pessoas responsáveis pelo processo, às aprovadoras e às equipes uma referência comum para o fluxo padrão, os pontos de decisão, as funções e as exceções. A aprovação e o histórico de versões ajudam você a revisar mudanças e identificar a versão aprovada. Links compartilháveis facilitam o acesso à documentação atual.

Para saber como atribuir responsabilidades, consulte esta matriz RACI para processos. A pessoa responsável responde pelo processo; as pessoas aprovadoras tomam as decisões de controle pertinentes.

Quais exceções de compras você pode investigar?

Compare o modelo acordado com os dados de eventos de compras para identificar onde os casos reais variam. Você pode investigar padrões como:

• Gastos fora de contrato: compras que parecem não seguir o contrato ou o caminho de fornecedor esperado.
• Pedidos divididos: várias compras que podem precisar ser verificadas de acordo com as regras de compras da sua organização.
• Aprovações ausentes: casos em que a atividade de aprovação esperada não aparece nos dados de eventos.
• Caminhos de aprovação diferentes: variações por equipe, região, fornecedor ou tipo de compra.
• Retrabalho e atrasos: atividades repetidas, handoffs ou longos tempos de espera.

Esses padrões são sinais que merecem análise, não provas de violação de políticas. Sua equipe decide o que cada exceção significa e quais medidas tomar.

Como comparar o modelo com as compras reais?

Comece com um processo documentado e um Event Log adequado. Process Mining usa dados de eventos para mostrar os caminhos percorridos pelos casos, incluindo tempos de ciclo, handoffs, retrabalho, caminhos de aprovação e desvios do modelo.

Revise as diferenças com a pessoa responsável pelo processo e com as pessoas aprovadoras. Confirme se uma variação é uma exceção aprovada, uma lacuna na documentação ou um problema de processo que precisa de mais investigação. Saiba mais sobre como comparar dados de processos com um modelo.

Saiba como funciona o Process Mining.

Como manter atualizado o processo aprovado?

Crie um modelo BPMN que represente o fluxo padrão, as funções, as decisões, os sistemas e as exceções conhecidas. Envolva a pessoa responsável pelo processo e as pessoas aprovadoras pertinentes na revisão e na aprovação antes de publicar uma mudança.

Use links compartilháveis para direcionar as equipes à documentação acordada e o histórico de versões para acompanhar as mudanças ao longo do tempo. Assim, você tem uma base prática para revisar o modelo quando políticas, fornecedores ou práticas de trabalho mudarem.

Leia sobre documentação de processos.

Como se encaixam os processos de RFP, RFQ e cotação

Documente os processos de RFP, RFQ e cotação dentro do fluxo de compras mais amplo ou como processos vinculados, se isso representar melhor o funcionamento da sua organização. Registre os pontos de decisão, as responsabilidades e os handoffs importantes. Depois, compare o fluxo documentado com os dados de eventos das atividades registradas.

Os três nomes respondem a perguntas diferentes e muitas vezes são usados como sinônimos. Uma solicitação de informações pergunta o que um fornecedor pode oferecer. Uma solicitação de proposta pede uma solução e um preço para um trabalho ainda não totalmente especificado. Já uma solicitação de cotação pede um preço com base em uma especificação definida. Para produtos padronizados, talvez baste uma RFQ; serviços podem passar primeiro por uma RFI e uma RFP. Modele a sequência que sua organização realmente usa e indique os pontos em que o processo aguarda a resposta de um fornecedor.

Você também pode documentar o processo de gestão de contratos junto ao de compras, para que as equipes entendam como as etapas relacionadas aos contratos se conectam a solicitações, aprovações e pedidos.

O que a análise de automação do Procure to Pay pode mostrar?

Process Mining pode mostrar onde o trabalho segue um caminho repetível, onde ocorrem handoffs manuais e quais exceções precisam de atenção. Essas evidências podem ajudar você a avaliar possíveis oportunidades de automação, mas o ProcessMind não executa nem automatiza o trabalho de compras. Valide o processo e os controles antes de decidir se a automação é adequada.

Para entender melhor como as equipes usam evidências de processos para identificar oportunidades de melhoria, leia como encontrar oportunidades de automação com Process Mining.

Como começar?

Escolha um fluxo de compras com uma pessoa responsável pelo processo bem definida e uma pergunta específica, como verificar se os pedidos de compra seguem o caminho de aprovação esperado. Reúna um arquivo disponível com os dados dos pedidos de compra e a documentação atual do processo, mesmo que esteja incompleta.

Alinhe o modelo com a pessoa responsável pelo processo e com as pessoas aprovadoras e, em seguida, compare-o com os dados. Analise as exceções em conjunto e registre as mudanças aprovadas no histórico de versões do modelo. Mantenha as responsabilidades claras: a pessoa responsável responde pelo processo, enquanto as pessoas aprovadoras tomam as decisões de controle pertinentes. Alinhe essas funções às orientações da matriz RACI da sua organização.

Como isso pode ajudar nas auditorias?

Um modelo atualizado e os desvios visíveis do processo podem ajudar você a se preparar para uma revisão, mostrando o fluxo esperado e onde os casos reais são diferentes. A equipe de auditoria pode investigar as evidências e avaliar os controles. A análise não determina se uma compra está em conformidade.

Veja o caso de uso para auditoria

Quais são os próximos passos?

Comece com um arquivo de dados de pedidos de compra e um modelo acordado. Compare os dados de compras com o fluxo documentado e, em seguida, revise as exceções com as pessoas responsáveis pelo processo.

Modele seu fluxo de compras e compare-o com os dados