เครื่องมือ BPMN: เลือก Modeler ให้เหมาะกับงาน

เครื่องมือbpmn ทำได้มากกว่าการวาดแผนภาพกระบวนการ เครื่องมือบางชนิดตรวจสอบสัญลักษณ์ BPMN 2.0 บางชนิดรองรับเวิร์กช็อปแบบทำงานร่วมกัน บางชนิดเชื่อมโมเดลกับงานที่ระบบจะประมวลผล และบางชนิดจัดเก็บสถาปัตยกรรมทั้งหมดพร้อมเปรียบเทียบโมเดลกับข้อมูลที่ระบบบันทึกไว้ เลือกเครื่องมือตามสิ่งที่คุณต้องการทำกับโมเดลต่อไป ไม่ใช่จำนวนรูปร่างในแถบเครื่องมือ.

เครื่องมือมีหลายระดับราคา โดยเริ่มจากไม่มีค่าใช้จ่าย คุณเก็บโมเดล BPMN 2.0 ที่ถูกต้องไว้ในแค็ตตาล็อกที่ใช้ร่วมกันได้โดยไม่ต้องจ่ายค่าไลเซนส์ แล้วค่อยขยับแพ็กเกจเมื่อเริ่มทำงานด้านสถาปัตยกรรม การกำกับดูแล หรือข้อมูลกระบวนการ คู่มือนี้อธิบายเครื่องมือ 5 ประเภท เกณฑ์ 7 ข้อที่ใช้แยกประเภท ตารางเปรียบเทียบความสามารถ และข้อจำกัดของตัวเลือกฟรี.

เครื่องมือ BPMN ทำอะไรได้บ้าง?

คำนี้หมายถึงเครื่องมือสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ 5 ประเภท ทุกประเภทสร้างแผนภาพได้ แต่แก้ปัญหาคนละแบบ.

• เครื่องมือสร้างแบบจำลองตามสัญลักษณ์ ใช้สร้างและตรวจสอบแผนภาพ BPMN 2.0 ตัวอย่างเช่น Camunda Modeler, ไลบรารี bpmn.io ที่ใช้สร้างเครื่องมือนี้, Bizagi Modeler และ Signavio Process Manager ในส่วนของ Modeler
• เครื่องมือสร้างแผนภาพ รองรับเวิร์กช็อปแบบทำงานร่วมกันและการสื่อสารด้วยภาพ ตัวอย่างเช่น Visio, Lucidchart, Miro และ draw.io รูปร่างปรับแต่งได้ยืดหยุ่น แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นไปตามกฎ BPMN
• ชุดเครื่องมือ BPM เชื่อมโมเดลเข้ากับการประมวลผลกระบวนการ ตัวอย่างเช่น Camunda Platform, Appian, Pega และ Bizagi Suite โดยโมเดลจะกลายเป็นข้อกำหนดสำหรับระบบประมวลผล
• ชุดเครื่องมือสถาปัตยกรรมองค์กร จัดเก็บกระบวนการไว้ในสถาปัตยกรรมที่กว้างขึ้น ตัวอย่างเช่น ARIS, SAP Signavio, LeanIX และ Bizzdesign ซึ่งดูแลทั้งการกำกับดูแลและพอร์ตโฟลิโอที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ
• แพลตฟอร์ม process intelligence เก็บโมเดล สถาปัตยกรรม และหลักฐานไว้ด้วยกัน ตัวอย่างเช่น ProcessMind, Celonis และ Signavio Process Intelligence คุณเปรียบเทียบโมเดลกับข้อมูลที่ระบบบันทึกไว้ได้.

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเลือกเครื่องมือ คือเลือกมาใช้กับงานหนึ่งแล้วคาดหวังให้ทำอีกงานได้ หากต้องการภาพรวมกระบวนการที่มีการกำกับดูแล เครื่องมือสร้างแผนภาพอาจทำให้คุณเหลือเพียงโฟลเดอร์ที่เก็บรูปภาพ แต่ถ้าต้องการจัดเวิร์กช็อปอย่างรวดเร็ว ชุดเครื่องมือระดับองค์กรอาจเพิ่มงานนำไปใช้เกินกว่าที่จำเป็น.

อีกข้อผิดพลาดคือจ่ายราคาองค์กร ทั้งที่เริ่มต้นใช้งานฟรีได้ ProcessMind อยู่ในประเภทสุดท้ายและรองรับงานประเภทแรกด้วย คุณสามารถสร้างและตรวจสอบ BPMN 2.0 เก็บโมเดลไว้ในแค็ตตาล็อก แล้วเพิ่มระดับสถาปัตยกรรมและข้อมูลเหตุการณ์เมื่อจำเป็น.

ควรตรวจสอบอะไรบ้างก่อนเลือกซอฟต์แวร์ BPMN?

ใช้เกณฑ์ 7 ข้อนี้เปรียบเทียบเครื่องมือสร้างแบบจำลอง BPMN โดยให้ความสำคัญกับสิ่งที่คุณจะนำโมเดลไปใช้หลังวาดเสร็จ.

1. การปฏิบัติตาม BPMN 2.0 โปรแกรมแก้ไขตรวจสอบสัญลักษณ์ขณะที่คุณวาดหรือไม่? ควรตรวจสอบข้อนี้ก่อน เพราะทุกอย่างขึ้นอยู่กับเรื่องนี้ หากโมเดลไม่ผ่านการตรวจสอบ ก็ส่งออกเป็น BPMN XML ที่มีความหมาย นำไปจำลอง หรือเปรียบเทียบกับ event log ไม่ได้ หากไม่เป็นไปตามข้อกำหนด สิ่งที่คุณมีเป็นเพียงภาพที่ดูคล้ายกระบวนการ
2. การทำงานร่วมกันหลายคนแก้ไข แสดงความคิดเห็น และตรวจทานร่วมกันได้หรือไม่? ผู้ใช้ที่ไม่มีไลเซนส์เต็มรูปแบบยังดูหรือมีส่วนร่วมได้หรือไม่?
3. สถาปัตยกรรมคุณจัดกระบวนการเป็นลำดับชั้น โดยมีขั้นตอนหลักและขั้นตอนย่อยได้หรือไม่ หรือแต่ละแผนภาพต้องอยู่ในไฟล์แยกกัน? นี่คือความแตกต่างระหว่าง Modeler กับคลังจัดเก็บโมเดล
4. การจำลองคุณทดสอบการเปลี่ยนแปลงที่เสนอได้หรือไม่ เช่น เปลี่ยนเวลาบริการหรือเพิ่มผู้ตรวจทาน แล้วดูผลต่อระยะเวลาตั้งแต่ต้นจนจบ
5. ข้อมูลกระบวนการคุณเปรียบเทียบโมเดลกับ event log เพื่อดูว่ากระบวนการทำงานตามที่บันทึกไว้หรือไม่
6. การทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่นคุณนำเข้าและส่งออก BPMN XML มาตรฐานได้หรือไม่? มี API หรือไม่? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณนำไฟล์ออกไปใช้ต่อได้ เพราะนี่เป็นอีกวิธีหนึ่งในการตรวจสอบว่าโมเดลเป็น BPMN 2.0 จริงหรือไม่
7. การกำกับดูแลคุณติดตามเวอร์ชัน กำหนดผู้รับผิดชอบ และควบคุมผู้ที่แก้ไขได้หรือไม่? การกำกับดูแลช่วยให้สถาปัตยกรรมยังคงมีประโยชน์เมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง.

ค่าใช้จ่ายสำคัญ แต่ค่าไลเซนส์มักไม่ใช่ต้นทุนก้อนใหญ่ที่สุด ต้นทุนที่เพิ่มขึ้นคือภาระงานที่เครื่องมือไม่ได้ทำแทนคุณ นี่จึงเป็นเหตุผลที่เครื่องมือสองตัวซึ่งมีรายการฟีเจอร์เหมือนกัน อาจให้ประสบการณ์ใช้งานต่างกันมาก ควรเริ่มจากเปรียบเทียบความสามารถของเครื่องมือแต่ละประเภท.

หากต้องการเข้าใจวิธีจัดระเบียบและดูแลโมเดล อ่านเรื่องการกำกับดูแลกระบวนการ ส่วนเรื่องสัญลักษณ์ ดูข้อกำหนดของ BPMN 2.0และสัญลักษณ์ที่เหมาะกับงาน.

เครื่องมือสร้างแบบจำลอง BPMN แบบใดเหมาะกับงานแต่ละประเภท?

เปรียบเทียบซอฟต์แวร์สร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจตามงานที่ต้องทำ ไม่ใช่จำนวนรูปร่างที่เครื่องมือมี ตารางด้านล่างแสดงเกณฑ์ 7 ข้อในแนวตั้ง และเครื่องมือ 5 ประเภทในแนวนอน.

อ่านตารางทีละคอลัมน์ การที่เครื่องมือไม่มีความสามารถบางอย่างไม่ได้แปลว่าเครื่องมือนั้นไม่ดี แต่หมายถึงออกแบบมาสำหรับงานอีกแบบหนึ่ง.

• เครื่องมือสร้างแบบจำลองตามสัญลักษณ์ (Camunda Modeler, bpmn.io, Bizagi Modeler) ใช้ฟรีและวาด BPMN ที่ถูกต้องได้ดี ไม่มีคลังจัดเก็บโมเดล ไม่มีสถาปัตยกรรม และไม่มีข้อมูล ซึ่งไม่เป็นปัญหาหากมีคนดูแลแผนภาพเพียงไม่กี่รายการ หากใช้อยู่แล้ว คุณสามารถย้ายโมเดลไปใช้ต่อได้ เพราะเป็น BPMN XML มาตรฐาน
• **เครื่องมือสร้างแผนภาพ (Visio, Lucidchart, Miro, draw.io)**เป็นเครื่องมือสร้างแบบจำลองธุรกิจทั่วไปที่หลายทีมมีอยู่แล้วในคอมพิวเตอร์ เหมาะกับเวิร์กช็อปและการอธิบายกระบวนการให้คนที่ไม่เปิด Modeler ดู รูปร่างไม่ได้บังคับให้ทำตามมาตรฐาน ไฟล์จึงยังเป็นเพียงภาพ และการย้ายออกจากเครื่องมือที่ใช้ชุดสัญลักษณ์ก็เกี่ยวข้องกับความแตกต่างข้อนี้เป็นหลัก
• **ชุดเครื่องมือ BPM (Camunda Platform, Appian, Pega, Bizagi Suite)**เลือกใช้เมื่อจำเป็นต้องให้โมเดลทำงานจริง โมเดลจะอยู่ภายในระบบประมวลผลของผู้ให้บริการ ซึ่งเป็นการตัดสินใจคนละเรื่องกับการเลือกว่าจะเก็บความรู้เกี่ยวกับกระบวนการไว้ที่ใด อ่านคำอธิบายว่า BPMS คืออะไรเพิ่มเติมได้
• **ชุดเครื่องมือสถาปัตยกรรมองค์กร (ARIS, SAP Signavio, LeanIX, Bizzdesign)**เหมาะเมื่อสถาปัตยกรรมมีขอบเขตกว้างกว่ากระบวนการ เพราะยังจัดเก็บพอร์ตโฟลิโอแอปพลิเคชันและขีดความสามารถได้ด้วย อ่านการเปรียบเทียบเครื่องมือสถาปัตยกรรมองค์กรก่อนกำหนดขอบเขตโครงการ
• **แพลตฟอร์ม process intelligence (ProcessMind)**เก็บโมเดล สถาปัตยกรรมที่เกี่ยวข้อง และข้อมูลเหตุการณ์จากระบบของคุณไว้ในพื้นที่ทำงานเดียว ตรวจสอบ BPMN 2.0 ขณะวาด จัดวางโมเดลโดยอัตโนมัติ ร่างด้วย AI จัดกระบวนการเป็นลำดับชั้นพร้อมผู้รับผิดชอบและการอนุมัติ แล้วทดสอบโมเดลด้วยการจำลองและ process mining หากงานของคุณเน้นกระบวนการ ไม่ใช่ภาพรวมแอปพลิเคชันทั้งหมด เครื่องมือประเภทนี้ก็ดูแลงานได้ครบ.

การเปรียบเทียบเครื่องมือ bpmn ที่มีประโยชน์ควรช่วยให้ตัดสินใจได้ ไม่ใช่แค่นับฟีเจอร์ สำหรับทีมที่ทำงานด้านกระบวนการ คอลัมน์สุดท้ายคือที่ที่งานทั้งหมดอยู่ เริ่มจากแพ็กเกจ Process Individual แล้วเพิ่มความสามารถตามขอบเขตงานที่ขยายขึ้น แทนที่จะต้องย้ายไปใช้เครื่องมืออีกตัวในภายหลัง.

ควรให้เครื่องมือ BPMN ช่วยทำงานอะไรบ้าง?

ไม่ว่าคอลัมน์ใดในตารางจะเหมาะกับงานของคุณ งาน 3 อย่างนี้เป็นตัวกำหนดว่าเครื่องมือจะช่วยคืนเวลาให้คุณได้มากแค่ไหน งานเหล่านี้เกิดซ้ำทุกครั้งที่แก้ไขโมเดล และให้เครื่องมือทำย่อมดีกว่าทำเอง.

คุณภาพการปฏิบัติตามข้อกำหนดบอกได้ว่าสัญลักษณ์ถูกต้องหรือไม่ แต่ยังมีคำถามต่อว่าโมเดลมีคุณภาพดีแค่ไหน เกตเวย์สมดุลหรือไม่ ทุกองค์ประกอบมีป้ายกำกับหรือยัง ลำดับการไหลไปถึงจุดสิ้นสุดหรือไม่ และกระบวนการมีเอกสารประกอบกับบทบาทที่จำเป็นครบหรือไม่ คุณภาพโมเดลช่วยตอบคำถามเหล่านี้ระหว่างที่คุณสร้างโมเดล ป้ายบนพื้นที่ทำงานให้คะแนนโมเดล แสดงรายการตรวจสอบที่ไม่ผ่าน และพาคุณไปยังองค์ประกอบที่เกี่ยวข้อง ทำให้รู้ว่าต้องแก้ตรงไหน แทนที่จะได้รับคำเตือนกว้างๆ ว่ามีบางอย่างผิดพลาด นี่คือแนวทางปรับปรุงที่เครื่องมือตรวจสอบความถูกต้องให้ไม่ได้ เพราะความถูกต้องของสัญลักษณ์ไม่ได้บอกว่าโมเดลพร้อมให้ผู้อื่นอ่านหรือยัง.

Figure 1 — ป้ายคุณภาพให้คะแนนโมเดลขณะที่คุณวาด พร้อมแสดงรายการตรวจสอบที่ไม่ผ่าน. Source: ProcessMind, พื้นที่สร้างโมเดล BPMN 2.0

การจัดวางเมื่อเพิ่มองค์ประกอบ เปลี่ยนชื่องาน หรือย้ายเกตเวย์ องค์ประกอบรอบข้างก็ขยับตาม จึงต้องมีคนลากรูปร่างกลับเข้าที่ นี่เป็นส่วนที่ใช้เวลามากที่สุดในการสร้างโมเดล และเป็นเหตุผลที่โมเดลซึ่งเคยอ่านง่ายเมื่อเดือนก่อนกลับอ่านยากในตอนนี้ การจัดวางอัตโนมัติจะจัดตำแหน่งองค์ประกอบใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง ทำให้ผู้ตรวจสอบยังอ่านแผนภาพได้.

Figure 2 — ใช้ Auto layout หลังแก้ไข โมเดลจะจัดตำแหน่งใหม่โดยอัตโนมัติ ไม่ต้องลากเอง. Source: ProcessMind, พื้นที่สร้างโมเดล BPMN 2.0

การร่างการเริ่มจากพื้นที่ว่างก็เป็นอีกงานที่ใช้เวลา AI process generationเปลี่ยนคำอธิบายกระบวนการที่เขียนไว้ให้เป็นร่างแรกที่คุณแก้ไขต่อได้ ส่วน AI assistantเสนอขั้นตอนถัดไปในโมเดลที่คุณเริ่มไว้แล้ว ทีมยังเป็นผู้ตัดสินใจกระบวนการ ส่วนเครื่องมือช่วยให้ไม่ต้องเริ่มจากหน้าว่าง.

Figure 3 — ร่างแรกจากคำอธิบาย พร้อมให้ทีมตรวจทานและแก้ไข. Source: ProcessMind, AI process generation

เครื่องมือ BPMN ฟรีเพียงพอเมื่อใด?

Modeler ฟรีเหมาะเมื่อมีผู้ดูแลหนึ่งคนสร้างแผนภาพไม่กี่รายการ และไม่มีคนอื่นต้องดูแลต่อ คุณจะได้เครื่องมือตรวจสอบและ BPMN XML มาตรฐานโดยไม่มีค่าใช้จ่าย หากโมเดลเป็นชิ้นงานสำหรับทีมพัฒนาที่ทำงานด้วยโค้ด เครื่องมือสร้างแบบจำลองตามสัญลักษณ์ฟรีก็เพียงพอ.

ข้อจำกัดจะเริ่มเห็นเมื่อโมเดลต้องใช้งานต่อไปนานกว่าไฟล์ แผนภาพอาจไปอยู่ในโฟลเดอร์ดาวน์โหลดของใครสักคน ไม่มีใครรู้ว่าเวอร์ชันไหนเป็นปัจจุบัน และสุดท้ายก็ไม่ตรงกับกระบวนการจริงอีกต่อไป นี่เป็นปัญหาของคลังจัดเก็บโมเดล ซึ่งแก้ด้วยหลักการตั้งชื่อไม่ได้.

แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องซื้อชุดเครื่องมือระดับองค์กรก่อนจะมีภาพรวมกระบวนการ ProcessMind มีแพ็กเกจ Process Individualให้เลือกใช้เมื่อทดลองใช้ฟรี 14 วันสิ้นสุดลง โมเดลและข้อมูลยังอยู่ และผู้ใช้หนึ่งคนยังสร้างแบบจำลองต่อได้ แพ็กเกจแบบชำระเงินเป็นขั้นต่อไป ไม่ใช่การกระโดดครั้งใหญ่ คุณจึงเปลี่ยนใจได้หากต้องการ.

หากตรงตั้งแต่ 2 ข้อขึ้นไป แสดงว่าคุณกำลังเจอปัญหาเรื่องคลังจัดเก็บโมเดล ซึ่งไม่จำเป็นต้องแก้ด้วยไลเซนส์ระดับองค์กร.

การสร้างแบบจำลองกระบวนการต่างจากสถาปัตยกรรมกระบวนการอย่างไร?

แผนภาพกระบวนการแสดงวิธีทำงานของกระบวนการหนึ่ง ส่วนสถาปัตยกรรมกระบวนการแสดงว่ามีกระบวนการใดบ้างในองค์กร เกี่ยวข้องกันอย่างไร และแต่ละกระบวนการอยู่ในส่วนใด.

สถาปัตยกรรมต้องมีมากกว่าแค่ชุดแผนภาพ:

• **ลำดับชั้น:**จัดกระบวนการทางธุรกิจ Subprocess และกิจกรรมเป็นระดับ พร้อมวิธีเชื่อมโยงระหว่างระดับโดยไม่ต้องทำสำเนาเนื้อหา
• **ความสัมพันธ์:**แสดงว่ากระบวนการใดเรียกใช้กระบวนการอื่น รองรับขีดความสามารถใด และมีขั้นตอนใดที่ใช้ร่วมกัน
• **แหล่งข้อมูลร่วม:**จัดเก็บข้อมูลของแต่ละกระบวนการไว้เพียงรายการเดียว เพื่อไม่ให้กระบวนการเดียวกันปรากฏภายใต้ชื่อที่แตกต่างกัน.

หากเครื่องมือไม่รองรับลำดับชั้น คุณต้องใช้โฟลเดอร์และหลักการตั้งชื่อแทน วิธีนี้อาจใช้ได้ แต่ต้องอาศัยทุกคนทำตามกฎเดียวกัน และมักมีปัญหาเมื่อมีคนใหม่เข้าร่วมทีม.

ProcessMind ช่วยดูแลงานส่วนนี้ได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องมืออีกประเภทหนึ่ง มีระดับสถาปัตยกรรมที่กำหนดค่าได้ ความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการ ผู้รับผิดชอบ RACI เวิร์กโฟลว์กำกับดูแลตั้งแต่ฉบับร่างจนถึงเผยแพร่ และพอร์ทัลให้ผู้ใช้ดูเฉพาะกระบวนการที่ต้องการ ดูวิธีที่สถาปัตยกรรมกระบวนการองค์กรช่วยให้ภาพรวมกระบวนการในแค็ตตาล็อกเดียวเป็นปัจจุบัน และวิธีที่บทบาท RACIเชื่อมโยงผู้คนเข้ากับกระบวนการ.

ชุดเครื่องมือสถาปัตยกรรมองค์กรมีขอบเขตกว้างกว่าตรงส่วนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ เช่น พอร์ตโฟลิโอแอปพลิเคชันและขีดความสามารถ นี่เป็นขอบเขตที่กว้างกว่าสถาปัตยกรรมกระบวนการ ไม่ใช่สิ่งที่ต้องมีก่อนเริ่มทำงาน จึงไม่ค่อยจำเป็นสำหรับทีมกระบวนการที่ต้องการจัดการความรู้เกี่ยวกับกระบวนการให้ถูกต้อง.

ควรเลือกเครื่องมือ BPMN อย่างไร?

เริ่มจากกำหนดว่าโมเดลต้องทำอะไรหลังสร้างเสร็จ แล้วจึงเลือกระดับแพ็กเกจที่เหมาะสม.

• **ต้องการแผนภาพเดียวสำหรับการประชุมหรือเอกสาร:**เครื่องมือสร้างแผนภาพหรือ Modeler ฟรีที่คุณมีอยู่แล้วอาจเพียงพอ
• **นักพัฒนาหรือระบบประมวลผลจะนำโมเดลไปใช้งาน:**เลือกเครื่องมือสร้างแบบจำลองตามสัญลักษณ์ที่ตรวจสอบความถูกต้องได้ หรือใช้ชุดเครื่องมือที่คุณมีอยู่แล้ว
• **ต้องการให้โมเดลถูกต้องและใช้ประกอบการตัดสินใจ:**มองหาเครื่องมือตรวจสอบ BPMN 2.0 มีคลังจัดเก็บโมเดล รองรับลำดับชั้น และเปรียบเทียบโมเดลกับข้อมูลจากระบบได้.

ProcessMind ออกแบบให้เป็นขั้นบันได และทุกขั้นยังเก็บงานที่คุณทำไว้แล้ว:

คุณจะเริ่มจากจุดไหนก็ได้ แล้วค่อยขยายการใช้งาน ทีมที่เริ่มด้วยแผน Process Individual และมีโมเดลที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว ไม่ต้องทำงานเดิมซ้ำเมื่อต้องการเพิ่มระดับสถาปัตยกรรมหรือ process mining เพราะยังใช้โมเดลเดิมในที่เดิม นี่คือเหตุผลที่ควรเลือกแพลตฟอร์มตั้งแต่วันนี้ แทนการใช้เครื่องมือวาดแผนภาพในตอนนี้แล้วค่อยเปลี่ยนเป็นชุดเครื่องมือเต็มรูปแบบปีหน้า.

หน้าแผนและราคาแสดงรายละเอียดของแต่ละระดับ ส่วนหน้าการสร้างโมเดล BPMNจะแนะนำตัวแก้ไขโมเดล.