> Ciągłe doskonalenie procesów > Obsługa faktur zobowiązań > Sage Intacct > Szablon danych

Szablon danych do analizy obsługi faktur zobowiązań

Sage Intacct

← Wróć do przewodnika ulepszania procesów

Atrybuty obsługi faktur zobowiązań(24) Czynności w procesie obsługi faktur zobowiązań(14) Instrukcje ekstrakcji danych(3)

Szablon danych do analizy obsługi faktur zobowiązań

Ten szablon ułatwia zebranie danych potrzebnych do analizy obsługi faktur zobowiązań. Zawiera listę najważniejszych atrybutów i czynności, które należy wyodrębnić z systemów. Skorzystaj z niego, aby sprawniej przygotować dane i rozpocząć analizę process mining.

Zalecane atrybuty do zebrania
Najważniejsze czynności do śledzenia
Wskazówki dotyczące ekstrakcji danych

Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Pobierz szablon

Atrybuty obsługi faktur zobowiązań

Poniżej przedstawiono zalecane pola danych, które warto uwzględnić w dzienniku zdarzeń, aby dokładnie przeanalizować obsługę faktur zobowiązań.

5 Wymagane 9 Zalecane 10 Opcjonalne

	Nazwa	Opis
	Faktura InvoiceNumber	Unikalny identyfikator każdej faktury od dostawcy. Służy jako główny identyfikator case, który pozwala śledzić drogę faktury od otrzymania do płatności.
Opis Numer faktury to podstawa analizy zobowiązań, ponieważ jednoznacznie identyfikuje każdą przetwarzaną fakturę. Łączy powiązane działania, takie jak walidacja, zatwierdzanie i płatność, w jeden spójny przebieg procesu. W process mining ten atrybut pozwala odtworzyć pełny cykl życia każdej faktury. Służy do analizy przebiegu procesu, wykrywania wąskich gardeł dotyczących konkretnych faktur i obliczania miar na poziomie case, takich jak całkowity czas cyklu. Pozostałe atrybuty dostarczają kontekstu dla przebiegu oznaczonego danym numerem faktury. Dlaczego to ważne To podstawowy identyfikator case, który łączy wszystkie etapy procesu dotyczące jednej faktury. Umożliwia analizę czasu i przebiegu obsługi od początku do końca. Skąd pobrać Zwykle jest to pole „Bill No.” lub „Invoice #” w obiekcie AP Bill lub Vendor Invoice w Sage Intacct. Przykłady INV-2023-001237854-AXBSI-990432
	Czas rozpoczęcia EventTime	Dokładna data i godzina wystąpienia danej czynności lub etapu procesu.
Opis Czas zdarzenia, czyli znacznik czasu, zapisuje dokładny moment wystąpienia czynności. Dane chronologiczne pozwalają prawidłowo uporządkować zdarzenia i obliczyć czas między poszczególnymi etapami procesu. W analizie process mining znaczniki czasu służą do budowania chronologicznej mapy procesu, obliczania czasu cyklu między czynnościami i analizy wyników procesu w czasie. Pozwalają ustalić, kiedy występują opóźnienia, na przykład w weekendy lub poza godzinami pracy, i stanowią podstawę wszystkich KPI opartych na czasie. Dlaczego to ważne Ten znacznik czasu jest niezbędny do chronologicznego uporządkowania zdarzeń i obliczania miar czasu, takich jak czas cyklu i czas oczekiwania. Skąd pobrać Wartość pochodzi z różnych pól daty w obiektach Sage Intacct, takich jak „Creation Date” w AP Bill, „Approval Date” lub „Payment Date” w AP Payments. Przykłady 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-05T09:15:00Z
	Czynność ActivityName	Nazwa konkretnego etapu procesu lub zdarzenia, na przykład „Zatwierdzono fakturę” albo „Zrealizowano płatność”.
Opis Nazwa czynności opisuje pojedynczy etap procesu obsługi zobowiązań. Czynności te tworzą sekwencję zdarzeń składających się na przebieg procesu dla każdej faktury. Analiza ich kolejności stanowi podstawę process mining. Pozwala odkryć rzeczywistą mapę procesu, wykryć odstępstwa od standardowej procedury i przeanalizować powtarzające się etapy pracy, na przykład „Wykryto rozbieżność”, a następnie „Usunięto rozbieżność”. Częstotliwość i kolejność czynności pomagają ocenić wydajność procesu. Dlaczego to ważne Ten atrybut określa etapy na mapie procesu. Jest niezbędny do wizualizacji przebiegu procesu, wykrywania wąskich gardeł i analizy odstępstw. Skąd pobrać Ten atrybut pochodzi ze zdarzeń systemowych, zmian statusu lub wpisów w ścieżce audytu Sage Intacct dotyczących AP Bill i płatności. Przykłady Otrzymano fakturęZatwierdzono fakturęZaplanowano płatnośćZrealizowano płatność
	Ostatnia aktualizacja danych LastDataUpdate	Znacznik czasu wskazujący, kiedy dane tego rekordu ostatnio odświeżono lub pobrano z systemu źródłowego.
Opis Ten atrybut zawiera znacznik czasu ostatniego pobrania danych. Pozwala ocenić ich aktualność i zaplanować kolejne odświeżenia. W dashboardach i raportach informuje użytkowników, jak aktualne są przedstawione wnioski. Jeśli dane zaktualizowano tydzień temu, należy pamiętać, że nie obejmują najnowszych działań w procesie. To ważne pole z punktu widzenia zarządzania danymi i zaufania do analizy. Dlaczego to ważne Informuje o aktualności danych, dzięki czemu użytkownicy mogą ocenić, na ile bieżąca jest analiza procesu i kiedy należy ponownie odświeżyć dane. Skąd pobrać Ten znacznik czasu jest generowany i dodawany do każdego wiersza podczas procesu ekstrakcji, transformacji i ładowania danych (ETL). Przykłady 2023-11-20T04:00:00Z2023-11-21T04:00:00Z
	System źródłowy SourceSystem	System, z którego pobrano dane. Zwykle jest to stała wartość określająca system ERP lub oprogramowanie księgowe.
Opis Ten atrybut wskazuje źródło danych o procesie. W środowisku z wieloma systemami pomaga rozróżniać źródła i zachować przejrzystość pochodzenia danych. W tym widoku jego wartością będzie zawsze „Sage Intacct”. W analizie jednego systemu często jest to stała wartość, ale ma znaczenie dla zarządzania danymi i przyszłych projektów łączących dane z wielu systemów. Potwierdza, że analiza opiera się na danych z właściwego źródła. Dlaczego to ważne Pozwala ustalić pochodzenie danych, co ma znaczenie dla zarządzania danymi i pracy w środowisku z wieloma systemami. Skąd pobrać Zwykle jest to stała wartość dodawana podczas ekstrakcji i transformacji danych. Przykłady Sage Intacct
	Centrum kosztów CostCenter	Dział lub jednostka biznesowa, do której przypisano koszt faktury.
Opis Centrum kosztów to wymiar organizacyjny wskazujący, która część firmy odpowiada za koszt ujęty na fakturze. Służy do budżetowania, alokacji kosztów i raportowania finansowego. W process mining atrybut ten jest niezbędny w dashboardzie „Niespójności w obsłudze według centrum kosztów”. Pozwala porównywać czas cyklu i odsetek ponownej pracy między centrami kosztów. Analiza wyników może ujawnić dobre praktyki, które warto udostępnić innym zespołom. Słabsze wyniki mogą wskazywać na potrzebę ukierunkowanych usprawnień procesu lub szkoleń. To główny atrybut KPI zmienności czasu cyklu według centrum kosztów. Dlaczego to ważne Umożliwia porównanie wyników różnych jednostek biznesowych, wskazując niespójności i możliwości ujednolicenia procesu. Skąd pobrać To standardowy wymiar dostępny w pozycjach AP Bill w Sage Intacct. Często jest oznaczony jako „Department” lub jako własny wymiar centrum kosztów. Przykłady Sprzedaż - USAMarketingInfrastruktura ITBadania i rozwój
	Data księgowania PostingDate	Data zaksięgowania transakcji dotyczącej faktury w księdze głównej (GL).
Opis Data księgowania to dzień, w którym transakcja finansowa dotycząca faktury zostaje oficjalnie zapisana w księgach firmy, czyli w księdze głównej. Ma znaczenie dla księgowości i sprawozdawczości finansowej, ponieważ określa okres obrachunkowy, w którym ujmuje się koszt. W analizie procesu czas od otrzymania faktury do jej zaksięgowania może ujawnić nieefektywność walidacji i zatwierdzania. To ważny etap czynności „Zaksięgowano fakturę w księdze głównej” i często służy do pomiaru części cyklu od zaksięgowania do płatności. Analiza dat księgowania pomaga terminowo zamykać okresy finansowe i zapewniać dokładność raportowania. Dlaczego to ważne Wskazuje, kiedy faktura została oficjalnie zapisana w systemie finansowym. Pozwala mierzyć czas cyklu księgowego i dbać o terminowe raportowanie finansowe. Skąd pobrać To pole „Posting Date” w obiekcie AP Bill w Sage Intacct. Przykłady 2023-10-282023-11-022023-11-10
	Kwota faktury InvoiceAmount	Łączna wartość pieniężna faktury.
Opis Kwota faktury to łączna wartość finansowa faktury wystawionej przez dostawcę. Atrybut ten jest potrzebny do analizy finansowej i oceny, jak wartość faktury wpływa na przebieg jej obsługi. W analizie można podzielić faktury na przedziały kwotowe, na przykład niskie, średnie i wysokie, aby sprawdzić, czy faktury o wyższej wartości przechodzą inną ścieżkę zatwierdzania lub są dłużej przetwarzane. Kwota jest też jednym z elementów KPI zgodności z zasadami płatności, ponieważ limity zatwierdzania często zależą od wartości faktury. Pomaga również ustalać priorytety usprawnień dotyczących transakcji o wysokiej wartości. Dlaczego to ważne Umożliwia analizę według wartości, na przykład sprawdzenie, czy faktury o wysokiej kwocie przechodzą inną ścieżkę lub są dłużej przetwarzane. Pomaga też kontrolować zgodność z limitami zatwierdzania. Skąd pobrać To pole „Amount” lub „Transaction Amount” w obiekcie AP Bill w Sage Intacct. Przykłady 150.755000.0025000.50
	Nazwa dostawcy VendorName	Nazwa prawna dostawcy, który wystawił fakturę.
Opis Nazwa dostawcy wskazuje podmiot powiązany z fakturą. Atrybut ten pozwala analizować zachowania i wyniki poszczególnych dostawców w procesie obsługi zobowiązań. Ten wymiar pozwala filtrować mapę procesu i sprawdzać, jak obsługiwane są faktury od konkretnych dostawców. Jest niezbędny w dashboardzie „Wyniki dostawców i czas obsługi” oraz przy analizie KPI zmienności czasu cyklu według dostawcy. Pomaga ustalić, których fakturę obsługuje się szybko, a które regularnie się opóźniają lub zawierają rozbieżności. Wskazuje to możliwości współpracy z dostawcami i ujednolicenia procesu. Dlaczego to ważne Umożliwia porównanie przebiegu i wyników procesu według dostawcy, co pomaga wykrywać wąskie gardła i problemy z jakością faktur dotyczące konkretnych dostawców. Skąd pobrać Informacja znajduje się w obiekcie „Vendor” w Sage Intacct, połączonym z AP Bill. Przykłady Staples Inc.Office DepotGlobal Tech ServicesCreative Solutions LLC
	Nazwa użytkownika UserName	Imię i nazwisko pracownika lub użytkownika, który wykonał daną czynność na fakturze.
Opis Nazwa użytkownika wskazuje osobę odpowiedzialną za zdarzenie w procesie, na przykład wprowadzenie danych, weryfikację lub zatwierdzenie. Pozwala ustalić odpowiedzialność i analizować wyniki poszczególnych osób lub zespołów. Ten atrybut jest niezbędny na dashboardzie „Analiza czasu zatwierdzania faktur”. Można dzięki niemu sprawdzić, czy niektórzy zatwierdzający regularnie opóźniają proces. Pomaga też wskazać osoby osiągające najlepsze wyniki oraz użytkowników, którzy mogą potrzebować dodatkowego szkolenia. Analiza czynności według użytkowników ułatwia zarządzanie zasobami i zrozumienie podziału obciążenia pracą. Dlaczego to ważne Informacja o tym, kto wykonał daną czynność, jest niezbędna do analizy pracy osób zatwierdzających, podziału obciążenia pracą i określenia potrzeb szkoleniowych. Skąd pobrać Informacje te są zapisywane w ścieżce audytu lub dziennikach historii obiektów AP Bill i AP Payment w Sage Intacct, przy zmianach statusu lub modyfikacjach. Przykłady Alice JohnsonBob Williamssystem.user
	Numer zamówienia zakupu PurchaseOrderNumber	Identyfikator zamówienia zakupu (PO) powiązanego z fakturą, jeśli dotyczy.
Opis Numer zamówienia zakupu łączy fakturę z wcześniej zatwierdzonym wnioskiem zakupowym. Faktury mogą być powiązane z PO lub nie. Obecność numeru PO zwykle umożliwia bardziej zautomatyzowane dopasowanie dwu- lub trójstronne. Atrybut ten jest niezbędny do analizy czynności „Dopasowano zamówienie zakupu” i powiązanych rozbieżności. Pozwala podzielić faktury na powiązane z PO i niepowiązane, a następnie porównać czas ich obsługi i poziom automatyzacji. Częste rozbieżności przy fakturach powiązanych z PO mogą wskazywać na problemy z tworzeniem zamówień lub odbiorem towarów. Dlaczego to ważne Pozwala odróżnić faktury powiązane z PO od pozostałych. Często są one obsługiwane inną ścieżką i mają inny potencjał automatyzacji. Skąd pobrać To pole w obiekcie AP Bill w Sage Intacct, które służy do łączenia rachunku z istniejącym zamówieniem zakupu. Przykłady PO-004581PO-005123Nie dotyczy
	Status faktury InvoiceStatus	Bieżący etap przetwarzania faktury w workflow zobowiązań.
Opis Status faktury wskazuje jej bieżący etap w cyklu obsługi, na przykład „Robocza”, „Przekazana do zatwierdzenia”, „Zatwierdzona” lub „Opłacona”. Pokazuje postęp obsługi faktury. Ten atrybut jest niezbędny na dashboardzie „Przepustowość i liczba faktur”, który pokazuje rozkład faktur według statusu w danym momencie. Pomaga osobom zarządzającym operacjami monitorować obciążenie pracą, wykrywać wąskie gardła, w których gromadzą się faktury, i prognozować terminy zakończenia. Śledzenie zmian statusu w czasie to powszechny sposób tworzenia dziennika zdarzeń na potrzeby process mining. Dlaczego to ważne Pokazuje bieżący stan faktury, co pomaga monitorować obciążenie pracą i wykrywać etapy, na których faktury utknęły. Skąd pobrać W Sage Intacct jest to zwykle pole „State” lub „Status” obiektu AP Bill. Przykłady RoboczaPrzekazanaZatwierdzonaOpłacona
	Status płatności PaymentStatus	Bieżący status transakcji płatniczej powiązanej z fakturą.
Opis Status płatności opisuje stan samej płatności, niezależnie od statusu faktury. Możliwe wartości to między innymi „Zaplanowana”, „W toku”, „Opłacona”, „Rozliczona” lub „Nieudana”. Ten atrybut jest podstawą dashboardu „Monitorowanie statusu płatności i błędów”. Zespół finansowy może śledzić powodzenie realizacji płatności, szybko wykrywać i rozwiązywać problemy z nieudanymi płatnościami oraz monitorować ryzyko duplikatów. Analiza czasu spędzonego w poszczególnych statusach pomaga usprawnić realizację płatności i trafniej prognozować przepływy pieniężne. Dlaczego to ważne Pokazuje powodzenie i stan końcowego etapu płatności, ułatwiając szybkie wykrywanie i rozwiązywanie błędów oraz opóźnień. Skąd pobrać Informacje te znajdują się w obiekcie AP Payment lub Bill Payment w Sage Intacct. Przykłady ZaplanowanaWysłana do bankuRozliczonaUnieważniona
	Termin płatności DueDate	Termin, do którego należy opłacić fakturę zgodnie z warunkami płatności.
Opis Termin płatności to uzgodniona umownie data uregulowania faktury. Wyznacza się go na podstawie daty faktury i warunków płatności uzgodnionych z dostawcą, na przykład 30 dni. Atrybut ten pomaga monitorować terminowość płatności i planować finanse. W dashboardzie „Zgodność płatności z zasadami” służy do oznaczania opóźnionych płatności. Jest też niezbędny do obliczania KPI wykorzystania rabatów za wcześniejszą płatność, ponieważ stanowi punkt odniesienia przy ocenie płatności dokonanych przed terminem. Dlaczego to ważne Ta data jest niezbędna do analizy terminowości płatności, zarządzania przepływami pieniężnymi i wykrywania możliwości skorzystania z rabatów za wcześniejszą płatność. Skąd pobrać To pole „Due Date” w obiekcie AP Bill w Sage Intacct. Można je wprowadzić ręcznie lub obliczyć automatycznie na podstawie warunków płatności. Przykłady 2023-11-152023-12-302024-01-10
	Czas zatwierdzania ApprovalCycleTime	Czas od przekazania faktury do zatwierdzenia do jej ostatecznego zatwierdzenia.
Opis Czas zatwierdzania mierzy wyłącznie długość etapu zatwierdzania w procesie. Oblicza się go jako różnicę między timestamp zdarzenia „Zatwierdzono fakturę” a timestamp zdarzenia „Przekazano do zatwierdzenia”. Ten wskaźnik jest podstawą dashboardu „Analiza czasu zatwierdzania faktur”. Pomaga wskazać wąskie gardła w workflow zatwierdzania, niezależnie od tego, czy wynikają z pracy konkretnych osób zatwierdzających, działów czy typów faktur. Skrócenie tego czasu często jest jednym z celów, ponieważ wpływa bezpośrednio na możliwość uzyskania rabatów za wcześniejszą płatność i terminowego regulowania należności. Dlaczego to ważne Mierzy sprawność workflow zatwierdzania i pomaga wykrywać opóźnienia powodowane przez osoby zatwierdzające lub wąskie gardła, które mogą prowadzić do opóźnień płatności i utraty rabatów. Skąd pobrać Wskaźnik oblicza się w narzędziu process mining, odejmując timestamp zdarzenia „Przekazano do zatwierdzenia” od timestamp zdarzenia „Zatwierdzono fakturę”. Przykłady 2 dni 3 godziny7 dni 1 godzina10 godzin 30 minut
	Czy przetworzona bez ręcznej interwencji IsStraightThrough	Wartość logiczna wskazująca, czy faktura została przetworzona bez ręcznej interwencji i ponownej pracy.
Opis Ten atrybut wskazuje faktury przetworzone w pełni automatycznie, od otrzymania po zaplanowanie płatności, bez ręcznej obsługi i wyjątków. Zazwyczaj jest odwrotnością flagi „Czy wymagała ponownej pracy”. Flaga służy do obliczania KPI „Odsetek faktur przetwarzanych bez ręcznej interwencji”, który mierzy poziom automatyzacji i sprawność procesu. Wysoki odsetek wskazuje na dojrzały i dobrze kontrolowany proces obsługi zobowiązań. Analiza faktur, które nie są przetwarzane bez ręcznej interwencji, pomaga wykryć przeszkody utrudniające pełną automatyzację. Dlaczego to ważne Wskazuje faktury przetworzone w pełni automatycznie. Pomaga ocenić wyniki działań automatyzacyjnych i znaleźć możliwości dalszych usprawnień. Skąd pobrać Flagę oblicza się w narzędziu process mining, zwykle jako odwrotność flagi „IsRework” lub na podstawie zdefiniowanej sekwencji czynności opisującej prawidłowy przebieg procesu. Przykłady truefalse
	Czy wymagała ponownej pracy IsRework	Wartość logiczna wskazująca, czy faktura przeszła dodatkowy cykl pracy, na przykład w celu rozwiązania rozbieżności.
Opis Ten obliczany atrybut oznacza faktury, które przeszły co najmniej jeden cykl ponownej pracy. Dochodzi do niej, gdy etap procesu trzeba powtórzyć z powodu błędu lub wyjątku, na przykład po zdarzeniu „Wykryto rozbieżność” następuje zdarzenie „Rozwiązano rozbieżność”. Flaga służy do obliczania KPI „Odsetek faktur wymagających ponownej pracy” i filtrowania mapy procesu w celu analizy ścieżek ponownej pracy. Ustalenie, które faktury wymagają dodatkowej pracy i z jakiego powodu, pomaga wykryć źródła nieefektywności procesu, takie jak niska jakość danych od dostawców lub nieprawidłowe dane podstawowe. Dlaczego to ważne Oznacza faktury wymagające dodatkowej, nieplanowanej pracy. Pomaga określić skalę nieefektywności procesu i znaleźć źródła wyjątków. Skąd pobrać Tę wartość logiczną oblicza się w narzędziu process mining, sprawdzając, czy w sekwencji zdarzeń danego case wystąpiły określone czynności związane z ponowną pracą, na przykład „Rozwiązano rozbieżność”. Przykłady truefalse
	Data wystawienia faktury InvoiceDate	Data wystawienia faktury przez dostawcę.
Opis Data wystawienia faktury, nazywana też datą rachunku, to data wydrukowana na fakturze przez dostawcę. Od niej rozpoczyna się okres płatności, na przykład termin „Net 30”. Ta data służy jako punkt odniesienia przy pomiarze czasu od wystawienia faktury do wprowadzenia jej do systemu, czyli do zdarzenia „Otrzymano fakturę”. Ten wskaźnik, określany jako opóźnienie rejestracji faktury, pomaga działom zobowiązań zwiększyć przejrzystość procesu i trafniej prognozować przepływy pieniężne. Jest też podstawą wielu obliczeń finansowych. Dlaczego to ważne Wyznacza początek procesu z perspektywy dostawcy. Służy do obliczania opóźnienia w rejestracji faktury i ustalania terminu płatności. Skąd pobrać To pole „Bill Date” lub „Date” obiektu AP Bill w Sage Intacct. Przykłady 2023-10-152023-10-202023-11-01
	Dział Department	Nazwa działu wewnętrznego powiązanego z fakturą, używana często przy zatwierdzaniu i przypisywaniu kosztów.
Opis Dział to atrybut organizacyjny, który przypisuje fakturę do określonego obszaru firmy, na przykład marketingu lub IT. Często służy do kierowania faktur do właściwego kierownika lub osoby zatwierdzającej. Podobnie jak centrum kosztów, dział pozwala porównywać wyniki różnych części firmy. Można analizować czas zatwierdzania lub odsetek ponownej pracy w poszczególnych działach i sprawdzać, gdzie proces przebiega sprawnie, a gdzie występują problemy. Taka analiza pomaga ujednolicić proces obsługi zobowiązań w całej organizacji. Dlaczego to ważne Umożliwia porównanie wyników procesu w różnych obszarach firmy i wspiera działania na rzecz jego ujednolicenia. Skąd pobrać To standardowy wymiar w Sage Intacct, który można przypisać do transakcji, takich jak AP Bills. Przykłady MarketingSprzedażITFinanse
	Identyfikator dostawcy VendorId	Unikalny identyfikator dostawcy w systemie.
Opis Identyfikator dostawcy to unikalny, generowany przez system identyfikator każdego rekordu dostawcy. W przeciwieństwie do nazwy dostawcy, która może być niejednolita, zapewnia stabilny klucz do łączenia danych i prowadzenia analiz. Nazwa dostawcy jest czytelniejsza na dashboardach, ale identyfikator dostawcy sprawdza się lepiej w agregowaniu i filtrowaniu danych. Ma to szczególne znaczenie, gdy nazwy dostawców różnią się nieznacznie, na przykład „Staples Inc.” i „Staples”. Identyfikator pozwala prawidłowo grupować wszystkie transakcje danego dostawcy i rzetelnie analizować jego wyniki. Dlaczego to ważne Zapewnia stabilny, unikalny klucz dostawcy, dzięki czemu dane można prawidłowo agregować na potrzeby analiz, nawet jeśli nazwy dostawcy występują w różnych wariantach. Skąd pobrać To pole „Vendor ID” obiektu Vendor w Sage Intacct. Przykłady V1001V1002V2304
	Kwota rabatu EarlyPaymentDiscountAmount	Potencjalna kwota rabatu dostępnego przy opłaceniu faktury przed standardowym terminem płatności.
Opis Ten atrybut określa wartość rabatu za wcześniejszą płatność oferowanego przez dostawcę zgodnie z warunkami płatności. Na przykład „2/10, Net 30” oznacza rabat w wysokości 2% przy płatności w ciągu 10 dni. Kwota ta jest niezbędna do obliczania KPI i tworzenia dashboardu „Wykorzystanie rabatów za wcześniejszą płatność”. Pokazuje możliwe oszczędności dla każdej faktury, dzięki czemu zespół finansowy może ustalać priorytety płatności z największym rabatem. Porównanie łącznej dostępnej kwoty rabatów z kwotą faktycznie wykorzystaną pokazuje finansowe skutki nieefektywności procesu. Dlaczego to ważne Określa możliwe oszczędności z tytułu wcześniejszych płatności. Pomaga ustalać priorytety faktur i mierzyć finansowy wpływ sprawności procesu obsługi zobowiązań. Skąd pobrać Wartość tę zwykle oblicza się na podstawie pól „Payment Terms” i „Invoice Amount” obiektu AP Bill w Sage Intacct. Przykłady 10.0050.25250.00
	Przyczyna rozbieżności DiscrepancyReason	Kod lub opis przyczyny rozbieżności na fakturze, na przykład niezgodności ceny lub ilości.
Opis Przyczyna rozbieżności wyjaśnia, dlaczego faktura nie przeszła weryfikacji lub uzgodnienia z zamówieniem zakupu. Wskazuje powód skierowania jej do ręcznej kontroli. Najczęstsze przyczyny to różnice w cenie lub ilości oraz brakujące informacje. Ten atrybut jest podstawą dashboardu „Czas rozwiązywania rozbieżności i ponowna praca”. Analiza najczęstszych przyczyn pozwala ustalić źródło problemów, na przykład konkretnego dostawcę, pozycję lub błędy przy wprowadzaniu danych. Dzięki temu można zaplanować ukierunkowane usprawnienia, takie jak aktualizacja danych podstawowych lub poprawa komunikacji z dostawcami. Dlaczego to ważne Wyjaśnia źródła ponownej pracy i opóźnień, co pozwala ograniczać wyjątki i zwiększać odsetek faktur przetwarzanych bez ręcznej interwencji. Skąd pobrać Informacje te mogą być zapisane w polu niestandardowym lub polu notatek albo wynikać z określonych statusów wyjątków w Sage Intacct lub zintegrowanym rozwiązaniu OCR do przechwytywania danych. Przykłady Niezgodność cenyNiezgodność ilościNieprawidłowy numer zamówienia zakupuZduplikowana faktura
	Termin uzyskania rabatu EarlyPaymentDiscountDate	Ostateczny termin płatności faktury uprawniający do rabatu za wcześniejszą płatność.
Opis To ostatni dzień, w którym należy opłacić fakturę, aby skorzystać z rabatu oferowanego przez dostawcę. Termin oblicza się na podstawie daty wystawienia faktury i warunków rabatu, na przykład 10 dni od daty wystawienia dla warunków „2/10, Net 30”. Termin ten pełni funkcję wewnętrznego SLA dla procesu obsługi zobowiązań. Dashboard „Wykorzystanie rabatów za wcześniejszą płatność” pozwala na jego podstawie sprawdzić, czy płatność została zrealizowana na czas. Analiza tego, jak blisko terminu realizowane są płatności, może ujawnić wąskie gardła na etapach zatwierdzania i planowania płatności. Dlaczego to ważne To ważny termin dla zespołu obsługi zobowiązań. Jego dotrzymanie bezpośrednio przekłada się na oszczędności firmy. Skąd pobrać Datę oblicza się na podstawie pól „Bill Date” i „Payment Terms” rekordu AP Bill w Sage Intacct. Przykłady 2023-10-252023-11-102023-11-30
	Waluta Currency	Waluta, w której podano kwotę faktury.
Opis Atrybut „Waluta” określa jednostkę pieniężną, w której podano kwotę faktury, na przykład USD, EUR lub GBP. Ma to szczególne znaczenie dla międzynarodowych organizacji obsługujących faktury w wielu walutach. W analizach waluta jest niezbędna do prawidłowego raportowania finansowego i przeliczania kwot na wspólną walutę. Filtrowanie według waluty może też ujawnić, czy faktury w niektórych walutach są przetwarzane dłużej, na przykład z powodu odmiennych przepisów bankowych lub procedur zatwierdzania. Informacja o walucie pozwala właściwie interpretować wszystkie wartości pieniężne. Dlaczego to ważne Pozwala prawidłowo interpretować wartości pieniężne i prowadzić rzetelne analizy finansowe, szczególnie w organizacjach międzynarodowych. Skąd pobrać To pole „Currency” obiektu AP Bill. Jeśli w Sage Intacct włączono obsługę wielu walut, wartość jest często pobierana z rekordu dostawcy. Przykłady USDEURGBP

Wymagane Zalecane Opcjonalne

Czynności w procesie obsługi faktur zobowiązań

Poniżej przedstawiono najważniejsze kroki i etapy procesu, które warto zapisać w dzienniku zdarzeń, aby prawidłowo odtworzyć i przeanalizować workflow obsługi faktur.

7 Zalecane 7 Opcjonalne

	Działanie	Opis
	Dopasowano zamówienie zakupu	Potwierdza, że szczegóły faktury, takie jak ilości i ceny, zostały poprawnie dopasowane do odpowiedniego zamówienia zakupu. Zdarzenie to jest często rejestrowane, gdy użytkownik łączy zamówienie zakupu z AP Bill.
Dlaczego to ważne To ważny etap w przypadku faktur powiązanych z zamówieniem zakupu (PO). Nieudane dopasowanie lub długi czas jego trwania mogą wskazywać na rozbieżności i często prowadzą do powstawania wąskich gardeł. Skąd pobrać Zdarzenie jest rejestrowane w dzienniku transakcji lub ścieżce audytu, gdy użytkownik wybiera działanie „Match” albo łączy „Purchase Order” z obiektem „AP Bill”. Rejestrowanie Znajdź wpis w dzienniku zdarzeń dotyczący połączenia Purchase Order z AP Bill. Typ zdarzenia explicit
	Otrzymano fakturę	Oznacza początek procesu, gdy faktura zostaje wprowadzona do Sage Intacct ręcznie lub za pomocą zautomatyzowanego rozwiązania do przechwytywania danych. Zdarzenie to zwykle ustala się na podstawie znacznika czasu utworzenia rekordu AP Bill.
Dlaczego to ważne To punkt początkowy obliczania czasu cyklu, niezbędny do pomiaru ogólnej wydajności procesu i przepustowości faktur. Skąd pobrać Zdarzenie ustala się na podstawie znacznika czasu „Created Date” w obiekcie „AP Bill” (APBILL). To najbardziej wiarygodne zdarzenie początkowe procesu. Rejestrowanie Użyj znacznika czasu utworzenia rekordu AP Bill. Typ zdarzenia inferred
	Przekazano do zatwierdzenia	Oznacza przekazanie zweryfikowanej i dopasowanej faktury do workflow zatwierdzania. Sage Intacct rejestruje tę czynność po przesłaniu faktury do zatwierdzenia, co uruchamia powiadomienia.
Dlaczego to ważne To początek cyklu zatwierdzania. Śledzenie tego zdarzenia pozwala analizować KPI średniego czasu zatwierdzania faktury i wykrywać opóźnienia. Skąd pobrać Zdarzenie jest rejestrowane w ścieżce audytu lub dziennikach transakcji, gdy stan „AP Bill” zmienia się na „Submitted for Approval”. Często jest to jawnie zapisane zdarzenie. Rejestrowanie Użyj znacznika czasu z dziennika audytu, gdy faktura zostaje przesłana do systemu zatwierdzania. Typ zdarzenia explicit
	Rozliczono płatność	Ostatni etap, który potwierdza, że płatność została rozliczona przez bank, a transakcja uzgodniona. Zwykle jest rejestrowany podczas uzgadniania wyciągu bankowego w module Cash Management systemu Sage Intacct.
Dlaczego to ważne To zdarzenie oznacza faktyczny koniec cyklu życia faktury. Do tego momentu mierzy się pełny czas cyklu od początku do końca, co daje pełny obraz wypływu środków. Skąd pobrać Zdarzenie ustala się na podstawie pola „Clearing Date” lub „Reconciliation Date” powiązanego z transakcją „AP Payment” w module Cash Management. Rejestrowanie Użyj daty rozliczenia z rekordu uzgodnienia bankowego powiązanego z transakcją płatniczą. Typ zdarzenia inferred
	Zaksięgowano fakturę w księdze głównej	Oznacza zaksięgowanie zatwierdzonej faktury w księdze głównej (General Ledger), co powoduje powstanie zobowiązania finansowego. To jawne, podstawowe zdarzenie księgowe w Sage Intacct.
Dlaczego to ważne To ważny etap finansowy. Faktura staje się oficjalnym zobowiązaniem firmy i może zostać opłacona, a jej wartość wpływa na sprawozdania finansowe. Skąd pobrać To jawna transakcja. Data księgowania jest zapisana bezpośrednio w obiekcie „AP Bill” lub powiązanych rekordach „GL Entry”. Rejestrowanie Użyj pola „Posting Date” z AP Bill lub daty utworzenia powiązanej transakcji GL. Typ zdarzenia explicit
	Zatwierdzono fakturę	Oznacza zatwierdzenie faktury przez uprawnioną osobę. Faktura jest gotowa do zaksięgowania płatności. Zdarzenie jest jawnie rejestrowane w historii zatwierdzania lub ścieżce audytu Sage Intacct.
Dlaczego to ważne To ważny etap kończący cykl zatwierdzania. Opóźnienia przed tym krokiem wskazują na wąskie gardła w zatwierdzaniu, a szybka akceptacja pomaga skorzystać z rabatów za wcześniejszą płatność. Skąd pobrać Zdarzenie jest jawnie rejestrowane w historii zatwierdzania powiązanej z obiektem „AP Bill”. Zwykle zapisywany jest znacznik czasu i użytkownik zatwierdzający. Rejestrowanie Użyj znacznika czasu ostatniego wpisu zatwierdzającego w historii faktury. Typ zdarzenia explicit
	Zrealizowano płatność	Oznacza realizację transakcji płatniczej i przekazanie środków dostawcy. To jawne zdarzenie z określoną datą transakcji.
Dlaczego to ważne To ważny etap przy pomiarze zgodności płatności i wskaźnika wykorzystania rabatów za wcześniejszą płatność. Czas od zatwierdzenia do tego zdarzenia pokazuje sprawność realizacji płatności. Skąd pobrać Zdarzenie jest rejestrowane w obiekcie „AP Payment” powiązanym z „AP Bill”. Obiekt zawiera pole „Payment Date” lub znacznik czasu realizacji transakcji. Rejestrowanie Użyj pola „Payment Date” z powiązanego rekordu AP Payment. Typ zdarzenia explicit
	Anulowano fakturę	Oznacza anulowanie lub unieważnienie AP Bill, które przedwcześnie kończy proces. To jawne działanie rejestrowane w ścieżce audytu systemu, które skutecznie usuwa zobowiązanie.
Dlaczego to ważne Wskazuje wyjątki kończące proces. Wysoki odsetek anulowań może świadczyć o problemach ze zduplikowanymi fakturami lub błędami przy wprowadzaniu danych. Skąd pobrać Zdarzenie jest jawnie rejestrowane, gdy użytkownik unieważnia lub anuluje „AP Bill”. Działanie i jego znacznik czasu są widoczne w ścieżce audytu lub odzwierciedlone przez status „Void” albo „Cancelled”. Rejestrowanie Użyj znacznika czasu transakcji „Void” lub zmiany statusu na „Cancelled” w obiekcie AP Bill. Typ zdarzenia explicit
	Odrzucono fakturę	Oznacza odrzucenie faktury przez osobę zatwierdzającą. Zwykle trzeba ją poprawić i przesłać ponownie. Zdarzenie jest jawnie rejestrowane w historii zatwierdzania.
Dlaczego to ważne Wskazuje ponowną pracę w procesie zatwierdzania. Wysoki odsetek odrzuceń może świadczyć o błędach w danych z wcześniejszych etapów lub niezgodności z zasadami. Skąd pobrać Zdarzenie jest jawnie rejestrowane w historii zatwierdzania powiązanej z obiektem „AP Bill”, która zapisuje działania „Decline” lub „Reject”. Rejestrowanie Użyj znacznika czasu rekordu „Reject” lub „Decline” w historii zatwierdzania faktury. Typ zdarzenia explicit
	Skorzystano z rabatu za wcześniejszą płatność	Zdarzenie obliczane, gdy płatność zostaje zrealizowana w okresie, w którym dostawca oferuje rabat za wcześniejszą płatność. Ustala się je przez porównanie daty realizacji płatności z datą faktury i warunkami płatności.
Dlaczego to ważne Zdarzenie bezpośrednio wspiera KPI dotyczący wykorzystania rabatów za wcześniejszą płatność, wskazując przypadki, w których rabat został uzyskany. Ułatwia to analizę i zwiększanie oszczędności. Skąd pobrać Zdarzenie oblicza się, porównując „Payment Date” z obiektu „AP Payment” z polami „Invoice Date” i „Payment Terms” w obiekcie „AP Bill”. Rejestrowanie JEŚLI „Payment Date” <= („Invoice Date” + okres rabatowy z „Payment Terms”), WTEDY występuje zdarzenie. Typ zdarzenia calculated
	Usunięto rozbieżność	Oznacza usunięcie wcześniej wykrytej rozbieżności, dzięki czemu faktura może być dalej przetwarzana. Zdarzenie ustala się, gdy status faktury zmienia się z „On Hold” na zwykły status przetwarzania.
Dlaczego to ważne Pomiar czasu od „Wykryto rozbieżność” do „Usunięto rozbieżność” jest niezbędny do obliczenia KPI czasu rozwiązywania rozbieżności. Skąd pobrać Zdarzenie ustala się na podstawie zmiany stanu obiektu „AP Bill” ze stanu wyjątku, np. „On Hold”, na stan aktywny, np. „Submitted” lub „Pending Approval”. Rejestrowanie Śledź znacznik czasu zmiany statusu ze stanu wyjątku z powrotem na stan przetwarzania. Typ zdarzenia inferred
	Wykryto rozbieżność	Oznacza wykrycie niezgodności podczas walidacji lub dopasowywania, na przykład różnicy w cenie lub ilości. Zdarzenie to zwykle ustala się, gdy faktura otrzymuje status „Hold” lub „Exception”.
Dlaczego to ważne Wskazuje początek ponownej pracy. Analiza częstotliwości i rodzajów rozbieżności pomaga poprawić KPI dotyczący odsetka faktur wymagających ponownej obsługi. Skąd pobrać Zdarzenie ustala się na podstawie zmiany stanu obiektu „AP Bill” na przykład na „On Hold”, „Exception” lub „Discrepancy”. Ścieżka audytu może też zawierać informacje o nieudanych próbach dopasowania. Rejestrowanie Śledź znacznik czasu zmiany statusu na stan związany z wyjątkiem w obiekcie AP Bill. Typ zdarzenia inferred
	Zaplanowano płatność	Oznacza wybranie zatwierdzonej i zaksięgowanej faktury oraz dodanie jej do paczki lub przebiegu płatności. Zdarzenie można ustalić, gdy faktura zostaje dodana do obiektu „AP Payment Request” lub podobnej paczki.
Dlaczego to ważne To etap między zatwierdzeniem a realizacją płatności. Analiza czasu spędzonego na tym etapie pomaga ocenić zarządzanie przepływami pieniężnymi i sprawność planowania płatności. Skąd pobrać Zdarzenie ustala się na podstawie daty utworzenia obiektu „AP Payment” zawierającego „AP Bill”. Status rachunku może też zmienić się na „Scheduled for Payment”. Rejestrowanie Użyj znacznika czasu połączenia AP Bill z zaplanowaną, ale jeszcze niezrealizowaną paczką płatności. Typ zdarzenia inferred
	Zweryfikowano dane faktury	Oznacza pomyślną weryfikację danych faktury pod kątem reguł biznesowych, takich jak poprawność dostawcy i kompletność wymaganych pól. Zdarzenie to często ustala się, gdy rekord AP Bill zostaje zapisany lub przesłany bez błędów walidacji.
Dlaczego to ważne Pozwala śledzić wstępną kontrolę jakości danych. Opóźnienia na tym etapie mogą wskazywać na problemy z dokładnością przechwytywania danych lub zgodnością dostawcy, co wpływa na wskaźnik przetwarzania bez ręcznej obsługi. Skąd pobrać Zdarzenie ustala się na podstawie znacznika czasu zmiany stanu rekordu AP Bill z „Draft” na „Submitted”. Sprawdź pole „State” lub „Status” w obiekcie „AP Bill”. Rejestrowanie Śledź znacznik czasu zmiany statusu z „Draft” na „Submitted” w obiekcie AP Bill. Typ zdarzenia inferred

Zalecane Opcjonalne

Instrukcje ekstrakcji danych

Jak pobrać dane z Sage Intacct

Kroki

Wymagania wstępne: Należy mieć rolę użytkownika Sage Intacct z uprawnieniami do korzystania z Custom Report Writer oraz uprawnieniami do odczytu danych z modułów Accounts Payable, Purchasing i Cash Management.
Przejdź do centrum raportów: Zaloguj się do Sage Intacct i przejdź do Reports > Custom reports.
Utwórz raport 1: podstawowe zdarzenia faktury: Utwórz nowy raport niestandardowy. Jako obiekt główny wybierz AP Bill. Raport będzie obejmował zdarzenia dostępne bezpośrednio w rekordzie AP Bill.
Dodaj powiązania w raporcie 1: Na karcie „Data” w kreatorze raportów połącz obiekt AP Bill z obiektem Vendor, aby pobrać nazwę dostawcy.
Określ kolumny raportu 1: Na karcie „Columns” dodaj pola takie jak Bill No, Vendor Name, Total Amount, Due Date, PO Number, State oraz najważniejsze pola dat: When Created (dla zdarzenia „Otrzymano fakturę”), When Posted (dla „Zaksięgowano fakturę w GL”) i When Modified. Użyj formuł, aby utworzyć kolumny ActivityName i EventTime dla tych zdarzeń.
Utwórz raport 2: zdarzenia akceptacji: Utwórz drugi raport niestandardowy. Jako obiekt główny wybierz AP Bill Approval (lub podobny obiekt historii/audytu). Połącz go z AP Bill i Vendor za pomocą AP Bill Key.
Określ kolumny raportu 2: Raport będzie obejmował zdarzenia workflow. Dodaj kolumny AP Bill No, Approver i Date of the approval action. Za pomocą formuł ustaw ActivityName na „Przekazano do akceptacji”, „Zaakceptowano fakturę” lub „Odrzucono fakturę”, zależnie od pola statusu/akcji akceptacji. EventTime powinien zawierać znacznik czasu akcji akceptacji.
Utwórz raport 3: zdarzenia płatności: Utwórz trzeci raport niestandardowy. Jako obiekt główny wybierz AP Payment. Połącz go kolejno z AP Payment Detail, AP Bill i Vendor.
Określ kolumny raportu 3: Raport obejmuje czynności związane z płatnościami. Dodaj kolumny AP Bill No, Payment Date (dla „Zrealizowano płatność”) i State. Aby zarejestrować „Zaplanowano płatność”, użyj znacznika czasu When Created z rekordu AP Payment. Połącz raport z Bank Transaction (z modułu Cash Management) i użyj Reconciliation Date dla czynności „Rozliczono płatność”.
Uruchom i wyeksportuj raporty: W każdym z trzech raportów ustaw taki sam filtr zakresu dat, na przykład według daty utworzenia AP Bill, obejmujący ostatnie 3–6 miesięcy. Uruchom raporty i wyeksportuj wyniki do plików CSV.
Połącz i przekształć dane: Użyj zewnętrznego narzędzia, takiego jak Microsoft Excel (Power Query), skrypt Python lub narzędzie do przygotowania danych. Wczytaj trzy pliki CSV. Upewnij się, że kolumny w każdym pliku mają spójne nazwy, na przykład InvoiceNumber, ActivityName, EventTime. Połącz dane ze wszystkich plików w jednej tabeli.
Przygotuj dziennik zdarzeń: W narzędziu do przekształcania danych dodaj statyczne kolumny SourceSystem (np. „Sage Intacct”) i LastDataUpdate (bieżący znacznik czasu). Oblicz zdarzenie pochodne „Skorzystano z rabatu za wcześniejszą płatność”, porównując datę „Zrealizowano płatność” z terminem płatności lub datą upływu rabatu na fakturze. Zapisz połączoną tabelę jako jeden plik CSV. Będzie to dziennik zdarzeń gotowy do przesłania.

Konfiguracja

Uprawnienia użytkownika: Wymagana jest rola z dostępem do Custom Report Writer i uprawnieniami do odczytu następujących obiektów Sage Intacct: AP Bill, AP Payment, AP Payment Detail, Vendor, AP Bill Approval History i Bank Transaction.
Zakres dat: Aby zachować spójność danych, należy stosować ten sam filtr zakresu dat we wszystkich raportach. Często wybiera się AP Bill > When Created i okres 3–6 miesięcy. W przypadku większych zbiorów warto uruchamiać raporty dla krótszych okresów, na przykład po jednym miesiącu, aby uniknąć przekroczenia limitu czasu przeglądarki.
Powiązania obiektów: Dokładność ekstrakcji zależy od prawidłowego połączenia obiektów danych. Na przykład AP Payment Detail łączy AP Payment z AP Bill. Nieprawidłowe powiązania mogą powodować braki lub duplikaty danych.
Filtry raportów: Oprócz zakresu dat warto uwzględnić filtry dla określonych jednostek lub firm, jeśli środowisko obejmuje wiele podmiotów. Zakres można też zawęzić według typu dostawcy lub statusu faktury.
Pola obliczane i formuły: Formuły dostępne w kreatorze raportów służą do utworzenia statycznej kolumny ActivityName dla każdego zdarzenia w raporcie. To ważny etap, który pozwala prawidłowo przygotować dane do process mining.

Przykładowe zapytanie sql

-- This is a configuration-based extraction using Sage Intacct's Custom Report Writer.
-- The logic is implemented by creating and combining multiple reports.

-- =============== REPORT 1: CORE INVOICE EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill
-- Joins:
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   VendorName: Vendor.Name
--   InvoiceAmount: AP Bill.Total Amount
--   DueDate: AP Bill.Due Date
--   PostingDate: AP Bill.When Posted
--   PurchaseOrderNumber: AP Bill.PO Number
--   CostCenter: AP Bill Entry.Department ID [Or other relevant dimension]
--   InvoiceStatus: AP Bill.State
--   SourceSystem: 'Sage Intacct' (Static Value)
--   LastDataUpdate: [Current Extraction Timestamp] (Static Value)

--   --- Activity: Invoice Received ---
--   ActivityName: 'Invoice Received' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Created
--   UserName: AP Bill.Created By

--   --- Activity: Invoice Data Validated ---
--   ActivityName: 'Invoice Data Validated' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Submitted for Approval [If available, otherwise use When Created]
--   UserName: AP Bill.Submitted By

--   --- Activity: Purchase Order Matched ---
--   ActivityName: 'Purchase Order Matched' (Formula/Static, create row only if AP Bill.PO Number is not null)
--   EventTime: AP Bill.When Modified [Timestamp when PO Number was populated, may require audit trail report]
--   UserName: AP Bill.Modified By

--   --- Activity: Discrepancy Found / Resolved / Cancelled ---
--   Note: These are status changes. Create one row per relevant status change from an Audit Trail report on AP Bill.
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill.State change, e.g., IF(new_state='On Hold', 'Discrepancy Found', IF(old_state='On Hold', 'Discrepancy Resolved', '')))
--   EventTime: Audit Trail.When Changed
--   UserName: Audit Trail.Changed By

--   --- Activity: Invoice Posted To GL ---
--   ActivityName: 'Invoice Posted To GL' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Posted
--   UserName: AP Bill.Modified By


-- =============== REPORT 2: APPROVAL EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill Approval History (or equivalent audit object)
-- Joins:
--   - AP Bill Approval History -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   EventTime: AP Bill Approval History.Date
--   UserName: AP Bill Approval History.Approver Name
--   ... (other attributes joined from AP Bill)

--   --- Activity Logic ---
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill Approval History.Action, e.g., IF(Action='Submitted', 'Routed For Approval', IF(Action='Approved', 'Invoice Approved', IF(Action='Rejected', 'Invoice Rejected', ''))))


-- =============== REPORT 3: PAYMENT EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Payment
-- Joins:
--   - AP Payment -> AP Payment Detail (on RECORDNO)
--   - AP Payment Detail -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)
--   - AP Payment -> Bank Transaction (on PAYMENTKEY)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   PaymentStatus: AP Payment.State
--   ... (other attributes joined from AP Bill and Vendor)

--   --- Activity: Payment Scheduled ---
--   ActivityName: 'Payment Scheduled' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.When Created
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Executed ---
--   ActivityName: 'Payment Executed' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Early Payment Taken ---
--   ActivityName: 'Early Payment Taken' (Formula/Static, row generated only IF AP Payment.Payment Date <= AP Bill.Discount Date)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Cleared ---
--   ActivityName: 'Payment Cleared' (Formula/Static)
--   EventTime: Bank Transaction.Reconciliation Date
--   UserName: Bank Transaction.Reconciled By [Or similar field]

Kroki

Wymagania wstępne: Należy zainstalować Python 3.6 lub nowszy oraz biblioteki requests, pandas i lxml. Trzeba też uzyskać dane dostępowe do Sage Intacct Web Services (Sender ID, Sender Password, Company ID, User ID i User Password) dla użytkownika z uprawnieniami do odczytu obiektów APBILL, APPYMT i VENDOR.
Konfiguracja środowiska: Utwórz katalog projektu. Zainstaluj wymagane biblioteki Python za pomocą pip: pip install requests pandas lxml.
Konfiguracja skryptu: Zapisz udostępniony skrypt Python w pliku, na przykład extract_intacct_ap.py. Otwórz plik i zastąp przykładowe wartości w słowniku SAGE_INTACCT_CREDS właściwymi danymi dostępowymi i adresem endpointu.
Ustaw parametry ekstrakcji: W głównej części skryptu zmień zmienne start_date i end_date, aby określić zakres danych. Do wstępnej analizy zaleca się okres 3–6 miesięcy.
Uruchom skrypt: Otwórz terminal lub wiersz polecenia, przejdź do katalogu projektu i uruchom polecenie: python extract_intacct_ap.py. Skrypt zacznie wysyłać żądania do Sage Intacct API.
Monitoruj działanie: Skrypt będzie wyświetlać w konsoli komunikaty o postępie, wskazując pobierany obiekt i liczbę pobranych rekordów. W zależności od zakresu dat i ilości danych może to potrwać kilka minut.
Obsługa stronicowania API: Skrypt automatycznie obsługuje stronicowanie API. Pobiera dane partiami, czyli stronami, aż do uzyskania wszystkich rekordów z wybranego zakresu dat.
Przekształcanie danych: Po pobraniu surowych danych skrypt przetwarza każdy rekord APBILL i APPYMT. Tworzy osobne wiersze dla każdej z 14 zdefiniowanych czynności biznesowych, przypisując im odpowiednie wartości ActivityName i EventTime.
Uzupełnianie danych: Skrypt pobiera dane dostawców na podstawie VENDORID z faktur i dodaje VendorName do dziennika zdarzeń, wzbogacając zbiór danych.
Utworzenie pliku wynikowego: Po pomyślnym zakończeniu skrypt utworzy w tym samym katalogu plik sage_intacct_ap_event_log.csv. Plik będzie zawierał uporządkowany dziennik zdarzeń.
Sprawdzenie wyników: Otwórz utworzony plik CSV w arkuszu kalkulacyjnym i sprawdź jego zawartość. Upewnij się, że uwzględniono wszystkie 14 czynności, a kolumny zawierają oczekiwane dane.
Prześlij dane do ProcessMind: Wygenerowany plik CSV jest gotowy do bezpośredniego przesłania na platformę ProcessMind w celu analizy.

Konfiguracja

Dane dostępowe do API: Skrypt wymaga słownika danych dostępowych: sender_id, sender_password, company_id, user_id i user_password. Ze względów bezpieczeństwa zaleca się użycie dedykowanego użytkownika Web Services z uprawnieniami tylko do odczytu.
Endpoint API: Zmienna endpoint_url musi zawierać prawidłowy adres URL instancji Sage Intacct, zwykle https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml.
Zakres dat: Zmienne start_date i end_date określają okres ekstrakcji. Skrypt filtruje rekordy według pola WHENCREATED. Do wstępnej analizy warto wybrać okres 3–6 miesięcy, aby zachować równowagę między ilością danych a zakresem uzyskanych informacji.
Filtry zapytań: Zapytania XML w skrypcie filtrują rekordy APBILL według daty utworzenia. W razie potrzeby dodatkowe filtry, na przykład dla określonego STATE lub DEPARTMENTID, można dodać do bloku w ładunku XML.
Rozmiar strony: Parametr pagesize w funkcji readByQuery ma wartość 1000, czyli maksymalną dozwoloną, co usprawnia pobieranie danych. Skrypt automatycznie pobiera kolejne strony.
Pola obiektów: Skrypt wskazuje konkretne pola do pobrania z każdego obiektu (APBILL, APPYMT, VENDOR). Jeśli w procesie są używane pola niestandardowe, ich nazwy API należy dodać do listy odpowiedniego obiektu w skrypcie.

Przykładowe zapytanie python

import requests
import pandas as pd
from lxml import etree
import datetime
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Sage Intacct Web Services Credentials
SAGE_INTACCT_CREDS = {
    class="hl-string">"sender_id": class="hl-string">"[Your Sender ID]",
    class="hl-string">"sender_password": class="hl-string">"[Your Sender Password]",
    class="hl-string">"company_id": class="hl-string">"[Your Company ID]",
    class="hl-string">"user_id": class="hl-string">"[Your Web Services User ID]",
    class="hl-string">"user_password": class="hl-string">"[Your Web Services User Password]",
    class="hl-string">"endpoint_url": class="hl-string">"https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml"
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API Communication ---
def execute_sage_intacct_request(payload):
    class="hl-string">"""Sends an XML request to the Sage Intacct API and returns the response XML tree."""
    headers = {class="hl-string">"Content-Type": class="hl-string">"application/x-www-form-urlencoded"}
    try:
        response = requests.post(SAGE_INTACCT_CREDS[class="hl-string">"endpoint_url"], data=payload, headers=headers, timeout=300)
        response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
        return etree.fromstring(response.content)
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"API Request Failed: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response content: {response.text if 'response' in locals() else 'No response'}")
        return None

def get_session_id():
    class="hl-string">"""Gets a session ID from Sage Intacct."""
    payload = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication>
          <login>
            <userid>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_id']}</userid>
            <companyid>{SAGE_INTACCT_CREDS['company_id']}</companyid>
            <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_password']}</password>
          </login>
        </authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <getAPISession />
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    root = execute_sage_intacct_request(payload)
    if root is not None:
        session_id_element = root.find(class="hl-string">'.//sessionid')
        if session_id_element is not None:
            print(class="hl-string">"Successfully obtained session ID.")
            return session_id_element.text
    print(class="hl-string">"Failed to obtain session ID.")
    return None

def fetch_all_records(session_id, object_name, query, fields):
    class="hl-string">"""Fetches all records for a given object using readByQuery and handles pagination."""
    all_records = []
    page_size = 1000
    
    payload_template = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication><sessionid>{session_id}</sessionid></authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <readByQuery>
              <object>{object_name}</object>
              <query>{query}</query>
              <fields>{','.join(fields)}</fields>
              <pagesize>{page_size}</pagesize>
              {{result_id_block}}
            </readByQuery>
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    
    result_id = None
    while True:
        result_id_block = fclass="hl-string">"<resultId>{result_id}</resultId>" if result_id else class="hl-string">""
        payload = payload_template.format(result_id_block=result_id_block)
        root = execute_sage_intacct_request(payload)

        if root is None or root.find(class="hl-string">'.//status').text != class="hl-string">'success':
            error_desc = root.find(class="hl-string">'.//description2').text if root is not None else class="hl-string">"Unknown error"
            print(fclass="hl-string">"Error fetching {object_name}: {error_desc}")
            break
        
        data = root.find(class="hl-string">'.//data')
        records = data.findall(fclass="hl-string">'./{object_name}')
        if not records:
            break
            
        for record in records:
            record_dict = {field.tag: field.text for field in record}
            all_records.append(record_dict)
        
        num_remaining = int(data.get(class="hl-string">'numremaining'))
        result_id = data.get(class="hl-string">'resultId')
        print(fclass="hl-string">"Fetched {len(records)} {object_name} records. {num_remaining} remaining.")
        
        if num_remaining == 0:
            break

        time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful to the API
        
    return all_records

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Data Transformation ---
def transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map):
    class="hl-string">"""Transforms raw API data into a structured event log."""
    event_log = []
    last_data_update = datetime.datetime.now().isoformat()

    for bill in bills:
        case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
        if not case_id:
            continue

        vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
        common_attrs = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
            class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
            class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
            class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Header-level department
            class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
            class="hl-string">'PaymentStatus': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Will be populated later
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Received
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Received',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Data Validated (inferred from creation)
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Data Validated',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Purchase Order Matched (inferred)
        if bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO') and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Purchase Order Matched',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Events from Status: Discrepancy, Routed, Rejected, Approved, Posted, Cancelled
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: This simplified model uses final state fields. A full audit trail query is needed for intermediate states.
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'On Hold' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Discrepancy Found', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Submitted' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Routed For Approval', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Declined' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Rejected', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'APPROVEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Posted' and bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted To GL', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Voided' and bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Cancelled', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Process Payments for related events
    bill_map = {b[class="hl-string">'RECORDNO']: b for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b}
    for payment in payments:
        for item in payment.get(class="hl-string">'PAYMENTITEMS', {}).get(class="hl-string">'paymentitem', []):
            bill_key = item.get(class="hl-string">'key')
            if bill_key and bill_key in bill_map:
                bill = bill_map[bill_key]
                case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
                vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
                common_attrs = {
                    class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
                    class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                    class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
                    class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
                    class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
                    class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
                    class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
                    class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
                    class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'),
                    class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
                    class="hl-string">'PaymentStatus': payment.get(class="hl-string">'STATE')
                }

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Scheduled (inferred from payment creation)
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Executed
                if payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Early Payment Taken (calculated)
                discount_date_str = bill.get(class="hl-string">'DISCOUNTDATE')
                payment_date_str = payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE')
                if discount_date_str and payment_date_str:
                    try:
                        discount_date = datetime.datetime.strptime(discount_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        payment_date = datetime.datetime.strptime(payment_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        if payment_date <= discount_date:
                            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Early Payment Taken', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})
                    except ValueError:
                        pass class=class="hl-string">"hl-comment"># Ignore parsing errors
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Cleared
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'):
                     event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Cleared', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Add Discrepancy Resolved (placeholder logic)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># A robust implementation requires analyzing audit trail for state changes from class="hl-string">'On Hold'.
    class=class="hl-string">"hl-comment"># This simplified version does not generate this event.

    return pd.DataFrame(event_log)


class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Execution ---
if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    start_date = class="hl-string">"01/01/2023"
    end_date = class="hl-string">"12/31/2023"
    
    print(class="hl-string">"Starting Sage Intacct AP Data Extraction...")
    session_id = get_session_id()
    
    if session_id:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch AP Bills
        print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Bills ---")
        bill_query = fclass="hl-string">"WHENCREATED &gt;= '{start_date}' AND WHENCREATED &lt;= '{end_date}'"
        bill_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'BILLNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'WHENMODIFIED', class="hl-string">'WHENPOSTED', class="hl-string">'WHENAPPROVED', class="hl-string">'WHENVOIDED', class="hl-string">'APPROVEDBY', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'MODIFIEDBY', class="hl-string">'DUEDATE', class="hl-string">'POSTINGDATE', class="hl-string">'TOTALAMOUNT', class="hl-string">'REFERENCENO', class="hl-string">'DEPARTMENTID', class="hl-string">'PAYMENTTERMS', class="hl-string">'DISCOUNTDATE']
        bills = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APBILL', bill_query, bill_fields)

        if bills:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch related AP Payments
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Payments ---")
            bill_keys = class="hl-string">"','".join([b[class="hl-string">'RECORDNO'] for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b])
            payment_query = fclass="hl-string">"PAYMENTITEMS.paymentitem.key IN ('{bill_keys}')"
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The class="hl-string">'PAYMENTITEMS' field is complex and must be explicitly requested.
            payment_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'PAYMENTDATE', class="hl-string">'WHENCLEARED', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'PAYMENTITEMS']
            payments = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APPYMT', payment_query, payment_fields)

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Vendors for enrichment
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching Vendors ---")
            vendor_ids = class="hl-string">"','".join(list(set([b[class="hl-string">'VENDORID'] for b in bills if class="hl-string">'VENDORID' in b])))
            vendor_query = fclass="hl-string">"VENDORID IN ('{vendor_ids}')"
            vendor_fields = [class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'NAME']
            vendors = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'VENDOR', vendor_query, vendor_fields)
            vendors_map = {v[class="hl-string">'VENDORID']: v[class="hl-string">'NAME'] for v in vendors}

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Transform data into event log
            print(class="hl-string">"\n--- Transforming data into event log ---")
            event_log_df = transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map)
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Sort and save to CSV
            if not event_log_df.empty:
                event_log_df = event_log_df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'])
                output_filename = class="hl-string">'sage_intacct_ap_event_log.csv'
                event_log_df.to_csv(output_filename, index=False)
                print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")
                print(fclass="hl-string">"Total events extracted: {len(event_log_df)}")
            else:
                print(class="hl-string">"\nNo events were generated from the fetched data.")

        else:
            print(class="hl-string">"\nNo AP Bills found in the specified date range.")

Kroki

Aktywuj i skonfiguruj Data Delivery Service (DDS): Zaloguj się do środowiska Sage Intacct z uprawnieniami administratora. Przejdź do Company > Admin > Subscriptions i sprawdź, czy usługa Data Delivery Service jest włączona dla konta. Jeśli nie, skontaktuj się z przedstawicielem Sage Intacct.
Zdefiniuj zadanie replikacji: W Sage Intacct przejdź do ustawień Data Delivery Service. Utwórz zadanie replikacji danych. Wybierz obiekty danych (tabele), które mają zostać uwzględnione. Wybierz wszystkie obiekty związane z zobowiązaniami, takie jak APBILL, APBILLITEM, APPAYMENT, APPAYMENTDETAIL, VENDOR, POINVOICE, HISTORY_APBILL, USERS, GLDETAIL i BANKTXNS.
Skonfiguruj docelową pamięć w chmurze: Ustaw w zadaniu DDS przesyłanie replikowanych danych do chmurowej hurtowni danych, na przykład Amazon S3, Azure Blob Storage, Snowflake lub Google BigQuery. Podaj wymagane ciągi połączenia, dane dostępowe i szczegóły miejsca docelowego. Sage Intacct będzie tam przesyłać pliki z danymi.
Ustaw harmonogram replikacji: Określ częstotliwość replikacji. Często wybiera się harmonogram dzienny, zwykle w nocy, aby ograniczyć wpływ na systemy produkcyjne. Dzięki temu dane w hurtowni będą regularnie odświeżane.
Załaduj dane do hurtowni: Po przesłaniu plików do pamięci w chmurze skonfiguruj proces wczytywania danych z plików, zwykle w formacie CSV lub Parquet, do tabel w hurtowni. Większość chmurowych hurtowni danych udostępnia narzędzia automatyzujące ten etap, na przykład Snowpipe w Snowflake lub Load Jobs w BigQuery.
Połącz się z hurtownią danych: Użyj klienta SQL lub narzędzia business intelligence, które obsługuje połączenie z chmurową hurtownią danych. Skonfiguruj połączenie, podając odpowiednie dane dostępowe i szczegóły połączenia.
Uruchom zapytanie tworzące dziennik zdarzeń: Otwórz nowy edytor zapytań i wklej udostępniony skrypt SQL. Zmień przykładowe wartości, takie jak zakres dat ('YYYY-MM-DD') w klauzuli WHERE, aby odpowiadały analizowanemu okresowi.
Uruchom zapytanie i sprawdź wyniki: Wykonaj całe zapytanie SQL. Wynikiem będzie jedna tabela dziennika zdarzeń zawierająca wskazane czynności i atrybuty procesu obsługi faktur zobowiązań.
Wyeksportuj dane do ProcessMind: Wyeksportuj końcowy zestaw wyników z klienta SQL do pliku CSV. Upewnij się, że plik jest zakodowany w UTF-8, a formaty daty i czasu są spójne. Plik będzie gotowy do przesłania do ProcessMind w celu analizy.

Konfiguracja

Wymagania wstępne: Wymagana jest subskrypcja Sage Intacct Data Delivery Service (DDS), aktywne konto oraz skonfigurowana pamięć w obsługiwanej chmurowej hurtowni danych, na przykład Snowflake, Google BigQuery lub Amazon Redshift. Do konfiguracji potrzebne są uprawnienia administratora zarówno w Sage Intacct, jak i w hurtowni.
Tabele do replikacji: Aby utworzyć dziennik zdarzeń zobowiązań, uwzględnij w zadaniu DDS następujące obiekty Sage Intacct: APBILL, APBILLITEM, APPAYMENT, APPAYMENTDETAIL, GLDETAIL, VENDOR, POINVOICE, HISTORY_APBILL, USERS, BANKTXNS.
Filtrowanie według zakresu dat: Aby ograniczyć obciążenie, zaleca się filtrowanie danych w zapytaniu SQL według określonego zakresu dat. Zacznij od niedawnego okresu, na przykład ostatnich 3–6 miesięcy. W udostępnionym zapytaniu głównym polem filtrowania jest ab.WHENCREATED.
Szczegółowość danych: DDS replikuje całe tabele. Udostępnione zapytanie SQL przekształca surowe dane relacyjne do formatu dziennika zdarzeń wymaganego przez ProcessMind, w którym każdy wiersz odpowiada jednej czynności biznesowej.
Częstotliwość replikacji: Ustaw harmonogram zadania DDS tak, aby równoważył aktualność danych i wydajność systemu. W zastosowaniach process mining typowa jest replikacja codzienna. Należy pamiętać, że między wystąpieniem zdarzenia w Sage Intacct a jego pojawieniem się w hurtowni danych występuje opóźnienie.

Przykładowe zapytanie sql

WITH BaseInvoices AS (
    SELECT
        ab.RECORDNO AS BillRecordNo,
        ab.BILLNO AS InvoiceNumber,
        ab.STATE AS InvoiceStatus,
        ab.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
        ab.WHENCREATED AS CreationTime,
        ab.WHENPOSTED AS PostingDate,
        ab.DUEDATE AS DueDate,
        ab.DISCOUNTDATE AS DiscountDate,
        v.NAME AS VendorName,
        u.LOGINID AS UserName, -- User associated with creation/last modification
        po.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
        STRING_AGG(DISTINCT abi.DEPARTMENTID, ', ') AS CostCenter, -- Aggregates cost centers from line items
        p.STATE AS PaymentStatus,
        p.PAYMENTDATE AS PaymentDate,
        bt.CLEARDATE AS PaymentClearedDate
    FROM
        APBILL AS ab
    LEFT JOIN VENDOR AS v ON ab.VENDORID = v.RECORDNO
    LEFT JOIN USERS AS u ON ab.MODIFIEDBY = u.USERID
    LEFT JOIN APBILLITEM AS abi ON ab.RECORDNO = abi.APBILLKEY
    LEFT JOIN POINVOICE AS pi ON ab.RECORDNO = pi.BILLKEY
    LEFT JOIN PODOCUMENT AS po ON pi.POKEY = po.RECORDNO
    LEFT JOIN APPAYMENTDETAIL AS pd ON ab.RECORDNO = pd.BILLKEY
    LEFT JOIN APPAYMENT AS p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO
    LEFT JOIN BANKTXNS AS bt ON p.RECORDNO = bt.DOC_RECORDKEY AND bt.DOCTYPE = 'APPAYMENT'
    WHERE
        ab.WHENCREATED BETWEEN '[YYYY-MM-DD]' AND '[YYYY-MM-DD]'
    GROUP BY
        ab.RECORDNO,
        ab.BILLNO,
        ab.STATE,
        ab.TOTALENTERED,
        ab.WHENCREATED,
        ab.WHENPOSTED,
        ab.DUEDATE,
        ab.DISCOUNTDATE,
        v.NAME,
        u.LOGINID,
        po.PONUMBER,
        p.STATE,
        p.PAYMENTDATE,
        bt.CLEARDATE
)
-- 1. Invoice Received
SELECT 
    bi.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Received' AS "ActivityName",
    bi.CreationTime AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS' AS "SourceSystem",
    CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
    bi.VendorName AS "VendorName",
    bi.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    bi.DueDate AS "DueDate",
    bi.PostingDate AS "PostingDate",
    bi.PurchaseOrderNumber AS "PurchaseOrderNumber",
    bi.CostCenter AS "CostCenter",
    bi.UserName AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi

UNION ALL

-- 2. Invoice Data Validated (Inferred from initial creation if not in a DRAFT state)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Data Validated',
    bi.CreationTime, -- Assuming validation happens at time of creation/submission
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.InvoiceStatus != 'Draft'

UNION ALL

-- 3. Purchase Order Matched
SELECT
    bi.InvoiceNumber,
    'Purchase Order Matched',
    pi.WHENCREATED, -- Time the PO was linked to the invoice
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = pi.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN POINVOICE pi ON bi.BillRecordNo = pi.BILLKEY
WHERE bi.PurchaseOrderNumber IS NOT NULL

UNION ALL

-- 4 & 5. Discrepancy Found & Resolved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'On Hold' THEN 'Discrepancy Found'
        WHEN h.OLD_VALUE = 'On Hold' AND h.NEW_VALUE != 'On Hold' THEN 'Discrepancy Resolved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND (h.NEW_VALUE = 'On Hold' OR h.OLD_VALUE = 'On Hold')

UNION ALL

-- 6, 7 & 8. Routed For Approval, Invoice Rejected, Invoice Approved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Submitted' THEN 'Routed For Approval'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Declined' THEN 'Invoice Rejected'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Approved' THEN 'Invoice Approved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE IN ('Submitted', 'Declined', 'Approved')

UNION ALL

-- 9. Invoice Posted To GL
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Posted To GL',
    bi.PostingDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PostingDate IS NOT NULL AND bi.InvoiceStatus = 'Posted'

UNION ALL

-- 10. Payment Scheduled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Scheduled',
    p.WHENCREATED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = p.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    p.STATE AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi
JOIN APPAYMENTDETAIL pd ON bi.BillRecordNo = pd.BILLKEY
JOIN APPAYMENT p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO

UNION ALL

-- 11. Payment Executed
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Executed',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 12. Early Payment Taken
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Early Payment Taken',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL AND bi.DiscountDate IS NOT NULL AND bi.PaymentDate <= bi.DiscountDate

UNION ALL

-- 13. Payment Cleared
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Cleared',
    bi.PaymentClearedDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentClearedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 14. Invoice Cancelled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Cancelled',
    h.WHEN_CHANGED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE = 'Voided';

Gotowi do rozpoczęcia?

Ten szablon zawiera wszystko, czego potrzeba, aby rozpocząć optymalizację obsługi faktur zobowiązań. Już dziś odkryj możliwości usprawnień i zwiększ efektywność procesu.

Wróć do przewodnika ulepszania procesów

Pobierz szablon

Już dziś usprawnij obsługę faktur zobowiązań

Obniż koszty obsługi o 60%, wyeliminuj opóźnienia i podwójne płatności.

Rozpocznij okres próbny

Karta kredytowa nie jest wymagana. Konfiguracja zajmuje kilka minut.

Szablon danych do analizy obsługi faktur zobowiązań

Szablon danych do analizy obsługi faktur zobowiązań

Atrybuty obsługi faktur zobowiązań

Czynności w procesie obsługi faktur zobowiązań

Instrukcje ekstrakcji danych

Eksport raportu niestandardowego i widoku listy z Sage Intacct

Kroki

Konfiguracja

Przykładowe zapytanie sql

Skrypt Python korzystający z Sage Intacct Web Services API

Kroki

Konfiguracja

Przykładowe zapytanie python

Replikacja danych za pomocą Sage Intacct Data Delivery Service (DDS)

Kroki

Konfiguracja

Przykładowe zapytanie sql

Gotowi do rozpoczęcia?

Już dziś usprawnij obsługę faktur zobowiązań