Data Template: Order to Cash - Verkooporderverwerking

De Activiteitsnaam beschrijft een stap of mijlpaal in de levenscyclus van de verkooporder, zoals 'Verkooporder Aangemaakt', 'Kredietcheck Uitgevoerd' of 'Goederen Verzonden'. Elke activiteit vertegenwoordigt een afzonderlijke actie die op de verkooporder is ondernomen en vormt de bouwstenen van de proceskaart.

De analyse is sterk afhankelijk van dit attribute om de processtroom te visualiseren, gemeenschappelijke paden te identificeren en afwijkingen van de standaardprocedure te ontdekken. Door de opeenvolging van activiteiten te analyseren, kunnen analisten knelpunten, herstelwerkcycli (bijv. herhaalde 'Verkooporder Gewijzigd' activiteiten) en niet-conforme procesvariaties traceren. Dit is essentieel voor dashboards zoals 'Procesconformiteit en Afwijkingen' en KPI's zoals 'Herstelpercentage Verkooporders'.

Het definieert de stappen in het proces, waardoor het mogelijk is om de procesmap te visualiseren, procesflows te analyseren en herwerk of afwijkingen te identificeren.

Vaak afgeleid van document statuswijzigingen, event logs of transactiecodes binnen de verkoop-, leverings- en factureringsmodules van het bronsysteem.

De Event Time is een timestamp die het exacte moment registreert waarop een activiteit plaatsvond. Dit attribute biedt de temporele context voor het proces, waardoor alle events die bij een verkooporder horen, chronologisch kunnen worden gerangschikt.

Deze timestamp is cruciaal voor alle tijdsgebonden analyses. Het wordt gebruikt om doorlooptijden tussen twee activiteiten te berekenen, de duur van specifieke stappen te identificeren en vertragingen of knelpunten op te sporen. Zo wordt de KPI 'Cyclustijd Orderafhandeling' berekend als het verschil tussen de Event Time van de uiteindelijke leveringsactiviteit en de initiële ordercreatieactiviteit. Dashboards zoals 'Overzicht Cyclustijd Verkooporders' zijn volledig afhankelijk van dit attribute om te functioneren.

Deze timestamp is cruciaal voor het berekenen van alle prestatiestatistieken, zoals doorlooptijden en duren, die essentieel zijn voor het identificeren van knelpunten.

Meestal te vinden naast elke transactie of statusupdate, vaak gelabeld als aanmaakdatum, wijzigingsdatum of boekingsdatum.

Het Verkooporder-ID is de hoeksteen van process mining in Order to Cash, en identificeert op unieke wijze elke instantie van het proces, van creatie tot afsluiting. Het fungeert als de primaire sleutel die alle gerelateerde activiteiten, events en datapunten met elkaar verbindt, waardoor een compleet end-to-end-traject voor één enkele order ontstaat.

In analyse maakt dit attribute de reconstructie van de levenscyclus van elke verkooporder mogelijk. Het wordt gebruikt om de opeenvolging van events te traceren, de doorlooptijden tussen activiteiten te meten en metrics op orderniveau te aggregeren. Zo vereist het berekenen van de KPI 'Cyclustijd Orderafhandeling' het groeperen van alle activiteiten op basis van hun Verkooporder-ID en het vinden van het tijdsverschil tussen de eerste en laatste event.

Deze ID is essentieel voor het volgen van individuele orders door het proces, wat analyse op case-niveau van doorlooptijden, knelpunten en afwijkingen mogelijk maakt.

Meestal te vinden in de headertabel van verkooporderdocumenten in het bron-ERP- of CRM-systeem.

Het Bronsysteem-attribute specificeert het systeem van record waar de eventdata is gegenereerd. In moderne ondernemingen omvat een end-to-end-proces zoals Order to Cash vaak meerdere applicaties, bijvoorbeeld een CRM voor ordercreatie en een ERP voor afhandeling en facturatie.

In analyse is dit attribute waardevol voor het begrijpen van het technologische landschap van het proces. Het helpt bij het identificeren van integratiepunten en potentiële data-inconsistenties tussen verschillende systemen. Het analyseren van activiteiten per bronsysteem kan onthullen of bepaalde processtappen anders worden afgehandeld of meer vertragingen ervaren afhankelijk van het systeem waarin ze worden uitgevoerd.

Het biedt context over de herkomst van de data, wat cruciaal is in omgevingen met meerdere systemen om data lineage te traceren en systeemspecifieke procesvariaties te identificeren.

Deze informatie wordt vaak toegevoegd tijdens het data-extractie (ETL)-proces of kan een standaardveld zijn in datawarehouses.

Dit attribute biedt een timestamp voor wanneer de data voor het laatst is geladen in de process mining omgeving. Het weerspiegelt de actualiteit van de data die wordt geanalyseerd en is verschillend van de Event Time, die vastlegt wanneer de zakelijke activiteit daadwerkelijk plaatsvond.

Hoewel doorgaans niet gebruikt voor directe processtroomanalyse, is deze informatie cruciaal voor datagovernance en het waarborgen van de betrouwbaarheid van de bevindingen. Het stelt analisten en zakelijke gebruikers in staat om de tijdigheid van de gegenereerde inzichten te begrijpen. Als bijvoorbeeld de laatste data-update een week geleden was, moeten alle conclusies over de huidige prestaties met dit feit worden gekwalificeerd.

Dit duidt op data-actualiteit, wat garandeert dat analyses gebaseerd zijn op up-to-date informatie en dat conclusies relevant zijn.

Dit wordt doorgaans gegenereerd en opgeslagen door de data-extractie (ETL) tool of het process mining platform tijdens data-ingestie.

Het Gebruikersnaam-attribute identificeert het individu of de geautomatiseerde agent die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een bepaalde activiteit. Dit kan een verkoopvertegenwoordiger zijn die de order heeft aangemaakt, een kredietmanager die deze heeft goedgekeurd, of een systeemgebruiker die automatisch een betaling heeft geboekt.

Dit attribute maakt een mensgerichte analyse van het proces mogelijk. Het wordt gebruikt om de werkverdeling te analyseren, prestaties tussen teams of individuen te vergelijken en trainingsmogelijkheden te identificeren. Het is ook essentieel voor doeleinden van compliance en audit trail. Het analyseren van activiteiten per gebruiker helpt te onthullen wie betrokken is bij herstelwerkcycli of niet-conform gedrag, en is essentieel voor het berekenen van de KPI 'Percentage Handmatige Interventies'.

Identificeert de persoon of het systeem dat een activiteit uitvoert, waardoor analyse van werkdruk, teamprestaties, automatiseringsniveaus en compliance mogelijk wordt.

Vaak te vinden in transactielogboeken of documentwijzigingsgeschiedenissen, vaak aangeduid als 'Gemaakt door' of 'Gewijzigd door'.

Dit attribute identificeert de externe partij voor wie de verkooporder wordt verwerkt. Het kan een uniek klantnummer, een bedrijfsnaam of een andere sleutel zijn die de ene klant van de andere onderscheidt.

In process mining is de Klantidentificatie een krachtige dimensie voor het segmenteren van de data. Analisten kunnen de proceskaart filteren om te zien hoe het proces zich gedraagt voor een specifieke klant of processtromen vergelijken tussen verschillende klantgroepen, zoals strategische accounts versus incidentele kopers. Dit kan gepersonaliseerde processen onthullen of klanten benadrukken die frequent procesafwijkingen of vertragingen veroorzaken, wat waardevolle inzichten oplevert voor klantrelatiebeheer.

Maakt het mogelijk processen te filteren en te vergelijken over verschillende klanten of klantgroepen om op maat gemaakte processen of problematische accounts te identificeren.

Gevonden in de verkooporderheader data, gekoppeld aan de klantstam data in het bron-ERP- of CRM-systeem.

De Order Value geeft de totale waarde van de sales order weer. Dit is een cruciale metric die de omvang van elke case kwantificeert.\n\nDit attribute is van onschatbare waarde voor waardegerichte procesanalyse. Het maakt het mogelijk om problemen te prioriteren door te focussen op orders met een hoge waarde. Analisten kunnen bijvoorbeeld onderzoeken of orders met een hoge waarde langere cycle times of meer herwerk ervaren dan orders met een lage waarde. Het wordt ook gebruikt om de financiële impact van procesinefficiënties te berekenen, zoals de totale waarde van orders die zijn vertraagd door een specifiek knelpunt. Dit creëert een krachtige business case voor procesverbeteringsinitiatieven.

Maakt waardegedreven analyse mogelijk, wat helpt bij het prioriteren van procesverbeteringen door te focussen op orders met hoge waarde en de financiële impact van vertragingen te kwantificeren.

Beschikbaar in de header data van de verkooporder, vaak berekend als de som van alle netto bedragen van orderregels.

De Product-ID, zoals een materiaalnummer of SKU, specificeert wat er wordt verkocht. Hoewel een verkooporder meerdere producten kan bevatten, vertegenwoordigt dit attribute vaak het primaire product of kan het worden geaggregeerd tot een productcategorie voor analyse op hoog niveau.

Dit attribute maakt een productgerichte weergave van het Order to Cash-proces mogelijk. Analyse kan onthullen of bepaalde producten geassocieerd worden met langere afhandelingstijden, frequentere leveringsproblemen of hogere annuleringspercentages. Dit inzicht is cruciaal voor supply chain planning, voorraadbeheer en productportfoliostrategie. Het ontdekken dat een specifieke productlijn consistent te maken heeft met vertragingen in de stap 'Vrijgegeven aan Magazijn', kan bijvoorbeeld een onderzoek naar de voorraadniveaus of magazijnplaatsing initiëren.

Maakt analyse van procesprestaties mogelijk voor verschillende producten of productgroepen, wat helpt bij het identificeren van productspecifieke knelpunten of problemen.

Gevonden op regelitemniveau van een verkooporder. Voor case-niveau analyse kan het worden vertegenwoordigd door het belangrijkste regelitem of een afgeleide productcategorie.

Het Verkoopkanaal geeft de oorsprong of methode aan waarmee een order is geplaatst. Dit kan een online portaal, een direct verkoopteam, een EDI-verbinding met een partner of een retailwinkel zijn.

Het analyseren van het proces per Verkoopkanaal kan aanzienlijke variaties in efficiëntie en conformiteit aan het licht brengen. Zo kunnen orders via het webkanaal sterk geautomatiseerd en snel zijn, terwijl orders via directe verkoop meer handmatige wijzigingen en langere goedkeuringscycli kunnen omvatten. Deze analyse helpt bedrijven de specifieke processtroom van elk kanaal te optimaliseren en resources effectiever toe te wijzen. Het vormt een cruciale dimensie voor dashboards zoals 'Knelpunten Orderafhandeling'.

Maakt vergelijking van procesprestaties mogelijk over verschillende kanalen, waardoor variaties in efficiëntie, automatisering en conformiteit worden onthuld.

Deze informatie wordt doorgaans opgeslagen in de data van de verkooporderheader en is vaak een verplicht veld tijdens orderinvoer.

Deze datum vertegenwoordigt de gewenste leveringstermijn van de klant. Het is een cruciaal stuk informatie dat aan het begin van het proces wordt vastgelegd en dient als de primaire benchmark voor klanttevredenheid met betrekking tot de tijdigheid van levering.

In procesanalyse wordt de gevraagde leveringsdatum vergeleken met andere belangrijke data, zoals de bevestigde en werkelijke leveringsdata, om serviceniveaus te meten. Het is een belangrijke input voor het 'On-Time Delivery Performance' dashboard en wordt gebruikt om te berekenen of een levering op tijd was vanuit het klantperspectief. Het analyseren van hiaten tussen gevraagde en bevestigde data kan ook problemen in planning en scheduling aan het licht brengen.

Dient als de verwachting van de klant voor levering, en vormt een basislijn voor het meten van de prestaties op het gebied van tijdige levering en klanttevredenheid.

Meestal te vinden in de verkooporderheader of de details van de regelartikelen, ingevoerd tijdens het ordercreatieproces.

De Werkelijke Leverdatum is de timestamp die de succesvolle levering van de goederen aan de klant registreert. Dit is vaak gebaseerd op een bewijs van levering van de vervoerder.

Dit attribute is de doorslaggevende maatstaf voor leveringssucces. Het is het laatste datapunt dat wordt gebruikt om het 'Op-Tijd Leveringspercentage' te berekenen, door deze te vergelijken met zowel de Aangevraagde Leverdatum als de Bevestigde Leverdatum. Analyse van het tijdsverschil tussen de activiteit 'Goederen Verzonden' en de Werkelijke Leverdatum kan ook inzichten bieden in de prestaties van logistieke partners en verzendmethoden.

Dit is het uiteindelijke bewijs van voltooiing en essentieel voor het nauwkeurig berekenen van de Leveringsbetrouwbaarheid en de totale Doorlooptijd Orderafhandeling.

Komt vaak van een extern logistiek of verzendsysteem en wordt teruggeïntegreerd in het ERP. Het kan worden afgeleid van de timestamp van de activiteit 'Goederen Geleverd'.

Na controle van de voorraad en productieschema's, verstrekt het bedrijf een Bevestigde Leverdatum. Dit vertegenwoordigt de toewijding van de organisatie aan de klant en is de interne benchmark voor het meten van de leveringsprestaties.

Dit attribuut is cruciaal voor het evalueren van interne operationele efficiëntie. Het wordt gebruikt in de 'On-Time Delivery Rate' KPI, waar het wordt vergeleken met de Actuele Leverdatum om te bepalen of het bedrijf aan zijn eigen toezegging heeft voldaan. Significante verschillen tussen de Aangevraagde en Bevestigde Leverdatums bij veel orders kunnen duiden op systemische problemen met available-to-promise (ATP)-berekeningen of capaciteitsplanning.

Vertegenwoordigt de toewijding van het bedrijf aan de klant en is de interne maatstaf voor het meten van tijdige levering en afleverbetrouwbaarheid.

Gevonden in de verkooporder schedule line data, die vaak wordt bijgewerkt na een beschikbaarheidscontrole of productieplanning.

Dit Booleaanse attribute onderscheidt taken die door menselijke gebruikers worden uitgevoerd van taken die door systeemautomatisering worden uitgevoerd, zoals background jobs, API's of RPA bots. Een kredietcontrole kan bijvoorbeeld een geautomatiseerde stap zijn, terwijl het oplossen van een kredietblokkade doorgaans handmatig is.

Het analyseren van het proces door de lens van automatisering is cruciaal voor digitale transformatie-initiatieven. Deze indicator is het primaire datapunt voor het berekenen van de KPI 'Percentage handmatige interventie'. Het helpt identificeren welke delen van het proces sterk geautomatiseerd zijn en welke nog steeds afhankelijk zijn van handmatig werk. Deze analyse kan kansen voor verdere automatisering aan het licht brengen om kosten te verlagen, fouten te minimaliseren en doorlooptijden te versnellen.

Maakt onderscheid tussen handmatige en geautomatiseerde taken, wat essentieel is voor het meten van automatiseringsniveaus en het identificeren van kansen voor procesverbetering.

Deze informatie kan worden afgeleid van het 'User Name' attribute (bijv. door systeemgebruikers zoals 'BATCH_USER' te identificeren) of van specifieke velden in event logs die de uitvoeringscontext volgen.

De Orderstatus biedt een momentopname van waar de verkooporder zich in zijn levenscyclus bevindt op een specifiek moment. Het is een categorisch label dat de huidige status van de order samenvat.

Hoewel de opeenvolging van activiteiten een gedetailleerde proceskaart biedt, is het Orderstatus-attribute nuttig voor het creëren van een vereenvoudigd overzicht op hoofdlijnen van het proces. Het kan worden gebruikt om te filteren op alle orders die zich momenteel in een specifieke status bevinden, bijvoorbeeld alle orders met de status 'Wachtend op Kredietgoedkeuring'. Het analyseren van de tijd die in verschillende statussen wordt doorgebracht, kan ook knelpunten aan het licht brengen, bijvoorbeeld orders die te veel tijd in een 'Wachtend op Goedkeuring'-status doorbrengen.

Biedt een samenvatting op hoog niveau van de orderstatus, nuttig voor filtering, statusanalyse en het identificeren van orders die in een bepaalde fase vastzitten.

Dit is een standaardveld in de header van de meeste verkooporderdocumenten in ERP- en CRM-systemen.

Wanneer een verkooporder wordt geannuleerd of een artikel wordt geweigerd, geeft de Rejection Reason de zakelijke context voor dit negatieve resultaat. Redenen kunnen variëren van 'Klant Geannuleerd' en 'Incorrecte Prijs' tot 'Niet op Voorraad'.

Dit attribute is essentieel voor de oorzaakanalyse van procesfouten. Door de frequentie van verschillende afkeuringsredenen te analyseren, kan een bedrijf systemische problemen identificeren. Een groot aantal annuleringen als gevolg van 'Incorrecte Prijs' kan bijvoorbeeld wijzen op problemen in de offerte- of master data-processen. Deze analyse ondersteunt direct de inspanningen om de 'First-Time Right Rate' te verbeteren en procesverspilling te verminderen.

Verklaart waarom orders mislukken, wat oorzaakanalyse mogelijk maakt om onderliggende problemen in prijsstelling, voorraad of klantcommunicatie aan te pakken.

Meestal te vinden op het niveau van de verkooporderregel en geselecteerd uit een vooraf gedefinieerde lijst van codes wanneer een artikel wordt geannuleerd.

De Betalingsvervaldatum wordt berekend op basis van de factuurdatum en de overeengekomen betalingsvoorwaarden van de klant. Het stelt de deadline voor tijdige betaling vast en is een cruciaal onderdeel van het debiteurenproces.

Dit attribute is fundamenteel voor het analyseren van het financiële gedeelte van de Order to Cash-cyclus. Het is de benchmark die wordt gebruikt om te bepalen of een betaling op tijd was, wat dient als directe input voor de KPI 'Op-Tijd Betalingspercentage'. Het dashboard 'Factuur-naar-Betaling Cyclus' is sterk afhankelijk van deze datum om het betalingsgedrag te analyseren en het werkkapitaal effectief te beheren. Vertragingen tussen facturatie en betaling kunnen aan de hand van deze datum worden getoetst om traag betalende klanten te identificeren.

Cruciaal voor financiële analyse: deze datum is de basis voor het berekenen van de tijdige betalingsgraad en het beheer van debiteuren.

Meestal te vinden op het klantfactuurdocument en is afgeleid van de factuurdatum en de betalingsvoorwaarden zoals gespecificeerd in de klantstamdata of verkooporder.