Uw Record to report - Journaalboekingens datatemplate

SAP ECC
Uw Record to report - Journaalboekingens `datatemplate`

Uw Record to report - Journaalboekingens datatemplate

Dit template biedt een helder overzicht voor het verzamelen van de data om uw Record to report - Journaalboekingen proces te analyseren en optimaliseren. Het beschrijft de essentiële attributen die je moet verzamelen, de belangrijke activiteiten die je moet volgen, en praktische richtlijnen voor het extraheren van deze Informatie uit SAP ECC. Door deze template te volgen, verzekert u een betrouwbare dataset voor het opsporen van inefficiënties en het verbeteren van je financiële rapportage.
  • Aanbevolen attributen voor grondige analyse
  • Belangrijke journaalpostactiviteiten om te volgen
  • Praktische richtlijnen voor data-extractie voor SAP ECC
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Record to report - Attributen Journaalboekingen

Dit zijn de aanbevolen velden om op te nemen in uw event log voor grondige analyse van uw Record to report - Journaalboekingen-proces binnen SAP ECC.
5 Verplicht 6 Aanbevolen 7 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de bedrijfsactiviteit of gebeurtenis die op een specifiek punt in het journaalpostproces plaatsvond.
Beschrijving

De activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap in de journal entry levenscyclus, zoals 'Journaalboekingen Aangemaakt', 'Journaalboekingen Goedgekeurd' of 'Journaalboekingen Geboekt'. Dit attribuut is typisch afgeleid van meerdere bronnen in SAP, waaronder transactiecodes (TCODE), wijzigingsdocument logs (tabellen CDHDR en CDPOS) en documentstatusvelden.

Activiteiten analyseren is de basis van Process Mining. Het maakt de visualisatie van procesmaps, berekening van overgangstijden tussen stappen en identificatie van reworkingslussen (bijv. 'Journaalboekingen Afgewezen' gevolgd door 'Journaalboekingen Gecorrigeerd') mogelijk. Deze gegevens zijn onmisbaar voor dashboards gerelateerd aan cyclustijden, reworkingspercentages en procesvarianten.

Waarom het belangrijk is

Het definieert de stappen in de processmap, waardoor het mogelijk is om de journal entry workflow te visualiseren, analyseren en optimaliseren.

Waar te verkrijgen

Afgeleid uit verschillende bronnen, waaronder transactiecodes in BKPF (TCODE), documentstatus en workflow logs in tabellen zoals SWW_WI2OBJ, of change documents in CDHDR en CDPOS.

Voorbeelden
Journaalboekingen aangemaaktJournaalboekingen goedgekeurdJournaalboekingen afgewezenJournaalboekingen geboekt
Journaalboekingen ID
JournalEntryId
De unieke kenmerk voor een financieel boekhoudkundig document, een combinatie van bedrijfscode, documentnummer en fiscaal jaar.
Beschrijving

De Journal Entry ID is de belangrijkste case-kenmerk voor het volgen van de levenscyclus van een journaalpost. Het is een samengestelde sleutel, typisch gevormd door het concateneren van de Company Code (BUKRS), Document Number (BELNR) en Fiscal Year (GJAHR) om uniciteit over het gehele SAP-systeem te waarborgen.

Bij procesanalyse koppelt deze ID alle gerelateerde activiteiten, zoals aanmaak, parkeren, indiening, goedkeuring, afwijzing en boeking. Door deze kenmerk te traceren, kunnen we de volledige procesgang van elke journaalpost construeren, cyclustijden meten en procesafwijkingen of knelpunten voor specifieke posten vinden.

Waarom het belangrijk is

Dit is de onmisbaar voor het volgen van een journaalpost van aanmaak tot definitieve boeking, waardoor end-to-end procesanalyse en variantvergelijking mogelijk is.

Waar te verkrijgen

Dit is een afgeleid attribuut, typisch een samenvoeging van velden uit de BKPF-tabel: Company Code (BUKRS), Document Number (BELNR) en Fiscal Year (GJAHR).

Voorbeelden
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
TijdsTip Gebeurtenis
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond voor de journaalpost.
Beschrijving

Event Time biedt de exacte datum en tijd voor elke activiteit in het Journal Entry proces. Deze data is belangrijk voor het berekenen van alle tijdsgebaseerde meetwaarden, zoals doorlooptijden, verwerkingsduren en vertragingen tussen stappen. De bron van deze timestamp varieert afhankelijk van de activiteit; het kan de aanmaakdatum/tijd van het document zijn (CPUDT/CPUTM) of change tijdstempels uit logs (CDHDR-UDATE/UTIME).

In analyse wordt Event Time gebruikt om gebeurtenissen chronologisch te ordenen, wat de basis vormt van de procesmap. Het is belangrijk voor het berekenen van alle KPI's gerelateerd aan tijd, zoals Average Journal Entry Cycle Time, Average Approval Time, en Time from Approval to Posting.

Waarom het belangrijk is

Deze timestamp vormt de basis voor alle tijdgerelateerde analyses, waardoor de berekening van doorlooptijden, duren en knelpunten mogelijk worden.

Waar te verkrijgen

Afkomstig uit diverse velden afhankelijk van de activiteit, voornamelijk creatie timestamp (CPUDT, CPUTM) uit BKPF of wijzigingsdocument tijdstempels (UDATE, UTIME) uit CDHDR.

Voorbeelden
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de procesdata is opgehaald.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de herkomst van de data, wat in dit geval de specifieke SAP ECC instantie is. Het is typisch een statische waarde die wordt toegevoegd tijdens het data-extractieproces.

Hoewel eenvoudig, is dit attribuut belangrijk in omgevingen met meerdere ERP's of databronnen. Het zorgt ervoor dat data lineage duidelijk is en maakt filteren of segmenteren van analyse per bronsysteem mogelijk.

Waarom het belangrijk is

Geeft inzicht in de herkomst van de data en is belangrijk voor het bijhouden van datakwaliteit, vooral in omgevingen met meerdere bronsystemen.

Waar te verkrijgen

Dit is typisch een statische waarde die wordt toegevoegd tijdens het datatransformatieproces, en identificeert de specifieke SAP ECC instantie (bijv. 'ECC_PROD_100').

Voorbeelden
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
Tijdstip van extractie
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst is opgehaald of vernieuwd uit het bronsysteem.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit SAP ECC. Het is een metadataveld dat belangrijk is voor het begrijpen van de relevantie en currency van de geanalyseerde data.

In elk Process Mining-dashboard of analyse is het kennen van de laatste update tijd belangrijk voor gebruikers om de data te vertrouwen en geïnformeerde beslissingen te nemen. Het helpt de vraag te beantwoorden: 'Hoe up-to-date is deze Informatie?'.

Waarom het belangrijk is

Informeert gebruikers over de relevantie van de data, zodat zij het tijdsbestek van de analyse begrijpen en de resultaten kunnen vertrouwen.

Waar te verkrijgen

Dit is een metadataveld gegenereerd en opgeslagen door de data-extractietool of ETL-proces op het moment van data refresh.

Voorbeelden
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
Bedrijfscode
CompanyCode
De onderdeel die een onafhankelijke juridische entiteit vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld.
Beschrijving

De De bedrijfscode is een fundamentele onderdeel in SAP Financials. Het vertegenwoordigt een juridisch onafhankelijke onderneming en is een sleutelveld in de journal entry documentheader.

Dit attribuut is belangrijk voor het segmenteren van procesanalyse per juridische entiteit. Het maakt het mogelijk om procesprestaties, compliance-percentages en KPI-resultaten te vergelijken tussen verschillende delen van het bedrijf. Het kan bijvoorbeeld helpen vinden of goedkeuringsvertragingen of hoge herroepingspercentages specifiek zijn voor bepaalde company codes.

Waarom het belangrijk is

Maakt het mogelijk om procesprestaties te filteren en te vergelijken tussen verschillende juridische entiteiten of bedrijfsonderdelen binnen de organisatie.

Waar te verkrijgen

Gevonden in de documentheader-tabel BKPF, veld BUKRS.

Voorbeelden
10002000US01DE01
Boekingsdatum
PostingDate
De datum waarop de transactie in het grootboek wordt vastgelegd, wat de financiële periode beïnvloedt.
Beschrijving

De Boekingsdatum bepaalt de fiscale periode waarin de journaalpost wordt verwerkt. Het is een belangrijk datumveld vanuit financieel en compliance-perspectief, aangezien het moet aansluiten bij de afsluitingsschema's en regelgeving van de boekhoudperiode.

In Process Mining wordt deze datum gebruikt om compliance te monitoren. Het 'Compliance Adherence Monitoring' dashboard en de 'Compliance Conformance Rate' KPI gebruiken dit attribuut om te controleren of posten binnen de juiste periode worden geboekt. Het kan ook worden gebruikt om trends in het volume van journaalposten over tijd te analyseren.

Waarom het belangrijk is

Belangrijk voor financiële rapportage en compliance-analyse, om ervoor te zorgen dat entries in de juiste boekhoudperiode worden geboekt.

Waar te verkrijgen

Gevonden in de documentheader-tabel BKPF, veld BUDAT.

Voorbeelden
2023-10-312023-11-302024-01-15
Documenttype
DocumentType
Een classificatie voor boekhoudkundige documenten die bepaalt hoe ze worden verwerkt en opgeslagen.
Beschrijving

De Document Type onderscheidt verschillende soorten zakelijke transacties, zoals een grootboekpost (SA), leveranciersfactuur (KR) of activa-boeking (AA). Het wordt gedefinieerd tijdens de systeemconfiguratie en toegewezen aan elke journaalpost.

Dit is een onmisbaar attribuut voor analyse, omdat het de segmentatie van het proces per aard van de transactie mogelijk maakt. Het 'Doorstroom van journaalposten per type' dashboard en de 'Gemiddelde doorlooptijd per journaalposttype' KPI zijn direct afhankelijk van dit veld. Het helpt te bekijken of bepaalde typen posten gevoeliger zijn voor vertragingen, rework of herroepingen.

Waarom het belangrijk is

Maakt segmentatie van analyse op transactietype mogelijk, wat helpt bij het vinden of procesproblemen specifiek zijn voor bepaalde typen Journal Entries.

Waar te verkrijgen

Gevonden in de documentheader-tabel BKPF, veld BLART.

Voorbeelden
SAKRREAA
Gebruiker
User
De SAP-gebruikers-ID van de persoon die de journaalpost heeft aangemaakt of gewijzigd.
Beschrijving

Dit attribuut legt de SAP username vast die verantwoordelijk is voor een bepaalde activiteit, zoals het aanmaken, parkeren of boeken van een document. Het is direct afkomstig uit de documentheader of wijzigingslogtabellen.

Het analyseren van het Gebruiker attribuut is belangrijk voor het begrijpen van team- en individuele prestaties. Het ondersteunt het Gebruiker Productivity dashboard door activiteitsvolumes en verwerkingstijden per gebruiker te volgen. Het helpt ook te vinden wie betrokken is bij reworkingslussen, herroepingen of compliance-afwijkingen, waardoor gerichte training of procesverbeteringen mogelijk zijn.

Waarom het belangrijk is

Identificeert de gebruiker die verantwoordelijk is voor elke activiteit, wat analyse van gebruikersprestaties, werkdrukverdeling en reworkpatronen mogelijk maakt.

Waar te verkrijgen

Doorgaans uit de BKPF-tabel (veld USNAM voor aanmaker) of de CDHDR-tabel (veld USERNAME voor wijziger).

Voorbeelden
ABROWNCJONESDSMITH
Is gestorneerd
IsReversed
Een booleanse vlag die aangeeft of de Journal Entry is teruggedraaid.
Beschrijving

Deze flag identificeert journaalposten die vervolgens zijn herroepen door een ander boekhoudkundig document. In SAP is een herroepen document gekoppeld aan het herroepingsdocument, wat een duidelijk audit trail biedt.

Dit attribuut is onmisbaar voor het 'Journal Entry Reversal Analysis' dashboard en de 'Journal Entry Reversal Rate' KPI. Het maakt het mogelijk om herroepen posten te isoleren om de grondoorzaken te onderzoeken, zoals data-invoerfouten of onjuiste boekhoudkundige verwerkingen, met als doel de frequentie van herroepingen te verminderen.

Waarom het belangrijk is

Ondersteunt direct reversal analysis door entries te markeren die later ongedaan zijn gemaakt, wat helpt bij het vinden van grondoorzaken van fouten en het verbeteren van de dataintegriteit.

Waar te verkrijgen

Afgeleid van het Reversal Document number veld (STBLG) in de BKPF-tabel. Als STBLG niet leeg is, is de flag true.

Voorbeelden
truefalse
Transactiecode
TransactionCode
De SAP-transactiecode gebruikt om de journaalpost aan te maken of te processen.
Beschrijving

De Transactiecode (T-Code) is een unieke kenmerk voor een specifieke functie of programma in SAP. Voor journaalposten geeft het aan hoe de post is aangemaakt, bijvoorbeeld handmatig (FB01, F-02), via parkeren (FV50), of via een geautomatiseerde interface.

Dit attribuut is zeer waardevol voor het 'Manual Activiteit Optimization' dashboard. Door de T-Code te analyseren, kunnen we onderscheid maken tussen handmatige en geautomatiseerde activiteiten, vinden welke handmatige processen het meest tijdrovend zijn, en kansen voor automatisering opsporen om handmatige inspanning te verminderen en efficiëntie te verbeteren.

Waarom het belangrijk is

Helpt onderscheid te maken tussen handmatige en geautomatiseerde processen en identificeert kansen voor automatisering en processtandaardisatie.

Waar te verkrijgen

Gevonden in de documentheader-tabel BKPF, veld TCODE.

Voorbeelden
FB01F-02FV50FBD1
Annuleringsreden
ReversalReason
Een code die de reden aangeeft waarom een Journal Entry werd teruggedraaid.
Beschrijving

Wanneer een document wordt geannuleerd, stelt SAP de gebruiker in staat een redencode op te geven. Deze code biedt gestructureerde Informatie over waarom de annulering noodzakelijk was, bijvoorbeeld een onjuiste boekingsdatum of een data-invoerfout.

Dit attribuut is een belangrijke input voor het 'Journaalboekingen Annuleringsanalyse' dashboard. Door de meest voorkomende annuleringsredenen te analyseren, kunnen organisaties systemische problemen in hun processen of trainingslacunes vinden, en gerichte acties ondernemen om toekomstige fouten te voorkomen en de annuleringsfrequentie te verlagen.

Waarom het belangrijk is

Biedt direct inzicht in waarom herroepingen plaatsvinden, en maakt gerichte grondoorzaakanalyse mogelijk om toekomstige fouten te verminderen.

Waar te verkrijgen

Gevonden in de documentheader-tabel BKPF, veld STGRD.

Voorbeelden
010205
Goedkeuringstijd
ApprovalTime
De verstreken tijd vanaf het moment dat een journaalpost ter goedkeuring wordt ingediend totdat deze wordt goedgekeurd of afgewezen.
Beschrijving

Deze metriek meet de duur van het goedkeuringssubproces, dat vaak aanzienlijk bijdraagt aan de totale doorlooptijd. Het wordt berekend als het tijdsverschil tussen de activiteit 'Journaalboekingen Ingediend' en de corresponderende activiteit 'Journaalboekingen Goedgekeurd' of 'Journaalboekingen Afgewezen'.

De goedkeuringstijd is de basismetriek voor het 'Prestatie Journaalboekingen Goedkeuring' dashboard en de KPI 'Gemiddelde Goedkeuringstijd Journaalboekingen'. Het analyseren van deze duur helpt knelpunten in de goedkeuringsworkflow te vinden, de prestaties van goedkeurders te meten en proceswijzigingen te onderbouwen, zoals het aanpassen van goedkeuringsdrempels.

Waarom het belangrijk is

Kwantificeert de duur van de goedkeuringsfase, en helpt vertragingen in de beoordelings- en goedkeuringsworkflow op te sporen en aan te pakken.

Waar te verkrijgen

Berekend door de timestamp van de 'Journal Entry Submitted' gebeurtenis af te trekken van de 'Journal Entry Approved' of 'Journal Entry Rejected' gebeurtenis.

Voorbeelden
P1DT2HPT4H15MP3D
Is Geparkeerd
IsParked
Een booleanse vlag die aangeeft of de Journal Entry als een geparkeerd document is opgeslagen voordat deze werd geboekt.
Beschrijving

Het parkeren van een document stelt een gebruiker in staat een onvolledige journaalpost op te slaan zonder dat dit financiële saldi beïnvloedt. Het kan dan worden voltooid of beoordeeld door een andere gebruiker voordat het wordt geboekt. Deze flag identificeert posten die een parkeerstap hebben doorlopen.

Het analyseren van dit attribuut helpt het gebruik van de parkeerfunctie te begrijpen. Het kan zichtbaar maken of parkeren wordt gebruikt als een Informapakketmele beoordelingsstap, wat mogelijk vertragingen veroorzaakt. Het ondersteunt de analyse van de end-to-end cyclusduur, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen posten die direct worden geboekt en posten die eerst worden geparkeerd.

Waarom het belangrijk is

Identificeert invoer die gebruikmaakt van de parkeerfunctie, wat een bron van vertraging kan zijn of een indicator van een Informapakketmeel beoordelingsproces.

Waar te verkrijgen

Afgeleid van het documentstatusveld (BSTAT) in tabel BKPF. Een 'V' geeft een geparkeerd document aan.

Voorbeelden
truefalse
Is herstelwerk
IsRework
Een booleanse vlag die aangeeft of een Journal Entry een herstelwerk-loop heeft ondergaan, zoals afgekeurd en vervolgens gecorrigeerd worden.
Beschrijving

Deze flag identificeert cases die zijn afgeweken van het 'happy path' en corrigerende actie vereisten. Het is typisch ingesteld op 'true' als een reeks activiteiten zoals 'Journaalboekingen Afgewezen' gevolgd door 'Journaalboekingen Gecorrigeerd' wordt waargenomen voor een bepaalde journaalpost.

Dit attribuut is belangrijk voor het berekenen van de 'Journal Entry Rework Rate' KPI en voor analyse op het 'Rework and Rejection Rate' dashboard. Het helpt de mate van inefficiëntie in het proces te kwantificeren en biedt een basis voor het onderzoeken van de grondoorzaken van rework, zoals onduidelijke vereisten of onvoldoende documentatie.

Waarom het belangrijk is

Markeert entries die correctie vereisten, waardoor de kwantificering van herstelwerk en analyse van de grondoorzaken mogelijk wordt om de first-time-right rates te verbeteren.

Waar te verkrijgen

Dit is een berekend attribuut, afgeleid door de volgorde van activiteiten voor een case te analyseren. Een reworkingslus wordt geïdentificeerd als een afwijzings- of correctieactiviteit optreedt.

Voorbeelden
truefalse
Kostenplaats
CostCenter
Een onderdeel binnen een `controlling area` die een locatie vertegenwoordigt waar kosten worden gemaakt.
Beschrijving

Het Kosten Center is een belangrijk stamdata element uit de Controlling (CO) module, vaak toegewezen op het journal entry regelitemniveau. Het wordt gebruikt om kosten te volgen voor een specifieke afdeling, functie of locatie.

Het opnemen van Kosten Center maakt een meer gedetailleerde analyse van het journal entry-proces mogelijk. Het kan helpen bepalen of bepaalde afdelingen meer rework genereren, langere cyclustijden hebben of verantwoordelijk zijn voor een hoger volume aan handmatige posten. Dit maakt een afdelingsgericht beeld van de procesefficiëntie mogelijk.

Waarom het belangrijk is

Maakt analyse van procesprestaties per afdeling of functioneel gebied mogelijk, wat helpt bij het vinden van gelokaliseerde inefficiënties.

Waar te verkrijgen

Gevonden in de documentregelitem-tabel BSEG, veld KOSTL.

Voorbeelden
4100CC_FINANCE_US10010101
Totaal Documentbedrag
TotalDocumentAmount
De totale waarde van de journaalpost in de documentvaluta.
Beschrijving

Dit attribuut vertegenwoordigt de totale financiële waarde van de journaalpost. Het wordt typisch berekend door de absolute waarden van alle debet- of creditregelitems die bij het document horen, op te tellen.

Het analyseren van het proces per financiële waarde kan belangrijke patronen zichtbaar maken. Hoge-waarde posten kunnen bijvoorbeeld een ander, strenger goedkeuringspad volgen. Dit attribuut kan worden gebruikt om de analyse te filteren of te segmenteren om te zien of cyclustijden, afwijzingspercentages of goedkeuringsvertragingen correleren met het bedrag van de post.

Waarom het belangrijk is

Maakt financiële impactanalyse mogelijk, zoals het correleren van verwerkingstijden of afwijzingspercentages met de financiële waarde van Journal Entries.

Waar te verkrijgen

Dit is een berekend veld, afgeleid door het bedragveld (WRBTR of DMBTR) van alle regelitems in de BSEG-tabel te aggregeren voor een bepaalde journaalpost.

Voorbeelden
1500.0025000.75125.50
Valutacode
CurrencyKey
De valutacode voor de bedragen die in de journaalpost zijn vastgelegd.
Beschrijving

Dit attribuut specificeert de valuta van de journaalpost, zoals USD, EUR of JPY. Het biedt context voor alle financiële bedragen die bij het document horen.

Hoewel niet altijd een primaire analysedimensie, is het belangrijk voor het correct interpreteren van financiële waarden. Het kan ook worden gebruikt om analyse te segmenteren in wereldwijde organisaties om te zien of processen verschillen voor posten in buitenlandse versus lokale valuta.

Waarom het belangrijk is

Biedt de nodige context voor alle financiële waarden, en zorgt voor accurate financiële analyse en interpretatie.

Waar te verkrijgen

Gevonden in de documentheader-tabel BKPF, veld WAERS.

Voorbeelden
USDEURGBPJPY
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Record to report - Activiteiten Journaalboekingen

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om vast te leggen in uw event log voor accurate procesbekijkking en optimalisatie van journaalposten.
5 Aanbevolen 9 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Journaalboekingen Annulering Verwerkt
Deze activiteit markeert de herroeping van een eerder geboekte journaalpost. Een herroeping is een nieuw boekhoudkundig document dat de oorspronkelijke post ongedaan maakt.
Waarom het belangrijk is

Dit is een kritisch gebeurtenis voor het meten van datakwaliteit en procesnauwkeurigheid. Een hoog percentage herroepingen wijst op systemische problemen in de initiële data-invoer- of goedkeuringsfasen, en elke herroeping vertegenwoordigt rework.

Waar te verkrijgen

Dit gebeurtenis wordt geïdentificeerd in de header van het herkomstele document (BKPF-tabel). Wanneer een document wordt herroepen, vult SAP het herroepingsdocumentnummer (BKPF-STBLG) en de herroepingsreden (BKPF-STGRD) in. De gebeurtenis timestamp is de boekingsdatum van het nieuwe herroepingsdocument.

Vastleggen

Identificeer wanneer BKPF-STBLG wordt ingevuld op het herkomstele document; de timestamp is de boekingsdatum van het herroepingsdocument.

Gebeurtenistype explicit
Journaalboekingen geboekt
Dit is de centrale activiteit waar de journaalpost officieel wordt vastgelegd in het grootboek, wat financiële overzichten beïnvloedt. Dit gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer de documentstatus op 'geboekt' wordt gezet en een boekingsdatum wordt toegewezen.
Waarom het belangrijk is

Dit is de belangrijkste mijlpaal, wat de succesvolle verwerking van een journaalpost betekent. De end-to-end cyclusduur wordt vaak tot dit punt gemeten, en het is een belangrijk gebeurtenis voor financiële afsluitingsanalyse.

Waar te verkrijgen

Geïdentificeerd wanneer een document in de BKPF-tabel een boekingsdatum (BKPF-BUDAT) heeft. Voor geparkeerde documenten komt dit overeen met het moment dat de status BKPF-BSTAT verandert van 'V' naar leeg. De timestamp van de boeking is de invoerdatum BKPF-CPUDT.

Vastleggen

Identificeer wanneer BKPF-BSTAT verandert van 'V' naar leeg, of voor directe boekingen, de creatiegebeurtenis.

Gebeurtenistype explicit
Journaalboekingen geparkeerd
Deze activiteit markeert de initiële aanmaak van een journaalpost in een voorlopige staat, voordat deze officieel in het grootboek wordt geboekt. Dit wordt expliciet vastgelegd in SAP wanneer een gebruiker een document opslaat met behulp van een parkeertransactie, waarbij de documentstatus op 'geparkeerd' wordt gezet.
Waarom het belangrijk is

Dit is een kritisch start gebeurtenis voor processen die beoordeling en goedkeuring omvatten. Het analyseren van de tijd tussen parkeren en boeken helpt vertragingen in de pre-boekings- en goedkeuringsfasen te vinden.

Waar te verkrijgen

Dit gebeurtenis wordt geïdentificeerd vanuit de documentheader-tabel BKPF. Een document wordt als geparkeerd beschouwd wanneer het wordt aangemaakt met een status BKPF-BSTAT = 'V'. De gebeurtenis timestamp is de aanmaakdatum en -tijd, BKPF-CPUDT en BKPF-CPUTM.

Vastleggen

Identificeer documentcreatie in BKPF waar BKPF-BSTAT 'V' is.

Gebeurtenistype explicit
Journaalboekingen goedgekeurd
Deze activiteit markeert de definitieve goedkeuring van een journaalpost binnen een workflow, waardoor deze in aanmerking komt voor boeking. Dit gebeurtenis wordt vastgelegd vanuit de workflow log wanneer de definitieve 'vrijgave'- of 'goedkeurings'-stap is voltooid.
Waarom het belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die het goedkeuringsproces afsluit. De duur tot aan deze activiteit is een kritische KPI voor goedkeuringsefficiëntie, en de tijd van dit gebeurtenis tot boeking meet de post-goedkeuringsvertraging.

Waar te verkrijgen

Afgeleid uit de timestamp van de voltooiing van de definitieve goedkeuringsstap in het SAP Business Workflow log. Dit is de laatste goedkeuringsactie voordat het document wordt geboekt of klaargemaakt voor boeking.

Vastleggen

Identificeer voltooiing van de definitieve 'vrijgave'- of 'goedkeurings'-stap in workflow logs.

Gebeurtenistype inferred
Journaalboekingen ingediend
Deze activiteit betekent dat een geparkeerde journaalpost is afgerond door de aanmaker en nu klaar is voor beoordeling en goedkeuring. Het wordt typisch vastgelegd door de initiatie van een SAP Business Workflow-taak geassocieerd met het geparkeerde document.
Waarom het belangrijk is

Dit markeert de overdracht van de aanmaker naar de goedkeurder, waarmee de klok start voor goedkeuringscyclusduur KPI's. Het is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de efficiëntie van de goedkeuringsworkflow.

Waar te verkrijgen

Afgeleid uit de starttijd van de goedkeurings-workflow instantie die gekoppeld is aan het financiële documentobject. Dit vereist het analyseren van workflow logtabellen zoals SWW_WI2OBJ om de workflow te vinden die is gestart voor de specifieke bedrijfscode, documentnummer en fiscaal jaar.

Vastleggen

Identificeer workflow startevenement voor het geparkeerde documentobject.

Gebeurtenistype inferred
Cross-Company Boeking Geïdentificeerd
Een berekende activiteit die een Journal Entry markeert die meer dan één `Company Code` beïnvloedt. Dit wordt bepaald door de regelitems van een enkel financieel document te analyseren.
Waarom het belangrijk is

Cross-company transacties kunnen complexere verwerkings- en goedkeuringsvereisten hebben. Het vinden ervan maakt een afzonderlijke analyse van hun doorlooptijden en procespaden mogelijk om unieke knelpunten te vinden.

Waar te verkrijgen

Berekend door de line item tabel BSEG te onderzoeken voor een gegeven documentnummer (BELNR). Als de line items meer dan één afzonderlijke company code (BSEG-BUKRS) bevatten, is de entry een cross-company boeking.

Vastleggen

Controleer of er meerdere unieke waarden van BSEG-BUKRS bestaan voor een enkele BKPF-BELNR.

Gebeurtenistype calculated
Documentatie bijgevoegd
Deze activiteit vertegenwoordigt het bijvoegen van ondersteunende documenten, zoals facturen of spreadsheets, door een gebruiker aan de journaalpost. Dit gebeurtenis wordt niet expliciet gelogd als een standaard boekhoudkundig gebeurtenis en wordt typisch afgeleid door te controleren op de aanmaak van attachments gekoppeld aan het boekhoudkundige documentobject.
Waarom het belangrijk is

Het volgen van deze activiteit helpt de compliance te verifiëren met beleid dat documentatie vereist. Vertragingen bij het bijvoegen van documenten kunnen een hoofdoorzaak zijn voor langdurige goedkeuringscycli.

Waar te verkrijgen

Dit is moeilijk betrouwbaar vast te leggen als een timestamped gebeurtenis. Het kan potentieel worden afgeleid door de Generic Object Services (GOS) attachment tabellen, zoals SOOD, te analyseren en de aanmaak timestamp van de attachment te koppelen aan de journal entry object key.

Vastleggen

Afleiden uit creatie timestamp van gekoppelde objecten in GOS-tabellen (bijv. SOOD).

Gebeurtenistype inferred
Geparkeerde Journaalboekingen Verwijderd
Vertegenwoordigt het verwijderen van een geparkeerde journaalpost die nooit is geboekt. Dit kan gebeuren na een afwijzing of als de post per ongeluk is aangemaakt.
Waarom het belangrijk is

Deze activiteit markeert een onsuccesvol einde van het proces. Analyseren waarom geparkeerde documenten worden verwijderd, kan problemen inzichtelijk maken zoals dubbele posten of procesmisverstanden.

Waar te verkrijgen

Dit gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de status van een geparkeerd document in de BKPF-tabel wordt gewijzigd. Het statusveld BKPF-BSTAT wordt bijgewerkt naar 'Z' (Geparkeerd document verwijderd). De wijziging timestamp kan worden gevonden in de documentwijzigingslogs (CDHDR).

Vastleggen

Identificeer wanneer BKPF-BSTAT wordt bijgewerkt naar 'Z'.

Gebeurtenistype explicit
Handmatige Invoer Geïdentificeerd
Deze activiteit identificeert of een journaalpost is aangemaakt via een handmatige online transactie versus een geautomatiseerde interface of batchproces. Dit is geen gebruikersactie, maar een berekend attribuut van de post, afgeleid uit systeemdata.
Waarom het belangrijk is

Het onderscheid maken tussen handmatige en geautomatiseerde entries is belangrijk voor gerichte procesverbetering. Handmatige processen zijn vaak de focus voor standaardisatie- en automatiseringsinitiatieven.

Waar te verkrijgen

Dit wordt berekend door velden in de documentheader-tabel BKPF te analyseren. Transactiecodes (BKPF-TCODE) zoals 'FB01', 'FB50' of 'FV50' duiden op handmatige invoer, terwijl andere T-codes of specifieke batch input namen (BKPF-AWKEY) automatisering suggereren.

Vastleggen

Afleiden uit BKPF-TCODE of andere bronsysteem indicatoren in de document header.

Gebeurtenistype calculated
Journaalboekingen aangemaakt
Vertegenwoordigt de aanmaak van een journaalpost die direct wordt geboekt, zonder een voorafgaande parkeerstap. Dit wordt vastgelegd wanneer een document in SAP wordt aangemaakt met behulp van een directe boekingstransactie.
Waarom het belangrijk is

Deze activiteit dient als een alternatief startpunt voor eenvoudigere journaalpostprocessen die geen goedkeuringsworkflow vereisen. Het helpt onderscheid te maken tussen eenvoudige, directe boekingen en complexere, geparkeerde posten.

Waar te verkrijgen

Dit gebeurtenis komt overeen met documentaanmaak in de BKPF-tabel waar de documentstatus BKPF-BSTAT leeg is (geboekt). De gebeurtenis timestamp is de aanmaakdatum, BKPF-CPUDT. Voor deze documenten vinden 'Aangemaakt' en 'Geboekt' gebeurtenissen gelijktijdig plaats.

Vastleggen

Identificeer documentcreatie in BKPF waar BKPF-BSTAT leeg is.

Gebeurtenistype explicit
Journaalboekingen afgewezen
Deze activiteit betekent de definitieve afwijzing van een journaalpost, waarna deze niet meer zal worden geboekt. Dit is typisch een terminale status in een goedkeuringsworkflow, wat leidt tot de uiteindelijke verwijdering van het geparkeerde document.
Waarom het belangrijk is

Het bijhouden van afwijzingen is belangrijk voor kwaliteitsmanagement. Het analyseren van de redenen en frequentie van afwijzingen helpt de 'first-time-right' ratio van journaalposten te verbeteren.

Waar te verkrijgen

Dit is een uitkomst vastgelegd vanuit het SAP Business Workflow log, en vertegenwoordigt een definitieve 'afwijzings'-gebruikersbeslissing die het proces beëindigt. Het geparkeerde document kan vervolgens worden verwijderd.

Vastleggen

Identificeer de definitieve 'afwijzings'-status in het workflow log voor het document.

Gebeurtenistype inferred
Journaalboekingen gecorrigeerd
Deze activiteit geeft aan dat de oorspronkelijke aanmaker een geparkeerde journaalpost heeft gewijzigd nadat deze teruggestuurd was voor wijzigingen. Het wordt afgeleid door wijzigingen aan het document te detecteren na een 'Wijzigingen Aangevraagd'-gebeurtenis.
Waarom het belangrijk is

Het bijhouden van correcties helpt de inspanningen voor herstelwerk te kwantificeren. De tijd tussen een wijzigingsverzoek en de correctie benadrukt vertragingen bij het oplossen van problemen met ingediende boekingsaanvragen.

Waar te verkrijgen

Afgeleid door analysedocumentlogboeken (tabellen CDHDR en CDPOS) voor het geparkeerde document. Een wijziging die is vastgelegd na een afwijzingsgebeurtenis in de workflow, duidt erop dat een correctie is uitgevoerd. De timestamp komt uit de CDHDR-tabel.

Vastleggen

Identificeer logboekverandering in CDHDR/CDPOS na een afwijzingsgebeurtenis.

Gebeurtenistype inferred
Journaalboekingen Regelitem Afgeboekt
Deze activiteit vertegenwoordigt de afstemming van een open-posten beheerd G/L-rekeningregelitem, zoals een bankafstemmingsrekening. Het vindt plaats wanneer een regelitem wordt gematcht met een ander, waardoor het wordt afgesloten.
Waarom het belangrijk is

Voor processen zoals bankafstemming is de tijd om items af te boeken een belangrijke KPI. Deze activiteit helpt de efficiëntie van afstemming en maandafsluitingsprocedures te analyseren.

Waar te verkrijgen

Dit gebeurtenis wordt vastgelegd vanuit de regelitemtabel BSEG. Wanneer een regelitem wordt afgeboekt, worden de afboekingsdatum (BSEG-AUGDT) en het afboekingsdocument (BSEG-AUGBL) velden ingevuld. De timestamp van het gebeurtenis is de afboekingsdatum.

Vastleggen

Identificeer wanneer de afboekingsdatum (BSEG-AUGDT) wordt ingevuld voor een regelitem.

Gebeurtenistype explicit
Wijzigingen Journaalboekingen Aangevraagd
Vertegenwoordigt een punt in de workflow waar een goedkeurder de journaalpost heeft beoordeeld en teruggestuurd naar de aanmaker voor correctie. Dit gebeurtenis wordt vastgelegd vanuit workflow logs die een 'afwijzings'- of 'terugstuur'-gebruikersbeslissing aangeven.
Waarom het belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk voor het vinden van reworkingslussen, die een primaire bron zijn van inefficiëntie en procesafwijking. Hoge frequentie van dit gebeurtenis wijst op problemen met de invoerkwaliteit of onduidelijke vereisten.

Waar te verkrijgen

Dit gebeurtenis wordt afgeleid uit de timestamp van een specifieke gebruikersbeslissingsstap in het SAP Business Workflow log die overeenkomt met een 'afwijzings'- of 'terugstuur voor correctie'-actie.

Vastleggen

Identificeer 'afwijzings'- of 'reworkings'-beslissing timestamp in workflow logs.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP ECC