Hazır bağlayıcıları neden kullanmıyoruz?

Veri Templatei mi arıyorsunuz? Hazır kullanılabilir Templateler için sürekli süreç iyileştirme rehberlerimize göz atın. Bu Templatelerde Satın Almadan Ödemeye, Siparişten Tahsilata ve Borçlar Muhasebesi gibi süreçler için kullanıma hazır içerikler bulabilirsiniz.

Process Mining veriye ihtiyaç duyar, ancak bunu yanlış yapıyoruz

“Process Mining’de işin %80’i veridir.”

Bu istatistiği muhtemelen duymuşsunuzdur. Biz de bunu kesinlikle deneyimledik. Ancak rahatsız edici gerçek şu: verinin işin %80’ini oluşturması doğal bir kural değildir. Bu, işleri yanlış yapmanın bir belirtisidir.

Veri çıkarma işlemi aylar süren bir projeye dönüştüğünde bir şeyler yolundan çıkmış demektir. Process Mining’in amacı kusursuz veri hatları oluşturmak değil, içgörülere ulaşmaktır. Örneğin faturaların biri onlara bakmadan önce 12 gün boyunca işlenmeden beklediğini keşfetmek veya yanlış yapılandırılmış bir sistem nedeniyle siparişlerin %40’ının manuel müdahale gerektirdiğini bulmak.

Veri, sonuca ulaşmak için kullanılan bir araçtır, sonucun kendisi değil.

Peki neden bu kadar çok Process Mining projesi veri aşamasında takılıp kalıyor? Çoğu zaman bunun nedeni tek bir karardır: hazır bağlayıcıları seçmek.

Hazır bağlayıcıların vaadi

İdeal bir dünyada bu, dönüştürücü bir çözüm olurdu. Hakkını vermek gerekirse bunun demolar sırasında, hatta bazen standart sistem yapılandırmalarına sahip basit üretim ortamlarında işe yaradığını gördük.

Ama gerçek şu: Şirketiniz bir demo ortamı değil.

Gerçeklik kontrolü

Yıllardır kuruluşlara Process Mining konusunda yardımcı oluyoruz. Neyin işe yaradığını, neyin yaramadığını gördük. Hazır bağlayıcıların çözdüklerinden daha fazla sorun yarattığına defalarca tanık olduk.

Bir yıl süren “hızlı kurulum”

Müşterilerimizden biri Process Mining yolculuğuna bir tedarikçinin SAP bağlayıcısı konusunda heyecanla başladı. Kendilerine “İlk içgörülere üç haftada ulaşırsınız” sözü verilmişti.

On sekiz ay sonra hâlâ veri kalitesi sorunlarını ayıklıyorlardı.

Bu istisnai bir durum değil. Bağlayıcı projelerinin bir yıldan uzun sürdüğünü, bütçeleri ve heyecanı aynı ölçüde tükettiğini gördük. Gerçeklik satış vaadiyle buluştuğunda “basit” kurulum her şeyden önce basit olmaktan çıkar.

Bağlayıcılar gerçek dünyada neden zorlanır?

• Sisteminiz standart değil. Bağlayıcılar, belirli yazılımların belirli sürümleri için oluşturulur. Ancak şirketler sistemlerini özelleştirir. Alanlar ekler, Workflowları değiştirir ve tablo yapılarını yeniden düzenler. Kullandığınız ERP sistemi mi? Muhtemelen on yıldır gelişiyor. Bağlayıcı ders kitabındaki kurulumu bekler, siz ise yıllar boyunca alınan iş kararlarıyla şekillenmiş yaşayan bir sisteme sahipsiniz.

• Bağlayıcılar her şeyi çözmeye çalışır. Olası her Process Mining kullanım senaryosunu ele almak üzere tasarlanan bir bağlayıcı son derece karmaşık hâle gelir. Hiç karşılaşmayacağınız uç durumları desteklemesi gerekirken ihtiyacınız olan özel analizi desteklemeyebilir. Her duruma uyan bu yaklaşım, projenize değer katmayan bir karmaşıklığın içine sizi zorlar.

• Çok tablolu labirent. Çoğu bağlayıcı, kulağa güçlü gelen ve gerçekten de güçlü olan birden fazla kaynak tabloyla çalışır. Ancak bu tablo ilişkilerini kurmak ve sürdürmek karmaşıktır. Yalnızca iş sürecinizi değil, bağlayıcının veri modelini, kaynak sistemin veri modelini ve bunların birlikte nasıl eşlenmesi gerektiğini de anlamanız gerekir. Bu, çok fazla model demektir.

• Kara kutular güvensizlik yaratır. Bir bağlayıcıda, ki er ya da geç mutlaka bir sorun çıkar, bir şeyler ters gittiğinde nedenini anlamak için içini göremezsiniz. Kaynak sistemdeki veri mi yanlış? Bağlayıcı veriyi hatalı mı dönüştürüyor? Bir yapılandırma sorunu mu var? Sorunu körlemesine ayıklamaya çalışırsınız. Bu, sürece dahil olan herkesi hayal kırıklığına uğratır ve sonuçları paydaşlara açıklamayı neredeyse imkânsız hâle getirir.

• Aynı işi yeniden yapmak. İşin ironik yanı şu: birçok kuruluşun veri ambarlarında veya veri göllerinde zaten temizlenmiş ve hazırlanmış verileri bulunur. Veri mühendisleriniz yıllarını veri hatları oluşturmaya, veri kalitesi sorunlarını çözmeye ve güvenilir veri setleri hazırlamaya harcamıştır. Bağlayıcı bu çalışmayı yok sayıp sıfırdan başlar ve kuruluşunuzun zaten güvendiği verilerle tutarsızlıklar yaratabilir.

• Herkesin kafasını karıştıran genel adlar. Bağlayıcılar, kuruluşunuzun süreçlerini tanımlama biçimiyle örtüşmeyebilecek standart terimler kullanır. Bağlayıcı bir şeyi “Sipariş Onayı” olarak adlandırırken ekibiniz “Satış Teyidi” diyorsa her görüşmeyi yavaşlatan bir çeviri katmanı oluşturmuş olursunuz.

• ETL tuzağı. Çoğu bağlayıcı sizi tedarikçinin ETL araçlarına yönlendirir. Bu, özel sistemleri öğrenmek, tedariciye özgü özelliklere bağımlı olmak ve başka araçlara aktarılamayan bir uzmanlık oluşturmak anlamına gelir. Bu sırada şirketinizin muhtemelen zaten bir ETL altyapısı ve bunu kullanmayı bilen çalışanları vardır.

• Tasarlanmış tedarikçi bağımlılığı. Açık konuşalım: Karmaşık ve özel veri hatları, tedarikçinin bakış açısından bir hata değil, özelliktir. Bağlayıcı tabanlı bir altyapı oluşturmak için altı ay harcadığınızda başka bir araca geçmek son derece maliyetli hâle gelir. Bu bir tesadüf değildir.

Gizli maliyetler

Yaklaşımımız: Veri Templateleri

Farklı bir yol izledik. Bağlayıcılar geliştirmek yerine veri Templateleri oluşturduk.

Yaklaşımımız basit: ihtiyacınız olan verileri, sürecinize uyan ve kolayca üretilebilen bir formatta tanımlayın.

Excel ile başlayın

Evet, gerçekten. Excel ile başlayabilirsiniz.

Event Log konusunda yeni misiniz? İlk Event Logunuzu oluşturmayı adım adım anlatan process mining Event Logu oluşturma rehberimiz, Excel ve SQL örnekleriyle size yol gösterir.

Veri Templatelerimiz, her analiz türü için tam olarak hangi sütunlara ihtiyacınız olduğunu tanımlar. Birçok süreç için bunlar Case ID, zaman damgası ve Activity adının yanı sıra işiniz açısından önemli ek özniteliklerdir.

Bunu bugün kendiniz oluşturabilirsiniz. BT ekibini beklemenize gerek yok. Satın alma süreci yok. Danışman görevlendirmeniz gerekmiyor. Sisteminizden verileri dışa aktarın, Template formatımıza göre düzenleyin, yükleyin ve sürecinizi analiz edin.

Mükemmel mi? Hayır. Hızlı mı? Kesinlikle. Sürecinizi anlamaya çalışırken hız, mükemmellikten daha önemlidir.

Neden tek tablo?

Çoğu analiz için özellikle tek tablo formatı kullanıyoruz. Gerekçeyi anlamadan önce bu yaklaşım sınırlayıcı görünebilir:

1. Anlaması kolay: Herkes bir elektronik tabloya bakıp neler olduğunu anlayabilir
2. Oluşturması kolay: Karmaşık birleştirmeler veya ilişki yönetimi gerekmez
3. Process Mining zaten bunu yapar: Birden fazla tablo alan araçlar bile analiz için bunları bir Event Logda birleştirir

ProcessMind’de farklı bakış açıları ve süreçlerle birden fazla tabloyla, hatta nesne merkezli Process Mining yaklaşımlarıyla çalışabilirsiniz. Ancak buradan başlamak zorunda değilsiniz. Basit başlayın ve yalnızca değer sağladığında karmaşıklık ekleyin.

Veri ekibinizle birlikte çalışın

Şunu öğrendik: Bağlayıcı yaklaşımı çoğu zaman veri mühendislerinizi sürecin dışında bırakır. Bu bir hatadır.

Veri ekibiniz sistemlerinizi tanır. Veri kalitesi sorunlarının nerede olduğunu bilir. Hangi alanlara güvenilebileceğini, hangilerinin doğrulanması gerektiğini bilir. Muhtemelen bir bağlayıcının karşılaşacağı sorunların çoğunu daha önce çözmüşlerdir.

Veri Templatelerimiz ortak bir dil oluşturur. Templatei veri mühendisinize verdiğinizde ne gerektiğini hemen anlar. SQL, mevcut ETL platformu ve veri ambarı gibi zaten bildikleri araçları kullanarak gereken verileri tam olarak üretebilirler.

Öğrenmeniz gereken yeni sistemler yok. Tescilli satıcı eğitimi yok. Yalnızca deneyimli veri profesyonellerinin hızla karşılayabileceği net gereksinimler var.

Elinizdekileri kullanın

Çoğu kuruluşta zaten önemli bir veri altyapısı bulunur:

• Temizlenmiş ve doğrulanmış veriler içeren veri ambarları
• Bilgileri güvenilir biçimde taşıyan ETL akışları
• Geçmiş kayıtları içeren veri gölleri
• Yerleşik sorgulara sahip iş zekası araçları

Template yaklaşımı tüm bunları kullanmanızı sağlar. Zaten var olanı yeniden oluşturmayın. Paralel veri akışları kurmayın. Daha önce yaptığınız yatırımlardan yararlanın.

Bu yaklaşım, Process Mining için hazırladığınız verileri başka yerlerde de kullanabileceğiniz anlamına gelir. Bir veri seti oluşturun ve bunu Process Mining, makine öğrenmesi, geleneksel BI ve sıradaki ihtiyaçlarınız için kullanın. Bu verimli bir yaklaşımdır.

Yapay zekâ destekli esneklik

Başlamaya hazır mısınız?

ProcessMind’i şu ilkeler etrafında geliştirdik: basit veri gereksinimleri, hızlı değer elde etme ve kontrolün sizin elinizde olması.

Yaygın süreçler için veri Templateleri bulmak üzere sürekli süreç iyileştirme rehberlerimizi inceleyin. Her rehber şunları içerir:

• Yakalanacak süreç faaliyetleri ve veriler
• Hemen kullanabileceğiniz Template dosyaları
• SAP, Oracle ve Microsoft Dynamics gibi yaygın sistemler için yönlendirmeler
• Veri hazırlama için en iyi uygulamalar

Ya da ücretsiz denemeyi başlatın ve bazı verileri yükleyin. Bir bağlayıcının yapılandırılmasını beklemediğinizde içgörülerin ne kadar hızlı ortaya çıktığı sizi şaşırtabilir.

Veri hedef değildir. Hedef, sürecinizi anlamaktır. Buna daha hızlı ulaşın.