> 継続的なプロセス改善 > 決算・レポーティングの仕訳 > Workiva > データテンプレート

決算・レポーティングの仕訳データテンプレート

Workiva

決算・レポーティングの仕訳に関する属性(18) 決算・レポーティングの仕訳アクティビティ(14) データ抽出ガイド(1)

決算・レポーティングの仕訳データテンプレート

このテンプレートでは、決算・レポーティングの仕訳プロセスを分析するために必要なデータの収集方法を詳しく説明します。必要なデータ項目や追跡すべき主要なプロセスステップに加え、Workivaからデータを抽出する方法も紹介します。プロセスマイニングを始める際に必要なデータをそろえるためにお役立てください。

収集を推奨する属性
追跡すべき主なアクティビティ
データ抽出の手順

イベントログを初めて作成する方はこちら：プロセスマイニング用イベントログの作成方法.

テンプレートをダウンロード

決算・レポーティングの仕訳に関する属性

決算・レポーティングの仕訳プロセスを詳しく分析するために、イベントログに含めることを推奨するデータ項目です。

5 必須 5 推奨 8 任意

	名前	説明
	アクティビティ ActivityName	仕訳に関して発生した特定のプロセスステップまたはイベントの名称です。
説明この属性は、仕訳のライフサイクルにおける特定の時点で実行されたアクティビティを表します。「仕訳を作成」「仕訳をレビューに提出」「仕訳を承認」「仕訳を総勘定元帳に転記」などの重要な節目を記録します。アクティビティの順序と発生頻度の分析は、プロセスマイニングの中核です。プロセスの流れを可視化し、よくある経路やまれな経路（バリアント）を特定するとともに、仕訳に最も時間がかかるボトルネックを見つけられます。また、承認サイクルタイムなどの重要業績評価指標を算出する際に、開始点と終了点を定義するためにも使います。重要な理由プロセスの各ステップを定義し、仕訳ワークフローの可視化と分析、ボトルネックの特定を可能にします。入手先通常、Workivaのイベントログまたはステータス変更記録から取得します。システムのステータスコードやイベントの説明を、該当する項目に対応付ける必要がある場合があります。例仕訳の作成仕訳を確認に提出仕訳を承認仕訳を総勘定元帳に転記
	仕訳ID JournalEntryId	個々の仕訳を識別する一意のIDであり、プロセス分析における主要なケース識別子です。
説明仕訳IDは、特定の一連の金融取引に関連するすべてのアクティビティとイベントを、作成から最終転記、照合まで一意に追跡します。このIDによって、作成、提出、レビュー、承認、転記などの各ステップが1つの一貫したプロセスインスタンスに結び付けられます。プロセスマイニングでは、この属性を使って各仕訳のエンドツーエンドの流れを再構成します。仕訳ごとにプロセスのバリアント、サイクルタイム、手戻りループを分析できるため、個々の仕訳がシステム内をどのように進むかを明確に把握できます。重要な理由仕訳のライフサイクル全体を追跡するための基本となるキーです。プロセスの流れ、所要時間、ばらつきを分析できます。入手先 Workivaにおける仕訳レコードの主キーです。具体的なテーブルまたはAPIエンドポイントについては、Workivaの文書をご確認ください。例 JE-2023-08-1001JE-2023-08-1002JE-2023-09-1003
	開始時刻 EventTime	特定のアクティビティまたはイベントが発生した時刻です。
説明イベント時刻は、アクティビティが発生した瞬間を記録する、日付と時刻を含む正確なタイムスタンプです。イベントを正しい順序に並べ、時間に基づく分析を行ううえで欠かせないデータです。プロセスマイニングでは、アクティビティ間の所要時間、ケース全体のサイクルタイム、待ち時間の算出に使います。「仕訳の承認サイクルタイム」や「文書添付の遅延時間」などを分析するダッシュボードにも必要であり、プロセスの遅延や非効率を特定する基礎となります。重要な理由あらゆる所要時間の算出、イベントの正確な順序付け、時間の経過に伴うプロセスのパフォーマンス分析に欠かせないタイムスタンプです。入手先通常、Workivaのトランザクションテーブルまたはログテーブルで、各イベントやステータス変更とともに保存されます。例 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:05:00Z
	ソースシステム SourceSystem	仕訳データの抽出元となる記録システムです。
説明この属性は、プロセスデータの発生元であるソースアプリケーションを示します。この分析では、値は常に「Workiva」です。単一システムの分析では固定値に見えるかもしれませんが、データガバナンスと追跡可能性を確保するための重要なメタデータです。大規模なエンタープライズ環境では、複数のシステムにまたがるプロセスも多く、この項目はデータの流れ全体を把握し、さまざまなソースのデータを正確に統合するうえで欠かせません。重要な理由データの発生元を明確にし、データの流れを追跡するためのコンテキストを提供します。特に複数のシステムを使う環境で役立ちます。入手先通常、データの発生元を示すラベルとして、データの抽出・変換時に追加される固定値です。例 Workiva
	最終データ更新 LastDataUpdate	ソースシステムからデータが最後に更新された時刻です。
説明この属性は、Workivaからデータを最後に抽出した日時を記録します。分析対象データがどの時点のものかを把握するための情報です。プロセス分析ダッシュボードでは、インサイトがどれほど新しいデータに基づいているかを理解するうえで重要です。リアルタイムのデータを見ているのか、特定時点のスナップショットを見ているのかを確認でき、業務上の判断に役立ちます。重要な理由データの更新時期を示し、分析がプロセスの最新状態を反映しているかどうかを判断できます。入手先データの抽出、変換、読み込み（ETL）処理中に生成され、保存されるタイムスタンプです。例 2023-10-27T02:00:00Z
	ユーザー User	アクティビティを実行した人のユーザーIDまたは名前です。
説明この属性は、仕訳の作成者、レビュアー、承認者など、各アクティビティの担当者を示します。一意のユーザーID、名前、またはメールアドレスを指定できます。ユーザー別のデータ分析は、業務負荷の配分、パフォーマンス、コンプライアンスを把握するうえで欠かせません。「仕訳の業務負荷分布」や「仕訳の却下分析」などのダッシュボードで、ユーザー別にアクティビティを分析できます。トレーニングの必要性やリソース配分の偏りを見つけるのにも役立ちます。重要な理由業務負荷の分布や優れた成果を上げているユーザーを分析し、ユーザーごとの行動やボトルネックを把握するための重要な属性です。入手先通常、Workivaのイベントログまたはトランザクションログで、記録された各アクティビティに関連付けられています。例 asmithbjonescchen
	仕訳ステータス JournalEntryStatus	ライフサイクルにおける仕訳の現在のステータスです。
説明この属性は、「下書き」「承認待ち」「承認済み」「転記済み」「却下」など、仕訳の現在の状態を示します。データ抽出時点での仕訳の状態を表します。業務のモニタリングに欠かせない属性で、「仕訳の現在のステータス概要」ダッシュボードに使われます。プロセスの各段階における現在の業務量と滞留状況を明確に把握できるため、リソースの配分や優先順位付けに役立ちます。重要な理由仕訳がプロセスのどの段階にあるかをリアルタイムで把握でき、業務のモニタリングや滞留への対応に役立ちます。入手先 Workivaの仕訳ヘッダーにある標準項目で、仕訳の現在の状態を示します。例下書き承認待ち転記済み却下
	仕訳タイプ JournalEntryType	標準、未払計上、修正など、仕訳の分類です。
説明この属性は、業務上の目的に応じて仕訳を分類します。一般的なタイプには、通常の取引に使う標準仕訳、収益や費用を認識する未払計上仕訳、振替仕訳、修正仕訳があります。比較分析に欠かせない項目です。仕訳の種類ごとにプロセスを分けて、所要時間、却下率、経路に違いがあるかを確認できます。たとえば、「仕訳の取消率の推移」ダッシュボードでは、タイプ別に取消を分析し、特定の会計処理に関する問題を切り分けられます。重要な理由仕訳の種類ごとにプロセスを分け、遅延、手戻り、逸脱が多いタイプを特定できます。入手先 Workivaの仕訳ヘッダーにある標準項目と考えられます。例標準未払計上振替修正
	仕訳金額 JournalEntryAmount	通常、借方または貸方の合計で表される仕訳の総額です。
説明この属性は、仕訳に関連する主要な金額を表します。借方合計を示す場合があり、その金額は貸方合計と一致する必要があります。金額に基づいてプロセスを分析すると、重要な傾向が見つかることがあります。たとえば、高額の仕訳はより厳しい審査を受け、通常とは異なる厳格な承認経路をたどる場合があります。この属性でダッシュボードを絞り込み、金額と処理時間、手戻り率、承認の遅延との関係を分析できます。重要な理由財務への影響に基づく分析が可能になり、高額の仕訳が異なる方法で処理されるか、遅延しやすいかを確認できます。入手先 Workivaの仕訳ヘッダーデータに含まれる基本項目です。例 15000.00250.50125000.75
	部門 Department	仕訳を起票した事業部門またはコストセンターです。
説明この属性は、仕訳に関連する組織単位を示します。財務、営業、マーケティングなどが該当し、コストセンターや仕訳の作成者に基づいて決まることがよくあります。部門別にプロセスを分析すると、組織内の各部門のパフォーマンスを比較できます。効率の高いプロセス、手戻り率の高い部門、承認に時間がかかる部門を特定し、優れた取り組みの共有や対象を絞った支援に役立てられます。重要な理由事業部門間のパフォーマンスを比較し、部門固有の問題や優れた取り組みを特定できます。入手先仕訳のヘッダーデータに含まれていると考えられます。作成者のユーザープロフィールから取得するか、コストセンターとして指定されている場合があります。例財務北米営業EUオペレーション
	会社コード CompanyCode	仕訳を記録する対象となる特定の法人を識別するコードです。
説明会社コードは、企業グループ内の個別の法人を表します。法定報告と連結決算のため、金融取引はこの単位で記録されます。複数の法人を持つ組織では、会社コード別の仕訳プロセス分析が欠かせません。法人や地域によるプロセスのパフォーマンス、コンプライアンス、効率の違いを把握し、対象を絞ったプロセス改善の取り組みにつなげられます。重要な理由組織内の異なる法人間でプロセスのパフォーマンスを分析、比較するために欠かせません。入手先 Workivaを含むエンタープライズ会計システムの仕訳ヘッダーデータにある、必須の基本項目です。例 1000US01DE01
	却下理由 RejectionReason	レビューまたは承認の過程で仕訳が却下された理由を示すコードまたはテキストです。
説明仕訳が却下されたとき、レビュアーまたは承認者が示した理由をこの属性に記録します。「総勘定元帳の勘定科目が誤っている」「文書が不足している」「計算誤り」「ポリシー違反」などが理由として考えられます。手戻りの根本原因を分析するうえで役立つ情報です。よくある却下理由を分析すると、対象を絞ったユーザートレーニング、分かりやすい手順、システム管理の改善など、改善すべき点を特定できます。「仕訳の手戻り分析」や「仕訳の却下分析」ダッシュボードの重要な属性です。重要な理由手戻りの根本原因を直接把握できるため、トレーニング、文書化、プロセス管理を対象とした改善につながります。入手先 Workivaでは、専用の項目、または「仕訳を却下」アクティビティに関連付けられたコメントやメモの項目に保存されている場合があります。例裏付け文書が不足総勘定元帳の勘定科目が誤っている金額がしきい値を超過
	手戻りの有無 IsRework	仕訳のライフサイクル中に却下または修正されたことがあるかを示すフラグです。
説明ケースごとに算出する真偽値属性です。仕訳のアクティビティの順序に「仕訳を却下」や「仕訳を修正」などのイベントが含まれる場合、「true」に設定されます。手戻りの有無を明確な二値フラグで示すため、手戻り分析が簡単になります。「仕訳の手戻り率」重要業績評価指標（KPI）の算出や「仕訳の手戻り分析」ダッシュボードに使われ、理想経路から外れて追加作業が必要なケースをすばやく特定できます。重要な理由修正が必要だった仕訳を簡単に特定、分析できるフラグです。プロセスの品質や初回完了率の測定に役立ちます。入手先ケースごとのイベントログを確認し、「仕訳を却下」などの手戻りに関連するアクティビティがあるかどうかから算出します。例 truefalse
	承認サイクルタイム ApprovalCycleTime	仕訳をレビューに提出してから最終承認されるまでの合計時間です。
説明承認段階全体にかかる時間を測定する指標です。通常、仕訳ごとに最初の「仕訳をレビューに提出」イベントから最後の「仕訳を承認」イベントまでの時間差を算出します。レビューと承認のワークフローの効率を直接測定でき、多くの財務部門で重要業績評価指標（KPI）として使われます。「仕訳の承認サイクルタイム」ダッシュボードに表示され、ボトルネックの特定や、承認の迅速化を目指すプロセス改善の効果測定に役立ちます。重要な理由承認プロセスの効率を直接測定する重要業績評価指標であり、遅延の特定に役立ちます。入手先イベントログに記録された「仕訳をレビューに提出」と「仕訳を承認」アクティビティのタイムスタンプから算出します。例 25920086400604800
	文書が添付されているか HasSupportingDocumentation	レビューに提出する前に裏付け文書が添付されたかどうかを示すフラグです。
説明この真偽値属性は、仕訳ごとに「仕訳をレビューに提出」アクティビティより前に「裏付け文書を添付」アクティビティがあるかどうかを確認します。この属性は、「仕訳の文書化コンプライアンス」ダッシュボードと「仕訳の文書添付率」重要業績評価指標（KPI）に直接使われます。適切な文書がない仕訳は、却下や遅延、監査指摘につながる可能性があるため、コンプライアンスと監査可能性の確保に欠かせません。分析結果は、ポリシーの徹底とレビュー工程の効率化に役立ちます。重要な理由文書化ポリシーへの適合状況を直接測定し、情報不足による手戻りや遅延の削減に役立ちます。入手先ケースごとのプロセスデータでアクティビティの順序を確認して算出する属性です。例 truefalse
	終了時刻 EndTime	特定のアクティビティまたはイベントが完了した時刻です。
説明終了時刻は、アクティビティが完了した正確な時刻を記録します。多くのプロセスイベントは瞬時に発生し、開始時刻のみを持ちますが、ユーザーがタスクを開いてから提出するまでのレビューのように、所要時間を測定できるアクティビティもあります。この属性は主に、待機時間やアイドル時間と区別して、アクティビティの処理時間（実作業時間）を算出するために使います。「仕訳をレビュー」などの特定のタスクにユーザーが実際にどれだけ時間をかけているかを把握する分析に役立ちます。重要な理由アクティビティの実際の処理時間を算出し、実作業時間と待ち時間を分けて分析できるため、効率をより正確に把握できます。入手先 Workivaの文書をご確認ください。1つのアクティビティの開始イベントと完了イベントの両方を記録して算出する必要がある場合があります。例 2023-10-26T10:15:00Z2023-10-26T11:45:00Z2023-10-27T14:10:00Z
	自動処理かどうか IsAutomated	アクティビティをシステムと人のどちらが実行したかを示すフラグです。
説明この真偽値属性は、「自動検証を実行」のようにシステムが自動で行うアクティビティと、「仕訳をレビュー」のようにユーザーが手動で行うアクティビティを区別します。この区別は、プロセスの効率と自動化の可能性を正確に測定するために重要です。人に起因するボトルネックとシステムに起因するボトルネックを切り分け、プロセスに必要な手作業の量を算出できます。自動化を進め、手作業の工程を減らす取り組みにも役立ちます。重要な理由システムによる処理と人による処理を区別でき、自動化の度合いや手作業によるボトルネックの分析に役立ちます。入手先多くの場合、他のデータから算出する属性です。アクティビティの「ユーザー」がシステムアカウントまたはサービスアカウントかどうかを確認するか、アクティビティ名から自動処理かどうかを判断できます。例 truefalse
	転記日 PostingDate	仕訳が総勘定元帳に正式に記録された日付です。
説明転記日は、財務報告における取引の適用日です。仕訳が財務諸表に反映される会計期間を決定します。仕訳の作成日や承認日とは異なる場合があります。この属性は、財務分析とコンプライアンス分析に重要です。会計期間の締めに対する仕訳の転記時期を分析できます。承認から転記までの遅延は、決算に影響するシステム上またはプロセス上のボトルネックを示す場合があります。重要な理由財務報告における重要な日付です。転記の適時性と決算サイクルへの影響を分析できます。入手先 Workivaの仕訳ヘッダーデータにある標準の日付項目です。例 2023-10-312023-11-302023-12-31

必須推奨任意

決算・レポーティングの仕訳アクティビティ

仕訳ワークフローを正確に把握・分析するために、イベントログに記録すべき主要なプロセスステップとマイルストーンです。

6 推奨 8 任意

	アクティビティ	説明
	仕訳の作成	このアクティビティは、Workivaで新しい仕訳が作成された時点を示します。ユーザーが新しい仕訳レコードを作成すると記録され、プロセスのケース識別子となる一意の仕訳IDが発行されます。
重要な理由プロセスの開始点となるこのイベントは、仕訳ごとのエンドツーエンドのサイクルタイムを測定するうえで欠かせません。このアクティビティを分析すると、業務の発生状況やリソース計画を把握できます。入手先通常、Workivaの監査ログや取引テーブルから取得します。新しい仕訳オブジェクトの作成時刻とユーザーIDが記録されています。記録新しい仕訳レコードの作成時に監査証跡またはテーブルに記録され、「作成日時」のタイムスタンプが関連付けられます。イベントタイプ explicit
	仕訳の取消を処理	転記済みの仕訳を取り消し、元の仕訳を相殺する新しい仕訳を作成します。これは特定のトランザクション種別であり、システムに明示的に記録されます。
重要な理由このアクティビティは、転記済み仕訳の誤りを示す有力な指標です。取消率が高い場合、初回レビューや承認に問題がある可能性があり、財務の正確性に影響するほか、追加作業も発生します。入手先特定のトランザクション種別またはフラグで取消を示すトランザクションデータから取得します。取消仕訳には通常、元の仕訳IDが記録されます。記録「取消」タイプの新しい仕訳レコードを作成し、元の仕訳IDに関連付けます。イベントタイプ explicit
	仕訳を却下	レビュアーまたは承認者が、誤り、情報不足、ポリシー違反などを理由に仕訳を却下します。この操作により仕訳は修正のため作成者に差し戻され、ステータスが「却下」または「要修正」に変わったことが記録されます。
重要な理由このアクティビティは、プロセスの非効率につながる主な要因である手戻りループのきっかけになります。却下の内容を分析すると、トレーニングの必要性、よくある誤り、分かりにくいプロセスガイドラインを特定できます。入手先仕訳の履歴ログに記録されたステータス変更から推定します。ステータスが「却下」に更新され、操作を行ったユーザーと時刻とともに記録されます。記録ステータス欄が「却下」または「差し戻し」に更新された時刻です。イベントタイプ inferred
	仕訳を承認	権限を持つユーザーが仕訳を最終承認し、転記可能な状態にするアクティビティです。これは重要な節目であり、通常、Workivaでステータスが「承認済み」に変わったことが明示的に記録されます。
重要な理由レビューと承認の全工程が正常に完了したことを示します。承認サイクルタイムや初回承認率を測定するうえで重要なイベントであり、プロセスの効率に直接影響します。入手先仕訳のステータス履歴ログから取得します。レコードのステータス欄が「承認済み」に更新され、その変更が時刻と承認者のユーザーIDとともに記録されます。記録仕訳のステータス欄が「承認済み」に更新された時刻です。イベントタイプ inferred
	仕訳を確認に提出	ユーザーが文書を添付した仕訳の下書きを、正式な確認・承認ワークフローに提出した時点を示します。通常、Workivaプラットフォーム上で「下書き」または「新規」から「確認中」へステータスが変わった際に記録されます。
重要な理由このアクティビティは、承認サイクルの開始を示す重要な節目です。この時点から最終承認までの時間を測定すると、確認プロセスのボトルネックを特定でき、承認サイクルタイムの算出にも役立ちます。入手先仕訳レコードのステータス変更から推定します。たとえば、「下書き」から「確認に提出」への変更です。この変更とタイムスタンプは、変更履歴またはステータスログのテーブルに記録されます。記録仕訳のステータス欄が「提出済み」などに変更されたことを追跡し、その変更時のタイムスタンプから特定します。イベントタイプ inferred
	仕訳を総勘定元帳に転記	承認済みの仕訳が総勘定元帳に正式に転記されたことを示します。主要なプロセスフローの正常な完了を表し、通常、最終ステータスの変更または転記トランザクションログに記録されます。
重要な理由多くの仕訳で主要な終了イベントとなるため、エンドツーエンドのサイクルタイムと処理量の算出に欠かせません。仕訳が財務諸表に反映される時点を示します。入手先総勘定元帳への転記を記録するトランザクションログ、または仕訳のステータスが「転記済み」に変わった記録から確認できます。この時点で通常、転記日欄にも値が入力されます。記録時刻と仕訳IDへの参照を含む総勘定元帳の転記テーブル、またはステータスが「転記済み」に変わった記録から取得します。イベントタイプ explicit
	仕訳の照合完了	転記後、照合プロセスで仕訳が一致し、消し込まれたときに発生するアクティビティです。Workivaの照合ツールまたは勘定科目認証ツールに記録されます。
重要な理由転記から照合までの時間を分析すると、決算プロセスの効率を把握できます。この段階での遅延は、財務報告の適時性と正確性に影響する可能性があります。入手先 Workiva内の別の照合モジュールまたはテーブルから取得することが想定されます。このデータは照合済み項目と元の仕訳IDを関連付けます。照合ステータスが変わった時刻を使用します。記録照合モジュールで仕訳が「照合済み」と示されたイベントまたはステータス変更の時刻です。イベントタイプ explicit
	仕訳の確認を開始	確認担当者が提出された仕訳の確認を始めた時点を示します。Workivaの作業リストで、担当者が確認タスクを開く、または引き受けた時点から推定できます。
重要な理由このアクティビティを記録すると、キューで待機していた時間と、実際に確認作業を行った時間を区別できます。確認担当者の業務量を正確に測定し、待ち行列のボトルネックを特定するうえで重要です。入手先明示的なイベントとして記録されないこともよくあります。システムがタスクを特定のユーザーに割り当てた時点や、提出後にユーザーが初めて仕訳レコードを開いた時点から推定できます。記録タスクのステータスが「進行中」に変わった時点、または提出後に担当の確認者が初めてレコードを開いた時点から推定します。イベントタイプ inferred
	仕訳の確認完了	確認担当者が仕訳の評価を終え、承認に回す、または差し戻すなどの対応を行ったことを示すイベントです。通常、その後のステータス変更から推定します。
重要な理由重要な品質チェックの完了を示します。レビュー段階にかかる時間を分析すると、チームの業務負荷を調整し、レビュアー向けのトレーニングやプロセスの簡素化につながる機会を見つけやすくなります。入手先仕訳のステータスが「レビュー中」から「承認待ち」や「却下」などの次の状態に変わった時刻から推定します。記録「レビュー」状態から次の状態に変わった時刻です。イベントタイプ inferred
	仕訳を修正	却下後、作成者または別のユーザーが指摘された問題に対応するため仕訳を変更します。通常、明示的なイベントとしては記録されませんが、「却下」ステータスの後にレコードのデータが変更されたことから推定できます。
重要な理由このアクティビティは手戻りループの重要な一部です。仕訳の修正にかかる時間を測定すると、誤りへの対応速度や、ユーザーや仕訳の種類による修正時間の違いを把握できます。入手先監査証跡ログを分析して推定します。「却下」ステータスから次の再提出までの間に発生した、仕訳の項目変更イベントを特定します。記録「却下」イベントの時刻以降に仕訳データが変更されたことを示す変更ログまたは監査証跡から特定します。イベントタイプ inferred
	仕訳を承認に回付	最初のレビューが完了すると、仕訳は指定された承認者または承認グループに正式に回付されます。たとえば、ステータスが「レビュー済み」から「承認待ち」に変わったことから確認できます。
重要な理由このアクティビティにより、異なるロールが担当する場合のある初回レビューと最終承認を区別できます。上位承認の段階に固有の遅延を切り分けるのにも役立ちます。入手先仕訳の変更履歴テーブルに記録されたステータスの変化から推定します。ステータスがレビュー状態から承認状態に変わります。記録ステータス欄が「承認待ち」または同様の値に変わったことと、その時刻から特定します。イベントタイプ inferred
	根拠文書の添付	ユーザーが請求書や契約書などの根拠文書を1つ以上、仕訳レコードに添付した時点で発生するアクティビティです。通常、Workivaの文書管理機能や添付機能を監視して記録します。
重要な理由このアクティビティを追跡することは、コンプライアンスの監視や遅延の特定に欠かせません。仕訳の作成から文書の添付までの時間が、確認・承認サイクルに影響する大きなボトルネックになることがあります。入手先 Workivaの文書管理機能に関するログから取得し、特定の仕訳IDにファイルが関連付けられた時点を追跡します。明示的なイベントログから取得する方法のほか、添付ファイルのリンク作成日から推定する方法もあります。記録ユーザーが仕訳に文書を正常にアップロードまたはリンクした時点で記録されるイベント。イベントタイプ explicit
	自動検証に失敗	システムの自動検証でエラーが見つかり、仕訳がワークフローを先に進めなくなった状態です。仕訳のステータスは自動的に失敗または修正が必要な状態に設定されます。
重要な理由自動品質管理の状況を示します。失敗が頻繁に発生する場合、データ入力に共通する問題や検証ルール自体の不備が考えられ、不要な手戻りループにつながる可能性があります。入手先システムログ、または自動検証プロセスによって発生したステータス変更から取得します。仕訳のステータスは「検証エラー」などに変わる場合があります。記録検証ルールに違反したときにシステムが記録するイベント、またはエラー状態への自動的なステータス変更です。イベントタイプ explicit
	自動検証の実行	仕訳の提出後、システムが自動チェックを実行し、項目、合計値、コンプライアンスルールを検証します。多くの場合、システムのバックグラウンド処理として記録されます。
重要な理由データ品質の問題を早期に特定し、後工程での手作業による修正を減らします。失敗の分析により、よくあるユーザーのミスや、システム上の案内を改善できる箇所が明らかになります。入手先仕訳ワークフローに関連するシステムログや特定の取引ログに記録され、検証ルールの実行状況を確認できます。記録検証エンジンが仕訳データをチェックした時点で、システムに記録されます。イベントタイプ explicit

推奨任意

データ抽出ガイド

Workivaからデータを取得する方法

ステップ

WorkivaでのAPIクライアント作成：Workivaの管理コンソールを開きます。「組織設定」から「API Clients」に移動し、新しいOAuth2クライアントを作成します。journals:readやaudittrail:readなど、必要なスコープを付与します。発行されたClient IDとClient Secretは安全に保管してください。
Python環境の準備：Python 3.6以降がインストールされていることを確認します。ターミナルでpip install requests pandasを実行し、APIリクエストとデータ処理に必要なライブラリをインストールします。
認証スクリプトの作成：Pythonスクリプトに、OAuth2認証を処理する関数を作成します。この関数でClient IDとClient Secretを受け取り、Workivaのトークンエンドポイント（例：https://[YourWorkivaDomain].workiva.com/oauth2/v2/token）にPOSTリクエストを送信して、アクセストークンを取得します。
APIエンドポイントの特定：仕訳とその詳細な履歴を取得するREST APIエンドポイントを特定します。メインのエンドポイントはhttps://[YourWorkivaDomain].workiva.com/api/v1/journalsのような形式、履歴のエンドポイントは.../api/v1/journals/{journal_id}/historyのような形式です。
仕訳一覧の取得：メインの仕訳エンドポイントを呼び出す処理をスクリプトに記述します。クエリパラメーターを使って、日付範囲などの条件で絞り込みます。このリクエストにより、それぞれに一意のIDが付いた仕訳オブジェクトの一覧が返されます。
履歴の順次取得：前の手順で取得した各仕訳を順に処理します。それぞれのJournalEntryIdについて個別にAPIを呼び出し、履歴または監査証跡のエンドポイントから関連イベントの順序を取得します。
生のイベントをアクティビティに対応付け：APIレスポンスに含まれる生の履歴データを処理します。Workiva内部のイベント名やステータス変更を、必要なアクティビティ名に対応付けるロジックを作成します。たとえば、ステータスが「下書き」から「レビュー中」に変わった場合は、「仕訳のレビュー申請」アクティビティに対応付けます。
イベントログ行の作成：対応付けたイベントごとに、最終的なイベントログの1行を表す辞書またはオブジェクトを作成します。JournalEntryId、ActivityName、EventTime、ユーザーなどの必須属性に加え、親仕訳データからJournalEntryAmountや部門などの推奨属性も設定します。
APIページネーションの処理：ページ分割されたAPIレスポンスを処理するロジックを実装します。レスポンスのヘッダーまたは本文にある「next」リンクやページトークンを確認し、指定期間のデータをすべて取得するまで後続のリクエストを送信します。
データの集約と形式設定：生成したイベントログ行を1つのリストにまとめます。最終的な加工のため、このリストをpandasのDataFrameに変換します。
メタデータ列の追加：DataFrameにSourceSystem列とLastDataUpdate列を追加します。SourceSystemには「Workiva」などの固定値を設定し、LastDataUpdateにはスクリプトの実行時刻を設定します。
CSVへのエクスポート：最終的なDataFrameをCSVファイルに保存します。ファイルがUTF-8でエンコードされ、プロセスマイニングツールへのアップロードに必要な構造になっていることを確認します。

設定

API認証情報：スクリプトには、Workiva管理コンソールで取得した有効なCLIENT_IDとCLIENT_SECRETを設定する必要があります。OAuth2認証に使用します。
APIエンドポイント：Workiva環境のベースURL（例：https://[YourWorkivaDomain].workiva.com）と、トークン、仕訳一覧、仕訳履歴の各エンドポイントのパスが必要です。
期間：抽出対象を限定するため、START_DATEとEND_DATEを指定します。初回分析では、データ量と分析に必要な情報のバランスを考慮し、通常3～6か月を対象にします。
絞り込みパラメーター：APIのクエリパラメーターを使って仕訳を絞り込むよう、スクリプトを設定できます。事業領域やプロセスを限定するには、journalEntryTypeやdepartmentなどで絞り込みます。
ステータスの対応付け：スクリプトには、Workiva APIの生のステータス値をイベントログ用の標準アクティビティ名に変換する辞書STATUS_TO_ACTIVITY_MAPが含まれます。組織で独自のステータスを使用している場合は、設定の変更が必要になることがあります。
前提条件：APIクライアントの作成には、管理者権限を持つWorkivaアカウントが必要です。Pythonスクリプトを実行する環境には、requestsとpandasライブラリをインストールしてください。

クエリの例 python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workiva instance details and credentials
WORKIVA_DOMAIN = class="hl-string">"https://[YourWorkivaDomain].workiva.com"
CLIENT_ID = class="hl-string">"[Your-Client-ID]"
CLIENT_SECRET = class="hl-string">"[Your-Client-Secret]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Extraction Parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the journal entry extraction
START_DATE = class="hl-string">"2023-01-01T00:00:00Z"
END_DATE = class="hl-string">"2023-12-31T23:59:59Z"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API Endpoint Definitions ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use the correct API version and paths for your instance
TOKEN_URL = fclass="hl-string">"{WORKIVA_DOMAIN}/oauth2/v2/token"
JOURNALS_API_ENDPOINT = fclass="hl-string">"{WORKIVA_DOMAIN}/api/v1/journals"

class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping from Workiva status changes to standardized activity names
class=class="hl-string">"hl-comment"># This may need adjustment based on your specific Workiva workflow configuration.
STATUS_TO_ACTIVITY_MAP = {
    (class="hl-string">'Draft', class="hl-string">'In Review'): class="hl-string">'Journal Entry Submitted for Review',
    (class="hl-string">'In Review', class="hl-string">'Pending Approval'): class="hl-string">'Journal Entry Sent For Approval',
    (class="hl-string">'Pending Approval', class="hl-string">'Approved'): class="hl-string">'Journal Entry Approved',
    (class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Posted'): class="hl-string">'Journal Entry Posted to GL',
    (class="hl-string">'Posted', class="hl-string">'Reconciled'): class="hl-string">'Journal Entry Reconciled',
    (class="hl-string">'In Review', class="hl-string">'Rejected'): class="hl-string">'Journal Entry Rejected',
    (class="hl-string">'Pending Approval', class="hl-string">'Rejected'): class="hl-string">'Journal Entry Rejected'
}

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Workiva and retrieves an OAuth2 access token."""
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    response = requests.post(TOKEN_URL, data=payload)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
    return response.json()[class="hl-string">'access_token']

def fetch_paginated_data(url, headers, params):
    class="hl-string">"""Fetches data from a paginated API endpoint."""
    all_data = []
    while url:
        response = requests.get(url, headers=headers, params=params)
        response.raise_for_status()
        data = response.json()
        all_data.extend(data.get(class="hl-string">'data', []))
        url = data.get(class="hl-string">'metadata', {}).get(class="hl-string">'nextPageUrl') class=class="hl-string">"hl-comment"># Adjust based on actual API response structure
        params = {} class=class="hl-string">"hl-comment"># Subsequent requests use the full URL from nextPageUrl
        time.sleep(0.5) class=class="hl-string">"hl-comment"># Respect rate limits
    return all_data

def map_history_to_activity(event, previous_event, journal_details):
    class="hl-string">"""Maps a single history event to a structured activity record."""
    activity_record = {
        class="hl-string">'JournalEntryId': journal_details.get(class="hl-string">'id'),
        class="hl-string">'EventTime': event.get(class="hl-string">'timestamp'),
        class="hl-string">'User': event.get(class="hl-string">'user', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'System'),
        class="hl-string">'JournalEntryType': journal_details.get(class="hl-string">'type'),
        class="hl-string">'JournalEntryAmount': journal_details.get(class="hl-string">'amount'),
        class="hl-string">'JournalEntryStatus': event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'newValue'),
        class="hl-string">'Department': journal_details.get(class="hl-string">'department')
    }

    event_type = event.get(class="hl-string">'eventType')

    if event_type == class="hl-string">'CREATE':
        activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Journal Entry Created'
        activity_record[class="hl-string">'JournalEntryStatus'] = class="hl-string">'Draft'
        return activity_record

    if event_type == class="hl-string">'ATTACHMENT_ADD':
        activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Supporting Documentation Attached'
        return activity_record

    if event_type == class="hl-string">'REVERSAL_PROCESSED':
        activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Journal Entry Reversal Processed'
        return activity_record

    if event_type == class="hl-string">'VALIDATION_RUN':
        status = event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'status')
        if status == class="hl-string">'SUCCESS':
            activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Automated Validation Run'
        elif status == class="hl-string">'FAILURE':
            activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Automated Validation Failed'
        return activity_record

    if event_type == class="hl-string">'UPDATE' and event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'field') == class="hl-string">'status':
        old_status = event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'oldValue')
        new_status = event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'newValue')
        activity_tuple = (old_status, new_status)
        if activity_tuple in STATUS_TO_ACTIVITY_MAP:
            activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = STATUS_TO_ACTIVITY_MAP[activity_tuple]
            return activity_record
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Infer other activities based on status
        if new_status == class="hl-string">'In Review' and previous_event and previous_event.get(class="hl-string">'ActivityName') != class="hl-string">'Journal Entry Submitted for Review':
            activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Journal Entry Review Started' class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferred event
            return activity_record

    if event_type == class="hl-string">'UPDATE' and previous_event and previous_event.get(class="hl-string">'JournalEntryStatus') == class="hl-string">'Rejected':
        activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Journal Entry Corrected' class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferred event
        return activity_record
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback for unmapped status changes that might represent a review completion
    if event_type == class="hl-string">'UPDATE' and event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'field') == class="hl-string">'status':
        if event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'oldValue') == class="hl-string">'In Review':
             activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Journal Entry Reviewed' class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferred event
             return activity_record

    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting extraction from Workiva API...")
    try:
        access_token = get_access_token()
        headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}'}
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Fetch all journal entries within the specified date range
        print(fclass="hl-string">"Fetching journal entries from {START_DATE} to {END_DATE}...")
        journal_params = {class="hl-string">'createdAfter': START_DATE, class="hl-string">'createdBefore': END_DATE}
        journals = fetch_paginated_data(JOURNALS_API_ENDPOINT, headers, journal_params)
        print(fclass="hl-string">"Found {len(journals)} journal entries.")

        event_log = []
        last_data_update = datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

        for i, journal in enumerate(journals):
            journal_id = journal.get(class="hl-string">'id')
            print(fclass="hl-string">"Processing journal {i+1}/{len(journals)}: {journal_id}")

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Fetch the detailed history for each journal entry
            history_url = fclass="hl-string">"{JOURNALS_API_ENDPOINT}/{journal_id}/history"
            try:
                history_events = fetch_paginated_data(history_url, headers, {})
            except requests.exceptions.HTTPError as e:
                print(fclass="hl-string">"Could not fetch history for {journal_id}: {e}")
                continue

            processed_activities = []
            for idx, event in enumerate(history_events):
                previous_event = processed_activities[-1] if processed_activities else None
                activity_record = map_history_to_activity(event, previous_event, journal)
                if activity_record:
                    activity_record[class="hl-string">'SourceSystem'] = class="hl-string">'Workiva'
                    activity_record[class="hl-string">'LastDataUpdate'] = last_data_update
                    processed_activities.append(activity_record)
            
            event_log.extend(processed_activities)

        if not event_log:
            print(class="hl-string">"No events were generated. The event log is empty.")
            return

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Create DataFrame and save to CSV
        df = pd.DataFrame(event_log)
        df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'])
        df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'JournalEntryId', class="hl-string">'EventTime'])
        
        output_filename = class="hl-string">'workiva_journal_entry_event_log.csv'
        df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
        print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")

    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"An API error occurred: {e}")
    except Exception as e:
        print(fclass="hl-string">"An unexpected error occurred: {e}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

準備はできましたか？

決算・レポーティングの仕訳プロセスの改善を今日から始めましょう。このテンプレートを使えば、分析に役立つインサイトを見つけるためのデータ抽出を始められます。

改善ガイドに戻る

テンプレートをダウンロード

決算・レポーティングの仕訳プロセスの改善を今すぐ開始

仕訳のサイクルタイムを30％短縮し、財務決算を迅速化します。

無料トライアルを開始しましょう。

クレジットカードは不要です。いつでも解約できます。

決算・レポーティングの仕訳データテンプレート

決算・レポーティングの仕訳データテンプレート

決算・レポーティングの仕訳に関する属性

決算・レポーティングの仕訳アクティビティ

データ抽出ガイド

Workiva REST APIを使ったPythonスクリプトによる抽出

ステップ

設定

クエリの例 python

準備はできましたか？

決算・レポーティングの仕訳プロセスの改善を今すぐ開始