Process mining a közszférában

Hogyan ellenőrizhetik a közszféra csapatai a megfelelést és fejleszthetik a szolgáltatásnyújtást?

Hasonlítsa össze a tényleges működést a jóváhagyott eljárásokkal, és nézze meg, hol hatnak a késések vagy az ismételt munka a szolgáltatásnyújtásra. Ugyanezekkel a működési adatokkal vizsgálhatja a megfelelést, készíthet bizonyítékokat az audithoz, és megalapozhatja a folyamatfejlesztést.

Hogyan ellenőrizheti, hogy a csapatok betartják-e az eljárásokat?

Kezdje egy dokumentált eljárással és olyan eseményadatokkal, amelyek megmutatják, hogyan haladnak át az esetek a rendszereken. A ProcessMind feltérképezi a tényleges végrehajtást, így nem csupán egy mintában, hanem a teljes folyamatban is megtalálhatja az eltéréseket és a nem megfelelő folyamatváltozatokat.

Nézze meg, hol térnek el az esetek a jóváhagyott eljárástól, mely lépéseket hagyják ki vagy ismétlik meg a csapatok, és milyen gyakran fordulnak elő ezek a mintázatok. Az eredmények közös alapot adnak a folyamatgazdáknak és a megfelelésért felelős csapatoknak annak eldöntéséhez, mely eltéréseket vizsgálják ki.

Tudjon meg többet a megfelelőség-ellenőrzésről és arról, hogyan hasonlítja össze a tényleges végrehajtást a folyamatmodellel.

Milyen bizonyítékokat készíthet elő az audithoz?

A folyamatelemzéssel kapcsolja össze az eredményeket a végrehajtási adatokkal, majd exportáljon bizonyítékokat a felülvizsgálathoz. Mutassa be, mi történt, hol tért el a folyamat a dokumentált szabványtól, és mely esetek igényelhetnek további vizsgálatot.

Ezek a bizonyítékok támogatják az auditot, de nem helyettesítik a szervezet kontrolljait, szakmai megítélését vagy auditkövetelményeit. Kezdés előtt határozza meg, milyen nyilvántartásokra és szabályokra van szüksége az auditfunkciónak.

Tekintse meg az auditoroknak szóló felhasználási esetet

Hogyan fejlesztheti a szolgáltatásnyújtást?

Az eljárások betartása és a szolgáltatások megfelelő színvonalú nyújtása két külön követelmény. Egy folyamat minden előírásnak megfelelhet, mégis túl sokáig tarthat. A folyamatáramlás elemzésével feltárhatja azokat a szűk keresztmetszeteket, ismételt munkákat és eltéréseket, amelyek hatással vannak az ügyek lezárására és a szolgáltatási szintre.

A dashboardok és a KPI-k segítségével nyomon követheti például az átfutási időt és a folyamatmegfelelést. Tekintse át az eredményeket a szolgáltatásvezetőkkel és a folyamatgazdákkal, hogy megtalálják, hol segíthet egy változtatás. A ProcessMind méri és modellezi a folyamatokat, de nem hajt végre működési változtatásokat.

Hogyan vesse össze a tényleges működést a jóváhagyott eljárással?

Rögzítse a célfolyamatot BPMN-ben, és határozza meg a megfelelési szabályokat. Ezután vesse össze a dokumentált eljárást az eseményadatokból feltárt folyamattal.

Ne minden útvonalat ellenőrizzen kézzel, hanem az érdemi eltérésekre összpontosítsa a vizsgálatot. A folyamattérképezés közös képet adhat a csapatoknak az eljárásokról, a felelősségi körökről és az ellenőrzésekről.

Ismerje meg a BPMN-alapú folyamatmodellezést

Hogyan segítheti ugyanaz az adat a folyamatfejlesztést?

A folyamatok elemzésével keresse meg a késéseket, az ismételt munkát és az eltéréseket. A lehetséges változtatásokat az Önök szolgáltatása szempontjából fontos mutatók alapján értékelje. A folyamatszimulációval még a bevezetés előtt megvizsgálhatja, hogyan hathatnak a tervezett változtatások a teljesítményre.

Az eredmények az elérhető adatoktól, azok minőségétől és az elemzés hatókörétől függenek. Kezdjen egy konkrét szolgáltatással és egy világos kérdéssel, majd az eredmények alapján döntse el, érdemes-e szélesebb körű vizsgálatot indítani.

A felelősségi körök és az ellenőrzés kialakításához olvassa el a folyamatirányítási útmutatót. Tekintse át a folyamatfejlesztési módszereket és azt is, hogyan elemezheti a folyamatát.

Mivel érdemes kezdeni?

Válasszon ki egy nagy forgalmú vagy magas kockázatú eljárást, például ügyintézést, engedélyezést, támogatások kezelését, beszerzést vagy más, állampolgárokat érintő szolgáltatást. Határozza meg:

• A jóváhagyott eljárást és a vonatkozó megfelelési szabályokat
• Az elemzéshez rendelkezésre álló eseményadatokat
• A megérteni kívánt szolgáltatási mutatókat
• Az auditfunkció által igényelt bizonyítékokat

Rögzítse a kiinduló értékeket, vizsgálja meg az eltéréseket és a szolgáltatási problémákat, majd ossza meg az eredményeket a folyamatért felelős csapatokkal. Egy célzott felmérés segíthet eldönteni, hogy érdemes-e a munkát kapcsolódó szolgáltatásokra is kiterjeszteni.

Mit érdemes tudni a tárhelyről?

A ProcessMind SaaS-szolgáltatásként érhető el. Ajánlatkérés vagy értékelés előtt egyeztessen a ProcessMinddal az adatok tárolási helyéről és a tárhelyre vonatkozó elvárásokról, majd ellenőrizze, hogy a tárhelyszolgáltatás megfelel-e a szervezetük követelményeinek.

Igazolja, hogy betartják az eljárást