Útmutató az új munkatársak beléptetési adatainak összegyűjtéséhez

A beléptetési eset azonosítója összekapcsolja az egy új munkatárshoz tartozó összes eseményt és tevékenységet. Ezzel követhető végig az egyes új munkatársak teljes beléptetési folyamata.

A process mining elemzésben ez az azonosító teszi lehetővé az egyéni beléptetési folyamatok rekonstruálását. Segítségével számíthatók az esetszintű mutatók, például az átfutási idő, elemezhetők a folyamatváltozatok, és áttekinthető az egyes új munkatársak tevékenységeinek teljes sorrendje. Ez adja a folyamattérkép alapját.

Ez az alapvető adat kapcsolja össze az összes kapcsolódó tevékenységet egyetlen teljes folyamatpéldánnyá, így lehetővé teszi a folyamat feltárását és elemzését.

A Workday rendszer jellemzően minden beléptetési üzleti folyamatpéldányhoz egyedi azonosítót hoz létre. A pontos üzleti objektumról és mezőről a Workday dokumentációjában tájékozódhat.

Ez az adat minden tevékenységhez időbélyeget rendel, így megmutatja az események időrendi sorrendjét. Alapvető a folyamatlépések időzítésének és időtartamának megértéséhez.

Az elemzés során az esemény időpontja alapján állítható helyre a tevékenységek helyes sorrendje, számítható ki a lépések közötti idő, például az átfutási és várakozási idő, valamint mérhető az eset teljes időtartama. Nélkülözhetetlen a teljesítmény elemzéséhez, például a szűk keresztmetszetek feltárásához és az SLA-k betartásának nyomon követéséhez.

Időbeli kontextust ad minden tevékenységhez, ami szükséges az átfutási időhöz hasonló teljesítménymutatók kiszámításához és a késések feltárásához.

Ez a Workday Onboarding üzleti folyamatának előzményeiben szereplő események befejezési időbélyege.

Ez az adat a beléptetési folyamat egy-egy lépését vagy eseményét írja le, például: „Ajánlat elfogadva”, „Háttérellenőrzés elindítva” vagy „Eszköz kézbesítve”. A folyamatnaplóban ez jelöli a „mit”.

A process mining alapja a tevékenységek sorrendjének és gyakoriságának elemzése. Ez az adat szolgál a folyamattérkép elkészítésére, a szűk keresztmetszetek feltárására és a munkafolyamat megértésére. Segít megválaszolni, mely lépések fordulnak elő leggyakrabban, hol vannak késések, és mely tevékenységeket kell megismételni.

Meghatározza a folyamat lépéseit, így megjeleníthető a folyamat menete, és elemezhető a folyamat felépítése, valamint az eltérések.

A Workday Onboarding üzleti folyamatának előzményeiben szereplő esemény- vagy feladatneveknek felel meg.

Ez az adat rögzíti, mikor frissültek utoljára az adatok a process mining eszközben. Megmutatja, mennyire frissek az elemzés adatai, és segít eldönteni, hogy a legújabb információkat látja-e.

Ez fontos a folyamatokat folyamatosan figyelő operatív dashboardoknál. Segítségével ellenőrizhető az adatok időszerűsége, és kezelhetők az adatfrissítési ciklusok. Az elemzési eredmények megbízhatóságának biztosításához is fontos metaadat.

Jelzi az adatok frissességét, ami elengedhetetlen ahhoz, hogy az elemzés alapján időben és megalapozottan szülessenek döntések.

Ezt az időbélyeget általában az adatkinyerés és -betöltés (ETL) során hozzák létre, majd adják hozzá az adatkészlethez.

Ez az adat azonosítja az adatok forrását. Ennél a folyamatnál az értéke mindig „Workday Onboarding”, de az adatkezelés szempontjából fontos mező, és akkor is segít megkülönböztetni az adatokat, ha később több rendszert kapcsolnak össze.

Tágabb elemzési környezetben segít nyomon követni az adatok eredetét és biztosítani az adatminőséget. Több rendszeren átívelő folyamatok elemzésekor megmutatja, hogyan adják át egymásnak a feladatokat a különböző platformok, és hogyan kapcsolódnak össze a rendszerek.

Fontos információt ad az adatok eredetéről, ami nélkülözhetetlen az adatkezeléshez, a hibakereséshez és a több rendszeren átívelő folyamatok elemzéséhez.

Ez egy állandó érték, amelyet az adatok kinyerésekor kell hozzáadni a rekordok forrásának megjelöléséhez.

Ez az adat röviden összefoglalja, hol tart a beléptetési eset egy adott időpontban. Megmutatja, hogy a folyamat még zajlik, sikeresen befejeződött vagy idő előtt megszakadt.

A folyamatelemzésben az adat alapján kiszűrhetők a befejezett esetek, vagy külön elemezhető, miért szakadtak meg az egyes folyamatok. A „New Hire Onboarding Status Overview” dashboardhoz is szükséges, mert gyors áttekintést ad a folyamatban lévő beléptetések állapotáról.

Az esetek eredmény szerint csoportosíthatók, így külön elemezhetők a befejezett, folyamatban lévő vagy megszakított folyamatok.

Ezt az értéket általában a Workday fő beléptetési üzleti folyamatpéldányának állapotából határozzák meg.

Ez az attribútum a beléptetési esethez tartozó felvételi vezetőt azonosítja. A felvételi vezető gyakran fontos résztvevője a folyamatnak: jóváhagyásokat végez, és a csapatra szabott beléptetési feladatokért felel.

A felvételi vezető szerinti elemzés megmutatja, hogyan tér el a beléptetés menete az egyes vezetőknél. Kiemeli azokat, akik különösen hatékonyan dolgoznak, és azokat is, akiknél szűk keresztmetszet alakulhat ki. Az eredmények alapján célzott képzés és folyamatfejlesztés indítható. Ez a „Felvételi vezetői feladatok hatékonysága” dashboard alapja.

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének elemzését egy fontos résztvevő szerint, és feltárja a vezetői feladatok szűk keresztmetszeteit, valamint következetlenségeit.

Ez az információ az új munkatárshoz kapcsolódó pozíció- vagy állásigény-adatok része a Workday rendszerben.

Ez a beléptetési folyamat egyik fontos dátuma, amely határidőt szab számos munkakezdés előtti feladatnak, például az IT-hozzáférések biztosításának és az eszközök kézbesítésének. Ekkor válik a belépés előtti munkatársból munkavállaló.

Ez a dátum nélkülözhetetlen a felkészültségi KPI-k kiszámításához. A fontos hozzáférés- és eszközbiztosítási feladatok befejezési idejét a hivatalos munkakezdési dátummal összevetve mérhető az „Felkészültség az első munkanapra” aránya. Így ellenőrizhető, hogy az új munkatárs már az első naptól rendelkezik-e a hatékony munkavégzéshez szükséges feltételekkel, ami a kezdeti tapasztalatát is meghatározza.

Határidőt szab a munkakezdés előtti feladatoknak, és a „Felkészültség az első munkanapra” KPI mérésére szolgál.

Ez a Workday felvételi vagy belépés előtti munkatársi adatainak szabványos mezője, amelyet gyakran „Hire Date” néven talál.

Ez az attribútum jelzi, hogy a tevékenységet automatikusan a Workday rendszer indította el, vagy egy felhasználó, például HR-partner vagy felvételi vezető végezte el. A „Rendszer” például automatizált munkafolyamat-lépést, a „HR-szakértő” pedig manuális lépést jelölhet.

Ez az információ segít feltárni az automatizálási lehetőségeket. A manuális tevékenységek gyakoriságának és időtartamának elemzésével a szervezet azonosíthatja azokat a lépéseket, amelyek automatizálása a legtöbb időt takaríthatja meg. Ebben a „Manuális tevékenységek elemzése” dashboard nyújt segítséget. Az automatizálás javíthatja a hatékonyságot és csökkentheti a hibák számát.

Segít megkülönböztetni az automatizált és a manuális tevékenységeket, így feltárhatók az automatizálási lehetőségek és mérhető a folyamat hatékonysága.

Ez gyakran kikövetkeztethető abból a felhasználóból vagy szereplőből, akihez a Workday üzleti folyamatának előzményeiben szereplő esemény tartozik. A rendszer által létrehozott eseményekhez külön felhasználó tartozik.

Ez az attribútum adja meg a kritikus feladatok, például a háttérellenőrzés, a munkába állás előtti dokumentumok kitöltése vagy a kötelező képzés határidejét. Ezeket a dátumokat gyakran jogszabályi előírások vagy belső szabályzatok határozzák meg.

Az attribútum elengedhetetlen a megfelelés és a kockázatok nyomon követéséhez. Segítségével olyan KPI-k számíthatók ki, mint a „Kötelező feladatok határidőre történő teljesítési aránya” és a „Dokumentációs megfelelési arány”. Ehhez a feladat tényleges teljesítési idejét kell összevetni a határidővel. Így a szervezet előre kezelheti a határidőket, és elkerülheti a megfelelési problémákat.

Lehetővé teszi a határidőhöz kötött megfelelési feladatok nyomon követését és a határidőre történő teljesítés arányának kiszámítását.

A feladatok határideje általában a Workday üzleti folyamatában, az adott feladat részleteinél található.

A munkavállalói azonosító a szervezet HR-rendszerében használt állandó, egyedi azonosító. A beléptetési folyamat során rendelik hozzá, jellemzően a HR-profil létrehozása után.

Ezzel az adattal összekapcsolhatók a beléptetési adatok más rendszerek munkavállalói adataival, például a teljesítményértékelési vagy bérszámfejtési adatokkal. Segít elemezni a beléptetés hosszabb távú eredményeit, például összevetni a beléptetési élményt a munkavállalók megtartásával vagy kezdeti teljesítményével.

Elsődleges kulcsként kapcsolja össze a beléptetési folyamat adatait a munkavállalói életút tágabb adatkörével, így részletesebb HR-elemzések készíthetők.

Ez a Workday munkavállalói profiljának szabványos mezője. A pontos mezőnévről a Workday dokumentációjában tájékozódhat.

Ez az adat jelöli azt a szervezeti egységet, például az értékesítést, a mérnöki területet vagy a pénzügyet, amelyhez az új munkatárs tartozik. A részlegek eltérő gyakorlata jelentős különbségeket okozhat a beléptetési folyamatban.

Ez fontos szempont az összehasonlító elemzéshez. A folyamattérkép részlegenként szűrhető, összevethetők a részlegek átfutási idejei, és azonosíthatók a jól teljesítő egységek bevált gyakorlatai. Közvetlenül támogatja a „Departmental Onboarding Variants” dashboardot.

Elsődleges összehasonlítási szempont, amellyel feltárhatók a folyamatok eltérései és a szervezet különböző egységeinek bevált gyakorlatai.

Ez az új munkatárs Workday rendszerben tárolt pozíció- és szervezeti adatai közé tartozik.

A StartTime (EventTime) azt jelöli, amikor egy tevékenység elkezdődik vagy bekerül a rendszerbe, az EndTime pedig a befejezését. Ha egy tevékenységnek van időtartama, a pontos teljesítményméréshez mindkét időbélyegre szükség van.

Ezzel az attribútummal közvetlenül kiszámítható az egyes tevékenységek feldolgozási ideje, elkülönítve azt a tevékenységek közötti várakozási időtől. Így megállapítható, hogy a késést a feladatok hosszú végrehajtása vagy a megkezdésük előtti hosszas várakozás okozza-e.

Lehetővé teszi a tevékenységek feldolgozási idejének pontos kiszámítását, a várakozási időtől elkülönítve, így pontosabban elemezhetők a szűk keresztmetszetek.

A Workday üzleti folyamatának egyes lépéseihez külön kezdési és befejezési időbélyeg tartozhat. Ha ilyen nincs, az értéket ki kell következtetni, vagy megegyezik a kezdési időponttal.

Ez az attribútum a foglalkoztatás formája szerint sorolja be az új munkatársat. A különböző foglalkoztatási típusokhoz eltérő beléptetési útvonalak és követelmények tartozhatnak.

A foglalkoztatás típusa szerinti elemzéssel ellenőrizhető, hogy minden új munkatárs a számára megfelelő beléptetési folyamaton megy-e végig. Egy szerződéses munkatárs beléptetése például egyszerűbb lehet a teljes munkaidős munkatársénál, és csak a szükséges rendszerhozzáférésekre, valamint a megfelelésre összpontosíthat.

Lehetővé teszi a teljes munkaidős, részmunkaidős és egyéb jogviszonyban dolgozók eltérő beléptetési útvonalainak elemzését, hiszen az igényeik gyakran különböznek.

Ez a Workday Pre-Hire vagy Worker objektumának szabványos mezője, amely a munkavállaló vállalathoz fűződő jogviszonyát sorolja be.

Ez a számított attribútum összeveti a feladat teljesítési időbélyegét (EventTime) a „Megfelelési határidő” értékével. Az értéke igaz, ha a feladat a határidőig vagy az előtt befejeződött, egyébként hamis.

A jelző egyszerűbbé teszi a megfelelés nyomon követését és a KPI-k kiszámítását. Könnyen szűrhetők és összesíthetők vele az adatok a „Kötelező feladatok határidőre történő teljesítési arányának” és a „Dokumentációs megfelelési aránynak” a meghatározásához. Egy pillantással láthatóvá teszi, hogy sikerül-e tartani a megfelelési határidőket.

Egyértelmű, kétértékű jelzést ad a megfelelés állapotáról, így egyszerűbbé teszi a határidős feladatok elemzését és nyomon követését.

Az érték az adatátalakítás során keletkezik: az érintett tevékenységeknél az EventTime értékét összevetik a ComplianceDueDate értékével.

Ez az attribútum adja meg az új munkatárs szerepkörét, például „szoftvermérnök”, „értékesítési igazgató” vagy „könyvelő”. A munkakör megnevezése befolyásolhatja a beléptetési folyamat egyes lépéseit és követelményeit.

A munkakör vagy a beosztási szint szerinti elemzés feltárhatja, hogy az egyes szerepkörök beléptetése miben tér el. A vezetők beléptetése például további lépéseket igényelhet egy pályakezdő munkatárséhoz képest. Ez újabb szempontot ad a folyamatváltozatok szűréséhez és összehasonlításához.

Lehetővé teszi a folyamat eltéréseinek elemzését munkakör vagy beosztási szint szerint, mivel ezekhez eltérő beléptetési követelmények tartozhatnak.

Ez az információ a Workdayben az új munkatárshoz rendelt pozíció adatai között található.

Ez az attribútum jelzi, hogy az új munkatárs melyik városban, országban vagy irodában dolgozik majd. A beléptetési folyamatok földrajzi helytől függően jelentősen eltérhetnek a különböző jogszabályi előírások, irodai körülmények vagy regionális szabályzatok miatt.

A munkavégzés helye földrajzi szempontot ad az elemzéshez. Segítségével összehasonlítható a beléptetés hatékonysága a különböző telephelyeken, feltárhatók a régióspecifikus szűk keresztmetszetek, és ellenőrizhető a helyi előírásoknak való megfelelés. Ez különösen fontos a nemzetközi szervezetek számára.

Lehetővé teszi a beléptetési folyamatok földrajzi elemzését, így összehasonlíthatók a különböző irodák vagy országok, és feltárhatók a regionális eltérések.

Ez az adat a Workdayben a pozíció vagy az állásigénylés adatai között szerepel.

Ez az ügy szintjén számított mutató, amely a beléptetési ügy első és utolsó eseménye közötti időt méri. Megmutatja, mennyi időt tölt az új munkatárs a beléptetési folyamatban.

Ez az attribútum közvetlenül méri a „Teljes beléptetési átfutási idő” KPI-t, és a folyamat hatékonyságának egyik fő mutatója. A teljesítmény időbeli követésére, valamint a különböző részlegek, régiók vagy felvételi vezetők hatékonyságának összehasonlítására szolgáló, vezetői szintű dashboardokon használják.

Olyan teljesítménymutató, amely a beléptetési folyamat elejétől a végéig tartó hatékonyságát méri.

Az érték az adatátalakítás során, ügyenként számítható ki: az egyes OnboardingCase esetében a legkorábbi időbélyeget ki kell vonni a legkésőbbiből.

Ez az attribútum azonosítja azt a toborzót, aki a beléptetési folyamat előtt a jelöltért felelt. A toborzónak a beléptetés kezdetén átadási feladatai is lehetnek.

A felvétel utáni folyamatban kevésbé meghatározó, de a toborzó szerinti elemzés néha rávilágíthat a toborzás és a beléptetés közötti átadás problémáira. Segíthet megállapítani, hogy egyes toborzók jelöltjei zökkenőmentesebben illeszkednek-e be a vállalatba.

Összekapcsolja a beléptetési folyamatot az azt megelőző toborzási szakasszal, így elemezhető a feladatátadás és a teljes munkaerő-felvételi folyamat.

Ez az adat általában a Workday Recruiting állásigénylésében vagy a jelölt profiljában található.

Ez az attribútum tartalmazza az új munkatárs nevét. Adatvédelmi okokból statisztikai elemzéshez általában nem használják, az operatív támogatást és az ügykezelést viszont nagyban megkönnyíti.

Az „Új munkatársak beléptetési állapotának áttekintése” dashboardon a név megjelenítésével a vezetők és a HR-munkatársak gyorsan azonosíthatják az adott ügyhöz tartozó személyt. Az adatok így könnyebben áttekinthetők és felhasználhatók azok számára, akiknek egyéni beléptetési folyamatokat kell keresniük és kezelniük.

Ember által könnyen felismerhető azonosítót ad az egyes ügyekhez, ami hasznos az operatív nyomon követéshez és a közvetlen beavatkozáshoz.

Ez a Workday Pre-Hire vagy Worker objektumának szabványos mezője.

Ez a számított attribútum jelzi, ha egy feladatot megismételnek, vagy javítási körre kerül sor, például újra elindítják a „HR-profil létrehozása” lépést. Az értéket általában az ugyanazon ügyben ismétlődő tevékenységek mintázatai alapján határozzák meg.

Az „IsRework” jelző elengedhetetlen a minőség elemzéséhez. Segítségével számszerűsíthetők az ismételt munkával járó körök, és kiszámítható a „HR-profil újramunkálási aránya” KPI. Az ismételt munka azonosítása és mérése rávilágíthat a folyamat gyenge pontjaira, az adatminőségi problémákra és a képzési igényekre.

Az ismételt munka egyértelmű jelölésével számszerűsíti a folyamat hatékonysági és minőségi problémáit, így célzottabbá teszi a fejlesztést.

Az érték az adatátalakítás során keletkezik, amikor az eseménynaplóban meghatározzák és felismerik az ismételt munkára utaló mintákat, például: A tevékenység -> B tevékenység -> A tevékenység.