Folyamatmodellezés és process mining: együtt többre képesek

A folyamatmodellezés leírja, hogyan kellene zajlania a munkának. A process mining az eseményadatokból rekonstruálja, hogyan zajlik valójában. A kettőt együtt használva összevetheti a kívánt állapotot a tényleges működéssel, feltárhatja a lényeges eltéréseket, és eldöntheti, min érdemes változtatni. A megfelelőség-ellenőrzés egyértelművé teszi az összehasonlítást.

A folyamatirányítás két oldala

A folyamatmodellezés és a process mining ugyanarról a folyamatról, de más kérdésekre ad választ. A modellezés az emberek tudásából és tervezési döntéseiből indul ki. A process mining a munkát rögzítő rendszerek eseménynaplóit használja.

A modellezés közös leírást ad a csapatnak a tervezett folyamatról. A process mining a rögzített események alapján megmutatja, milyen útvonalakon haladtak az esetek, a dokumentációban nem feltétlenül szereplő változatokat is beleértve. Egyik sem helyettesíti a másikat: a modell nem bizonyítja, hogy a munkát valóban annak megfelelően végzik, az adatokból feltárt működés pedig nem határozza meg, hogyan kellene működnie a folyamatnak.

Mit ad a folyamatmodellezés?

A folyamatmodell láthatóvá és felülvizsgálhatóvá teszi a munkával kapcsolatos döntéseket. Segíthet abban, hogy:

• Közös nyelvet teremtsen. Az ábra kézzelfogható hivatkozási alapot ad, ha nézeteltérés merül fel egy átadásról, döntésről vagy lépésről.
• Rögzítse a kívánt állapotot. A process mining megmutathatja a jelenlegi folyamatot, de nem dönti el, melyik útvonalat szeretné követni a szervezet. A modell rögzíti ezt a szándékot.
• Oktatási és betanítási anyagot adjon. Egy világos ábra segíthet megérteni a felelősségi köröket és a lépések sorrendjét, informális magyarázatok nélkül.
• Alapot adjon az automatizálás megtervezéséhez. Mielőtt egy lépés automatizálását mérlegeli, meg kell határozni, mit végez, milyen információkat használ, és mi számít befejezésnek. A modellezés segít egyértelművé tenni ezeket a döntéseket.

A folyamatmodellezés módszerei az informális vázlatoktól a szabályozott BPMN-ábrákig terjednek. A megfelelő részletesség a célközönségtől és attól függ, milyen döntést kell támogatnia a modellnek. Ha a csapatnak pontos, közös jelölésrendszerre van szüksége, a BPMN 2.0 szabványos módot ad a folyamatábrák megjelenítésére.

Mit ad a process mining?

A process mining az eseményadatokból, például az esetazonosítóból, a tevékenységből és az időbélyegből rekonstruálja a folyamat végrehajtását. Megmutathatja:

• Milyen útvonalakon haladtak az esetek. Megnézheti a rögzített lépéssorozatokat, azokat az eseteket is, amelyek kihagytak egy lépést, visszaléptek vagy utómunkát igényeltek.
• A folyamatváltozatokat. Hasonlítsa össze az esetek által követett útvonalakat ahelyett, hogy feltételezné, minden eset a dokumentált útvonalat követi.
• A szűk keresztmetszeteket és a várakozási időt. Mérje meg a tevékenységek közötti időt, hogy lássa, hol várakoznak az esetek.
• Összehasonlítási alapot. Ha már rendelkezik a tervezett folyamat modelljével, ellenőrizheti, miben tér el tőle a rögzített működés.

A process mining nem dönti el, hogy egy eltérés hibás-e. Az elemzéshez ad bizonyítékot. Az adatok értelmezésében a folyamatismeret és a modell segít.

Miért kerül pénzbe a két nézet közötti eltérés?

A dokumentált folyamat eltérhet attól, ahogyan az emberek és a rendszerek ténylegesen végzik a munkát. Ha a csapat elavult modell alapján tervezi meg a létszámot, a változtatásokat vagy az automatizálást, olyan munkára összpontosíthat, amely nem a várakozások szerint zajlik. Eközben a kerülőmegoldások és az utómunka rejtve maradhatnak.

Gyakori eltérések:

• A modellben szereplő, de a gyakorlatban elmaradó lépés. Előfordulhat, hogy a tervezett ellenőrzést a gyakorlatban kihagyják. Ha a tényleges működés ellenőrzése nélkül erre alapozza a változtatást, rossz irányba indulhat.
• A gyakorlatban létező, de a modellből hiányzó lépés. Egy kerülőmegoldás rendszeressé válhat anélkül, hogy dokumentálnák vagy felelőst jelölnének ki hozzá.
• A modellben nem szereplő utómunka. Az ábra közvetlen útvonalat mutathat, miközben az eseményadatok szerint az esetek visszatérnek egy korábbi tevékenységhez.
• Lassú átadás. A modell megmutathatja, hol változik a felelősség, a process mining pedig megmérheti, mennyi ideig várakoznak ott az esetek.

A modellezés önmagában nem mutatja meg, hogy a dokumentált folyamat megfelel-e a tényleges működésnek. A process mining önmagában nem dönti el, hogy elfogadható-e a megfigyelt működés. Ezért érdemes összevetni a kettőt.

Hogyan egészítik ki egymást?

A folyamatfejlesztési ciklus összekapcsolja a tervezett folyamatot a tényleges működésből származó bizonyítékokkal. Íme egy háromlépéses példa a számlajóváhagyási folyamaton keresztül:

1. Elemezze a jelenlegi folyamatot process mininggel. Az eseményadatokból nézze meg, milyen útvonalakon haladnak a számlák, mennyit várakoznak a tevékenységek között, és hol kerülnek vissza javításra. Így a tényleges működést látja, nem csupán a dokumentált útvonalat.
2. Modellezze a kívánt állapotot. Egyezzenek meg a jóváhagyási lépésekben, döntési pontokban és átadásokban. Rögzítse a kívánt állapotot folyamatmodellben, hogy a csapatnak legyen egyértelmű hivatkozási alapja.
3. Ellenőrizze a megfelelőséget. Vesse össze a modellt a rögzített esetekkel. Vizsgálja meg, mely számláknál maradt el egy jóváhagyás, változott meg a sorrend, vagy alakult ki váratlan útvonal. Döntse el, hogy az eltérés végrehajtási problémára utal, a modellben megengedendő kivétel, vagy a kívánt állapot felülvizsgálatára van szükség.

A tanulságok alapján módosítsa a folyamatot vagy a modellt, majd új bizonyítékok birtokában ismételje meg az összehasonlítást. Ez nem azt jelenti, hogy minden eltérést meg kell szüntetni. A ciklus strukturált módot ad annak eldöntésére, mely különbségek számítanak.

Kezdheti a process mininggel, ha még nem tudja, melyik folyamatra kell összpontosítani. A modellezéssel akkor érdemes kezdeni, ha már megállapodtak a kívánt állapotban, és ellenőrizni szeretnék a megvalósulását. Bármelyik utat választja, az első modellt vagy elemzést tekintse kiindulópontnak, és frissítse, ahogy többet megtud.

Elemezzen először egy folyamatot, és nézze meg, mit mutatnak az eseményadatok.

Megfelelőség-ellenőrzés: itt találkozik a modell és az adat

A megfelelőség-ellenőrzés összeveti a tervezett folyamatmodellt a rögzített működéssel. Kiemeli azokat az eseteket, amelyeknél kimaradtak tevékenységek, megváltozott a sorrend, vagy nem járt be egyetlen eset sem egy modellben szereplő útvonalat.

Az eltérés további vizsgálatra ad okot, de önmagában nem bizonyít hibát. Lehet, hogy a folyamat megenged egy érvényes kivételt, a modell hiányos, vagy az eseményadatok nem rögzítik az érintett tevékenységet. Először válasszon egyértelmű hatókörű folyamatot és modellt, majd az eredményeket azzal együtt tekintsék át, aki ismeri a munkát.

Ismerje meg, hogyan működik a megfelelőség-ellenőrzés a ProcessMindban. Az esetek által bejárt különböző útvonalakról a folyamatváltozatok oldalon olvashat.

A hagyományos megközelítés előnyei és hátrányai

A folyamatmodellek és a process mining eredményeinek külön eszközökben való kezelése megfelelő lehet azoknak a csapatoknak, amelyek már kialakított modellezési vagy elemzési munkafolyamatokkal rendelkeznek. Mindegyik eszköz betöltheti a maga szerepét, a csapat pedig kiválaszthatja az igényeinek megfelelő jelölésrendszert és elemzési környezetet.

Ennek ára az összekapcsolásukhoz szükséges munka. Előfordulhat, hogy exportálni kell a modelleket, elő kell készíteni az elemzési eredményeket, egyeztetni kell a tevékenységek elnevezéseit, és kézzel össze kell hangolni a verziókat. Ha az összehasonlítás túl sok munkával jár, a csapat egyszer elvégzi egy projekthez, majd nem ismétli meg. A modell és a bizonyítékok így ismét eltávolodnak egymástól.

A különálló eszközök akkor is jól használhatók, ha megbízható módon össze tudja hangolni a modelleket és az adatokat, egyértelmű a felelősség, és a csapat követi az egyeztetési folyamatot. A lényeg az, hogy a folyamat változásakor újra el tudják-e végezni az összehasonlítást.

Gyakorlati útmutató a folyamatmodellezéshez

A hasznos folyamatmodellezési útmutató abból indul ki, milyen döntéseket kell támogatnia a modellnek. Mielőtt rajzolni kezd, egyezzenek meg a folyamat határaiban, a felhasználók körében és a szükséges részletességben.

1. Határozza meg egyértelműen a hatókört. Válasszon egy jól meghatározott kezdő- és végpontú folyamatot. Egy olyan tág területet, mint a rendeléstől a pénz beérkezéséig tartó folyamat, előbb kisebb folyamatokra kell bontani, hogy érdemben modellezhető legyen.
2. Válassza meg a részletességet. Az ábra egyetlen szintre összpontosítson. Ha a magas szintű szakaszokat részletes rendszerlépésekkel keveri, nehezebb lesz követni.
3. Használjon ismert elnevezéseket. A tevékenységeket és szerepköröket a csapat által használt nyelven nevezze el. Az egyértelmű címkék megkönnyítik a modell áttekintését és az eseményadatokkal való összehasonlítását.
4. Először a fő útvonalat, utána a kivételeket mutassa be. Tegye jól követhetővé a várt folyamatot, mielőtt hozzáadja a ritkább útvonalakat. Tüntesse fel a döntéseket vagy felelősségeket érintő kivételeket.
5. Jelöljön ki felelőst, és kezelje a modell verzióit. Bízzon meg valakit a felülvizsgálattal, és vezesse a módosítások nyilvántartását. Felelős és előzmények nélkül nehezebb megállapítani, hogy naprakész-e a modell.
6. Határozza meg a felülvizsgálat gyakoriságát. A folyamat változásakor, illetve az előre egyeztetett időpontokban tekintsék át a modellt. Ha senki nem tartja karban, idővel elveszíti a csapat bizalmát.

A jelölésrendszer csak egy része a munkának. A jelekről és szabályokról a BPMN 2.0 útmutatójában olvashat. Ha a ProcessMindban szeretné dokumentálni a folyamatokat, tekintse meg a BPMN-modellezés áttekintését. A folyamatábrázolási módszerek általános bemutatásáért olvassa el a folyamattérképezésről szóló anyagot.

A folyamatfejlesztési ciklus rendszeres alkalmazása

A ciklus akkor válik hasznossá, ha a folyamat változásakor újra végigjárják. Minden körnek legyen felelőse és egy konkrét megválaszolandó kérdése. Például megvizsgálhatnak egy hosszú várakozást, ellenőrizhetik, hogy egy változtatás módosította-e az esetek útvonalát, vagy áttekinthetik, hogy a modell továbbra is a kívánt állapotot tükrözi-e.

A felülvizsgálat maradjon gyakorlatias:

• Vezessen be célzott változtatást. Válasszon egy konkrét problémát, ne próbálja egyszerre átalakítani az egész folyamatot.
• Ellenőrizze az adatokat. A rögzített működés áttekintéséhez használjon process mininget, a lehetséges forgatókönyvek vizsgálatához pedig szükség esetén folyamatszimulációt.
• Frissítse a modellt. Ha változik a kívánt állapot, módosítsa a modellt, hogy továbbra is használható hivatkozási alap legyen.
• Tekintse át a kivételeket. Döntse el, hogy az eltérés elfogadott útvonal, adathiba vagy figyelmet igénylő probléma.

A strukturált fejlesztési ciklusról az adatvezérelt folyamatfejlesztési útmutatóban olvashat.

Mire használható a ProcessMind?

A ProcessMind egy platformon egyesíti a folyamatmodellezést és a process mininget. Rögzítheti a kívánt állapotot, elemezheti a tényleges működést, és összevetheti a kettőt anélkül, hogy külön eszközök között kézzel kellene átadnia az adatokat. A forgatókönyvek vizsgálatához folyamatszimuláció is rendelkezésre áll.

Ha a modell és az elemzés egy helyen van, könnyebb újra elvégezni az összehasonlítást. A rendszer nem dönti el, mely eltérések számítanak, és nem módosítja Ön helyett a folyamatot. A bizonyítékok értelmezése és a következő lépés meghatározása továbbra is a csapat feladata.

Ha először a process miningről szeretne többet megtudni, olvassa el, mi az a process mining. Ha látni szeretné, hogyan kapcsolódik össze a két módszer a ProcessMindban, tekintse meg a BPMN-modellezésről és a process miningről szóló anyagokat.

Vigye végig a fejlesztési ciklust egy folyamaton

Válasszon ki egy folyamatot, elemezze a jelenlegi működését process mininggel, modellezze a kívánt állapotot, majd az eltéréseket azokkal együtt tekintse át, akik ismerik a munkát. Az első elemzést a próbaverzióban is elvégezheti.