Votre template de data des écritures de journal du cycle Comptabilité et reporting

L'Event Time (ou timestamp) enregistre la date et l'heure exactes d'exécution d'une activité. Il établit l'ordre chronologique des événements pour chaque dossier (case), ce qui est indispensable pour reconstituer fidèlement le flux du processus.

En analyse, les horodatages servent à calculer les durées entre les activités, mesurer le temps de cycle total et identifier les retards ou goulots d'étranglement. Par exemple, l'écart entre 'Écriture soumise pour approbation' et 'Écriture approuvée' donne le délai d'approbation. Des horodatages précis constituent le socle de toute analyse de processus temporelle et de mesure de la performance.

Ce timestamp est essentiel pour ordonner les événements, calculer les temps de cycle et les durées, et identifier les retards dans le processus.

Trouvé dans les journaux d'événements, les tables d'historique des transactions ou les enregistrements de modifications de documents. Les champs clés sont souvent nommés 'Date de création', 'Date de modification' ou 'Timestamp'.

Le Journal Entry ID (ID de l'écriture de journal) est un attribut crucial qui identifie de manière unique chaque instance du processus de transaction financière. Il relie toutes les activités associées (création, approbation, comptabilisation) en un seul dossier cohérent.

Dans l'analyse par Process Mining, cet ID permet de reconstituer le parcours de bout en bout de chaque écriture comptable. C'est la base du calcul des indicateurs au niveau du dossier, tels que le temps de cycle, l'identification des variantes de processus et l'analyse de conformité par rapport au modèle cible. Sans identifiant de dossier unique, il est impossible de tracer la séquence d'événements pour une transaction donnée.

Cet ID est essentiel pour suivre le cycle de vie complet de chaque écriture de journal, permettant l'analyse des flux de processus, des durées et des variations.

Généralement trouvé dans la table d'en-tête des documents financiers ou comptables. Il peut s'agir d'une clé composite du numéro de document, du code de la société et de l'année fiscale.

L'Activity Name (Nom de l'activité) décrit une étape du cycle de vie de l'écriture de journal, telle que 'Écriture créée', 'Écriture soumise pour approbation' ou 'Écriture comptabilisée'. Chaque activité représente un changement d'état distinct ou une action effectuée sur l'écriture.

Cet attribut est fondamental pour le Process Mining car il définit les nœuds de la cartographie. L'analyse de la séquence et de la fréquence des activités permet de révéler le flux réel du processus, d'identifier les goulots d'étranglement entre les étapes, de détecter les écarts par rapport à la procédure standard et de mesurer le temps passé à chaque phase du processus.

Il définit les étapes de la carte de processus, ce qui est crucial pour visualiser le flux de processus, identifier les goulots d'étranglement et analyser les déviations.

Souvent dérivé des journaux de changement de statut, des tables d'événements, des codes de transaction ou de l'historique du workflow associé au document d'écriture comptable.

Cet attribut enregistre la date et l'heure de la dernière extraction ou du dernier rafraîchissement des data. Il fournit un contexte sur la fraîcheur des data analysées.

Dans toute analyse, comprendre l'actualité des data est essentiel pour interpréter correctement les résultats. Ce timestamp aide les utilisateurs à savoir s'ils consultent des informations en temps réel ou un instantané à un moment précis, ce qui affecte la pertinence des dashboards et des KPIs liés aux backlogs actuels ou à la performance des processus.

Indique la fraîcheur des données, garantissant que les utilisateurs comprennent l'actualité de l'analyse des processus.

Ceci est généralement généré et stocké par l'outil d'extraction de data ou la plateforme d'intégration pendant le processus de chargement des data.

L'attribut Système Source identifie l'application ou le module d'origine où les data de l'écriture de journal ont été générées. Dans les environnements d'entreprise modernes, les data financières peuvent provenir de divers ERP, sous-ledgers ou applications tierces.

Cet attribut est précieux pour plusieurs vues analytiques. Il permet de comparer l'efficacité et la conformité des processus entre différents systèmes sources. Par exemple, vous pouvez analyser si les journaux provenant d'un sous-ledger automatisé sont traités plus rapidement que ceux créés manuellement. Il est également essentiel pour la gouvernance des data et le dépannage, aidant à retracer les data jusqu'à leur origine.

Identifie l'origine des données, ce qui est crucial pour comparer les processus entre différents systèmes et pour la gouvernance des données.

Généralement spécifié lors de la configuration de l'extraction de data ou disponible en tant que champ standard dans les entrepôts de data qui consolident les informations de plusieurs systèmes.

Le Company Code (Code société) représente une entité juridique ou commerciale distincte au sein d'une organisation. Les transactions financières sont enregistrées à ce niveau pour faciliter un reporting financier séparé.

En Process Mining, le Company Code est un attribut crucial pour l'analyse organisationnelle. Il permet de comparer la performance des processus entre différentes entités, régions ou filiales. Par exemple, un analyste peut comparer les taux de rejet ou les délais d'approbation entre les entités française et américaine pour identifier les meilleures pratiques. Cela facilite la standardisation des processus et garantit la conformité à l'échelle de toute l'entreprise.

Permet l'analyse comparative des performances et la comparaison des processus entre différentes entités juridiques, filiales ou régions.

Un champ standard dans l'en-tête de presque tous les documents financiers d'un système ERP.

L'attribut Devise (Currency) précise l'unité monétaire du montant de l'écriture comptable. Il est essentiel pour interpréter et comparer correctement les valeurs financières, en particulier dans les entreprises multinationales.

Lors de l'analyse, cet attribut fournit le contexte nécessaire au montant de l'écriture. Il permet de filtrer les transactions par devise et constitue un prérequis pour toute analyse impliquant l'agrégation ou la comparaison de montants entre différentes régions. Pour une analyse globale pertinente, les montants doivent être convertis dans une devise de reporting unique.

Fournit un contexte essentiel pour le montant de l'écriture comptable, permettant une analyse financière précise et des comparaisons entre différentes devises.

Un champ standard dans l'en-tête des documents financiers, souvent nommé 'Code devise' ou 'Clé devise'.

Cet attribut capture la valeur financière de l'écriture de journal. Il peut représenter le montant total du débit, le montant total du crédit ou un total absolu, selon le système et le modèle de data.

L'analyse du processus sous l'angle de la valeur monétaire peut révéler des insights significatifs. Elle aide à prioriser les efforts d'amélioration en se concentrant sur les transactions de grande valeur. Par exemple, on pourrait investiguer si les journaux de grande valeur prennent plus de temps à approuver ou ont un taux de rejet plus élevé. Cet attribut est également essentiel pour l'analyse de matérialité et l'identification des transactions qui présentent un risque financier plus élevé.

Ceci est crucial pour l'analyse de matérialité, aidant à prioriser les améliorations de processus sur les transactions de grande valeur et à évaluer l'impact financier.

Généralement disponible dans la table d'en-tête de l'écriture de journal. Il pourrait être nécessaire de le calculer en additionnant les montants des postes.

L'attribut Nom de l'utilisateur identifie la personne responsable de l'exécution d'une étape de processus donnée. Il peut s'agir du créateur de l'écriture de journal, de la personne qui l'a soumise, du responsable qui l'a approuvée ou du comptable qui l'a comptabilisée.

L'analyse des performances du processus par utilisateur fournit des insights sur la répartition de la charge de travail, la productivité de l'équipe et les besoins de formation individuels. Elle peut aider à identifier les meilleurs performeurs, les utilisateurs qui pourraient nécessiter un soutien supplémentaire ou les activités qui sont systématiquement gérées par des individus spécifiques. Cette information est essentielle pour la gestion des ressources et les initiatives d'amélioration des performances.

Cet attribut est essentiel pour analyser la répartition de la charge de travail, la performance de l'équipe et identifier les opportunités de formation.

Généralement trouvé dans les journaux de modification de documents ou les tables d'historique de workflow, souvent associé à des champs tels que «Créé par», «Modifié par» ou «ID utilisateur».

Le Journal Entry Status (Statut de l'écriture) indique l'état de la transaction à un instant donné ou son résultat final. Les statuts reflètent généralement les jalons clés du processus, tels que 'En cours', 'Soumis pour approbation', 'Comptabilisé' ou 'Extourné'.

Cet attribut est précieux pour évaluer la charge de travail actuelle et le volume d'écritures en attente. En filtrant les écritures avec un statut 'En cours' ou 'En attente d'approbation', les managers peuvent piloter les travaux restants. L'analyse du statut final aide à comprendre l'issue du processus, par exemple en calculant la proportion d'écritures effectivement comptabilisées par rapport à celles supprimées ou extournées.

Aide à comprendre la charge de travail et l'arriéré actuels en suivant l'état de chaque écriture comptable, comme 'En attente d'approbation' ou 'Comptabilisé'.

Disponible dans les données d'en-tête de l'écriture comptable. Les noms de champs courants incluent 'Statut du document' ou 'Statut de comptabilisation'.

Le Journal Entry Type (Type d'écriture) catégorise les transactions selon leur nature ou leur objectif commercial. Les types courants incluent les écritures manuelles standard, les écritures de journaux auxiliaires automatisées, les régularisations, les reclassements et les extournes.

Cet attribut constitue une dimension puissante pour la segmentation de l'analyse des processus. En comparant les flux et les indicateurs de performance pour différents types d'écritures, les entreprises peuvent obtenir des enseignements précieux. Par exemple, on peut constater que les écritures de régularisation ont un cycle d'approbation beaucoup plus long ou que les écritures récurrentes présentent un taux d'automatisation supérieur. Cela permet d'adapter les efforts d'optimisation à des catégories de transactions spécifiques.

Permet de segmenter l'analyse pour comparer les processus de différents types de transactions, comme les écritures de régularisation par rapport aux écritures standard, afin de trouver des axes d'amélioration ciblés.

Généralement situé dans les data d'en-tête de l'écriture de journal. Les noms de champs incluent souvent «Type de document», «Catégorie de journal» ou «Type de journal».

La Posting Date (Date de comptabilisation) est la date comptable officielle d'une transaction. Elle détermine la période fiscale dans laquelle l'écriture sera reflétée dans les états financiers. Elle peut différer de la date de création de l'écriture ou de la date de l'opération réelle.

L'analyse de la date de comptabilisation est cruciale pour le contrôle financier et l'analyse des délais. L'écart entre la date de création (ou d'approbation) et la date de comptabilisation peut servir d'indicateur de performance clé, mettant en lumière les retards lors de l'étape finale du processus. Elle est également utilisée pour analyser les taux de comptabilisation dans les délais et identifier les écritures antidatées, ce qui peut poser des problèmes de conformité.

Cette date est critique pour le calcul des retards de comptabilisation et pour s'assurer que les écritures sont enregistrées dans la bonne période financière pour une information précise.

Un champ standard et obligatoire dans l'en-tête de tous les documents financiers d'un système ERP.

L'attribut Département (Department) lie une écriture de journal à une unité commerciale, une fonction ou un centre de coûts spécifique. Cette donnée organisationnelle permet d'attribuer les activités financières au domaine responsable au sein de l'entreprise.

Tout comme le Code société, le Département permet de segmenter les données pour une analyse plus fine. Il peut être utilisé pour comparer l'efficacité opérationnelle, les taux de retraitement ou les délais d'approbation entre les différents départements. Cela aide à identifier les meilleures pratiques internes ou les équipes nécessitant un soutien ou un accompagnement spécifique sur leurs processus.

Permet l'analyse des processus et la comparaison des performances entre différentes unités commerciales, aidant à identifier les problèmes spécifiques aux départements ou les meilleures pratiques.

Se trouve dans les données d'en-tête ou de poste de l'écriture comptable. Il peut être dérivé de l'utilisateur qui a créé l'écriture ou du centre de coûts attribué à la transaction.

L'attribut Is Automated est un indicateur booléen qui distingue les activités exécutées par des systèmes automatisés (bots, journaux auxiliaires) de celles réalisées manuellement par les utilisateurs.

Cet attribut est essentiel pour mesurer le niveau d'automatisation du processus d'écriture comptable. Il permet de calculer le KPI du taux d'automatisation et d'identifier de nouvelles opportunités de simplification. En comparant les temps de cycle et les taux d'erreur entre les activités automatisées et manuelles, les entreprises peuvent bâtir des dossiers solides pour investir dans les technologies d'automatisation afin de gagner en efficacité et de réduire l'erreur humaine.

Aide à mesurer le taux d'automatisation du processus et à identifier les opportunités d'automatiser les tâches manuelles, augmentant ainsi l'efficacité et réduisant les erreurs.

Souvent dérivé en vérifiant si le 'Nom d'utilisateur' correspond à un compte système ou de service, ou si la transaction provient d'un système source automatisé.

La raison du rejet est un code ou une description textuelle qui explique pourquoi une écriture de journal n'a pas été approuvée. Les raisons courantes incluent une imputation de compte incorrecte, une documentation insuffisante ou des violations de politique.

Cet attribut est l'entrée principale pour l'analyse des causes profondes des reprises et des inefficacités de processus. En analysant la fréquence des différentes raisons de rejet, les organisations peuvent identifier les sources d'erreurs les plus courantes. Cette information est inestimable pour développer des interventions ciblées, telles que l'amélioration des supports de formation, la clarification des politiques ou la mise en œuvre de contrôles système pour prévenir les erreurs en amont. Elle prend en charge directement des KPI comme le taux de rejet et le taux de reprise.

Ceci est essentiel pour l'analyse des causes profondes des reprises, aidant à identifier les erreurs courantes et à développer des formations ciblées ou des améliorations de système.

Généralement trouvé dans le journal de workflow ou l'historique d'approbation de l'écriture de journal. Il peut s'agir d'un champ de texte libre ou d'une sélection à partir d'une liste prédéfinie.