Su Plantilla de Datos de Asiento Contable - Registro a Informe

La Hora del Evento, o timestamp, captura la fecha y hora exactas en que se ejecutó una actividad. Proporciona el orden cronológico de los eventos para cada caso, lo cual es esencial para reconstruir el flujo del proceso con precisión.

En el análisis, los timestamps se utilizan para calcular duraciones entre actividades, medir el tiempo total del ciclo del proceso e identificar retrasos o cuellos de botella. Por ejemplo, la diferencia de tiempo entre 'Asiento Enviado para Aprobación' y 'Asiento Contable Aprobado' proporciona el tiempo de aprobación. Los timestamps precisos son la base de cualquier análisis de proceso y medición de rendimiento basados en el tiempo.

Este timestamp es esencial para ordenar events, calcular cycle times y durations, e identificar retrasos en el proceso.

Se encuentra en registros de eventos, tablas de historial de transacciones o registros de cambios de documentos. Los campos clave a menudo se denominan 'Fecha de Creación', 'Fecha de Cambio' o 'Timestamp'.

El ID del Asiento Contable es un atributo crucial que identifica de forma única cada instancia del proceso de transacción financiera. Vincula todas las actividades relacionadas, como creación, aprobación y contabilización, en un único caso cohesivo.

En el análisis de Process Mining, este ID permite la reconstrucción del recorrido de principio a fin de cada asiento contable. Es la base para calcular métricas a nivel de caso como el tiempo de ciclo, identificar variantes del proceso y analizar la conformidad con el modelo de proceso deseado. Sin un identificador de caso único, es imposible rastrear la secuencia de eventos para una transacción específica.

Este ID es esencial para rastrear el ciclo de vida completo de cada asiento contable, permitiendo el análisis de flujos de proceso, duraciones y variaciones.

Típicamente encontrado en la tabla de cabecera de documentos financieros o contables. Podría ser una clave compuesta de número de documento, código de empresa y año fiscal.

El Nombre de Actividad describe un paso en el ciclo de vida del asiento contable, como 'Asiento Contable Creado', 'Asiento Enviado para Aprobación' o 'Asiento Contable Contabilizado'. Cada actividad representa un cambio de estado o una acción distinta realizada sobre el asiento contable.

Este atributo es fundamental para el Process Mining ya que define los nodos en el mapa de procesos. Analizar la secuencia y frecuencia de las actividades ayuda a descubrir el flujo real del proceso, identificar cuellos de botella entre pasos, detectar desviaciones del procedimiento estándar y medir el tiempo invertido en cada etapa del proceso.

Define los pasos en el mapa de procesos, lo cual es crucial para visualizar el flujo del proceso, identificar cuellos de botella y analizar desviaciones.

A menudo se deriva de los logs de cambio de estado, tablas de eventos, códigos de transacción o historial del workflow asociado con el documento del asiento contable.

El atributo Sistema de Origen identifica la aplicación o módulo de origen donde se generaron los datos del asiento contable. En entornos empresariales modernos, los datos financieros pueden provenir de varios ERPs, subledgers o aplicaciones de terceros.

Este atributo es valioso para varias vistas analíticas. Permite comparar la eficiencia y la conformidad del proceso entre diferentes sistemas de origen. Por ejemplo, puede analizar si los asientos que se originan en un subledger automatizado se procesan más rápido que los creados manualmente. También es crítico para la gobernanza de datos y la resolución de problemas, ayudando a rastrear los datos hasta su origen.

Identifica el origen de los datos, lo cual es crucial para comparar procesos entre diferentes sistemas y para la gobernanza de datos.

Generalmente especificado durante la configuración de la extracción de datos o disponible como un campo estándar en los almacenes de datos que consolidan información de múltiples sistemas.

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización de datos más reciente. Proporciona contexto sobre la actualidad de los datos que se están analizando.

En cualquier análisis, comprender la puntualidad de los datos es fundamental para interpretar los resultados correctamente. Este timestamp ayuda a los usuarios a saber si están viendo información en tiempo real o una instantánea de un momento específico, lo que afecta la relevancia de los dashboards y KPIs relacionados con los pendientes actuales o el rendimiento del proceso.

Indica la vigencia de los datos, asegurando que los usuarios comprendan lo actualizado que está el análisis del proceso.

Esto se genera y almacena típicamente por la herramienta de extracción de datos o la plataforma de integración durante el proceso de carga de datos.

El Estado del Asiento Contable indica el estado de la transacción en un punto específico en el tiempo o su resultado final. Los estados suelen reflejar hitos clave en el proceso, como 'En Progreso', 'Enviado para Aprobación', 'Contabilizado' o 'Revertido'.

Este atributo es muy valioso para comprender la carga de trabajo actual y los pendientes. Al filtrar por asientos con un estado de 'En Progreso' o 'Pendiente de Aprobación', los gerentes pueden monitorear el trabajo pendiente. Analizar el estado final ayuda a comprender los resultados del proceso, por ejemplo, calculando la proporción de asientos que se contabilizan frente a los que se eliminan o revierten.

Ayuda a comprender la carga de trabajo y el retraso actuales al rastrear el estado de cada asiento contable, como 'Pendiente de Aprobación' o 'Contabilizado'.

Disponible en los datos de encabezado del asiento contable. Los nombres de campo comunes incluyen 'Estado del Documento' o 'Estado de Contabilización'.

Este atributo captura el valor financiero del asiento contable. Puede representar el importe total del débito, el importe total del crédito o un total absoluto, dependiendo del sistema y del modelo de datos.

Analizar el proceso a través del lente del valor monetario puede revelar conocimientos significativos. Ayuda a priorizar los esfuerzos de mejora centrándose en transacciones de alto valor. Por ejemplo, se podría investigar si los asientos de alto valor tardan más en aprobarse o tienen una tasa de rechazo más alta. Este atributo también es esencial para el análisis de materialidad y la identificación de transacciones que plantean un mayor riesgo financiero.

Esto es crucial para el análisis de materialidad, ayudando a priorizar las mejoras de proceso en transacciones de alto valor y a evaluar el impacto financiero.

Típicamente disponible en la tabla de cabecera del asiento contable. Podría necesitar ser calculado sumando los importes de las partidas.

El atributo Moneda especifica la unidad monetaria para el Importe del Asiento Contable. Es esencial para interpretar y comparar correctamente los valores financieros, especialmente en organizaciones multinacionales.

En el análisis, este atributo proporciona el contexto necesario para el Importe del Asiento Contable. Permite filtrar transacciones por moneda y es un requisito previo para cualquier análisis que implique agregar o comparar importes entre diferentes regiones. Para un análisis global significativo, los importes pueden necesitar ser convertidos a una única moneda de informe.

Proporciona un contexto esencial para el importe del asiento contable, permitiendo un análisis financiero preciso y comparaciones entre diferentes monedas.

Un campo estándar en el encabezado de los documentos financieros, a menudo denominado 'Código de Moneda' o 'Clave de Moneda'.

El atributo Nombre de Usuario identifica a la persona responsable de ejecutar un paso de proceso dado. Esto podría ser el creador del asiento contable, la persona que lo envió, el gerente que lo aprobó o el contador que lo registró.

Analizar el rendimiento del proceso por usuario proporciona información sobre la distribución de la carga de trabajo, la productividad del equipo y las necesidades de capacitación individuales. Puede ayudar a identificar a los de mejor desempeño, a los usuarios que pueden requerir soporte adicional o las actividades que son consistentemente manejadas por individuos específicos. Esta información es clave para la gestión de recursos y las iniciativas de mejora del rendimiento.

Este atributo es clave para analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento del equipo e identificar oportunidades de capacitación.

Típicamente encontrado en registros de cambios de documentos o tablas de historial de flujo de trabajo, a menudo asociado con campos como 'Creado por', 'Modificado por' o 'ID de Usuario'.

El Código de Sociedad (Company Code) representa una entidad legal o de negocio distinta dentro de una organización. Las transacciones financieras se registran a nivel de código de sociedad para facilitar la presentación de informes financieros separados.

En Process Mining, el Código de Sociedad es un atributo crítico para el análisis organizacional. Permite la evaluación comparativa del rendimiento del proceso entre diferentes entidades, regiones o subsidiarias. Por ejemplo, un analista puede comparar las tasas de rechazo o los tiempos de aprobación entre las entidades de EE. UU. y Alemania para identificar mejores prácticas o áreas que necesitan mejora. Esto ayuda a estandarizar los procesos y asegurar el cumplimiento en toda la organización.

Permite la evaluación comparativa del rendimiento y la comparación de procesos entre diferentes entidades legales, subsidiarias o regiones.

Un campo estándar en el encabezado de casi todos los documentos financieros en un sistema ERP.

El Tipo de Asiento Contable categoriza las transacciones según su propósito o naturaleza de negocio. Los tipos comunes incluyen asientos manuales estándar, asientos automatizados de submayor, acumulaciones, reclasificaciones y asientos de reversión.

Este atributo es una dimensión potente para el filtrado y la segmentación en el análisis de procesos. Al comparar los flujos de proceso y las métricas de rendimiento para diferentes tipos de asientos contables, las organizaciones pueden descubrir insights valiosos. Por ejemplo, podrían encontrar que los asientos de acumulación tienen un ciclo de aprobación mucho más largo o que los asientos recurrentes tienen una tasa de automatización más alta. Esto ayuda a adaptar los esfuerzos de mejora del proceso a categorías de transacciones específicas.

Permite segmentar el análisis para comparar procesos de diferentes tipos de transacción, como acumulaciones versus asientos estándar, para encontrar áreas de mejora específicas.

Usualmente se encuentra en los datos de cabecera del asiento contable. Los nombres de los campos a menudo incluyen 'Tipo de Documento', 'Categoría de Asiento' o 'Tipo de Asiento'.

El atributo 'Es Automatizado' es un indicador booleano que distingue entre actividades ejecutadas por sistemas automatizados, como bots o submayores integrados, y aquellas realizadas manualmente por usuarios.

Este atributo es esencial para medir el nivel de automatización en el proceso de asiento contable. Permite el cálculo del KPI de Tasa de Automatización y ayuda a identificar oportunidades para una mayor automatización. Al comparar los tiempos de ciclo y las tasas de error de las actividades automatizadas frente a las manuales, las empresas pueden construir un sólido business case para invertir en tecnologías de automatización que mejoren la eficiencia y reduzcan el error humano.

Ayuda a medir la tasa de automatización del proceso e identificar oportunidades para automatizar tareas manuales, aumentando así la eficiencia y reduciendo errores.

A menudo se deriva verificando si el 'Nombre de Usuario' corresponde a una cuenta de sistema o servicio, o si la transacción se originó en un sistema de origen automatizado.

El atributo Departamento vincula un asiento contable a una unidad de negocio, función o centro de costos específico. Estos datos organizacionales ayudan a atribuir las actividades financieras al área responsable dentro de la empresa.

Similar al Código de Sociedad, el Departamento permite segmentar los datos del proceso para un análisis más granular. Puede utilizarse para comparar la eficiencia del proceso, las tasas de retrabajo o los tiempos de aprobación entre diferentes departamentos. Esto ayuda a identificar las mejores prácticas departamentales o las áreas donde equipos específicos pueden necesitar más soporte o guía de proceso.

Permite el análisis de procesos y la comparación de rendimiento entre diferentes unidades de negocio, ayudando a identificar problemas o mejores prácticas específicas de cada departamento.

Se puede encontrar en los datos del encabezado del asiento contable o de la partida. Puede derivarse del usuario que creó el asiento o del centro de costos asignado a la transacción.

La Fecha de Contabilización es la fecha contable oficial de una transacción. Determina el período fiscal en el que el asiento contable se reflejará en los estados financieros. Esta puede diferir de la fecha en que se creó el asiento o la fecha en que ocurrió la transacción.

Analizar la Fecha de Contabilización es crucial para los controles financieros y el análisis de la puntualidad. El desfase entre la fecha de creación o aprobación y la fecha de contabilización puede ser un indicador clave de rendimiento, destacando los retrasos en el paso final del proceso. También se utiliza para analizar las tasas de contabilización a tiempo e identificar asientos que tienen fecha retroactiva o se contabilizan en períodos incorrectos, lo que puede ser una preocupación de cumplimiento.

Esta fecha es crítica para calcular los retrasos en la contabilización y asegurar que los asientos se registren en el período financiero correcto para una elaboración de informes precisa.

Un campo estándar y obligatorio en el encabezado de todos los documentos financieros en un sistema ERP.

El Motivo de Rechazo es un código o descripción de texto que explica por qué un asiento contable no fue aprobado. Las razones comunes incluyen asignación de cuenta incorrecta, documentación insuficiente o violaciones de políticas.

Este atributo es el insumo principal para el análisis de la causa raíz del retrabajo y las ineficiencias del proceso. Al analizar la frecuencia de diferentes motivos de rechazo, las organizaciones pueden identificar las fuentes de error más comunes. Esta información es invaluable para desarrollar intervenciones dirigidas, como mejorar los materiales de capacitación, clarificar políticas o implementar controles de sistema para prevenir errores de antemano. Apoya directamente KPIs como la Tasa de Rechazo y la Tasa de Retrabajo.

Esto es crítico para el análisis de la causa raíz del retrabajo, ayudando a identificar errores comunes y a desarrollar capacitación dirigida o mejoras en el sistema.

Típicamente encontrado en el registro del flujo de trabajo o el historial de aprobación del asiento contable. Puede ser un campo de texto libre o una selección de una lista predefinida.