Il Suo Template Dati per le Scritture Contabili (Record to Report)

L'ID Registrazione Contabile è un attributo cruciale che identifica univocamente ogni istanza di transazione finanziaria. Collega tutte le attività correlate (creazione, approvazione, contabilizzazione) in un unico caso coeso.\n\nNell'analisi di Process Mining, questo ID permette di ricostruire il percorso end-to-end di ogni registrazione. È la base per calcolare metriche come il tempo di ciclo, identificare varianti di processo e analizzare la conformità al modello desiderato. Senza un identificativo univoco, sarebbe impossibile tracciare la sequenza di eventi per una specifica transazione.

Questo ID è essenziale per tracciare l'intero ciclo di vita di ogni scrittura contabile, consentendo l'analisi dei flussi, delle durate e delle varianti del processo.

Solitamente presente nella tabella di testata dei documenti finanziari o contabili. Potrebbe trattarsi di una chiave composta da numero documento, codice società ed esercizio fiscale.

Il Nome Attività descrive una fase del ciclo di vita della registrazione contabile, come 'Registrazione creata', 'Registrazione inviata per approvazione' o 'Registrazione contabilizzata'. Ogni attività rappresenta un cambiamento di stato o un'azione distinta.\n\nQuesto attributo è fondamentale per il Process Mining poiché definisce i nodi della mappa di processo. Analizzare la sequenza e la frequenza delle attività aiuta a scoprire il flusso reale, identificare i colli di bottiglia tra i passaggi, rilevare deviazioni dalla procedura standard e misurare il tempo trascorso in ogni fase.

Definisce le fasi nella mappa del processo, elemento cruciale per visualizzare il flusso, identificare i colli di bottiglia e analizzare le deviazioni.

Spesso derivato dai log di cambio stato, tabelle eventi, codici transazione o cronologia del workflow associati al documento di registrazione contabile.

L'Ora Evento, o timestamp, cattura la data e l'ora esatte in cui un'attività è stata eseguita. Fornisce l'ordine cronologico degli eventi, essenziale per ricostruire il flusso del processo.\n\nNell'analisi, i timestamp sono usati per calcolare le durate tra le attività, misurare il tempo di ciclo totale e identificare ritardi o colli di bottiglia. Ad esempio, la differenza tra l'invio e l'approvazione indica il tempo di revisione. Timestamp accurati sono la base di ogni analisi basata sul tempo.

Questo timestamp è essenziale per ordinare gli eventi, calcolare i tempi di ciclo e le durate, e identificare i ritardi nel processo.

Disponibile negli event log, nelle tabelle della cronologia delle transazioni o nei record di modifica dei documenti. I campi chiave sono spesso denominati 'Data creazione', 'Data modifica' o 'Timestamp'.

L'attributo Sistema Sorgente identifica l'applicazione o il modulo di origine in cui sono stati generati i dati della scrittura contabile. Nei moderni ambienti aziendali, i dati finanziari possono provenire da diversi ERP, libri ausiliari (subledger) o applicazioni di terze parti.

Questo attributo è prezioso per diverse viste analitiche, poiché consente di confrontare l'efficienza e la conformità del processo tra vari sistemi sorgente. Ad esempio, è possibile analizzare se le scritture provenienti da un libro ausiliario automatizzato vengono elaborate più velocemente rispetto a quelle create manualmente. È inoltre fondamentale per la data governance e il troubleshooting, aiutando a tracciare i dati fino alla loro origine.

Identifica l'origine dei dati, fondamentale per confrontare i processi tra sistemi diversi e per la data governance.

Solitamente specificato durante la configurazione dell'estrazione dati o disponibile come campo standard nei data warehouse che consolidano informazioni da più sistemi.

Questo attributo registra la data e l'ora dell'estrazione o dell'aggiornamento dati più recente, fornendo il contesto sulla freschezza delle informazioni analizzate.

In ogni analisi, comprendere la tempestività dei dati è fondamentale per interpretare correttamente i risultati. Questo timestamp aiuta gli utenti a sapere se stanno visualizzando informazioni in tempo reale o uno snapshot relativo a un momento specifico, influenzando la rilevanza di dashboard e KPI riguardanti arretrati o performance di processo.

Indica l'attualità dei dati, garantendo che gli utenti comprendano quanto sia aggiornata l'analisi del processo.

Questo dato viene solitamente generato e memorizzato dallo strumento di estrazione dati o dalla piattaforma di integrazione durante il processo di caricamento.

Il Codice Società (Company Code) rappresenta un'entità legale o aziendale distinta. Le transazioni finanziarie sono registrate a questo livello per facilitare il reporting separato.\n\nNel Process Mining, il Codice Società è fondamentale per l'analisi organizzativa. Consente il benchmarking delle prestazioni tra diverse entità, regioni o sussidiarie. Ad esempio, è possibile confrontare i tassi di rifiuto o i tempi di approvazione tra le sedi italiana e svizzera per identificare le best practice, aiutando a standardizzare i processi e a garantire la conformità in tutta l'organizzazione.

Consente il benchmarking delle prestazioni e il confronto dei processi tra diverse entità legali, sussidiarie o aree geografiche.

Un campo standard presente nell'intestazione di quasi tutti i documenti finanziari in un sistema ERP.

Questo attributo cattura il valore finanziario della scrittura contabile. Può rappresentare l'importo totale in dare, in avere o un totale assoluto, a seconda del sistema e del modello dati.

Analizzare il processo attraverso la lente del valore monetario può rivelare insight significativi. Aiuta a dare priorità agli sforzi di miglioramento concentrandosi sulle transazioni di alto valore. Ad esempio, si potrebbe indagare se le scritture di importo elevato richiedano più tempo per l'approvazione o presentino un tasso di rifiuto maggiore. Questo attributo è essenziale anche per l'analisi della materialità e per identificare le transazioni che comportano un rischio finanziario più elevato.

Essenziale per l'analisi della materialità, aiuta a dare priorità ai miglioramenti del processo sulle transazioni di alto valore e a valutare l'impatto finanziario.

Solitamente disponibile nella tabella di testata della scrittura contabile. Potrebbe dover essere calcolato sommando gli importi delle singole voci.

L'attributo Nome Utente identifica la persona responsabile dell'esecuzione di una determinata fase del processo. Può trattarsi di chi ha creato la scrittura, di chi l'ha inviata, del manager che l'ha approvata o del contabile che l'ha registrata.

L'analisi delle performance di processo per utente fornisce insight sulla distribuzione del carico di lavoro, sulla produttività del team e sulle esigenze di formazione individuale. Aiuta a identificare i top performer, gli utenti che potrebbero necessitare di supporto aggiuntivo o le attività gestite costantemente da specifici individui. Queste informazioni sono fondamentali per la gestione delle risorse e per le iniziative di miglioramento delle prestazioni.

Questo attributo è fondamentale per analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le performance del team e identificare opportunità di formazione.

Si trova solitamente nei log di modifica dei documenti o nelle tabelle della cronologia del workflow, spesso associato a campi come 'Creato da', 'Modificato da' o 'ID utente'.

Lo Stato Registrazione indica la fase della transazione o il suo esito finale. Gli stati riflettono pietre miliari come 'In corso', 'Inviato per approvazione', 'Contabilizzato' o 'Stornato'.\n\nQuesto attributo è prezioso per capire il carico di lavoro e l'arretrato. Filtrando per stati come 'In corso' o 'In attesa di approvazione', i manager possono monitorare il lavoro pendente. L'analisi dello stato finale aiuta a comprendere i risultati del processo, calcolando ad esempio la percentuale di registrazioni contabilizzate rispetto a quelle eliminate o stornate.

Aiuta a comprendere il carico di lavoro attuale e l'arretrato monitorando lo stato di ogni registrazione contabile, ad esempio 'In attesa di approvazione' o 'Contabilizzata'.

Disponibile nei dati di intestazione della registrazione contabile. I nomi comuni dei campi includono 'Stato documento' o 'Stato contabilizzazione'.

Il Tipo Registrazione categorizza le transazioni in base al loro scopo aziendale. Le tipologie comuni includono registrazioni manuali standard, registrazioni automatiche da libri sussidiari, ratei/risconti, riclassificazioni e storni.\n\nQuesto attributo è una dimensione potente per filtri e segmentazioni. Confrontando i flussi e le metriche di performance tra diversi tipi di registrazione, si possono scoprire insight preziosi. Ad esempio, si potrebbe scoprire che i ratei hanno un ciclo di approvazione molto più lungo o che le registrazioni ricorrenti hanno un tasso di automazione maggiore, permettendo di mirare meglio gli sforzi di miglioramento.

Permette di segmentare l'analisi per confrontare i processi di diverse tipologie di transazione, come ratei rispetto a registrazioni standard, per individuare aree di miglioramento mirate.

Solitamente situato nei dati di testata della scrittura contabile. I nomi dei campi spesso includono 'Tipo documento', 'Categoria scrittura' o 'Tipo scrittura'.

L'attributo Valuta specifica l'unità monetaria per l'importo della registrazione. È essenziale per interpretare e confrontare correttamente i valori finanziari, specialmente nelle multinazionali.\n\nIn fase di analisi, fornisce il contesto necessario all'importo. Permette di filtrare le transazioni per valuta ed è un prerequisito per aggregare o confrontare i valori tra diverse aree geografiche. Per un'analisi globale significativa, gli importi potrebbero dover essere convertiti in un'unica valuta di reporting.

Fornisce il contesto essenziale per l'importo della registrazione contabile, consentendo analisi finanziarie accurate e confronti tra diverse valute.

Un campo standard nell'intestazione dei documenti finanziari, spesso denominato 'Codice valuta' o 'Divisa'.

La Data Contabilizzazione è la data contabile ufficiale di una transazione e determina il periodo fiscale di competenza. Può differire dalla data di creazione o da quella in cui è avvenuta la transazione.\n\nAnalizzare questa data è fondamentale per i controlli finanziari e la tempestività. Il divario tra la data di creazione/approvazione e quella di contabilizzazione è un KPI chiave che evidenzia i ritardi nelle fasi finali. Serve inoltre per analizzare i tassi di contabilizzazione puntuale e identificare registrazioni retrodatate o effettuate in periodi errati, il che può rappresentare un rischio di conformità.

Questa data è fondamentale per calcolare i ritardi di registrazione e garantire che le scritture siano contabilizzate nel periodo finanziario corretto per un reporting accurato.

Un campo standard e obbligatorio nell'intestazione di tutti i documenti finanziari in un sistema ERP.

L'attributo Dipartimento collega una registrazione contabile a una specifica business unit o centro di costo. Questo dato aiuta ad attribuire le attività finanziarie all'area responsabile.\n\nCome per il Codice Società, il Dipartimento permette di segmentare i dati per analisi granulari. Può essere usato per confrontare l'efficienza, i tassi di rework o i tempi di approvazione tra diversi reparti, identificando best practice interne o team che necessitano di maggiore supporto.

Consente l'analisi del processo e il confronto delle prestazioni tra diverse business unit, aiutando a identificare problemi specifici di un dipartimento o le best practice.

Si trova nell'intestazione della registrazione contabile o nei dati delle singole voci. Può derivare dall'utente che ha creato la registrazione o dal centro di costo assegnato alla transazione.

L'attributo 'È automatizzato' è un flag booleano che distingue tra attività eseguite da sistemi automatizzati (come bot o registri sussidiari integrati) e quelle manuali.\n\nQuesto attributo è essenziale per misurare il livello di automazione nel processo di registrazione. Permette il calcolo del KPI 'Automation Rate' e aiuta a identificare nuove opportunità di automazione. Confrontando tempi e tassi di errore delle attività manuali rispetto a quelle automatiche, le aziende possono giustificare investimenti in tecnologie per migliorare l'efficienza e ridurre l'errore umano.

Aiuta a misurare il tasso di automazione del processo e a identificare le opportunità per automatizzare i compiti manuali, aumentando così l'efficienza e riducendo gli errori.

Spesso derivato verificando se lo 'User Name' corrisponde a un account di sistema o di servizio, o se la transazione ha avuto origine da un sistema sorgente automatizzato.

Il Motivo del Rifiuto (Rejection Reason) è un codice o una descrizione testuale che spiega perché una scrittura contabile non è stata approvata. I motivi comuni includono l'errata assegnazione del conto, documentazione insufficiente o violazioni delle policy aziendali.

Questo attributo costituisce l'input principale per l'analisi delle cause profonde (root cause analysis) delle rilavorazioni e delle inefficienze di processo. Analizzando la frequenza dei diversi motivi di rifiuto, le organizzazioni possono identificare le fonti di errore più comuni. Queste informazioni sono preziose per sviluppare interventi mirati, come il miglioramento dei materiali di formazione, il chiarimento delle policy o l'implementazione di controlli di sistema per prevenire gli errori a monte. Supporta direttamente KPI come il Tasso di Rifiuto (Rejection Rate) e il Tasso di Rilavorazione (Rework Rate).

Fondamentale per l'analisi delle cause profonde dei rework, aiuta a identificare gli errori comuni e a sviluppare una formazione mirata o miglioramenti del sistema.

Solitamente presente nel log del workflow o nella cronologia di approvazione della scrittura. Può essere un campo di testo libero o una selezione da un elenco predefinito.