Uw Record to Report - Journaalpost Data Template.

De Activiteitsnaam beschrijft een stap in de levenscyclus van de journaalpost, zoals 'Journaalpost aangemaakt', 'Journaalpost ingediend ter goedkeuring' of 'Journaalpost geboekt'. Elke activiteit vertegenwoordigt een duidelijke statuswijziging of actie die op de journaalpost wordt uitgevoerd.

Dit attribuut is fundamenteel voor process mining, aangezien het de knooppunten in de proceskaart definieert. Het analyseren van de volgorde en frequentie van activiteiten helpt de werkelijke processtroom te onthullen, knelpunten tussen stappen te identificeren, afwijkingen van de standaardprocedure te detecteren en de tijd te meten die in elke fase van het proces wordt besteed.

Het definieert de stappen in de proceskaart, wat cruciaal is voor het visualiseren van de processtroom, het identificeren van knelpunten en het analyseren van afwijkingen.

Vaak afgeleid uit statuswijzigingslogs, eventtabellen, transactiecodes of workflowgeschiedenis gekoppeld aan het journaalpostdocument.

De Journaalpost ID is een cruciaal attribuut dat elke financiële transactieprocesinstantie uniek identificeert. Het koppelt alle gerelateerde activiteiten, zoals aanmaak, goedkeuring en boeking, tot één enkele, samenhangende case.

In process mining-analyse maakt deze ID de reconstructie mogelijk van de end-to-end reis van elke journaalpost. Het is de basis voor het berekenen van case-niveau statistieken zoals doorlooptijd, het identificeren van procesvarianten en het analyseren van conformiteit met het gewenste procesmodel. Zonder een unieke case identifier is het onmogelijk om de volgorde van events voor een specifieke transactie te traceren.

Deze ID is essentieel voor het traceren van de volledige levenscyclus van elke journaalpost, waardoor de analyse van processtromen, doorlooptijden en variaties mogelijk wordt.

Doorgaans te vinden in de header table van financiële of boekhoudkundige documenten. Het kan een samengestelde sleutel zijn van documentnummer, bedrijfsnummer en fiscaal jaar.

De Event Tijd, of timestamp, legt de exacte datum en tijd vast dat een activiteit werd uitgevoerd. Het biedt de chronologische volgorde van events voor elke case, wat essentieel is voor het nauwkeurig reconstrueren van de processtroom.

In analyse worden timestamps gebruikt om doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, de totale doorlooptijd van het proces te meten en vertragingen of knelpunten te identificeren. De tijd tussen 'Journaalpost ingediend ter goedkeuring' en 'Journaalpost goedgekeurd' geeft bijvoorbeeld de goedkeuringstijd. Nauwkeurige timestamps zijn de basis van elke tijdsgebaseerde procesanalyse en prestatiemeting.

Deze timestamp is essentieel om events te ordenen, doorlooptijden en activiteitsduur te berekenen en vertragingen in het proces te identificeren.

Te vinden in event logs, transactiehistorietabellen of documentwijzigingsrecords. Sleutelvelden worden vaak 'Aanmaakdatum', 'Wijzigingsdatum' of 'Timestamp' genoemd.

Het attribute 'Bronsysteem' identificeert de oorspronkelijke applicatie of module waar de journaalpost data is gegenereerd. In moderne enterprise-omgevingen kan financiële data afkomstig zijn van diverse ERPs, subgrootboeken of third-party applicaties.

Dit attribute is waardevol voor verschillende analytische inzichten. Het maakt het mogelijk om de procesefficiëntie en conformiteit tussen verschillende bronsystemen te vergelijken. U kunt bijvoorbeeld analyseren of journaalposten afkomstig van een geautomatiseerd subgrootboek sneller worden verwerkt dan handmatig aangemaakte posten. Het is ook cruciaal voor data governance en troubleshooting, aangezien het helpt data naar de oorsprong te herleiden.

Identificeert de herkomst van de data, wat cruciaal is voor het vergelijken van processen over verschillende systemen en voor datagovernance.

Meestal gespecificeerd tijdens de data extraction setup of beschikbaar als een standaardveld in data warehouses die informatie uit meerdere systemen consolideren.

Dit attribute registreert de datum en tijd van de meest recente data extraction of refresh. Het geeft context over de versheid van de geanalyseerde data.

Bij elke analyse is het cruciaal om de actualiteit van de data te begrijpen om de resultaten correct te interpreteren. Deze timestamp helpt gebruikers te weten of ze naar realtime-informatie kijken of naar een momentopname van een specifiek tijdstip, wat de relevantie beïnvloedt van dashboards en KPIs met betrekking tot huidige backlogs of procesprestaties.

Geeft de actualiteit van de data aan, zodat gebruikers weten hoe up-to-date de procesanalyse is.

Dit wordt doorgaans gegenereerd en opgeslagen door de data extraction tool of het integratieplatform tijdens het data loading proces.

De Bedrijfscode vertegenwoordigt een afzonderlijke juridische of zakelijke entiteit binnen een organisatie. Financiële transacties worden op bedrijfscodeniveau vastgelegd om afzonderlijke financiële rapportage te vergemakkelijken.

In process mining is de Bedrijfscode een cruciaal attribuut voor organisatieanalyse. Het maakt benchmarking van procesprestaties mogelijk over verschillende entiteiten, regio's of dochterondernemingen. Een analist kan bijvoorbeeld de afkeuringspercentages of goedkeuringstijden vergelijken tussen de Amerikaanse en Duitse entiteiten om best practices of verbeterpunten te identificeren. Dit helpt bij het standaardiseren van processen en het waarborgen van compliance binnen de gehele organisatie.

Maakt prestatiebenchmarking en procesvergelijking mogelijk over verschillende juridische entiteiten, dochterondernemingen of regio's.

Een standaardveld in de header van bijna alle financiële documenten in een ERP-systeem.

Het attribute 'Gebruikersnaam' identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een bepaalde processtap. Dit kan de maker van de journaalpost zijn, degene die deze heeft ingediend, de manager die deze heeft goedgekeurd, of de accountant die deze heeft geboekt.

Het analyseren van procesprestaties per gebruiker biedt inzicht in werkbelastingverdeling, teamproductiviteit en individuele trainingsbehoeften. Het kan helpen top performers te identificeren, gebruikers die extra ondersteuning nodig hebben, of activiteiten die consequent door specifieke individuen worden afgehandeld. Deze informatie is cruciaal voor resource management en initiatieven voor prestatieverbetering.

Dit attribute is essentieel voor het analyseren van werkbelastingverdeling, teamprestaties en het identificeren van trainingsmogelijkheden.

Doorgaans te vinden in document change logs of workflow history tables, vaak geassocieerd met velden zoals 'Aangemaakt door', 'Gewijzigd door' of 'Gebruikers ID'.

Dit attribute legt de financiële waarde van de journaalpost vast. Het kan het totale debetbedrag, het totale creditbedrag of een absoluut totaal vertegenwoordigen, afhankelijk van het systeem en het data model.

Het analyseren van het proces door de lens van monetaire waarde kan aanzienlijke inzichten opleveren. Het helpt bij het prioriteren van verbeteringsinspanningen door te focussen op high-value transactions. Men zou bijvoorbeeld kunnen onderzoeken of high-value journals langer duren om goed te keuren of een hoger afkeuringspercentage hebben. Dit attribute is ook essentieel voor materialiteitsanalyse en het identificeren van transacties die een hoger financieel risico met zich meebrengen.

Dit is cruciaal voor materialiteitsanalyse, en helpt bij het prioriteren van procesverbeteringen op high-value transactions en het beoordelen van de financiële impact.

Doorgaans beschikbaar in de header table van de journaalpost. Het moet mogelijk worden berekend door de bedragen van de line items op te tellen.

De Journaalpoststatus geeft de staat van de transactie aan op een specifiek moment of de uiteindelijke uitkomst ervan. Statussen weerspiegelen doorgaans belangrijke mijlpalen in het proces, zoals 'In uitvoering', 'Ingediend ter goedkeuring', 'Geboekt' of 'Teruggedraaid'.

Dit attribuut is zeer waardevol voor het begrijpen van de huidige workload en backlog. Door te filteren op journaalposten met de status 'In uitvoering' of 'Wacht op goedkeuring' kunnen managers openstaande werkzaamheden monitoren. Het analyseren van de uiteindelijke status helpt bij het begrijpen van procesuitkomsten, bijvoorbeeld door de verhouding te berekenen van posten die zijn geboekt versus die zijn verwijderd of teruggedraaid.

Helpt bij het begrijpen van de huidige workload en backlog door de status van elke journaalpost te volgen, zoals 'Wacht op goedkeuring' of 'Geboekt'.

Beschikbaar in de headerdata van de journaalpost. Veelvoorkomende veldnamen zijn 'Documentstatus' of 'Boekingsstatus'.

Het Journaalposttype categoriseert transacties op basis van hun zakelijke doel of aard. Veelvoorkomende typen zijn standaard handmatige posten, geautomatiseerde subgrootboekposten, accruals, herclassificaties en terugboekingen.

Dit attribuut is een krachtige dimensie voor filtering en segmentatie in procesanalyse. Door de processtromen en prestatiestatistieken voor verschillende journaalposttypen te vergelijken, kunnen organisaties waardevolle inzichten ontdekken. Ze kunnen bijvoorbeeld ontdekken dat accrualposten een veel langere goedkeuringscyclus hebben of dat periodieke posten een hogere automatiseringsgraad hebben. Dit helpt om procesverbeteringsinspanningen af te stemmen op specifieke transactiecategorieën.

Maakt segmentatieanalyse mogelijk om processen voor verschillende transactietypen te vergelijken, zoals accruals versus standaardposten, om gerichte verbeterpunten te vinden.

Meestal te vinden in de data van de journaalpost header. Veldnamen omvatten vaak 'Documenttype', 'Journaalcategorie' of 'Journaaltype'.

Het attribuut Valuta specificeert de munteenheid voor het Journaalpostbedrag. Het is essentieel voor het correct interpreteren en vergelijken van financiële waarden, vooral in multinationale organisaties.

In analyse biedt dit attribuut de nodige context voor het Journaalpostbedrag. Het maakt het filteren van transacties op valuta mogelijk en is een vereiste voor elke analyse die het aggregeren of vergelijken van bedragen over verschillende regio's omvat. Voor een zinvolle globale analyse moeten bedragen mogelijk worden geconverteerd naar één enkele rapportagevaluta.

Biedt essentiële context voor het journaalpostbedrag, wat accurate financiële analyse en vergelijkingen over verschillende valuta's mogelijk maakt.

Een standaardveld in de header van financiële documenten, vaak 'Valutacode' of 'Valutasleutel' genoemd.

Het attribuut Afdeling koppelt een journaalpost aan een specifieke business unit, functie of kostencentrum. Deze organisatorische data helpt financiële activiteiten toe te wijzen aan het verantwoordelijke gebied binnen het bedrijf.

Vergelijkbaar met Bedrijfscode, maakt het attribuut Afdeling het mogelijk om de procesdata te segmenteren voor een gedetailleerdere analyse. Het kan worden gebruikt om de procesefficiëntie, herwerkpercentages of goedkeuringstijden tussen verschillende afdelingen te vergelijken. Dit helpt bij het identificeren van afdelingsspecifieke best practices of gebieden waar specifieke teams meer ondersteuning of procesbegeleiding nodig hebben.

Maakt procesanalyse en prestatievergelijking over verschillende bedrijfsonderdelen mogelijk, en helpt bij het identificeren van afdelingsspecifieke problemen of best practices.

Te vinden in de header- of regelitemdata van de journaalpost. Het kan worden afgeleid van de gebruiker die de post heeft aangemaakt of van het kostencentrum dat aan de transactie is toegewezen.

De Boekingsdatum is de officiële boekhoudkundige datum voor een transactie. Het bepaalt de fiscale periode waarin de journaalpost zal worden weerspiegeld in de financiële overzichten. Dit kan verschillen van de datum waarop de post is aangemaakt of de datum waarop de transactie plaatsvond.

Het analyseren van de Boekingsdatum is cruciaal voor financiële controles en tijdigheidsanalyse. De vertraging tussen de aanmaak- of goedkeuringsdatum en de boekingsdatum kan een key performance indicator zijn, die vertragingen in de laatste stap van het proces belicht. Het wordt ook gebruikt om de percentages van tijdige boekingen te analyseren en om posten te identificeren die zijn teruggedateerd of in onjuiste periodes zijn geboekt, wat een compliance-punt kan zijn.

Deze datum is cruciaal voor het berekenen van boekingsvertragingen en het waarborgen dat posten in de juiste financiële periode worden vastgelegd voor accurate verslaglegging.

Een standaard en verplicht veld in de header van alle financiële documenten in een ERP-systeem.

Het attribuut Is Geautomatiseerd is een boolean vlag die onderscheid maakt tussen activiteiten uitgevoerd door geautomatiseerde systemen, zoals bots of geïntegreerde subgrootboeken, en die handmatig door gebruikers worden uitgevoerd.

Dit attribuut is essentieel voor het meten van het automatiseringsniveau in het journaalpostproces. Het maakt de berekening van de Automation Rate KPI mogelijk en helpt bij het identificeren van kansen voor verdere automatisering. Door de doorlooptijden en foutenpercentages van geautomatiseerde versus handmatige activiteiten te vergelijken, kunnen bedrijven een sterke business case bouwen voor het investeren in automatiseringstechnologieën om de efficiëntie te verbeteren en menselijke fouten te verminderen.

Helpt de automatiseringsgraad van het proces te meten en kansen te identificeren om handmatige taken te automatiseren, waardoor de efficiëntie toeneemt en fouten worden verminderd.

Vaak afgeleid door te controleren of de 'Gebruikersnaam' overeenkomt met een systeem- of serviceaccount, of dat de transactie afkomstig is van een geautomatiseerd bronsysteem.

De afkeuringsreden is een code of tekstuele omschrijving die uitlegt waarom een journaalpost niet is goedgekeurd. Veelvoorkomende redenen zijn onjuiste rekeningttoewijzing, onvoldoende documentatie of beleidsschendingen.

Dit attribute is de primaire input voor de root cause analyse van rework en procesinefficiënties. Door de frequentie van verschillende afkeuringsredenen te analyseren, kunnen organisaties de meest voorkomende oorzaken van fouten identificeren. Deze informatie is van onschatbare waarde voor het ontwikkelen van gerichte interventies, zoals het verbeteren van trainingsmateriaal, het verduidelijken van beleid of het implementeren van systeemcontroles om fouten vooraf te voorkomen. Het ondersteunt direct KPIs zoals Rejection Rate en Rework Rate.

Dit is cruciaal voor root cause analyse van rework, en helpt bij het identificeren van veelvoorkomende fouten en het ontwikkelen van gerichte training of systeemverbeteringen.

Doorgaans te vinden in de workflow log of approval history van de journaalpost. Het kan een free-text field zijn of een selectie uit een vooraf gedefinieerde lijst.