Seu Template de Dados de Purchase to Pay - Processamento de Faturas

O atributo Atividade representa uma etapa ou ação distinta no Workflow de processamento de faturas. Essas atividades são derivadas de vários eventos do sistema, como criação de documentos, alterações de status, aprovações ou ações de usuários registradas nos logs de alteração do SAP.

Analisar atividades é o cerne do Process Mining. Isso permite a visualização de mapas de processo, identificação de gargalos (ex: longas esperas após 'Fatura Enviada para Aprovação'), loops de retrabalho (ex: ciclos repetidos de bloqueio e liberação de pagamento) e desvios de conformidade. A sequência e frequência das atividades revelam o fluxo real do processo (as-is).

Define as etapas no mapa de processo, permitindo visualizar fluxos, descobrir gargalos e identificar retrabalhos.

Este atributo costuma ser derivado de várias fontes, incluindo códigos de transação (SY-TCODE), campos de status em tabelas como RBKP (ex: RBSTAT) e eventos de alteração das tabelas CDHDR e CDPOS.

O Número da Fatura serve como o identificador único (ID do caso) para a jornada de processamento. Cada número corresponde a uma única fatura recebida de um fornecedor, permitindo que todas as atividades relacionadas — da captura de dados ao pagamento final — sejam rastreadas como uma única instância do processo.

Na análise de Process Mining, este atributo é fundamental para reconstruir o ciclo de vida de cada fatura. Ele permite conectar eventos distintos registrados no SAP, como pré-edição (parking), lançamento (posting), bloqueio e compensação, em uma sequência cronológica. Isso oferece uma visão clara de como cada fatura é tratada, quanto tempo leva e onde ocorrem desvios do processo padrão.

Esta é a chave primária que vincula todos os eventos de uma mesma fatura, sendo a base essencial para a análise do processo e exploração de variantes.

Geralmente é o Número do Documento da tabela RBKP, campo BELNR, muitas vezes concatenado com a Empresa (BUKRS) e o Ano Fiscal (GJAHR) para garantir unicidade absoluta.

Event Time registra o exato momento em que uma atividade de negócio foi executada e logada no sistema de origem. Este timestamp é a espinha dorsal cronológica do processo, ordenando todas as atividades de cada fatura em uma sequência coerente.

Na análise, o Event Time é essencial para calcular todas as métricas baseadas em duração, como tempos de ciclo, tempos de espera e tempos de processamento entre atividades. Ele alimenta Dashboards como o 'Tempo de Ciclo de Ponta a Ponta da Fatura' e 'Duração da Resolução de Bloqueio de Pagamento', fornecendo os dados necessários para medir o tempo decorrido entre quaisquer dois pontos do processo. Timestamps precisos são críticos para identificar atrasos e gargalos de desempenho.

Este registro de tempo é essencial para ordenar os eventos corretamente e calcular todas as métricas de desempenho, como tempos de ciclo e durações de gargalos.

Geralmente derivado da combinação da data de alteração (UDATE) e hora de alteração (UTIME) da tabela CDHDR. Para eventos de criação, pode ser a data e hora das tabelas como a RBKP (ERNAM, ERZET).

A Data de Compensação marca a etapa final do ciclo de vida da fatura: o pagamento. É a data em que o item em aberto da fatura é baixado por um documento de pagamento no sistema. Esta data representa o momento real da execução do pagamento.

Este atributo é o ponto final para muitos KPIs críticos, incluindo o 'Tempo Médio de Ciclo da Fatura' e a 'Taxa de Pagamento em Dia'. Ele é comparado com a Data de Vencimento para medir o desempenho do pagamento. Para análise de descontos financeiros, é comparado com o período de desconto para verificar se o pagamento foi feito a tempo de capturá-lo.

Marca a conclusão do processo e serve de base para calcular o tempo de ciclo total, taxas de pagamento em dia e aproveitamento de descontos.

Para itens compensados, este é o campo 'Data de Compensação' (AUGDT) da tabela de itens de fornecedores compensados, BSAK.

A Data de Lançamento é uma data fundamental no processo contábil. Ela determina o período fiscal em que a despesa da fatura é reconhecida no Razão Geral. Geralmente, é definida pelo analista de Contas a Pagar durante o processamento.

Na análise de processos, a atividade 'Fatura Lançada', marcada por essa data, é um marco principal. O tempo decorrido desde o recebimento da fatura até a Data de Lançamento é um componente crítico do tempo total de ciclo. Esta data também é essencial para relatórios financeiros e análises de produtividade, como o acompanhamento do volume de faturas lançadas por semana ou mês.

Marca um marco crítico no processo, determina o período contábil da transação e é um componente-chave para o cálculo do tempo de ciclo.

Este é o campo 'Data de Lançamento' (BUDAT) da tabela de cabeçalho de faturas, RBKP.

A Data de Vencimento é calculada com base na data base da fatura e nas condições de pagamento acordadas. Representa o prazo para realizar o pagamento sem atrasos, evitando multas ou danos à relação com fornecedores.

Este atributo é crucial para KPIs de desempenho e conformidade, como a 'Taxa de Pagamento em Dia' e a 'Perda de Oportunidade de Desconto'. Ao comparar a data real do pagamento (Data de Compensação) com a Data de Vencimento, a análise pode determinar automaticamente se um pagamento foi pontual, antecipado ou atrasado. É um elemento base para o dashboard de Conformidade com as Condições de Pagamento.

Serve como linha de base para medir a pontualidade dos pagamentos e identificar chances de capturar descontos por antecipação.

Esta data costuma ser calculada. A data base para pagamento (ZFBDT) fica na tabela BSEG. A lógica da data de vencimento também depende das condições de pagamento (BSEG-ZTERM).

O atributo Nome de Usuário identifica o indivíduo responsável por realizar uma determinada atividade. Geralmente, é o nome de usuário do SAP registrado com a transação ou evento de alteração.

Este atributo é crucial para análise de desempenho em nível de usuário ou equipe. Ajuda a responder perguntas como 'Quem são os aprovadores mais rápidos?' ou 'Quais usuários geram mais retrabalho?'. É usado em dashboards para analisar a distribuição de carga de trabalho, identificar necessidades de treinamento e entender variações de performance entre colaboradores.

Permite analisar o desempenho e a carga de trabalho por indivíduo ou equipe, ajudando a identificar talentos, necessidades de treinamento e desequilíbrios de recursos.

Este é o campo 'Alterado por' (USERNAME) da tabela de cabeçalho de alteração de documentos, CDHDR. Para eventos de criação, pode ser o campo 'Inserido por' (ERNAM) em tabelas como a RBKP.

O Número do Fornecedor é a chave mestre de dados que identifica o fornecedor. Ele vincula a transação da fatura a um parceiro de negócio específico, permitindo análises baseadas nas características do fornecedor.

Analisar o processo por Número do Fornecedor pode revelar insights importantes sobre o relacionamento e desempenho dos parceiros. Por exemplo, ajuda a identificar quais fornecedores enviam consistentemente faturas com erros que geram bloqueios de pagamento, ou quais faturas são processadas com maior eficiência. Esta informação é valiosa para a gestão de fornecedores e iniciativas de compras estratégicas (strategic sourcing).

Permite análises específicas por fornecedor, ajudando a identificar padrões, problemas ou eficiências ligados a parceiros específicos.

Este é o campo 'Emissor da Fatura' (LIFNR) da tabela de cabeçalho de faturas, RBKP.

O Número do Pedido de Compra (PO) vincula a fatura ao documento de compra original. Isso é fundamental para a conciliação de três vias (Pedido, Recebimento de Mercadoria e Fatura) e para analisar a eficiência do processo de faturas com pedido.

Este atributo é crítico para dashboards como a 'Taxa de Discrepância na Conciliação Fatura-PO'. Ele permite segmentar o processo entre faturas com e sem pedido, que costumam ter caminhos e complexidades muito diferentes. Analisar problemas relacionados a pedidos específicos pode ajudar a diagnosticar falhas nas etapas anteriores do processo de suprimentos.

Conecta a fatura ao processo de compras, permitindo analisar faturas com PO vs. sem PO e identificar divergências no matching.

Geralmente encontrado no nível do item. O 'Número do Pedido de Compra' (EBELN) fica na tabela de itens da fatura, RSEG. Pode ser necessário agregar ao nível do cabeçalho.

Quando uma fatura apresenta discrepância ou exige investigação, um bloqueio de pagamento é aplicado. O código do Motivo do Bloqueio de Pagamento especifica o porquê, como variação de quantidade, variação de preço ou um bloqueio manual.

Este atributo é essencial para o dashboard de 'Duração da Resolução de Bloqueio de Pagamento'. Analisar a frequência e a duração dos bloqueios por motivo ajuda a identificar as causas raiz dos atrasos. Por exemplo, se a 'Discrepância de Preço' for o motivo mais comum para bloqueios longos, isso aponta para um problema potencial nos dados mestres ou no processo de pedido de compra que precisa ser corrigido.

Explica por que as faturas atrasam, permitindo a análise de causa raiz dos bloqueios de pagamento e ajudando a priorizar os esforços de melhoria.

O motivo do bloqueio de pagamento pode ser encontrado no nível do item na tabela RSEG (campo SPGRS) ou na tabela de documentos contábeis BSEG (campo ZLSPR).

Invoice Amount representa o valor total da fatura enviada pelo fornecedor. É uma métrica financeira chave para cada invoice case.

No Process Mining, este atributo é essencial para análises baseadas em valor. Ele permite filtrar e segmentar o processo pelo montante da fatura, o que geralmente se correlaciona com a complexidade e as exigências de aprovação. Por exemplo, faturas de alto valor podem seguir caminhos de aprovação mais rigorosos. Também é usado em análises de conformidade para checar se faturas de alto valor estão ignorando etapas obrigatórias de aprovação.

Permite análises baseadas em valor, ajudando a priorizar faturas caras e a entender como o montante impacta o fluxo e a conformidade.

Este é o campo 'Valor Bruto da Fatura' (RMWWR) da tabela de cabeçalho de faturas, RBKP.

A Empresa (Company Code) é uma unidade organizacional fundamental no SAP Financials, representando uma entidade jurídica independente. Todas as transações financeiras, incluindo faturas, são lançadas em uma empresa específica.

Este atributo permite segmentar a análise do processo por entidade legal. É crucial para comparar o desempenho, a conformidade e a eficiência entre diferentes empresas de um mesmo grupo. Os Dashboards podem ser filtrados por Empresa para fornecer uma visão específica dos KPIs de processamento de faturas.

Permite a comparação de processos e o benchmarking de desempenho entre diferentes entidades legais de uma organização.

Este é o campo 'Empresa' (BUKRS) da tabela de cabeçalho de faturas, RBKP.

As Condições de Pagamento definem as regras de quando uma fatura deve ser paga e quais descontos financeiros estão disponíveis para pagamentos antecipados. Exemplos incluem 'Net 30 dias' ou '2% 10, Net 30', que significa 2% de desconto se pago em 10 dias; caso contrário, o valor total vence em 30 dias.

Este atributo é a base para o dashboard de 'Perda de Oportunidade de Desconto' e para o KPI de 'Taxa de Captura de Descontos'. A análise usa as condições de pagamento junto com as datas de lançamento e pagamento para determinar se um desconto estava disponível e se foi aproveitado. Também é fundamental para o Dashboard de Conformidade com Condições de Pagamento.

É essencial para analisar as taxas de captura de descontos financeiros e entender o impacto financeiro dos atrasos no processo.

Este é o campo 'Chave de Condições de Pagamento' (ZTERM) da tabela de cabeçalho de faturas, RBKP.

A Conta do Razão (G/L Account) é a conta de destino no plano de contas onde o impacto financeiro da fatura é registrado. É um dado crítico para relatórios financeiros e gestão de custos.

No Process Mining, analisar a conta contábil adiciona uma dimensão financeira ao fluxo do processo. O dashboard de 'Análise de Uso de Contas Contábeis' pode revelar padrões de gastos, identificar possíveis erros de classificação de faturas e garantir que os custos sejam alocados aos departamentos ou projetos corretos, unindo a execução do processo ao impacto financeiro.

Adiciona uma dimensão financeira ao processo, permitindo a análise de alocação de custos, padrões de gastos e possíveis erros de codificação de faturas.

Localizado no nível do item. O 'Número da Conta do Razão' (HKONT) está na tabela RSEG para faturas com pedido ou BSEG para faturas diretas de FI.

O atributo Horário de Término marca a conclusão de uma atividade específica. Para muitos eventos no SAP, registrados como pontos únicos no tempo, o Horário de Término será idêntico ao de Início. No entanto, para atividades com duração mensurável, como uma etapa de aprovação ativa, ele representa o fim desse trabalho.

Na análise de processos, ter um Horário de Término distinto permite medir o tempo de processamento da atividade, separado do tempo de espera anterior. Isso ajuda a diferenciar quanto tempo uma atividade leva para ser executada versus quanto tempo um caso espera para começar, fornecendo insights profundos sobre a eficiência dos recursos.

Permite calcular o tempo de processamento da activity, distinguindo-o do tempo de espera entre atividades e aprimorando a análise de gargalos.

Geralmente é o mesmo que o Horário de Início, derivado de CDHDR-UDATE e CDHDR-UTIME. Em alguns casos, pode vir dos logs de Workflow que registram explicitamente o início e o fim de uma tarefa.

Este é um atributo booleano calculado comparando a 'Data de Compensação' (pagamento real) com a 'Data de Vencimento'. Se a compensação ocorrer após o vencimento, a flag é verdadeira; caso contrário, é falsa. Isso fornece uma medida direta da pontualidade para cada fatura.

O atributo simplifica a análise e visualização em Dashboards. Ele permite filtragem e agregação fácil para calcular o KPI de 'Taxa de Pagamento em Dia'. Os usuários podem segmentar rapidamente o processo para comparar os fluxos de faturas atrasadas versus pontuais, revelando padrões que levam aos atrasos.

Simplifica a análise de pontualidade de pagamentos e permite comparar facilmente faturas pagas no prazo e com atraso.

Este atributo não existe no SAP. Ele é calculado durante a transformação de dados usando a fórmula: Data de Compensação > Data de Vencimento.

O atributo Moeda especifica a moeda na qual o valor da fatura é denominado (ex: BRL, USD, EUR).

Este atributo fornece o contexto essencial para o Valor da Fatura. Ele permite a interpretação e agregação correta dos dados financeiros, especialmente em organizações globais. A análise pode ser filtrada por moeda para comparar a eficiência ou problemas entre diferentes regiões. Para agregações financeiras consolidadas, os valores podem precisar de conversão para uma única moeda de reporte.

Fornece o contexto necessário para valores financeiros, garantindo a interpretação correta e permitindo filtros e análises baseados em moeda.

Este é o campo 'Moeda' (WAERS) da tabela de cabeçalho de faturas, RBKP.

Quando um aprovador rejeita uma fatura, o ideal é que forneça um motivo. Pode ser um código padronizado ou um comentário livre indicando problemas como 'Número do pedido incorreto', 'Fatura duplicada' ou 'Valor incorreto'.

Esses dados são vitais para o dashboard de 'Motivos e Tendências de Rejeição de Faturas'. Ao analisar a frequência dos diferentes motivos, a empresa pode identificar problemas comuns e implementar ações corretivas. Por exemplo, se 'Número do pedido incorreto' for frequente, pode indicar a necessidade de melhor comunicação com fornecedores ou treinamento para a equipe de entrada de dados. Essa análise é fundamental para reduzir o retrabalho no processo.

Indica a causa raiz das rejeições, permitindo melhorias focadas para reduzir o retrabalho e aumentar as taxas de acerto na primeira tentativa.

Essa informação geralmente não fica em um único campo padrão. Pode estar em logs de contêiner de Workflow, campos de texto longo do documento ou campos específicos em soluções de Workflow personalizadas.

Este é um atributo booleano calculado com base nas condições de pagamento e na data real do pagamento. Ele é definido como verdadeiro se as 'Condições de Pagamento' ofereciam um desconto e a 'Data de Compensação' ocorreu após o vencimento desse desconto. Isso mede diretamente a perda financeira por ineficiência.

Este atributo é a base do dashboard de 'Perda de Oportunidade de Desconto'. Ele permite quantificar facilmente o impacto financeiro dos atrasos. Ao filtrar casos onde esta flag é verdadeira, os analistas podem investigar as variantes do processo e os gargalos que mais causam perdas de desconto, criando um caso de negócio sólido para a melhoria do processo.

Quantifica diretamente a perda financeira causada por atrasos, criando um argumento forte para a otimização do workflow de faturas.

Este atributo não existe no SAP. Ele é calculado durante a transformação de dados, interpretando as 'Condições de Pagamento' e comparando a 'Data de Compensação' com a data limite do desconto.

O atributo Sistema de Origem indica a procedência dos dados do evento, como o nome de uma instância específica do SAP ECC. Isso é muito importante em ambientes com múltiplos ERPs ou quando os dados são combinados de fontes diferentes.

Na análise, esse atributo ajuda a diferenciar processos e desempenhos entre sistemas, regiões ou unidades de negócio que operam em instâncias separadas. Garante a clareza da linhagem dos dados e permite filtragens específicas por sistema.

Fornece contexto crucial em ambientes multi-sistemas, permitindo a segregação correta dos dados e a análise de desempenho específica por sistema.

Geralmente é um valor estático adicionado durante a extração, representando o ID do Sistema SAP (TADIR-SRCSYSTEM) ou um identificador atribuído manualmente para a instância específica.

O Tempo de Processamento mede o tempo necessário para executar uma atividade, do início ao fim. É calculado como a diferença entre o Horário de Término e o Horário de Início. Isso é diferente do tempo de ciclo, que inclui o tempo de espera entre as atividades.

Analisar o tempo de processamento ajuda a entender o esforço real ou o tempo de execução (touch time) de cada etapa. Pode apontar atividades que consomem muitos recursos ou são ineficientes. Por exemplo, um tempo longo na 'Captura de Dados da Fatura' pode indicar uma fatura complexa ou um processo de digitação ineficiente. Esta métrica é valiosa para planejamento de recursos e iniciativas de automação.

Mede a duração real do trabalho em uma activity, ajudando a identificar etapas que consomem muitos recursos e a distinguir tempo de trabalho ativo de tempos de espera ociosos.

Este atributo não existe no SAP. Ele é calculado durante a transformação de dados usando a fórmula: Horário de Término - Horário de Início.

O Tipo de Documento é usado para categorizar transações no SAP. No processamento de faturas, tipos comuns incluem 'RE' para faturas padrão ou 'KG' para notas de crédito de fornecedor. O tipo de documento controla aspectos do lançamento, como o intervalo de numeração usado.

Na análise, este atributo permite filtrar o processo para tipos específicos de transação. Por exemplo, o processo de tratamento de uma nota de crédito pode ser muito diferente de uma fatura padrão. Separar esses fluxos usando o Tipo de Documento proporciona uma visão mais precisa e útil do processo.

Permite separar e analisar diferentes transações, como faturas vs. notas de crédito, que seguem caminhos de processo distintos.

Este é o campo 'Tipo de Documento' (BLART) da tabela de cabeçalho de faturas, RBKP.

Este atributo registra a data e a hora da extração ou atualização de dados mais recente. Ele se aplica a todo o conjunto de dados, e não a eventos individuais, indicando a atualidade dos dados.

É um metadado crítico para usuários de Dashboards e analistas. Ajuda a entender o período coberto pela análise e garante decisões baseadas em informações atuais. Geralmente é exibido em destaque nos Dashboards para informar a atualização dos dados.

Informa os usuários sobre a atualidade dos dados, garantindo que análises e decisões sejam baseadas em informações recentes.

Este valor é gerado e injetado no conjunto de dados pela ferramenta de extração ou ETL no momento da atualização dos dados.