Su Plantilla de Datos para el Proceso De la Compra al Pago - Procesamiento de Facturas

El atributo Actividad representa una etapa o acción distinta dentro del flujo de trabajo de procesamiento de facturas. Estas actividades se derivan de varios eventos del sistema, como la creación de documentos, cambios de estado, aprobaciones o acciones de usuario registradas en los registros de cambios de SAP.

Analizar las actividades es el núcleo del process mining. Permite la visualización de mapas de procesos, la identificación de cuellos de botella (por ejemplo, largas esperas después de 'Factura Enviada para Aprobación'), ciclos de retrabajo (por ejemplo, ciclos repetidos de 'Bloqueo de Pago Establecido' y 'Bloqueo de Pago Liberado') y desviaciones de cumplimiento. La secuencia y frecuencia de las actividades revelan el flujo del proceso real tal como es.

Define los pasos en el mapa de proceso, permitiendo la visualización de los flujos de proceso, el descubrimiento de cuellos de botella y la identificación de retrabajos.

Este atributo se deriva típicamente de múltiples fuentes, incluyendo códigos de transacción (SY-TCODE), campos de estado en tablas como RBKP (por ejemplo, RBSTAT) y eventos de cambio de las tablas CDHDR y CDPOS.

La Hora del Evento registra el momento exacto en que una actividad de negocio fue ejecutada y registrada en el sistema de origen. Esta marca de tiempo es la columna vertebral cronológica del proceso, ordenando todas las actividades para cada factura en una secuencia coherente.

En el análisis, la Hora del Evento es esencial para calcular todas las métricas basadas en duración, como los tiempos de ciclo, los tiempos de espera y los tiempos de procesamiento entre actividades. Impulsa dashboards como el 'Tiempo de Ciclo de Factura de Principio a Fin' y la 'Duración de Resolución de Bloqueo de Pago' al proporcionar los datos necesarios para medir el tiempo transcurrido entre dos puntos cualesquiera en el proceso. Las marcas de tiempo precisas son críticas para identificar retrasos y cuellos de botella en el rendimiento.

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar correctamente los eventos y calcular todas las métricas de rendimiento, como los tiempos de ciclo y las duraciones de los cuellos de botella.

Esto se deriva típicamente combinando la fecha de cambio (UDATE) y la hora de cambio (UTIME) de la tabla de cabecera de documentos de cambio, CDHDR. Para eventos de creación específicos, puede ser la fecha y hora de creación de tablas como RBKP (ERNAM, ERZET).

El Número de Factura (Invoice Number) sirve como identificador único de caso para el recorrido de procesamiento de facturas. Cada número corresponde a una única factura recibida de un proveedor, lo que permite que todas las actividades relacionadas, desde la captura de datos hasta el pago final, se rastreen como parte de una instancia de proceso cohesionada.

En el análisis de process mining, este atributo es fundamental para reconstruir el ciclo de vida completo de cada factura. Permite la conexión de eventos dispares registrados en SAP, como estacionamiento, contabilización, bloqueo y compensación, en una secuencia cronológica. Esto proporciona una visión clara de cómo se maneja cada factura, cuánto tiempo lleva y dónde ocurren las desviaciones del proceso estándar.

Esta es la clave principal que vincula todos los eventos relacionados con una única factura, lo que la convierte en la base esencial para el análisis de procesos y la exploración de variantes.

Este es típicamente el Número de Documento de la tabla SAP RBKP, campo BELNR, a menudo concatenado con la Sociedad (BUKRS) y el Año Fiscal (GJAHR) para una unicidad absoluta.

El Número de Proveedor (Vendor Number) es la clave de datos maestros que identifica al proveedor. Vincula la transacción de factura a un socio comercial específico, lo que permite un análisis basado en las características del proveedor.

Analizar el proceso por Número de Proveedor puede revelar información importante sobre las relaciones con los proveedores y su rendimiento. Por ejemplo, puede ayudar a identificar qué proveedores presentan constantemente facturas problemáticas que conducen a bloqueos de pago o discrepancias, o qué facturas de proveedores se procesan de manera más eficiente. Esta información es valiosa para la gestión de proveedores y las iniciativas de abastecimiento estratégico.

Permite el análisis específico de proveedores, ayudando a identificar patrones, problemas o eficiencias asociados con proveedores particulares.

Este es el campo 'Parte Facturadora' (LIFNR) de la tabla de cabecera de documentos de factura, RBKP.

La Fecha de Compensación marca el paso final en el ciclo de vida de la factura: el pago. Es la fecha en que la partida de factura abierta se compensa con un documento de pago en el sistema. Esta fecha representa el tiempo de ejecución real del pago.

Este atributo es el punto final para muchos KPIs críticos, incluidos el 'Tiempo Promedio del Ciclo de Facturación' y la 'Tasa de Pagos a Tiempo'. Se compara con la Fecha de Vencimiento del Pago para medir el rendimiento del pago. Para el análisis de descuentos por pronto pago, se compara con el período de descuento para ver si el pago se realizó a tiempo para capturar el descuento.

Marca la finalización del proceso y es la base para calcular el tiempo total del ciclo, las tasas de pago a tiempo y la realización de descuentos por pronto pago.

Para las partidas compensadas, este es el campo 'Fecha de Compensación' (AUGDT) de la tabla de partidas de proveedor compensadas, BSAK.

La Fecha de Contabilización (Posting Date) es una fecha clave en el proceso contable. Determina el período fiscal en el que se reconoce el gasto de la factura en el Libro Mayor. Normalmente, la establece el contable de Cuentas por Pagar durante el procesamiento de la factura.

En el análisis de procesos, la actividad 'Factura Contabilizada', marcada por esta fecha, es un hito importante. La duración desde la recepción de la factura hasta la Fecha de Contabilización es un componente crítico del tiempo de ciclo general. Esta fecha también es fundamental para la elaboración de informes financieros y el análisis de rendimiento, como el seguimiento del volumen de facturas contabilizadas por semana o mes.

Marca un hito crítico en el proceso, determina el período financiero para la transacción y es un componente clave del cálculo del tiempo de ciclo.

Este es el campo 'Fecha de Contabilización' (BUDAT) de la tabla de cabecera de documentos de factura, RBKP.

La Fecha de Vencimiento del Pago (Payment Due Date) se calcula en función de la fecha base de la factura y las condiciones de pago acordadas. Representa la fecha límite para realizar el pago y evitar retrasos que puedan generar penalizaciones o dañar las relaciones con los proveedores.

Este atributo es crucial para KPIs de rendimiento y cumplimiento como la 'Tasa de Pagos a Tiempo' y la 'Pérdida de Oportunidades de Descuento por Pronto Pago'. Al comparar la fecha de pago real (Fecha de Compensación) con la Fecha de Vencimiento del Pago, el análisis puede determinar automáticamente si un pago fue a tiempo, anticipado o tardío. Es un elemento fundamental para el panel de control 'Cumplimiento de las Condiciones de Pago'.

Sirve como línea de base para medir el rendimiento de los pagos a tiempo e identificar oportunidades para capturar descuentos por pronto pago.

Esta fecha a menudo se calcula. La fecha base para el pago (ZFBDT) está en la tabla BSEG. La lógica de la fecha de vencimiento también depende de las condiciones de pago (BSEG-ZTERM).

El Importe de Factura representa el valor total de la factura presentada por el proveedor. Esta es una métrica financiera clave para cada caso de factura.

En Process Mining, este atributo es esencial para el análisis basado en valor. Permite filtrar y segmentar el proceso en función del valor de la factura, lo que a menudo se correlaciona con la complejidad del proceso y los requisitos de aprobación. Por ejemplo, las facturas de alto valor pueden seguir una ruta de aprobación diferente y más estricta. También se utiliza en el análisis de cumplimiento, por ejemplo, para verificar si las facturas de alto valor eluden los pasos de aprobación requeridos.

Permite el análisis basado en valor, ayudando a priorizar las facturas de alto valor y a comprender cómo el importe de la factura impacta el flujo del proceso y el cumplimiento.

Este es el campo 'Importe bruto de factura' (RMWWR) de la tabla de cabecera de documentos de factura, RBKP.

Cuando una factura presenta una discrepancia o requiere investigación adicional, se aplica un bloqueo de pago. El código de Razón de Bloqueo de Pago especifica por qué se estableció el bloqueo, por ejemplo, debido a una varianza de cantidad, varianza de precio o un bloqueo manual.

Este atributo es esencial para el panel de control 'Duración de la Resolución de Bloqueos de Pago'. Analizar la frecuencia y duración de los bloqueos por razón ayuda a identificar las causas raíz de los retrasos en los pagos. Por ejemplo, si 'Discrepancia de Precio' es la razón más común para bloqueos prolongados, señala un problema potencial en los datos maestros o en el proceso de pedido de compra que debe abordarse.

Explica por qué las facturas se retrasan, permitiendo el análisis de la causa raíz de los bloqueos de pago y ayudando a priorizar los esfuerzos de mejora del proceso.

La razón del bloqueo de pago se puede encontrar a nivel de partida en la tabla RSEG (campo SPGRS) o en la tabla de documentos contables BSEG (campo ZLSPR).

El atributo Nombre de Usuario (User Name) identifica al individuo específico responsable de realizar una actividad determinada en el proceso. Normalmente, es el nombre de usuario de SAP registrado con la transacción o el evento de cambio.

Este atributo es crucial para el análisis de rendimiento a nivel de usuario o equipo. Ayuda a responder preguntas como '¿Quiénes son los aprobadores más rápidos?' o '¿Qué usuarios generan más retrabajo?'. Se utiliza en paneles de control para analizar la distribución de la carga de trabajo, identificar necesidades de capacitación y comprender las variaciones en el rendimiento entre diferentes empleados.

Permite el análisis del rendimiento y la carga de trabajo por individuo o equipo, ayudando a identificar a los de mejor desempeño, oportunidades de capacitación y desequilibrios de recursos.

Este es el campo 'Modificado por' (USERNAME) de la tabla de cabecera de documentos de cambio, CDHDR. Para eventos de creación, puede ser el campo 'Introducido por' (ERNAM) en tablas como RBKP.

El Número de Pedido de Compra (Purchase Order Number) vincula una factura con el documento de adquisición original. Esto es fundamental para la conciliación de tres vías (Pedido de Compra, Entrada de Mercancías, Factura) y para analizar la eficiencia del proceso de facturación respaldado por pedido de compra.

Este atributo es crítico para paneles de control como la 'Tasa de Discrepancia en la Conciliación Factura-PO'. Permite segmentar el proceso en facturas con pedido de compra versus facturas sin pedido de compra, que a menudo tienen rutas de procesamiento y complejidades muy diferentes. Analizar los problemas relacionados con pedidos de compra específicos puede ayudar a diagnosticar problemas en las etapas anteriores del proceso de adquisición.

Conecta la factura al proceso de adquisiciones, permitiendo el análisis de facturas con OC versus sin OC e identificando discrepancias de conciliación.

Esto se encuentra típicamente a nivel de partida. El 'Número de Pedido de Compra' (EBELN) está en la tabla de partidas de factura, RSEG. Puede ser necesario agregarlo al nivel de cabecera.

Las condiciones de pago definen las reglas sobre cuándo debe pagarse una factura y qué descuentos por pronto pago, si los hubiera, están disponibles. Algunos ejemplos son 'Neto 30 días' o '2% 10, Neto 30', lo que significa un descuento del 2% si se paga en 10 días, de lo contrario, el importe total vence en 30 días.

Este atributo es la base para el panel de control 'Pérdida de Oportunidades de Descuento por Pronto Pago' y el KPI 'Tasa de Captura de Descuentos por Pronto Pago'. El análisis utiliza las condiciones de pago junto con las fechas de contabilización y pago para determinar si había un descuento disponible y si se aprovechó con éxito. También es clave para el panel de control 'Cumplimiento de las Condiciones de Pago'.

Es esencial para analizar las tasas de captura de descuentos por pronto pago y comprender el impacto financiero de los retrasos en el proceso.

Este es el campo 'Clave de Condiciones de Pago' (ZTERM) de la tabla de cabecera de documentos de factura, RBKP.

La Cuenta de Mayor (G/L Account) es la cuenta de destino en el plan de cuentas donde se registra el impacto financiero de la factura. Esta es una pieza de datos crítica para la elaboración de informes financieros y la gestión de costes.

Para el process mining, analizar la cuenta de mayor proporciona una dimensión financiera al flujo del proceso. El panel de control 'Análisis de Uso de Cuentas de Mayor' puede revelar patrones de gasto, identificar posibles errores de codificación de facturas y asegurar que los costes se asignen a los departamentos o proyectos correctos. Ayuda a cerrar la brecha entre la ejecución del proceso y el impacto financiero.

Añade una dimensión financiera al proceso, permitiendo el análisis de la asignación de costos, los patrones de gasto y la posible codificación incorrecta de facturas.

Esto se encuentra a nivel de partida. El 'Número de Cuenta de Mayor' (HKONT) está en la tabla de partidas de factura RSEG para facturas con pedido de compra o BSEG para facturas FI directas.

El atributo Hora de Fin (End Time) marca la finalización de una actividad específica. Para muchos eventos en SAP, que se registran como puntos únicos en el tiempo, la Hora de Fin será idéntica a la Hora de Inicio. Sin embargo, para actividades que tienen una duración medible, como un paso de aprobación en el que se está trabajando activamente, puede representar la conclusión de ese trabajo.

En el análisis de procesos, tener una Hora de Fin distinta permite medir el tiempo de procesamiento de la actividad, separada del tiempo de espera que la precede. Esto ayuda a diferenciar cuánto tiempo lleva ejecutar una actividad versus cuánto tiempo espera un caso para que esa actividad comience, proporcionando información más profunda sobre la eficiencia de los recursos.

Permite el cálculo del tiempo de procesamiento de la actividad, distinguiéndolo del tiempo de espera entre actividades y mejorando el análisis de cuellos de botella.

Esto es a menudo lo mismo que la Hora de Inicio, derivada de CDHDR-UDATE y CDHDR-UTIME. En algunos casos, se puede derivar de los registros de flujo de trabajo que registran explícitamente el inicio y el fin de una tarea.

El atributo Moneda (Currency) especifica la moneda en la que se denomina el importe de la factura, por ejemplo, USD, EUR o JPY.

Este atributo proporciona un contexto esencial para el Importe de la Factura. Permite una correcta interpretación y agregación de datos financieros, especialmente en organizaciones globales que operan con múltiples monedas. El análisis se puede filtrar por moneda para comparar la eficiencia del procesamiento o los problemas en diferentes zonas monetarias. Para una agregación financiera significativa, es posible que los importes deban convertirse a una única moneda de informe.

Proporciona el contexto necesario para cualquier importe financiero, asegurando una interpretación precisa y permitiendo el filtrado y análisis basados en la moneda.

Este es el campo 'Clave de Moneda' (WAERS) de la tabla de cabecera de documentos de factura, RBKP.

Cuando un aprobador rechaza una factura, idealmente proporciona una razón para el rechazo. Esto podría ser un código estandarizado o un comentario de texto libre que indique problemas como 'Número de Pedido de Compra incorrecto', 'Factura Duplicada' o 'Importe incorrecto'.

Estos datos son vitales para el panel de control 'Razones y Tendencias de Rechazo de Facturas'. Al analizar la frecuencia de las diferentes razones de rechazo, la empresa puede identificar problemas comunes e implementar acciones correctivas. Por ejemplo, si 'Número de Pedido de Compra incorrecto' es una razón frecuente, podría indicar la necesidad de una mejor comunicación con los proveedores o capacitación para el personal de entrada de datos. Este análisis es clave para reducir el retrabajo del proceso.

Proporciona la causa raíz de los rechazos, permitiendo mejoras de proceso dirigidas para reducir el retrabajo y mejorar las tasas de 'a la primera'.

Esta información a menudo no se almacena en un solo campo estándar. Puede encontrarse en registros de contenedores de flujo de trabajo, campos de texto largo asociados con el documento o campos específicos en una solución de flujo de trabajo personalizada.

Este es un atributo booleano calculado en función de las condiciones de pago y la fecha de pago real. Se establece como verdadero si las 'Condiciones de Pago' ofrecieron un descuento por pronto pago y la 'Fecha de Compensación' fue posterior al vencimiento del período de descuento. Esto mide directamente la pérdida financiera debido a ineficiencias del proceso.

Este atributo es la base del panel de control 'Pérdida de Oportunidades de Descuento por Pronto Pago'. Permite una fácil cuantificación del impacto financiero de los retrasos en el procesamiento. Al filtrar los casos en los que esta bandera es verdadera, los analistas pueden investigar las variantes de proceso específicas y los cuellos de botella que con mayor frecuencia conducen a descuentos perdidos, proporcionando un sólido argumento comercial para la mejora del proceso.

Cuantifica directamente la pérdida financiera por los retrasos en el proceso, creando un argumento convincente para optimizar el workflow de procesamiento de facturas.

Este atributo no está en SAP. Se calcula durante la transformación de datos interpretando las 'condiciones de pago' y comparando la 'Fecha de Compensación' con la fecha de vencimiento del descuento.

La Sociedad (Company Code) es una unidad organizativa fundamental en SAP Financials, que representa una entidad legal independiente. Todas las transacciones financieras, incluidas las facturas, se contabilizan en una sociedad específica.

Este atributo permite segmentar el análisis del proceso por entidad legal. Es crucial para comparar el rendimiento del proceso, el cumplimiento y la eficiencia entre diferentes empresas dentro de un grupo corporativo. Los paneles de control se pueden filtrar por Sociedad para proporcionar una vista específica de los KPIs de procesamiento de facturas de cada empresa.

Permite la comparación de procesos y el benchmarking de rendimiento entre diferentes entidades legales dentro de una organización.

Este es el campo 'Sociedad' (BUKRS) de la tabla de cabecera de documentos de factura, RBKP.

El atributo Sistema de Origen (Source System) indica el origen de los datos de evento, por ejemplo, un nombre específico de instancia de SAP ECC. Esto es particularmente importante en entornos con múltiples sistemas ERP o cuando los datos se combinan de diferentes fuentes.

En el análisis, este atributo ayuda a diferenciar procesos y rendimiento entre varios sistemas, regiones o unidades de negocio que podrían estar ejecutándose en instancias separadas. Asegura que la trazabilidad de los datos sea clara y permite el filtrado y análisis específicos del sistema.

Proporciona un contexto crucial en entornos multisistema, permitiendo una segregación adecuada de los datos y un análisis de rendimiento específico del sistema.

Este es típicamente un valor estático añadido durante el proceso de extracción de datos, que representa el ID del sistema SAP (TADIR-SRCSYSTEM) o un identificador asignado manualmente para la instancia específica de SAP.

El tiempo de procesamiento mide el tiempo que lleva ejecutar una actividad, desde su inicio hasta su fin. Se calcula como la diferencia entre la Hora de Fin y la Hora de Inicio de una actividad. Esto es distinto del tiempo de ciclo, que incluye el tiempo de espera entre actividades.

Analizar el tiempo de procesamiento ayuda a comprender el esfuerzo real o el tiempo de contacto para las diferentes etapas. Puede identificar actividades que requieren muchos recursos o son ineficientes. Por ejemplo, un tiempo de procesamiento largo en 'Datos de Factura Capturados' podría indicar una factura compleja o un proceso de entrada de datos ineficiente. Esta métrica es valiosa para la planificación de recursos y las iniciativas de automatización.

Mide la duración real del trabajo para una actividad, ayudando a identificar los pasos que consumen muchos recursos y a distinguir entre el tiempo de trabajo activo y el tiempo de espera inactivo.

Este atributo no está en SAP. Se calcula durante la transformación de datos utilizando la fórmula: Hora de Fin - Hora de Inicio.

El Tipo de Documento (Document Type) se utiliza para categorizar diferentes tipos de transacciones comerciales en SAP. Para el procesamiento de facturas, los tipos comunes incluyen 'RE' para facturas estándar o 'KG' para notas de crédito de proveedor. El tipo de documento controla aspectos de la contabilización, como el rango de números utilizado.

En el análisis, este atributo permite filtrar el proceso a tipos de transacción específicos. Por ejemplo, el proceso para manejar una nota de crédito puede ser significativamente diferente al de una factura estándar. Separar estos flujos utilizando el Tipo de Documento proporciona una vista del proceso más precisa y significativa.

Permite la separación y el análisis de diferentes transacciones comerciales, como facturas versus notas de crédito, que siguen procesos diferentes.

Este es el campo 'Tipo de Documento' (BLART) de la tabla de cabecera de documentos de factura, RBKP.

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización de datos más reciente. Se aplica a todo el conjunto de datos en lugar de a eventos individuales, proporcionando una clara indicación de la frescura de los datos.

Este es un atributo de metadatos crítico para los usuarios y analistas de paneles de control. Les ayuda a comprender el período de tiempo cubierto por el análisis y asegura que están tomando decisiones basadas en información actual. Normalmente se muestra de forma destacada en los paneles de control para informar a los usuarios sobre la actualidad de los datos.

Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos, asegurando que el análisis y las decisiones se basen en información actualizada.

Este valor se genera e inyecta en el conjunto de datos por la herramienta de extracción de datos o ETL en el momento de la actualización de datos.

Este es un atributo booleano calculado comparando la 'Fecha de Compensación' (fecha de pago real) con la 'Fecha de Vencimiento del Pago'. Si la fecha de compensación es posterior a la fecha de vencimiento, la bandera es verdadera; de lo contrario, es falsa. Esto proporciona una medida simple y directa del rendimiento de pago a tiempo para cada factura.

Este atributo simplifica el análisis y la visualización en paneles de control. Permite un fácil filtrado y agregación para calcular el KPI 'Tasa de Pagos a Tiempo'. Los usuarios pueden segmentar rápidamente el proceso para comparar los flujos de proceso de las facturas vencidas frente a las pagadas a tiempo, revelando potencialmente los patrones de proceso que conducen a pagos atrasados.

Simplifica el análisis del rendimiento de los pagos a tiempo y permite una fácil comparación entre procesos de facturación a tiempo y atrasados.

Este atributo no está en SAP. Se calcula durante la transformación de datos utilizando la fórmula: Fecha de Compensación > Fecha de Vencimiento del Pago.