Uw Debiteuren Datatemplate
Uw Debiteuren Datatemplate
Dit is onze generieke process mining-datatemplate voor {processNaam}. Gebruik onze systeemspecifieke templates voor meer specifieke begeleiding.
Selecteer een specifiek systeem- Essentiële datavelden voor het volgen van factuurlevenscycli
- Gestandaardiseerde `activity` definities voor consistente procesmapping
- Schaalbare structuur compatibel met elke tool voor financieel beheer
Debiteurenbeheer attributes
| Naam | Omschrijving | ||
|---|---|---|---|
| Activiteitsnaam ActivityName | De beschrijving van de `event` of `action` die op de factuur is uitgevoerd. | ||
| Omschrijving Dit attribute definieert de specifieke stap of statuswijziging die plaatsvond in de factuurlevenscyclus. Voorbeelden zijn Factuur Aangemaakt, Betaling Geboekt, Geschil Geopend of Creditnota Uitgegeven. Door de volgorde van deze activiteiten te analyseren, reconstrueren process mining tools de proceskaart. Dit stelt organisaties in staat om knelpunten, herwerk loops (zoals herhaalde geschilupdates) en afwijkingen van de standaard incassoprocedures te identificeren. Het belang Het is het verplichte Activity-veld vereist om de processtappen te definiëren. Vindplaats Te vinden in transactielogs, wijzigingsdocumenten of tabellen met statusgeschiedenis. Voorbeelden Factuur aangemaaktBetaling OntvangenGeschil aangemeldAanmaningsbrief Verzonden | |||
| Bronsysteem SourceSystem | De naam of identificatie van het systeem waar de data vandaan komt. | ||
| Omschrijving Dit attribute identificeert de softwareapplicatie of omgeving (zoals SAP, Oracle of HighRadius) waaruit de record is geëxtraheerd. In complexe landschappen met meerdere ERP's helpt dit om databronnen te onderscheiden. Het is bijzonder nuttig bij het vergelijken van procesprestaties tussen verschillende regio's of business units die mogelijk verschillende onderliggende technologieën gebruiken. Het garandeert de traceerbaarheid van data terug naar de oorsprong. Het belang Essentieel voor het filteren en valideren van data in multi-systeemomgevingen. Vindplaats Meestal toegevoegd als een statische string tijdens het ETL-proces. Voorbeelden SAP_ECC_NAOracle_CloudNetSuite_GlobalHighRadius_Prod | |||
| Factuurnummer InvoiceId | De unieke identificatiecode voor de specifieke factuur of het factuurdocument. | ||
| Omschrijving Dit attribute vertegenwoordigt de fundamentele case identificatie voor het Debiteurenproces. Het onderscheidt de ene factureringstransactie van de andere en dient als de primaire sleutel voor het volgen van de levenscyclus van een vordering van aanmaak tot afwikkeling. In process mining analyse wordt dit attribute gebruikt om alle gerelateerde events, zoals factuuraanmaak, updates, geschillen en betalingen, te groeperen in één enkele case. Het stelt analisten in staat om de end-to-end reis van een specifieke factuur te visualiseren en performancemetrieken op transactieniveau te berekenen. Het belang Het is de verplichte Case ID vereist om de procesflow te reconstrueren. Vindplaats Doorgaans te vinden in de transactiekoptabel of de hoofdtabel van de debiteurensubadministratie. Voorbeelden INV-2023-001900004321US-10234B55432 | |||
| Gebeurtenistijdstempel EventTime | De specifieke datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond. | ||
| Omschrijving Dit attribute legt het exacte moment vast waarop een actie plaatsvond binnen het bronsysteem. Het is cruciaal voor het vaststellen van de chronologische volgorde van events binnen een case. Analisten gebruiken deze data om doorlooptijden tussen processtappen te berekenen, zoals de tijd van Verzonden Factuur tot Boeking Betaling. Het vormt ook de basis voor het bepalen van de duur van specifieke activiteiten en het identificeren van vertragingen in de cashcollectiecyclus. Het belang Het is de verplichte Start Timestamp vereist om events te ordenen en de duur te berekenen. Vindplaats Te vinden in systeemlogs, timestamps van transactie-invoer of tabellen met wijzigingshistorie. Voorbeelden 2023-10-01T14:30:00Z2023-10-05T09:15:00Z2023-11-01T16:45:00Z | |||
| Laatste data-update LastDataUpdate | De timestamp die aangeeft wanneer de data is geëxtraheerd of ververst. | ||
| Omschrijving Dit attribute registreert wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt in de process mining applicatie. Het dient als een metadata field om gebruikers te informeren over de actualiteit van de analyse. Het helpt analisten te begrijpen of ze naar real-time data kijken of naar een momentopname uit een eerdere periode. Dit is cruciaal voor accurate rapportage en om ervoor te zorgen dat beslissingen gebaseerd zijn op de meest recente beschikbare informatie. Het belang Biedt context over Vindplaats Gegenereerd door de data pipeline of ETL-tool tijdens runtime. Voorbeelden 2023-11-15T00:00:00Z2023-11-16T08:00:00Z | |||
| Bedrijfseenheid BusinessUnit | De interne afdeling, dochteronderneming of bedrijfscode die de factuur uitschrijft. | ||
| Omschrijving Dit attribute vertegenwoordigt de organisatorische entiteit binnen de onderneming die eigenaar is van de vordering. In systemen zoals SAP komt dit overeen met de bedrijfscode (Company Code); in NetSuite is het de dochteronderneming (Subsidiary). Het maakt vergelijkende analyse mogelijk tussen verschillende vestigingen of divisies. Management kan deze weergave gebruiken om incassoprestaties, naleving van standaardprocessen en DSO-metrieken te benchmarken binnen verschillende onderdelen van de organisatie. Het belang Maakt benchmarking van prestaties tussen verschillende organisatorische afdelingen mogelijk. Vindplaats Te vinden in de factuurheader of financiële boekingsdocumentheader. Voorbeelden US01EMEA OperationsDochteronderneming A1000 | |||
| Betalingstermijnen PaymentTerms | De overeengekomen voorwaarden die bepalen wanneer een betaling verschuldigd is. | ||
| Omschrijving Dit attribute bevat de code of beschrijving van het betalingsschema, zoals Netto 30, Netto 60 of Onmiddellijk. Het definieert de contractuele verwachting voor de cashflow. Analyse van dit attribute helpt te identificeren of standaardvoorwaarden worden nageleefd of dat verkoopteams ongunstige voorwaarden toekennen om deals te sluiten. Het wordt ook gebruikt om betalingsvoorwaarden te correleren met het daadwerkelijke betalingsgedrag om de term compliance te controleren. Het belang Biedt context voor de vervaldatum en helpt bij het analyseren van de naleving van betalingstermijnen. Vindplaats Te vinden in de factuurheader of klantstamdata. Voorbeelden NT30Netto 60 dagen2% 10 Net 30Onmiddellijk | |||
| Factuurbedrag InvoiceAmount | Het totale factuurbedrag. | ||
| Omschrijving Dit attribute vertegenwoordigt de financiële waarde van de vordering op de klant. Het geeft doorgaans het brutobedrag weer, inclusief belastingen en toeslagen. In analyse is dit veld fundamenteel voor het berekenen van financiële KPI's zoals Days Sales Outstanding (DSO) gewogen naar waarde, het identificeren van waardevolle accounts met risico, en het prioriteren van incassoinspanningen. Het maakt de segmentatie van processen mogelijk op basis van financiële impact. Het belang Cruciaal voor financiële impactanalyse en het prioriteren van incasso's met hoge waarde. Vindplaats Te vinden in de factuurheader of boekingsdocumentheader. Voorbeelden 1500.00250.5010000.0045.99 | |||
| Is Geautomatiseerd IsAutomated | Vlag die aangeeft of de activiteit werd uitgevoerd zonder menselijke tussenkomst. | ||
| Omschrijving Dit booleaanse attribuut maakt onderscheid tussen handmatige gebruikersacties en door het systeem gestuurde events. Het wordt vaak bepaald door de gebruikers-ID te controleren tegen een lijst met bekende service accounts. Dit is de belangrijkste factor voor het berekenen van automatiseringspercentages. Het helpt organisaties de return on investment van Robotic Process Automation (RPA) te begrijpen en kansen te identificeren voor het automatiseren van repetitieve handmatige taken, zoals cash application of aanmaningen. Het belang Cruciaal voor het meten van digitale transformatie en procesautomatiseringspercentages. Vindplaats Afgeleid van Gebruikers-ID of specifieke transactieflags. Voorbeelden truefalse | |||
| Klantnaam CustomerName | De naam van de entiteit of organisatie die verantwoordelijk is voor de factuur. | ||
| Omschrijving Dit attribute identificeert de debiteur die bij de factuur hoort. Het maakt de aggregatie van data op accountniveau mogelijk. Dit is essentieel voor het analyseren van betalingsgedrag van specifieke klanten. Het maakt het mogelijk om strategische klanten te identificeren die vaak laat betalen of facturen betwisten, wat gerichte relatiebeheer en aangepaste incassobenaderingen mogelijk maakt. Het belang Maakt analyse op accountniveau en identificatie van problematische betalers mogelijk. Vindplaats Te vinden in tabellen met klantstamdata gekoppeld aan de factuurheader. Voorbeelden Acme CorpWereldwijde sectorenTech Solutions Ltd | |||
| Reden Geschil DisputeReason | De categorie of code die verklaart waarom een factuur betwist wordt. | ||
| Omschrijving Dit attribute legt de classificatie vast van de reden waarom een klant weigert een deel of de gehele factuur te betalen. Veelvoorkomende redenen zijn prijsfouten, beschadigde goederen of ontbrekende documentatie. Deze data is essentieel voor root cause-analyse. Door geschilredenen te aggregeren, kunnen organisaties systemische problemen in upstream processen (zoals orderafhandeling of prijsstelling) identificeren die betalingsvertragingen en administratief herwerk veroorzaken. Het belang Cruciaal voor het identificeren van grondoorzaken van betalingsvertragingen en herstelwerk. Vindplaats Te vinden in modules voor geschillenbeheer of specifieke geschillentabellen. Voorbeelden PrijsafwijkingBeschadigde GoederenOntbrekende inkooporderDubbele factuur | |||
| Valutadatum ClearingDate | De datum waarop de factuur volledig is betaald of verrekend. | ||
| Omschrijving Dit attribute registreert wanneer de openstaande post in het systeem is afgesloten, meestal door het boeken van een betaling of een creditnota. Het markeert het einde van de incassocyclus voor die factuur. Deze datum is mathematisch cruciaal voor het berekenen van de daadwerkelijke cyclustijd en Days Sales Outstanding (DSO). Het helpt onderscheid te maken tussen openstaande en afgesloten facturen en wordt gebruikt om de efficiëntie van het cash application proces te meten. Het belang Essentieel voor het berekenen van de doorlooptijd en de werkelijke Days Sales Outstanding. Vindplaats Te vinden in het boekingsdocumentregelitem of de statusgeschiedenis. Voorbeelden 2023-11-202023-12-052023-10-15 | |||
| Vervaldatum DueDate | De datum waarop de klant naar verwachting betaalt. | ||
| Omschrijving Dit attribute specificeert de uiterste betalingsdatum zoals overeengekomen in de verkoopvoorwaarden. Het is de basis voor het bepalen of een factuur actueel, te laat of achterstallig is. Analisten gebruiken deze datum om metrics voor vroegtijdige of late betalingen te berekenen. Het vergelijken van de werkelijke betalingsdatum met de vervaldatum onthult het betalingsgedrag van de klant en de effectiviteit van incassostrategieën. Het belang De basislijn voor het berekenen van veroudering, achterstalligheid en betalings Vindplaats Te vinden in de factuurheader of berekend op basis van de basisdatum plus betalingstermijnen. Voorbeelden 2023-12-012023-10-312023-11-15 | |||
| Klantsegment CustomerSegment | De classificatie van de klant op basis van strategische waarde of risico. | ||
| Omschrijving Dit attribute groepeert klanten in categorieën zoals Key Accounts, MKB (SMB), Hoog Risico of Overheid. Het wordt meestal gedefinieerd in de master data. Het segmenteren van procesanalyse op basis van dit attribute onthult hoe verschillende klanttypen worden behandeld. Het helpt te controleren of waardevolle klanten prioritaire service ontvangen of dat risicovolle klanten voldoende nauwkeurig worden gemonitord. Het belang Maakt strategieanalyse tussen verschillende klantniveaus mogelijk. Vindplaats Te vinden in klantstamdata of zakelijke partnerstabellen. Voorbeelden StrategischRetailGroothandelTier 1 | |||
| Naam Incasseerder CollectorName | De naam van de medewerker of gebruiker die verantwoordelijk is voor het incasseren van de betaling. | ||
| Omschrijving Dit attribute identificeert de specifieke medewerker of het team dat is toegewezen om het klantenaccount te beheren en betaling te garanderen. Het koppelt menselijke resources aan procesresultaten. Dit maakt de analyse van de productiviteit en effectiviteit van incassomedewerkers mogelijk. Managers kunnen incassoratio's, het nakomen van betalingsbeloften en de werkdruk tussen verschillende incassomedewerkers vergelijken om trainingsbehoeften te identificeren of portefeuilles te herverdelen. Het belang Maakt analyse van personeelsproductiviteit en prestatiebenchmarking mogelijk. Vindplaats Te vinden in het klantstamrecord of specifieke incassomanagementtabellen. Voorbeelden John DoeIncassoteam ASysteemagent | |||
Activiteiten Debiteurenbeheer
| Activiteit | Omschrijving | ||
|---|---|---|---|
| Betaling Geboekt | Het registreren van een inkomende cash transactie die op de factuur is toegepast. Dit vertegenwoordigt het primaire doel van het debiteurenproces (AR-proces). | ||
| Het belang Het meest kritieke event voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO) en het evalueren van de cashflowgezondheid. Vindplaats Te vinden in de betalingsverwerking of kasontvangsttabellen. Vastleggen Leg timestamps vast van betaalbewijsdocumenten die aan het factuurnummer zijn gekoppeld. Gebeurtenistype explicit | |||
| Creditnota Geboekt | Het uitschrijven van een creditnota die het factuursaldo verrekent. Dit is vaak het financiële resultaat van een geldige betwisting, een retourzending of een korting met terugwerkende kracht. | ||
| Het belang Essentieel voor het analyseren van omzetverlies, facturatiekwaliteit en de grondoorzaken van wanbetaling. Vindplaats Te vinden in de transactietabel voor debiteuren als een documenttype specifiek voor crediteringen. Vastleggen Koppel creditnota-documenten aan de originele factuur via het referentieveld. Gebeurtenistype explicit | |||
| Factuur aangemaakt | De initiële aanmaak van de factuurpost in het financiële systeem, waarmee de debiteurenpost wordt vastgelegd. Dit event markeert de officiële start van de incassocyclus en vormt de basis voor ouderdomsberekeningen. | ||
| Het belang Dit is de ankerevent voor het hele proces, die de start timestamp bepaalt voor alle doorlooptijdmetrics en DSO-berekeningen. Vindplaats Doorgaans te vinden in de transactiekoptabel of aanmaaklogs van het ERP-systeem. Vastleggen Extraheer de aanmaak-timestamp van het unieke factuurdocumentnummer. Gebeurtenistype explicit | |||
| Factuur afgeletterd | De uiteindelijke statuswijziging waarbij het openstaande factuursaldo nul wordt. Dit gebeurt door volledige betaling, toepassing van een creditnota of afschrijving. | ||
| Het belang Markeert het absolute einde van de Vindplaats Afgeleid van het factuurstatusveld dat verandert naar Gesloten, Afgewikkeld of Betaald. Vastleggen Identificeer de timestamp wanneer de statusvlag van openstaande posten wijzigt naar afgehandeld. Gebeurtenistype inferred | |||
| Factuur verzonden | Het verzenden van het factuurdocument naar de klant via e-mail, print, EDI of portaal. Dit vertegenwoordigt de overdracht van de betalingsverplichting aan de klant. | ||
| Het belang Het berekenen van de vertraging tussen aanmaak en verzending helpt interne verwerkingsvertragingen te identificeren die de cashflow vertragen. Vindplaats Afgeleid van output management logs, e-mailverzendgegevens of EDI statusupdates. Vastleggen Identificeer timestamps waar de factuuruitvoerstatus wijzigt naar verzonden of voltooid. Gebeurtenistype explicit | |||
| Geschil Geopend | Het aanmaken van een formele `case` of een code die de reden aangeeft dat de klant het oneens is met de geldigheid of het bedrag van de factuur. Dit stopt doorgaans standaard incassopogingen. | ||
| Het belang Identificeert knelpunten in het proces en helpt inkomstenrisico's te kwantificeren als gevolg van facturatiefouten of kwaliteitsproblemen. Vindplaats Geïdentificeerd door de creatie van een case in de geschillenbeheermodule of een statuswijziging naar 'In Geschil'. Vastleggen Leg de timestamp vast wanneer een dispute case ID aan de factuur wordt gekoppeld of een dispute flag op 'true' wordt gezet. Gebeurtenistype explicit | |||
| Vervaldatum overschreden | Een berekende mijlpaal die aangeeft dat de huidige datum de overeengekomen betalingstermijn heeft overschreden terwijl de factuur nog openstaat. Deze event markeert de overgang van actuele naar achterstallige status. | ||
| Het belang Cruciaal voor het analyseren van tijdige betalingsprestaties en het activeren van aanmaningsstrategieën. Vindplaats Berekend door de vervaldatum van de factuur te vergelijken met de systeemdatum, indien er geen afsluitende gebeurtenis heeft plaatsgevonden. Vastleggen Genereer een event wanneer de systeemdatum de Vervaldatum overschrijdt en de generieke Status nog steeds Open is. Gebeurtenistype calculated | |||
| Betaalbelofte vastgelegd | Het vastleggen van een formele toezegging van de klant om een specifiek bedrag op een specifieke datum te betalen. Dit wordt doorgaans ingevoerd door een incassomedewerker na succesvol contact. | ||
| Het belang Biedt inzicht in de verwachte cashflow en meet de betrouwbaarheid van klantverbintenissen. Vindplaats Te vinden in incassomanagementmodules of notitievelden gekoppeld aan de factuur. Vastleggen Extraheer records waarbij een PTP-datum en -bedrag zijn geregistreerd bij de factuur-ID. Gebeurtenistype explicit | |||
| Betaling afgestemd | Het matchen van de interne betalingsregistratie met de externe bankafschriftregel. Dit bevestigt dat het geld fysiek is ontvangen op de bankrekening. | ||
| Het belang Onderscheidt tussen boekhoudkundig kasgeld en bankkasgeld, waarbij vertragingen in het cash application proces worden benadrukt. Vindplaats Afkomstig uit bankafstemmingsmodules of cashmanagementlogboeken. Vastleggen Identificeer wanneer het betalingsdocument is gemarkeerd als afgehandeld of gematcht in het bankboek. Gebeurtenistype explicit | |||
| Deelbetaling geboekt | De toepassing van een ontvangen betaling die het factuursaldo vermindert, maar een restbedrag open laat. Dit duidt vaak op een geschil, onvermogen om te betalen of een te lage betaling. | ||
| Het belang Het benadrukken van deelbetalingen helpt bij het analyseren van klantbetaalgedrag en procescomplexiteit. Vindplaats Vastgelegd wanneer een betalingstransactie aan de factuur is gekoppeld, maar het betaalde bedrag lager is dan het openstaande saldo. Vastleggen Identificeer betalingsverwerkingen waarbij het toegepaste bedrag lager is dan het openstaande factuurbedrag. Gebeurtenistype explicit | |||
| Dubieuze debiteuren afgeschreven | De handeling waarbij het resterende factuursaldo als oninbaar wordt verklaard en uit het debiteurenboek wordt verwijderd. Dit duidt op een procesfout en financieel verlies. | ||
| Het belang Belangrijk voor het analyseren van de totale kosten van het creditproces en het identificeren van risicovolle klantsegmenten. Vindplaats Vastgelegd vanuit journaalposten of correctietransacties met een specifieke afschrijvingsreden code. Vastleggen Filter op correctiedocumenten geclassificeerd als afschrijvingen gekoppeld aan de factuur. Gebeurtenistype explicit | |||
| Geschil opgelost | De conclusie van een geschilonderzoek, resulterend in een besluit om de klant te crediteren, het saldo af te schrijven of de betaling af te dwingen. Dit deblokkeert de factuur voor de uiteindelijke afwikkeling. | ||
| Het belang Markeert het einde van het proces voor uitzonderingsafhandeling en zorgt ervoor dat de geldstroom kan worden hervat. Vindplaats Vastgelegd wanneer de dispute case status wijzigt naar Afgesloten of Opgelost. Vastleggen Identificeer de timestamp van de definitieve statuswijziging in het geschillenbeheersysteem. Gebeurtenistype explicit | |||
| Geschilstatus Bijgewerkt | Een verandering in de voortgang van een geschil, zoals de overgang van initiële beoordeling naar actief onderzoek. Dit volgt de workflow van het resolutieteam. | ||
| Het belang Maakt analyse van de doorlooptijden voor geschillenbeslechting mogelijk en onthult knelpunten in het onderzoeksproces. Vindplaats Afgeleid van de historielog van het dispute case object gekoppeld aan de factuur. Vastleggen Volg wijzigingen in het statusveld van de gekoppelde geschilcase-entiteit. Gebeurtenistype inferred | |||
| Incassocontact Gemaakt | Een interactie met de klant over een openstaande factuur, zoals het versturen van een geautomatiseerde aanmaning of het vastleggen van een telefoongesprek. Dit volgt de proactieve inspanningen van het incassoteam. | ||
| Het belang Essentieel voor het meten van de productiviteit van incasseerders en de effectiviteit van aanmaningsstrategieën op de betalingssnelheid. Vindplaats Afkomstig uit correspondentielogboeken, CRM Vastleggen Koppel posten uit klantinteractielogboeken of geautomatiseerde aanmaningstabellen aan de factuur. Gebeurtenistype explicit | |||
Extractie Guides
Extractiemethoden variëren per systeem. Voor gedetailleerde instructies,