Il Vostro Template Dati per la Contabilità Clienti
Il Vostro Template Dati per la Contabilità Clienti
Questo è il nostro template dati generico per il Process Mining per Contabilità Clienti. Utilizzi i nostri template specifici per sistema per una guida più dettagliata.
Selezioni un sistema specifico- Campi di dati essenziali per il tracciamento dei cicli di vita delle fatture
- Definizioni di attività standardizzate per una mappatura coerente dei processi
- Struttura scalabile compatibile con qualsiasi strumento di gestione finanziaria
Attributi della Contabilità Clienti
| Nome | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
| Nome attività ActivityName | La descrizione dell'evento o dell'azione eseguita sulla fattura. | ||
| Descrizione Questo attributo definisce la fase specifica o la modifica di stato che si è verificata nel ciclo di vita della fattura. Esempi includono Fattura Creata, Pagamento Registrato, Contenzioso Aperto o Nota di Credito Emessa. Analizzando la sequenza di queste attività, gli strumenti di Process Mining ricostruiscono la mappa del processo. Questo permette alle organizzazioni di identificare i colli di bottiglia, i cicli di rilavorazione (come gli aggiornamenti ripetuti dei contenziosi) e le deviazioni dalle procedure di riscossione standard. Perché è importante È il campo Attività obbligatorio richiesto per definire i passaggi del processo. Dove trovare Trovato negli event log delle transazioni, nei documenti di modifica o nelle tabelle di cronologia dello stato. Esempi Fattura CreataPagamento ricevutoControversia SollevataLettera di Sollecito Inviata | |||
| Numero fattura InvoiceId | L'identificatore univoco per la fattura o il documento di fatturazione specifico. | ||
| Descrizione Questo attributo rappresenta l'identificatore fondamentale del case per il processo di Contabilità Clienti. Distingue una transazione di fatturazione dall'altra e funge da chiave primaria per tracciare il ciclo di vita di un credito, dalla creazione alla compensazione. Nell'analisi di Process Mining, questo attributo è utilizzato per raggruppare tutti gli eventi correlati, come la creazione della fattura, gli aggiornamenti, le contestazioni e i pagamenti, in un singolo case. Permette agli analisti di visualizzare il percorso end-to-end di una specifica fattura e calcolare le metriche di performance a livello di transazione. Perché è importante È l'ID Caso obbligatorio richiesto per ricostruire il flusso del processo. Dove trovare Tipicamente si trova nella tabella dell'intestazione della transazione o nella tabella del sottoconto principale dei crediti commerciali. Esempi INV-2023-001900004321US-10234B55432 | |||
| Sistema di Origine SourceSystem | Il nome o l'identificatore del sistema da cui hanno avuto origine i dati. | ||
| Descrizione Questo attributo identifica l'applicazione software o l'ambiente (come SAP, Oracle o HighRadius) da cui è stato estratto il record. In scenari complessi con più ERP, aiuta a distinguere le fonti di dati. È particolarmente utile quando si confrontano le performance di processo tra diverse regioni o unità di business che potrebbero utilizzare tecnologie sottostanti differenti. Garantisce la tracciabilità dei dati fino alla loro origine. Perché è importante Essenziale per filtrare e convalidare i dati in ambienti multi-sistema. Dove trovare Solitamente aggiunto come stringa statica durante il processo ETL. Esempi SAP_ECC_NAOracle_CloudNetSuite_GlobalHighRadius_Prod | |||
| Timestamp Evento EventTime | La data e l'ora specifiche in cui si è verificata l'attività. | ||
| Descrizione Questo attributo cattura il momento esatto in cui un'azione ha avuto luogo all'interno del sistema di origine. È fondamentale per stabilire l'ordine cronologico degli eventi all'interno di un caso. Gli analisti utilizzano questi dati per calcolare i tempi di attraversamento tra le fasi del processo, come il tempo dall'invio della fattura alla registrazione del pagamento. È anche la base per determinare la durata di attività specifiche e identificare i ritardi nel ciclo di recupero della cassa. Perché è importante È il timestamp di avvio obbligatorio richiesto per ordinare gli eventi e calcolare la durata. Dove trovare Trovato nei log di sistema, nei timestamp di registrazione delle transazioni o nelle tabelle di cronologia delle modifiche. Esempi 2023-10-01T14:30:00Z2023-10-05T09:15:00Z2023-11-01T16:45:00Z | |||
| Ultimo `Data Update` LastDataUpdate | Il timestamp che indica quando i dati sono stati estratti o aggiornati. | ||
| Descrizione Questo attributo registra l'ultima data di aggiornamento del set di dati nell'applicazione di Process Mining. Serve come campo di metadati per informare gli utenti sull'attualità dell'analisi. Aiuta gli analisti a capire se stanno esaminando dati in tempo reale o uno snapshot di un periodo precedente. Questo è fondamentale per una reportistica accurata e per garantire che le decisioni siano basate sulle informazioni più aggiornate disponibili. Perché è importante Fornisce contesto sulla latenza e affidabilità dei Dove trovare Generato dalla data pipeline o dallo strumento ETL a runtime. Esempi 2023-11-15T00:00:00Z2023-11-16T08:00:00Z | |||
| Data di Compensazione ClearingDate | La data in cui la fattura è stata interamente pagata o compensata. | ||
| Descrizione Questo attributo registra la data di chiusura dell'item aperto nel sistema, tipicamente tramite la registrazione di un pagamento o di una nota di credito. Indica la fine del ciclo di vita di riscossione per quella fattura. Questa data è matematicamente critica per il calcolo del tempo di ciclo effettivo e dei Giorni di Incasso (DSO). Aiuta a distinguere tra fatture aperte e chiuse ed è utilizzata per misurare l'efficienza del processo di allocazione incassi. Perché è importante Essenziale per calcolare il tempo di ciclo e i Giorni di Incasso effettivi (Days Sales Outstanding). Dove trovare Trovato nella voce di riga del documento contabile o nella cronologia dello stato. Esempi 2023-11-202023-12-052023-10-15 | |||
| Data di Scadenza DueDate | La data entro cui il cliente è tenuto a effettuare il pagamento. | ||
| Descrizione Questo attributo specifica la scadenza di pagamento concordata nei termini di vendita. È la base per determinare se una fattura è corrente, in scadenza o scaduta. Gli analisti utilizzano questa data per calcolare le metriche di pagamento anticipato o in ritardo. Il confronto tra la data di pagamento effettiva e la data di scadenza rivela il comportamento di conformità del cliente e l'efficacia delle strategie di riscossione. Perché è importante La base per il calcolo dell'invecchiamento, dell'insolvenza e della conformità dei pagamenti. Dove trovare Trovato nell'intestazione della fattura o calcolato dalla data di base più i termini di pagamento. Esempi 2023-12-012023-10-312023-11-15 | |||
| È Automatizzato IsAutomated | Flag che indica se l'attività è stata eseguita senza intervento umano. | ||
| Descrizione Questo attributo booleano distingue tra azioni utente manuali ed eventi guidati dal sistema. È spesso derivato controllando l'ID utente rispetto a un elenco di account di servizio noti. Questo è il fattore principale per il calcolo dei tassi di automazione. Aiuta le organizzazioni a comprendere il ritorno sull'investimento per la Robotic Process Automation (RPA) e a identificare le opportunità per automatizzare attività manuali ripetitive come l'allocazione incassi o il sollecito di pagamento. Perché è importante Cruciale per misurare la trasformazione digitale e i tassi di automazione dei processi. Dove trovare Derivato dall'ID Utente o da flag di transazione specifici. Esempi truefalse | |||
| Importo Fattura InvoiceAmount | Il valore monetario totale della fattura. | ||
| Descrizione Questo attributo rappresenta il valore finanziario del credito verso il cliente. Tipicamente riflette l'importo lordo inclusivo di tasse e oneri aggiuntivi. Nell'analisi, questo campo è fondamentale per il calcolo di KPI finanziari come i Giorni di Incasso (DSO) ponderati per valore, l'identificazione di conti ad alto valore a rischio e la prioritizzazione degli sforzi di riscossione. Permette la segmentazione dei processi basata sull'impatto finanziario. Perché è importante Critico per l'analisi dell'impatto finanziario e la prioritizzazione degli incassi di alto valore. Dove trovare Trovato nell'intestazione della fattura o nell'intestazione del documento contabile. Esempi 1500.00250.5010000.0045.99 | |||
| Motivo della Controversia DisputeReason | La categoria o il codice che spiega perché una fattura è contestata. | ||
| Descrizione Questo attributo cattura la classificazione del motivo per cui un cliente si rifiuta di pagare una parte o l'intera fattura. Le ragioni comuni includono errori di prezzo, merci danneggiate o documentazione mancante. Questi dati sono vitali per l'analisi delle cause profonde. Aggregando i motivi delle controversie, le organizzazioni possono identificare problemi sistemici nei processi a monte (come evasione o prezzi) che stanno causando ritardi nei pagamenti e rilavorazioni amministrative. Perché è importante Chiave per identificare le cause profonde dei ritardi di pagamento e delle rilavorazioni. Dove trovare Trovato nei moduli di gestione delle controversie o nelle tabelle specifiche dei casi di controversia. Esempi Discrepanza di PrezzoMerci DanneggiatePO MancanteFattura Duplicata | |||
| Nome cliente CustomerName | Il nome dell'entità o organizzazione responsabile della fattura. | ||
| Descrizione Questo attributo identifica il debitore associato alla fattura. Consente di aggregare i dati a livello di account. Ciò è essenziale per analizzare i comportamenti di pagamento di clienti specifici. Permette di identificare i clienti strategici che pagano frequentemente in ritardo o contestano le fatture, consentendo una gestione delle relazioni mirata e approcci di riscossione personalizzati. Perché è importante Consente l'analisi a livello di conto e l'identificazione di pagatori problematici. Dove trovare Trovato nelle tabelle dei dati anagrafici dei clienti unite all'intestazione della fattura. Esempi Acme CorpSettori GlobaliTech Solutions Ltd | |||
| Termini di Pagamento PaymentTerms | Le condizioni concordate che definiscono quando è dovuto il pagamento. | ||
| Descrizione Questo attributo contiene il codice o la descrizione del piano di pagamento, come Netto 30, Netto 60 o Immediato. Definisce l'aspettativa contrattuale per il flusso di cassa. L'analisi di questo attributo aiuta a identificare se i termini standard vengono rispettati o se i team di vendita concedono termini sfavorevoli per chiudere affari. Viene anche utilizzato per correlare i termini di pagamento con il comportamento di pagamento effettivo per verificare la conformità ai termini. Perché è importante Fornisce contesto per la Data di Scadenza e aiuta ad analizzare la conformità ai termini. Dove trovare Trovato nell'intestazione della fattura o nei dati anagrafici del cliente. Esempi NT30Netto 60 Giorni2% 10 Net 30Immediato | |||
| Unità aziendale BusinessUnit | La divisione interna, la filiale o il codice aziendale che emette la fattura. | ||
| Descrizione Questo attributo rappresenta l'entità organizzativa all'interno dell'azienda che detiene il credito. In sistemi come SAP, corrisponde al Codice Società; in NetSuite, è la Filiale o Consociata. Permette un'analisi comparativa tra diverse filiali o divisioni. La direzione può utilizzare questa visione per confrontare le prestazioni di riscossione, l'aderenza ai processi standard e le metriche DSO tra le diverse parti dell'organizzazione. Perché è importante Consente il benchmarking delle prestazioni tra diverse divisioni organizzative. Dove trovare Trovato nell'intestazione della fattura o nell'intestazione del documento di contabilità finanziaria. Esempi US01Operazioni EMEAFiliale A1000 | |||
| Nome del Collettore CollectorName | Il nome dell'agente o dell'utente responsabile della riscossione del pagamento. | ||
| Descrizione Questo attributo identifica il dipendente o il team specifico assegnato alla gestione del conto cliente e alla garanzia del pagamento. Collega le risorse umane ai risultati del processo. Ciò consente l'analisi della produttività e dell'efficacia degli addetti alla riscossione. I manager possono confrontare i tassi di riscossione, il rispetto delle promesse di pagamento e il carico di lavoro tra i diversi addetti per identificare le esigenze di formazione o riequilibrare i portafogli. Perché è importante Consente l'analisi della produttività della forza lavoro e il benchmarking delle prestazioni. Dove trovare Trovato nell'anagrafica del cliente o nelle tabelle specifiche di gestione del recupero crediti. Esempi John DoeTeam Recupero Crediti AAgente di Sistema | |||
| Segmento cliente CustomerSegment | La classificazione del cliente in base al valore strategico o al rischio. | ||
| Descrizione Questo attributo raggruppa i clienti in categorie come Key Accounts, PMI, Alto Rischio o Pubblica Amministrazione. È solitamente definito nei dati anagrafici. Segmentare l'analisi dei processi tramite questo attributo rivela come vengono trattati i diversi tipi di clienti. Aiuta a verificare se i clienti di alto valore ricevono un servizio prioritario o se i clienti ad alto rischio sono monitorati con sufficiente attenzione. Perché è importante Consente l'analisi strategica su diversi livelli di clienti. Dove trovare Trovato nei dati anagrafici dei clienti o nelle tabelle dei partner commerciali. Esempi StrategicoRetailAll'ingrossoTier 1 | |||
Attività di Contabilità Clienti
| Activity | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
| Controversia Aperta | La creazione di un caso formale o di un codice motivo che indica che il cliente non è d'accordo con la validità o l'importo della fattura. Questo di solito interrompe gli sforzi di recupero crediti standard. | ||
| Perché è importante Identifica i colli di bottiglia nel processo e aiuta a quantificare i ricavi a rischio a causa di errori di fatturazione o problemi di qualità. Dove trovare Identificato dalla creazione di un caso nel modulo di gestione delle controversie o da un cambio di stato a 'In Controversia'. Acquisisci Catturate il timestamp quando un ID di caso di controversia è collegato alla fattura o un flag di controversia è impostato su true. Tipo di evento explicit | |||
| Fattura Compensata | La modifica dello stato finale in cui il saldo aperto della fattura diventa zero. Ciò si verifica a causa del pagamento completo, dell'applicazione di credito o dello storno. | ||
| Perché è importante Segna la fine assoluta del caso nel sistema e viene utilizzato per calcolare il tempo totale del ciclo di processo. Dove trovare Derivato dal campo stato fattura che cambia in Chiuso, Compensato o Pagato. Acquisisci Identificate il timestamp quando il flag di stato dell'elemento aperto cambia in compensato. Tipo di evento inferred | |||
| Fattura Creata | La generazione iniziale del record di fattura all'interno del sistema finanziario, stabilendo la voce di contabilità clienti. Questo evento segna l'inizio ufficiale del ciclo di recupero crediti e stabilisce la base per i calcoli di invecchiamento. | ||
| Perché è importante Questo è l'event di ancoraggio per l'intero processo, che definisce il timestamp di inizio per tutte le metriche del tempo di ciclo e i calcoli DSO. Dove trovare Tipicamente si trova nella tabella dell'intestazione della transazione o nei log di creazione del sistema ERP. Acquisisci Estraete il timestamp di creazione del numero di documento di fattura univoco. Tipo di evento explicit | |||
| Fattura Inviata | La trasmissione del documento di fatturazione al cliente via email, stampa, EDI o portal. Questo rappresenta il trasferimento dell'obbligo di pagamento al cliente. | ||
| Perché è importante Il calcolo del ritardo tra la creazione e l'invio aiuta a identificare i ritardi di elaborazione interni che rallentano il flusso di cassa. Dove trovare Derivato da log di gestione output, registri di trasmissione email o aggiornamenti di stato EDI. Acquisisci Identificate i timestamp in cui lo stato dell'output della fattura cambia in inviato o completato. Tipo di evento explicit | |||
| Nota di Credito Registrata | L'emissione di una nota di credito che compensa il saldo della fattura. Questo è spesso il risultato finanziario di una controversia valida, di un reso o di uno sconto retroattivo. | ||
| Perché è importante Critico per analizzare la dispersione di ricavi, la qualità della fatturazione e le cause profonde dei mancati pagamenti. Dove trovare Trovato nella tabella delle transazioni della contabilità clienti come tipo di documento specifico per le note di credito. Acquisisci Collegate i documenti di nota di credito alla fattura originale tramite il campo di riferimento. Tipo di evento explicit | |||
| Pagamento Registrato | La registrazione di una transazione di cassa in entrata applicata alla fattura. Questo rappresenta l'obiettivo primario del processo AR. | ||
| Perché è importante L'evento più critico per calcolare i Giorni di Incasso (Days Sales Outstanding, DSO) e valutare la salute del flusso di cassa. Dove trovare Trovato nelle tabelle di applicazione del pagamento o di incasso. Acquisisci Catturate i timestamp dai documenti di ricevuta di pagamento collegati al numero di fattura. Tipo di evento explicit | |||
| Scadenza Superata | Una milestone calcolata che indica come la data odierna abbia superato la data di scadenza dei termini di pagamento concordati, mentre la fattura rimane aperta. Questo evento segnala la transizione dallo stato corrente a quello di insoluto. | ||
| Perché è importante Cruciale per analizzare le prestazioni di pagamento puntuale e attivare strategie di sollecito. Dove trovare Calcolato confrontando la data di scadenza della fattura con la data di sistema se non si è verificato alcun evento di chiusura. Acquisisci Generate un evento quando la data di sistema supera il campo Data di Scadenza e lo stato generico è ancora Aperto. Tipo di evento calculated | |||
| Contatto per Recupero Crediti Effettuato | Un'interazione con il cliente riguardo a una fattura aperta, come l'invio di una lettera di sollecito automatica o la registrazione di una telefonata. Questo traccia lo sforzo proattivo esercitato dal team di recupero crediti. | ||
| Perché è importante Essenziale per misurare la produttività del collettore e l'efficacia delle strategie di sollecito sulla velocità di pagamento. Dove trovare Ricavato da log di corrispondenza, cronologia attività CRM o registri di sollecito. Acquisisci Mappate le voci dai log di interazione con i clienti o dalle tabelle di sollecito automatizzate collegate alla fattura. Tipo di evento explicit | |||
| Controversia Risolta | La conclusione di un'indagine di controversia, che si traduce in una decisione di accreditare il cliente, stornare il saldo o imporre il pagamento. Questo sblocca la fattura per il saldo finale. | ||
| Perché è importante Segna la fine del processo di gestione delle eccezioni e consente al ciclo di cassa di riprendere. Dove trovare Catturato quando lo stato del caso di controversia passa a Chiuso o Risolto. Acquisisci Identificate il timestamp dell'ultima modifica di stato nel sistema di gestione delle controversie. Tipo di evento explicit | |||
| Credito Inesigibile Stornato | L'atto di dichiarare il saldo rimanente di una fattura inesigibile e rimuoverlo dal registro della contabilità clienti. Ciò rappresenta un fallimento del processo e una perdita finanziaria. | ||
| Perché è importante Importante per analizzare il costo totale del processo di credito e identificare i segmenti di clientela ad alto rischio. Dove trovare Catturato da registrazioni contabili o transazioni di rettifica con un codice motivo di storno specifico. Acquisisci Filtrate per documenti di rettifica classificati come storni collegati alla fattura. Tipo di evento explicit | |||
| Pagamento Parziale Registrato | L'applicazione di una ricevuta di pagamento che riduce il saldo della fattura ma lascia un importo residuo dovuto. Questo indica spesso una controversia, l'incapacità di pagare o un pagamento insufficiente. | ||
| Perché è importante Evidenziare i pagamenti parziali aiuta ad analizzare il comportamento di pagamento del cliente e la complessità del processo. Dove trovare Registrato quando una transazione di pagamento è collegata alla fattura ma l'importo del pagamento è inferiore al saldo aperto. Acquisisci Identificate le applicazioni di pagamento in cui l'importo applicato è inferiore all'importo della fattura in sospeso. Tipo di evento explicit | |||
| Pagamento Riconciliato | La corrispondenza del record di pagamento interno con la voce di riga dell'estratto conto bancario esterno. Questo conferma che il denaro è stato fisicamente ricevuto nel conto bancario. | ||
| Perché è importante Differenzia tra cassa contabile e cassa bancaria, evidenziando i ritardi nel processo di applicazione della cassa. Dove trovare Ricavato da moduli di riconciliazione bancaria o log di gestione della cassa. Acquisisci Identificate quando il documento di pagamento è contrassegnato come compensato o abbinato nel registro bancario. Tipo di evento explicit | |||
| Promessa di Pagamento Registrata | La registrazione di un impegno formale da parte del cliente a pagare un importo specifico entro una data specifica. Questo viene tipicamente inserito da un agente di recupero crediti a seguito di un contatto riuscito. | ||
| Perché è importante Fornisce visibilità sul flusso di cassa atteso e misura l'affidabilità degli impegni dei clienti. Dove trovare Trovato nei moduli di gestione del recupero crediti o nei campi note associati alla fattura. Acquisisci Estraete i record in cui una data e un importo PTP sono registrati rispetto all'ID fattura. Tipo di evento explicit | |||
| Stato Controversia Aggiornato | Un cambiamento nella progressione di un caso di controversia, come il passaggio dalla revisione iniziale all'indagine attiva. Questo traccia il workflow del team di risoluzione. | ||
| Perché è importante Consente l'analisi dei tempi del ciclo di risoluzione delle controversie e identifica i blocchi nel processo di indagine. Dove trovare Derivato dall'event log storico dell'oggetto caso di controversia collegato alla fattura. Acquisisci Traccia i cambiamenti nel campo status dell'entità case di contenzioso collegato. Tipo di evento inferred | |||
Guide all'Estrazione
I metodi di estrazione variano in base al sistema. Per istruzioni dettagliate,