Template de dados: Procure-to-Pay (P2P) - Pedido de compra

O ID do Pedido de Compra é um código alfanumérico único atribuído a cada pedido, distinguindo-o dos demais. Ele funciona como a referência central para todas as atividades, documentos e comunicações relacionadas a uma transação de compras específica.

Em Process Mining, esse ID é crucial para agrupar todos os eventos relacionados — como criação, aprovação, recebimento de mercadorias e faturamento — em uma única instância de processo ponta a ponta, o 'case'. Analisar processos por esse identificador permite reconstruir e visualizar todo o ciclo de vida de cada pedido de compra, do início ao encerramento.

É o atributo fundamental que conecta todos os eventos relacionados em um único caso do processo, viabilizando a análise fim a fim do ciclo de vida do pedido de compra.

Este normalmente é um campo de chave primária encontrado na tabela de cabeçalho ou no documento do pedido de compra.

O nome da atividade descreve uma etapa ou mudança de status dentro do processo de pedido de compra. Exemplos: 'Pedido de Compra Criado', 'Pedido de Compra Aprovado', 'Recebimento de Mercadorias Registrado' e 'Fatura Recebida'. Cada atividade marca um ponto específico na jornada do processo.

Esse atributo é essencial para construir o mapa do processo, que representa visualmente o fluxo de atividades. Ao analisar a sequência e a frequência das atividades, você identifica caminhos mais comuns, desvios, gargalos e ciclos de retrabalho — como aprovações repetidas ou eventos de alteração sucessivos.

É a espinha dorsal do mapa do processo, permitindo visualizar e analisar o fluxo, as variações e as ineficiências.

Essa informação normalmente é derivada de códigos de transação, logs de mudança de status, tabelas de eventos ou tabelas de alteração de documentos associadas ao pedido de compra.

Event Time registra a data e a hora em que uma atividade específica foi executada ou em que uma mudança de status foi registrada. Esse timestamp fornece o contexto temporal de cada evento no ciclo de vida do pedido de compra.

No Process Mining, os timestamps são fundamentais para calcular tempos de ciclo, durações e tempos de espera entre atividades. Ao ordenar cronologicamente os eventos de cada case, é possível analisar o desempenho do processo, identificar gargalos onde se perde tempo e acompanhar a conformidade com os acordos de nível de serviço (SLAs).

Viabiliza todas as análises baseadas em tempo, incluindo cálculo de tempo de ciclo, identificação de gargalos e monitoramento de desempenho em relação a benchmarks.

Isso normalmente é encontrado em logs de eventos, tabelas de histórico de alterações ou como campo de data de criação ou de lançamento em documentos transacionais.

O atributo Sistema de Origem identifica de qual sistema de informação vieram os dados de eventos — por exemplo, um ERP, uma plataforma de compras ou um sistema legado. Isso é especialmente importante quando o processo P2P passa por vários aplicativos integrados.

Saber o sistema de origem ajuda na validação dos dados, na resolução de problemas e a entender variações do processo que podem depender do sistema. Por exemplo, pedidos de compra (POs) oriundos de um sistema de e-procurement tendem a seguir um caminho diferente e mais automatizado do que aqueles criados manualmente no ERP principal.

Fornece o contexto da origem dos dados, essencial para governança de dados, validação e análise de variações do processo entre diferentes sistemas.

Isso pode ser um valor estático adicionado na extração de dados ou um campo nas tabelas de origem que indica o sistema onde o registro foi criado.

Esse atributo registra a data e a hora do carregamento ou atualização mais recente dos dados a partir do sistema de origem. É um campo de metadados que se aplica ao conjunto de dados inteiro, e não a um único evento.

Essa informação é essencial para que os usuários entendam a atualidade dos dados que estão analisando. Ajuda a avaliar a relevância dos insights e garante que as decisões se baseiem em dados tão atuais quanto o necessário para a análise.

Informa aos usuários quão recentes são os dados, deixando claro o período coberto pela análise e a relevância dos resultados.

Este timestamp normalmente é gerado e armazenado pela ferramenta ou pelo processo de extração e transformação de dados (ETL).

A Categoria do Item, também conhecida como Grupo de Materiais ou Categoria de Compras, classifica o tipo de produto ou serviço adquirido. Essa classificação estruturada ajuda a organizar e a entender os gastos de compras e o comportamento do processo.

Analisar o processo por categoria do item pode revelar variações importantes. Por exemplo, a compra de serviços complexos tende a ter ciclos de aprovação mais longos e mais mudanças do que a compra de materiais de escritório padrão. Essa segmentação permite otimizar o processo e definir estratégias específicas por categoria.

Permite analisar o desempenho do processo e os gastos por categoria, revelando como diferentes tipos de compras impactam a eficiência.

Essa informação normalmente fica armazenada no nível de item do pedido de compra.

A Data de Entrega Solicitada é a data informada no pedido de compra até a qual a organização espera receber os itens ou serviços do fornecedor. Essa data serve como referência para medir o desempenho de entrega do fornecedor.

Esse atributo é essencial para calcular o KPI 'Taxa de Entrega no Prazo'. Ao comparar a data de entrega solicitada com a data real da entrada de mercadorias, a empresa avalia a confiabilidade do fornecedor. Analisar os desvios ajuda a identificar problemas recorrentes por fornecedor, item ou local de envio, fornecendo dados para discussões sobre desempenho.

Serve de referência para medir o desempenho de entrega do fornecedor e é crucial para calcular o KPI de Entrega no Prazo.

Essa data normalmente é um campo padrão no cabeçalho do pedido de compra ou nos detalhes dos itens.

O atributo Department indica a unidade organizacional responsável pela compra. Geralmente, é o departamento que iniciou a solicitação ou aquele cujo orçamento cobrirá a despesa, como 'TI', 'Marketing' ou 'Operações'.

Esse atributo é essencial para segmentar e comparar o desempenho do processo entre áreas do negócio. A análise por departamento revela quais áreas têm maior tempo de ciclo, mais alterações ou mais compras fora de política (maverick buying). Esses insights ajudam a direcionar iniciativas de melhoria às necessidades e aos comportamentos de cada área.

Permite segmentar a análise do processo por unidade de negócio, facilitando comparar performance e identificar problemas ou boas práticas específicas de cada área.

Essa informação geralmente está disponível no cabeçalho do pedido de compra ou nos detalhes dos itens, muitas vezes vinculada como campo 'Centro de Custo' ou 'Departamento'.

O Nome do Fornecedor identifica a empresa contratada para fornecer os bens ou serviços especificados no pedido de compra. É um dado mestre fundamental ligado aos dados transacionais do PO.

Analisar o processo por fornecedor é crítico para a gestão de desempenho de fornecedores. Permite comparar fornecedores por métricas como taxa de entrega no prazo, taxa de devolução de mercadorias e frequência de alterações nos POs. Esses insights embasam estratégias de aquisição, negociações com fornecedores e a gestão do relacionamento.

Permite analisar o desempenho dos fornecedores, comparando prazos de entrega, qualidade e entraves no processo entre eles.

Isso vem do cadastro mestre de fornecedores e é vinculado ao pedido de compra, normalmente no cabeçalho do documento.

O Nome do Usuário identifica quem executou um evento do processo. Pode ser quem criou a requisição, aprovou o pedido de compra ou registrou a entrada de mercadorias. Esse dado traz responsabilização e uma dimensão humana ao fluxo do processo.

Analisar as atividades por usuário ajuda a entender a distribuição de carga de trabalho, identificar necessidades de treinamento e detectar possíveis questões de conformidade. Por exemplo, permite ver se certos usuários estão associados a altas taxas de retrabalho ou atrasos, ou verificar violações de segregação de funções.

Vincula as atividades do processo a pessoas específicas, possibilitando analisar carga de trabalho, desempenho e conformidade no nível do usuário.

Normalmente encontrado nos campos 'Created By', 'Changed By' ou 'User ID' em logs de transações e cabeçalhos de documentos.

O Status do Pedido de Compra indica em que etapa do ciclo de vida o pedido está, em um dado momento, ou sua situação final. Alguns status comuns incluem: 'Em aprovação', 'Aprovado', 'Enviado ao fornecedor', 'Recebido parcialmente', 'Encerrado' ou 'Cancelado'.

Esse atributo é útil para filtrar e analisar subconjuntos de pedidos de compra. Por exemplo, é possível focar apenas em pedidos em aberto para identificar gargalos atuais, ou em pedidos cancelados para entender os motivos do cancelamento. Acompanhar a sequência de mudanças de status também pode servir de base para definir as atividades no modelo do processo.

Permite filtrar cases pelo estágio do ciclo de vida, possibilitando análises focadas em pedidos abertos, encerrados ou problemáticos.

Esse é um campo de status padrão encontrado no cabeçalho do pedido de compra.

O Valor do Pedido de Compra representa o compromisso financeiro total do pedido. Ele pode ser analisado no nível do documento como um todo ou no nível de cada item.

Esse atributo é essencial para análise financeira e priorização. Permite filtrar processos por valor, por exemplo, para focar em pedidos de compra de alto valor, que podem ter fluxos de aprovação mais complexos ou maior impacto no negócio. Correlacionar o valor do pedido com o tempo de ciclo ou com as taxas de retrabalho pode revelar se pedidos de alto valor são tratados com menos eficiência do que os de baixo valor.

Traz a dimensão financeira ao processo, permitindo análises por valor para priorizar melhorias e entender os direcionadores de custo.

Esse valor consta no cabeçalho do Pedido de Compra e geralmente é calculado como a soma dos valores de todos os itens.

O atributo End Time registra o momento de conclusão de uma atividade. Embora muitos eventos de processo sejam atômicos e tenham início e fim iguais, algumas atividades — principalmente as manuais ou com duração mensurável — podem ter timestamps de início e fim distintos.

Ter o horário de término permite calcular com precisão o tempo de processamento de cada atividade. Isso é valioso para identificar etapas que consomem mais tempo e para diferenciar o tempo de processamento (quando o trabalho está de fato em execução) do tempo de espera (intervalo entre atividades).

Permite calcular com precisão o tempo de processamento das atividades, distinguindo o tempo de trabalho ativo do tempo de espera ocioso no processo.

Encontrado em Event Logs ou dados transacionais, às vezes como um campo separado 'End Time' ou 'Completion Date'. Se indisponível, pode ser definido com o mesmo valor de Event Time.

O ID da Requisição de Compra é o identificador do documento interno que deu início ao processo de compras. A requisição é o pedido formal feito por uma área para a equipe de compras adquirir bens ou serviços.

Ter esse ID permite conectar o processo de pedido de compra ao processo anterior de requisição. Isso viabiliza uma análise mais ampla, 'Da Requisição ao Pedido', medindo o tempo desde a solicitação até a criação do pedido. Ajuda a identificar atrasos na passagem de bastão entre solicitantes e a equipe de compras.

Conecta o pedido de compra à requisição que lhe deu origem, permitindo analisar o tempo de ciclo desde a requisição até o pedido.

Isso normalmente é armazenado como um campo de referência no cabeçalho do pedido de compra ou nos dados do item.

O atributo Currency indica a unidade monetária usada no valor do Pedido de Compra e em outros campos financeiros. Ele é fundamental para interpretar e agregar corretamente os dados financeiros, especialmente em organizações multinacionais que operam com múltiplas moedas.

Nas análises, esse atributo garante comparações justas entre métricas financeiras. É pré-requisito para qualquer Dashboard ou KPI com valores monetários, permitindo conversão correta de moedas e relatórios que reflitam com precisão a visão financeira do processo de compras.

Fornece o contexto necessário para todos os valores monetários, garantindo relatórios e comparações financeiras precisas, especialmente em operações globais.

Esse código geralmente fica no cabeçalho do pedido de compra, junto com o valor total.

O Solicitante é a pessoa na organização que iniciou a necessidade de compra, geralmente criando a requisição de compra que antecede o pedido. É diferente do usuário que pode ter criado o documento do pedido no sistema, normalmente alguém da área de compras.

Analisar por solicitante ajuda a identificar padrões de comportamento de compra. Por exemplo, alguns solicitantes podem ter pedidos urgentes com frequência ou pedidos que exigem muitas alterações. Essas informações orientam treinamentos específicos sobre políticas de compras e ajudam a melhorar as especificações da demanda na origem.

Identifica o usuário de negócios que iniciou a compra, ajudando a analisar comportamentos de compra e a melhorar a especificação da requisição.

Essa informação geralmente vem da Requisição de Compra associada ou fica armazenada como campo 'Solicitante' no próprio pedido de compra.