Data Template: Purchase to Pay - Inkooporder

De Activiteitsnaam beschrijft een stap of statuswijziging binnen het inkooporderproces. Voorbeelden zijn 'Inkooporder Aangemaakt', 'Inkooporder Goedgekeurd', 'Goederenontvangst Geboekt' en 'Factuur Ontvangen'. Elke activiteit vertegenwoordigt een specifiek punt in het procestraject.

Dit attribute is essentieel voor het bouwen van de proceskaart, die de stroom van activiteiten visueel weergeeft. Het analyseren van de volgorde en frequentie van verschillende activiteiten helpt bij het identificeren van veelvoorkomende procespaden, afwijkingen, knelpunten en herstelcycli, zoals herhaalde goedkeurings- of wijzigingsevents.

Het vormt de ruggengraat van de proceskaart en maakt het visualiseren en analyseren van de processtroom, variaties en inefficiënties mogelijk.

Deze informatie is doorgaans afgeleid van transactiecodes, statuswijzigingslogboeken, event-tabellen of tabellen met wijzigingsdocumenten die gekoppeld zijn aan de inkooporder.

De Inkooporder ID is een unieke alfanumerieke code die aan elke inkooporder wordt toegekend, waardoor deze zich onderscheidt van alle andere. Het fungeert als het centrale referentiepunt voor alle activiteiten, documenten en communicatie met betrekking tot een specifieke inkooptransactie.

Binnen Process Mining is deze ID cruciaal voor het groeperen van alle gerelateerde events, zoals aanmaken, goedkeuren, goederenontvangst en facturering, tot één end-to-end procesinstantie of 'case'. Het analyseren van processen aan de hand van deze identifier maakt de reconstructie en visualisatie mogelijk van de gehele levenscyclus van elke inkooporder, van het begin tot de definitieve afsluiting.

Het is het fundamentele attribute dat alle gerelateerde events verbindt tot één case, waardoor end-to-end analyse van de levenscyclus van de inkooporder mogelijk wordt.

Dit is doorgaans een primary key field dat te vinden is in de header table of het document van de inkooporder.

Event Time legt de datum en tijd vast dat een specifieke activiteit werd uitgevoerd of een statuswijziging werd vastgelegd. Deze timestamp biedt de temporele context voor elke event in de levenscyclus van de inkooporder.

In process mining zijn timestamps fundamenteel voor het berekenen van cyclustijden, doorlooptijden en wachttijden tussen activiteiten. Door events chronologisch te ordenen voor elke case, wordt het mogelijk om procesprestaties te analyseren, knelpunten te identificeren waar tijd verloren gaat, en de compliance met service level agreements (SLA's) te bewaken.

Het maakt alle tijdgebonden analyse mogelijk, inclusief cyclustijdberekening, knelpuntidentificatie en prestatiemonitoring tegen benchmarks.

Dit wordt doorgaans gevonden in event logs, change history tables, of als een aanmaak- of boekingsdatumveld op transactional documents.

Het Source System-attribuut identificeert het oorspronkelijke informatiesysteem voor de event data, zoals een ERP, inkoopplatform of een legacy systeem. Dit is bijzonder belangrijk in omgevingen waar het Purchase to Pay-proces meerdere geïntegreerde applicaties omvat.

Kennis van het Source System helpt bij data-validatie, probleemoplossing en het begrijpen van procesvarianten die systeemafhankelijk kunnen zijn. PO's die afkomstig zijn van een e-procurement systeem kunnen bijvoorbeeld een ander, meer geautomatiseerd traject volgen dan PO's die handmatig in het kern-ERP zijn aangemaakt.

Het biedt context voor de herkomst van de data, wat cruciaal is voor data governance, validatie en het analyseren van procesvariaties in verschillende systemen.

Dit kan een statische waarde zijn die is toegevoegd tijdens data-extractie of een veld binnen de brontabellen dat het invoersysteem vermeldt.

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-lading of vernieuwing vanuit het bronsysteem. Het is een metadata-veld dat van toepassing is op de gehele dataset in plaats van op één enkel event.

Deze informatie is essentieel voor gebruikers om de actualiteit van de data die zij analyseren te begrijpen. Het helpt hen de relevantie van de inzichten te beoordelen en zorgt ervoor dat beslissingen zijn gebaseerd op data die zo actueel is als vereist voor hun analyse.

Het informeert gebruikers over de actualiteit van de data, zodat zij de periode die de analyse omvat en de relevantie van de bevindingen begrijpen.

Deze timestamp wordt doorgaans gegenereerd en opgeslagen door de data extraction and transformation (ETL) tool or process.

Het Department attribute specificeert de organisatorische eenheid die verantwoordelijk is voor de inkoop. Dit is vaak de afdeling die de aanvraag heeft geïnitieerd of de afdeling waarvan het budget de kosten dekt, zoals 'IT', 'Marketing' of 'Operations'.

Dit attribute is essentieel voor het segmenteren en vergelijken van procesprestaties binnen verschillende bedrijfsonderdelen. Analyse per afdeling kan laten zien welke gebieden de langste doorlooptijden, de hoogste wijzigingsfrequenties of de meeste maverick buying hebben. Deze inzichten helpen verbeterinitiatieven af te stemmen op de specifieke behoeften en gedragingen van elke afdeling.

Het maakt procesanalyse mogelijk die gesegmenteerd kan worden per business unit, wat helpt bij het vergelijken van prestaties en het identificeren van afdelingsspecifieke problemen of best practices.

Deze informatie is meestal beschikbaar in de inkooporderheader of orderregeldetails, vaak gekoppeld aan een 'Kostenplaats'- of 'Afdeling'-veld.

De Itemcategorie, ook bekend als Materiaalgroep of Inkoopcategorie, classificeert het type product of dienst dat wordt ingekocht. Deze gestructureerde classificatie helpt bij het organiseren en begrijpen van inkoopuitgaven en procesgedrag.

Het analyseren van het proces per itemcategorie kan aanzienlijke variaties blootleggen. Zo kan het inkoopproces voor complexe diensten langere goedkeuringscycli en meer wijzigingen hebben dan het proces voor standaard kantoorbenodigdheden. Deze segmentatie maakt categorie-specifieke procesoptimalisatie en strategieontwikkeling mogelijk.

Het maakt analyse mogelijk van procesprestaties en uitgaven per categorie, wat onthult hoe verschillende typen aankopen de procesefficiëntie beïnvloeden.

Deze informatie wordt doorgaans op orderregelniveau van de inkooporder opgeslagen.

De Gebruikersnaam identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een event binnen het proces. Dit kan de persoon zijn die de aanvraag heeft gecreëerd, de inkooporder heeft goedgekeurd of de goederenontvangst heeft geboekt. Het zorgt voor verantwoording en geeft een menselijke dimensie aan de processtroom.

Door analyse van activiteiten per gebruiker kan de werkdrukverdeling beter worden begrepen, trainingsbehoeften worden geïdentificeerd en potentiële compliance-problemen worden opgespoord. Het kan bijvoorbeeld worden gebruikt om te zien of bepaalde gebruikers geassocieerd zijn met veel herwerk of vertragingen, of om overtredingen van de scheiding van taken te controleren.

Het koppelt procesactiviteiten aan specifieke individuen, waardoor analyse van werkdruk, prestaties en compliance op gebruikersniveau mogelijk wordt.

Doorgaans te vinden in 'Aangemaakt door', 'Gewijzigd door', of 'Gebruikers-ID'-velden in transactielogs en document headers.

De Gewenste Leverdatum is de datum die op de inkooporder is vermeld waarop de organisatie de artikelen of diensten van de leverancier verwacht te ontvangen. Deze datum dient als basislijn voor het meten van de leveringsprestaties van leveranciers.

Dit attribute is essentieel voor het berekenen van het 'Op-Tijd Leveringspercentage' KPI. Door de gewenste leverdatum te vergelijken met de werkelijke goederenontvangstdatum, kunnen bedrijven de betrouwbaarheid van leveranciers beoordelen. Het analyseren van afwijkingen kan helpen bij het identificeren van chronische problemen met bepaalde leveranciers, artikelen of verzendlocaties, en levert data voor prestatiegesprekken.

Het is de benchmark voor het meten van de leveringsprestaties van leveranciers en cruciaal voor het berekenen van de On-Time Delivery Rate KPI.

Deze datum is doorgaans een standaardveld in de inkooporderheader of orderregeldetails.

De Leveranciersnaam identificeert de externe partij met wie een contract is afgesloten voor de levering van de goederen of diensten die in de inkooporder zijn gespecificeerd. Het is een cruciaal onderdeel van master data dat gekoppeld is aan de transactionele PO-data.

Het analyseren van het proces per leverancier is essentieel voor leveranciersprestatiemanagement. Het maakt het mogelijk om leveranciers te vergelijken op basis van meetgegevens zoals percentages voor tijdige levering, retourpercentages van goederen en de frequentie van PO-wijzigingen. Deze inzichten kunnen inkoopstrategieën, leveranciersonderhandelingen en relatiebeheer informeren.

Het maakt leveranciersprestatieanalyse mogelijk, waardoor levertijden, kwaliteit en proceswrijving kunnen worden vergeleken tussen verschillende leveranciers.

Dit is afkomstig uit vendor master data en gekoppeld aan de inkooporder, doorgaans in de document header.

Het Inkooporderbedrag vertegenwoordigt de totale financiële verplichting van de order. Dit kan worden geanalyseerd op zowel documentniveau als op regelniveau.

Dit attribute is fundamenteel voor financiële analyse en prioritering. Het maakt het mogelijk om processen te filteren op basis van waarde, bijvoorbeeld om te focussen op waardevolle PO's die complexere goedkeuringsworkflows of een grotere bedrijfsimpact kunnen hebben. Het correleren van het PO-bedrag met doorlooptijden of herwerkingspercentages kan onthullen of waardevolle orders minder efficiënt worden afgehandeld dan orders met een lagere waarde.

Het geeft een financiële dimensie aan het proces en maakt waardegerichte analyse mogelijk om verbeteringen te prioriteren en kostendrijvers te doorgronden.

Deze waarde bevindt zich in de purchase order header data, vaak berekend als de som van alle line item amounts.

De Inkooporderstatus geeft de fase van de PO binnen de levenscyclus op een bepaald moment aan, of de uiteindelijke afhandeling. Veelvoorkomende statussen zijn 'Ter goedkeuring', 'Goedgekeurd', 'Verzonden naar leverancier', 'Deels ontvangen', 'Gesloten' of 'Geannuleerd'.

Dit attribute is nuttig voor het filteren en analyseren van subgroepen van inkooporders. Zo kan de analyse zich bijvoorbeeld richten op uitsluitend openstaande orders om huidige knelpunten te identificeren, of op geannuleerde orders om de redenen voor annulering te begrijpen. Het bijhouden van de volgorde van statuswijzigingen kan ook dienen als basis voor het definiëren van de activiteiten in het procesmodel.

Het maakt het mogelijk om cases te filteren op basis van hun levenscyclusfase, waardoor gerichte analyse van open, gesloten of problematische orders mogelijk wordt.

Dit is een standaard statusveld dat te vinden is in de header data van de inkooporder.

De aanvrager is de persoon binnen de organisatie die de behoefte aan een aankoop initieert, vaak door de voorafgaande inkoopaanvraag aan te maken. Dit verschilt van de gebruiker die het inkooporderdocument in het systeem heeft aangemaakt en doorgaans tot de inkoopafdeling behoort.

Door analyse op basis van de aanvrager kunnen patronen in inkoopgedrag worden geïdentificeerd. Bepaalde aanvragers hebben bijvoorbeeld consequent spoedbestellingen of bestellingen waarvoor frequent wijzigingen nodig zijn. Deze informatie kan worden gebruikt om gerichte training te geven over inkoopbeleid of om de vereistenspecificaties aan de bron te verbeteren.

Het identificeert de zakelijke gebruiker die de aankoop initieerde, en helpt zo bij het analyseren van inkoopgedrag en het verbeteren van het vereistenspecificatieproces.

Deze informatie is meestal afkomstig uit de gekoppelde inkoopaanvraag of opgeslagen als een 'Aanvrager'-veld op de inkooporder zelf.

Het End Time attribute registreert de voltooiingstijd van een activiteit. Hoewel veel proces-events atomair zijn en dezelfde start- en eindtijd hebben, kunnen sommige activiteiten, vooral handmatige of die met een meetbare duur, afzonderlijke start- en eindtimestamps hebben.

Het beschikken over een eindtijd maakt een nauwkeurige berekening van de verwerkingstijd van individuele activiteiten mogelijk. Dit is van onschatbare waarde voor het identificeren welke specifieke stappen tijdrovend zijn en voor het onderscheid maken tussen verwerkingstijd (wanneer er actief wordt gewerkt) en wachttijd (de inactieve tijd tussen activiteiten).

Het maakt de precieze berekening van activiteitsverwerkingstijden mogelijk, wat helpt om actieve werktijd te onderscheiden van inactieve wachttijd in het proces.

Te vinden in event logs of transactiedata, soms als een apart veld voor 'Eindtijd' of 'Voltooiingsdatum'. Indien niet beschikbaar, kan het worden ingesteld op dezelfde waarde als de Event Time.

De Aanvraag ID voor Inkoop is het identificatienummer voor het interne document dat het inkoopproces heeft geïnitieerd. De aanvraag is het formele verzoek van een afdeling aan de inkoopafdeling om goederen of diensten in te kopen.

Het hebben van deze ID maakt de koppeling mogelijk van het inkooporderproces met het voorafgaande aanvraagproces. Dit maakt een bredere 'Aanvraag-naar-Order' analyse mogelijk, waarbij de tijd wordt gemeten die verstrijkt van aanvraag tot het aanmaken van de PO. Het helpt vertragingen in de overdracht tussen aanvragers en het inkoopteam te identificeren.

Het koppelt de inkooporder aan de oorspronkelijke aanvraag, waardoor analyse van de upstream doorlooptijd van aanvraag tot order mogelijk wordt.

Dit wordt doorgaans opgeslagen als een reference field in de header van de inkooporder of line item data.

Het Currency attribute specificeert de valuta-eenheid die wordt gebruikt voor het Inkooporderbedrag en andere financiële velden. Het is essentieel voor het correct interpreteren en aggregeren van financiële data, vooral in multinationale organisaties die met meerdere valuta's werken.

Bij analyse zorgt dit attribute ervoor dat financiële metrics op gelijke basis worden vergeleken. Het is een voorwaarde voor elk dashboard of KPI dat monetaire waarden bevat, waardoor juiste valutaconversie en rapportage een nauwkeurig financieel overzicht van het inkoopproces mogelijk maken.

Het biedt de nodige context voor alle monetaire waarden en garandeert accurate financiële rapportage en vergelijking, vooral bij wereldwijde operaties.

Deze code wordt doorgaans opgeslagen in de inkooporderheader naast het totale bedrag.