Data-template: Van Werving tot Pensioen - Levenscyclus van de werknemer

De Activity Name beschrijft een afzonderlijke stap binnen het Hire-to-Retire-proces. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de procesmap, van de eerste vacatureaanvraag tot en met de definitieve bevestiging van beëindiging.

In de analyse wordt dit attribute gebruikt om de procesflow te visualiseren, de volgorde van events te bepalen en de frequentie en duur van elke stap te meten. Het is cruciaal om te begrijpen welke acties plaatsvinden, afwijkingen van de standaard te ontdekken en fasen precies aan te wijzen die vertraging veroorzaken of verbetering vragen, zoals een langdurige 'Background Check' of een vertraagde onboardingtaak.

Dit attribuut definieert de stappen in de proceskaart, en vormt de basis voor alle process mining-analyses en visualisaties.

Gegenereerd vanuit event logs, statuswijzigingsrecords of specifieke transactie data binnen het HR-systeem.

De Event Timestamp markeert het moment waarop een activiteit plaatsvond. Deze timestamp is essentieel om events chronologisch te ordenen en de medewerkersreis nauwkeurig te reconstrueren. Het is het primaire temporele datapunt voor prestatieanalyse.

Dit attribute wordt gebruikt om doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, de totale duur van processen zoals werving of offboarding te meten en tijdgebonden bottlenecks te identificeren. Het maakt trendanalyses mogelijk en is de basis voor tijdgevoelige KPI's, zoals 'Average Time to Hire' of 'Onboarding Cycle Time'.

Deze timestamp is cruciaal voor het correct ordenen van events en het berekenen van alle tijdgebaseerde performancemetrieken, zoals cycle times en doorlooptijden.

Meestal te vinden naast de activiteit of transactierecord in systeemlogboeken of datatabellen, vaak aangeduid als aanmaakdatum of systeemtimestamp.

De Employee ID is een unieke sleutel die met een persoon meeloopt vanaf de eerste wervingsfase tot en met de uiteindelijke beëindiging. Deze verbindt alle lifecycle-events, zoals onboarding, beoordelingsrondes, promoties en offboarding, tot één samenhangend traject.

In process mining is dit attribute fundamenteel voor case-correlatie. Het stelt de analyse-engine in staat de end-to-end procesflow per medewerker te reconstrueren. Door de Employee ID als Case ID te gebruiken, kunnen analisten doorlooptijden volgen, bottlenecks in individuele trajecten identificeren en variaties analyseren in hoe de lifecycle wordt uitgevoerd over verschillende personen of groepen.

Dit is de essentiële Case ID die alle events in de levenscyclus van medewerkers verbindt, waardoor het mogelijk is om de volledige Hire to Retire-reis te analyseren.

Doorgaans beschikbaar in de kern master data tabellen of records van medewerkers binnen een HR-informatiesysteem (HRIS).

Het Bronsysteemattribuut identificeert de oorsprong van de data voor elke event. In een complex HR-ecosysteem kunnen verschillende onderdelen van het Hire to Retire-proces worden beheerd in afzonderlijke systemen, zoals een Applicant Tracking System (ATS) voor het werven van kandidaten, een core HRIS voor medewerkersbeheer en een salarissysteem voor compensatiewijzigingen.

Het analyseren van data per Bronsysteem helpt bij het begrijpen van data-integratie-uitdagingen en procesfragmentatie. Het stelt analisten in staat te identificeren of vertragingen of problemen geconcentreerd zijn binnen een specifiek systeem, wat technische verbeteringen of procesherontwerp kan ondersteunen. Het is ook cruciaal voor datavalidatie en het waarborgen van een alomvattend beeld van het end-to-end proces.

Identificeert de oorsprong van procesdata, wat cruciaal is voor het oplossen van datakwaliteitsproblemen en het begrijpen van proces-handoffs tussen verschillende HR-systemen.

Deze informatie wordt doorgaans toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatie (ETL)-proces of kan bestaan als een standaardveld in systeemintegratielogs.

Dit attribuut geeft een timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst is bijgewerkt of geëxtraheerd in de process mining dataset. Het vertegenwoordigt niet wanneer de business-event plaatsvond, maar eerder de actualiteit van de data zelf.

De primaire toepassing hiervan is voor datagovernance en validatie. Analisten kunnen deze informatie gebruiken om te bevestigen dat ze werken met up-to-date informatie en om de potentiële latentie te begrijpen tussen een event die plaatsvindt in het bronsysteem en de verschijning ervan in de analyse. Het is essentieel voor het beheren van datarefreshcycli en het waarborgen van de betrouwbaarheid van de gegenereerde inzichten.

Zorgt voor data freshness en governance door aan te geven hoe actueel de geanalyseerde informatie is, wat essentieel is voor het opbouwen van vertrouwen in de analyseresultaten.

Deze timestamp wordt doorgaans gegenereerd en toegevoegd tijdens het data-extractie-, -transformatie- en -laadproces (ETL).

Het Department-attribute geeft de organisatorische inbedding van de medewerker aan. Het is een cruciale dimensie om procesprestaties binnen het bedrijf te segmenteren en te vergelijken.

Met dit attribute kunt u het Hire-to-Retire-proces vergelijken. Analisten kunnen bijvoorbeeld 'Time to Hire' voor de afdeling Engineering afzetten tegen Sales om verschillende wervingsuitdagingen te identificeren. Ook kunt u verloopcijfers per afdeling analyseren en zo mogelijke management- of cultuurproblemen signaleren. Door de procesmap te filteren op afdeling worden unieke procesvarianten of bottlenecks zichtbaar die specifiek zijn voor bepaalde bedrijfsfuncties.

Maakt krachtige segmentatie en vergelijkende analyse mogelijk en laat zien hoe HR-processen presteren binnen de verschillende onderdelen van de organisatie.

Beschikbaar in het kernprofiel van de werknemer of het masterdatarecord binnen het HR-systeem, vaak gekoppeld aan de functie of positie.

Het End Time-attribute markeert het eindpunt van een activiteit die een periode beslaat. Veel HR-events zijn direct (bijv. 'Offer Extended'), maar andere hebben een duidelijke start en een einde, zoals 'Background Check' of 'Onboarding'. Deze timestamp maakt, in combinatie met de Event Timestamp (StartTime), een precieze berekening van de duur mogelijk.

In de procesanalyse is End Time cruciaal om de verwerkingstijd of actieve werktijd van specifieke taken te berekenen. Zo onderscheidt u wachttijd (de tijd tussen twee verschillende activiteiten) van bewerkingstijd (de duur van één activiteit). Het analyseren van deze tijden helpt inefficiënte taken te vinden en biedt kansen voor automatisering of herverdeling van capaciteit.

Maakt de precieze berekening van activiteitsduren mogelijk, wat helpt om onderscheid te maken tussen actieve werktijd en inactieve wachttijd in het proces.

Te vinden in event logs of transactietabellen die zowel de start als voltooiing van een taak vastleggen. Het moet mogelijk worden afgeleid van een afzonderlijke 'voltooide' event indien niet expliciet vermeld.

Het Employment Type classificeert de aard van het dienstverband of de regeling voor een individu. Dit is een belangrijk demografisch attribute dat vaak een aanzienlijke invloed heeft op de uitvoering van HR-processen.\n\nHet analyseren van het proces per Employment Type kan belangrijke verschillen onthullen. Zo kan het onboarding-proces voor een contractor aanzienlijk korter en minder gedetailleerd zijn dan voor een full-time medewerker. Ook kunnen performance review cycles of offboarding-procedures variëren. Deze segmentatie is cruciaal om compliance te waarborgen en te identificeren of processen op de juiste manier zijn afgestemd op verschillende typen werknemers.

Maakt analyse van procesvariaties mogelijk op basis van werkregelingen, wat essentieel is voor compliance en voor het optimaliseren van processen voor verschillende werknemerscategorieën.

Dit is een standaardveld in het kern-HR-profiel of dienstverbandrecord van een medewerker.

Het Job Title-attribute geeft details over de functie van de medewerker binnen de organisatie, variërend van overkoepelende rollen zoals 'Director' tot specifieke functies zoals 'Senior Software Engineer' of 'Account Executive'.

In de analyse wordt Job Title gebruikt om processen te filteren en te onderzoeken voor specifieke rollen of senioriteitsniveaus. Het helpt vragen te beantwoorden als: 'Duurt het langer om voor seniorfuncties te werven dan voor juniorfuncties?' of 'Verschilt de onboarding tussen technische en niet-technische functies?'. Deze detaillering is essentieel voor gerichte procesverbeteringen en om te begrijpen hoe de employee lifecycle nuances kent per doelgroep.

Maakt gedetailleerde analyse mogelijk van hoe levenscyclusprocessen variëren per medewerkersrol, anciënniteit en functie, wat gerichtere verbeteringen ondersteunt.

Te vinden in de functie-informatie of positie data van de medewerker binnen het HR-hoofdbestand.

Het Gebruikersattribuut identificeert de persoon of het systeem dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke stap in het proces. Dit kan een hiring manager zijn die een aanbod goedkeurt, een HR-beheerder die de onboarding initieert, of een geautomatiseerd systeem dat een herinnering activeert.

Dit attribuut voegt een menselijke of systeemagentdimensie toe aan de analyse. Het wordt gebruikt om de werkdrukverdeling te begrijpen, trainingsmogelijkheden te identificeren (bijv. als bepaalde gebruikers consequent vertragingen of fouten veroorzaken), en procescompliance te waarborgen. Het kan bijvoorbeeld helpen verifiëren dat gevoelige acties zoals compensatiewijzigingen alleen door geautoriseerd personeel worden uitgevoerd, wat belangrijk is voor auditing en beveiliging.

Identificeert wie een actie heeft uitgevoerd, wat essentieel is voor het analyseren van workload, compliance, automatiseringsniveaus en het identificeren van trainingsbehoeften.

Beschikbaar in systeemauditlogs of transactierecords, vaak vastgelegd als 'Changed By', 'Created By' of 'User ID'.

Het Locatie-attribuut specificeert de fysieke of aangewezen werklocatie van de medewerker. Dit kan zo breed zijn als een land of zo specifiek als een kantoorgebouw of campus.

Geografische analyse is cruciaal binnen HR process mining, vooral voor wereldwijd opererende organisaties. Het helpt regionale verschillen in procesprestaties te onthullen, zoals verschillen in doorlooptijden voor werving als gevolg van lokale arbeidswetgeving of marktomstandigheden. Het kan ook worden gebruikt om verloopcijfers op verschillende locaties te vergelijken, wat kan duiden op problemen met lokaal management of de werkomgeving. Deze data is essentieel voor het standaardiseren van processen waar mogelijk en het tegemoetkomen aan lokale behoeften waar nodig.

Maakt geografische analyse mogelijk om regionale procesvariaties te identificeren, compliance met lokale regelgeving te beoordelen en prestaties te vergelijken tussen verschillende werklocaties.

Doorgaans opgeslagen in de persoonlijke of werkadresgegevens van de medewerker binnen het HR-systeem.

De Reden van Uitdiensttreding biedt context voor waarom de levenscyclus van een medewerker bij het bedrijf eindigde. Redenen worden doorgaans gecategoriseerd, bijvoorbeeld als vrijwillig (ontslag, pensioen) of onvrijwillig (prestatie, reorganisatie).

Dit attribuut is de hoeksteen van elke analyse van medewerkersverloop. Door redenen van uitdiensttreding te koppelen aan andere data, kan een organisatie waardevolle inzichten onthullen. U kunt bijvoorbeeld analyseren of een specifieke afdeling een hoog percentage vrijwillige ontslagen kent, of dat nieuwe aanwervingen via een bepaalde wervingsbron vaak worden ontslagen vanwege prestaties. Deze inzichten zijn cruciaal voor het ontwikkelen van effectieve talentretentiestrategieën en het verbeteren van de wervingskwaliteit.

Biedt kritieke context voor turnoveranalyse, wat helpt bij het onderscheiden tussen vrijwillige en onvrijwillige uitstroom en het identificeren van dieperliggende oorzaken.

Vastgelegd tijdens het offboarding- of beëindigingsproces, doorgaans opgeslagen in het definitieve arbeidsdossier van de werknemer.

De Job Requisition ID is een unieke sleutel die alle activiteiten koppelt die horen bij het invullen van een specifieke vacature: van aanmaak en goedkeuring tot het sourcen van kandidaten en het uitbrengen van een aanbod. Vaak fungeert deze als voorlopige Case ID voordat na indiensttreding een Employee ID wordt aangemaakt.

Dit attribute is vooral nuttig om de pre-hirefase van de employee lifecycle te analyseren. U kunt er KPI's als 'Time to Fill' mee meten en de efficiëntie van het recruitmentproces voor een specifieke rol beoordelen. Analyse op requisition-niveau helpt bottlenecks in goedkeuringen, sourcing of interviewfasen te vinden over verschillende vacatures.

Koppelt alle pre-hire activiteiten, wat gedetailleerde analyse van het wervingsproces en metrics zoals 'Time to Fill' mogelijk maakt.

Gegenereerd door het Applicant Tracking System (ATS) of de wervingsmodule van een HRIS wanneer een nieuwe vacature wordt aangemaakt.

De Business Unit vertegenwoordigt een grote operationele divisie binnen een organisatie, zoals 'Consumer Products', 'Enterprise Software' of 'Global Services'. Het biedt een organisatorische context op hoger niveau dan de afdeling.

Het analyseren van het Hire-to-Retire-proces op Business Unit-niveau is nuttig voor strategische vergelijkingen op hoog niveau. Het helpt het senior management te begrijpen hoe talentmanagementpraktijken en uitkomsten verschillen tussen de belangrijkste segmenten van het bedrijf. Zo kan één business unit een veel hogere interne mobiliteit hebben, wat duidt op best practices die breder gedeeld kunnen worden. Deze weergave is essentieel om HR-processen te laten aansluiten op de bredere bedrijfsstrategie.

Biedt een organisatorische dimensie op hoog niveau voor strategische analyse, waardoor de HR-procesperformance kan worden vergeleken tussen grote bedrijfsdivisies.

Te vinden in de organisatorische toewijzings data van de medewerker binnen het kern HR-systeem.

De Employment Status geeft een momentopname van de relatie van de medewerker met het bedrijf op een bepaald moment. Het is een dynamisch attribute dat verandert naarmate de medewerker zich door zijn levenscyclus beweegt.\n\nBinnen process mining kan het volgen van veranderingen in deze status op zichzelf een kernactiviteit zijn (bijv. 'Status gewijzigd naar Verlof'). Het is ook een waardevol attribute voor filtering en analyse, waardoor u zich kunt richten op de trajecten van momenteel actieve medewerkers of specifiek de processen kunt analyseren die leiden tot beëindiging voor voormalige medewerkers. Het helpt ervoor te zorgen dat de juiste populatie wordt opgenomen in verschillende soorten levenscyclusanalyses.

Definieert de huidige status van de werknemer, wat cruciaal is voor het filteren van analyses op specifieke werknemersgroepen, zoals actieve of beëindigde werknemers.

Een kernveld in het hoofdrecord van de werknemer of de jobinformatietabel binnen het HRIS.

Het Manager-attribuut identificeert de directe leidinggevende van de medewerker. De manager is vaak een sleutelfiguur in veel Hire to Retire-processen, verantwoordelijk voor goedkeuringen, functioneringsgesprekken en het initiëren van functiewijzigingen.

Het analyseren van processen per manager kan variaties in managementeffectiviteit en procesnaleving onthullen. Het kan bijvoorbeeld helpen managers te identificeren die functioneringsgesprekken snel afronden, in tegenstelling tot degenen die consequent te laat zijn. Het kan ook worden gebruikt om teamspecifieke verloopcijfers te analyseren, wat kan duiden op leiderschapsproblemen. Dit biedt een kans voor gerichte training en ondersteuning voor managers.

Helpt bij het analyseren van procesprestaties en -resultaten op team- of managementniveau, waarbij variaties in managementpraktijken en naleving worden benadrukt.

Opgeslagen in de functie- of positiedata van de medewerker in het HR-systeem, vaak als link naar een ander medewerkerrecord.

Recruitment Source geeft de oorsprong aan van een succesvolle aanwerving. Dit kan een interne bron zijn zoals een referral van een werknemer, of een externe bron zoals een professionele netwerksite, een universitaire carrièrebeurs of een externe recruiter.

Dit attribute is essentieel voor het evalueren van de effectiviteit van verschillende talent acquisition-strategieën. Door de hele employee lifecycle te analyseren op basis van hun recruitment source, kunnen organisaties bepalen welke kanalen de hoogste kwaliteit kandidaten opleveren, gemeten aan de hand van factoren zoals performance review scores, promotiepercentages en retentie. Deze data-driven approach stelt het recruitment team in staat om de bestedingen en inspanningen te optimaliseren op de meest effectieve bronnen.

Maakt analyse van de effectiviteit van wervingskanalen mogelijk, wat helpt bij het optimaliseren van de wervingsstrategie en uitgaven op basis van kandidaatkwaliteit en retentie.

Doorgaans vastgelegd in het Applicant Tracking System (ATS) tijdens de sollicitatie- of sourcing-fase.