您的记录到报告:期末结账与对账数据模板

SAP ECC
您的记录到报告:期末结账与对账数据模板

您的记录到报告:期末结账与对账数据模板

该模板为收集记录到报告:期末结账与对账流程所需的关键数据提供清晰路线图,列出构建完整事件日志所需的重要属性和活动,并提供从SAP ECC高效提取这些数据的实用指导。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • 提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

记录到报告-期间结账与对账属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,用于全面分析记录到报告-期间结账与对账流程。
5 必需 7 建议 9 可选
名称 说明
财务期间
FinancialPeriod
财务报告周期的唯一标识符,通常由会计年度和过账期间组合而成。
说明

财务期间是主要案例标识符,用于汇总特定报告周期内与结账和科目对账相关的所有活动,例如“2023-12”表示2023年12月。这样可以针对每个独立期间,从开始到结束全面分析整个期间结账流程。

在分析中,它支持跟踪每次结账的端到端周期时间、比较不同期间的绩效,以及识别趋势或异常。将每个财务期间定义为唯一案例后,便可直观呈现并衡量结账流程随时间变化的效率、瓶颈和差异。

为什么重要

这是界定分析范围的核心案例标识符,可用于比较不同期间的结账周期时间、工作量和流程合规情况。

获取位置

通常通过拼接财务凭证抬头中的会计年度(GJAHR)和过账期间(MONAT)生成,例如来自BKPF表。

示例
2023-122024-032023-Q4
事件时间
EventTime
表示活动或事件发生时间的时间戳。
说明

事件时间为流程中每项活动提供准确的日期和时间,是分析的时间顺序基础。它通常由单据创建日期和时间组合而成。

该时间戳对于正确排列事件、重建流程路径至关重要。它用于计算所有基于持续时间的指标,包括活动间周期时间、等待时间和整体期间结账时长。分析时间戳有助于识别延迟并了解工作的时间分布。

为什么重要

作为必需属性,它提供事件的时间顺序,是计算周期时间和发现流程瓶颈的基础。

获取位置

通常取自BKPF表财务凭证中的凭证录入日期(CPUDT)和录入时间(CPUTM)。

示例
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
最后数据更新时间
LastDataUpdate
数据最近一次从源系统刷新或提取的时间戳。
说明

此属性表示当前分析数据的新鲜度,显示数据管道最近一次运行的日期和时间,为流程洞察的时效性提供背景。

对于仪表板,尤其是跟踪实时进展的仪表板,该时间戳至关重要,可帮助您判断当前查看的是最新信息,还是前一天的数据。它有助于管理预期,并确保正确解读分析结果。

为什么重要

告知用户数据的新鲜度,这对于确保分析和仪表板及时且相关至关重要。

获取位置

该时间戳由数据提取或ETL工具在每次数据加载结束时生成并添加。

示例
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
活动
ActivityName
期间结账流程中执行的具体业务事件或任务名称。
说明

该属性记录记录到报告周期中执行的各个独立步骤,例如“调整日记账分录已过账”或“财务报表已生成”。它构成流程图的骨架,展示组成期间结账的事件顺序。

分析活动是流程挖掘的基础。它有助于可视化流程路径、识别任务顺序、发现流程变化,并衡量每个步骤的频率和持续时间。这对于定位瓶颈、非标准流程路径以及标准化或自动化机会至关重要。

为什么重要

构建流程图时必须使用此属性,以便可视化和分析期间结账中的任务顺序。

获取位置

通常由SAP事务代码(TCODE)、凭证类型(BLART)或特定程序执行记录组合生成,例如外币评估程序FAGL_FCV。

示例
调整日记账分录已过账账户对账已开始过账期间已关闭
源系统
SourceSystem
提取数据的源系统标识符。
说明

此属性用于标识事件数据的来源,例如特定SAP ECC实例的名称或ID。在拥有多个ERP或财务系统的组织中,该字段对于区分不同来源的数据至关重要。

即使在单一系统环境中,它也是数据治理、审计和故障排查的重要元数据。它确认数据来源,有助于建立对分析结果的信任,并确保数据血缘清晰。

为什么重要

提供关键数据血缘信息,确认数据来源以支持治理;在多系统环境中,还可用于区分不同流程。

获取位置

通常是在数据提取过程中添加的静态值,用于标识特定SAP客户端和系统ID,例如来自表T000。

示例
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
公司代码
BUKRS
代表法律实体的组织单位,财务报表以该单位为对象生成。
说明

公司代码是SAP财务中的基础组织单位,代表拥有独立完整账簿的公司。所有财务交易均在公司代码层级过账。

在流程挖掘中,按公司代码筛选对于比较企业内不同法律实体的期间结账流程至关重要。这样可以识别高绩效实体的最佳实践,并定位存在延迟、调整数量过多或流程偏差的实体。它是分析分段的重要维度。

为什么重要

支持比较不同法律实体的期间结账绩效和合规情况,对于集团层面的财务分析至关重要。

获取位置

该字段几乎存在于SAP所有财务凭证表中,主要包括BKPF(抬头)和BSEG(行项目)。

示例
10002000US01DE01
凭证类型
BLART
用于对不同会计凭证类型进行分类的代码。
说明

SAP使用凭证类型区分不同业务交易,例如供应商发票(KR)、客户付款(DZ)和总账过账(SA)。它还控制凭证编号范围等属性。

在期末结账分析中,凭证类型是强大的筛选条件,可用于单独分析应计、准备金或冲销分录等特定活动。这样可以分析不同结账相关交易的数量和财务影响,并用于在流程模型中定义具体活动。

为什么重要

帮助对交易进行分类和筛选,从而单独识别并分析应计、冲销或公司间过账等特定活动。

获取位置

位于凭证抬头表BKPF(BLART)中。

示例
SAABKR
凭证编号
BELNR
会计年度和公司代码范围内会计凭证的唯一标识符。
说明

会计凭证编号是SAP财务过账的主键。每笔日记账分录、发票或付款凭证都会分配一个唯一编号。

虽然凭证编号通常不用于高层流程分析,但它对下钻分析非常有价值。在流程挖掘仪表板中,分析人员可以使用凭证编号直接返回SAP中的具体交易,详细调查大额调整分录或延迟对账项目等异常。它将流程洞察与源交易直接关联起来。

为什么重要

提供指向SAP源交易的直接链接,支持从流程视图下钻至具体会计分录进行详细分析。

获取位置

位于BKPF表(BELNR)中,作为主键。

示例
100000456719000001233000008901
总账科目
HKONT
行项目过账所对应的总账科目编号。
说明

总账科目是财务中的核心主数据元素,用于对交易进行分类。每笔财务过账都会分配至一个或多个总账科目。

在期间结账场景中,按总账科目分析活动对于“账户对账瓶颈”和“调整分录数量分析”仪表板至关重要。它有助于识别最难对账、需要最多调整以及重大错报风险最高的科目,从而帮助团队优先处理问题科目。

为什么重要

支持对账和调整分录的定向分析,帮助识别造成延迟或需要频繁更正的问题科目。

获取位置

位于财务凭证行项目表BSEG(HKONT)中。

示例
113100400500750000
日记账分录类型
JournalEntryType
对日记账分录进行分类,例如“标准”“调整”“应计”或“冲销”。
说明

这是一个派生属性,根据财务凭证在结账流程中的业务用途进行分类。通常结合凭证类型(BLART)、冲销原因(STGRD)或所使用的特定总账科目确定。

该分类是“调整分录数量分析”仪表板及相关KPI的基础。通过明确识别调整或应计分录,分析人员可以衡量其数量和金额、跟踪长期趋势,并调查其必要性的根本原因。它有助于区分日常运营过账与期末调整。

为什么重要

对过账进行分类以支持定向分析,跟踪并衡量调整和应计等关键分录类型,这些类型可反映流程健康状况。

获取位置

这是一个派生字段。需要根据业务规则定义逻辑,通常使用BKPF中的凭证类型(BLART)等字段。

示例
调整应计冲销标准
本位币金额
DMBTR
以公司代码本位币表示的交易行项目财务金额。
说明

此属性表示财务过账对应的货币价值,是衡量交易对总账影响的核心数量指标。

分析金额对于确定问题优先级和了解财务风险至关重要。例如,“调整分录数量分析”仪表板可以区分大量低金额调整和少量高金额调整,从而更有效地识别具有重大财务影响的交易。

为什么重要

量化交易的财务影响,支持基于重要性的分析,例如识别高金额调整分录。

获取位置

位于凭证行项目表BSEG(DMBTR)中。

示例
1500.75-25000.00123456.00
责任用户
USNAM
创建或执行交易人员的SAP用户ID。
说明

此字段记录过账凭证、运行报告或执行结账相关程序的用户,明确每项活动的责任人。

按用户分析对于了解工作量分配、识别培训需求和调查流程偏差至关重要。按用户展示活动的仪表板可以突出工作负荷过重的团队成员,或发现未遵循标准流程的人员。这也有助于财务团队的绩效管理和资源配置。

为什么重要

支持分析工作量分配和团队绩效,并识别与特定人员相关的流程偏差。

获取位置

凭证创建用户可在BKPF表(USNAM)中获取。对于批处理作业,可在TBTCO(SDLUNAME)中获取。

示例
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
交易伙伴
VBUND
参与公司间交易的关联集团公司的标识符。
说明

交易伙伴ID用于识别参与公司间交易的另一公司代码,是关联法律实体之间进行科目对账的基础。

此属性直接支持“公司间对账流程”仪表板和“公司间对账周期时间”KPI。筛选存在交易伙伴的交易后,分析可以专注于公司间对账流程的效率和及时性,而这通常是期间结账中的主要难点。

为什么重要

专门识别公司间交易,支持聚焦分析通常复杂且耗时的公司间对账流程。

获取位置

位于凭证行项目表BSEG(VBUND)中。

示例
1000US013000
冲销原因
ReversalReason
说明财务凭证被冲销原因的代码。
说明

在SAP中冲销凭证时,可以分配原因代码说明冲销目的,例如“当期冲销”或“错误录入”。

此属性为返工原因提供关键背景。分析冲销原因有助于识别错误模式,例如数据录入错误或日期错误。利用这些洞察可以采取预防措施、改进培训或加强系统控制,减少错误及后续冲销,提高结账效率。

为什么重要

直接揭示错误和返工的根本原因,帮助识别流程改进和错误预防机会。

获取位置

位于凭证抬头表BKPF(STGRD)中。

示例
010205
对账状态
ReconciliationStatus
账户对账当前所处的状态,例如“未开始”“审核中”或“已批准”。
说明

此属性跟踪账户对账在工作流中的状态变化,表示对账是否已开始、已提交审核、已批准或已拒绝。

这是实时监控对账进展的关键属性。它有助于识别哪些对账停滞以及停滞时长,并支持“账户对账周期时间”等KPI。它让审批流程更加透明,对于跟踪对账瓶颈和团队工作量的仪表板至关重要。

为什么重要

提升对账工作流的可见性,支持跟踪进展、识别瓶颈,以及衡量审核和审批时间。

获取位置

此信息通常位于独立的对账工具中,例如BlackLine提供的SAP Account Substantiation and Automation,或位于自定义状态字段中。BKPF/BSEG中通常没有标准字段。

示例
未开始进行中已批准已拒绝
是否自动执行
IsAutomated
用于标识某项活动由人工用户还是自动化系统执行。
说明

该布尔属性用于区分手动任务和系统自动执行的任务,例如外币估值的计划批处理作业,或由机器人过账的周期性分录。通常可通过分析与交易关联的用户名来确定,例如“BATCHUSER”。

了解自动化程度是发现效率提升机会的关键。分析该属性有助于直观呈现流程中哪些环节依赖人工、哪些环节适合自动化。同时,通过排除系统生成的活动,还能更准确地评估人工工作量。

为什么重要

区分人工活动和系统驱动活动,对于发现自动化机会并准确衡量人工工作量至关重要。

获取位置

这是一个派生属性。其逻辑通常基于User Name(USNAM):如果用户名属于已知系统用户或批处理用户ID列表,则判定为自动化任务。

示例
truefalse
是否返工
IsRework
用于识别代表返工的活动,例如冲销或被拒绝的对账。
说明

该布尔属性用于标记表明流程存在低效循环或纠正操作的事件或事件序列。例如,同一账户先执行“对账已审核”,随后又执行“调整日记账分录已过账”,即可标记为返工。

该属性对于量化流程浪费至关重要,并支持“对账返工次数”仪表板和“对账返工率”KPI。通过隔离返工,团队可以调查根因、衡量其对周期时间的影响,并跟踪旨在一次做对的流程改进措施的效果。

为什么重要

通过标记纠正或重复活动来量化流程低效,帮助衡量并减少无效工作。

获取位置

这是一个计算属性。其逻辑在流程挖掘工具中定义,基于特定活动序列(如循环)或属性(如ReversalReason不为空)。

示例
truefalse
是否逾期
IsOverdue
用于标识活动是否在计划目标日期之后完成的计算标记。
说明

该布尔属性将活动的实际完成时间(EventTime)与计划截止时间(TargetCompletionDate)进行比较。如果事件时间晚于目标时间,则该标记设为true。

该属性直接支持“结账合规性与逾期任务”仪表板和“按时完成期末结账率”KPI。它能清晰、及时地提示计划偏差,帮助管理者快速识别延迟任务,了解其对整体时间线的影响,并督促团队按时完成任务。

为什么重要

清晰指示是否未遵守计划安排,支持快速识别延迟任务并衡量按时完成绩效。

获取位置

这是一个计算属性,由流程挖掘工具通过比较EventTime和TargetCompletionDate计算得出。

示例
truefalse
目标完成日期
TargetCompletionDate
活动或整个期间结账计划中的截止日期或到期日。
说明

目标完成日期表示用于衡量期末结账流程的计划安排,即特定里程碑或最终结账应完成的截止日期。

该属性对于绩效或合规分析至关重要。系统使用它计算“按时完成期末结账率”KPI,并驱动“结账合规性与逾期任务”仪表板。通过将实际事件时间与目标日期进行比较,系统可以判断任务是否按计划进行、是否延迟或存在延迟风险,从而支持主动管理结账流程。

为什么重要

提供衡量结账活动是否按时完成的基准,支持按时交付KPI以及合规性和绩效监控。

获取位置

这通常属于维护在独立日历、结账驾驶舱工具(如SAP Financial Closing cockpit)或电子表格中的主数据,不属于交易数据。

示例
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
财年
GJAHR
交易过账所在的财年。
说明

财年是组织财务数据的基础要素,也是Financial Period案例ID的重要组成部分,为所有交易提供必要的时间背景。

虽然财年通常已包含在案例ID中,但将其作为独立属性仍有助于开展长期趋势分析。您可以按年度比较结账周期时间、调整数量及其他KPI,从而识别多年间绩效的改善或恶化趋势。

为什么重要

提供必要的时间背景,并支持按年度比较结账流程的绩效。

获取位置

可在凭证抬头表BKPF(GJAHR)中获取。

示例
202320242022
部门
Department
负责相关活动或交易的职能部门或成本中心。
说明

此属性用于识别与交易相关的业务部门,例如“财务”“销售”或“物流”。通常根据与过账关联的成本中心主数据或用户主数据派生。

按部门分析支持“结账团队工作量分配”仪表板,有助于了解不同业务职能如何参与期末工作,尤其是哪些职能发起的交易可能在后续需要调整或对账。它还能突出核心财务团队以外影响结账流程的环节。

为什么重要

帮助分析不同业务职能的工作量和流程遵循情况,揭示各部门如何影响财务结账效率。

获取位置

通常根据BSEG中的成本中心(KOSTL)或责任用户的HR主数据派生,可能需要关联多个表。

示例
企业财务应付账款财务计划与分析
必需 建议 可选

记录到报告-期间结账与对账活动

以下是建议在事件日志中记录的关键流程步骤和里程碑,用于准确发现并优化期间结账活动。
6 建议 6 可选
活动 说明
外币评估运行
这表示执行一个程序,使用期间末汇率重新评估以外币记录的未清项目和余额。作为期末结账步骤的一部分,该程序通常以批处理作业方式运行。
为什么重要

这是确保跨国组织财务报告准确性的关键步骤。分析其运行时间和持续时间,有助于发现自动化和性能优化机会。

获取位置

从外币评估程序的执行日志中获取,例如FAGL_FCV或F.05。TBTCO和TBTCP等表中的批处理作业详情可提供执行时间戳。

采集

来自程序FAGL_FC_VALUATION或SAPF100的批处理作业日志(表TBTCO)。

事件类型 explicit
已开放过账期间
这标志着财务期间正式开始,允许将交易过账至总账。这是由授权用户执行的明确配置变更,用于为一个或多个公司代码开放指定期间的过账权限。
为什么重要

此活动是期间结账流程案例的明确开始事件。从这一时间点开始分析,有助于了解财务期间的完整生命周期。

获取位置

通过事务OB52进行的过账期间变更会被记录。通常可通过分析底层配置表T001B的变更文档提取这些变更,相关表包括CDHDR和CDPOS。

采集

从表T001B的变更文档(CDHDR/CDPOS)中提取。

事件类型 explicit
调整日记账分录已过账
在该期间初始交易处理完成后,通过过账调整日记账分录修正科目余额。此事件以SAP中的标准财务凭证过账记录。
为什么重要

这是调整分录数量分析的基础。调整数量较多,通常表明上游流程准确性存在问题,也是流程改进的重要目标。

获取位置

可在BKPF和BSEG表中找到。这些分录通常通过专用于调整的凭证类型(BKPF-BLART)识别,或根据其是否过账于第13至第16等特殊结账期间识别。

采集

筛选BKPF中在特殊期间过账或使用调整凭证类型的凭证。

事件类型 explicit
财务报表已生成
这表示正式财务报表生成的时间点,例如损益表和资产负债表。通常通过跟踪特定报告程序的执行来记录此活动。
为什么重要

这是一个重要里程碑,标志着数据处理结束以及最终审核和审批阶段开始。从该事件到审批完成的时间是一项关键KPI。

获取位置

根据系统审计日志推断,例如STAD会记录财务报表生成程序的执行,最常见的是事务F.01。

采集

来自系统日志(STAD),用于跟踪财务报表事务F.01的执行。

事件类型 inferred
账户对账已开始
表示某期间一组总账科目对账流程的开始。在标准SAP ECC中,这不是离散事件,通常根据相关活动推断,例如首次运行关键报告。
为什么重要

此活动建立了衡量整个对账阶段持续时间的关键里程碑。了解对账何时开始,对于账户对账周期时间KPI至关重要。

获取位置

该事件不会被明确记录。必须从其他数据源推断,例如系统审计日志(事务STAD)中首次执行FAGLB03或FS10N等余额显示报告的记录。

采集

根据系统日志中相关报告事务的首次运行推断,例如FAGLB03。

事件类型 inferred
过账期间已关闭
表示正式关闭过账期间,阻止后续运营日记账分录过账。这可确保已关闭期间的财务数据完整性,并属于明确的配置变更。
为什么重要

这是期间结账流程的明确结束事件,对于准确计算期间结账周期时间和衡量按时完成情况至关重要。

获取位置

通过事务OB52关闭期间的操作会被记录。可通过分析配置表T001B的变更文档(表CDHDR和CDPOS)找到这些变更。

采集

从表T001B的变更文档(CDHDR/CDPOS)中提取。

事件类型 explicit
GR/IR清账运行已执行
执行货物收货/发票收货科目的自动清账程序。该程序匹配对应的货物收货和发票收货,并相互清账。
为什么重要

GR/IR科目经常引发对账问题。监控此活动可确保自动步骤正常运行,并帮助量化需要人工跟进的异常数量。

获取位置

执行记录在批处理作业日志中(事务SM37)。程序通常为SAPF124,通过事务F.13执行。TBTCO等作业日志表可提供所需时间戳。

采集

来自清账程序SAPF124的批处理作业日志(表TBTCO)。

事件类型 explicit
公司间凭证已清账
此活动标志着两个不同公司代码之间未清项目的清账,表示公司间交易已结算或完成对账。在SAP中,这通常以明确的财务过账记录,通常为清账凭证。
为什么重要

公司间项目清账延迟是结账流程中的常见瓶颈。跟踪此活动对于衡量和改善公司间对账周期时间至关重要。

获取位置

根据BKPF和BSEG中的财务凭证识别。清账凭证会关联并关闭未清项目,其清账日期(BSEG-AUGDT)作为事件时间戳。公司间交易通过交易伙伴字段识别。

采集

识别BKPF/BSEG中涉及交易伙伴项目的清账凭证。

事件类型 explicit
冲销分录已过账
此活动记录一笔用于冲销先前日记账分录的凭证过账,通常用于纠正错误。SAP会在冲销凭证与原凭证之间建立明确关联。
为什么重要

冲销数量较多,可能表明数据录入准确性或流程控制存在问题。跟踪这些事件有助于衡量一次通过率,并识别需要改进的环节。

获取位置

冲销凭证位于BKPF表中。它们通常通过事务FB08创建,并在BKPF-STBLG字段中包含被冲销凭证编号的引用。

采集

识别BKPF-STBLG已填充或通过冲销T-code创建的凭证。

事件类型 explicit
对账已审核
表示特定科目或科目组的对账已完成审核并确认。在标准SAP ECC中,这不是明确记录的事件,通常通过线下控制或定制解决方案管理。
为什么重要

跟踪审核时间,有助于了解结账流程控制和监督阶段的瓶颈,也能揭示管理人员可用性不足或返工造成的延迟。

获取位置

标准ECC表中不提供此信息。需要定制解决方案,例如在自定义Z表中增加状态字段、配置简单工作流,或与专业的第三方对账工具集成。

采集

如已实施,则从自定义工作流或Z表中捕获状态变更。

事件类型 inferred
应计或准备金已过账
这表示记录一笔应计、递延或准备金日记账分录,通常在期间末尾过账。在SAP中,这不是独立的事件类型,而是根据特征识别特定日记账分录后推断得出。
为什么重要

单独分析这些分录,有助于分析估计事项管理子流程。应计项目数量较多或频繁调整,可能表明流程仍有改进空间。

获取位置

根据财务凭证表BKPF和BSEG推断得出。可通过特定凭证类型(BKPF-BLART)、唯一总账科目(BSEG-HKONT)或抬头文本中的关键词(BKPF-BKTXT)筛选识别这些分录。

采集

根据凭证类型、特定总账科目或文本字段筛选BKPF/BSEG表。

事件类型 inferred
试算平衡表报告已生成
标志着执行报告以生成试算平衡表。这是创建正式财务报表前验证借方总额等于贷方总额的关键步骤。
为什么重要

这是最终报告前的重要质量关口。反复执行该报告,可能表明底层数据问题正在被发现和修正,并可能造成延迟。

获取位置

根据系统审计日志推断,例如事务STAD可记录S_ALR_87012277或F.01等试算平衡表报告事务的执行。

采集

来自系统日志(STAD),用于跟踪报告事务代码的执行。

事件类型 inferred
建议 可选

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