Borçlar Hesabı Fatura İşleme Sürecinizi İyileştirin

Neden Satıcı (AP) Faturası İşleme Sürecini Optimize Etmelisiniz?

Satıcı (Accounts Payable, AP) faturalarının işlenmesi, özellikle Microsoft Dynamics 365 gibi gelişmiş ERP’lerde yüksek işlem hacmini yöneten kurumlar için kritik bir süreçtir; ancak çoğu zaman karmaşık ve kaynak tüketicidir. Verimsiz AP süreçleri; kaçırılan erken ödeme indirimleri, gecikme cezaları ve manuel müdahale ile hata düzeltmeye bağlı artan operasyonel maliyetler gibi ciddi finansal kayıplara yol açar. Finansal etkinin ötesinde, yavaş ya da hataya açık bir fatura işleme iş akışı tedarikçi ilişkilerini yıpratır, şirket itibarını zedeler ve uyumluluk risklerini artırır. Uçtan uca gerçek çevrim süresini bilmek ve gecikmelerin nerede oluştuğunu görmek, sağlam finansal yapı ve operasyonel mükemmellik için kritik önemdedir. Dynamics 365 içinde faturanın alınmasından ödenmesine kadar tüm yaşam döngüsüne net bir görünürlük olmadan kurumlar, bu verimsizliklerin kök nedenlerini saptamakta zorlanır; bu da AP faturası işleme sürecini iyileştirmeyi zorlaştırır.

Process Mining AP iş akışınıza nasıl yardımcı olur?

Process Mining, AP Faturası İşleme sürecinizi veriye dayalı olarak şeffaflaştırmanın güçlü bir yoludur. Microsoft Dynamics 365 Finance GL modülünden – GeneralJournal, LedgerEntry ve FinancialDimension gibi varlıkların event log'larını doğrudan çekerek – her faturanın gerçek yolculuğunu birebir yeniden oluşturur. Varsayımlara ya da manuel gözlemlere güvenmek yerine, mevcut tüm süreç varyantlarını görselleştirir; standart akıştan sapmaları ortaya koyar ve verimsizliğin gerçekten nerede olduğunu gösterir. Sürekli gecikmeye yol açan belirli onay adımları gibi kritik darboğazları veya yoğun manuel yeniden işlem gerektiren aktiviteleri tespit edebilirsiniz. Örneğin, belirli türde Satın Alma Siparişi (PO) eşlemesi isteyen faturaların sık sık takıldığını ya da bazı onaylayıcıların onay çevrim sürelerinin belirgin biçimde daha uzun olduğunu görebilirsiniz. Bu analitik yetkinlik, “AP faturası işlemesini nasıl iyileştiririm?” sorusuna sahadaki gerçeklere dayalı nesnel yanıtlar sunar. Araç, tekil faturaların detayına inmenizi sağlar; bazı faturalar dakikalar içinde işlenirken bazılarının haftalar sürmesinin nedenlerini görür, bu farkları gidermek için eyleme dönüştürülebilir veriler elde edersiniz.

Dynamics 365’te AP için başlıca iyileştirme alanları

Process Mining ile elde edilen süreç optimizasyonu içgörüleri sayesinde, Microsoft Dynamics 365 ortamınızda belirli iyileştirme noktalarına odaklanabilirsiniz. Yaygın alanlar şunlardır:

• Fatura Çevrim Süresini Azaltma: İlk veri yakalama, doğrulama veya belirli onay adımlarındaki en uzun beklemeleri tespit edin. Faturaların nerede takıldığını anlayarak, AP Faturası İşleme çevrim süresini azaltmak için etkili değişiklikleri hayata geçirin.
• Uyumluluk ve Kontrolü Güçlendirme: Ödeme koşullarına, iç onay hiyerarşilerine ve yasal gerekliliklere uyumu izleyin. Uygun onay olmadan yapılan ödemeleri ya da ödeme koşullarının sistematik şekilde ihlal edildiği durumları belirleyerek gereksiz cezaları ve kaçırılan indirimleri önleyin.
• Manuel İşleri Otomatikleştirme: Dynamics 365 içinde otomasyona uygun tekrarlı işleri bulun; örneğin faturaların PO ve mal kabul kayıtlarıyla otomatik eşleştirilmesi ya da belirli kriterlere göre akıllı onay yönlendirmesi.
• Kaynak Tahsisini Optimize Etme: Aşırı veya yetersiz kullanım olan noktaları tespit edin. Sürekli darboğaz yaratan ekip veya kişiler için eğitim, iş yükü yeniden dağıtımı ya da süreç sadeleştirmesi gerekebilir.
• Tedarikçi İlişkilerini İyileştirme: Zamanında ve doğru ödemeler tedarikçi memnuniyetini doğrudan etkiler. AP sürecini yalınlaştırarak ödemeleri vaktinde yapar, daha güçlü ve güvenilir iş ortaklıkları kurarsınız.

Beklenen sonuçlar ve ölçülebilir kazanımlar

Process Mining ile belirlenen süreç optimizasyonu stratejilerini Microsoft Dynamics 365’teki AP Faturası İşleme sürecinize uyguladığınızda somut ve ölçülebilir kazanımlar elde edersiniz:

• Önemli maliyet azalması: Gecikme cezalarını en aza indirin, daha fazla erken ödeme indirimi yakalayın; manuel işlem, hata düzeltme ve itiraz yönetimine bağlı işçilik maliyetlerini düşürün.
• Daha hızlı fatura çevrimleri: Fatura girişinden nihai ödemeye kadar geçen süreyi ciddi biçimde kısaltın; nakit akışı öngörülebilirliğini ve operasyonel çevikliği artırın.
• Gelişmiş uyumluluk, daha az risk: Ödeme politikalarına, iç kontrollere ve düzenleyici zorunluluklara tutarlı uyum sağlayarak finansal ve itibar risklerini azaltın.
• Artan operasyonel verimlilik: İş akışlarını yalınlaştırın, yeniden işi azaltın; AP ekibinizin zamanını yangın söndürmek yerine daha stratejik aktivitelere ayırmasını sağlayın.
• Gelişen tedarikçi ilişkileri: Tutarlı ve zamanında ödemelerle güven inşa edin; bu da daha iyi pazarlık gücü sağlayabilir.

Sonuç olarak, bu iyileştirmeler finans operasyonunuzu daha sağlam, verimli ve uyumlu hale getirir; doğrudan kârlılığınıza ve stratejik yetkinliklerinize yansır.

AP Process Mining’e başlarken

AP Faturası İşleme sürecini optimize etme yolculuğuna başlamak için Process Mining uzmanı olmanız gerekmez. Bu çözüm, Microsoft Dynamics 365 verilerinizi kullanarak verimsizlikleri ortaya çıkarmanız ve anlamlı değişimi hayata geçirmeniz için sizi yönlendirir. Yapılandırılmış bir yaklaşımla veri çıkarımından eyleme dönüştürülebilir içgörülere hızla ilerleyebilir, AP operasyonlarınızı yalın, verimli ve uyumlu bir yapıya dönüştürebilirsiniz. Dynamics 365 verinizdeki gizli potansiyeli keşfedin ve süreç optimizasyonu yolculuğunuza bugün başlayın.