İş süreçlerinin tasarımı | ProcessMind

Süreç modeli, işlerin amaçlanan akışını görünür kılar. Etkinlikleri, kararları, devir teslimleri ve sorumlulukları görüşmek için ekibinize ortak bir başvuru noktası sunar.

Bu başvuru noktası, analiz edilecek verileriniz olmasa bile işe yarar. Ekibinizin bildiklerini kaydetmenize, yanıtlanması gereken soruları belirlemenize ve sürecin kapsamı üzerinde anlaşmanıza yardımcı olur. Model, üzerinde anlaşılan tasarımı kaydeder; her vakanın bu tasarımı eksiksiz izlediğini iddia etmez.

İşi ve işin arkasındaki sistemleri bilen kişileri bir araya getirin:

Süreç sahibi: Kapsamı belirler, amaçlanan süreci doğrular, sahiplik ve standartlarla ilgili soruları çözüme kavuşturur. Analist: Görüşmeyi yönetir, akışı kaydeder ve modelin açık ve tutarlı kalmasını sağlar. BT: İşlerin nasıl yürütüldüğünü etkileyen sistem adımlarını, verileri ve teknik kısıtları açıklar.

Süreç ekipler arasında ilerliyorsa veya uzmanlık bilgisine bağlıysa konunun uzmanlarını da dahil edin. İlk oturumda her istisnayı belgelemek zorunda kalmadan kullanışlı bir model üzerinde anlaşabilirsiniz.

Bir sürecin nasıl işlemesi gerektiğini belirlemeniz gerekiyorsa tasarımla başlayın. Kapsam ve kurallar üzerinde anlaşın, ardından modeli oluşturup gözden geçirin. Olay verileriniz olduğunda ve kaydedilen işleri amaçlanan akışla karşılaştırmak istediğinizde Process Mining yapın.

İki yaklaşım farklı soruları yanıtlar:

Süreç tasarımı: Süreç nasıl işlemeli? Process Mining: Mevcut olay verileri, sürecin nasıl işlediği hakkında ne gösteriyor?

İlk modelinizi oluşturmak için olay verisine ihtiyacınız yoktur. Sürecin nasıl yürütüldüğünü analiz etmeye hazır olduğunuzda, üzerinde uzlaşılan tasarım ekibinize açık bir referans noktası sunar.

Büyük bir model kitaplığı oluşturmadan önce birkaç ortak kural belirleyin. Bu kuralları süreç mimariniz ve dokümantasyon standartlarınızla uyumlu tutun.

BPMN 2.0'ı tutarlı biçimde kullanın. Etkinliklere, olaylara, kararlara ve akışlara tüm modellerde aynı anlamı verin. Açık adlar seçin. Kuruluşunuzun adlandırma kuralını izleyin ve tutarlı biçimde uygulayın. Doğru ayrıntı düzeyini belirleyin. Üst düzey modelleri ana aşamalara odaklayın. Okuyucuların ihtiyaç duyduğu ayrıntıları alt düzey modellere ekleyin. Süreç sınırını tanımlayın. Sürecin nerede başlayıp bittiğini ve kapsamın dışında nelerin kaldığını açıkça belirtin. Sahipliği ve devir teslimleri gösterin. Sorumlulukları görünür kılmak için swimlane’leri ve ilgili BPMN öğelerini kullanın. İşi yürüten kişilerle gözden geçirin. Modeli referans olarak kullanmadan önce üzerinde uzlaşılan amacı yansıttığını doğrulayın. İşler değiştikçe modeli güncel tutun. Ortak görünümün güncel kalması için güncellemelerden sorumlu kişileri belirleyin.

Tek bir süreç ve odaklı bir görüşmeyle başlayın. Ana akışı kaydedin, ardından işi sahiplenen, analiz eden ve destekleyen kişilerle modeli geliştirin.

Kapsamı belirleyin. Sürecin adı, başlangıç ve bitiş noktaları ile ayrıntı düzeyi üzerinde anlaşın. Ana akışı haritalayın. Temel etkinlikleri, kararları, olayları ve devir teslimleri belirleyin. Ortak kuralları uygulayın. Kuruluşunuzun üzerinde anlaştığı adlandırma ve düzey standartlarını kullanın. Modeli gözden geçirin. Eksikleri veya anlaşmazlıkları çözmek için süreç sahibinden, analistten, BT ekibinden ve ilgili konu uzmanlarından görüş alın. Üzerinde anlaşılan sürümü saklayın. Modeli ekibinizin bulabileceği bir yerde tutun ve süreç değiştikçe güncelleyin.

ProcessMind, model oluşturma ve gözden geçirme için tarayıcı tabanlı bir BPMN 2.0 modelleyicisi sunar. BPMN 2.0 dosyalarını içe ve dışa da aktarabilirsiniz.

BPMN modelleyici özelliğini inceleyin

Standartlaştırma, ortak kararlarla başlar: süreçleri nasıl adlandıracağınız, her modelde ne kadar ayrıntı bulunacağı ve işleri açıklamak için hangi BPMN 2.0 öğelerini kullanacağınız.

Ekipler bu kararları tutarlı biçimde uyguladığında modelleri karşılaştırabilir ve ilişkili süreçleri daha kolay bulabilir. Ortak bir süreç kitaplığı, ayrı kopyalara veya kişisel notlara bağlı kalmak yerine ekibinize üzerinde anlaşılan en güncel sürümü bulabileceği tek bir yer sunar.

Standartlaştırma, her ekibin aynı şekilde çalışması gerektiği anlamına gelmez. Ekiplerin farklılıkları belgelemesi ve hangi uygulamaları paylaşacağına karar vermesi için ortak bir yapı sağlar.

Süreç sahibi ve ekip tasarım üzerinde anlaştıktan sonra modeli daha geniş bir süreç kitaplığında güncel tutabilirsiniz. İleride olay verileriniz olursa yürütmeyi amaçlanan süreçle karşılaştırmak için Process Mining yapın. Dashboardlar ve temel performans göstergeleri performansı incelemenize, simülasyon ise senaryoları değerlendirmenize yardımcı olabilir.

Önce yalnızca tasarımla başlayın, hazır olduğunuzda analizi ekleyin.

Kurumsal süreç mimarisini keşfedin

BPMN 2.0'a pratik bir giriş için BPMN 2.0'ın süreç modelleme açısından ne anlama geldiğini okuyun. İlk modelinizi oluşturmadan önce BPMN diyagramı hazırlama adımlarını da inceleyebilirsiniz.