Alacak hesapları süreçleri için Process Mining rehberi

Alacaklar muhasebesinde Process Mining: Satışların Tahsilat Süresini anlayın

DSO, satış ile ödeme arasında geçen ortalama gün sayısını gösterir. Bu süre değiştiğinde mevsimsellik etkili olabilir. Alacak hesapları sürecindeki gecikmeler de rol oynayabilir: faturaların takibi bekleyebilir, anlaşmazlıkların çözümü uzayabilir, yeniden çalışma ise tahsilat işlemlerini geciktirebilir. Process Mining, gecikmelere hangi adımların yol açtığını gösterir; böylece değişimi yalnızca müşteri davranışına bağlamazsınız.

Process Mining, alacaklar muhasebesinde neleri gösterebilir?

Prosedürleriniz tahsilatın nasıl yürütülmesi gerektiğini açıklar. Event Log ise etkinlikleri, devir teslimleri, bekleme sürelerini ve farklı vakaların izlediği yolları göstererek sürecin gerçekte nasıl işlediğini ortaya koyar.

ProcessMind ile alacaklar muhasebesi verilerinizi analiz ederek şunları bulabilirsiniz:

• Fatura oluşturulmasından ödemeye kadar geçen süre
• Ödeme hatırlatmaları ile diğer tahsilat etkinlikleri arasındaki bekleme süresi
• Müşteriye, bölgeye veya fatura türüne göre anlaşmazlık oranları ve çözüm süreleri
• Faturaların tekrar işleme alınması veya düzeltilmesi gibi yeniden çalışma
• Manuel etkinlikler ve devir teslimler
• Belgelenen süreç ile uygulamadaki farklılıklar
• Tahsilat veya çözüm hedeflerine ulaşamayan vakalar

Bu bulgular, süreç gecikmelerini DSO’yu etkileyen diğer etkenlerden ayırmanıza yardımcı olur. Ancak süreç değişikliğinin DSO’da belirli bir sonuç sağlayacağını kanıtlamaz.

Tahsilat gecikmeleri ve yeniden çalışma nerede oluşuyor?

Fatura oluşturulması ile ödeme arasındaki aşamalardan başlayın. Süreç haritası, vakaların nerede beklediğini, hangi yolların daha uzun sürdüğünü ve ekiplerin nerede işi tekrarladığını gösterir. Benzer vakaları karşılaştırmak için müşteri segmenti, fatura türü, ödeme durumu veya anlaşmazlık nedeni gibi alanlara göre filtreleyin.

Örneğin, anlaşmazlık olan faturaların çözüm için daha uzun bekleyip beklemediğini, ekiplerin belirli fatura türlerini birden fazla kez işleyip işlemediğini veya bir devir teslimin ardından uzun bir gecikme yaşanıp yaşanmadığını kontrol edin. Event Log, sürecin zamanlamasını ve sırasını gösterir; ancak her nedeni tek başına açıklayamaz.

Process Mining’i keşfedin; süreç haritalarının, varyantların ve filtrelerin analizinizi nasıl destekleyebileceğini görün.

Anlaşmazlıklar ve tahsilat işlemleri sürecin genelini nasıl etkiler?

Anlaşmazlıklar, faturalama ile ödeme arasındaki süreyi ve iş yükünü artırabilir. Vakaların nerede beklediğini veya önceki etkinliklere döndüğünü görmek için anlaşmazlık türlerini, çözüm yollarını ve geçen süreyi karşılaştırın. Faturaların tekrar incelenmesi veya düzeltilmesi gerektiğinde yeniden çalışma da süreyi uzatabilir.

Tahsilat işlemleri de incelenmesi gereken bir alandır. Ödemeyle ilgili etkinliklerin ne zaman gerçekleştiğine ve fatura işlemleriyle anlaşmazlık çözümüne nasıl bağlandığına bakın. Process Mining, kaydedilen olayları analiz eder; ödeme tahsil etmez.

Alacak devir hızını nasıl yorumlamalısınız?

Alacak devir hızı, belirli bir dönemde alacakların kaç kez tahsil edildiğini ölçer. DSO’dan farklı bir bakış sunar: devir hızı tahsilat sıklığını ölçerken DSO, satışla ödeme arasındaki ortalama süreyi tahmin eder. Bu göstergeleri karşılaştırırken finans ekibinizin kullandığı tanımları ve hesaplama yöntemlerini esas alın.

Process Mining, bu finansal metriklere işin nasıl yürüdüğüne dair bağlam ekler. Tahsilat performansındaki değişikliklerle gecikmelerin, anlaşmazlıkların veya yeniden çalışmaların aynı dönemde görülüp görülmediğini araştırmanıza yardımcı olabilir. Ancak finans ekibinizin tanımlarının veya muhasebe analizinin yerini tutmaz.

Alacaklar ve borçlar: iki süreç arasındaki farklar

Alacaklar muhasebesi, müşterilerin kuruluşunuza olan borçlarını ve tahsilat için yürütülen işleri izler. Borçlar muhasebesi ise kuruluşunuzun tedarikçilere olan borçlarını ve ödeme için yapılan işleri izler. Amaçları ve olayları farklı olsa da her iki süreçte de gerçek akışları, bekleme sürelerini, devir teslimleri ve yeniden çalışmaları görünür kılmak fayda sağlar.

Borçlar muhasebesi kullanım senaryosunu karşılaştırın veya finans operasyonlarındaki süreç analizine daha geniş bir bakış için finans ve ortak hizmetler kullanım senaryosunu inceleyin.

Tahsilat sürecinizi nasıl analiz edebilirsiniz?

1. Process Mining yapın: Bir Event Log hazırlayın ve gerçek süreci ProcessMind’de analiz edin. Yolları karşılaştırın; müşteri segmenti, fatura türü, ödeme durumu veya anlaşmazlık nedeni gibi özniteliklere göre filtreleyin.
2. Modelleyin: Bulgularınızı kullanarak hedef süreci BPMN ile belgeleyin. Etkinlikleri, devir teslimleri, istisna yollarını ve ekibinizin izlemek istediği KPI’ları tanımlayın. Mevcut ve gelecekteki durumları belgelemek için BPMN modellemeyi keşfedin.
3. Simüle edin: Önerilen süreç senaryolarını uygulamadan önce karşılaştırın. Örneğin, farklı hatırlatma zamanlamalarını, anlaşmazlık yönlendirmelerini, onay kurallarını veya devir teslimleri değerlendirin. Senaryoların süreç performansını nasıl etkileyebileceğini görmek için süreç simülasyonu hakkında bilgi edinin.

ProcessMind süreç verilerini analiz eder ve modeller. Hangi değişikliklerin uygulanacağına ve sonuçların nasıl izleneceğine ekibiniz karar verir.

Başlamak için hangi verilere ihtiyacınız var?

Fatura ile ödeme arasındaki sürenin nerede uzadığı veya hangi anlaşmazlık yollarında en çok yeniden çalışma gerektiği gibi bir tahsilat sorusuyla başlayın. İlk analiziniz için ERP sisteminizden zaten dışa aktardığınız fatura ve ödeme kayıtlarını kullanın.

En azından şunları hazırlayın:

• Olayları bir faturaya veya başka bir vakaya bağlayan vaka kimliği
• Etkinlik adı
• Her olay için zaman damgası

Varsa müşteri, fatura tutarı, ödeme durumu, anlaşmazlık nedeni, ekip ve bölge gibi öznitelikleri ekleyin. Bu alanlar, segmentleri karşılaştırıp süreç performansındaki farklılıkları incelemenizi sağlar.

Event Logunuzu hazırlamadan önce veri gereksinimlerini kontrol edin.

Hangi sonuçları beklemelisiniz?

Sonuçlar verilerinizin kalitesine ve kapsamına, sürecin karmaşıklığına ve ekibinizin yaptığı değişikliklere bağlıdır. Bir başlangıç ölçümü oluşturmak, zamanın ve yeniden çalışmanın nerede biriktiğini bulmak ve değişikliklerden sonra süreç performansını izlemek için Event Logunuzu kullanın.

Process Mining, DSO’nun düşeceğini garanti etmez. Kaydedilen işlerin nasıl ilerlediğini gösterir ve ekibinizin fırsatları inceleyip önceliklendirmesine yardımcı olur. Finansal sonuçları birden fazla etken belirler.