เทมเพลตข้อมูลสำหรับกระบวนการตั้งแต่รับคำสั่งซื้อจนถึงรับชำระเงิน: การวางบิลและการออกใบแจ้งหนี้
เทมเพลตข้อมูลสำหรับกระบวนการตั้งแต่รับคำสั่งซื้อจนถึงรับชำระเงิน: การวางบิลและการออกใบแจ้งหนี้
นี่คือเทมเพลตข้อมูล process mining ทั่วไปสำหรับ กระบวนการตั้งแต่รับคำสั่งซื้อจนถึงรับชำระเงิน: การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ หากต้องการคำแนะนำเฉพาะเจาะจง โปรดใช้เทมเพลตสำหรับระบบนั้น.
เลือกระบบที่ต้องการ- จุดเริ่มต้นที่ใช้ได้กับทุกระบบ.
- ข้อมูลแนะนำสำหรับการวิเคราะห์เชิงลึก.
- กิจกรรมสำคัญสำหรับทำแผนผังขั้นตอนการวางบิลและออกใบแจ้งหนี้.
แอตทริบิวต์ของกระบวนการตั้งแต่รับคำสั่งซื้อจนถึงรับชำระเงิน: การวางบิลและการออกใบแจ้งหนี้
| ชื่อ | คำอธิบาย | ||
|---|---|---|---|
| ชื่อกิจกรรม ActivityName | ชื่อกิจกรรมทางธุรกิจหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ณ จุดหนึ่งในวงจรของใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย ชื่อกิจกรรมระบุขั้นตอนหรืองานเฉพาะในกระบวนการวางบิล เช่น 'สร้างใบแจ้งหนี้แล้ว' 'ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าแล้ว' หรือ 'นำเงินที่ชำระไปตัดใบแจ้งหนี้แล้ว' แต่ละเหตุการณ์ในบันทึกกระบวนการจะเชื่อมโยงกับกิจกรรม ซึ่งเมื่อนำมาเรียงกันจะแสดงลำดับขั้นตอนของกระบวนการ การวิเคราะห์ลำดับกิจกรรมเป็นหัวใจของ process mining เพราะช่วยให้เห็นเส้นทางที่ใบแจ้งหนี้ดำเนินไปจริง ทั้งขั้นตอนมาตรฐาน จุดที่แตกต่าง การทำงานซ้ำ และคอขวด การทำความเข้าใจว่ามีกิจกรรมใดเกิดขึ้น เรียงตามลำดับอย่างไร และเกิดบ่อยเพียงใด เป็นพื้นฐานสำคัญของการค้นพบกระบวนการ การตรวจสอบความสอดคล้อง และการหาโอกาสปรับปรุง. เหตุผลที่สำคัญ ข้อมูลนี้กำหนดขั้นตอนในกระบวนการ ทำให้เห็นภาพและวิเคราะห์เส้นทางของใบแจ้งหนี้ตั้งแต่สร้างจนปิดรายการได้. แหล่งข้อมูล มักได้มาจากการเปลี่ยนสถานะเอกสาร รหัสธุรกรรม หรือบันทึกเหตุการณ์เฉพาะในระบบต้นทาง. ตัวอย่าง อนุมัติใบแจ้งหนี้ได้รับชำระเงินแล้วลูกค้าโต้แย้งใบแจ้งหนี้ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าแล้ว | |||
| รหัสใบแจ้งหนี้ InvoiceId | รหัสเฉพาะของใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับที่ออกให้ลูกค้า ใช้เป็นรหัสกรณีหลักสำหรับกระบวนการวางบิลและออกใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย รหัสใบแจ้งหนี้เป็นรหัสตัวอักษรและตัวเลขที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งกำหนดให้กับใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ โดยทำหน้าที่เป็นรหัสหลักที่เชื่อมโยงกิจกรรมทั้งหมด ตั้งแต่การสร้างและอนุมัติไปจนถึงการชำระเงินและปิดรายการ ให้เป็นกระบวนการหรือกรณีเดียวกัน ในการวิเคราะห์ process mining รหัสใบแจ้งหนี้จำเป็นต่อการสร้างเส้นทางของใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับตั้งแต่ต้นจนจบ นักวิเคราะห์ใช้รหัสนี้ดูขั้นตอนของกระบวนการ ระบุความแตกต่าง และคำนวณตัวชี้วัดระดับกรณี เช่น ระยะเวลาดำเนินการ นอกจากนี้ การกรองด้วยรหัสใบแจ้งหนี้ยังช่วยเจาะลึกกรณีที่มีปัญหาเพื่อหาสาเหตุของความล่าช้าหรือข้อผิดพลาดได้. เหตุผลที่สำคัญ รหัสเฉพาะนี้ใช้ติดตามวงจรทั้งหมดของใบแจ้งหนี้ จึงเป็นข้อมูลพื้นฐานสำคัญสำหรับการวิเคราะห์กระบวนการวางบิล. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปพบในตารางส่วนหัวของเอกสารวางบิลหรือใบแจ้งหนี้ในระบบ ERP หรือระบบการเงินต้นทาง. ตัวอย่าง INV-2023-00123910004587SI-58832 | |||
| เวลาที่เกิดเหตุการณ์ EventTime | เวลาที่ระบุอย่างแม่นยำว่าเกิดกิจกรรมหรือเหตุการณ์หนึ่งขึ้นเมื่อใด. | ||
| คำอธิบาย เวลาที่เกิดเหตุการณ์ หรือ timestamp ใช้บันทึกวันที่และเวลาที่แน่นอนของการดำเนินกิจกรรมหรือการเปลี่ยนสถานะ ข้อมูลด้านเวลานี้สำคัญต่อการทำความเข้าใจจังหวะและระยะเวลาของแต่ละขั้นตอน ในการวิเคราะห์ จะใช้เวลาที่เกิดเหตุการณ์เรียงกิจกรรมตามลำดับเวลา คำนวณเวลาระหว่างขั้นตอน ระยะเวลาของกิจกรรม และระยะเวลารวมตั้งแต่ต้นจนจบของแต่ละกรณี ข้อมูลนี้เป็นพื้นฐานในการระบุคอขวด วัดผลเทียบกับข้อตกลงระดับการให้บริการ และวิเคราะห์แนวโน้มตามช่วงเวลา หากไม่มี timestamp ที่แม่นยำ ก็ไม่สามารถวิเคราะห์ผลการดำเนินงานและระยะเวลาได้. เหตุผลที่สำคัญ timestamp นี้จำเป็นต่อการคำนวณตัวชี้วัดด้านเวลา เช่น ระยะเวลาดำเนินการและระยะเวลาของแต่ละขั้นตอน ซึ่งช่วยระบุคอขวดได้. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปพบร่วมกับช่องกิจกรรมหรือสถานะในบันทึกธุรกรรม เอกสารการเปลี่ยนแปลง หรือตารางส่วนหัวและรายการของเอกสาร. ตัวอย่าง 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:05Z | |||
| ระบบต้นทาง SourceSystem | ระบบบันทึกข้อมูลหลักที่ใช้ดึงข้อมูลออกมา. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุแอปพลิเคชันหรือระบบธุรกิจต้นทางที่สร้างข้อมูลเหตุการณ์ เช่น ERP, CRM หรือแพลตฟอร์มวางบิลที่พัฒนาขึ้นเอง หากมีหลายระบบเชื่อมต่อกัน ช่องนี้จะช่วยแยกแหล่งข้อมูลแต่ละแห่ง การทราบระบบต้นทางช่วยตรวจสอบความถูกต้อง กำกับดูแล และแก้ไขปัญหาข้อมูลได้ เมื่อนำข้อมูลจากหลายระบบมารวมกัน แอตทริบิวต์นี้จะให้บริบทและช่วยอธิบายความแตกต่างของระดับรายละเอียดหรือคำศัพท์ที่ใช้ อีกทั้งยังช่วยวิเคราะห์ความแตกต่างของกระบวนการได้ละเอียดขึ้น โดยพิจารณาว่าระบบที่ใช้กับธุรกรรมแต่ละรายการมีผลอย่างไร. เหตุผลที่สำคัญ ข้อมูลนี้ช่วยระบุที่มาของข้อมูล ซึ่งสำคัญต่อการตรวจสอบข้อมูลและวิเคราะห์กระบวนการที่ทำงานผ่านหลายระบบ. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้อาจจัดเก็บเป็นช่องในตารางต้นทาง หรือเพิ่มเข้ามาระหว่างกระบวนการดึง แปลง และโหลดข้อมูล (ETL). ตัวอย่าง SAP S/4HANAOracle NetSuiteSalesforceMicrosoft Dynamics 365 | |||
| อัปเดตข้อมูลล่าสุด LastDataUpdate | เวลาที่ระบุว่าข้อมูลของเหตุการณ์นี้ได้รับการรีเฟรชหรือดึงจากระบบต้นทางครั้งล่าสุดเมื่อใด. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บันทึกวันที่และเวลาที่ดึงหรือรีเฟรชข้อมูลครั้งล่าสุด เพื่อแสดงว่าข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์เป็นข้อมูลล่าสุดเพียงใด ในโครงการ process mining การทราบว่าข้อมูลเป็นข้อมูลล่าสุดเมื่อใดมีความสำคัญต่อการรายงานและวิเคราะห์ แอตทริบิวต์นี้ช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจช่วงเวลาที่ครอบคลุมในการวิเคราะห์ และมั่นใจได้ว่าการตัดสินใจอ้างอิงข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน นอกจากนี้ยังจำเป็นต่อการติดตาม data pipeline และตรวจสอบว่ากระบวนการดึงข้อมูลทำงานตามที่คาดไว้. เหตุผลที่สำคัญ ข้อมูลนี้แสดงความใหม่ของข้อมูล ช่วยให้การวิเคราะห์และการตัดสินใจอ้างอิงข้อมูลล่าสุดที่มี. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไป timestamp นี้จะสร้างและเพิ่มลงในชุดข้อมูลระหว่างกระบวนการดึง แปลง และโหลดข้อมูล (ETL). ตัวอย่าง 2024-03-10T02:00:00Z2024-03-09T02:00:00Z2024-03-08T02:00:00Z | |||
| ชื่อลูกค้า CustomerName | ชื่อลูกค้าหรือนิติบุคคลที่ออกใบแจ้งหนี้ให้. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุชื่อนิติบุคคลหรือชื่อทางการค้าของลูกค้าที่ถูกเรียกเก็บเงิน ช่วยให้ระบุคู่ค้าทางธุรกิจในธุรกรรมได้อย่างเข้าใจง่าย การวิเคราะห์กระบวนการตามชื่อลูกค้าช่วยระบุว่าลูกค้ารายใดเกี่ยวข้องกับความแตกต่างของกระบวนการ การชำระเงินล่าช้า หรือข้อโต้แย้ง ข้อมูลนี้ช่วยวางแนวทางบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า และปรับการสื่อสารหรือกระบวนการให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละราย นอกจากนี้ยังใช้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานระหว่างกลุ่มลูกค้าได้. เหตุผลที่สำคัญ ข้อมูลนี้ช่วยวิเคราะห์โดยมองจากมุมของลูกค้า เพื่อหารูปแบบ ความล่าช้า หรือปัญหาที่เกิดกับลูกค้าหรือกลุ่มลูกค้าบางรายโดยเฉพาะ. แหล่งข้อมูล ดึงจากข้อมูลหลักของลูกค้าและเชื่อมโยงกับเอกสารใบแจ้งหนี้ผ่านรหัสลูกค้า. ตัวอย่าง Global Trade CorpInnovate Solutions Ltd.Standard Manufacturing Co.Tech Services Inc. | |||
| ผู้ใช้ User | รหัสผู้ใช้ พนักงาน หรือระบบที่รับผิดชอบดำเนินกิจกรรมหนึ่งๆ. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุบุคคลหรือระบบอัตโนมัติที่ทำงานในขั้นตอนหนึ่งของกระบวนการ เช่น ผู้สร้างใบแจ้งหนี้ ผู้อนุมัติ หรือผู้ที่นำเงินไปตัดชำระ การวิเคราะห์กิจกรรมตามผู้ใช้ช่วยให้เข้าใจการกระจายงาน ผลการปฏิบัติงานของแต่ละคน และความต้องการด้านการฝึกอบรม ข้อมูลนี้ช่วยระบุผู้ใช้หรือทีมที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงผู้ที่อาจต้องการการสนับสนุนเพิ่มเติม นอกจากนี้ การระบุผู้ดำเนินการในขั้นตอนสำคัญยังจำเป็นต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการตรวจสอบ. เหตุผลที่สำคัญ ข้อมูลนี้ช่วยให้เห็นผลการทำงานและภาระงานของทรัพยากร ทำให้วิเคราะห์ประสิทธิภาพของทีมและหาโอกาสในการฝึกอบรมได้. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปพบในบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือตารางประวัติเอกสาร โดยเชื่อมโยงกับเหตุการณ์หรือธุรกรรมแต่ละรายการ. ตัวอย่าง j.doeAccountingBotm.smithe.jones | |||
| ยอดเงินในใบแจ้งหนี้ InvoiceAmount | มูลค่ารวมของใบแจ้งหนี้ ซึ่งรวมรายการสินค้า ภาษี และค่าใช้จ่ายทั้งหมด. | ||
| คำอธิบาย ยอดเงินในใบแจ้งหนี้คือยอดรวมที่ลูกค้าต้องชำระ ซึ่งเป็นตัวชี้วัดทางการเงินสำคัญของใบแจ้งหนี้แต่ละกรณี แอตทริบิวต์นี้เป็นพื้นฐานของการวิเคราะห์ทางการเงินด้วย process mining คุณสามารถแบ่งใบแจ้งหนี้ตามมูลค่า เช่น มูลค่าสูงและมูลค่าต่ำ เพื่อดูว่าแต่ละกลุ่มมีเส้นทางหรือระยะเวลาดำเนินการต่างกันหรือไม่ นอกจากนี้ยังใช้คำนวณตัวชี้วัดสำคัญ เช่น จำนวนวันขายคงค้าง (DSO) และวิเคราะห์ผลกระทบทางการเงินจากความไม่มีประสิทธิภาพของกระบวนการ เช่น ความล่าช้าในการเรียกเก็บเงินจากใบแจ้งหนี้มูลค่าสูง. เหตุผลที่สำคัญ ข้อมูลนี้ช่วยวิเคราะห์ผลกระทบทางการเงิน จัดลำดับปัญหาตามมูลค่า และทำความเข้าใจว่ายอดเงินในใบแจ้งหนี้ที่ต่างกันส่งผลต่อกระบวนการอย่างไร. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปอยู่ในส่วนหัวของตารางใบแจ้งหนี้หรือเอกสารวางบิลในระบบการเงินต้นทาง. ตัวอย่าง 5000.001250.7525000.5099.99 | |||
| วันครบกำหนดชำระเงิน PaymentDueDate | วันที่ลูกค้าควรชำระเงินตามใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย วันครบกำหนดชำระเงินเป็นวันที่สำคัญ ซึ่งคำนวณจากวันที่ในใบแจ้งหนี้และเงื่อนไขการชำระเงินที่ตกลงกันไว้ วันที่นี้เป็นกำหนดสุดท้ายที่ลูกค้าต้องชำระเงินก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะเกินกำหนด แอตทริบิวต์นี้จำเป็นต่อการติดตามผลการติดตามหนี้และบริหารกระแสเงินสด ใช้คำนวณตัวชี้วัดสำคัญ เช่น จำนวนวันขายคงค้าง (DSO) และอัตราการชำระเงินตรงเวลา เมื่อนำวันที่ชำระเงินจริงมาเทียบกับวันครบกำหนด ธุรกิจจะระบุการชำระเงินล่าช้า วิเคราะห์พฤติกรรมการชำระเงินของลูกค้าแต่ละราย และประเมินประสิทธิผลของกลยุทธ์ติดตามหนี้ได้. เหตุผลที่สำคัญ วันที่นี้เป็นเกณฑ์พื้นฐานในการวัดผลการชำระเงิน คำนวณ DSO และระบุใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อกระแสเงินสด. แหล่งข้อมูล พบในข้อมูลส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ โดยอาจกรอกโดยตรงหรือคำนวณจากวันที่ในใบแจ้งหนี้และเงื่อนไขการชำระเงิน. ตัวอย่าง 2023-11-302024-01-152024-02-28 | |||
| สกุลเงิน Currency | รหัสสกุลเงินของยอดเงินในใบแจ้งหนี้ เช่น USD หรือ EUR. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์สกุลเงินระบุหน่วยเงินของยอดเงินในใบแจ้งหนี้ และให้บริบทที่จำเป็นต่อการตีความมูลค่าทางการเงิน โดยเฉพาะองค์กรระดับโลกที่ทำธุรกรรมหลายสกุลเงิน ในการวิเคราะห์ ช่องสกุลเงินจำเป็นต่อการรวมและเปรียบเทียบข้อมูลทางการเงินอย่างถูกต้อง ก่อนคำนวณยอดรวมเปรียบเทียบยอดใบแจ้งหนี้ในแต่ละภูมิภาค ต้องแปลงมูลค่าทั้งหมดเป็นสกุลเงินเดียวกัน แอตทริบิวต์นี้จึงสำคัญต่อการรายงานทางการเงินที่ถูกต้อง และการแบ่งผลการดำเนินงานของกระบวนการตามสกุลเงินหรือภูมิภาค. เหตุผลที่สำคัญ ข้อมูลนี้ให้บริบทที่จำเป็นสำหรับมูลค่าทางการเงินทั้งหมด ช่วยให้วิเคราะห์และรายงานตัวเลขได้ถูกต้อง โดยเฉพาะในการปฏิบัติงานข้ามประเทศ. แหล่งข้อมูล อยู่ในส่วนหัวของตารางใบแจ้งหนี้หรือเอกสารวางบิล โดยมักอยู่ใกล้กับช่องยอดเงิน. ตัวอย่าง USDEURGBPJPY | |||
| สถานะใบแจ้งหนี้ InvoiceStatus | สถานะปัจจุบันของใบแจ้งหนี้ในวงจร เช่น เปิดอยู่ ชำระแล้ว หรือมีข้อโต้แย้ง. | ||
| คำอธิบาย สถานะใบแจ้งหนี้แสดงสถานะปัจจุบันของใบแจ้งหนี้ในกระบวนการโดยรวม ช่วยให้เห็นว่าใบแจ้งหนี้อยู่ในขั้นตอนไหน เช่น รออนุมัติ รอชำระ ชำระครบแล้ว หรือยกเลิกแล้ว แอตทริบิวต์นี้มีประโยชน์ต่อการดูภาพรวมภาระงานและสถานะทางการเงินในระดับสูง แดชบอร์ดมักใช้ช่องนี้แสดงจำนวนใบแจ้งหนี้ในแต่ละสถานะ เช่น มูลค่ารวมของใบแจ้งหนี้ที่ยังเปิดอยู่หรือเกินกำหนด ใน process mining การวิเคราะห์การเปลี่ยนสถานะช่วยให้เห็นภาพรวมของขั้นตอนในกระบวนการได้อย่างเข้าใจง่าย. เหตุผลที่สำคัญ ข้อมูลนี้ช่วยให้เห็นสถานะของใบแจ้งหนี้ในกระบวนการได้อย่างรวดเร็ว เหมาะสำหรับแดชบอร์ดการปฏิบัติการและการติดตามสถานะภาพรวม. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปเป็นช่องมาตรฐานในส่วนหัวของตารางใบแจ้งหนี้หรือเอกสารวางบิล. ตัวอย่าง เปิดอยู่ชำระแล้วเกินกำหนดมีข้อโต้แย้งยกเลิกแล้ว | |||
| เงื่อนไขการชำระเงิน PaymentTerms | เงื่อนไขการชำระเงินที่ตกลงกัน เช่น ชำระภายใน 30 วัน หรือชำระเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย เงื่อนไขการชำระเงินกำหนดข้อตกลงระหว่างผู้ขายกับผู้ซื้อในการชำระใบแจ้งหนี้ ซึ่งรวมถึงระยะเวลาที่ให้ชำระและส่วนลดสำหรับการชำระก่อนกำหนด การวิเคราะห์กระบวนการตามเงื่อนไขการชำระเงินช่วยให้เห็นว่าเงื่อนไขบางแบบสัมพันธ์กับรอบการชำระเงินที่ยาวนานขึ้นหรือการชำระล่าช้าที่เกิดบ่อยขึ้นหรือไม่ ข้อมูลนี้ช่วยให้ธุรกิจปรับกลยุทธ์ด้านเงื่อนไขการชำระเงินเพื่อเพิ่มสภาพคล่อง และใช้ประกอบการตรวจสอบสาเหตุที่ใบแจ้งหนี้บางรายการเกินกำหนด. เหตุผลที่สำคัญ แอตทริบิวต์นี้มีผลต่อวันครบกำหนดชำระและพฤติกรรมการชำระเงินของลูกค้า จึงสำคัญต่อการทำความเข้าใจและปรับปรุงอัตราการชำระเงินตรงเวลา. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปจัดเก็บทั้งในข้อมูลหลักของลูกค้าและส่วนหัวของเอกสารใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ. ตัวอย่าง ชำระภายใน 30 วันชำระภายใน 60 วันชำระเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ส่วนลด 2% หากชำระภายใน 10 วัน มิฉะนั้นชำระภายใน 30 วัน | |||
| ภูมิภาคของลูกค้า CustomerRegion | ภูมิภาค เขต หรือประเทศที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า. | ||
| คำอธิบาย ภูมิภาคของลูกค้าระบุตำแหน่งที่ตั้งของลูกค้า ซึ่งกำหนดได้หลายระดับ เช่น ประเทศ รัฐ หรือเขตการขายที่กำหนดขึ้นเอง ข้อมูลนี้ช่วยแบ่งกลุ่มลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อนำกระบวนการวางบิลมาแยกวิเคราะห์ตามภูมิภาค คุณจะเห็นความแตกต่างของผลการดำเนินงานในแต่ละพื้นที่ เช่น ระยะเวลาชำระเงิน อัตราการโต้แย้งใบแจ้งหนี้ หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดของกระบวนการ ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ช่วยวางกลยุทธ์ติดตามหนี้และบริการลูกค้าให้เหมาะกับแต่ละภูมิภาค รวมถึงค้นหาแนวทางที่ได้ผลดีในพื้นที่ที่มีผลการดำเนินงานสูง เพื่อนำไปปรับใช้ในพื้นที่อื่น. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลตามภูมิภาค เพื่อให้เห็นความแตกต่างด้านพฤติกรรมการชำระเงิน ประสิทธิภาพของกระบวนการ และการปฏิบัติตามข้อกำหนด. แหล่งข้อมูล ดึงมาจากข้อมูลหลักของลูกค้า โดยมักอ้างอิงจากที่อยู่ของลูกค้า. ตัวอย่าง อเมริกาเหนือยุโรป ตะวันออกกลาง และแอฟริกาเยอรมนีเอเชียแปซิฟิก | |||
| มีการทำงานซ้ำหรือไม่ IsRework | ตัวบ่งชี้ว่ากระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้มีการแก้ไขงานซ้ำหรือไม่ เช่น การแก้ไขข้อมูลหรือการอนุมัติหลายรอบ. | ||
| คำอธิบาย IsRework เป็นค่าบูลีนที่เป็นจริงเมื่อใบแจ้งหนี้ผ่านการแก้ไขงานซ้ำอย่างน้อยหนึ่งรอบ การแก้ไขงานซ้ำรวมถึงการแก้ข้อผิดพลาดหรือทำขั้นตอนเดิมซ้ำ ทั้งที่ควรทำเพียงครั้งเดียว เช่น ส่งใบแจ้งหนี้ขออนุมัติอีกครั้งหลังจากถูกปฏิเสธ ข้อมูลนี้ช่วยวัดความไม่มีประสิทธิภาพของกระบวนการได้โดยตรง นักวิเคราะห์สามารถกรองกรณีที่ IsRework เป็นจริง เพื่อแยกใบแจ้งหนี้ที่มีปัญหาและตรวจสอบสาเหตุของการแก้ไขงานซ้ำได้ทันที อัตราการแก้ไขงานซ้ำ ซึ่งคำนวณจากสัดส่วนกรณีที่มีการแก้ไขงานซ้ำ เป็น KPI สำคัญสำหรับวัดคุณภาพกระบวนการและหาโอกาสปรับขั้นตอนการทำงานให้กระชับขึ้น ลดงานที่สูญเปล่า. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยชี้ให้เห็นความไม่มีประสิทธิภาพของกระบวนการโดยตรง ทำให้ค้นหาและวิเคราะห์กรณีที่ต้องทำงานเพิ่มซึ่งไม่สร้างมูลค่าได้ง่ายขึ้น. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปข้อมูลนี้ไม่มีในระบบต้นทาง จึงต้องคำนวณระหว่างการแปลงข้อมูล โดยตรวจหาลำดับกิจกรรมที่บ่งชี้ว่ามีการแก้ไขงานซ้ำ. ตัวอย่าง truefalse | |||
| หน่วยงานในองค์กร OrganizationalUnit | หน่วยธุรกิจ รหัสบริษัท หรือองค์กรฝ่ายขายที่รับผิดชอบใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย ข้อมูลนี้ระบุหน่วยงานภายในบริษัทที่ออกใบแจ้งหนี้หรือรับผิดชอบธุรกรรมโดยเฉพาะ เช่น รหัสบริษัท หน่วยธุรกิจ หรือองค์กรฝ่ายขาย การวิเคราะห์กระบวนการตามหน่วยงานในองค์กรช่วยเปรียบเทียบผลการดำเนินงานระหว่างส่วนต่างๆ ของธุรกิจ ทำให้เห็นว่าหน่วยธุรกิจใดทำงานได้มีประสิทธิภาพที่สุด หน่วยใดมีอัตราการแก้ไขงานซ้ำสูง หรือหน่วยใดมีปัญหาเรื่องการชำระเงินล่าช้ามากที่สุด ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการกำหนดความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานและการปรับกระบวนการให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วทั้งองค์กร. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยเปรียบเทียบผลการดำเนินงานระหว่างหน่วยธุรกิจ เพื่อค้นหาแนวทางที่ได้ผลดีและจุดที่ควรปรับปรุง. แหล่งข้อมูล ข้อมูลพื้นฐานขององค์กรที่พบในส่วนหัวของเอกสารทางการเงินเกือบทุกฉบับในระบบ ERP. ตัวอย่าง 1000US01บริการระดับโลกการผลิตในสหภาพยุโรป | |||
| หมายเลขคำสั่งซื้อขาย SalesOrderNumber | รหัสคำสั่งซื้อขายที่เป็นต้นทางของใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย หมายเลขคำสั่งซื้อขายใช้อ้างอิงเอกสารก่อนหน้าในกระบวนการ Order-to-Cash ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างใบแจ้งหนี้ และเชื่อมโยงกระบวนการวางบิลกลับไปยังงานขาย แอตทริบิวต์นี้จำเป็นต่อการเห็นกระบวนการ Order-to-Cash ตั้งแต่ต้นจนจบ เมื่อเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับคำสั่งซื้อขาย องค์กรจะวิเคราะห์วงจรทั้งหมดตั้งแต่ลูกค้าสั่งซื้อจนถึงชำระเงินได้ ช่วยให้เห็นภาพรวมและระบุได้ว่าปัญหาในงานขายหรือการจัดส่งส่งผลต่อการวางบิลและการติดตามหนี้อย่างไร. เหตุผลที่สำคัญ ข้อมูลนี้เชื่อมโยงกระบวนการวางบิลกับงานขายก่อนหน้า ทำให้วิเคราะห์ Order-to-Cash ได้ครบตั้งแต่ต้นจนจบ. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปจัดเก็บข้อมูลอ้างอิงนี้ไว้ในส่วนหัวหรือรายการของเอกสารใบแจ้งหนี้ เพื่อเชื่อมโยงกับตารางเอกสารการขาย. ตัวอย่าง SO-10582490000123ORD-2023-987 | |||
กิจกรรมของกระบวนการตั้งแต่รับคำสั่งซื้อจนถึงรับชำระเงิน: การวางบิลและการออกใบแจ้งหนี้
| กิจกรรม | คำอธิบาย | ||
|---|---|---|---|
| ได้รับเงินจากลูกค้าแล้ว | ได้รับเงินจากลูกค้าและบันทึกในระบบการเงินแล้ว ในขั้นตอนนี้ระบบรับทราบยอดเงินแล้ว แต่อาจยังไม่ได้ระบุว่าเป็นการชำระใบแจ้งหนี้ฉบับใด. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ นี่เป็นเหตุการณ์สำคัญต่อกระแสเงินสด ระยะเวลาตั้งแต่ได้รับเงินจนถึงการนำเงินไปตัดชำระเป็นตัวชี้วัดสำคัญของประสิทธิภาพการจัดสรรเงินรับ. แหล่งข้อมูล บันทึกไว้ในสมุดรายวันรับเงิน ตารางธุรกรรมการชำระเงิน หรือตารางประมวลผลรายการเดินบัญชีธนาคาร. บันทึก ตรวจหาการสร้างรายการชำระเงินจากลูกค้าหรือรายการรับเงินสด. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| ถึงวันครบกำหนดชำระเงิน | เหตุการณ์นี้คำนวณจากวันที่ครบกำหนดชำระของใบแจ้งหนี้ที่ผ่านไปแล้ว ไม่ใช่กิจกรรมที่เกิดจากธุรกรรม แต่เป็นหมุดหมายตามเวลาที่คำนวณจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้และเงื่อนไขการชำระเงิน. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ หมุดหมายนี้จำเป็นต่อการจัดประเภทใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดและวิเคราะห์ผลการชำระเงินตรงเวลา อีกทั้งยังเป็นจุดเริ่มต้นของกิจกรรมติดตามหนี้. แหล่งข้อมูล ระบบไม่ได้บันทึกเหตุการณ์นี้โดยตรง แต่คำนวณจากวันที่ในใบแจ้งหนี้และช่องเงื่อนไขการชำระเงิน. บันทึก คำนวณจาก 'วันที่ส่งใบแจ้งหนี้' + 'จำนวนวันตามเงื่อนไขการชำระเงิน'. ประเภทเหตุการณ์ calculated | |||
| นำเงินที่ชำระไปตัดใบแจ้งหนี้แล้ว | จับคู่เงินที่ได้รับจากลูกค้ากับใบแจ้งหนี้ที่ระบุและนำไปตัดชำระเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนกระทบยอดนี้ช่วยลดหรือปิดยอดค้างชำระของใบแจ้งหนี้. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้สำคัญต่อการทำความเข้าใจระยะเวลาของรอบการจัดสรรเงินรับ หากล่าช้า อาจทำให้ประเมินอายุลูกหนี้คลาดเคลื่อนและส่งผลต่อการบริหารสินเชื่อ. แหล่งข้อมูล ค้นหาได้ในตารางบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้ ซึ่งเชื่อมโยงเอกสารการชำระเงินกับเอกสารใบแจ้งหนี้ โดยมักเรียกว่าเอกสารหักล้าง. บันทึก บันทึกเวลาที่เชื่อมโยงรายการชำระเงินกับรายการใบแจ้งหนี้เพื่อตัดรายการค้างชำระ. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| ปิดใบแจ้งหนี้แล้ว | ปิดใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการ ซึ่งหมายถึงสิ้นสุดวงจรของใบแจ้งหนี้ สถานะนี้เกิดขึ้นเมื่อยอดค้างชำระเป็นศูนย์จากการชำระเงิน ใบลดหนี้ หรือรายการปรับปรุงอื่นๆ. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้เป็นจุดสิ้นสุดที่แสดงว่ากระบวนการสำเร็จ จึงจำเป็นต่อการคำนวณระยะเวลารวมของกระบวนการและอัตราการดำเนินการเสร็จสิ้น. แหล่งข้อมูล สถานะนี้มักอนุมานจากยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้ที่เป็นศูนย์ หรือจากการเปลี่ยนสถานะที่บันทึกไว้ในระบบโดยตรง. บันทึก ระบุเวลาล่าสุดของธุรกรรม เช่น การนำเงินไปตัดชำระ ซึ่งทำให้ยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้เป็นศูนย์. ประเภทเหตุการณ์ inferred | |||
| ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าแล้ว | ส่งใบแจ้งหนี้ที่อนุมัติแล้วให้ลูกค้าผ่านช่องทางที่กำหนด เช่น อีเมล เอกสารฉบับพิมพ์ หรือพอร์ทัลออนไลน์ การดำเนินการนี้เป็นจุดเริ่มนับระยะเวลาชำระเงินของลูกค้า. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ เหตุการณ์นี้เป็นจุดเริ่มต้นอย่างเป็นทางการของรอบการติดตามหนี้ และสำคัญต่อการคำนวณจำนวนวันขายคงค้าง (DSO) และอัตราการชำระเงินตรงเวลา. แหล่งข้อมูล บันทึกไว้ในบันทึกการจัดการเอกสารขาออก บันทึกการสื่อสาร หรือช่อง 'วันที่ส่ง' ในใบแจ้งหนี้. บันทึก ใช้เวลาจากบันทึกระบบที่ระบุว่าใบแจ้งหนี้ถูกส่งทางอีเมล พิมพ์ หรือส่งผ่าน EDI เมื่อใด. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| สร้างใบแจ้งหนี้ | กิจกรรมนี้บันทึกการสร้างรายการใบแจ้งหนี้ในระบบ ถือเป็นจุดเริ่มต้นอย่างเป็นทางการของกระบวนการวางบิล โดยมักเริ่มจากคำสั่งซื้อที่ส่งมอบครบแล้ว หรือมีผู้บันทึกข้อมูลด้วยมือ. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ เหตุการณ์นี้เป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญสำหรับคำนวณระยะเวลาดำเนินการใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้นจนจบ และระบุความล่าช้าในช่วงแรกของกระบวนการ. แหล่งข้อมูล ดึงข้อมูลจากเวลาที่สร้างในตารางใบแจ้งหนี้หรือเอกสารวางบิลหลัก. บันทึก ระบุเหตุการณ์สร้างรายการ หรือเวลาบันทึกครั้งแรกของใบแจ้งหนี้รายการใหม่. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| แก้ไขใบแจ้งหนี้แล้ว | มีการแก้ไขใบแจ้งหนี้หลังจากสร้างครั้งแรก โดยมักเกิดจากการถูกปฏิเสธหรือพบข้อผิดพลาด การแก้ไขอาจรวมถึงยอดเงิน รายการสินค้า หรือข้อมูลลูกค้า. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ หากมีการแก้ไขบ่อย อาจบ่งชี้ว่าข้อมูลหลักหรือกระบวนการจัดส่งตามคำสั่งซื้อมีปัญหา ซึ่งทำให้ต้องทำงานซ้ำและเกิดความล่าช้า. แหล่งข้อมูล อนุมานได้จากบันทึกการเปลี่ยนแปลง เส้นทางการตรวจสอบ หรือรูปแบบการยกเลิกแล้วสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่สำหรับคำสั่งซื้อเดิม. บันทึก ตรวจหาการเปลี่ยนแปลงในช่องข้อมูลทางการเงินสำคัญของใบแจ้งหนี้หลังจากสร้างครั้งแรก. ประเภทเหตุการณ์ inferred | |||
| ตัดหนี้สูญจากใบแจ้งหนี้ | ยกเลิกยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้และจัดประเภทเป็นหนี้สูญ โดยทั่วไปจะดำเนินการหลังจากติดตามหนี้ครบทุกวิธีแล้ว. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ เหตุการณ์นี้สะท้อนว่าการติดตามหนี้ไม่สำเร็จและเกิดความสูญเสียทางการเงินโดยตรง การวิเคราะห์รายการตัดหนี้สูญช่วยระบุลูกค้าที่มีความเสี่ยงสูงและปรับปรุงนโยบายสินเชื่อ. แหล่งข้อมูล บันทึกเป็นรายการปรับปรุงหรือรายการบัญชีเฉพาะที่ล้างยอดใบแจ้งหนี้กับบัญชีหนี้สูญ. บันทึก ตรวจหารายการที่ปรับยอดใบแจ้งหนี้โดยใช้รหัสเหตุผล 'ตัดหนี้สูญ' หรือบันทึกเข้าบัญชีหนี้สูญ. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| ปฏิเสธใบแจ้งหนี้ | ผู้อนุมัติปฏิเสธใบแจ้งหนี้ระหว่างการตรวจสอบภายใน โดยทั่วไปต้องแก้ไขใบแจ้งหนี้แล้วส่งใหม่ ทำให้เกิดการวนกลับไปแก้ไข. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้ชี้ให้เห็นความไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการภายใน ปัญหาคุณภาพข้อมูล และงานแก้ไขซ้ำ ซึ่งทำให้วงจรใบแจ้งหนี้ยาวขึ้นและรับชำระเงินช้าลง. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปบันทึกเป็นการเปลี่ยนสถานะในรายการใบแจ้งหนี้ และอาจมีความเห็นเกี่ยวกับการปฏิเสธในตารางที่เกี่ยวข้อง. บันทึก บันทึกเหตุการณ์เมื่อสถานะใบแจ้งหนี้เปลี่ยนเป็น “ปฏิเสธ” หรือสถานะอื่นที่มีความหมายใกล้เคียงกัน. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| ยกเลิกใบแจ้งหนี้แล้ว | ยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่ ซึ่งเป็นการกลับรายการผลกระทบทางการเงิน โดยทั่วไปทำเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดสำคัญก่อนรับชำระเงิน เช่น เรียกเก็บเงินจากลูกค้าผิดราย. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ การยกเลิกสะท้อนข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานที่ต้องแก้ไขและอาจทำให้การวางบิลที่ถูกต้องล่าช้า หากยกเลิกบ่อยครั้ง อาจชี้ถึงปัญหาด้านกระบวนการหรือคุณภาพข้อมูล. แหล่งข้อมูล บันทึกจากเอกสารกลับรายการ หรือสถานะ 'ยกเลิก' หรือ 'เป็นโมฆะ' ในรายการใบแจ้งหนี้. บันทึก ตรวจหารายการสร้างเอกสารกลับรายการที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ หรือการเปลี่ยนสถานะเป็น 'เป็นโมฆะ'. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| ลูกค้าโต้แย้งใบแจ้งหนี้ | ลูกค้าโต้แย้งใบแจ้งหนี้ทั้งหมดหรือบางส่วนอย่างเป็นทางการ โดยอ้างปัญหา เช่น ราคาไม่ถูกต้องหรือจำนวนสินค้าไม่ตรง โดยทั่วไปจะระงับการติดตามหนี้ไว้จนกว่าจะยุติข้อโต้แย้ง. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ การวิเคราะห์ข้อโต้แย้งช่วยให้พบสาเหตุที่แท้จริงของความไม่พอใจของลูกค้าและความคลาดเคลื่อนในการวางบิล ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อ DSO และความสัมพันธ์กับลูกค้า. แหล่งข้อมูล มักบันทึกเป็นการเปลี่ยนสถานะ ตั้งค่าสถานะในใบแจ้งหนี้ หรือสร้างรายการกรณีข้อโต้แย้งแยกต่างหากที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้. บันทึก บันทึกวันที่สร้างกรณีข้อโต้แย้ง หรือวันที่เปลี่ยนสถานะเป็น 'โต้แย้งแล้ว'. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| ส่งใบแจ้งหนี้เพื่อขออนุมัติ | หมายถึงการส่งใบแจ้งหนี้ที่สร้างแล้วเข้าสู่เวิร์กโฟลว์ตรวจสอบภายในอย่างเป็นทางการ ขั้นตอนนี้พบได้ทั่วไปในองค์กรที่กำหนดให้ผู้บริหารตรวจสอบก่อนสรุปใบแจ้งหนี้. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ การติดตามการส่งและอนุมัติช่วยระบุคอขวดในกระบวนการภายในที่ทำให้การส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าล่าช้า ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อกระแสเงินสด. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปบันทึกเป็นการเปลี่ยนสถานะหรือรายการบันทึกจากระบบจัดการเวิร์กโฟลว์. บันทึก บันทึกเวลาที่สถานะใบแจ้งหนี้เปลี่ยนเป็น “รออนุมัติ” หรือสถานะอื่นที่มีความหมายใกล้เคียงกัน. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| ส่งหนังสือเตือนให้ชำระเงินแล้ว | ส่งข้อความถึงลูกค้าเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด เช่น จดหมายติดตามหนี้หรืออีเมล นี่เป็นกิจกรรมสำคัญในกระบวนการติดตามหนี้เพื่อกระตุ้นให้ลูกค้าชำระเงิน. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ การติดตามหนังสือเตือนช่วยวัดประสิทธิผลของกลยุทธ์ติดตามหนี้ และระบุลูกค้าที่ต้องติดตามซ้ำบ่อยครั้ง. แหล่งข้อมูล ดึงข้อมูลจากบันทึกการติดตามหนี้ ระบบติดตามการชำระเงิน หรือบันทึกกิจกรรมการสื่อสารที่เชื่อมโยงกับลูกค้าหรือใบแจ้งหนี้. บันทึก ใช้เวลาจากตารางประวัติการติดตามหนี้หรือบันทึกกิจกรรมติดตามการชำระเงิน. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| อนุมัติใบแจ้งหนี้ | ใบแจ้งหนี้ผ่านการตรวจสอบภายในทั้งหมดและได้รับอนุมัติอย่างเป็นทางการแล้ว เหตุการณ์นี้ยืนยันว่าข้อมูลในใบแจ้งหนี้ถูกต้องและพร้อมส่งให้ลูกค้า. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ นี่คือจุดสำคัญที่แบ่งเวลาประมวลผลภายในออกจากช่วงเวลาที่ลูกค้าใช้ชำระเงิน การวิเคราะห์ระยะเวลาจนถึงการอนุมัติช่วยให้เห็นประสิทธิภาพภายใน. แหล่งข้อมูล ดึงข้อมูลจากบันทึกของระบบเวิร์กโฟลว์ หรือจากการเปลี่ยนสถานะเอกสารใบแจ้งหนี้จาก “รอดำเนินการ” เป็น “อนุมัติแล้ว”. บันทึก บันทึกเวลาที่เกิดเหตุการณ์อนุมัติขั้นสุดท้ายจากบันทึกเวิร์กโฟลว์หรือการเปลี่ยนสถานะ. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| ออกใบลดหนี้แล้ว | สร้างใบลดหนี้หรือใบลดหนี้ทางบัญชี และมักนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่ โดยทั่วไปใช้เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดในการวางบิล ปรับราคา หรือบันทึกสินค้าที่ส่งคืน. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ การออกใบลดหนี้บ่อยครั้งอาจบ่งชี้ถึงปัญหาที่ต้นทางในงานขายหรือการจัดส่ง ซึ่งทำให้รายได้รั่วไหลหรือลูกค้าไม่พอใจ. แหล่งข้อมูล บันทึกเมื่อสร้างเอกสารใบลดหนี้หรือใบลดหนี้ทางบัญชี ซึ่งมักเชื่อมโยงกลับไปยังใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ. บันทึก บันทึกเวลาที่สร้างธุรกรรมประเภทรายการใบลดหนี้ทางบัญชี. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
คู่มือการดึงข้อมูล
วิธีดึงข้อมูลแตกต่างกันไปตามระบบ หากต้องการคำแนะนำโดยละเอียด
พร้อมเริ่มต้นหรือยัง?
เริ่มสำรวจกระบวนการของคุณด้วยการเลือกคู่มือดึงข้อมูลสำหรับระบบที่ใช้ หรือเริ่มจากเทมเพลตทั่วไปที่ปรับใช้เป็นพื้นฐานในการเตรียมข้อมูลได้.
ปรับปรุงกระบวนการวางบิลและออกใบแจ้งหนี้ เพื่อเพิ่มกระแสเงินสด
ค้นหาคอขวด ลดข้อผิดพลาด และเร่งการรับชำระเงิน.
ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต เริ่มใช้งานได้ในไม่กี่นาที.