Melhore o processo de contas a receber

Process Mining em contas a receber: entenda o prazo médio de recebimento

O prazo médio de recebimento (DSO) estima quantos dias, em média, se passam entre uma venda e o pagamento. Se esse prazo mudar, a sazonalidade pode ser parte da explicação. O processo de contas a receber também pode influenciar: faturas podem ficar aguardando cobrança, contestações podem demorar para ser resolvidas e o retrabalho pode atrasar a baixa dos pagamentos. Com Process Mining, você vê em quais etapas o tempo se acumula, sem presumir que o comportamento dos clientes seja o único fator.

O que o Process Mining pode revelar sobre contas a receber?

Seus procedimentos descrevem como as cobranças deveriam funcionar. Um Event Log mostra como o processo funciona na prática: as atividades, as transferências, os tempos de espera e os caminhos percorridos por diferentes casos.

Com o ProcessMind, você pode analisar os dados de contas a receber para identificar:

• Tempo entre a criação da fatura e o pagamento
• Tempo de espera entre as cobranças e outras atividades de recebimento
• Taxas de contestação e prazos de resolução por cliente, região ou tipo de fatura
• Retrabalho, como o processamento repetido de faturas ou correções
• Atividades manuais e transferências
• Diferenças entre o processo documentado e a execução real
• Casos que não atingem as metas de cobrança ou resolução

Essas descobertas ajudam você a diferenciar atrasos no processo de outros fatores que afetam o prazo médio de recebimento. Elas não comprovam que uma mudança no processo produzirá um resultado específico nesse prazo.

Onde ocorrem atrasos na cobrança e retrabalho?

Comece pelas etapas entre a criação da fatura e o pagamento. Um mapa de processos mostra onde os casos ficam esperando, quais caminhos demoram mais e onde as equipes repetem tarefas. Filtre por segmento de cliente, tipo de fatura, status do pagamento ou motivo da contestação para comparar casos semelhantes.

Por exemplo, confira se as faturas contestadas esperam mais tempo pela resolução, se as equipes processam certos tipos de fatura mais de uma vez ou se uma transferência é seguida por um longo atraso. O Event Log mostra a sequência e o tempo das etapas, mas não explica sozinho todas as causas.

Explore o Process Mining para ver como mapas de processos, variantes e filtros podem apoiar sua análise.

Como as contestações e a identificação de pagamentos afetam o processo?

As contestações podem aumentar o tempo e o trabalho entre o faturamento e o pagamento. Compare os tipos de contestação, os caminhos de resolução e o tempo decorrido para identificar onde os casos esperam ou voltam a atividades anteriores. O retrabalho também pode aumentar o tempo quando as faturas precisam passar por novas análises ou correções.

A identificação dos pagamentos é outra etapa que vale a pena analisar. Veja quando ocorrem as atividades relacionadas aos pagamentos e como elas se conectam ao processamento das faturas e à resolução de contestações. O Process Mining analisa os eventos registrados, mas não recebe pagamentos.

Como interpretar o índice de giro de contas a receber?

O giro de contas a receber mede quantas vezes os valores a receber são cobrados em determinado período. Ele oferece uma perspectiva diferente do DSO: o giro mede a frequência das cobranças, enquanto o DSO estima o tempo médio entre uma venda e o pagamento. Ao comparar essas métricas, use as definições e os critérios de cálculo que sua equipe financeira já adota.

O Process Mining acrescenta contexto sobre como o trabalho é realizado, complementando essas métricas financeiras. Ele pode ajudar você a investigar se atrasos, disputas ou retrabalho coincidem com mudanças no desempenho das cobranças, mas não substitui as definições da sua equipe financeira nem a análise contábil.

Contas a receber e contas a pagar: entenda a diferença entre os ciclos

Contas a receber registra o que os clientes devem à sua organização e as atividades de cobrança. Contas a pagar registra o que sua organização deve aos fornecedores e as atividades envolvidas no pagamento. Os processos têm objetivos e eventos diferentes, mas ambos se beneficiam da visibilidade dos fluxos reais, dos tempos de espera, dos handoffs e do retrabalho.

Compare com o caso de uso de contas a pagar ou veja o caso de uso de finanças e serviços compartilhados para conhecer uma análise mais ampla dos processos de operações financeiras.

Como analisar seu processo de cobrança?

1. Faça a mineração: Prepare um Event Log e analise o processo real no ProcessMind. Compare os caminhos e filtre por atributos como segmento de cliente, tipo de fatura, status do pagamento ou motivo da contestação.
2. Modele: Use o que descobrir para documentar um processo desejado em BPMN. Defina as atividades, as transferências, os caminhos de exceção e os KPIs que sua equipe quer acompanhar. Explore a modelagem em BPMN para documentar os estados atuais e futuros.
3. Simule: Compare cenários de processo propostos antes da implementação. Por exemplo, avalie diferentes prazos para lembretes, encaminhamentos de contestações, regras de aprovação ou transferências. Saiba mais sobre simulação de processos e veja como os cenários podem afetar a performance do processo.

O ProcessMind analisa e modela dados de processos. Sua equipe decide quais mudanças implementar e acompanha os resultados.

De quais dados você precisa para começar?

Comece com uma pergunta sobre cobranças, como em que ponto aumenta o tempo entre a emissão da fatura e o pagamento ou quais caminhos de contestação envolvem mais retrabalho. Para uma análise inicial, use um registro de faturas e pagamentos que você já exporta do ERP.

No mínimo, prepare:

• Um ID do caso que vincule os eventos a uma fatura ou a outro caso
• O nome de uma atividade
• Um registro de data e hora para cada evento

Quando disponíveis, adicione atributos como cliente, valor da fatura, status do pagamento, motivo da contestação, equipe e região. Esses campos permitem comparar segmentos e investigar diferenças na performance do processo.

Confira os requisitos dos dados antes de preparar seu Event Log.

Que resultados você pode esperar?

Os resultados dependem da qualidade e da abrangência dos dados, da complexidade do processo e das mudanças feitas pela sua equipe. Use seu Event Log para estabelecer uma linha de base, identificar onde o tempo e o retrabalho se acumulam e acompanhar a performance do processo após as mudanças.

O Process Mining não garante a redução do prazo médio de recebimento. Ele mostra o fluxo do trabalho registrado e ajuda sua equipe a investigar e priorizar oportunidades. Os resultados financeiros dependem de vários fatores.