Il vostro template dei dati per Record to Report - Scritture Contabili

Questo attributo descrive l'attività eseguita in un momento specifico del ciclo di vita della scrittura contabile. Cattura milestone chiave come "Scrittura contabile creata", "Scrittura contabile inviata per revisione", "Scrittura contabile approvata" e "Scrittura contabile registrata nel Libro Mastro".

L'analisi della sequenza e della frequenza di queste attività è il cuore del process mining. Aiuta a visualizzare il flusso del processo, identificare percorsi comuni e rari (varianti) e individuare i colli di bottiglia in cui le registrazioni rimangono ferme più a lungo. Viene inoltre utilizzato per definire i punti di inizio e fine per il calcolo degli indicatori chiave di prestazione (KPI), come il tempo di ciclo di approvazione.

Definisce i passaggi del processo, permettendo la visualizzazione del workflow contabile e l'identificazione dei bottleneck.

Questo viene solitamente derivato dai log degli eventi o dai record dei cambi di stato all'interno di Workiva. Potrebbe essere necessario mappare il campo esatto dai codici di stato del sistema o dalle descrizioni degli eventi.

L'ID della scrittura contabile (Journal Entry ID) traccia in modo univoco tutte le attività e gli eventi legati a un set specifico di transazioni finanziarie, dalla creazione fino alla registrazione finale e alla riconciliazione. Questo ID collega ogni fase — creazione, invio, revisione, approvazione e contabilizzazione — in un'unica istanza di processo coerente.

Nel process mining, questo attributo è fondamentale per ricostruire il percorso end-to-end di ogni registrazione. Permette di analizzare varianti di processo, tempi di ciclo e cicli di rilavorazione per ogni singola voce, fornendo una visione chiara di come le scritture contabili fluiscono nel sistema.

Questa è la chiave essenziale per tracciare il ciclo di vita completo di una scrittura contabile, consentendo l'analisi del flusso, della durata e delle varianti del processo.

Questa è la chiave primaria per un record di registrazione contabile in Workiva. Consultare la documentazione di Workiva per la tabella specifica o l'endpoint API.

L'Event Time è un timestamp preciso che registra il momento in cui un'attività si è verificata. È fondamentale per sequenziare gli eventi e per ogni analisi temporale.

Nel Process Mining, questo attributo è usato per calcolare la durata tra le attività, i tempi di ciclo totali e le attese. È essenziale per le dashboard che analizzano i tempi di approvazione o il ritardo negli allegati, e costituisce la base per identificare inefficienze e ritardi.

Questo timestamp è fondamentale per calcolare tutte le durate, sequenziare correttamente gli eventi e analizzare le performance del processo nel tempo.

Queste informazioni vengono solitamente memorizzate insieme a ogni evento o cambio di stato nelle tabelle dei log o delle transazioni di Workiva.

Questo attributo identifica l'applicazione sorgente da cui provengono i dati del processo. Per questa analisi, il valore sarà costantemente "Workiva".

Sebbene possa sembrare statico in un'analisi a sistema singolo, è un metadato cruciale per la data governance e la tracciabilità. In ambienti aziendali più ampi, i processi spesso attraversano più sistemi e questo campo diventa essenziale per comprendere la discendenza completa dei dati e integrare accuratamente informazioni provenienti da varie fonti.

Garantisce il contesto e la discendenza dei dati (data lineage), assicurando chiarezza sull'origine delle informazioni, specie in ambienti multi-sistema.

Questo è tipicamente un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati per etichettare l'origine delle informazioni.

Questo attributo registra la data e l'ora dell'ultima estrazione dei dati da Workiva. Fornisce il contesto necessario sulla freschezza dei dati analizzati.

In qualsiasi dashboard di analisi dei processi, questa informazione è fondamentale affinché gli utenti comprendano quanto siano aggiornati gli insight. Permette loro di sapere se stanno visualizzando dati in tempo reale o un'istantanea di un momento specifico, aspetto cruciale per prendere decisioni operative informate.

Informa gli utenti sulla freschezza dei dati, assicurando che l'analisi rifletta lo stato più recente del processo.

Questo timestamp è generato e memorizzato durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL) dei dati.

Questo attributo identifica l'unità organizzativa, come Amministrazione, Vendite o Marketing, associata alla scrittura contabile. Spesso è determinato dal centro di costo o dall'utente che ha creato la registrazione.

Analizzare il processo per dipartimento consente il benchmarking delle prestazioni tra diverse parti dell'organizzazione. Può aiutare a identificare quali dipartimenti hanno i processi più efficienti, i tassi di rilavorazione più elevati o i tempi di approvazione più lunghi, fornendo spunti per la condivisione di best practice o per l'erogazione di supporto mirato.

Permette il confronto delle performance tra diverse business unit, aiutando a identificare problemi specifici di un reparto o best practice interne.

Queste informazioni sono probabilmente disponibili nei dati dell'intestazione della scrittura contabile, eventualmente collegate al profilo utente del creatore o specificate come centro di costo.

Questo attributo rappresenta il valore finanziario principale associato alla scrittura contabile. Può essere l'importo totale in dare, che deve corrispondere all'importo totale in avere.

Analizzare il processo per valore finanziario può rivelare pattern importanti. Ad esempio, le scritture di valore elevato potrebbero essere soggette a maggiori controlli e seguire un percorso di approvazione differente e più rigoroso. Questo attributo può essere utilizzato per filtrare le dashboard e analizzare se il valore della registrazione è correlato al tempo di elaborazione, ai tassi di rilavorazione o ai ritardi nell'approvazione.

Consente l'analisi in base all'impatto finanziario, aiutando a determinare se le registrazioni di alto valore seguono percorsi diversi o sono più soggette a ritardi.

Questo è un campo fondamentale nei dati dell'intestazione della scrittura contabile in Workiva.

Questo attributo indica lo stato in tempo reale di una scrittura contabile, come "Bozza", "Inviata per approvazione", "Approvata", "Contabilizzata" o "Rifiutata". Rappresenta un'istantanea della posizione della registrazione al momento dell'estrazione dei dati.

È fondamentale per il monitoraggio operativo e alimenta la dashboard "Panoramica dello stato attuale delle scritture". Fornisce al management una visione chiara del carico di lavoro corrente e degli arretrati in ogni fase del processo, aiutando nell'allocazione delle risorse e nella definizione delle priorità.

Offre un'istantanea in tempo reale di dove si trovano le registrazioni nel processo, fondamentale per il monitoraggio e la gestione dei backlog.

Si tratta di un campo standard nell'intestazione della scrittura contabile in Workiva, che ne riflette lo stato attuale.

Questo attributo categorizza le scritture contabili in base alla loro finalità aziendale. I tipi comuni includono registrazioni standard per transazioni ordinarie, ratei e risconti per il riconoscimento di ricavi e costi, storni di riclassificazione e registrazioni di rettifica.

Questa dimensione è cruciale per l'analisi comparativa. Permette di segmentare il processo per verificare se determinati tipi di scritture richiedono più tempo, presentano tassi di rifiuto più elevati o seguono percorsi differenti. Ad esempio, viene utilizzato nella dashboard "Andamento del tasso di storno delle scritture" per analizzare gli storni per tipologia, aiutando a isolare problemi specifici di determinate pratiche contabili.

Consente di segmentare il processo per capire se certi tipi di registrazioni causano più ritardi, rework o deviazioni rispetto ad altri.

Probabilmente si tratta di un campo standard nell'intestazione della scrittura contabile in Workiva.

Questo attributo identifica la persona responsabile di una determinata attività, come il creatore, il revisore o l'approvatore di una scrittura contabile. Può essere un ID utente univoco, un nome o un indirizzo email.

Analizzare i dati per utente è essenziale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, le performance e la conformità. Alimenta dashboard come "Distribuzione del carico di lavoro delle scritture" e "Analisi dei rifiuti delle scritture", permettendo di suddividere le attività per utente e mettendo in luce potenziali esigenze di formazione o squilibri di risorse.

Questo attributo è fondamentale per analizzare la distribuzione del carico di lavoro, identificare i top performer e comprendere i comportamenti specifici degli utenti o i colli di bottiglia.

Queste informazioni sono solitamente disponibili nei log degli eventi o delle transazioni di Workiva, associati a ogni attività registrata.

Il Company Code rappresenta un'entità legale distinta all'interno di un gruppo. Le transazioni finanziarie vengono registrate a questo livello per il reporting legale e il consolidamento.

In organizzazioni multi-società, analizzare il processo contabile per Company Code è essenziale. Può rivelare variazioni nelle performance e nell'efficienza specifiche di certe entità o regioni geografiche, permettendo iniziative di miglioramento mirate.

Fondamentale per analizzare e confrontare le performance del processo tra le diverse entità legali dell'organizzazione.

Questo è un campo fondamentale e obbligatorio nei dati di intestazione delle scritture contabili in qualsiasi sistema contabile aziendale, incluso Workiva.

La data di registrazione (Posting Date) è la data effettiva della transazione ai fini del reporting finanziario. Determina il periodo fiscale in cui la scrittura sarà riflessa nel bilancio. Questa data può differire da quella in cui la registrazione è stata creata o approvata.

Questo attributo è fondamentale per l'analisi finanziaria e di conformità. Aiuta a valutare la tempestività delle registrazioni rispetto alla chiusura dei periodi fiscali. Eventuali ritardi tra l'approvazione e la contabilizzazione possono indicare colli di bottiglia nel sistema o nel processo che potrebbero influire sulla chiusura finanziaria.

È una data chiave per il reporting che aiuta ad analizzare la tempestività delle contabilizzazioni e il loro impatto sul ciclo di chiusura.

Questo è un campo data standard nei dati dell'intestazione della scrittura contabile in Workiva.

Questo attributo è un flag booleano che verifica la presenza dell'attività "Documentazione di supporto allegata" prima dell'attività "Scrittura contabile inviata per revisione" per una determinata registrazione.

Questo attributo supporta direttamente la dashboard "Conformità della documentazione delle scritture" e il KPI "Tasso di allegati alla documentazione". È critico per la conformità e l'auditabilità, poiché le registrazioni prive di documentazione adeguata possono causare rifiuti, ritardi e rilievi in fase di audit. Analizzare questo aspetto aiuta a far rispettare le policy e a ottimizzare il processo di revisione.

Misura direttamente la conformità alle policy documentali, aiutando a ridurre i rework e i ritardi causati da informazioni mancanti.

Si tratta di un attributo derivato, calcolato verificando la sequenza delle attività nei dati di processo per ogni caso.

Questo attributo booleano distingue tra le attività eseguite automaticamente dal sistema, come "Esecuzione validazione automatica", e quelle eseguite manualmente da un utente, come "Scrittura contabile revisionata".

Questa distinzione è vitale per misurare accuratamente l'efficienza del processo e il potenziale di automazione. Consente agli analisti di isolare i colli di bottiglia legati all'intervento umano da quelli relativi al sistema e di calcolare lo sforzo manuale effettivo coinvolto nel processo. È fondamentale per le iniziative volte ad aumentare l'automazione e ridurre i punti di contatto manuali.

Aiuta a distinguere tra attività di sistema e umane, essenziale per analizzare i livelli di automazione e identificare i bottleneck manuali.

Spesso si tratta di un attributo derivato. Può essere determinato verificando se l'utente che ha eseguito l'attività è un account di sistema o di servizio, o se il nome dell'attività stessa implica l'automazione.

Questo è un attributo booleano calcolato per ogni caso. È impostato su "true" se la sequenza di attività della scrittura contabile include eventi come "Scrittura contabile rifiutata" o "Scrittura contabile corretta".

Questo attributo semplifica l'analisi della rilavorazione creando un flag binario chiaro per il filtraggio e l'aggregazione. È fondamentale per calcolare il KPI "Tasso di rilavorazione delle scritture" e per alimentare la dashboard "Analisi della rilavorazione delle scritture", consentendo una rapida identificazione dei casi che deviano dal percorso ideale ("happy path") e richiedono uno sforzo supplementare.

Fornisce un flag per identificare le registrazioni che hanno richiesto correzioni, essenziale per misurare la qualità e il tasso di correttezza al primo colpo (first-time-right).

Si tratta di un attributo derivato, calcolato verificando la presenza di attività legate alla rilavorazione ("Scrittura contabile rifiutata", ecc.) nell'Event Log per ogni caso.

Quando una scrittura contabile viene rifiutata, questo attributo cattura la motivazione fornita dal revisore o dall'approvatore. Le ragioni potrebbero includere "Conto Libro Mastro errato", "Documentazione mancante", "Errore di calcolo" o "Violazione delle policy".

Questa informazione è preziosa per l'analisi della causa radice (root cause analysis) della rilavorazione. Analizzando le ragioni di rifiuto più comuni, le organizzazioni possono identificare aree di miglioramento, come formazione mirata per gli utenti, istruzioni più chiare o potenziamenti dei controlli di sistema. È un attributo chiave per le dashboard "Analisi della rilavorazione delle scritture" e "Analisi dei rifiuti delle scritture".

Offre insight sulle cause profonde dei rework, permettendo miglioramenti mirati in formazione, documentazione e controlli.

Questi dati possono essere memorizzati in un campo dedicato o in un campo commenti/note associato all'attività "Scrittura contabile rifiutata" in Workiva.

L'End Time registra l'istante preciso in cui un'attività si conclude. Mentre molti eventi sono istantanei, alcune attività hanno una durata misurabile, come la fase di revisione che inizia all'apertura del task e finisce all'invio.

Questo attributo serve a calcolare il tempo di elaborazione (active work time), distinguendolo dai tempi morti o di attesa. È utile per capire quanto tempo gli utenti dedicano effettivamente a task specifici.

Consente di calcolare il tempo di elaborazione effettivo di un'attività, separando il lavoro attivo dai tempi di attesa per un'analisi più accurata.

Consulti la documentazione Workiva. Questo valore potrebbe dover essere derivato acquisendo sia l'evento di inizio che quello di completamento per una singola attività.

Questa metrica calcolata misura la durata dell'intera fase di approvazione. Viene solitamente calcolata come la differenza temporale tra il primo evento "Scrittura contabile inviata per revisione" e l'evento finale "Scrittura contabile approvata" per ogni registrazione.

Si tratta di una misura diretta dell'efficienza del workflow di revisione e approvazione ed è un KPI primario per molti dipartimenti finanziari. Alimenta la dashboard "Tempo di ciclo di approvazione delle scritture", aiutando a identificare i colli di bottiglia e a monitorare l'impatto delle iniziative di miglioramento dei processi volte ad accelerare le approvazioni.

Questo è un indicatore chiave di prestazione (KPI) che misura direttamente l'efficienza del processo di approvazione e aiuta a individuare i ritardi.

Si tratta di una metrica calcolata, derivata dai timestamp delle attività "Scrittura contabile inviata per revisione" e "Scrittura contabile approvata" presenti nell'Event Log.